Hậu cần vật tư cho sản xuất của công ty TNHH Đại Tín.DOC

Hậu cần vật tư cho sản xuất của công ty TNHH Đại Tín

MỞ ĐẦU

1- Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu:

Nước ta đang từng bước chuyển sang nền kinh tế thị trường, vận động theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa Chính vì vậy mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp cạnh tranh nhau bằng nhiều hình thức, cách thức khác nhau.

2 Mục đích nghiên cứu:

Để đứng vững trong cơ chế thị trường, đòi hỏi các doanh nghiệp luôn đổi mới và năng động trong kinh doanh Ngoài các yếu tố quan trọng như vốn, lao động, các mối quan hệ trong và ngoài công ty, muốn duy trì và phát triển công ty thì để tiến hành sản xuất kinh doanh thì cần phải có cái để thực hiện sản xuất đó chính là vật tư kỹ thuật vì vật tư kỹ thuật chính là tư liệu lao động và đối tượng lao động hiểu theo nghĩa hẹp Do đó, quá trình đảm bảo vật tư cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một tất yếu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội Và chỉ có trên cơ sở đảm bảo vật tư đủ cả về số lượng, đúng quy cách phẩm chất, kịp về thời gian thì sản xuất mới tiến hành bình thường và kinh doanh có hiệu quả Như vậy, bất cứ một doanh nghiệp nào khi tiến hành hoạt động sản xuất cũng đều phải tiến hành hoạt động mua sắm vật tư

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Bằng những kiến thức đã học và qua 15 tuần thực tập tại công ty TNHH Đại Tín, qua tham khảo các tài liệu của công ty với sự giúp đỡ của các anh (chị ) trong công ty và của thầy giáo hướng dẫn thực tập, em nhận thấy rằng vấn đề quản trị vật tư là một trong những vấn đề nổi cộm nhất của công ty Là một công ty chuyên về xây dựng công trình, các công trình thì ở nhiều địa điểm khác nhau nên việc bảo quản, sử dụng vật tư sao cho hiệu quả luôn được ban giám đốc và các phòng ban chức năng của công ty chú trọng đến, thêm vào đó hiện nay giá các loại vật tư như gạch, sắt thép, xi măng, gỗ vv lại tăng giảm liên tục rất khó kiểm soát nên việc thu mua, dự trữ và sử dụng vật tư của công ty càng được chú trọng hơn.

Nhằm đáp ứng được một phần chăn trở của ban giám đốc về vấn đề quản trị vật tư em quyết định đi sâu tìm hiểu các vấn đề liên quan đến quản trị vật tư như

các yếu tố chủ quan ( Bộ máy quản trị, lao động, kỹ thuật - công nghệ, nguồn vốn ); các yếu tố khách quan ( thị trường, nguồn hàng, vốn vay ), thực trạng quản lý vật tư hiện nay của công ty để đưa ra các biện pháp quản trị vật tư có hiệu

quả cho công ty Chính vì vậy em đã chọn đề tài: " Hậu cần vật tư cho sản xuất

của công ty TNHH Đại Tín " để làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp cho mình.4 Kết cấu của chuyên đề :

Chuyên đề được chia làm 03 chương với kết cấu như sau:

Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hậu cần vật tưtại công ty TNHH Đại Tín

Mặc dù chuyên đề thực tập tốt nghiệp này chỉ nghiên cứu một vấn đề rất nhỏ trong hệ thống các lĩnh vực quản trị nói chung nhưng do thời gian và trình độ có hạn nên không thể tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn.

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Phó giáo sư - Tiến sỹ Nguyễn Thừa

Lộc cùng ban giám đốc, các phòng ban chức năng của công ty đã tận tình hướng

dẫn, giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập này.

Hà Nội, tháng 03 năm 2009

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Mạnh Phương

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG CỦA HẬU CẦN VẬT TƯ Ở DOANH NGHIỆPI- NỘI DUNG CỦA HẬU CẦN VẬT TƯ Ở DOANH NGHIỆP:

Quá trình sản xuất là quá trình con người sử dụng tư liệu lao động để tác động vào đối tượng lao động nhằm làm thay đổi hình dáng, kích thước, tính chất lý, hoá của đối tượng lao động, nhằm tạo ra những giá trị sử dụng khác nhau Nhưng để tiến hành sản xuất thì cần phải có cái để thực hiện sản xuất đó chính là vật tư kỹ thuật vì vật tư kỹ thuật chính là tư liệu lao động và đối tượng lao động hiểu theo nghĩa hẹp Do đó, quá trình bảo đảm vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp là một tất yếu khách quan của mọi nền sản xuất của xã hội Và chỉ có trên cơ sở bảo đảm vật tư đủ về số lượng, đúng về quy cách phẩm chất, kịp về thời gian thì sản xuất mới có thể tiến hành bình thường và kinh doanh có hiệu quả Như vậy, bất cứ một doanh nghiệp nào khi tiến hành hoạt động sản xuất cũng phải tiến hành hoạt động mua sắm vật tư Quá trình tổ chức mua sắm và quản lý vật tư ở doanh nghiệp được khái quát như sau:

Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức mua sắm và quản lý vật tư

Nhu cầu vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp được xác định theo 04 phương pháp sau:

a- Phương pháp trực tiếp: Theo phương pháp này việc xác định nhu cầu dựa

vào mức tiêu dùng vật tư và khối lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ Phương pháp này có 4 cách tính:

- Phương pháp tính theo mức sản phẩm: Nhu cầu được tính bằng cách lấy mức tiêu dùng vật tư cho một sản phẩm nhân với số lượng sản phẩm sản xuất.

- Phương pháp tính theo mức chi tiết sản phẩm: Nhu cầu được tính bằng cách tổng cộng tích giữa mức tiêu dùng vật tư cho một chi tiết sản phẩm nhân với số lượng chi tiết sản phẩm.

- Phương pháp tính theo mức của sản phẩm tương tự: Áp dụng phương pháp này trong trường hợp kỳ kế hoạch của doanh nghiệp dự định sản xuất những sản phẩm mới nhưng sản phẩm này chưa có mức sử dụng vật tư thực chất của phương pháp là lấy những sản phẩm không có mức đối chiếu với những sản phẩm tương tự về công nghệ chế tạo đã có mức để tính, đồng thời có tính đến những đặc điểm riêng của sản phẩm mới mà áp dụng hệ số điều chỉnh.

- Phương pháp tính theo mức của sản phẩm đại diện: Cách tính này áp dụng trong trường hợp sản phẩm sản xuất có nhiều cỡ loại khác nhau nhưng khi lập kế hoạch vật tư chưa có kế hoạch sản xuất cho từng cỡ loại cụ thể mà chỉ có tổng số chung Trong trường hợp ấy lấy một sản phẩm đại diện và mức tiêu dùng vật tư cho sản phẩm đại diện đó để tính nhu cầu vật tư chung cho các cỡ loại sản phẩm.

b- Phương pháp tính dựa trên cơ sở số liệu về thành phần chế tạo sản phẩm: Nhiều loại sản phẩm như sản phẩm đúc, sản phẩm bê tông, sắt thép được

sản xuất từ nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau Để có được sản phẩm với chất lượng cần thiết, đáp ứng nhu cầu khách hàng Nhu cầu được xác định theo ba bước:

Quyết toán

nhận vật tư

- Bước 1: Xác định nhu cầu vật tư để thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm.- Bước 2: Xác định nhu cầu vật tư cần thiết cho sản xuất sản phẩm có tính

đến tổn thất trong quá trình sử dụng.

