c. Nguồn tiết kiệm trong tiêu dùng, sản xuất kinh doanh của doanh
2.6Theo dõi sử dụng vật tư và thanh quyết toán vật tư của doanh nghiệp
2.6.1 Theo dõi sử dụng vật tư
Trong quá trình sử dụng vật tư tại các đơn vị sản xuất để đảm bảo tính hiệu quả trong công tác đảm bảo vật tư. Theo định kì hoặc đột xuất doanh nghiệp tiến hành kiểm tra tình hình thực tế công tác quản lý và sử dụng vật tư tại các đơn vị sản xuất. Kiểm tra đột xuất sẽ mang lại kết quả cao hơn và thực tế hơn kiểm tra định kì nhưng lại gây gián đoạn trong sản xuất.
Nội dung của việc theo dõi tình hình sử dụng vật tư trong sản xuất qua trọng nhất là kiểm tra vật tư cấp phát có được sử dụng đúng mục đích hay không, có đúng qui trình công nghệ, tận dụng các nguồn vật tư phế liệu và tiết kiệm được hay không…Đặc biệt là kiểm tra độ phù hợp của vật tư với yêu cầu của sản xuất.
Thông qua các số liệu trong báo cáo và ghi chép của kế toán kho của các phân xưởng, để đánh giá tình hình sử dụng vật tư người ta tiến hành hoạt động so sánh, đối chiếu các số liệu trên với các hạn mức, báo cáo sử dụng vật tư và tình hình cấp phát vật tư.
a. Hoạt động thanh lý vật tư: sau quá trình sử dụng vật tư ở các đơn vị sản xuất thường có một số lượng vật tư dôi dư hoặc không còn phù hợp với yêu cầu sản xuất của doanh nghiệp. Khi đó doanh nghiệp sẽ tiến hành hoạt động thanh lý số vật tư này, nhằm mực đích giải phóng kho, thu hồi nguồn vốn ứ đọng, liên quan đến vấn đề này là giảm chi phí dự trữ bảo quản cho doanh nghiệp
b. Hoạt động quyết toán vật tư: đây là hoạt động cuối cùng kết thúc toàn bộ quá trình đảm bảo vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp. Hoạt động này được thực hiện nhằm mục đích đánh giá hiệu quả của công tác dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp. Từ đó giúp doanh nghiệp có định hướng và biện pháp để điều chỉnh hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất ở kỳ sản xuất tiếp theo.
3.Các chỉ tiêu đánh giá sự phát triển của dịch vụ hậu cần vật tư.
Đánh giá chất lượng của các dịch vụ hậu cần vật tư được thực hiện thông qua đánh giá hiệu quả việc sử dụng vật tư trong sản xuất của các doanh nghiệp và sự phát triển của các dịch vụ trong hoạt động hậu cần vật tư cho sản xuất. Các hoạt động dịch vụ cho hậu cần vật tư đều nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng vật tư đầu vào, tiết kiệm chi phí đầu vào một cách tối đa. Phát triển các dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất hiện nay đang là nhu cầu mà hầu như mọi doanh nghiệp cần quan tâm, chỉ có đầu tư phát triển các dịch vụ này một cách tối ưu thì doanh nghiệp mới có thể giảm chi phí đầu vào và nâng cao hiệu quả quá trình phục vụ sản xuất của doanh nghiệp.
Chỉ tiêu mua vật tư được đánh giá thông qua năm chỉ tiêu chính là: đánh giá về mặt số lượng vật tư, về chất lượng vật tư, tính đồng bộ, kịp thời và chỉ tiêu về nguồn cung ứng . Trong đó chỉ tiêu về chất lượng và số lượng vật tư mua vào sẽ phản ánh hiệu quả của dịch vụ vận chuyển và bảo quản vật tư, chỉ tiêu về mặt kịp thời và chỉ tiêu về mặt đồng bộ phản ánh hiệu quả của dịch vụ chuẩn bị vật tư cho sản xuất. Chỉ tiêu về nguồn cung ứng phản ánh hiệu quả của công tác nghiên cứu đánh giá và lựa chọn nguồn hàng.
+ Đánh giá số lượng vật tư mua vào: Đây là chỉ tiêu cơ bản nhất nói lên quá trình nhập vật tư vào doanh nghiệp. Chỉ tiêu này thể hiện số lượng của một loại vật tư nào đó nhập trong kì báo cáo từ tất cả các nguồn.
