II. Thực trạng dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất của công ty Cổ phần dệt
1.2.3. Tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư kỹ thuật
a. Nghiên cứu thị trường
Công việc nghiên cứu thị trường vật tư cho sản xuất được thực hiện bởi phòng nghiên cứu thị trường của công ty. Thị trường mua sắm các yếu tố vật tư cho sản xuất
của công ty Dệt Công nghiệp Hà Nội được chia thành hai loại thị trường : thị trường trong nước và thị trường nước ngoài.
- Với thị trường trong nước, ban đầu khi mới thành lập, được sự bảo hộ của nhà nước công ty có quan hệ mua bán với 90% các nhà cung ứng nội địa. Sau một thời gian chuyển đổi cơ chế, do các doanh nghiệp nhà nước không đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật của vật tư cho sản xuất, nên công ty phải giảm lượng mua nguyên vật liệu trong nước, mở rộng làm ăn với nước ngoài.
-Với thị trường nước ngoài, trong giai đoạn chuyển đổi cơ chế kinh tế, công ty đã gặp rất nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm các nguồn cung ứng đầu vào cho sản xuất đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật. Các nguồn cung ứng nước ngoài là sự lựa chọn duy nhất cho công ty. Ban đầu công ty thiết lập được rất ít các mối quan hệ mua bán với nước ngoài. Thông tin về nguồn cung ứng nước ngoài còn thiếu, nghèo nàn, thô sơ và không đáng tin cậy.Trong quá trình phát triển công ty dần khẳng định được vị thế của mình trên thị trường do đó ngày càng nhiều nhà cung ứng tìm đến đặt quan hệ làm ăn với công ty. Công ty tiến hành hoạt động nghiên cứu thị trường thường xuyên và liên tục để đảm bảo luôn có đầy đủ thông tin về nguồn hàng cho sản xuất, tìm kiếm các nguồn cung ứng mới sẵn sàng cho những thay đổi trong nhu cầu vật tư cho sản xuất. Công ty có nhiều nguồn cung ứng, đa dạng hóa đầu vào nhằm giảm sự phụ thuộc vào nguồn hàng và giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh.
Đến năm 2008, công ty dệt vải Công nghiệp Hà Nội đã thực hiện giao dịch trực tiếp với một số lượng lớn các công ty cung ứng vật tư kỹ thuật của nước ngoài. Nhờ giao dịch trực tiếp nên công ty giảm được nhiều chi phí trung gian và giải quyết các tranh chấp nhanh chóng.
Dưới đây là bảng danh mục một số nhà cung ứng vật tư kỹ thuật chính cho sản xuất của công ty Dệt vải Công nghiệp Hà Nội.
(giai đoạn từ 2001-2007)
Tên nhà cung ứng Loại NVL mua Xếp hạng Khả năng cung ứng
1.Bermertex Enterpriese LTD 2. FRP services& Co LTD 3. Prem International PTE LTD 4.Kolon Glotech INC
5.Hyosung Corporation
6. Ramsay McDonald PTY LTD
7. Kiaratex Exports PTE LTD 8.Tubilant Organosys LTD 9. Nippor Zeon LTD 10. Omnova Solution INC 11.Mỏ than Làng Cẩm, Thái Nguyên
12.Doanh nghiệp Minh Huy
Sợi N6-840D Sợi N6-840D Sợi N6-840D Xơ PP/ ISO 9000 Xơ PP, PE, PE/PP Xơ PP
Xơ PP/ ISOo 9000 VP latex & SBR latex VP latex & SBR latex VP latex & SBR latex Than mỡ Than mỡ Nhất Nhì Ba Nhì Nhất Ba Bốn Nhất Nhì Ba Nhất Nhì 1200MT/NĂM 1000MT 200.000MT 100.000MT
Nguồn: phòng kinh doanh xuất nhập khẩu.