- Bước 3: Xác định nhu cầu về từng loại vật tư hàng hoá.

c- Phương pháp tính nhu cầu dựa trên cơ sở thời hạn sử dụng: Nhu cầu vật

tư hàng hoá ở mỗi doanh nghiệp, ngoài những vật liệu chính trực tiếp để sản xuất sản phẩm còn có những hao phí vật liệu phụ Một phần những vật tư đó hoặc tạo điều kiện cho quá trình sản xuất hoặc là sử dụng cho các tư liệu lao động, hao phí loại này không được điều tiết bởi các mức tiêu dùng cho đơn vị sản phẩm sản xuất mà bằng thời hạn sử dụng Thuộc số những vật tư này gồm có phụ tùng, thiết bị, dụng cụ, tài sản các loại dụng cụ bảo hộ lao động ở đây, thời hạn định mức có thể quy định không chỉ về mặt thời gian mà cả công việc thực hiện như km lăn bánh, tấn/ km nhu cầu được tính bằng nhu cầu hàng hoá cần có cho sử dụng chia thời gian sử dụng.

d- Phương pháp tính theo hệ số biến động: Tính nhu cầu vật tư theo phương

pháp này cần dựa vào thực tế sản xuất và sử dụng vật tư trong năm báo cáo, phương án sản xuất kỳ kế hoạch, phân tích các yếu tố tiết kiệm vật tư, từ đó xác định hệ số sử dụng vật tư kỳ kế hoạch so với kỳ báo cáo.

2- Nghiên cứu thị trường:

Đây là quá trình nghiên cứu, phân tích các thông tin về thị trường vật tư nhằm tìm ra thị trường vật tư đáp ứng tốt nhất nhu cầu vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp Vì thị trường vật tư là thị trường yếu tố của sản xuất nên mục tiêu cơ bản của nghiên cứu thị trường vật tư là phải trả lời được các câu hỏi sau đây:

- Trên cơ sở phương án sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì nên sử dụng loại vật tư nào có hiệu quả nhất, chất lượng và số lượng vật tư hàng hoá như thế nào.

- Mua sắm vật tư ở đâu, thị trường trong nước hay ngoài nước, khi nào, mức giá vật tư trên thị trường là bao nhiêu.

- Phương thức mua bán vật tư và giao nhận vật tư như thế nào.

Thông thường khi nghiên cứu thị trường nói chung và thị trường vật tư nói riêng người ta thường sử dụng hai phương pháp đó là phương pháp nghiên cứu tại bàn và phương pháp nghiên cứu tại hiện trường Mỗi phương pháp nghiên cứu có ưu, nhược điểm riêng do đó cần có sự kết hợp cả hai phương pháp một cách thích hợp Trình tự nghiên cứu thị trường thường trải qua ba bước cơ bản đó là: Thu thập thông tin, xử lý thông tin và ra quyết định.

Cùng với việc nghiên cứu thị trường vật tư, công tác dự báo thị trường vật tư đối với doanh nghiệp cũng có một vị trí quan trọng.Cũng như việc nghiên cứu thị trường, công tác dự báo thị trường tiến hành đồng thời đối với cung, cầu và giá cả vật tư, hàng hoá Đây là những động thái về thị trường yếu tố sản xuất mà doanh nghiệp dự kiến và có khả năng xử lý bằng các giải pháp kinh doanh phù hợp.

3- Lập kế hoạch mua sắm vật tư ở doanh nghiệp:

a- Đặc điểm kế hoạch mua sắm vật tư:

Kế hoạch mua sắm vật tư là một bộ phận quan trọng trong kế hoạch sản xuất - kỹ thuật - tài chính của doanh nghiệp và có quan hệ mật thiết với các kế hoạch khác như kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch sản xuất, kế hoạch xây dựng cơ bản, kế hoạch tài chính

Trong mối quan hệ này, kế hoạch mua sắm vật tư bảo đảm yếu tố vật chất để thực hiện các kế hoạch khác, còn các kế hoạch khác là căn cứ để xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư Trong mối quan hệ với kế hoạch sản xuất , kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch mua sắm vật tư phải dựa vào những chỉ tiêu trong các kế hoạch này để xác định nhu cầu Một khi xa rời những chỉ tiêu trong kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch mua sắm vật tư sẽ không có cơ sở khoa học, dẫn đến tình trạng ứ đọng vật tư ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn hoặc không bảo đảm vật tư cho sản xuất, làm gián đoạn quá trình sản xuất, kinh doanh.

Nhằm bảo đảm vật tư cho sản xuất theo đúng số lượng, chất lượng và tiến độ của quá trình sản xuất, kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp phải trả lời được những câu hỏi như: Cần mua cái gì, chất lượng ra sao, số lượng bao nhiêu, mua lúc nào, mua ở đâu.

Mặt khác cũng phải thấy rõ những đặc điểm riêng biệt của kế hoạch mua sắm vật tư ( kế hoạch hậu cần ) ở doanh nghiệp để nâng cao chất lượng kế hoạch, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đặc điểm kế hoạch mua sắm vật tư thể hiện ở những điểm sau đây:

Một là: Kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp là cac bản tính toán nhu

cầu và nguồn hàng rất phức tạp Tính chất phức tạp của nó thể hiện ở chỗ trong kế hoạch có rất nhiều loại vật tư với quy cách chủng loại rất khác nhau, với khối lượng mua sắm rất khác nhau có thứ hàng trăm tấn, có thứ một vài kilôgam với thời gian mua khác nhau, đơn vị tính khác nhau.

Hai là: Kế hoạch mua sắm vật tư có tính cụ thể và nghiệp vụ cao Đặc điểm

này xuất phát từ tính chất của sản xuất bao giờ cũng mang tính cụ thể nên đòi hỏi kế hoạch mua sắm vật tư phải rất chi tiết cụ thể, phải đặt mua những vật tư thích hợp phục vụ tốt nhất cho sản xuất Tính cụ thể và nghiệp vụ cao của kế hoạch mua sắm vật tư ở doanh nghiệp còn thể hiện ở chỗ số lượng mua sắm sẽ được phân chia ra cho từng phân xưởng nhất định, trong từng thời kỳ nhất định.

b- Nội dung kế hoạch mua sắm vật tư:

Kế hoạch mua sắm vật tư thực chất là tập hợp những tài liệu tính toán kế hoạch gồm các biểu tổng hợp nhu cầu vật tư và một hệ thống các biểu cân đối vật tư Nhiệm vụ chủ yếu của nó là bảo đảm vật tư tốt nhất cho sản xuất Kế hoạch mua sắm vật tư phải xác định cho được lượng vật tư cần thiết phải có trong kỳ kế hoạch cả về số lượng, quy cách phẩm chất và thời gian Bên cạnh việc xác định lượng vật tư cần mua, kế hoạch mua sắm vật tư còn phải xác định rõ những nguồn vật tư để thoả mãn các nhu cầu của doanh nghiệp Như vậy nội dung cơ bản của kế hoạch là:

