Luận văn Hoàn thiện quản trị chuỗi cung ứng tại công ty CP Gas Petrolimex

Qua thời gian côngtác tại Công ty Cổ phần Gas Petrolimex tôi nhận thấy khâu hậu cần kinhdoanh tại đơn vị còn một số hạn chế như khâu nhập hàng, vận chuyển, lưukho, hay dịch vụ khách hàng

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày 07/11/2006 Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức của tổchức Thương mại Thế giới (WTO) Điều này đã mở ra thời cơ lớn cho nềnkinh tế Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp Việt Nam nói riêng Làthành viên của WTO, các doanh nghiệp Việt Nam sẽ có được một môi trườngkinh doanh rộng mở, năng động… Tuy nhiên bên cạnh đó là những tháchthức cũng không hề nhỏ đặt ra đối với các doanh nghiệp của chúng ta Đóchính là sự cạnh tranh khốc liệt trong mọi hoạt động, bởi chúng ta cũng phảithực hiện cam kết trong lộ trình gia nhập WTO Để không bị thất bại ngaytrên “sân nhà”, đồng thời có cơ hội để vươn ra thị trường bên ngoài thì mỗidoanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện, cải tiến hoạt động sản xuất kinhdoanh, tiếp cận với tư tưởng quản trị hiện đại của thế giới

Trước đây, hàng hoá không được sản xuất đúng nơi và đúng lúc khi conngười muốn tiêu dùng Bởi vậy, đã gây ra các bất cập như:

- Chi phí sản xuất, cung ứng cao

- Giá trị sản phẩm tạo ra không cao

- Không thỏa mãn tối đa nhu cầu người tiêu dùng …

Từ đó dẫn đến tính cạnh tranh thấp, không đáp ứng được nhu cầu củakhách hàng, hiệu quả kinh doanh thấp

Logistics ra đời đã giúp chúng ta có thể sử dụng các nguồn lực mộtcách tối ưu Chính nhờ hoạt động hậu cần mà giá trị sản phẩm hàng hoá đãđược gia tăng (phần giá trị thời gian, giá trị địa điểm), đồng thời với các kếthợp chặt chẽ từ khâu nguyên liệu đầu vào đến khâu tiêu thụ đã giảm thiểu chi

phí sản xuất kinh doanh, tạo ra lợi thế cạnh tranh lớn cho các doanh nghiệp,đặc biệt là trong môi trường cạnh tranh khốc liệt.

Công ty Cổ phần Gas Petrolimex là một đơn vị kinh doanh mặt hàngkhí đốt hoá lỏng (LPG), cũng đang gặp phải những cạnh tranh hết sức lớn từcác doanh nghiệp khác Ngoài ra theo các cam kết gia nhập WTO, chúng ta sẽphải mở cửa dần trong lĩnh vực năng lượng từ năm 2009 Qua thời gian côngtác tại Công ty Cổ phần Gas Petrolimex tôi nhận thấy khâu hậu cần kinhdoanh tại đơn vị còn một số hạn chế như khâu nhập hàng, vận chuyển, lưukho, hay dịch vụ khách hàng …

Do vậy, tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện quản trị chuỗi cung ứng tại Công ty Cổ phần Gas Petrolimex” trong khoá học Thạc sỹ Quản trị kinh

doanh, niên khoá 2005-2008 của mình

2 Mục đích nghiên cứu:

Luận văn tập trung nghiên cứu và hệ thống cơ sở lý luận có liên quanđến các hoạt động quản trị chuỗi cung ứng trong một doanh nghiệp trong nềnkinh tế thị trường

Phân tích thực trạng các hoạt động quản trị chuỗi cung ứng của Công ty

Cổ phần Gas Petrolimex

Đề xuất một số giải pháp nhằm ứng dụng cơ sở lý thuyết quản trị chuỗicung ứng vào hoạt động của Công ty Cổ phần Gas Petrolimex nhằm hoànthiện quản trị chuỗi cung ứng của Công ty trong điều kiện mức độ cạnh tranhcủa ngành ngày càng cao

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu những vấn đề lý

luận, thực trạng và giải pháp để ứng dụng cơ sở quản trị chuỗi cung ứng trong

các doanh nghiệp; như quản trị dự trữ, vận tải, kho bãi, dịch vụ khách hàng,

hệ thống thông tin trong quản trị, …

Phạm vi nghiên cứu: Luận văn đi sâu nghiên cứu thực trạng, và các

giải pháp nhằm ứng dụng cơ sở lý luận quản trị chuỗi cung ứng; (hay các vấn

đề quản trị dự trữ, vận tải, kho bãi, dịch vụ khách hàng, hệ thống thông tintrong quản trị, …được nêu ở trên) tại Công ty Cổ phần Gas Petrolimex

4 Phương pháp nghiên cứu: Luận văn sử dụng phương pháp thống kê,

phương pháp phân tích tổng hợp, …

5 Những đóng góp của luận văn:

Hệ thống hoá những kiến thức cơ bản về quản trị chuỗi cung ứng củamột doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực khí đốt hoá lỏng

Phân tích thực trạng quản trị chuỗi cung ứng tại Công ty Cổ phần GasPetrolimex qua đó làm rõ những việc đã làm được, những vấn đề còn hạn chế,cũng như những nguyên nhân dẫn đến sự tồn tại đó

Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị chuỗi cung ứng hànghoá tại Công ty Cổ phần Gas Petrolimex

6 Kết cấu của luận văn:

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của luận văn được trìnhbày qua 3 chương:

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG CỦA

DOANH NGHIỆP CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX.

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG

CỦA DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát về quản trị chuỗi cung ứng

1.1.1 Khái niệm

Chuỗi cung ứng là một mạng lưới gồm các tổ chức có liên quan, thôngqua các mối liên kết phía trên và phía dưới, trong các quá trình và hoạt dộngkhác nhau, sản sinh ra giá trị dưới hình thức sản phẩm dịch vụ trong tay ngườitiêu dùng cuối cùng

Về cơ bản, chuỗi cung ứng là một tổng thể giữa hàng loạt các nhà cungứng và khách hàng được kết nối với nhau, trong đó, mỗi khách hàng, đến lượtmình lại là nhà cung ứng cho tổ chức tiếp theo cho đến khi thành phẩm đếntay người tiêu dùng Chuỗi này được bắt đầu từ việc khai thác các nguyên liệunguyên thủy và người tiêu dùng là mắt xích cuối cùng của chuỗi Nó là mộtmạng lưới bao gồm những đơn vị, công đoạn có liên quan đến nhau trong việckhai thác tài nguyên nhằm sản xuất ra sảm phẩm phục vụ cho người tiêudùng, kể các công đoạn trung gian như vận tải, kho bãi, bán buôn, bán lẻ vàbản thân khách hàng Trong nội bộ của một doanh nghiệp cũng có chuỗi cungứng nội bộ, bao gồm các bộ phận sản xuất, các bộ phận phục vụ và các bộphận chức năng có liên quan đến thỏa mãn nhu cầu của khách hàng như pháttriển sản phẩm mới, tiếp thị, vận hành, phân phối, tài chính và dịch vụ kháchhàng

Thuật ngữ Quản trị chuỗi cung ứng (Supply Chain Management –SCM) vẫn còn khá mới mẻ với phần lớn các công ty ở Việt Nam mặc dù đãđược nghiên cứu và mang lại nhiều tác dụng thực tiễn to lớn trên thế giới.Quản trị chuỗi cung ứng có thể hiểu đơn giản là sự phối kết hợp nhiều thủpháp nghệ thuật và khoa học nhằm cải thiện cách thức các công ty tìm kiếm

nguồn nguyên liệu cấu thành sản phẩm/dịch vụ, sau đó sản xuất ra sảnphẩm/dịch vụ đó và phân phối tới các khách hàng Điều quan trọng đối vớiQuản trị chuỗi cung ứng là việc làm thế nào để hiểu được sức mạnh của cácnguồn tài nguyên và mối tương quan giữa chúng trong toàn bộ dây chuyềncung ứng sản xuất.

