II. Thực trạng dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất của công ty Cổ phần dệt
1.2.1 Xây dựng bộ máy đảm bảo cho hoạt động dịch vụ hậu cần vật tư
1.1 Đặc điểm nhu cầu vật tư kĩ thuật đầu vào cho sản xuất của công ty.
Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất được diễn ra liên tục và đều đặn doanh nghiệp cần tiến hành mua rất nhiều loại vật tư kỹ thuật khác nhau. Nhu cầu vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp có đặc điểm là giá trị lớn do khối lượng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp ngày càng gia tăng. Chính vì vậy việc lựa chọn nguồn cung ứng với giá thành thấp là vô cùng qua trọng, góp phần giảm một lượng chi phí đáng kể cho sản xuất. Trong những năm gần đây, doanh nghiệp hầu như đều nhập khẩu các nguồn nguyên vật liệu chính từ các công ty nước ngoài. Do các doanh nghiệp trong nước chưa đáp ứng được nguồn nguyên vật liệu đúng tiêu chuẩn kỹ thuật cho sản xuất, mặt khác khối lượng cung ứng của các doanh nghiệp trong nước không lớn. Chính vì thế việc lựa chọn các nhà cung ứng nước ngoài là giải pháp tốt nhất đảm bảo cho sản xuất của doanh nghiệp. Do phải nhập khẩu một khối lượng lớn vật tư kỹ thuật ở nước ngoài cho nên giá thành của sản phẩm cao, kém khả năng cạnh tranh. Hiện nay, với tình hình giá cả tăng nhanh của dầu mỏ kéo theo sự tăng giá của tất cả các mặt hàng, việc nhập khẩu nguyên vật liệu của doanh nghiệp đang gặp nhiều khó khăn, gây ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình sản xuất của công ty.
1.2 Các hoạt động xây dựng kế hoạch của công ty cổ phần dệt Công nghiệp Hà Nội.
1.2.1 Xây dựng bộ máy đảm bảo cho hoạt động dịch vụ hậu cần vật tư của doanh nghiệp. nghiệp.
Công việc đảm bảo dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất tại công ty dệt vải Công nghiệp Hà Nội là hoạt động mang ý nghĩa to lớn quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy doanh nghiệp đã xây dựng một bộ máy nhằm đảm bảo cho hoạt động dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất với qui mô tương đối lớn, có liên quan đến nhiều phòng ban và chịu sự quản lý chung của ban giám đốc. Trong quá trình hoạt động các phòng ban có quan hệ chặt chẽ qua lại với nhau, phối hợp nhịp nhàng với nhau để cùng đạt được mục tiêu chung trong kế hoạch chiến
lược của công ty. Trong đó phòng sản xuất kinh doanh giữ vai trò chủ đạo trong toàn bộ quá trình đảm bảo vật tư cho sản xuất, xác định nhu cầu cho sản xuất và tiến hành mua sắm vật tư kỹ thuật.
Có bẩy phòng ban trực tiếp tham gia hoạt động mua sắm vật tư đảm bảo cho sản xuất. Mỗi phòng có chức năng và nhiệm vụ khác nhau
- Phòng sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu: là phòng giữ vai trò chủ đạo trong mua sắm vật tư kỹ thuật cho sản xuất và quản lý việc tiêu thụ sản phẩm. Tiến hành lập kế hoạch mua sắm vật tư và lựa chọn nguồn cung ứng trên cơ sở các dữ liệu khác nhau do các phòng ban khác cung cấp. Phòng sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu còn chịu trách nhiệm thương lượng giao dịch và kí kết các điều khoản có liên quan trong hợp đồng mua sắm vật tư.
- Phòng quản lý sản xuất: đây là phòng chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý toàn bộ quá trình sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất. Phòng có nhiệm vụ chính là trực tiếp quản lý kho nguyên vật liệu và kho thành phẩm, thực hiện tiếp nhận và cấp phát vật tư kỹ thuật cho các đơn vị sản xuất.
- Phòng kỹ thuật : có nhiệm vụ quan trọng trong việc xây dựng các định mức tiêu dùng nguyên vật liệu và định mức tiêu hao vật tư cho sản xuất cho từng loại vật tư. Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm trong việc đảm bảo cho máy móc thiết bị hoạt động tốt trong quá trình làm hoạt động sản xuất. Đảm bảo cho hệ thống máy hoạt động bình thường với công suất ổn định.
- Phòng quản lý chất lượng: phòng có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát chất lượng các yếu tố đầu vào và đầu ra trong hoạt động sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Kiểm tra chất lượng các nguyên vật liệu đầu vào và chất lượng của các sản phẩm trước khi đưa vào tiêu thụ trên thị trường. Phòng tiến hành kiểm nghiệm với các lô hàng nhập, sau đó lập phiếu xác nhận chất lượng thực tế của lô hàng. Phiếu xác nhận chất lượng là cơ sở cho việc xử lý lô hàng. So sánh chất lượng thực tế với các tiêu chuẩn đã kí trong hợp đồng tiến hành nhập hàng nếu chất lượng đảm bảo hoặc trả lại lô hàng nếu chất lượng không đảm bảo.
- Ba xí nghiệp sản xuất chính: bao gồm xí nghiệp sản xuất vải mành, xí nghiệp sản xuất vải không dệt và xí nghiệp may. Đây là ba phòng trực tiếp sản xuất của công ty. Các phòng trong quá trình sản xuất phải đảm bảo đúng tiến độ và đúng kế hoạch sản xuất được giao. Các phòng lập phiếu yêu cầu vật tư theo tháng và theo quý gửi lên phòng vật tư và tiếp nhận nguyên vật liệu theo quyết định được phê duyệt. Phiếu yêu cầu vật tư của các doanh nghiệp là cơ sở cho phòng quản lý sản xuất lập kế hoạch sử dụng vật tư và tiến hành cấp phát quản lý vật tư trong nội bộ.
- Phòng nghiên cứu thị trường: đây là phòng có nhiệm vụ trong việc nghiên cứu và tìm hiểu các nguồn hàng trên thị trường. Tìm kiếm các nguồn hàng với điều kiện tốt nhất cho hoạt động mua sắm của công ty, nâng cao hiệu quả trong hoạt động dịch vụ hậu cần doanh nghiệp.
- Phòng bán hàng: phòng bán hàng hay còn gọi là phòng tiêu thụ sản phẩm, có nhiệm vụ tiêu thụ hàng hóa sản xuất ra. Phòng bán hàng cũng là một bộ phận trong bộ máy đảm bảo vật tư kỹ thuật cho sản xuất. Phòng bán hàng cung cấp cơ sở cho việc lập kế hoạch mua sắm vật tư thông qua kế hoạch tiêu thụ sản phẩm.