Các tài liệu thu thập thông tin trên thị trường về nguồn cung ứng được lấy từ hai nguồn cơ bản: nguồn sơ cấp và nguồn thứ cấp. Trong đó nguồn thứ cấp có độ tin cậy cao hơn và có giá trị hơn. phòng nghiên cứu thị trường sẽ lập bản chi tiết các nguồn hàng cung ứng theo các tiêu chí đánh giá của công ty về chất lượng, giá cả, uy tín các nguồn cung ứng, kỹ thuật….Báo cáo này sẽ là cơ sở cho phòng sản xuất kinh doanh tiến hành chọn nguồn cung ứng và thực hiện giao dịch đàm phán mua sắm vật tư hàng hóa cho sản xuất kinh doanh của công ty. Công việc đánh giá nguồn cung ứng được tiến hành định kỳ theo từng quý, 6 tháng và một năm.
b. Tiến hành thương lượng và đặt hàng
Dựa trên cơ sở nghiên cứu và đánh giá nguồn cung ứng và các đơn chào hàng, công ty lựa chọn được nhà cung ứng, giao dịch đàm phán và kí kết hợp đồng.
Công ty gửi bản yêu cầu báo giá đến các doanh nghiệp cung ứng nước ngoài, các nhà cung ứng sẽ gửi bảng báo giá đến cho công ty đặt quan hệ mua bán vật tư. Công ty phản hồi đơn chào hàng của các doanh nghiệp cung ứng nước ngoài bằng
việc phát hành đơn đặt hàng với các điều kiện mới. Với các nhà cung ứng trong nước công ty sẽ cử nhân viên mua hàng trực tiếp gặp mặt thương lượng các yếu tố trong mua bán vật tư.
Hoạt động thương lượng và mua bán vật tư trong nước diễn ra nhanh chóng, đơn giản và thuận tiện. Hai bên trực tiếp gặp mặt và thương lượng các vấn đề trong hợp đồng như: giá cả vật tư, các khoản giảm giá, điều kiện giao nhận vật tư, điều kiện vận chuyển, các điều kiện khác có liên quan…và cách xử lý khi sai phạm hợp đồng.
Việc thương lượng và đặt hàng với các nhà cung ứng nước ngoài chủ yếu tiến hành qua điện thoại, fax, hoặc trực tiếp gặp gỡ văn phòng đại diện của các công ty nước ngoài đặt tại Việt Nam.
Thời gian phát hành đơn hàng của công ty Dệt vải công nghiệp Hà Nội: - Với doanh nghiệp trong nước: tiến hành phát hành đơn hàng hai tuần sau khi thương lượng và thỏa thuận trực tiếp với nhà cung ứng, hoặc một tháng trước ngày giao hàng.
- Với nguyên vật liệu nhập khẩu: sau khi có hồi âm về nguồn cung ứng về đơn đặt hàng của doanh nghiệp, công ty sẽ tiến hành soạn thảo đơn hàng với các điều kiện chính thức được thỏa thuận giữa hai bên. Thời gian phát hành đơn hàng từ một đến hai tháng trước ngày hàng hóa được xếp lên tàu.
Trong các trường hợp đặc biệt như yêu cầu khẩn cấp cho sản xuất hoặc sự thay đổi kế hoạch sản xuất, thì thời gian phát hành đơn hàng có thể thay đổi.
Nội dung của đơn đặt hàng bao gồm: số liệu, ngày tháng giao nhận, tên nhà cung ứng, khối lượng chất lượng hàng hóa cung ứng, giá cả và các điều kiện vận chuyển, giao nhận, phương thức thanh toán, quy cách đóng gói, các điều kiện khác như tên hàng, qui cách chủng loại, cách ghi chú, chữ ký hai bên dấu xác nhận…
c. Theo dõi đặt hàng và giao nhận hàng hóa
Công ty theo dõi toàn bộ quá trình từ khi kí hợp đồng đến lúc hàng hóa được
giao nhận trong kho. Sau khi nhận được thông tin về nguyên vật liệu đã được giao,
nhân viên phòng mua hàng chuẩn bị làm thủ tục giao nhận hàng hóa. Do công ty
không có phương tiện vận chuyển cho giao nhận hàng, nên hầu hết trong các nghiệp
vụ mua bán vật tư các nguồn cung cấp đều vận chuyển tận nơi. Do đó giá thành mua vật tư luôn cao hơn giá trị trường do giao nhận trọn gói.