Theo Ủy ban kinh tế và xã hội châu Á Thái Bình Dương (Economicand Social Commission for Asia and the Pacific – ESCAP) thì SCM là kháiniệm mang tính chiến lược về quản trị chuỗi quan hệ từ nhà cung cấp nguyênliệu – đơn vị sản xuất - đến người tiêu dùng Khái niệm SCM chú trọng việcphát triển các mối quan hệ với đối tác, kết hợp chặt chẽ giữa nhà sản xuất vớinhà cung cấp, người tiêu dùng và các bên liên quan như các công ty vận tải,kho bãi, giao nhận và các công ty công nghệ thông tin

Tóm lại, quản trị chuỗi cung ứng là quá trình hoạch định, thực hiện vàkiểm soát có hiệu lực, hiệu quả việc chu chuyển và dự trữ hàng hoá, dịch vụ

… và những thông tin có liên quan, từ điểm đầu đến điểm cuối cùng với mụctiên thoả mãn nhu cầu của người tiêu dùng

1.1.2 Phân biệt quản trị chuỗi cung ứng và logistics

Thuật ngữ “chuỗi cung ứng” được đưa ra lần đầu bởi các nhà tư vấnvào đầu những năm 80 và từ đó đã nhận được sự quan tâm rất lớn của giớinghiên cứu, các học giả và các doanh nhân Trong nhiều trường hợp, thuậtngữ “logistics” và “chuỗi cung ứng” được dùng để thay thế cho nhau mặc dù

về bản chất, đây là hai khái niệm riêng biệt

Quản trị chuỗi cung ứng (SCM) trên nhiều khía cạnh xuất phát từlogistics Chính vì vậy, quan điểm “truyền thống” xem SCM như là một phầncủa logistics, hỗ trợ cho logistics Quan điểm “tái định vị” lại cho rằnglogistics nên được đặt tên lại bởi một thuật ngữ chính xác hơn là quản trị

chuỗi cung ứng Thực ra, cũng cần phải nói đôi khi vận chuyển cũng đượcgán cho cái tên là logistics, ví dụ: những xe vận chuyển hạng nặng thườngđược viết ở thân xe với dòng chữ “logistics” thay cho “vận chuyển” Tuynhiên, để trở thành một công ty chuyên nghiệp hoạt động trong lĩnh vựclogistics, cần nhiều hơn việc chỉ thay đổi mỗi một cái tên Quan điểm “hợpnhất” xem logistics là một phần của một thực thể rộng lớn hơn, SCM Cuốicùng, quan điểm “kết hợp” đề xuất việc có một phần giao nhau giữa logistics

và SCM, nhưng mỗi khái niệm lại có một phần khác tách rời và phân biệt

Sơ đồ 1.1: Bốn quan điểm về logistics và SCM (Nguồn: Larson,

P.&Halldorsson, A (2004))

Trong phạm vi đề tài này, quản trị chuỗi cung ứng được nhìn nhận theoquan điểm hợp nhất, có nghĩa là logistics một phần của quản trị chuỗi cungứng

Tuy nhiên, quản trị chuỗi cung ứng nếu hiểu theo nghĩa rộng thì là sựkết hợp của nhiều doanh nghiệp có liên quan đến nhau trong cả một quốc gia,thậm chí ở nhiều quốc gia khác nhau Đề tài này cũng chỉ nghiên cứu quản trịchuỗi cung ứng trong phạm vi một doanh nghiệp cụ thể

1.1.3 Quá trình phát triển

Quản trị chuỗi cung ứng đã được phát triển qua 3 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Phân phối vật chất

Vào những năm 60, 70 của thế kỷ XX, người ta bắt đầu quan tâm đếnvấn đề quản lý một cách có hệ thống những hoạt động có liên quan với nhau

để đảm bảo phân phối sản phẩm, hàng hoá cho khách hàng một cách có hiệuquả Những hoạt động đó bao gồm: vận tải, phân phối, bảo quản hàng hoá,quản lý tồn kho, bao bì đóng gói, phân loại, dán nhãn … những hoạt động nêutrên được gọi là phân phối/cung ứng sản phẩm vật chất hay còn có tên gọi làlogistics đầu ra

Giai đoạn 2: Hệ thống logistics

Đến những năm 80, 90 của thế kỷ XX, các công ty tiến hành kết hợpquản lý 2 mặt: đầu vào (gọi là cung ứng vật tư) với đầu ra (phân phối sảnphẩm), để tiết kiệm chi phí, tăng thêm hiệu quả của quá trình này Sự kết hợp

đó được gọi là hệ thống logistics

Giai đoạn 3: Quản trị chuỗi cung ứng (dây chuyền cung ứng)

Đây là khái niệm mang tính chiến lược về quản trị chuỗi nối tiếp cáchoạt động từ người cung cấp – đến người sản xuất – khách hàng tiêu dùng sảnphẩm, cùng với việc lập các chứng từ có liên quan, hệ thống theo dõi, kiểmtra, làm tăng thêm giá trị sản phẩm Khái niệm này coi trọng việc phát triểncác quan hệ với đối tác, kết hợp chặt chẽ giữa người sản xuất với người cungcấp, với người tiên dùng và các bên có liên quan, như: các công ty vận tải.kho bãi, giao nhận và người cung cấp công nghệ thông tin

1.1.4 Tầm quan trọng

Đối với các công ty, quản trị chuỗi cung ứng có vai trò rất lớn, bởi quảntrị chuỗi cung ứng giải quyết cả đầu ra lẫn đầu vào của doanh nghiệp mộtcách hiệu quả Nhờ có thể thay đổi các nguồn nguyên vật liệu đầu vào hoặctối ưu hoá quá trình luân chuyển nguyên vật liệu, hàng hoá, dịch vụ mà quảntrị chuỗi cung ứng có thể giúp tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh chodoanh nghiệp

Có không ít công ty đã gặt hái được nhiều thành công lớn nhờ biết soạnthảo chiến lược và giải pháp quản trị chuỗi cung ứng thích hợp, ngược lại, cónhiều công ty gặp khó khăn, thất bại do đưa ra các quyết định sai lầm như lựachọn sai nguồn cung cấp nguyên vật liệu, chọn sai vị trí kho bãi, tính toánlượng dự trữ không phù hợp, tổ chức vận chuyển rắc rối, chồng chéo …

Ngoài ra, quản trị chuỗi cung ứng còn hỗ trợ đắc lực cho hoạt động tiếpthị, đặc biệt là tiếp thị hỗn hợp Chính quản trị chuỗi cung ứng đóng vai tròthen chốt trong việc đưa sản phẩm đến đúng nơi cần đến và đúng thời điểmthích hợp Mục tiêu lớn nhất của quản trị chuỗi cung ứng là cung cấp sảnphẩm, dịch vụ cho khách hàng với tổng chi phí nhỏ nhất

Điểm đáng lưu ý là các chuyên gia kinh tế đã nhìn nhận rằng hệ thốngquản trị chuỗi cung ứng hứa hẹn từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động sảnxuất kinh doanh của công ty và tạo điều kiện cho chiến lược thương mại điện

tử phát triển Đây chính là chìa khoá thành công cho doanh nghiệp Tuynhiên, như không ít các nhà phân tích kinh doanh đã cảnh báo, chìa khoá nàychỉ thực sự phục vụ cho việc nhận biết các chiến lược dựa trên hệ thống sảnxuất, khi chúng tạo ra một trong những mối liên kết trọng yếu nhất trong dâychuyền cung ứng

Trong một công ty sản xuất luôn tồn tại ba yếu tố chính của dây chuyềncung ứng: Thứ nhất là, các bước khởi đầu và chuẩn bị cho quá trình sản xuất,hướng tới các thông tin tập trung vào khách hàng và yêu cầu của họ, thứ hai làbản thân chức năng sản xuất, tập trung vào những phương tiện, thiết bị, nhânlực, nguyên vật liệu và chính quá trình sản xuất, thứ ba là tập trung vào sảnphẩm cuối cùng, phân phối và một lần nữa hướng tới những thông tin tậptrung vào khách hàng và yêu cầu của họ.