Thứ nhất, phản ánh toàn bộ nhu cầu vật tư của doanh nghiệp trong kỳ kế

hoạch như nhu cầu vật tư cho sản xuất, cho xây dựng cơ bản, cho sửa chữa, cho dự trữ

Thứ hai, phản ánh các nguồn vật tư để thoả mãn các nhu cầu nói trên bao

gồm nguồn tồn kho đầu kỳ, nguồn động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp ( tự chế tạo ) và nguồn mua trên thị trường.

c- Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư:

Trình tự lập kế hoạch là những bước công việc phải làm để có được kế hoạch Đối với các doanh nghiệp, việc lập kế hoạch mua sắm vật tư chủ yếu do phòng kinh doanh lập, nhưng thực tế có sự tham gia của nhiều bộ phận khác có liên quan trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư bao gồm những bước công việc sau đây:

Một là: Giai đoạn chuẩn bị Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất

lượng và nội dung của kế hoạch vật tư Ở giai đoạn này, cán bộ của doanh nghiệp phải thực hiện các công việc sau: Nghiên cứu và thu thập các thông tin về thị trường các yếu tố sản xuất; chuẩn bị các tài liệu về phương án sản xuất - kinh doanh ; rà xét bổ sung và xây dựng hệ thống mức tiêu dùng vật tư tính toán lượng vật tư tồn kho ở các phân xưởng, các công đoạn sản xuất và cả doanh nghiệp

Hai là: Giai đoạn xác định số lượng vật tư tồn kho đầu kỳ kế hoạch và lượng

vật tư động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp, số lượng vật tư này thường xác định theo phương pháp " ước tính" và phương pháp định mức Nguồn vật tư động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp được hình thành chủ yếu từ những nguồn sau đây:

- Nguồn tự tổ chức sản xuất, chế biến.

- Nguồn thu hồi và sử dụng phế liệu, phế phẩm - Nguồn đặt gia công ở bên ngoài doanh nghiệp.

Ba là: Giai đoạn tính toán các loại nhu cầu vật tư của doanh nghiệp Đối với

các doanh nghiệp sản xuất, để có được kế hoạch mua vật tư chính xác và khoa học đòi hỏi phải xác định đầy đủ các loại nhu cầu vật tư cho sản xuất Đây là cơ sở để xác định lượng vật tư cần mua về cho doanh nghiệp.

Bốn là: Giai đoạn kết thúc của việc lập kế hoạch mua sắm vật tư là xác định

số lượng vật tư hàng hoá cần phải mua về cho doanh nghiệp.

4- Thực hiện kế hoạch nghiệp vụ về hậu cần vật tư cho sản xuất ở doanh nghiệp như: vận chuyển, nhập kho, bảo quản, cấp phát

a- Ý nghĩa và nội dung công tác kế hoạch nghiệp vụ

Công tác kế hoạch nghiệp vụ về hậu cần vật tư cho sản xuất ở doanh nghiệp là toàn bộ những hoạt động diễn ra hàng ngày của phòng quản trị kinh doanh nhằm bảo đảm đầy đủ, kịp thời và đồng bộ vật tư cho sản xuất Kế hoạch này có một ý nghĩa rất lớn, cụ thể:

- Cung ứng vật tư kịp thời, đầy đủ và đồng bộ cho sản xuất - Sử dụng hợp lý và tiết kiệm các nguồn lực của doanh nghiệp - Góp phần nâng cao năng suất lao động và hạ giá thành sản phẩm - Nâng cao trình độ kỹ thuật của sản xuất v.v

Những nội dung chủ yếu của công tác kế hoạch - nghiệp vụ về hậu cần vật tư cho sản xuất gồm: Lập kế hoạch hậu cần vật tư hàng quý, hàg tháng; lập đơn hàng; tổ chức chuyển đưa vật tư về doanh nghiệp và tiếp nhận vật tư về số lượng và chất lượng; tìm các biện pháp giải quyết tình trạng thừa thiếu vật tư trong tiêu dùng sản xuất; theo dõi thường xuyên tình hình bảo đảm vật tư ở doanh nghiệp Sau đây sẽ nghiên cứu một số nội dung chủ yếu của công tác quan trọng này.

b- Kế hoạch hậu cần vật tư quý:

Kế hoạch hậu cần vật tư quý của doanh nghiệp lập theo danh mục vật tư cụ thể Khi lập kế hoạch vật tư quý, đòi hỏi phải xác định chính xác vật tư tồn kho ước tính, lượng vật tư gối đầu và lượng vật tư mua sắm Điều đó cho phép xác định được mức bảo đảm với từng chủng loại, quy cách vật tư, kịp thời đề ra những biện pháp cần thiết để mua những vật tư còn thiếu hoặc tránh được dự trữ quá mức.

Cơ sở để lập kế hoạch hậu cần vật tư quý là: Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm trong quý, khối lượng sửa chữa; kế hoạch phát triển kỹ thuật mới; định mức tiêu hao vật tư cụ thể cho từng sản phẩm; tồn kho thực tế từng tên gọi vật tư cụ thể ở thời gian lập kế hoạch; số lượng từng tên gọi vật tư dự kiến nhập vào và dự kiến xuất ra cho tiêu dùng sản xuất từ thời điểm lập kế hoạch đến ngày đầu quý kế hoạch; lượng dự trữ cuối quý theo từng quy cách vật tư.

Khác với kế hoạch mua sắm vật tư năm của doanh nghiệp, kế hoạch hậu cần vật tư hàng quý là tài liệu làm việc cơ bản của phòng kinh doanh ở doanh nghiệp Trên cơ sở kế hoạch này, phòng kinh doanh tiến hành đặt mua vật tư, tổ chức hạch toán và kiểm tra mức độ bảo đảm vật tư cho sản xuất, xác định số tiền mua vật tư,

lập kế hoạch vận chuyển và bốc xếp vật tư thường kế hoạch vật tư quý được lập cho cả chỉ tiêu hiện vật, chỉ tiêu giá trị và phương pháp lập kế hoạch hậu cần vật tư quý cũng tương tự như kế hoạch vật tư năm của doanh nghiệp.

c- Kế hoạch vật tư tháng và các biện pháp giải quyết thừa thiếu vật tư

Đối với nhiều quy cách vật tư, phòng kinh doanh chỉ cần lập kế hoạch hậu cần vật tư quý và theo dõi việc thực hiện kế hoạch đó Còn đối với những vật tư chính của doanh nghiệp và những vật tư hay mất cân đối thì phòng kinh doanh cần phải lập kế hoạch hậu cần vật tư hàng tháng Kế hoạch này lập sau khi đã biết được khả năng thoả mãn đơn hàng của các đơn vị kinh doanh và lập trước tháng kế hoạch khoảng từ 7- 10 ngày Kế hoạch hậu cần vật tư hàng tháng khác với kế hoạch vật tư hàng quý là ở chỗ có các cột phản ánh thừa thiếu vật tư và những biện pháp giải quyết thừa thiếu đó.

