Tiểu luận Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp tại công ty cổ phần tin học Lạc Việt

Trong thời gian kiến tập và học hỏi tại công ty Cổ Phần tin học Lạc Việt,nhận thức được vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp, em đã quyết định chọn đề tài: “

LỜI NÓI ĐẦU

Trước xu thế toàn cầu hóa, hội nhập hóa đang diễn ra mạnh mẽ hiện nay vàđặc biệt là sau khi Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại thế giới (WTO), cácdoanh nghiệp của chúng ta đang đứng trước những thời cơ và vận hội chưa từng có.Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng phải đối mặt với những thách thức to lớn Đó làphải cạnh tranh với những doanh nghiệp nước ngoài có quy mô lớn, tiềm lực tàichính mạnh, trình độ quản lý cao và có kinh nghiệm trên thương trường

Để đứng vững và phát triển, trước hết là trên chính sân nhà, các doanhnghiệp Việt Nam cần phải chuyển mình một cách mạnh mẽ Trong đó có sự điềuchỉnh hợp lý về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý sao cho tinh gọn, linh hoạt và hiệuquả

Nói cách khác, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp phù hợp, hoạtđộng linh hoạt, hiệu quả sẽ góp phần không nhỏ vào việc đương đầu với những khókhăn, thách thức, thực hiện các mục tiêu doanh nghiệp đặt ra Đây là một trongnhững yếu tố mang lại thành công trong kinh doanh

Trong thời gian kiến tập và học hỏi tại công ty Cổ Phần tin học Lạc Việt,nhận thức được vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp,

em đã quyết định chọn đề tài: “Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp tại công ty Cổ Phần tin học Lạc Việt” làm đề tài kiến tập của mình với mong

muốn góp một phần nhỏ vào việc tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp

Ngoài lời nói đầu và kết luận, bố cục của bài luận gồm 3 phần:

Phần 1: Lý luận chung về tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp

Phần 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức quản lý của công ty Cổ Phần tin học LạcViệt

Phần 3: Một số kiến nghị nhằm củng cố và hoàn thiện bộ máy quản lý củacông ty Cổ Phần tin học Lạc Việt

Phần 1: Lý luận chung về tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp.

1.1 Một số khái niệm cơ bản khi nghiên cứu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp.

1.1.1 Khái niệm về quản lý.

Quản lý là một hoạt động cần thiết trong tất cả các lĩnh vực của đời sống conngười, bất kể là nhóm chính thức hay nhóm không chính thức, nhóm nhỏ hay nhómlớn, gia đình hay các đoàn thể tổ chức xã hội, bất kể nội dung, mục đích của nhóm

đó là gì Ở đâu có lao động chung, lao động nhóm thì ở đó có và cần thiết phải cóhoạt động quản lý

Về nội dung, thuật ngữ “quản lý” có nhiều cách hiểu khác nhau Theo MaryFollet: “Quản lý là nghệ thuật khiến công việc được thực hiện thông qua ngườikhác” Một số nhà nghiên cứu khác lại cho rằng: Quản lý là một quá trình kỹ thuật

và xã hội nhằm sử dụng các nguồn tác động tới hoạt động của con người để đạtđược các mục tiêu của tổ chức

Còn C.Mác lại cho rằng quản lý là chức năng đặc biệt được nảy sinh từ tínhchất xã hội lao động: “Bất kỳ một lao động xã hội hay cộng đồng nào được tiếnhành trên quy mô tương đối lớn cũng đều có sự quản lý, nó xác lập mối quan hệ hàihòa giữa các công việc riêng rẽ và thực hiện những chức năng chung nhất, xuất phát

từ việc vận động của toàn bộ cơ cấu sản xuất Một nghệ sỹ chơi đàn chỉ cần cóchính mình, nhưng một giàn nhạc hay thì cần phải có nhạc trưởng”

Như vậy, quản lý là sự tác động liên tục, có tổ chức, có mục đích của chủthể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm duy trì tính trội của doanh nghiệp, sử dụngmột cách tốt nhất các tiềm năng, các cơ hội nhằm đưa doanh nghiệp đến các mụctiêu trong điều kiện môi trường luôn biến động

Trong đó, chủ thể quản lý (hay bộ phận quản lý) và đối tượng bị quản lý(hay bộ phận bị quản lý) có mối quan hệ mật thiết và tác động qua lại lẫn nhau tạinên một chỉnh thể thống nhất

Từ đây ta thấy: Chủ thể quản lý trên cơ sở mục tiêu đã xác định sẽ tácđộng lên đối tượng bị quản lý bằng những quyết định của mình Và thông qua hành

vi của đối tượng bị quản lý, chủ thể quản lý có thể điều chỉnh các quyết định đưa ra

(mối quan hệ ngược lại) Do đó, muốn quản lý tốt cần phải có bộ máy quản lý tốt.