Trong dây chuyền cung ứng ba nhân tố này, quản trị chuỗi cung ứng sẽđiều phối khả năng sản xuất có giới hạn và thực hiện việc lên kế hoạch sảnxuất, những công việc đòi hỏi tính dữ liệu chính xác về hoạt động tại các nhàmáy nhằm làm cho kế hoạch sản xuất đạt hiệu quả cao nhất Khu vực nhàmáy sản xuất trong công ty của bạn phải là một môi trường năng động, trong

đó sự vật được chuyển hoá liên tục, đồng thời thông tin cần được cập nhật vàphổ biến tới tất cả các cấp quản lý công ty để cùng đưa ra quyết định nhanhchóng và chính xác Quản trị chuỗi cung ứng cung cấp khả năng trực quanhoá đối với các dữ liệu liên quan đến sản xuất và khép kín dây chuyền cungcấp, tạo điều kiện cho việc tối ưu hoá sản xuất đúng lúc bằng các hệ thống sắpxếp và lên kế hoạch Nó cũng mang lại hiệu quả cho việc dự trù số lượngnguyên vật liệu, quản lý nguồn tài nguyên, lập kế hoạch đầu tư và sắp xếphoạt động sản xuất của công ty

Một tác dụng khác của việc ứng dụng giải pháp quản trị chuỗi cung ứng

là phân tích dữ liệu thu nhập được và lưu trữ hồ sơ với chi phí thấp Hoạtđộng này nhằm phục vụ cho những mục đích liên quan đến hoạt động sảnxuất như dữ liệu về thông tin sản phẩm, dữ liệu về nhu cầu thị trường… Đểđáp ứng đòi hỏi của khách hàng Quản trị chuỗi cung ứng là nền tảng của mộtchương trình cải tiến và quản lý chất lượng - bạn không thể cải tiến đượcnhững gì bạn không thể nhìn thấy

- Đơn vị sản xuất: Là nơi sử sử dụng nguyên liệu, dịch vụ đầu vào và

áp dụng các quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm cuối cùng Cácnghiệp vụ về quản lý sản xuất được sử dụng tối đa tại đây nhằm tănghiệu quả, nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo nên sự thông suốt củadây chuyền cung ứng

- Khách hàng: Là người sử dụng sản phẩm của đơn vị sản xuất

Cấu trúc chuỗi cung cấp có thể được thể hiện theo mô hình dưới đây:

Sơ đồ 1.2: Cấu trúc chuỗi cung ứng (Nguồn: Souviron (2006), “Bài giảng

về Quản trị chuỗi cung cấp”)

Tương ứng với cấu trúc của chuỗi cung ứng, quản trị chuỗi cung ứngbao gồm 3 quá trình chủ yếu:

- Quản trị quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management):Tất cả các quá trình tập trung vào giao diện giữa công ty và kháchhàng

- Quản trị chuỗi cung cấp nội bộ (Internal Supply ChainManagement): Các quá trình trong nội bộ công ty

- Quản trị quan hệ nhà cung ứng (Supplier RelationshipManagement)

Quản trị quan hệ nhà cung ứng (SRM) là quản lý toàn bộ hoạt động củacông ty trong mối quan hệ với các tổ chức cung cấp nguồn hàng và dịch vụ

Mục đích của SRM là tạo ra sự liên tục và làm cho quá trình làm việc giữacông ty và các nhà cung ứng của nó trở nên hiệu quả hơn.

Quản trị quan hệ nhà cung ứng, bao gồm những hoạt động kinh doanhthực tiễn và những phần mềm hỗ trợ, là một quá trình trong quản trị chuỗicung ứng Quản trị quan hệ nhà cung ứng tạo ra một khung tham chiếu chung

để tăng cường hiệu quả giao tiếp giữa doanh nghiệp và nhà cung ứng khi mỗibên sử dụng những công nghệ và cách thức kinh doanh khác nhau Do đó,SRM tăng cường hiệu quả của các quá trình liên quan đến các dịch vụ vàhàng hóa cần thiết, quản lý hàng tồn kho và xử lý nguyên vật liệu

Tất cả các quá trình tập trung vào giao diện giữa công ty và nhà cung ứng

1.3 Nội dung quản trị chuỗi cung ứng

- Dựa vào triết lý của tổ chức, người ta định nghĩa dịch vụ khách hàng

là một phần trong triết lý chung của công ty, phải thỏa mãn nhu cầucủa khách hàng một cách tốt nhất

Định nghĩa thứ ba mang tính toàn diện, khái quát và linh hoạt hơnhai định nghĩa trên Nó nêu được tầm quan trọng của dịch vụ khách hàng,

nó yêu cầu các bộ phận của công ty, các nhân viên phải chăm sóc kháchhàng hơn chính bản thân mình Do nhu cầu của khách hàng luôn thay đổikhông ngừng nên các thông số quy chuẩn cũ có thể trở nên lỗi thời, đòi hỏiphải được điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện mới nên các định nghĩathứ nhất và thứ hai mặc dù chi tiết, cụ thể nhưng không nói lên được bảnchất của dịch vụ khách hàng như ở định nghĩa thứ ba

Tóm lại, dịch vụ khách hàng là quá trình diễn ra giữa người mua,người bán, và bên thứ ba (các nhà thầu phụ) Kết quả của quá trình này làtạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm hay dịch vụ được trao đổi cho ngườitiêu dùng Nói ngắn gọn hơn, dịch vụ khách hàng là quá trình cung cấp cáctiện ích từ giá trị gia tăng cho dây chuyền cung ứng với chi phí hiệu quảnhất

 Các yếu tố dịch vụ khách hàng:

Sơ đồ 1.3: Các yếu tố dịch vụ khách hàng

o Các yếu tố trước giao dịch: Các yếu tố trước giao dịch chủ yếu tập trung

vào việc xây dựng chính sách dịch vụ khách hàng và chuẩn bị các điềukiện thực hiện Việc này có ảnh hưởng lớn đến nhận thức của khách hàng

về tổ chức cũng như mức độ hài lòng của họ Không phải mọi yếu tố trướcgiao dịch đều liên quan trực tiếp đến hoạt động quản trị chuỗi cung ứng.Chúng được thiết lập trước khi tổ chức tiến hàng các dịch vụ khách hàng

và có ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động quản trị chuỗi cung ứng

Các yếu tố trước giao dịch bao gồm:

Các yếu tố trước giao dịch

Các yếu tố sau giao dịch

Lắp đặt, bảo hành, sửa chữa và các DV khác; Theo dõi sản phẩm;

Giải quyết những than phiền khiếu nại, trả lại sản phẩm của khách hàng;

Cho khách hàng mượn sản phẩm.