Lập kế hoạch hậu cần vật tư tháng mới kết thúc giai đoạn lập kế hoạch hậu cần vật tư của doanh nghiệp Nhưng công tác kế hoạch nghiệp vụ chưa kết thúc tại đó, nó còn tiếp tục trong suốt cả quá trình thực hiện kế hoạch Dù quá trình lập kế hoạch vật tư có hoàn hảo đến đâu chăng nữa, thì trong quá trình thực hiện vẫn cần phải có sự điều chỉnh cần thiết do những thay đổi trên thị trường và trong sản xuất kinh doanh gây ra Những nguyên nhân dẫn đến điều chỉnh kế hoạch và thừa, thiếu vật tư phải kể đến:

- Sự thay đổi nhu cầu thị trường và tiếp theo đó là kế hoạch sản xuất.

- Việc áp dụng các tiến bộ khoa học, kỹ thuật và hoàn thiện tổ chức sản xuất làm cho mức tiêu dùng vật tư giảm xuống và làm thay đổi nhu cầu

5- Đánh giá kết quả và điều chỉnh:

Sau khi thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư thì việc đánh giá kết quả và điều chỉnh hết sức quan trọng để đưa ra những ưu, nhược điểm của kế hoạch giúp kế hoạch lần sau được chính xác và hiệu quả hơn.

II- NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HẬU CẦN VẬT TƯ Ở DOANH NGHIỆP:

1- Nhân tố chủ quan:

a- Bộ máy quản trị:

Công ty TNHH Đại Tín là một công ty chuyên về xây dựng, diện tích dành cho kho, bãi và hoạt động của công ty không lớn nên nhìn chung bộ máy cơ cấu tổ chức khá gọn nhẹ, bao gồm một số phòng ban chức năng và các đội Ban giám đốc luôn luôn phối hợp với các phòng ban chức năng, đề ra những kế hoạch, những giải pháp để thực hiện các dự án đảm bảo thực hiện được các mục tiêu của công ty có hiệu quả.

* Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị:

*

* Chức năng của các phòng ban trong bộ máy quản trị:

- Phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc Có trách nhiệm điều hành công việc hàng ngày, có vấn đề gì mới phát sinh báo cáo Giám đốc để kịp thời xử lý ngay, không để công việc tồn đọng nâu.

- Phòng Kỹ thuật: Có nhiệm vụ quản lý kỹ thuật chung cho công ty Dựa vào các hợp đồng kinh tế, các bản vẽ thiết kế công trình để báo cáo Giám đốc, phó giám đốc về kế hoạch điều động các đội kỹ thuật, đội xây dựng của mình, ngoài ra còn xây dựng định mức vật tư cho từng công trình Tham mưu cho ban lãnh đạo

công ty về áp dụng kỹ thuật mới trong xây dựng, xây dựng đội ngũ kỹ thuật giỏi về chuyên môn, nghiệp vụ phục vụ nâu dài cho công tác đảm bảo kỹ thuật.

- Phòng hành chính: Quản lý đội ngũ văn phòng, tổ bảo vệ, y tế, nhà bếp nhằm đảm bảo đời sống vật chất, tinh thần như tiền lương, tiền thưởng của nhân viên công ty, các lao động thuê ngoài và thể lực cho công nhân viên công ty.

- Phòng Kế hoạch - Vật tư: Có nhiệm vụ nghiên cứu tình hình sử dụng vật tư thực tế năm trước do phòng kế toán gửi xuống và kết hợp với định mức vật tư của phòng kỹ thuật qua đó lập kế hoạch vật tư từng kỳ (tháng, quý, năm ) Phải đảm bảo đủ vật tư cho từng công trình, thường xuyên liên hệ với các nhà cung ứng, các đại lý để cập nhật giá cả để mua được các loại vật liệu với giá rẻ nhất, ngoài ra còn phải lập kế hoạch dự trữ vật tư phòng lúc vật tư lên giá hoặc do các loại vật tư han hiếm Phối hợp với các phòng ban liên quan để vận chuyển các loại vật tư chia ở các kho cho thuận tiện với từng công trình.

- Phòng kế toán: Thực hiện việc tổng hợp mọi vấn đề thu - chi của công ty, căn cứ vào các công trình nhận được, liên kết với các phòng liên quan để chuẩn bị tài chính để chi phí, hoàn thiện các thủ tục thanh quyết toán, phân tích, tính toán cụ thể mức độ hoàn thành của từng công trình mà công ty đang làm Lập bảng tổng hợp tài sản để đảm bảo cho việc thi công các công trình thuận tiện Chủ động quan hệ với các tổ chức tài chính để đảm bảo nhu cầu vốn như gặp gỡ các ngân hang nông nghiệp, ngân hang thương mại, quỹ tín dụng, đôi khi vay ngoài các tiệm vàng, các cá nhân làm tín dụng.

b- Đội ngũ lao động:

Ngoài lãnh đạo công ty, số lượng lao động hiện nay của công ty là: 20 người.

Trong đó: - Trình độ đại học: 06 người: 02 Đại học khối kinh tế, 01 Đại

học kiến trúc, 02 Đại học GTVT, 01 Đại học kế toán.

- Trình độ cao đẳng và trung cấp: 05 người: 02 Cao đẳng xây dựng, 3 trung cấp làm các công việc hành chính, văn phòng.

- Trình độ công nhân kỹ thuật: 09 người, đều là người đã qua đào tạo chính quy và có kinh nghiệm làm việc nâu năm tại các công ty xây dựng.

Ngoài ra công ty còn sử dụng các lao động ngoài, lao động thời vụ để giao khoán một phần công việc

Công ty luôn bố trí sắp xếp lao động hợp lý, từng bước hoàn thiện bộ máy quản lý bằng cách tổ chức công nhân kỹ thuật hợp lý, đào tạo nhiều nhân viên trẻ có năng lực và trình độ chuyên môn cao, có khả năng thích nghi nhanh với sự thay đổi của xã hội.

Tuy mới thành lập nhưng có thể nói công ty TNHH Đại Tín là một trong những công ty có chính sách đãi ngộ, trọng dụng nhân tài, chăm no đến đời sống của anh chị em nhân viên trong công ty Được thể hiện qua bảng lương bình quân từng năm như sau:

Bảng 1: Bảng lương bình quân từng năm

Nguồn tài liệu:( phòng kế toán công ty)

Nhìn chung tiền lương của nhân viên qua các năm đều có xu hướng tăng dân, thu nhập của người lao động được đảm bảo Nên có thể nói đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty luôn gắn bó, đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau trong mọi công việc Khi công ty gặp khó khăn thì toàn thể công ty cùng tập trung giải quyết Về vấn đề lao động của công ty trong những năm tiếp theo sẽ không khó khăn, đảm bảo cho công ty thực hiện được chiến lược phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao trong tương lai.

c- Kỹ thuật - công nghệ:

Bố trí máy móc thiết bị kỹ thuật là một nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến quá trình thi công, tiến độ hoàn thành công việc Máy móc thiết bị hiện đại thì năng

suất công việc sẽ cao, trình độ tay nghề của người lao động sẽ nâng lên Vì vậy công ty không ngừng cải thiện máy móc thiết bị kỹ thuật cho phù hợp với công việc Dự kiến trong những năm tới công ty sẽ nhập một số máy móc hiện đại đang được các công ty xây dựng sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả, giảm chi phí xây 02 Máy ủi Komatsu – D40 01 200.000.000 đ

Nguồn tài liệu: ( phòng kỹ thuật công ty)

Ngoài ra công ty còn một số tài sản phục vụ nhu cầu của công ty như xe con, nhà xưởng, kho bãi, khu văn phòng.