Trong đó, chú trọng đặc biệt đến các hoạt động của lao động quản lý nhằm thựchiện các chức năng quản lý tốt nhất.

Nói tóm lại, ở đâu có sự hợp tác, phân công lao động, có sự tham gia laođộng của con người thì dù quy mô lớn hay nhỏ cũng đều có sự quản lý nhằm nângcao năng suất lao động chung và đạt được các mục tiêu đề ra với chi phí thấp nhất.Như vậy, thực chất của quản lý là quản lý con người và tập thể con người trongcùng một hệ thống

1.1.2 Cơ cấu bộ máy quản lý.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng thể các bộ phận khác nhau đượcchuyên môn hóa, được giao những trách nhiệm, quyền hạn nhất định và được bố trítheo từng cấp, từng khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý

và phục vụ các mục tiêu chung đã được xác định của doanh nghiệp

Nói cách khác, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp phản ánh hìnhthức và cấu tạo bên trong của doanh nghiệp Giữa cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và

cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ, hữu cơ với nhau Cơ sởcủa cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trước hết là bản thân cơ cấu sản xuất của doanhnghiệp Tuy nhiên, nó vẫn có tính độc lập tương đối vì nó phản ánh lao động quản

lý rất đa dạng và phải đảm bảo thực hiện chức năng quản trị phức tạp, nhằm thựchiện mục tiêu đã quy định

Trong cơ cấu tổ chức tồn tại hai mối quan hệ chủ yếu giữa các yếu tố cấuthành nên tổ chức, đó là:

- Mối liên hệ dọc giữa tổ chức cấp trên và cấp dưới (cấp quản lý)

- Mối liên hệ ngang giữa các yếu tố ngang cấp (bộ phận quản lý)

Tóm lại, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là hình thức phâncông lao động trong lĩnh vực quản lý Một mặt, nó tác động tới quản trình quản lý.Mặt khác, nó tác động trực tiếp tới quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Do đó, nó được sinh ra để thực hiện chức năng quản trị, trợ giúp việc ra quyết địnhcủa lãnh đạo doanh nghiệp Nó cho phép sử dụng hợp lý các nguồn lực trong doanhnghiệp Như vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý càng hoàn hảo thì quản lý càng tácđộng một cách có hiệu quả đến sản xuất kinh doanh và làm gia tăng lợi nhuận

1.2 Vai trò, chức năng của bộ máy quản lý đối với các hoạt động của doanh nghiệp.

1.2.1 Vai trò của bộ máy quản lý với hoạt động của doanh nghiệp.

Quản lý là một trong những yếu tố cơ bản quyết định hiệu quả hoạt động, sựthành công hay thất bại của một doanh nghiệp Việc tổ chức công tác quản lý mộtcách khoa học sẽ tạo điều kiện cho việc giảm chi phí hoạt động, hạn chế rủi ro,ngăn ngừa phá sản và nâng cao năng suất lao động, đồng thời không ngừng mởrộng thị trường tiêu thụ sản phẩm Đó cũng là mong muốn của bất kỳ một tổ chức,một doanh nghiệp hay một hệ thống nào.

Ngoài ra, làm tốt công tác quản lý còn tạo điều kiện cho người lao động pháthuy khả năng sáng tạo của mình Trong môi trường làm việc với một cơ cấu quản lýphù hợp, chặt chẽ, đảm bảo được sự cân bằng giữa quyền lợi và trách nhiệm chongười lao động sẽ giúp cho người lao động yên tâm công tác, tận tâm cống hiến hếtkhả năng cho công việc Qua đó tạo điều kiện để doanh nghiệp phát triển và đưadoanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã đặt ra

1.2.2 Các chức năng của quản trị kinh doanh.

Chức năng quản lý là những hoạt động riêng biệt của lao động quản lý, nóthể hiện những phương hướng tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lýnhằm thực hiện một mục tiêu nhất định

Việc xác định đúng chức năng quản lý là tiền đề cần thiết khách quan đểquản lý doanh nghiệp tốt hơn Do đó quá trình phân loại chức năng của doanhnghiệp có ý nghĩa rất quan trọng về lý luận và thực tiễn Để tổ chức bộ máy quản lýdoanh nghiệp theo hướng chuyên tinh, gọn nhẹ và có hiệu lực cần phải phân tích sựphù hợp giữa cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý với những chức năng quản lý

Chức năng quản lý đặc trưng cho nội dung quản lý Do đó có thể phân loạichức năng quản lý theo hai cách:

*Theo nội dung của quá trình quản lý, chức năng quản lý bao gồm:

- Chức năng hoạch định: Doanh nghiệp chỉ th được kết quả khi nó được

hướng dẫn bởi một chương trình hoạt động, một kế hoạch nhất định nhằm xác địnhrõ: Sản xuất kinh doanh cái gì? Bán cho ai? Sản xuất kinh doanh như thế nào? Vớinguồn tài chính nào?