Dịch vụ

khách

hàng

+ Xây dựng chính sách phục vụ khách hàng: Chính sách được xây dựngdựa trên cơ sở nhu cầu của khách hàng và khả năng của công ty Trongchính sách phục vụ khách hàng, cần xác định rõ các dịch vụ khách hàng

và tiêu chuẩn của chúng, đó là các thước đo về thực hiện các dịch vụkhác, dựa vào đó có thể đánh giá được trách nhiệm và quy kết tráchnhiệm cho các bộ phận có liên quan Chính sách cũng nêu rõ chế độkiểm tra, báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ

+ Giới thiệu và cung cấp các văn bản về chính sách dịch vụ khách hàngcủa công ty cho khách hàng: Văn bản này sẽ giúp khách hàng biết đượccác dịch vụ của công ty, đồng thời giúp bảo vệ công ty trước những sự

cố ngoài dự kiến Nội dung văn bản ngoài việc cung cấp cho kháchhàng những thông tin cần thiết và các loại dịch vụ, còn cho khách hàngbiết cần phải làm gì trong trường hợp dịch vụ khách hàng không đượccông ty đáp ứng

+ Tổ chức bộ máy thực hiện các dịch vụ: ở các công ty khác nhau, thì

bộ máy tổ chức thực hiện dịch vụ khách hàng sẽ khác nhau, đa phần là

do các giám đốc (trưởng phòng) quan hệ khách hàng quản lý Vị trí nàyphải có vai trò quan trọng và có tầm nhìn rộng trong toàn công ty Cơcấu tổ chức phải cho phép hỗ trợ, phối hợp các chính sách đối nội cũngnhư đối ngoại, việc thực hiện các chính sách đó và cả những hoạt độngđiều chỉnh khi cần thiết Khách hàng phải được tiếp cận một cách rõràng đến mỗi cá nhân trong tổ chức, những người có thể đáp ứng đượcnhu cầu của khách hàng cũng như trả lời được các câu hỏi của họ Hãyhình dung sự tức giận của một khách hàng khi họ gặp phải một vấn đềnào đó đối với sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp và điện thoại đếncông ty bán hàng để than phiền nhưng phải đợi điện thoại, rồi lại đượcchuyển cho hết người này đến người khác để phải nghe giải thích đi

giải thích lại toàn bộ vấn đề của mình Chắc chắn sau sự kiện đó, vịkhách hàng sẽ rời bỏ công ty, không tiếp tục làm ăn nữa.

+ Các biện pháp phòng ngừa rủi ro: Dịch vụ khách hàng cũng chứanhiều yếu tố rủi ro, vì thế khi xây dựng chính sách dịch vụ khách hàng,cần chuẩn bị sẵn một số biện pháp và điều kiện thực hiện để phòngngừa rủi ro Điều này cho phép tổ chức phản ứng một cách thành côngtrước những sự kiện không thể lường trước, như: thiên tai, địch họa,đình công, bãi công, …

+ Quản trị dịch vụ: Ngoài việc quản trị các hoạt động nêu trên một cáchkhoa học, chặt chẽ, thông qua việc phát hành các tài liệu hướng dẫn, tổchức hội thảo hoặc tư vấn trực tiếp, công ty còn giúp khách hàng muahàng sao cho tốt nhất, cải tiến công tác quản lý kho và dự trữ, tổ chức

hệ thống đặt hàng tự động …Các dịch vụ này có thể cung cấp miễn phíhoặc có phí (tùy vào điều kiện cụ thể của từng công ty) Khách hàng cóthể được hưởng những dịch vụ thuộc nhóm này độc lập với quy trìnhđặt hàng thông thường

Những yếu tố trước giao dịch có xu hướng tương đối ổn định, ít thayđổi trong một thời gian khá dài Do đó khách hàng có khả năng nghiêncứu, lựa chọn để đáp ứng nhu cầu của mình một cách tốt nhất

o Các yếu tố trong giao dịch:

+ Tình hình dự trữ hàng hoá: Lượng hàng hoá dự trữ cho thấy khả năng sẵnsàng cung cấp sản phẩm, đăp ứng yêu cầu của khách hàng Hàng dự trữ cầnđược quản lý, theo dõi chặt chẽ theo từng loại sản phẩm, cho từng kháchhàng, đối phó với từng tình huống bất trắc có thể xẩy ra

+ Thông tin về hàng hoá: Nhờ khả năng xử lý thông tin của các thế hệ máytính ngày càng hiện đại với phí phí thấp, ngày càng có nhiều khách hàngmuốn tiếp cận với mọi thông tin có liên quan tới việc thực hiện đơn hàng của

họ Những thông tin này bao gồm: Lượng hàng hoá tồn kho, tình hình thựchiện đơn hàng, ngày chuyển hàng dự kiến hoặc thực tế, vị trí thực tế và thựctrạng lô hàng,…

+ Tính chính xác của hệ thống: Cùng với việc muốn nhận được thông tin mộtcách nhanh chóng, khách hàng còn muốn nhận được thông tin một cáchnhanh chóng, khách hàng còn muốn rằng những thông tin mà họ nhận được

về tình trạng đơn hàng hoặc mức dự trữ hàng phải chính xác

+ Tính ổn định của quá trình thực hiện đơn hàng hay còn gọi là chu trình đặthàng: Chu trình đặt hàng là toàn bộ khoảng thời gian từ khi khách hàng bắtđầu đặt hàng cho đến khi họ nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ Chu trình đặthàng bao gồm các bước cơ bản sau: khách hàng lên đơn đặt hàng; công tynhận đơn đặt hàng của khách; xử lý đơn hàng; tập hợp đơn hàng; chuẩn bịhàng theo yêu cầu và gửi hàng đi; vận chuyển hàng hóa đến nơi quy định; làmcác thủ tục cần thiết; giao nhận hàng thực tế Khách hàng rất quan tâm đến độ

ổn định của chu trình đặt hàng, họ chỉ cần biết khoảng thời gian từ khi bắt đầuđặt hàng cho đến khi thực nhận được hàng là bao lâu chứ không quan tâm vàcũng không nhất thiết phải biết hàng đi thực tế từ công đoạn này sang côngđoạn kia hết bao nhiêu thời gian Vì vậy, dịch vụ khách hàng phải đảm bảoxác định được toàn bộ thời gian của chu trình đặt hàng (có tính cả thời gian

dự trữ) và cố gắng thực hiện đúng cam kết Cần lưu ý thêm rằng: khách hàngbao giờ cũng mong muốn đơn hàng được thực hiện nhanh, do đó độ dài củachu trình đặt hàng là một yếu tố cạnh tranh rất quan trọng, các công ty phảinghiên cứu để hợp lý hóa từng khâu công việc, rút ngắn thời gian giao hàng,đảm bảo giao hàng cho khách chính xác, kịp thời