* Cách thức theo dõi hoạt động máy móc thiết bị công trình:

- Về con người: Các công nhân điều khiển máy móc, thiết bị của công ty đều phải có đủ bằng cấp cho phép điều khiển, được công ty ký hợp đồng đảm bảo đúng luật lao động Ví dụ như: đều được mua bảo biểm, hưởng mọi chính sách, chế độ thưởng phạt của công ty đề ra.

- Về cách quản lý: Công ty giao trực tiếp máy móc, thiết bị cho lái trưởng chịu trách nhiệm về an toàn lao động, kỹ thuật của máy Khi máy móc thiết bị có vấn đề như hỏng hay phát hiện không an toán thì lái trưởng báo cho cán bộ phụ trách kỹ thuật để cùng thống nhất cách sửa chữa cũng như kiểm tra độ an toàn trước khi đưa máy vào làm việc Hàng ngày phải báo cáo về công ty tình hình hình hoạt động của máy móc, thiết bị thông qua sổ theo dõi hoạt động của thiết bị ( Xem bảng trang 15).

SỔ NHẬT KÝ THEO DÕI GIỜ MÁY

Nguồn tài liệu: ( phòng kỹ thuật công ty )

- Mặc dù công ty rất quan tâm đến cải tiến kỹ thuật nâng cao chất lượng công trình bằng việc sử dụng máy móc thiết bị hiện đại, nhưng do tình hình tài chính của công ty còn hạn chế vì vậy việc mua sắm các máy móc thiết bị mới còn gặp nhiều khó khăn Đến nay ngoài việc sử dụng máy móc thiết bị hiện có của công ty, công ty còn phải thuê một số loại máy móc khác mà công ty chưa có, làm cho chi phí tăng lên đáng kể.

d- Nguồn vốn:

Vốn là một trong những yếu tố quan trọng nhất của các doanh nghiệp Vốn ảnh hưởng đến tất cả mọi vấn đề của doanh nghiệp như vốn quyết định đến công

tác quản trị vật tư, đầu tư mới trang thiết bị máy móc công nghệ, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ….vv

Tình hình sử dụng vốn, nguồn vốn đ ược thể hiện qua bảng sau:

Bảng 2 Bảng phân tích vốn và nguồn vốn của công ty

năm 2006 so với năm 2007

Nguồn tài liệu: ( phòng kế toán công ty)

- Năm 2007 tổng nguồn vốn của công ty tăng 1.795.772.000 đ đồng với 69 % Nguyên nhân do trong năm 2007 quy mô của công ty được mở rộng, đầu tư thêm ngành bất động sản, công ty phải đi vay vốn để đầu tư dẫn đến nợ phải trả tăng 905.878.000 đ tương đương 46 % Nguồn vốn chủ sử hữu tuy có tăng đáng kể nhưng vẫn thấp hơn nợ phải trả, tình hình này sẽ ảnh hưởng đến tính tự chủ về tài chính của công ty, làm cho hiệu quả kinh doanh sẽ không đạt như mong muốn

Bảng 3 Bảng phân tích vốn và nguồn vốn của công ty

năm 2007 so với năm 2008

Nguồn tài liệu: ( phòng kế toán công ty)

- Năm 2008 tổng nguồn vốn của công ty tăng 1.899.201.000 đ đồng với 50,8 % , nguyên nhân do trong năm 2008 công ty nhận được một số hợp đồng xây dựng với chi phí xây dựng thấp do công ty đã dự trữ được lượng nguyên vật liệu, làm cho lợi nhuận tăng lên Do sự biến động của tình hình kinh tế thế giới cũng như tình hình kinh tế trong nước làm cho các ngân hàng chỉ cho vay ngắn hạn nên nợ phải trả tăng 765.206.000 đ tương đương 26,8 % chủ yếu là vay ngắn hạn Có thể nói nguồn vốn của công ty phụ thuộc rất lớn vào nguồn vốn vay ngắn hạn, điều này làm giảm khả năng thanh toán của công ty vì sau một thời gian rất ngắn công ty lại phải rồn một lượng vốn để trả ngân hàng Nguồn vốn chủ sử hữu tuy có tăng đáng kể nhưng vẫn thấp hơn nợ phải trả, tình hình này sẽ ảnh hưởng đến tính tự chủ về tài chính của công ty

2- Nhân tố khách quan:

a- Thị trường cung ứng:

Là một Công ty xây dựng nên những vấn đề về quản trị vật tư luôn được Công ty TNHH Đại Tín đặt lên hàng đầu Phòng kế hoạch vật tư có nhiệm vụ xác định lượng vật tư cần mua sắm cho từng công trình đảm bảo cho công trình được hoạt động liên tục và ổn định Thông qua định mức vật tư do phòng kỹ thuật căn cứ vào thiết kế, dự toán công trình đưa ra, phòng kế hoạch vật tư cấp phát cho từng công trình đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả nhất Để đạt được điều đó công ty thường xuyên chú trọng đến các bạn hàng cung cấp Nguyên vật liệu, vật tư công trình Vì vậy tình hình vật tư luôn được ổn định Thêm vào đó kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu luôn được công ty chú trọng, công ty luôn tìm mọi cách để đảm bảo nguyên vật liệu cho thi công công trình.

- Một số loại nguyên vật liệu - vật tư thường dung:

Hệ thống chính sách và các công cụ kinh tế sẽ giúp nhà nước có thể điều khiển hoạt động của các doanh nghiệp, có thể nói mỗi chính sách kinh tế là một hành lang hướng dẫn hoạt động đầu tư mở rộng phát triển sản xuất, kinh doanh, hướng dẫn các doanh nghiệp hành động một cách phù hợp với lợi ích của toàn xã hội

Một số công cụ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp như chính sách thuế quan hay thuế xuất nhập khẩu, hạn ngạch, hàng rào phi thuế quan, trợ cấp xuất khẩu, tỷ giá hối đoái

Ngoài ra hệ thống pháp luật, giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến doanh nghiệp.

c- Nguồn vốn vay ngân hàng:

Có thể nói vốn sản xuất kinh doanh là một trong những yếu tố quan trọng nhất của doanh nghiệp Vốn không chỉ ảnh hưởng đến công tác quản trị vật tư mà còn ảnh hưởng đến các công tác quản trị khác của doanh nghiệp Nguồn vốn của doanh nghiệp dựa rất nhiều vào nguồn vốn vay từ các ngân hàng và tổ chức tín dụng Vì vậy chính sách cho vay ( lãi suất) của các ngân hàng ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp.