- Chức năng tổ chức: Tổ chức doanh nghiệp tức là sắp xếp, bố trí các nguồn

lực một cách hợp lý, cân đối, trang bị những gì cần thiết cho hoạt động của doanhnghiệp nhằm đạt mục tiêu đề ra Đồng thời, tận dụng mọi nguồn lực trong nội bộ,tiến hành bổ nhiệm các chức vụ quản lý

- Chức năng phối hợp: Nhằm đảm bảo kết hợp các mặt hoạt động, tạo ra sự

hài hòa, cân bằng tối ưu trong quá trình sản xuất kinh doanh Phối hợp nghĩa là sắp

xếp, bố trí các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp vào vị trí thích hợp, đảm bảovận hành nhịp nhàng và ăn khớp với nhau để đạt hiệu quả cao trong công việc.

- Chức năng chỉ huy: Là sự chỉ dẫn, điều khiển và ra lệnh nhằm giúp mội

người thực hiện tốt công việc được giao, đạt các mục tiêu của doanh nghiệp

Chức năng chỉ huy nhằm thúc đẩy bộ máy hoạt động nhịp nhàng, đúnghướng, giải quyết khó khăn vướng mắc trong hoạt động một cách dễ dàng Đây làchức năng quan trọng nên vừa phải nắm vững lý thuyết, vừa phải kết hợp với kinhnghiệm thực tiễn để ra quyết định Người quản lý ra quyết định do dự sẽ lỡ mất cơhội kinh doanh, nóng vội, không tính toán kỹ sẽ rất dễ dẫn tới thất bại

- Chức năng kiểm tra: Nhằm xem xét lại các chỉ thị, mệnh lệnh đã ban hành,

từ đó đánh giá sự phù hợp giữa thực tiễn hoạt động với mục tiêu chương trình đã đềra

Chức năng này đòi hỏi cán bộ quản lý mọi cấp trong doanh nghiệp phảithường xuyên xem xét lại các quyết định đã đưa ra để có giải pháp điều chỉnh hợp

lý và kịp thời khi cấn thiết

*Theo mối quan hệ trực tiếp với lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh,chức năng quản lý gồm:

- Chức năng kỹ thuật.

-Chức năng thương mại.

- Chức năng kế hoạc hóa

- Chức năng tổ chức đời sống tập thể và các hoạt động xã hội

Trong hoạt động của các doanh nghiệp thì cả hai cách phân loại trên đềuđược kết hợp thực hiện sao cho phù hợp và đạt những mục tiêu mà doanh nghiệp đóđạt ra

1.3 Những yêu cầu đối với bộ máy quản lý doanh nghiệp.

Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một vấn đề

vô cùng phức tạp Nó phải được thực hiện theo phương hướng ngày càng thích ứngđầy đủ với mục tiêu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, chủ thể của tổ chức cũng như

phù hợp nguyên tắc quản lý xã hội và cơ chế vận hành của nền sản xuất Vì vậy, nóphải đảm bảo được những yêu cầu sau:

1.3.1 Đảm bảo tính tối ưu.

Giữa các khâu, các cấp quản lý phải thiết lập các mối quan hệ hợp lý, lựachọn và sắp xếp cán bộ quản lý vào từng vị trí đúng với khả năng, trình độ của họ,giảm bớt các khâu, cấp trung gian

1.3.2 Đảm bảo tính linh hoạt.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải có khả năng thích ứng cao Nghĩa là nó phảiđáp ứng được các yêu cầu, hoàn cảnh, tình huống một cách mau lẹ, chính xác và kịpthời

1.3.3 Đảm bảo tính kinh tế.

Đảm bảo chi phi cho cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là thấpnhất nhưng phải đạt hiệu quả caô nhất Đồng thời, phát huy được sức mạnh tiềmtàng, khả năng sáng tạo của người lao động và đảm bảo sử dụng hiệu quả mọinguồn lực trong doanh nghiệp

1.3.4 Đảm bảo tính thống nhất.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có mục tiêu chiến lược thốngnhất, có sự chỉ huy chiến lược tâp trung vào một đầu mối

1.3.5 Đảm bảo tính tin cậy.

