SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VIỆC LÊN THỰC ĐƠN ĐI CHỢ HÀNG NGÀY TẠI TRUNG TÂM NUÔI DẠY TRẺ KHUYẾT TẬT ĐỒNG NAI Người thực hiện: Phạm Thị Bạch Huệ Lĩnh vực
Trang 1SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI
TRUNG TÂM NUÔI DẠY TRẺ KHUYẾT TẬT
Mã số:
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VIỆC LÊN THỰC ĐƠN ĐI CHỢ HÀNG NGÀY
TẠI TRUNG TÂM NUÔI DẠY TRẺ KHUYẾT TẬT ĐỒNG NAI
Người thực hiện: Phạm Thị Bạch Huệ Lĩnh vực nghiên cứu:
- Phương pháp dạy học bộ môn:
- Lĩnh vực khác: Chăm sóc – nuôi dưỡng
Có đính kèm: Các sản phẩm không thể hiện trong bản in SKKN
Mô hình Đĩa CD (DVD) Phim ảnh Hiện vật khác
(các phim, ảnh, sản phẩm phần mềm)
Năm học: 2015-2016
BM 01-Bìa SKKN
Trang 2SƠ LƢỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC
––––––––––––––––––
I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN
1 Họ và tên: PHẠM THỊ BẠCH HUỆ
2 Ngày tháng năm sinh: 23-12-1978
3 Nam, nữ: Nữ
4 Địa chỉ: Khu I, ấp Bình Thạch, xã Bình Hòa, Vĩnh Cửu, Đồng Nai
5 Điện thoại: 0613954171 (CQ); ĐTDĐ: 0974656426
7 Chức vụ: Kế toán trưởng
8 Nhiệm vụ được giao: Kế toán - Tổ trưởng Tổ Hành chính
9 Đơn vị công tác: Trung tâm Nuôi dạy trẻ khuyết tật tỉnh Đồng Nai
II TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO
- Trình độ chuyên môn cao nhất: Đại học
- Năm nhận bằng: 2011
- Chuyên ngành đào tạo: kế toán
III KINH NGHIỆM KHOA HỌC
- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Kế toán
Số năm có kinh nghiệm: 17 năm
BM02-LLKHSKKN
Trang 3ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VIỆC LÊN THỰC ĐƠN ĐI CHỢ HÀNG NGÀY
TẠI TRUNG TÂM NUÔI DẠY TRẺ KHUYẾT TẬT ĐỒNG NAI
I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Trong thời đại công nghiệp hoá - hiện đại hoá ngày càng phát triển phù hợp với tiến trình của đất nước thì chúng ta không thể không nói đến sự phát triển vượt bậc của nghành công nghệ thông tin (CNTT) Công nghệ thông tin thực sự trở thành kho tàng - nguồn tài nguyên quan trọng Chính vì thế cần phải đẩy mạnh ứng dụng CNTT phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước trong thời
kỳ mở cửa và hội nhập, hướng tới nền kinh tế tri thức của đất nước
Trung tâm Nuôi dạy trẻ khuyết tật là đơn vị trực thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai, có chức năng nuôi, dạy cho trẻ khuyết tật khiếm thính, khiếm thị và chậm phát triển trí tuệ Trung tâm tổ chức giảng dạy từ cấp Tiểu học đến cấp trung học cơ sở và có tổ chức bếp ăn tập thể cung cấp cho trẻ được ăn uống ngày ba bữa Sau giờ học, các em học sinh khuyết tật được về các nhà nội trú dưới sự quản lý, chăm sóc của các bảo mẫu Bộ phận cấp dưỡng gồm hai người phục vụ cho 184 em học sinh khuyết tật đang học tại Trung tâm Ban Giám đốc Trung tâm phân công cho một Phó Giám đốc phụ trách tổ Hành chính trong việc nuôi các em khuyết tật đang sống tại Trung tâm mà trong đó là bộ phận cấp dưỡng chịu trách nhiệm chính trong việc lên thực đơn đi chợ hàng ngày
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác dạy học cùng với công tác hành chính tại Trung tâm Nuôi dạy trẻ khuyết tật Đồng Nai trong những năm vừa qua đã mang lại hiệu quả cao, góp phần nâng cao chất lượng nuôi dạy trẻ khuyết tật Nhưng với tình hình đội ngũ nhân viên cấp dưỡng có trình độ thấp, lớn tuổi, chưa từng sử dụng máy tính thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lên thực đơn đi chợ hàng ngày thật sự khó khăn Bản thân tôi là một kế toán kiêm nhiệm chức vụ tổ trưởng Tổ Hành chính, được Giám đốc giao nhiệm vụ quản lý, điều hành các bộ phận của tổ để việc ăn ở của học sinh sống nội trú ngày càng tốt hơn Trong đó giúp cho bộ phận cấp dưỡng thực hiện công việc của mình một cách khoa học, tiết kiệm thời gian Đó chính là lý do tôi chọn đề tài sáng kiến kinh