CHƯƠNG II

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯ CỦA CÔNG TY TNHH ĐẠI TÍN

I- QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN:1- Quá trình hình thành:

Là một người con của Huyện Thường Tín -Tỉnh Hà Tây( Nay là TP Hà Nội ), sau khi tốt nghiệp Đại học đã công tác tại các công ty xây dựng ở Thủ đô Hà Nội, với những lần về thăm quê anh đã suy nghĩ tại sao không lập nghiệp tại quê hương Bằng những kinh nghiệm đã được học và làm tại các công ty xây dựng anh đã về tìm hiểu các chính sách phát triển của huyện, của Tỉnh và sự giúp đỡ của bạn bè, anh đã quyết định thành lập Công ty TNHH chuyên về xây dựng Ngày 02

tháng 03 năm 2004 Công ty của anh đã được ra đời với tên Công Ty TNHH Đại Tín

- Tổng số vốn khi thành lập : 1.200.000.000 đ Trong đó: + Vốn cố định : 800.000.000 đ + Vốn lưu động : 400.000.000 đ

- Ngành nghề kinh doanh : Xây dựng dân dụng, san lấp mặt bằng cụm, điểm công nghiệp vừa và nhỏ, kinh doanh vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị công trình, thương mại, dịch vụ du lịch.

Nhưng vì mới thành lập với cương lĩnh xây dựng nền móng hướng tới tương lai, công ty tận dụng thế mạnh về xây dựng nên đã tập trung vào san lấp mặt bằng cụm, điểm công nghiệp, xây dựng các công trình giao thông, cơ sở hạ tầng Nếu có cơ hội phát triển của công ty sẽ đầu tư bất động sản, xây dựng các khu trung cư cao cấp, với mong muốn luôn mang chữ tín đến mọi người.

2- Quá trình phát triển:

Sau khi thành lập xong, đây là giai đoạn khó khăn của công ty, là sự mới mẻ, chưa có uy tín nên việc tìm được công trình cho công ty là cả một vấn đề đặt ra Nhưng bằng kinh nghiệm và với sự giúp đỡ của bạn bè Công ty cũng đã ký được công trình đầu tay của mình và với mong muốn lấy được long tin của mọi người, qua mấy công trình tiếp theo Công ty đã gây được uy tín với các cấp trong huyện, bạn bè gần xa, rồi cứ đến hẹn lại lên công ty đã nhận hết công trình này đến công trình khác, làm cho công ty ngày càng phát triển với quy mô lớn hơn và nhận công trình to hơn

Điều đó đặt ra làm công trình lớn thì vốn phải lớn, ngoài nguồn vốn của công ty, để chủ động hơn công ty đã khai thác thêm các nguồn vốn khác như : Vay các ngân hang như ngân hang nông nghiệp và phát triển nông thôn, quỹ tín dụng, ngân hang thương mại.

Hết đến vấn đề vốn công ty lại đặt ra vấn đề nguồn vật tư sao cho đảm bảo, giá cả hợp lý để đảm bảo công trình được chất lượng hơn Bộ máy quản lý cũng được sắp xếp khoa học, hợp lý, tuyển thêm nhân lực có trình độ để đáp ứng được mục tiêu mà công ty đã đặt ra.

II- TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY, CÁC MẶT HOẠT ĐỘNG KINH DOANH:

1- Đặc điểm tình hình:

Là một công ty mới thành lập nên trong quá trình tự khẳng định mình trên thương trường gặp rất nhiều khó khăn như về kinh nghiệm, mối quan hệ, vốn, uy tín chưa có, nhưng với sự nỗ lực của ban lãnh đạo cùng nhân viên trong công ty lên làm cho công ty ngày càng phát triển

Đảm bảo đã nhận hợp đồng là hoàn thành đúng thời hạn, chất lượng đúng theo yêu cầu, trong cơ chế thị trường sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt mỗi khi nhận được công trình trong công ty lại xuất hiện tín hiệu đáng mừng trong mọi hoạt động của công ty Vì vậy phương châm của công ty giữ chữ tín với mọi người luôn được coi trọng.

2- Một số công trình mà công ty đã tham gia trong 4 năm qua:

Nguồn tài liệu: (phòng kế toán công ty)

Trong 4 năm qua với sự nỗ lực của tập thể công ty TNHH Đại Tín, công ty đã hoàn thành bàn giao rất nhiều dự án, công trình của các đối tác, các cơ quan trong huyện Thường Tín Bao gồm như:

* Năm 2004:

- Công trình xây trụ sở UBND xã Quất đông - Huyện Thường Tín, với giá trị xây lắp: 750 triệu đồng.

- Công trình san lấp mặt bằng khu cụm điểm công nghiệp Quất động - Huyện Thường Tín, giá trị xây lắp: 2 ỷ 500 triệu đồng.

- Công trình trường mầm non xã Tô hiệu - Huyện Thường Tín, giá trị xây lắp: 560 triệu đồng.

* Năm 2005:

- Công trình trường tiểu học xã Quất động, giá trị xây lắp: 820 triệu đồng - Công trình xây dựng nhà máy thép Việt Nga, giá trị: 1 tỷ 200 triệu đồng - Công trình xây dựng nhà máy sản xuất hương muỗi, giá trị: 550 triệu đồng.

- Công trình đường nội bộ thôn Hướng xá - xã Quất động, giá trị 770 triệu

- Công trình Trạm y tế xã Quất động, giá trị xây lắp: 680 triệu đồng.

- Công trình đường nội bộ thôn Nguyên bì - xã Quất động, giá trị xây dựng:

- Công trình xây dựng trường tiểu học xã Thống Nhất, giá trị xây lắp: 1 tỷ 600 triệu đồng.( đang thi công).

- Công trình xây dựng nhà văn hóa thôn Đông duyên - xã Tô hiệu, giá trị xây lắp: 900 triệu đồng.

- Công trình xây dựng nhà hiệu bộ trường tiểu học xã Thống Nhất, giá trị xây lắp: 869 triệu đồng.( đang thi công).

- Công trình xây dựng đường nội bộ thôn Bộ đầu - xã Thống Nhất, giá trị xây lắp: 980 triệu đồng.