Công thức tính: H1= KH TT M M x 100% H1: mức hoàn thành kế hoạch
MTT : khối lượng thực tế nhập vào của một loại vật tư MKH : khối lượng vật tư nhập vào theo kế hoạch
+ Đánh giá về mặt chất lượng: Chỉ tiêu đánh giá về mặt chất lượng của vật tư theo
công thức sau: ICL = ∑ ∑ × 1 1 i i i Q Q G : ∑ ∑ × kh i kh i i Q Q G ICL : chỉ số chất lượng
Gi: giá bán phụ thuộc vào chất lượng sản phẩm Qkh
i : khối lượng mua vật tư loại i theo kế hoạch dự kiến Q1
i : khối lượng vật tư loại i thực tế mua
+ Đánh giá về mặt kịp thời: Điều kiện quan trọng đảm bảo cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp được diễn ra nhịp nhàng, không bị gián đoạn là phải đảm bảo kịp thời lượng vật tư trong cả thời kỳ sản xuất. Phải tính toán được khối lượng vật tư có thể đảm bảo trong thời gian là bao lâu, từ đó lên kế hoạch mua vật tư nhằm đảm bảo cho sản xuất diễn ra liên tục, không bị ngừng trệ.
+ Chỉ tiêu đánh giá nguồn cung ứng vật tư: H3= CU KH T M (%)
H3: % hoàn thành kế hoạch giao vật tư của nguồn i MKH : Kế hoạch cung ứng vật tư của nguồn i TCU : thực tế thực hiện cung ứng vật tư của nguồn i ∆H= H3-100%
∆H: chênh lệch giữa kế hoạch và thực hiện. Nếu chênh lệch này mang dấu âm tức là nguồn cung ứng chưa hoàn thành trách nhiệm giao hàng của mình, và ngược lại.
III.Các nhân tố chính ảnh hưởng đến dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất của các doanh nghiệp nói chung và công ty Cổ phần Dệt công nghiệp Hà Nội nói riêng
1.Quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Quy mô sản xuất kinh doanh của các ngành, các doanh nghiệp thể hiện qua khối lượng sản phẩm sản xuất và tiêu thụ trên thị trường qua từng kì kinh doanh, doanh thu hàng năm, quy mô sản xuất trang thiết bị máy móc và cơ sở hạ tầng vật tư, quy mô thị trường của doanh nghiệp. Đây là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến khối lượng vật tư tiêu dùng do đó ảnh hưởng tới khối lượng nhu cầu vật tư. Quy mô của doanh nghiệp càng lớn thì nhu cầu về tiêu dùng vật tư càng lớn, khối lượng vật tư cần mua sắm càng tăng. Doanh nghiệp có quy mô lớn có xu hướng đa dạng hóa lĩnh vực kinh doanh. Để phục vụ cho sự phát triển này doanh nghiệp cần mua sắm vật tư với nhiều chủng loại với cơ cấu phức tạp. Công tác dịch vụ hậu cần vật tư được quan tâm và phát triển nhằm mục đích giảm bớt các chi phí đầu vào.
Dịch vụ hậu cần vật tư có nhiệm vụ quan trọng là đảm bảo cho sản xuất được tiến hành một cách đều đặn, liên tục và hiệu quả. Chính vì thế vật tư phải được đảm bảo đủ về số lượng, đúng về chất lượng và cơ cấu, kịp thời về mặt thời gian.. Quy mô doanh nghiệp càng lớn thì doanh nghiệp cần phải đẩy mạnh việc tìm kiếm các nguồn cung ứng mới, không ngừng mở rộng thị trường đầu vào, đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu vật tư của doanh nghiệp.
2. Tình hình hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp
Tài chính là nguồn đảm bảo cho việc thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư và trang bị kỹ thuật. Doanh nghiệp thường xác định một khoản tài chính cho tiêu dùng vật tư và sửa chữa, bảo dưỡng trang thiết bị của doanh nghiệp. Tình hình tài chính của doanh nghiệp được đánh giá qua các chỉ tiêu sử dụng vốn như vòng quay của vốn lưu động, các chỉ tiêu về tỷ suất lợi nhuận…qua từng kì kinh doanh.
Doanh nghiệp có tình hình tài chính mạnh, ổn định, sẽ đảm bảo cho quá trình mua sắm vật tư được diễn ra đều đặn, đúng kế hoạch, đảm bảo khả năng thanh toán các chi phí mua vât tư và các chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ.
Tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ổn định và phát triển hay đang trong tình trạng bất ổn, làm ăn thua lỗ có ảnh hưởng rất lớn đến dịch vụ hậu cần vật tư. Trong điều kiện hoạt động kinh doanh phát triển, doanh nghiệp có thể gia tăng khối lượng mua sắm vật tư, tìm kiếm nguồn hàng mới để phục vụ cho hoạt động sản xuất. Ngược lại, khi làm ăn không hiệu quả doanh nghiệp phải cắt giảm lượng vật tư mua sắm, có thể ngừng hoạt động hậu cần vật tư trong trường hợp phá sản.
Doanh nghiệp mua sắm vật tư luôn chịu ảnh hưởng và các chi phí của các nguồn hàng. Với các doanh nghiệp nhỏ sự phụ thuộc này càng lớn. Với các doanh nghiệp lớn khả năng tài chính hùng hậu có thể chi phối được các nguồn hàng, có thể tự gia công chế biến nguyên vật liệu cho sản xuất. Doanh nghiệp có thể tiến hành hội nhập dọc ngược chiều thâu tóm các nguồn vật tư thành một bộ phận trong bộ máy của công ty.
3.Nguồn nhân lực, cơ cấu tổ chức và nguyên tắc hoạt độngcủa công ty
Con người là nguồn nhân lực không thể thiếu trong quản lý và vận hành máy móc, tham gia vào mọi quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, mọi nghiệp vụ kinh doanh của doanh nghiệp. Nguồn nhân lực đóng vai trò chủ đạo trong toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh. Trong công tác dịch vụ hậu cần vật tư, cơ cấu tổ chức hoạt động có ảnh hưởng lớn đến kết quả của toàn bộ quá trình. Mọi hoạt động từ xác định nhu cầu vật tư, đến quá trình mua sắm, quản lý, tiếp nhận và sử dụng vật tư đều được phân chia rõ ràng. Nếu người lao động có chuyên môn, kinh nghiệm và năng lực thì có thể đảm bảo cho dịch vụ hậu cần đạt hiệu quả cao nhất, với chi phí thấp và bảo đảm cho quá trình diễn ra tốt đẹp. Ngược lại, người tham gia quá trình không có tay nghề và kinh nghiệm sẽ gây tổn hại trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh của doanh nghiệp, gây thất thoát, hỏng hóc, hao phí ngoài định mức lượng vật
tư kỹ thuật cho sản xuất. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động hợp lý tiết kiệm được chi phí thuê lao động, việc tổ chức hoạt động dễ dang , nhanh chóng và khoa học.
4.Nhu cầu của khách hàng và tình hình tiêu thụ sản phẩm
Doanh nghiệp sản xuất sản phẩm nhằm mục đích phục vụ nhu cầu của khách hàng và thu lợi nhuận. Nhu cầu của khách hàng về một loại hàng hóa sẽ quyết định đến cơ cấu, khối lượng, hình dáng, kích thước, công dụng…của sản phẩm. Trên cơ sở sản xuất sản phẩm doanh nghiệp tiến hành mua các loại vật tư phục vụ cho sản xuất sản phẩm. Sản phẩm càng phức tạp thì nhu cầu về số lượng, chủng loại vật tư càng lớn. Nhu cầu của khách hàng luôn luôn thay đổi, doanh nghiệp muốn thỏa mãn tốt nhất nhu cầu và thị hiếu của khách hàng. Do đó doanh nghiệp thường xuyên tiến hành cải tiến mẫu mã, chất lượng, và nghiên cứu chế tạo các sản phẩm mới. Điều đó đặt ra yêu cầu cho công tác dịch vụ hậu cần vật tư phải luôn luôn linh hoạt, thay đổi kịp thời để đáp ứng được nhu cầu mua sắm vật tư phù hợp cho sản xuất.
Tình hình tiêu thụ sản phẩm có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động dịch vụ hậu cần vật tư. Sản phẩm của doanh nghiệp tiêu thụ tốt trên thị trường, đáp ứng được nhu cầu và thị hiếu của khách hàng thì nhu cầu vật tư cho sản xuất phải được đảm bảo, vận động liên tục và gia tăng. Ngược lại sản phẩm không tiêu thụ được doanh nghiệp phải ngừng mua sắm vật tư, chuyển hướng kinh doanh, nghiên cứu phát triển sản phẩm cũ hoặc chuyển hướng sản xuất các sản phẩm khác.