+ Khả năng thực hiện giao hàng đặc biệt: trong nhiều trường hợp công ty phảithực giao hàng trong những điều kiện khó khăn, ví dụ: giao hàng khẩn cấp,bảo vệ đặc biệt, giao hàng ở những vị trí khó khăn, … Chi phí để thực hiệnviệc giao hàng thường lớn hơn thông thường Tuy nhiên, công ty không được

từ chối bởi nếu từ chối thì sẽ mất đi những khách hàng truyền thống Vì vậy,các công ty cần phải nghiên cứu các khách hàng, các loại hàng có khả nănggiao hàng đặc biệt, từ đó chuẩn bị các điều kiện đáp ứng ngay khi khách hàng

có nhu cầu

+ Khả năng điều chuyển hàng hoá: để tránh trường hợp hết hàng, không đápứng được yêu cầu của khách hàng, cần chuẩn bị sẵn kế hoạch điều chuyểnhàng hoá giữa các điểm phân phối khác nhau trong cùng hệ thống Đối vớicác công ty có nhiều chi nhánh, càng cần chú ý đến kế hoạch điều chuyển đểkhông xảy ra tình trạng phải trả lại đơn hàng hoặc giao hàng cho khách ởnhiều địa điểm khác nhau, không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.+ Thủ tục thuận tiện: thủ tục đặt hàng đơn giản, thuận tiện sẽ giúp cho kháchhàng dễ dàng đặt hàng Khách hàng luôn thích những nhà cung cấp không gâykhó dễ Những vấn đề phát sinh xung quanh việc đặt hàng cần phải được theodõi và xác định thông qua nói chuyện trực tiếp với khách hàng và những vấn

đề đó phải được lưu ý và sửa chữa

+ Sản phẩm thay thế: khi sản phẩm mà khách hàng yêu cầu không có sẵn, đểgiữ chân khách hàng, cần thay thế bằng sản phẩm khác (nếu có thể được), vídụ: hai sản phẩm cùng loại nhưng khách kích cỡ hoặc bằng sản phẩm khácnhưng có tính năng tương tự hoặc tốt hơn kết quả nghiên cứu cho thấy: nếumột sản phẩm có khả năng đáp ứng được 70% khả năng cung cấp và một sảnphẩm thay thế được chấp nhận cũng có khả năng cung ứng 70% thì khi đượcphép sử dụng cả hai sản phẩm đó thay thế cho nhau khả năng cung ứng sẽ lên

đến 91%, còn nếu một sản phẩm mà có tới hai sản phẩm thay thế cho nó thìkhả năng cung ứng sẽ lên đến 97% Chính vì vậy, các công ty cần nghiên cứu

và chuẩn bị các sản phẩm thay thế nhà sản xuất – cung ứng phải phối hợp vớikhách hàng của mình để xây dựng lên chính sách thay thế sản phẩm và phảithông tin cho khách hàng về những chính sách đó Tuy nhiên, cũng luôn cầnhỏi lại ý kiến của khách hàng trước khi sử dụng sản phẩm thay thế để cungcấp cho họ Chẳng hạn như, nếu một công ty sản xuất đồ gỗ theo yêu cầu củakhách hàng cần mua các hộp sơn dầu dung tích 1 gallon nhưng nhà cung cấphết mất hàng loại này thì có thể đề nghị công ty đó mua những thùng dầu 5gallon thay thế Việc này có thể không hợp lý bởi vì công ty sản xuất đồ gỗchỉ cần 2 gallon để thực hiện một sản phẩm mà không muốn phần dầu dư lại ởthùng 5 gallon Tuy vậy, nếu nhà phân phối đề nghị bán thùng dầu 1,5 gallonbằng với giá thùng 1 gallon thì điều này hoàn toàn có thể chấp nhận để thaythế sản phẩm cho khách hàng

Các yếu tố trong giao dịch bao giờ cũng được lưu ý nhiều nhất bởichúng có tác động trực tiếp và mạnh mẽ đến khách hàng

o Các yếu tố sau giao dịch: Các yếu tố sao giao dịch của dịch vụ khách

hàng sẽ được hỗ trợ cho sản phẩm hoặc dịch vụ sau khi chúng đã đến taykhách hàng Trước đây, do khách hàng ít quan tâm đến dịch vụ hậu mãinên các yếu tố sau giao dịch có phần bị xem nhẹ Giờ đây tình hình đã đổikhác, các công ty đều nhận thức được: việc duy trì và làm hài lòng kháchhàng hiện có thể có lợi hơn việc tìm kiếm các khách hàng mới Các yếu tốsau giao dịch gồm:

+ Lắp đặt, bảo hành, sửa chữa và các dịch vụ khác: Đây là một bộ phận quantrọng của dịch vụ khách hàng, cần được quan tâm đúng mức và theo dõi chặtchẽ như những công việc trong khi giao dịch Đặc biệt khi hàng hoá được

cung cấp là máy móc, trang thiết bị, … thì dịch vụ này phải được đưa lênhàng đầu, vì chi phí cho lắp đặt, bảo hành, sửa chữa, … thường rất lớn, có đôikhi còn cao hơn cả chi phí để mua chính những thiết bị đó.

+ Theo dõi sản phẩm: Một công việc quan trọng khách là phải thường xuyêntheo dõi các sản phẩm, phát hiện những tình huống có thể xảy ra và thông báokịp thời cho khách hàng Trong trường hợp có thể xảy ra những nguy hiểmcho khách hàng, thì công ty phải có khả năng thu hồi sản phẩm kịp thời

+ Giải quyết các than phiền, khiếu nại và khách hàng trả lại hàng: Để giảiquyết những than phiền của khách hàng cần có một hệ thống thông tin trựctuyến, chính xác nhằm thu nhận kịp thời những dữ liệu từ phía khách hàng,

xử lý và phản hồi lại cho khách hàng

+ Cho khách hàng mượn sản phẩm dùng tạm: Tuỳ thuộc vào từng loại sảnphẩm, trong một số trường hợp cho khách hàng mượn sản phẩm dùng tạm làviệc làm hết sức cần thiết

1.3.2 Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin trong chuỗi cung ứng bao gồm ba nhân tố: Đầu vào,

cơ sở dữ liệu và các kỹ thuật xử lý có liên quan, đầu ra

Mô hình dưới đây sẽ mô tả các nhân tố này

Sơ đồ 1.4: Hệ thống thông tin trong chuỗi cung ứng

+ Đầu vào:

Hoạt động đầu tiên liên quan đến hệ thống thông tin là thu thập dữ liệutrợ giúp cho quá trình ra quyết định Sau khi xác định cẩn thận những dữ liệucần cho sự lên kế hoạch và hoạt động của chuỗi cung ứng, ta có thể có đượccác dữ liệu này từ nhiều nguồn khác nhau như: khách hàng, hồ sơ của công ty,báo chí, các văn bản pháp lý của các cơ quan quản lý Nhà nước

Các hoạt động cơ sở dữ liệu

Dữ liệu đầu vào

Thông tin đầu ra

Nhà quản trị chuỗi cung ứng

Khách hàng thông qua hoạt động mua của mình cung cấp gián tiếpnhững thông tin hữu dụng cho việc hoạch định Những dữ liệu có được từdanh sách đơn hàng có ích cho các quyết định về dự báo và hoạt động, như là:sản lượng bán, thời gian, địa điểm bán và quy mô đơn hàng Tương tự nhưvậy, những dữ liệu về quy mô và chi phí vận chuyển có được từ việc phânphối sản phẩm cho khách hàng Hóa đơn vận chuyển, đơn hàng mua và cáchóa đơn là những nguồn bổ sung của loại dữ liệu sơ cấp này.