3- Doanh thu, lợi nhuận:

Là một doanh nghiệp trẻ với mục tiêu tự khẳng định vị trí của mình trên thương trường, lấy uy tín là hang đầu, nhưng nhiệm vụ bảo toàn và phát triển nguồn vốn của công ty nhằm đem lại lợi nhuận cho cá nhân và góp phần xây dựng quê hương đất nước Qua 4 năm hoạt động tài chính của công ty đã đạt được nhiều Nguồn tài liệu: ( phòng kế toán công ty)

Trong thời gian 5 năm qua, công ty TNHH Đại Tín đã từng bước đi lên Ban giám đốc đã nắm bắt cơ hội, tận dụng mọi cơ hội, điều hành các phòng ban làm việc có hiệu quả, mặc dù mới thành lập nhưng ngay từ năm đầu công ty đã đạt ngay thắng lợi, riêng chỉ có năm 2005 do đặc thù địa phương nên công ty đã gặp phải một số khó khăn do mối quan hệ chưa chặt chẽ, do tác động của đối thủ cạnh tranh nên kết quả có giảm đáng kể Nhưng với hướng đi đúng của ban lãnh đạo, sự nhiệt tình của nhân viên lên công ty đã đạt được những thành quả nhất định Tạo được việc làm cho nhân viên trong và ngoài công ty, thu nhập ổn định.

Qua bảng số liệu trên đến năm 2007 doanh thu của công ty đã tăng lên gần 3 tỷ đồng, đây là nhờ vào sự năng động của ban giám đốc, sự nhiệt tình của nhân viên trong công ty Riêng năm 2008 mặc dù kết quả trên chưa chính xác nhưng do tác động khủng khoảng tài chính thế giới cũng như ảnh hưởng của nạm phát Việt

nam, giá cả các mặt hang đều tăng nhanh đặc biệt là vật liệu xây dựng Vì vậy đã ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả kinh doanh của công ty.

Ngoài ra thị trường bất động sản ngày càng đi xuống cũng ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả kinh doanh của công ty trong năm 2008 vì một số dự án đầu tư về bất động sản của công ty đang giảm.

Nhìn chung trong năm 2008 tình hình kinh doanh của công ty đã đạt được nhiều kết quả, nhưng giảm so với năm 2007 đây cũng là bài toán đặt ra cho công ty trong những năm tới để công ty chủ động trong kinh doanh hơn.

* Về lợi nhuận: Từ năm 2006 đến 2008 lợi nhuận của công ty cũng từng

bước tăng dân, năm sau cao hơn năm trước, đã bổ sung vào nguồn vốn của công ty đáng kể, đó là nhờ doanh nghiệp đã cân đối được các khoản thu - chi, quản lý được chặt chẽ ở các khâu làm cho chi phí giảm, chất lượng vẫn đảm bảo.

4- Đánh giá chung:

a- Kết quả đạt được:

Qua các phần đã nêu ở trên, ta thấy rằng công ty TNHH Đại Tín từ khi thành lập đến nay đã có những bước phát triển đáng kể Kết quả kinh doanh đạt được một số thành công nhất định Cụ thể 11 tháng trong năm 2008 doanh thu của công ty là: 6 506.580.000 đ ( Sáu tỷ, năm trăm ninh sáu triệu, năm trăm tám mươi nghìn đồng ) tăng hơn sơ với năm 2007 là 403.370.000 đ ( Bốn trăm ninh ba triệu ba trăm bảy mươi nghìn đồng), nhưng do nạm phát tăng dẫn đến lợi nhuận của năm 2008 sẽ giảm năm 2008 nộp nhà nước 512,670.000 đ ( năm trăm mười hai triệu sáu trăm bảy mươi nghìn đồng).

Đội ngũ nhân viên của công ty ngày càng phát huy được năng lực của mình, không chủ quan đến những mục tiêu lợi nhuận trước mắt, luôn theo phương châm của công ty gây dựng chữ tín Đội ngũ công nhân lành nghề của công ty ngày càng tăng Với một lực lượng lao động trình độ cao như vậy, công ty có nhiều điều kiện để phát triển Trong thời gian tới, chắc chắn công ty sẽ đạt được nhiều thành công mới, đáng tự hào hơn.

Mặc dù quy mô doanh nghiệp nhỏ, hoạt động trên địa bàn hẹp ( chỉ trong huyện Thường Tín) nhưng công ty đã tìm cho mình một chỗ đứng nhất định, nhiều

công trình của huyện, xã công ty đều chiếm ưu thế so với các đối thủ cạnh tranh Công ty luôn chủ động về vốn, huy động ở nhiều nơi, nên đã mạnh dạn đầu tư nhiều dự án mới.

b- Những hạn chế cần khắc phục:

Bên cạnh những kết quả đáng tự hào mà công ty đã đạt được vẫn còn tồn tại một số khó khăn hạn chế cần khắc phục.

Máy móc thiết bị, kỹ thuật của công ty chưa đáp ứng yêu cầu, công ty vẫn phải đi thuê một số máy móc như phải thuê máy xúc loại to hơn, máy nu rung, một số ô tô vận tải…… Năng suất lao động chưa cao, chưa tiết kiệm được nhiên liệu khi vận hành máy.

Tìm kiếm công trình còn bị động, khi thì quá nhiều việc để làm, lúc thì không có việc.

Công ty vẫn phải sử dụng nhiều vốn vay, với lãi suất cao dẫn đến chi phí cao, làm cho lợi nhuận giảm.

III- THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯ CỦA CÔNG TY:1- Công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư:

Công ty TNHH Đại Tín là một doanh nghiệp chuyên thi công xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật phục vụ mục đích chính trị và phát triển kinh tế nên đặc điểm vật tư đưa vào công trình xây dựng rất cụ thể, chủng loại vật tư đa dạng, khối lượng lớn, bao gồm các loại sắt thép, gạch, xi măng, cát, sỏi, đá, gỗ Chính vì vậy, kế hoạch mua sắm vật tư là một trong những khâu rất quan trọng trong công tác quản trị vật tư tại công ty.

Kế hoạch cung ứng vật tư tại công ty TNHH Đại Tín do phòng kế hoạch - vật tư đảm nhiệm Phòng kế hoạch vật tư có nhiệm vụ nghiên cứu tình hình và khả năng thi công do phòng kế toán, phòng kỹ thuật gửi xuống rồi thông qua đó lập kế hoạch vật tư cho từng công trình Ngoài ra phòng kế hoạch còn phải thực hiện các việc liên quan đến vấn đề ký kết hợp đồng cung ứng, tạo mối liên hệ chặt chẽ với các nhà cung ứng để nắm bắt giá cả, nguồn hàng Phòng kế hoạch phải đảm bảo cung ứng nguồn vật tư đủ cho các công trình, phải tính toán chi tiết lượng vật tư dự

trữ cho cả quá trình xây dựng Tính toán chi phí vật liệu, một số chi phí khác để từ đó xác định được đầu vào vật liệu một cách tối ưu nhất.

Phòng kế hoạch - vật tư thông qua định mức tiêu hao vật tư do phòng kỹ thuật đưa ra và căn cứ vào số lượng công trình dự kiến nhận được, lượng phế liệu thu hồi, rồi lập kế hoạch cung ứng vật tư cho từng công trình Sau khi lập kế hoạch vật tư, phòng kế hoạch - vật tư trình lên ban giám đốc Nếu được ban giám đốc phê chuẩn, phòng kế hoạch - vật tư tiến hành thực hiện công tác cung ứng vật tư cho quá trình xây dựng của từng công trình sao cho quá trình cung ứng vật tư diễn ra liên tục và đảm bảo tiến độ.

