Quản trị vật tư trong hoạt động sản xuất của Công ty TNHH Đại Tín
MỤC LỤC
Nhân tố chủ quan
Phải đảm bảo đủ vật tư cho từng công trình, thường xuyên liên hệ với các nhà cung ứng, các đại lý để cập nhật giá cả để mua được các loại vật liệu với giá rẻ nhất, ngoài ra còn phải lập kế hoạch dự trữ vật tư phòng lúc vật tư lên giá hoặc do các loại vật tư han hiếm. - Phòng kế toán: Thực hiện việc tổng hợp mọi vấn đề thu - chi của công ty, căn cứ vào các công trình nhận được, liên kết với các phòng liên quan để chuẩn bị tài chính để chi phí, hoàn thiện các thủ tục thanh quyết toán, phân tích, tính toán cụ thể mức độ hoàn thành của từng công trình mà công ty đang làm.
Nhân tố khách quan
Có thể nói nguồn vốn của công ty phụ thuộc rất lớn vào nguồn vốn vay ngắn hạn, điều này làm giảm khả năng thanh toán của công ty vì sau một thời gian rất ngắn công ty lại phải rồn một lượng vốn để trả ngân hàng. Hệ thống chính sách và các công cụ kinh tế sẽ giúp nhà nước có thể điều khiển hoạt động của các doanh nghiệp, có thể nói mỗi chính sách kinh tế là một hành lang hướng dẫn hoạt động đầu tư mở rộng phát triển sản xuất, kinh doanh, hướng dẫn các doanh nghiệp hành động một cách phù hợp với lợi ích của toàn xã hội.
QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
Quá trình hình thành
- Ngành nghề kinh doanh : Xây dựng dân dụng, san lấp mặt bằng cụm, điểm công nghiệp vừa và nhỏ, kinh doanh vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị công trình, thương mại, dịch vụ du lịch. Nhưng vì mới thành lập với cương lĩnh xây dựng nền móng hướng tới tương lai, công ty tận dụng thế mạnh về xây dựng nên đã tập trung vào san lấp mặt bằng cụm, điểm công nghiệp, xây dựng các công trình giao thông, cơ sở hạ tầng.
Quá trình phát triển
Nếu có cơ hội phát triển của công ty sẽ đầu tư bất động sản, xây dựng các khu trung cư cao cấp, với mong muốn luôn mang chữ tín đến mọi người.
TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY, CÁC MẶT HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Ban giám đốc đã nắm bắt cơ hội, tận dụng mọi cơ hội, điều hành các phòng ban làm việc có hiệu quả, mặc dù mới thành lập nhưng ngay từ năm đầu công ty đã đạt ngay thắng lợi, riêng chỉ có năm 2005 do đặc thù địa phương nên công ty đã gặp phải một số khó khăn do mối quan hệ chưa chặt chẽ, do tác động của đối thủ cạnh tranh nên kết quả có giảm đáng kể. * Về lợi nhuận: Từ năm 2006 đến 2008 lợi nhuận của công ty cũng từng bước tăng dân, năm sau cao hơn năm trước, đã bổ sung vào nguồn vốn của công ty đáng kể, đó là nhờ doanh nghiệp đã cân đối được các khoản thu - chi, quản lý được chặt chẽ ở các khâu làm cho chi phí giảm, chất lượng vẫn đảm bảo.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯ CỦA CÔNG TY
Công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư
Trong những năm qua kế hoạch mua vật tư của công ty so với lượng vật tư thực tế sử dụng đã đáp ứng được yêu cầu, tuy nhiên từ đầu năm 2008 đến nay giá cả thị trường thay đổi đột ngột rất khó kiểm soát nên dẫn đến xây dựng kế hoạch mua vào so với thực tế cần phải cân nhắc kỹ lưỡng nếu không sẽ làm đến chi phí vật tư tăng lên dẫn đến lợi nhuận sẽ giảm. Các loại vật liệu chính dùng trong công trình như sắt thép, xi măng, cát, sỏi, đá, gỗ, gạch.., căn cứ vào từng công trình ( hồ sơ thiết kế - dự toán ) mà công ty lựa chọn các loại nguyên vật liệu có giá thành phù hợp đáp ứng khả năng tài chính của công ty.