Hồ sơ của doanh nghiệp dưới dạng các bản báo cáo tài chính, báo cáotình trạng doanh nghiệp, báo cáo từ những nghiên cứu trong và ngoài doanhnghiệp, và các báo cáo hoạt động khác nhau cung cấp rất nhiều dữ liệu Dữliệu từ các bản báo cáo này thường không được tập hợp cho mục đích ra cácquyết định trong quản trị chuỗi cung ứng Việc xử lý các dữ liệu được lựachọn có được từ hệ thống thông tin sẽ được trình bày ở phần sau

Những dữ liệu báo chí từ nguồn bên ngoài là một nguồn dữ liệu khác,những dữ liệu có sẵn trong các bản nghiên cứu được tài trợ bởi các hiệp hội,liên hiệp thương mại, những dữ liệu có ích đối với việc tạo ra sản phẩm mànhà cung ứng cung cấp Ngoài ra còn có những dữ liệu từ các tạp chí thươngmại và báo chí chuyên nghiệp Loại dữ liệu bên ngoài này có xu hướng phổbiến hơn và khái quát hơn so với dữ liệu nội bộ

Dữ liệu từ đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp cũng là một nguồn dữliệu quan trọng Dự đoán lượng bán trong tương lai, những hành động cạnhtranh và khả năng sẵn có của nguyên vật liệu được mua chỉ là một vài ví dụ.Loại dữ liệu này không có nhiều trong hồ sơ của doanh nghiệp, trong máytính hay thư viện như ở trong đầu óc của con người Đội ngũ nhân viên củadoanh nghiệp như là nhà quản trị, người lập kế hoạch và người cố vấn nội bộ,

các chuyên gia hoạt động ở gần nguồn dữ liệu và bản thân họ cũng trở thànhnguồn dữ liệu tốt.

+ Quản trị cơ sở dữ liệu:

Việc biến đổi dữ liệu thành thông tin và trình bày lại ở dạng có ích choviệc ra quyết định và liên hệ thông tin với các phương thức hỗ trợ việc raquyết định thường được gọi là phần trung tâm của một hệ thống thông tin.Quản trị cơ sở dữ liệu liên quan đến việc lựa chọn dữ liệu lưu trữ và truy cập,lựa chọn những phương pháp phân tích để tổng hợp và lựa chọn thực hiện chutrình xử lý dữ liệu cơ bản nào

Vấn đề quan tâm đầu tiên trong việc thiết kế cơ sở dữ liệu sau khi xácđịnh nội dung cơ sở dữ liệu là quyết định dữ liệu nào được lưu trữ thành cácbản cứng, trong máy tính để truy cập nhanh và những dữ liệu nào không nênlưu trữ ở bất kỳ cơ sở thông thường nào Việc lưu trữ dữ liệu có thể rất tốnkém nên việc quyết định lưu trữ dưới bất kỳ dạng nào cần căn cứ vào:

- Tầm quan trọng của thông tin đối với việc ra quyết định trong doanhnghiệp

- Tốc độ thông tin cần truy cập nhanh chóng

- Tần suất truy cập

- Những cố gắng cần để xử lý thông tin thành dạng cần dùng

Những thông tin cần cho việc hoạch định chiến lược không yêu cầu sẵnsàng hay truy cập thường xuyên Ngược lại, những thông tin cần cho hoạchđịnh hoạt động yêu cầu phải sẵn sàng và truy cập thường xuyên Một thư kývận tải xem lại cước phí vận chuyển trong bộ nhớ máy tính hoặc người đạidiện theo dịch vụ của khách hàng kiểm tra tình trạng của đơn hàng thông qua

hệ thống đánh dấu và theo dõi của công ty sẽ lợi dụng những lưu trữ cơ sởnày và khả năng truy cập của hệ thống thông tin.

Xử lý những dữ liệu là một trong những yếu tố lâu đời và phổ biến nhấtcủa một hệ thống thông tin Khi máy tính lần đầu tiên được giới thiệu tronglĩnh vực kinh doanh thì mục đích của nó là giảm thiểu thời gian tính toán hóađơn cho hàng nghìn khách hàng và chuẩn bị các bản ghi kế toán Bây giờ việcchuẩn bị đơn hàng, vận đơn và hóa đơn vận chuyển là những hoạt động xử lý

dữ liệu phổ biến để giúp đỡ nhà quản trị chuỗi cung ứng hoạch định và kiểmsoát dòng chảy nguyên vật liệu Các hoạt động xử lý dữ liệu là việc chuyểnđổi một cách đơn giản và dễ hiểu những dữ liệu trong các tập tin thành một sốdạng thông dụng hơn

Phân tích dữ liệu là một ứng dụng tiên tiến và hiện đại nhất của hệthống thông tin Hệ thống có thể chứa đựng các mô hình toán học, thống kêphổ biến và đặc thù đối với việc giải quyết các vấn đề trong chuỗi cung ứngcủa doanh nghiệp Những mô hình này chuyển đổi thông tin thành các giảipháp hỗ trợ cho việc ra quyết định

đầu ra có thể là các kết quả phân tích dữ liệu từ các mô hình toán học vàthống kê.

Đầu vào, khả năng quản trị cơ sở dữ liệu và đầu ra là các nhân tố chủyếu của hệ thống thông tin Ngoài việc tăng khả năng xử lý dữ liệu, mục tiêu

cơ bản của hệ thống là cung cấp các công cụ hỗ trợ ra quyết định trong côngtác lập kế hoạch và điều hành chuỗi cung ứng

1.3.3 Quản trị dự trữ

 Khái niệm dự trữ: Hàng dự trữ thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản củadoanh nghiệp (thông thường từ 40 đến 50%) Do vậy, việc quản lý, kiểmsoát tốt hàng dự trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, nó góp phần đảm bảocho quá trình sản xuất tiến hành liên tục, nhịp nhàng, đồng thời đạt hiệuquả cao

Quản trị dự trữ là một nội dung quan trọng của quản trị chuỗi cung ứng.Bản thân vấn đề quản trị dự trữ chứa đựng hai mặt đối lập nhau Nếu dựtrữ nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hoá, … không đủ về số lượng, chủngloại hoặc không đạt yêu cầu về chất lượng, thì hoạt động kinh doanh, hoạtđộng quản trị chuỗi cung ứng không thể diễn ra nhịp nhàng và tất nhiên làkhông hiệu quả được; còn ngược lại, nếu dự trữ quá nhiều, sẽ dẫn đến hiệntượng hàng hoá bị ứ đọng, vòng quay của vốn chậm, chi phí cho hoạt độngkinh doanh, hoạt động quản trị chuỗi cung ứng tăng và làm cho hoạt độngkhông hiệu quả

Như vậy, có thể nói sự tích luỹ, ngưng đọng nguyên vật liệu, sản phẩm,hàng hoá ở các giai đoạn vận động của quá trình quản trị chuỗi cung ứngđược gọi là dự trữ

Hàng dự trữ bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm, dụng cụ, phụtùng, thành phẩm dự trữ, … Tuỳ theo các loại hình doanh nghiệp mà các

dạng hàng dự trữ và nội dung hoạch định, kiểm soát hàng dự trữ cũng khácnhau.