Bảng so sánh số liệu vật tư chính mua vào

Nguồn tài liệu: (Phòng kế hoạch vật tư công ty)

Qua bảng so sánh số liệu trên ta nhận thấy công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư hết sức quan trọng Trong những năm qua kế hoạch mua vật tư của công ty so với lượng vật tư thực tế sử dụng đã đáp ứng được yêu cầu, tuy nhiên từ đầu năm 2008 đến nay giá cả thị trường thay đổi đột ngột rất khó kiểm soát nên dẫn đến xây dựng kế hoạch mua vào so với thực tế cần phải cân nhắc kỹ lưỡng nếu không sẽ làm đến chi phí vật tư tăng lên dẫn đến lợi nhuận sẽ giảm.

Tại công ty TNHH Đại Tín, vật tư dùng cung ứng cho các công trình, công ty phải tìm mua trên thị trường Chính vì vậy, việc xác định nhà cung ứng có ý nghĩa quan trọng để tìm nhà cung ứng thuận lợi cần xem xét các vấn đề như giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng Công ty xác định cho mỗi loại vật tư từ hai đến ba nhà cung ứng, tham khảo giá và các yêu cầu khác nhau lựa chọn sao cho chi phí thấp, có lợi nhất Công ty định kỳ tiến hành đánh giá người cung cấp thông qua một hệ thống các chỉ tiêu như giá cả, uy tín, năng lực, thời hạn cung ứng, chất lượng nguyên vật liệu, việc thực hiện hợp đồng , từ đó sẽ chủ động tìm nguồn cung ứng thích hợp Hàng năm, công ty thi công một khối lượng công trình rất lớn Do vậy nhu cầu tiêu dùng vật tư phục vụ cho công trình rất lớn Các loại vật liệu chính dùng trong công trình như sắt thép, xi măng, cát, sỏi, đá, gỗ, gạch , căn cứ vào từng công trình ( hồ sơ thiết kế - dự toán ) mà công ty lựa chọn các loại nguyên vật liệu có giá thành phù hợp đáp ứng khả năng tài chính của công ty Do các loại vật liệu rất đa dạng và phong phú nên việc thu mua vật tư không gặp nhiều khó khăn Tuy vậy, trong thời gian vừa qua do giá các loại vật liệu tăng giảm đột ngột đã gây ra nhiều bất lợi cho công ty Công ty đã tăng cường chú trọng hơn nữa đến công tác hậu cần vật tư nhằm giải quyết những khó khăn trong tình hình điều kiện thị trường có nhiều biến động như vậy.

2- Công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư:

Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lượng tiêu dùng lớn nhất cho phép để hoàn thành một công việc nào đó trong những điều kiện tổ chức và kĩ thuật nhất định của thời kỳ kế hoạch, vì vậy mà công ty xây dựng và quản lý định mức tiêu

dùng vật tư ở công ty TNHH Đại Tín rất được chú trọng Để đảm bảo vật tư một cách tốt nhất cho từng chi tiết thì không thể không coi trọng việc xây dựng nâng cao chất lượng của công tác định mức.

Xây dựng hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là một công việc rất phức tạp bởi chủng loại nguyên vật liệu rất phong phú và đa dạng, khối lượng xây dựng định mức lớn Một số loại vật liệu phụ tuy giá trị không lớn nhưng lại rất quan trọng trong thi công công trình Vì vậy công ty không chỉ chú trọng công tác xây dựng và quản lý định mức vật tư cho các loại vật liệu chính mà còn thực hiện rất nghiêm túc công tác xây dựng và quản lý định mức vật tư cho các vật liệu phụ, nhằm quản lý được toàn bộ chi phí nguyên vật liệu đã và sẽ tiêu dùng trong kỳ , từ đó tìm biện pháp hạn chế được lượng tiêu dùng nguyên vật liệu không cần thiết giúp cho việc sử dụng vật tư có hiệu quả nhất.

Công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư tại công ty TNHH Đại Tín do phòng kỹ thuật đảm nhiệm Việc xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư được tiến hành chủ yếu dựa vào các bản vẽ thiết kế - dự toán Hợp đồng kinh tế giữa công ty và chủ đầu tư luôn kèm theo bản vẽ kỹ thuật - dự toán Phòng kỹ thuật dựa vào các bản vẽ đó, xây dựng hệ thống định mức vật tư sao cho lượng vật tư sử dụng tiết kiệm nhất mà vẫn đảm bảo được chất lượng công trình Phòng kỹ thuật luôn luôn kết hợp giữa việc tính toán về kinh tế và kỹ thuật với việc phân tích toàn diện các yếu tố ảnh hưởng đến tiêu dùng vật tư cho kỳ kế hoạch Ngoài việc dựa vào các bản vẽ kỹ thuật, việc tiến hành công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư còn được dựa vào những căn cứ liên quan đến máy móc thiết bị, trình độ và kinh nghiệm của người lao động , phòng kỹ thuật luôn chú ý đến việc xây dựng hệ thống định mức sao cho phù hợp với thực tế Công ty cũng hết sức quan tâm đến công tác xây dựng định mức tiêu dùng vật tư cho từng công trình để tiến hành quản lý một cách chặt chẽ và không ngừng hạ thấp đinh mức tiêu dùng vật tư nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng vật tư cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Thông qua hàng loạt các hợp đồng cũng như kinh nghiệm, phòng kỹ thuật luôn cố gắng đưa ra một hệ thống định mức vật tư cho từng loại trong từng công trình một cách thực tế nhất

Dưới đây là bảng chi tiết định mức vật tư một số hạng mục cho một công trình cụ thể trong quý II năm 2008 ( Xem bảng trang 30,31).

Từ bảng định mức vật tư do phòng kỹ thuật đưa xuống, phòng kế hoạch vật tư dựa vào đó tính toán ra lượng vật tư cần mua để thi công công trình, tính ra chi phí vật tư trong kỳ rồi thực hiện công tác thu mua vật tư Nhìn chung thì bảng định mức do phòng kỹ thuật đưa ra khá chính xác và hợp lý, công nhân sau khi thực hiện quá trình thi công công trình thường hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao, sử dụng vật tư không vượt quá định mức đặt ra.

Phòng kế hoạch vật tư sau đó cấp phát vật tư cho các đội xây dựng để tiến hành thi công thường xuyên có cán bộ phòng vật tư đi kiểm tra, theo dõi tình hình sử dụng vật tư ở từng đội xây dựng, từ đó đưa ra được các quyết định quản lý và sử dụng vật tư hợp lý hơn Nếu các đội xây dựng sử dụng vật tư vượt quá định mức đặt ra quá nhiều ( tỉ lệ sai hỏng, thất thoát ) thì cán bộ phòng kỹ thuật cùng phối hợp với cán bộ vật tư và đội trưởng đội sản xuất tìm nguyên nhân giải quyết, nếu cần thì phải đề ra một hệ thống định mức khác phù hợp hơn

Định mức một số loại vật tư công trình trường mầm non xã Thống Nhất- huyện Thường Tín - Tỉnh Hà Tây.

Bê tông sản xuất bằng máy trộn thủ công, bê