5. Yếu tố kỹ thuật công nghệ
Mọi doanh nghiệp sản xuất đều có trang thiết bị cho sản xuất sản phẩm. Đặc biệt các doanh nghiệp thuộc ngành công nghiệp thì cơ sở trang thiết bị là nguồn tài sản cố định lớn của công ty. Ngày nay tiến bộ khoa học phát triển như vũ bão, mở ra kỷ nguyên công nghiệp với khả năng sản xuất công suất lớn. Khối lượng sản phẩm sản xuất gia tăng đòi hỏi lượng vật tư lớn cho sản xuất. Sự phát triển công nghệ còn buộc doanh nghiệp phải thường xuyên đổi mới công nghệ. Sự tiến bộ trong khoa học công nghệ giúp sử dụng vật tư kỹ thuật tiết kiệm hơn, tạo ra những nguồn vật liệu mới giá thành hạ và chất lượng tốt hơn với nhiều tính năng vượt trội.
Thời đại công nghệ thông tin khoảng được thu hẹp và liên kết hợp tác không biên giới.Doanh nghiệp có thể lựa chọn các nguồn vật tư nhập khẩu, lựa chọn đối tác làm ăn nước ngoài, việc đàm phán kí kết hợp đồng không gặp khó khăn do sự hỗ trợ của công nghệ thông tin.
Tuy nhiên doanh nghiệp cần phải thận trọng trong việc áp dụng các công nghệ mới, nó có thể làm sản phẩm của doanh nghiệp bị lạc hậu hoặc kém chất lượng hơn bởi các sản phẩm được tạo ra từ công nghệ cũ., điều này sẽ làm giảm tính cạnh tranh của doanh nghiệp. Khi đầu tư vào việc mua sắm một công nghệ mới doanh nghiệp cần tính toán đến chu kì sống của công nghệ. Lựa chọn mua công nghệ đang trong giai đoạn đầu của chu kì phát triển. Nếu doanh nghiệp chọn mua công nghệ đang sống trong giai đoạn cuối trong lúc này sẽ nhanh chóng trở thành lạc hậu trong tương lai không xa.
6. Tình hình phát triển kinh doanh dịch vụ logistics tại Việt Nam . Đây là nhân tố ảnh hưởng đến sự phát triển dịch vụ hậu cần của các doanh nghiệp. Trong xu thế hiện nay việc sử dụng các dịch vụ logistics thực tế giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí, nâng cao được hiệu quả quá trình mua sắm vật tư cho sản xuất. Thực tế tại Việt Nam, các công ty dịch vụ logistics thực sự chưa nhiều, các sản phẩm dịch vụ còn thiếu đồng bộ và năng lực chuyên môn chưa cao. Do đó việc thuê các công ty dịch vụ thực hiện việc chuyển giao vật tư còn hạn chế.
Chương II: Phân tích thực trạng dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất của công ty Cổ Phần dệt Công nghiệp Hà Nội.
I.Tổng quan giai đoạn phát triển dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất của công ty Cổ phần dệt Công nghiệp Hà Nội.
1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. 1.1Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty cổ phần dệt công nghiệp Hà Nội hiện nay là một doanh nghiệp sở hữu 51% vốn Nhà nước trực thuộc Tập đoàn Dệt- May Việt Nam (Bộ công nghiệp). Tên giao dịch quốc tế HAICATEX (Hanoi Industrical Textile Company), trụ sở chính của Công ty đặt tại 93 Lĩnh Nam- phường Mai Động – Quận Hoàng Mai – Hà Nội.
Công ty được thành lập tháng 04/1967, tiền thân là một xí nghiệp thành viên của nhà máy liên hiệp dệt Nam Định.
a.Giai đoạn trước cổ phần hóa ( từ 1967-2004).
Tên gọi ban đầu của nhà máy là Nhà máy dệt chăn, địa điểm tại Xã Vĩnh Tuy- Thanh trì-Hà Nội. Sản phẩm chính của xí nghiệp là chăn chiên được sản xuất từ phế liệu bông đay và sợi rối của nhà máy dệt Nam Định. Sau khi chuyển địa điểm về Hà Nội, di đòi hỏi của sản xuất công ty phải mua nguyên liệu của các công ty khác như: Dệt 8/3, Dệt kim Đông Xuân...
Từ năm 1970 công ty đã trải qua những bước tiến dài trong chặng đường phát triển.
Năm 1970 với sự trợ giúp của Trung Quốc xí nghiệp tiến hành lắp đặt dây chuyền sản xuất vải mành từ sợi bông để cung cấp nguyên liệu cho Nhà máy cao su Sao Vàng làm nốp xe đạp.
Năm 1973, xí nghiệp trả lại dây chuyền dệt chăn cho nhà máy dệt Nam Định, đồng thời tiến hành lắp đặt dây chuyền sản xuất vải bạt. Với hai dây chuyền sản xuất song song nhau, tình hình sản xuất của xí nghiệp dần đi vào ổn định và phát