Phải đảm bảo chính xác tất cả các thông tin được sử dụng trong doanhnghiệp, nhờ đó đảm bảo sự phố hợp với các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các

bộ phận, nghành của doanh nghiệp

1.3.6 Đảm bảo chế độ một thủ trưởng.

Thực chất của chế độ một thủ trưởng là quyền quyết định những vấn đề vềkinh tế, kỹ thuật, tổ chức hành chính, đời sống trong phạm vi doanh nghiệp và từng

bộ phận được trao cho một người Người đó có trách nhiệm quản lý toàn diện cácmặt hoạt động của đơn vị mình, được trao những trách nhiệm và quyền hạn nhấtđịnh, và phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về những quyết định đó Mọi người trongdoanh nghiệp và trong từng bộ phận phải nghiêm chỉnh phục tùng mệnh lệnh củathủ trưởng

Xuất phát từ những yêu cầu và tính chất của nền sản xuất công nhiệp, từnhững quyết điịnh, mối quan hệ trong phân công lao động chuyên môn hóa ngàycàng cao, sâu sắc dẫn đến hợp tác lao động Bất kỳ một sự trục trặc, khó khăn nòatrong hợp tác lao động cũng có thể dẫn đến đình trệ sản xuất, giảm hiệu quả Vì

vậy, việc đảm bảo chế độ một thủ trưởng trong doanh nghiệp là cần thiết kháchquan.

Các chức danh thủ trưởng, vị trí, mối quan hệ giữa các chức danh trong cơcấu tổ chức bộ máy quản lý

TT Chức danh

thủ trưởng

Vị trí từng chứcdanh trongDOANHNGHIệP

Phạm vi pháthuy tác dụng

Người giúpviệc thủtrưởng

Người dướiquyền

1 Giám đốc Thủ trưởng cấp

cao nhất củadoanh nghiệp

Toàn bộdoanh nghiệp

Các phógiám đốc

Mọi ngườitrong doanhnghiệp

2 Quản đốc Thủ trưởng cấp

cao nhất phânxưởng

Toàn bộ phânxưởng

Các phóquản đốc

Mọi ngườitrong phânxưởng

3 Đốc công Thủ trưởng cấp

cao nhất trong

ca làm việc

Toàn ca làmviệc

Không có Mọi người

làm việctrong ca

4 Tổ trưởng Thủ trưởng cấp

cao nhất tổ

làm việctrong tổ

5 Thủ trưởng

các phòng

chức năng

Thủ trưởng cấpcao nhất trongcác phòng ban

Toàn phòngban

Phó phòng Mọi người

làm việctrong phòng

Chức năng, vị trí thủ trưởng và mối quan hệ giữa chúng.

1.4 Những nội dung cơ bản của tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp 1.4.1 Một số mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp cơ bản.

Sự phát triển của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đã hình thành nên nhữngkiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý khác nhau Mỗi kiểu cơ cấu tổ chức bộ máyquản lý đều có nững ưu, nhược điểm nhất định và được áp dụng trong những điềukiện hoàn cảnh cụ thể của từng doanh nghiệp, từng tổ chức Áp dụng đúng đắn vàhợp lý kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp sẽ mang lại hiệu quảkinh tế cao trong doanh nghiệp đó

1.4.1.1 Cơ cấu trực tuyến (đường thẳng).

Đây là kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đơn giản nhất Đặc điểm cơ bảncủa loại cơ cấu này là mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức được thực hiệntheo đường thẳng Người cấp dưới chỉ nhận và thi hành mệnh lệnh của cấp trên trựctiếp Trong đó, người lãnh đạo phải thực hiện tất cả các chức năng quản lý và hoàntoàn chịu trách nhiệm về hệ thống do mình phụ trách Nói cách khác là mọi vấn đềđược giải quyết theo đường thẳng.

Cơ cấu trực tuyến có ưu điểm và nhược điểm sau:

*Ưu điểm:

- Mệnh lệnh từ cấp trên đưa xuống được thực hiện thi hành nhanh do lãnhđạo tập trung, thống nhất, không chồng chéo

- Đảm bảo việc thự hiện chế độ một thủ trưởng

- Tăng cường trách nhiệm cá nhân vì mỗi cấp dưới chỉ thực hiện mệnh lệnhcủa một cấp trên trực tiếp

- Chưa tận dụng được những chuyên gia trong việc ra quyết định nhhữngvấn đề quan trọng

Cơ cấu này đơn giản và phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ, có tính chấtsản xuất liên tục và sản phẩm không phức tạp

1.4.1.2 Cơ cấu chức năng.

Kiểu cơ cấu này cho phép cán bộ phụ trách các phòng chức năng có quyền

ra các mệnh lệnh về các vấn đề có liên quan đến chuyên môn của mình cho cácphân xưởng, các bộ phận sản xuất