Đối với các công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, doanh nghiệpmua bán kiếm lời, hàng dự trữ của họ chủ yếu là mua hàng về và chuẩn bịchuyển đến tay người tiêu dùng Trong lĩnh vực này, doanh ngiệp hầu nhưkhông có dự trữ là bán thành phẩm trên dây chuyền như trong lĩnh vực sảnxuất

Nguyên nhân của việc hình thành dự trữ:

- Do sự phân công lao động xã hội, chuyên môn hoá sản xuất;

- Do sản xuất, vận tải … phải đạt đến một quy mô nhất định thì mớimang lại hiệu quả;

- Để cân bằng cung - cầu đối với những mặt hàng có tính thời vụ;

- Phân loại theo vị trí của hàng hoá trên dây chuyền cung ứng;

- Phân loại theo nguyên nhân hình thành dự trữ;

- Phân loại theo công dụng của dự trữ;

- Phân loại theo giới hạn của dự trữ;

- Phân loại theo thời hạn dự trữ;

- Phân loại theo kỹ thuật phân tích ABC

 Chi phí dự trữ:

Dự trữ có ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ hoạt động quản trị chuỗi cungứng Mức dự trữ không thích hợp sẽ làm cho không thực hiện được mục tiêuchiến lược của quản trị chuỗi cung ứng là: tối thiểu hoá chi phí + thực hiện tốtcác dịch vụ khách hàng Nếu dự trữ quá nhiều sẽ làm cho hàng hoá ứ đọng,vốn quay vòng chậm, hiệu quả kinh doanh thấp Ngược lại, nếu dự trữ quá ít

sẽ không có đủ hàng hoá, sản phẩm đảm bảo cho quá trình kinh doanh liêntục, dẫn đến không thoả mãn được nhu cầu của khách hàng, sẽ bị mất cáckhách hàng hiện tại

Chi phí quản trị dự trữ bao gồm 4 khoản chi lớn sau:

- Chi phí về vốn - lượng vốn đầu tư vào hàng dự trữ

- Chi phí cho các dịch vụ hàng dự trữ, gồm: Chi phí bảo hiểu và thuế

- Chi phí liên quan đến khó bãi để chứa đựng, bảo quản hàng dự trữ,gồm: chi cho trang thiết bị trong kho, chi phí liên quan dến việc sửdụng kho công cộng, chi phí thuê kho và chi phí cho kho của côngty

- Chi phí cho những rủi ro liên quan đến hàng dự trữ, gồm: hao mòn

vô hình (chi phí cho những hàng dự trữ bị lỗi thời không còn bánđược với mức giá ban đầu, thậm chí phải vứt bỏ hay bán lỗ vốn);

hàng hoá bị hư hỏng; hàng hoá bị thiếu hụt, mất mát; chi phí liênquan đến việc điều chuyển, bố trí lại hàng hoá giữa các kho.

Ta có thể tổng hợp lại các loại chi phí của quản trị dự trữ theo sơ

Chi phí cho các dịch vụ hàng dự trữ

Chi phí kho bãi

Chi phí rủi

ro đối với hàng dự trữ

Chi phí cho

các dịch vụ

hàng dự

trữ

- Chi phí lưu kho: Là những chi phí phát sinh trong thực hiện hoạtđộng dự trữ, như:

o Chi phí về nhà cửa và kho tàng

o Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện

o Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý

o Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng dự trữ

o Thiệt hại hàng dự trữ do mất, hư hỏng hoặc không sử dụng được

- Chi phí mua hàng: Là chi phí được tính khối lượng hàng của đơnhàng và giá mua một đơn vị Thông thường chi phí mua hàng khôngảnh hưởng nhiều đến việc lựa chọn mô hình dự trữ, trừ mô hìnhkhấu trừ theo lượng mua

 Các mô hình dự trữ:

- Mô hình mức đặt hàng tối ưu (Economic Order Quantity - EOQ)

- Mô hình mức đặt hàng theo sản xuất (Production Order Quantity –POQ)

- Mô hình dự trữ thiếu (Back Order Quantity - BOQ)

- Mô hình khấu trừ theo số lượng (Quantity Discount Model – QDM)

1.3.1 Hoạt động vận tải

Vận tải là hoạt động kinh tế có mục đích của con người nhằm hoánchuyển vị trí của hàng hoá và bản thân con người từ nơi này đến nơi khácbằng các phương tiện vận tải

Vận tải có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản trịchuỗi cung ứng và vai trò này sẽ ngày càng tăng thêm, bởi chi phí cho vận tải

sẽ ngày càng tăng cao do giá cả xăng dầu liên tục tăng cao

Vì vận tải có tầm quan trọng như vậy nên các doanh nghiệp cầnphải quan tâm, chú ý đến việc cân nhắc, lựa chọn các điều kiện vận tải vật tư,hàng hoá, lựa chọn phương thức vận tải, người vận tải và lộ trình vận tải …

để có được quyết định đúng đắn, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của

tổ chức

 Lựa chọn người chuyên chở và lộ trình, cần phải:

o Lựa chọn điều kiện giao nhận vật tư, hàng hoá;

o Lựa chọn phương thức vận tải;

o Lựa chọn con người chuyên chở;

o Lựa chọn lộ trình

 Lựa chọn điều kiện giao hàng:

o Người cung cấp mang hàng đến cơ sở người mua để giao chongười mua;

o Người mua đến tận cơ sở của nhà cung cấp để nhận hàng

Để lựa chọn được chúng ta phải căn cứ vào các yếu tố:

Thời gian vận chuyển và khả năng sai lệch thời gian

1.3.5 Kho bãi

Kho bãi là một bộ phận của hệ thống quản trị chuỗi cung ứng, lànơi cất giữ nguyên, nhiên, vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm… trong suốtquá trình chu chuyển từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứnghàng hoá Đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu giữ và

vị trí của các hàng hoá được lưu kho

Kho bãi là một bộ phận không thể thiếu trong chuỗi cung ứnghàng hoá Là nơi cất giữ, bảo quản trung chuyển hàng hoá, kho bãi có nhữngvai trò quan trọng sau:

o Nâng cao tính chủ động trong sản xuất kinh doanh.

o Tiết kiệm được chi phí vận tải: nhờ có kho, có thể mua hàng với sốlượng lớn, giảm được chi phí vận tải;

o Tiết kiệm chi phí trong sản xuất kinh doanh: kho bãi giúp bảo quản tốtnguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, giảm bớt hao hụt, mấtmát, hư hỏng, kho giúp cung cấp nguyên vật liệu đúng lúc, tạo điềukiện cho sản xuất tiến hành liên tục, nhịp nhàng, giảm được chi phíkinh doanh;

o Có thể được giảm giá do mua được nhiều hàng trong một đơn hàng;

o Đảm bảo nguồn cung hàng hóa ổn định;

o Có thể tránh được những tác động tiêu cực như tính thời vụ, thời tiết,rủi ro, nhu cầu, …

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX 2.1 Vài nét cơ bản về Công ty Cổ phần Gas Petrolimex

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Năm 1993, Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex Việt Nam)

đã đặt nền móng đầu tiên cho quá trình hình thành và phát triển của GasPetrolimex Trong gian đoạn này, các Công ty Xăng dầu trực thuộc TổngCông ty Xăng dầu Việt Nam đều có các xí nghiệp kinh doanh Gas trực thuộc

Cùng với sự phát triển của kinh tế đất nước, đời sống nhân dân đượccải thiện, nhu cầu sử dụng gas trong các lĩnh vực đều tăng mạnh, trên thịtrường đã hình thành ngành kinh doanh gas độc lập với tốc độ tăng trưởng củathị trường khá cao Trước tình hình đó, Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam đãquyết định tách các bộ phận kinh doanh gas thành đơn vị kinh doanh độc lập

để chuyên doanh mặt hàng này, nâng cao hiệu quả hoạt động chung của TổngCông ty Ngày 25/12/1998, Bộ trưởng Bộ Thương Mại (nay là Bộ CôngThương) đã ký quyết định số 1653/QĐ-BTM thành lập Công ty GasPetrolimex trực thuộc Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam

Thực hiện chủ trương cổ phần hoá các doanh nghiệp Nhà nước củaChính phủ, ngày 03/12/2003, Công ty Gas Petrolimex được chuyển đổi thànhCông ty Cổ phần Gas Petrolimex trực thuộc Tổng Công ty Xăng dầu ViệtNam theo Quyết định số 1669/2003/QĐ/BTM của Bộ Thương Mại (nay là BộCông Thương) Ngày 24/11/2006 được coi là dấu mốc quan trọng trong quátrình xây dựng và phát triển, Công ty Cổ phần Gas Petrolimex chính thức

niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán TP Hồ Chí Minh với mã chứngkhoán PGC.