Vật tư mua tại Việt Nam thì thủ tục giao nhận tương đối đơn giản nhân viên mua hàng chỉ cần thông báo với bộ phận quản lý kho vật tư thời gian vật tư được vận chuyển đến, bộ phận quản lý kho sẽ chuẩn bị mọi điều kiện cho giao nhận vật tư. Vật tư mua bởi các nguồn trong nước được vận chuyển đến tận các kho của doanh nghiệp, vì thế việc giao nhận diễn ra đơn giản, thủ tục giao nhận bao gồm các bước sau:
+ Nhà cung ứng vật tư vận chuyển vật tư đến kho vật tư của doanh nghiệp, theo các điều kiện được thỏa thuận trong hợp đồng.
+ Bộ phận kho chuẩn bị các điều kiện cho giao nhận vật tư và tiến hành giao nhận vật tư.
Bước đầu kiểm tra toàn bộ lô hàng nhập.
Bước hai: Lập phiếu kiểm nghiệm chất lượng, đây là nguồn thông tin để đánh giá các nguồn cung ứng
Bước ba: tiến hành nhập lô hàng( nếu lô hàng đủ tiêu chuẩn)
Bước bốn: thanh toán tiền hàng theo phương thức đã thỏa thuận trong hợp đồng. Thông thường với các nguồn cung ứng trong nước công ty thanh toán trước 30% tổng giá trị hợp đồng, số còn lại được thanh toán một tháng sau khi giao nhận hàng.
Vật tư nhập khẩu nước ngoài làm thủ tục giao nhận và vận chuyển phức tạp hơn rất nhiều. Thủ tục bao gồm các bước:
- Xin giấy phép nhập khẩu nguyên vật liệu. Công ty xin giấy phép nhập khẩu cho toàn bộ nguyên vật liệu nhập khẩu trong thời gian một năm. Do ban quản lý các khu vực công nghiệp và chế xuất Hà Nội cấp vào đầu năm.
- Làm thủ tục hải quan cho từng lô hàng nhập khẩu: sau khi giao hàng công ty cung ứng sẽ gửi cho phòng sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty Dệt công nghiệp Hà Nội bộ hồ sơ để làm thủ tục hải quan. Bộ hồ sơ của một lô hàng nhập khẩu gồm có: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận tải đơn, giấy chứng nhận xuất sứ… Bộ phận mua hàng căn cứ vào hồ sơ nhận được tiến hành làm các thủ tục hải quan
cần thiết như: khai báo hải quan, kiểm hóa lô hàng, thanh toán tiền thuế nhập khẩn, thanh toán tiền hàng….
- Thuê phương tiện vận chuyển vật tư về doanh nghiệp. Làm thủ tục thanh toán thuế nhập khẩu cho nguyên vật liệu nhập khẩu.
- Xác nhận đã nhận hàng gửi cho nhà xuất khẩu vật tư. Công ty tiến hành thanh toán theo các phương thức ddasxt\ thỏa thuận, thông thường công ty trả tiền sau một tháng kể từ ngày giao hàng.
Mọi loại vật giấy tờ có liên quan trong quá trình giao nhận ( hợp đồng mua bán, phiếu kiểm nghiệm chất lượng…) đều được công ty lưu giữ trong tập hồ sơ “các nguồn cung ứng vật tư”. Hồ sơ là cơ sở cho việc theo dõi quá trình giao nhận của các nguồn cung ứng và đánh giá chất lượng thực tế các nguồn cung ứng.
d. Kiểm tra chất lượng vật tư và tiến hành nhập kho nguyên vật liệu.