Thực chất của mô hình này là cơ cấu tổ chức được tổ chức dựa trên sựchuyên môn hóa theo chức năng, tính chất công việc Những nhiệm vụ quản trị củadoanh nghiệp được phân chia cho các đơn vị riêng biệt, từ đó hình thành nên cáccán bộ lãnh đạo đảm nhiệm một chức năng nhất định

Mô hình này có những ưu – nhược điểm sau:

*Ưu điểm:

- Có sự chuyên môn hóa về mặt quản lý

- Thu hút được nhiều ý kiến của các chuyên gia trên nhiều lĩnh vực nênquyết định quản trị đưa ra sáng suốt hơn

- Giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo cao nhất của doanhnghiệp

* Nhược điểm:

- Vi phạm chế độ một thủ trưởng

- Mỗi cấp dưới có quá nhiều cấp trên trực tiếp nên trách nhiệm cá nhânkhông rõ ràng Tại một thời điểm có thể phải nhận nhiều mệnh lệnh khác nhau đểthực hiện, thậm chí các mệnh lệnh có thể trái ngược nhau

- Dễ gây ra tình trạng hỗn loạn nếu trách nhiệm và quyền hạn của cấp lãnhđạo chức năng không rõ ràng, cụ thể hóa

- Khi có sai sót khó quy trách nhiệm cho các cấp quản trị

Cơ cấu này cũng khá đơn giản nhưng chỉ phù hợp với những doanh nghiệpnhỏ có cơ cấu tổ chức đơn giản hoặc với những đơn vị hành chính sự nghiệp

1.4.1.3 Cơ cấu trực tuyến - chức năng.

Cơ cấu trực tuyến – chức năng là kiểu cơ cấu kết hợp giữa cơ cấu trực tuyến

và cơ cấu chức năng

Theo cơ cấu này, các cá nhân, đơn vị cơ sở chỉ nhận mệnh lệnh từ thủtrưởng cấp quản lý trực tiếp Các ý kiến của lãnh đạo phòng chức năng chỉ mangtính chất tư vấn, tham mưu về nghiệp vụ Đặc biệt, các phòng chức năng không cóquyền ra mệnh lệnh trực tiếp cho các phân xưởng hay bộ phận sản xuất

Mô hình này đã phát huy được ưu điểm và hạn chế được khuyết điểm củahai mô hình trực tuyến và chức năng Tuy nhiên nó cũng phát sinh một số nhượcđiểm là:

- Nếu các phòng chức năng không được tổ chức tốt thì bộ máy quản lý sẽ trởnên cồng kềnh, phức tạp, gây lãng phí, tốn kém trong quá trình trả lương cho cánbộ

- Các quyết định đưa ra thường chậm vì phải cân nhắc những ý kiến của cácphòng chức năng Trong một số trường hợp, điều này sẽ khiến doanh nghiệp bỏ lỡnhững cơ hội kinh doanh

- Cần thời gian họp hành nhiều

- Thông tin trong tổ chức phải trải qua nhiều cấp khác nhau gây mất thờigian và có thể bị sai lệch thông tin.

Cơ cấu trực tuyến - chức năng đã khắc phục được những hạn chế và pháthuy những điểm tích cực trong hai mô hình trên nên nó được rất nhiều doanhnghiệp áp dụng

1.4.1.4 Cơ cấu trực tuyến - tham mưu.

Bản chất của cơ cấu này cũng giống với cơ cấu trực tuyến – chức năng, chỉkhác ở điểm các phòng chức năng được thay thế bằng một nhóm cán bộ tham mưugọn nhẹ hơn và không tổ chức thành phòng ban cồng kềnh Chính bởi vì vậy mà môhình này thường được áp dụng cho các công ty nhỏ, khối lượng công việc chứcnăng nhỏ nhưng có đội ngũ chuyên gia tham mưu cao

1.4.1.5 Cơ cấu tổ chức theo ma trận.

Cơ cấu tổ chức theo ma trận là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo hìnhvuông do hai hệ thống quản lý ngang và dọc tạo nên Ví dụ, khi cần thực hiện một

dự an O, Ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ cử ra một chủ nhiệm dự án Các đơn vịchức năng F cử ra các cán bộ, bộ phận tham gia thực hiện dự án Khi dự án kết thúc,người nào sẽ quay trở về vị trí của người đó

* Ưu điểm:

- Có tính năng động cao, dễ di chuyển cán bộcó năng lực để thực hiện các

dự án khác nhau

- Sử dụng cán bộ có hiệu quả, tận dụng được cán bộ có chuyên môn cao sẵn

có trong doanh nghiệp

- Giảm cồng kềnh cho bộ máy quản lý của các dự án

* Nhược điểm:

- Thường xảy ra mâu thuẫn giữa người quản lý dự án với người lãnh đạo bộphận chức năng nên đòi hỏi phải có tinh thần hợp tác cao

Nhìn chung mô hình cơ cấu theo ma trận thích hợp với các ban quản lý dự

án, các công trình xây dựng hay các tổ nghiên cứu

1.4.2 Những nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp.

Bộ máy quản lý doanh nghiệp được xây dựng dựa trên cơ cấu tổ chức doanhnghiệp nên trước hết nó phải phù hợp với cơ cấu tổ chức đó Để tổ chức bộ máyquản lý doanh nghiệp hợp lý và lấy đó làm tiền đề để bộ máy quản trị doanh nghiệphoạt động hiệu quả, chúng ta không thể bỏ qua các nhân tố ảnh hưởng tới nó Dưới

đây là các nhân tố có tác động đến việc hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lýdoanh nghiệp.

1.4.2.1 Những nhân tố thuộc môi trường kinh doanh.

Môi trường kinh doanh là tổng hợp các yếu tố, điều kiện có tác động kháchquan và chủ quan, có ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến hoạt động kinh doanhcủa doanh nghiệp

Môi trường kdcủa doanh nghiệp không chỉ bao gồm môi trường vĩ mô củanền kinh tế, môi trường ngành mà còn bao gồm cả môi trường nội bộ của doanhnghiệp

*Môi trường vĩ mô của nền kinh tế: là môi trường khách quan, ở bên ngoài

doanh nghiệp Nó bao gồm các yếu tố:

- Môi trường tự nhiên: là những đặc điểm tự nhiên cảu một vùng, một đất

nước như là vị trí địa lý, khí hậu, địa hình, tài nguyên…

- Môi trường kinh tế: Tình hình phát triển kinh tế, các chính sách kinh tếnhư chính sách thuế, lãi suất, tỷ giá hối đoái…

- Môi trường công nghệ: Trình độ công nghệ cũng như việc áp dụng nhữngtiến bộ khoa học công nghệ vào trong sản xuất kinh doanh

- Môi trường chính trị: Là thể chế chính trị, tình hình chính trị, an ninh xãhội của một quốc gia

- Môi trường pháp lý: Đó là hệ thông luật pháp và ý thức tuân thủ luật phápcủa người dân

- Môi trường xã hội: Tình trạng việc làm, dân số, mức sống dân cư…

- Môi trường văn hóa: Phong tục tập quán, thói quen sinh hoạt, văn hóa,truyền thống…

- Môi trường sinh thái: Là mức độ ô nhiễm môi trường

- Môi trường quốc tế: Là sự mở của nền kinh tế, giao lưu, thông thương vớiquốc tế

* Môi trường kinh doanh ngành: Cũng là môi trường khách quan ở bên

ngoài doanh nghiệp, bao gồm:

- Khách hàng

- Nhà cung ứng

- Sức ép của đối thủ cạnh tranh

- Sức ép của sản phẩm thay thế

* Môi trường nội bộ doanh nghiệp: Là môi trường chủ quan, ở bên trong

doanh nghiệp Nó bao gồm tất cả các yếu tố, các nguồn lực của doanh nghiệp nhưlà: nguồn nhân lực, vốn, trình độ tổ chức quản lý, trình độ công nghệ, máy mócthiết bị…

Mỗi doanh nghiệp có một môi trường kinh doanh khác nhau Môi trường đó

có thể đưa đến cho doanh nghiệp những tác động tích cực hoặc tiêu cực, tạo nênnhững cơ hội thuận lợi hoặc những nguy cơ tiềm tàng Hiện nay, trong nền kinh tếthị trường, môi trường kinh doanh thường xuyên biến đổi phức tạp và chức đựngnhiều rủi ro Chính vì vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của các doanh nghiệp cần

phải hết sức linh hoạt để thích nghi với môi trường kinh doanh

1.4.2.2 Mục đích, chức năng của doanh nghiệp.

Mục đích,chức năng của doanh nghiệp sẽ quy định cơ cấu tổ chức bộ máyquản lý của doanh nghiệp đó