 Trụ sở chính: Số 775, Đường Giải Phóng, Phường Giáp

Bát, Q.Hoàng Mai, TP Hà Nội

 Ngành nghề kinh doanh:

 Xuất nhập khẩu và kinh doanh khí đốt hoá lỏng;

 Kinh doanh kho bãi, vận tải, vật tư thiết bị, phụ kiện ngànhgas;

 Tư vấn đầu tư, chuyển giao công nghệ, bảo dưỡng, sửa chữa,lắp đặt các dịch vụ thương mại và dịch vụ có liên quan đếnphục vụ kinh doanh gas theo quy định của pháp luật;

Sản phẩm chủ đạo của Công ty là mặt hàng khí đốt hóa lỏng (LPG).Hiện tại Công ty đang thực hiện phân phối sản phẩm qua 4 kênh bán hàng chủyếu:

 Các Công ty thành viên thuộc Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam

 Các Tổng đại lý, Đại lý ngoài ngành xăng dầu

 Bán buôn trực tiếp tới khách hàng (bán Gas bồn với số lượng lớn)

 Bán lẻ trực tiếp thông qua hệ thống cửa hàng trực thuộc

Với hệ thống phân phối rộng khắp cả nước, sản phẩm mang thương hiệuPetrolimex Gas đã có mặt tại hầu hết các địa bàn, thị trường trong phạm vi cảnước.

Chính thức chuyển sang hoạt động theo hình thức Công ty Cổ phần đượcgần bốn năm, vượt qua những khó khăn ban đầu khi chuyển đổi mô hình quản

lý, Công ty đã tiếp tục duy trì và không ngừng mở rộng quy mô kinh doanh,đạt được sự phát triển cả về lượng lẫn về chất với doanh số ngày càng tăng

Để tiếp tục đưa Công ty từng bước phát triển vững chắc trên thương trường và

để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, Công ty đã không ngừnghoàn thiện quy trình quản lý chất lượng, đa dạng hoá hoạt động kinh doanh vàxác định uy tín chất lượng là tài sản quý giá nhất của Công ty

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Trụ sở chính của Công ty đóng tại Hà Nội, là nơi làm việc của hầu hếtcác phòng ban và các bộ phận quản trị cấp cao Ngoài ra, do thị trường trảirộng khắp cả nước, Công ty đã đặt 04 công ty con tại các thành phố lớn HảiPhòng, Đà Nẵng, Sài Gòn, Cần thơ Các đơn vị trực thuộc này trực tiếp doban Giám đốc chỉ đạo, điều hành, quản lý

Đặc điểm cơ cấu bộ máy quản lý được thể hiện rõ ở sơ đồ 1.1 – trang 7.Như vậy, cách thức bố trí các phòng ban nghiệp vụ chuyên môn hoánhằm tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình quản lý, phân công và thực hiệnnhiệm vụ kinh doanh đồng thời với các tổ chức của Công ty là tập trung vàtrực tuyến, phù hợp với quy mô và đặc điểm sản xuất kinh doanh

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

Đại hội đồng cổ đông: Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là

cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty Đại hội đồng cổ đông quyết

định những vấn đề được Luật pháp và điều lệ Công ty quy định Đặc biệt các

cổ đông sẽ thông qua các báo cáo tài chính hàng năm của Công ty và ngânsách tài chính cho năm tiếp theo

Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân

danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi củaCông ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.HĐQT có trách nhiệm giám sát Tổng Giám đốc điều hành và những ngườiquản lý khác Quyền và nghĩa vụ của HĐQT do Luật pháp và điều lệ Công ty,các quy chế nội bộ của Công ty và Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông quyđịnh

Ban Kiểm soát: Là cơ quan trực thuộc Đại hội đồng cổ đông, do Đại

hội đồng cổ đông bầu ra Ban Kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý,hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của Công

ty Ban Kiểm soát hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban TổngGiám đốc

Ban Tổng Giám đốc: Tổng Giám đốc điều hành là người đại diện theo

pháp luật của Công ty, quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt độnghàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việcthực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao Các Phó Tổng Giám đốc làngười giúp việc cho Tổng Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng Giámđốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đãđược Tổng Giám đốc uỷ quyền và phân công theo đúng chế độ chính sách củaNhà nước và Điều lệ của Công ty

Các phòng ban nghiệp vụ: Các phòng, ban nghiệp vụ có chức năng

tham mưu và giúp việc cho Ban Tổng Giám đốc, trực tiếp điều hành theo

chức năng chuyên môn và chỉ đạo của Ban Giám đốc Công ty hiện có 5phòng nghiệp vụ với chức năng được quy định như sau:

- Phòng Tổ chức - Hành chính: có chức năng xây dựng phương ánkiện toàn bộ máy tổ chức trong Công ty, quản lý nhân sự, thực hiện côngtác hành chính quản trị

- Phòng Kinh doanh Gas Công nghiệp: có chức năng kinh doanhmặt hàng Gas sử dụng cho các nhà máy công nghiệp (hay còn gọi là Gasbồn, Gas rời)

- Phòng Kinh doanh Gas Dân dụng và Thương mại: Có chức năngkinh doanh mặt hàng Gas sử dụng trong lĩnh vực dân dụng và thươngmại (hay còn gọi là Gas bình)

- Phòng Xuất nhập khẩu - Tổng hợp: có chức năng kinh doanh,thực hiện các công tác xuất nhập khẩu các mặt hàng Gas và phụ kiện cóliên quan Đồng thời chịu trách nhiệm về công tác thống kê, tổng hợptoàn Công ty

- Phòng Kế toán - Tài chính: có chức năng trong việc lập kếhoạch sử dụng và quản lý nguồn tài chính của Công ty, phân tích cáchoạt động kinh tế, tổ chức công tác hạch toán kế toán theo đúng chế độ

kế toán thống kê và chế độ quản lý tài chính của Nhà nước

- Phòng Công nghệ đầu tư: có chức năng hoạch định chiến lượcphát triển khoa học công nghệ, ứng dụng khoa học công nghệ mới, nângcấp hoặc thay thế máy móc thiết bị hiện đại có tính kinh tế cao, tham giagiám sát các hoạt động đầu tư về máy móc, thiết bị của Công ty và cáccông trình đầu tư xây dựng cơ bản

- Phòng Quản lý kỹ thuật : có chức năng tổ chức thực hiện lập kế hoạch,quản lý kỹ thuật trong các lĩnh vực chuyên môn.

Như vậy, cách tổ chức của Công ty là tập trung và trực tuyến, phù hợpvới quy mô và đặc điểm sản xuất kinh doanh

Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức của Công ty

(Nguồn: Công ty CP Gas Petrolimex (2007), “Giới thiệu về

Công ty CP Gas Petrolimex” )

Công ty TNHH Gas Petrolimex Hải Phòng

Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng

Công ty TNHH Gas Petrolimex Cần Thơ

Công ty TNHH Taxi Gas SG Petrolimex Các Phòng ban

Kho Gas Đức

Giang Hà Nội

Công ty TNHH Cơ khí Gas P.M.G

Hệ thống CH bán

lẻ tại Hà Nội