Công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư
Vì vậy công ty không chỉ chú trọng công tác xây dựng và quản lý định mức vật tư cho các loại vật liệu chính mà còn thực hiện rất nghiêm túc công tác xây dựng và quản lý định mức vật tư cho các vật liệu phụ, nhằm quản lý được toàn bộ chi phí nguyên vật liệu đã và sẽ tiêu dùng trong kỳ , từ đó tìm biện pháp hạn chế được lượng tiêu dùng nguyên vật liệu không cần thiết giúp cho việc sử dụng vật tư có hiệu quả nhất. Ngoài việc dựa vào các bản vẽ kỹ thuật, việc tiến hành công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư còn được dựa vào những căn cứ liên quan đến máy móc thiết bị, trình độ và kinh nghiệm của người lao động.., phòng kỹ thuật luôn chú ý đến việc xây dựng hệ thống định mức sao cho phù hợp với thực tế.
Mẫu biên bản kiểm nghiệm
Trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và các biên bản kiểm nghiệm, phòng kế hoạch - vật tư lập phiếu nhập kho thành ba liên, có thể lập chung cho nhiều loại vật tư cùng loại, cùng kho hoặc có thể tách riêng từng loại. Vật tư sau khi làm đầy đủ mọi thủ tục tiếp nhận được chuyển nhanh vào kho của công ty hoặc chuyển đến các công trình đang xây dựng, bộ phận quản lý vật tư có trách nhiệm bảo quản vật tư không để xảy ra tình trạng hư hỏng, mất mát.
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Đại diện phòng kế hoạch - vật tư phải chịu trách nhiệm về việc này, phải trình lên ban giám đốc và chờ ý kiến giải quyết của lãnh đạo. Trong đó một liên giao cho người nhập, một liên giao cho phòng kế hoạch vật tư, một liên giao cho thủ kho làm căn cứ biên nhận vật tư.
Mẫu phiếu nhập kho
Bảo quản vật tư
Do mỗi loại vật liệu đều có những đặc điểm riêng như vậy, công ty đã đề ra những phương thức bảo quản khác nhau, đối với các loại vật liệu như sắp thép, xi măng thì phải được che đậy cẩn thận tránh tác động của môi trường. Ngoài việc bảo quản vật liệu tại kho, công ty còn phải có biện pháp bảo quản vật liệu tại các công trình, trước khi thi công thì phải xây dựng các kho tạm tại công trình cũng phải bảo đảm an toàn.
Cấp phát vật tư
Để cấp phát vật tư cho công trình, cán bộ kỹ thuât trực tiếp lên phòng kế hoạch - vật tư viết hoá đơn rồi dùng hoá đơn đã được ký nhận đó trực tiếp xuống kho để lĩnh vật tư. Thông thường ngoài việc cấp đủ theo tiến độ đã định, công ty còn có kế hoạch bổ sung khi các đội thi công nhanh hơn, khi đó giám đốc ký lệnh cho tiếp tục thi công đến phòng kế hoạch vật tư yêu cầu thực hiện, thông qua đó phòng kế hoạch vật tư tính toán lượng vật tư bổ sung rồi chuyển đến cho các đội xây dựng, các đội thực hiện các thủ tục lĩnh vật tư theo đúng quy định rồi tiến hành thi công theo đúng tiến độ đề ra.
Mẫu phiếu xuất kho
Thống kê, kiểm kê vật tư
Nếu ở đây sử dụng không đúng mục đích, nghĩa là qu định cho việc này, cho công trình này đem sử dụng vào công trình khác, không tuân thủ kỷ luật, không tận dụng phế liệu, phế phẩm, tăng mức tiêu dùng vật tư đã quy định thì tất yếu dẫn đến bội chi vật tư và ảnh hưởng đến chi phí của doanh nghiệp làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Cán bộ vật tư trong công ty không chỉ kiểm tra tình hình sử dụng vật tư trên cơ sở các tài liệu hạn mức cấp phát, số liệu hạch toán xuất kho của công ty cho các đội xây dựng sử dụng, báo cáo của đội xây dựng về tình hình sử dụng vật tư mà còn tiến hành kiểm tra thực tế việc tiêu dùng vật tư ở từng công trình và từng tổ xây dựng để xác minh được sự đúng đắn của các tài liệu báo cáo, từ đó tìm ra các biện pháp giải quyết phù hợp với tình hình thực tế.