Đơn cử, tại các doanh nghiệp sản xuất, chức năng sản xuất là quan trọngnhất Do đó, bộ máy tổ chức phải hướng mạnh vào việc phục vụ tốt nhất cho hoạtđộng sản xuất Còn tại các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ, bộ phận tiếp xúc,phục vụ khách hàng lại là bộ phận rất quan trọng Như vậy, nhiệm vụ sản xuất haycung cấp dịch vụ, hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp tới cơ cấu sản xuất, kinh doanh củadoanh nghiệp Nên nó ảnh hưởng tới kiểu hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản

lý, bao gồm cả các cấp và bộ phận quản trị cũng như mối liên hệ giữa chúng

1.4.2.3 Quy mô của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng nhiều lao động, nhiều nơi làm việcthì cơ cấu bộ máy càng phức tạp Theo đó, cơ cấu sẽ càng nhiều cấp, nhiều bộ phậnhơn và quan hệ giữa chúng càng phức tạp Ngược lại, với các doanh nghiệp nhỏ thì

cơ cấu quản lý lại rất đơn giản

Vậy quy mô của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức

bộ máy quản lý của doanh nghiệp

1.4.2.4 Yếu tố kỹ thuật.

Yếu tố kỹ thuật công nghệ ở một doanh nghiệp bao hàm chủng loại và kếtcấu sản phẩm, dịch vụ, công nghệ chế tạo sản phẩm, loại hình sản xuất…Đây chính

là cơ sở xây dựng cơ cấu sản xuất và từ đó ảnh hưởng tới việc lựa chọn cơ cấu tổchức bộ máy quản lý doanh nghiệp

Trình độ kỹ thuật công nghệ càng hiện đại bao nhiêu, tính chất tự động hóacàng cao thì lao đông bên trong càng ít bấy nhiêu, kết quả lao động càng ít chịu ảnh

hưởng của tính chủ quan của nhân tố con người Do đó, hoạt động quản trị càng tậptrung vào mối quan hệ với môi trường kinh doanh, giải quyết các vấn đề phù hợpgiữa con người và công nghệ, kỹ thuật

1.4.2.5 Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị.

Trong thời đại kinh tế tri thức như hiện nay, trình độ của các nhà quản trịdoanh nghiệp là vấn đề được các doanh nghiệp rất quan tâm Đội ngũ các nhà quảntrị có trình độ cao sẽ giải quyết tốt cá nhiệm vụ quản trị với năng suất cao nên đòihỏi ít người, giảm bớt được các đầu mối Các nhà quản trị được đào tạo theo hướng

có kiến thức chuyên môn hóa sâu và hiểu biết xã hội rộng sẽ tạo được những ảnhhưởng trực tiếp tới cách tổ chức ở các cấp, các bộ phận bên dưới

Bên cạnh đó, trang thiết bị quản trị sẽ giúp cho các nhà quản trị nâng caođược năng suất lao động cũng như chất lượng công việc Khoa học công nghệ thôngtin càng phát triển càng tác động mạnh mẽ đến khả năng thu thập và xử lý thông tincủa nhà quản trị nên nó cũng sẽ tác động đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

1.4.2.6 Cơ sở pháp lý của doanh nghiệp.

Cơ sở pháp lý đòi hỏi một số loại hình doanh nghiệp phải tuân thủ các quyđịnh nhất định trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Trong các doanh nghiệp nhà nước, vấn đề được đặt ra trong xây dựng và hoàn thiện

cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là phải giải quyết thỏa đáng mối quan hệ giữa tổchức Đảng, bộ máy quản trị doanh nghiệp và tổ chức Công Đoàn Bộ máy tổ chứctại doanh nghiệp này được tổ chức riêng theo quy định đối với doanh nghiệp nhànước Còn đối với các doanh nghiệp ngoài quốc doanh hiện nay, vấn đề giải quyếthài hòa mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và người lao động lại là vấn đềlớn nhất được đặt ra khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở doanh nghiệp

- Chuyên tinh: Thường xuyên, chuyên sâu, có chọn lọc và chuyên môn hóa

cao

- Gọn nhẹ: Không thừa, không thiếu bộ phận nào, không chồng chéo,,

không cồng kềnh

- Linh hoạt: Có thể thích ứng được với sự biến động của môi kinh doanh và

sự thay đổi của sản xuất kinh doanh

- Hiệu quả: Chi phí bỏ ra là thấp nhất nhưng hiệu quả thu về là cao nhất.