Sau khi phân loại vật tư nhập khẩu, phòng quản lý sản xuất tiến hành kiểm tra lô hàng, xác nhận đánh giá chất lượng vật tư. Lô hàng được kiểm nghiệm và đánh giá có chất lượng phù hợp sẽ được nhập khẩu vào kho của doanh nghiệp. Nhân viên quản lý kho kiểm kê số lượng, qui cách chủng loại vật tư giao nhận, đối chiếu với hợp đồng, chứng từ mua bán xác nhận sự phù hợp. Nếu kiểm tra không có gì bất thường xảy ra thì tiến hành đăng kí vào sổ và nhập vào kho.
Chứng từ nhập kho nguyên vật liệu được thủ kho lập và gửi đến phòng sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu và phòng kế toán. Chứng từ là căn cứ thanh toán tiền mua nguyên vật liệu và theo doi trên sổ kế toán của công ty.
Cuối cùng công ty thực hiện thanh toán tiền hàng. Việc thanh toán được thực hiện theo các phương thức đã thỏa thuận trong hợp đồng. Về phương thức thanh toán thực hiện:
+ Với các nguồn cung ứng trong nước ,hồ sơ thanh toán bao gồm: hóa đơn bán hàng, đơn đặt hàng, phiếu kiểm nhận, kiểm nghiệm chất lượng, phiếu nhập kho…
Thanh toán trước 30% tổng giá trị lô hàng, 70% còn lại được trả sau hai tuần hoặc một tháng kể từ ngày giao hàng.
+ Với nguồn cung ứng từ nước ngoài thủ tục thanh toán cũng vô cùng phức tạp, đòi hỏi phải có kinh nghiệm và yêu cầu nghiệp vụ thanh toán ngoại thương. Bộ hồ sơ thanh toán cần có thêm các giấy tờ khác: tờ khai hải quan, hóa đơn hải quan, hóa đơn thương mại, vận đơn vận chuyển… Việc thanh toán tiền hàng cho nhà xuất khẩu nước ngoài trả trực tiếp hoặc chuyển khoản sau hai tháng sau khi khi giao hàng.
2. Các hoạt động dịch vụ hậu cần vật tư tại công ty Cổ phần dệt Công nghiệp Hà Nội.
2.1 Dịch vụ xây dựng các định mức tiêu dùng cho nguyên vật liệu
Xây dựng định mức tiêu dùng cho nguyên vật liệu là hoạt động đầu tiên giúp cho quá trình xác định nhu cầu vật tư cho sản xuất của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Hoạt động xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng giúp xác định đúng khối lượng vật tư mua sắm, giảm tối thiểu các chi phí không cần thiết.
Đây là hoạt động do phòng kỹ thuật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm xây dựng. Mức tiêu dùng nguyên vật liệu là khối lượng nguyên vật liệu tối đa cho phép để sản xuất ra một sản phẩm trong điều kiện lịch sử (công nghệ) nhất định. Định mức tiêu hao nguyên vật liệu là một công việc quan trọng tạo cơ sở cho việc lập kế hoạch mua sắm vật tư đồng thời theo dõi việc thực hiện kế hoạch tiêu dùng vật tư.Chỉ khi xây dựng được định mức thì việc lập kế hoạch mua vật tư và sử dụng vật tư mới chính xác và đạt hiệu quả cao.
Phòng kỹ thuật dựa vào đặc điểm của công nghệ và máy móc kỹ thuật, dựa vào yếu tố cấu tạo nên sản phẩm cũng như yêu cầu, chất lượng, chủng loại sản phẩm và hệ số sử dụng nguyên vật liệu để xây dựng mức tiêu dùng vật tư cho mỗi loại sản phẩm. Do sự thay đổi cải tiến trong công nghệ sản xuất và thay mới trang thiết bị với công suất lớn hơn, phòng kỹ thuật đã phải liên tục xây dựng lại các định mức nguyên vật liệu. Các định mức được xây dựng sau luôn hợp lý, khoa học và tiết kiệm hơn so với các định mức trước đó. Do vậy hoạt động sản xuất của doanh nghiệp ngày càng hiệu quả và phát triển trên thị trường cả trong và ngoài nước.