Mẫu thẻ kho
Một số tài liệu thường được sử dụng trong công tác kiểm kê, thống kê, theo dừi tỡnh hỡnh sử dụng vật tư là : Phiếu xuất vật tư, thẻ kho.
THẺ KHO
Thu hồi phế liệu, phế phẩm
Khi kết thúc từng khâu của công trình, công nhân trực tiếp thi công thực hiện việc thu gom các loại nguyên vật liệu thừa, sau đó loại bỏ các vật liệu không sử dụng lại được vào các việc khác thì cho phân loại vào phế phẩm, phế liệu có thể sử dụng lại được công ty thu gom nhập vào kho phế liệu rồi lên kế hoạch cho sử dụng vào các khâu khác của công trình. Công ty luôn có chế độ khuyến khích người lao động tìm tòi, sáng tạo ra các phương thức thi công mới nhằm hạ thấp tỉ lệ sai hỏng của hạng mục công trình và hạ thấp khối lượng phế liệu, phế phẩm thu hồi được sau mỗi công trình.
Tính chi phí kinh doanh cho quản trị vật tư
Tuy công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm rất được quan tâm chú ý đến nhưng hầu hết cán bộ quản lý trong công ty đều mong muốn không phải thực hiện nhiệm vụ này một cách thường xuyên. Điều đó đồng nghĩa với việc sử dụng vật tư của công ty là có hiệu quả, đạt được chỉ tiêu định mức tối thiểu đặt ra, làm cho hiệu quả kinh doanh của công ty ngày càng cao hơn.
PHẦN DIỄN GIẢI
ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VẬT TƯ CỦA CÔNG TY
Vấn đề an toàn trong công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm chưa được quan tâm đúng mức, đôi khi vì thành tích chung mà người công nhân thu hồi phế liệu không để ý đến những tai nạn lao động đáng tiếc xảy ra, thêm vào đó lượng phế liệu, phế phẩm thu hồi còn chưa được quản lý chặt chẽ và chưa có kế hoạch sử dụng hợp lý. Một là : Tiếp tục hoàn thiện cơ chế quản lý, sử dụng vốn, tài sản, bảo toàn và phát triển vốn, đổi mới tổ chức kinh doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh và tích tụ lợi nhuận, bảo đảm an toàn tuyệt đối về người, tài sản, tiền vốn, ổn định doanh nghiệp, bảo đảm việc làm, thu nhập cho nhân viên trong và ngoài công ty.
Một số chỉ tiêu kế hoạch trong năm 2009
- NHỮNG GIẢI PHÁP CHỦ YẾU
- KIẾN NGHỊ
Công ty cần tăng cường các hình thức mua hàng trước, thanh toán sau, đây là biện pháp hữu hiệu để đơn vị bạn không chiếm dụng vốn của mình, đồng thời điều hành nhịp nhàng vật tư cho công trình tránh được phải ngừng thi công do thiếu vật tư hoặc không để vật tư tồn kho nâu ngày làm ảnh hưởng đến chất lượng vật tư cho công trình. Đất nước ta đang trên đà hội nhập kinh tế quốc tế, đặc biệt khi thực hiện các thoả thuận của tổ chức thương mại thế giới (WTO) làm cho thị trường trong nước mở cửa cho tất cả thế giới, sẽ làm ảnh hưởng không nhỏ đến các doanh nghiệp trong nước như công ty TNHH Đại Tín là một công ty chuyên về xây dựng do đó vấn đề đổi mới công nghệ trong thi công xây dựng sẽ giúp cho doanh nghiệp đứng vững.