Tóm lại, công tác quản lý là một trong những yếu tố quyết định sự phát triểncủa doanh nghiệp Do đó, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý để đảmbảo thực hiện có hiệu quả công việc sản xuất kinh doanh là một tất yếu khách quan

1.5.2 Nội dung hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.

1.5.2.1 Hoàn thiện trong việc phân công trong bộ máy quản trị điều hành doanh nghiệp.

Bất kỳ một loại hình doanh nghiệp nào cũng đòi hỏi phải có một sự điềuhành sản xuất kinh doanh thống nhất tuyệt đối, chấp hành, tuân thủ kỷ luật hết sứcchặt chẽ, cũng như thống nhất vận hành theo những quy tắc từ trên xuống dưới

Tùy theo đặc điểm của doanh nghiệp mà tiến hành sắp xếp, bố trí vị trí cácphòng ban và cán bộ phụ trách Đặc biệt nên phân công một hoặc một số người, bộphận làm nhiệm vụ chuyên trách để tham mưu, cố vấn giúp ban giám đốc trong việcchỉ đạo và điều hành doanh nghiệp

Khi phân công phụ trách cần giới hạn tối đa số lượng các phòng chức năng,

số lượng bộ phận, hoặc nhân viên thuộc một chức danh quản lý Vì khi số lượng bộphận, hoặc nhân viên thuộc một chức danh quản lý nào đó tăng vượt quá khả năngquản lý, kiểm soát thì mối quan hệ cũng tăng gấp bội dễ dẫn đến không bao quát hết

để điều hành một cách sát sao, có hiệu quả

1.5.2.2 Hoàn thiện bộ máy tổ chức các phòng chức năng.

Các phòng chức năng là tổ chức bao gồm cán bộ, nhân viên kỹ thuật, hànhchính được phân công chuyên môn hóa theo chức năng quản lý, có nhiệm vụ giúp

đỡ Ban giám đốc chuẩn bị các quyết định, theo dõi hướng dẫn các phân xưởng, các

bộ phận sản xuất cũng như các cán bộ, nhân viên cấp dưới thực hiện đúnh đắn, kịpthời những quyết định quản lý Trách nhiệm chung của phòng chức năng là vừaphải hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, vừa phối hợp chặt chẽ với các phòng khácnhằm đảm bảo cho tất cả các lĩnh vực công tác của doanh nghiệp được tiến hànhđồng bộ nhịp nhàng

Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức các phòng chức năng được tiến hành theocác bước sau:

- Bước 1: Rà soát lại chức năng, nhiệm vụ của từng phòng loại bỏ nhữngchức năng chồng chéo

- Bước 2: Xác định số lượng các cán bộ cần có trong từng phòng chức năng

cụ thể

- Bước 3: Xác định nhiệm vụ của từng người trong phòng

- Bước 4: Bố trí, sắp xếp người cho phù hợp

- Bước 5: Giải quyết cho những lao động chưa được sắp xếp

1.5.2.3 Hoàn thiện việc phân công trong các phân xưởng.

Các phân xưởng là nơi trực tiếp diễn ra quá trình sản xuất của doanh nghiệp,

do đó cơ cấu tổ chức trong các phân xưởng rất quan trọng

Chức năng cũng như nhiệm vụ chủ yếu của phân xưởng là sản xuất Hơnnữa, phân xưởng là một dơn vị nhỏ, trong có các chức năng nhiệm vụ của từng phânxưởng khá rõ ràng Do vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại phân xưởng phải đơngiản, gọn nhẹ hơn bộ máy tổ chức cua doanh nghiệp Cụ thể, nó không chia thànhcác phòng ban chức năng mà chỉ đơn giản gồm có: quản đốc, các phó quản đốc, và

có thể có người giúp việc cho quản đốc

Phần 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức quản lý của công ty Cổ Phần tin học

- Các sản phẩm của công ty được báo PCWorld Việt Nam và Hội Tin Họcbình chọn là các sản phẩm được ưa chuộng nhất trong các năm liên tục từ 1997 đếnnay

- Được BVQI (Anh Quốc) cấp chứng nhận ISO 9001 vào tháng 08 năm

2000 LẠC VIỆT đang tiếp cận với các phương pháp quản trị chất lượng hiện đạiCMM, BPR nhằm đáp ứng các yêu cầu đa dạng của khách hàng ở mức cao nhất

- 90% thu nhập trong nước đạt được nhờ đội ngũ kinh doanh trực tiếp với sựhậu thuẫn của đội ngũ chuyên viên bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật lên đến hơn 100 người

- Có hơn 350 nhân viên trên toàn quốc

- Có văn phòng và chi nhánh chuyên về phát triển phần mềm, kinh doanh và

hỗ trợ kỹ thuật ở TP.HCM, TP Hà Nội, TP Đà Nẵng, TP Cần Thơ

Các chi nhánh toàn quốc

Thành Phố Hồ Chí Minh:

Trụ sở chính:

23 Nguyễn Thị Huỳnh St., Phu Nhuan Dist., HCMC

Điện thoại: (84-8) 842 333 – 847 8373 – 842 0246Fax: (84-8) 842 2370

E-mail: lacviet@lacviet.com.vn

Hà Nội:

Chi Nhánh Hà Nội