Dưới đây là một số định mức được xây dựng ban hành áp dụng cho sản phẩm vải mành nhúng keo 1680D trên hai dây chuyền mới và vải mành nhúng keo.
ĐỊNH MỨC KINH TẾ KỸ THUẬT VẢI MÀNH NHÚNG KEO 1680D TRÊN HAI DÂY TRUYỀN MỚI
Ban hành ngày 2/11/2007
STT Hạng mục Đơn vị tính Định mức
1
Nguyên vật liệu chính:
-Dây truyền mới PA:se sợi-dệt –nhúng keo -Cotton: Dệt-nhúng keo Kg/kg SP Kg/kgSP 1.003-1.0069 1.0305-1.0380 1.0015
2 Vật liệu phụ:-Hóa chất: keo số 2 của Đức -Bao bì đóng gói Kg/kg SP Kg/kgSP 0.113 170 3 Điện Kwh/kg SP 2.2 4 Than Kg/kg SP 10
5 Hiệu suất thiết bị % 87
6 Phụ tùng thay thếMáy nhúng keo, máy xe Máy dệt
% chi phí gia công
5 5 7 Số lượng máy dệt:Kí hiệu 20.130 cho hai máy Picanol hoặc
3
Kg/ ca 2384 -3476
8 Số lượng máy nhúng keo Kg/ chiếc 5319 -6123
Nguồn: Phòng kỹ thuật công ty cổ phần dệt CN Hà Nội
ĐỊNH MỨC KINH TẾ KỸ THUẬT VẢI MÀNH NHÚNG KEO Ban hành ngày 2/11/2007
STT Hạng mục Đơn vị tính Định mức
1 Nguyên vật liệu chính: +Dây chuyền cũ:
-PA: Se sợi D/1-xuất xứ Trung Quốc Se sợi D/1 không xuất xứ từ TQ Se sợi D/2 Kg/kg SP Kg/kgSP Kg/kgSP 1.00015 1.0005 1.0045
Dệt-nhúng keo
-Cotton: suốt-dệt-nhúng keo +Dây chuyền mới:
-PA: se sợi D/2- dệt-nhúng keo -Cotton: dệt- nhúng keo. Kg/kgSP Kg/kgSP Kg/kgSP Kg/kgSP 1.012-1.005 1.003-1.006-1.0005 1.003-1.0069-1.0005 1.0380-1.0005 2 Vật liệu phụ 1200D/1 tính theo 840D/2 Hóa chất: 840D/1-840D/2 1260D/2-1890D/2 Chaffer và bạt Bao bì đóng gói 840D/1 và 840D/2 Kg/kgSp Kg/kgSp Kg/kgSp VNĐ/kgSP 0.130-0.116 0.114-0.113 0.260 và 0.3 280-185.160 3 Than 840D/1 Than 840D/2. Than 1260D/2 Các loại khác Kg/kgSP Kg/kgSP Kg/kgSP Kg/kgSP 1.20 1.00 0.90 1.00
4 Hiệu suất thiết bị % 85
Nguồn: phòng kỹ thuật công ty cổ phần Dệt CN Hà Nội Định mức tiêu dùng nguyên vât liệu là cơ sở để lập kế hoạch mua sắm vật tư kỹ thuật cho sản xuất. Công ty tiến hành xây dựng các định mức theo năm cho mỗi loại vật tư và mỗi dây chuyền sản xuất. Phòng kỹ thuật là bộ phận thực hiện hoạt động này.
2.2 Hoạt động dịch vụ vận tải cho giao nhận vật tư và cấp phát vật tư
Công ty thực hiện giao nhận chủ yếu là đi thuê vận tải, sử dụng các dịch vụ