nghiệm “ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VIỆC LÊN
THỰC ĐƠN ĐI CHỢ HÀNG NGÀY” từ những kinh nghiệm của bản thân
II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
1 Một số thuật ngữ và văn bản về công nghệ thông tin
Căn cứ vào Chỉ thị số 55/2008/CT - BGDĐT ngày 30/9/2008 của Bộ trưởng
Bộ Giáo dục và Đào tạo về tăng cường giảng dạy, đào tạo và ứng dụng CNTT trong ngành giáo dục giai đoạn 2008 - 2012
Trong tình hình phát triển mạnh mẽ như ngày nay, ngành tin học với những hiệu quả thiết thực trong đời sống xã hội cùng với sự phát triển của các công cụ phần cứng và phần mềm Tin học đã được xã hội công nhận như là lĩnh vực không thể thiếu trong bất kỳ một ngành nghề nào, đặc biệt là trong ngành giáo dục đang trong giai đoạn đổi mới giáo dục, đưa CNTT vào trong dạy học và quản lý
Trang 4Theo Luật Công nghệ Thông tin năm 2007: Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số
Công nghệ Thông tin: Đây là ngành công nghệ mũi nhọn, được xây dựng trên thành quả của nhiều công nghệ khác Luôn luôn nặng về tri thức, vì vậy để phát triển công nghệ thông tin cần phải có nguồn nhân lực trình độ cao Là ngành
có tốc độ phát triển và phổ biến nhanh nhất Là ngành khoa học có thể ứng dụng trong mọi lĩnh vực, góp phần thúc đẩy nhanh quá trình tăng trưởng và chuyển dịch
cơ cấu kinh tế, thay đổi cơ cấu xã hội, phong cách sống, học tập và làm việc của con người Có khả năng số hóa thông tin, tổ chức, lưu trữ thông tin trên diện tích nhỏ; truy xuất và xử lý thông tin một cách nhanh chóng và chính xác
Thực tế cho thấy đối với công việc một kế toán, bên cạnh việc sử dụng các phần mềm phục vụ cho công tác kế toán thì người kế toán còn thường xuyên phải lập những bảng biểu tính toán do mình tự lập ra, để thuận tiện hơn trong công việc hay tổng hợp những bảng báo cáo số liệu để nộp lên trên Nếu như chúng ta không
có phương án tối ưu nào để hoàn thành những công việc đó thì chắc chắn rằng chúng ta sẽ dễ mắc sai sót Như vậy để hoàn thành các công việc với tiêu chí
“nhanh – chính xác – khoa học – an toàn – hiệu quả” thì chắc chắn chúng ta
phải đưa ra một phương án tối ưu và phương án đó chính là tận dụng sức mạnh của công nghệ thông tin Mà giải pháp tối ưu cho từng con số, cho từng bảng tính đó chính là phần mềm MS.Excel của Microsoff Office
MS.Excel là một phần mềm xử lý bảng tính thông dụng nhất từ trước đến nay Nó được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, trường học ở nhiều mục đích khác nhau Với MS.Excel, chúng ta có thể tính toán, lập bảng tổng hợp, phân tích
số liệu, mà không cần dùng đến một chương trình chuyên nghiệp nào Có thể nói đây là một phần mềm tạo ra bảng tính tự động vì khi ta thay đổi dữ liệu trên một ô (cell) thì dữ liệu trên các ô khác có liên kết với nó tự động thay đổi theo
2 Thực trạng tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Nuôi dạy trẻ khuyết tật tỉnh Đồng Nai
Trung tâm Nuôi dạy trẻ khuyết tật được Ủy ban Nhân dân tỉnh Đồng Nai ký Quyết định thành lập số 2893/QĐ-UBT ngày 27 tháng 8 năm 1997 và chính thức đi vào hoạt động vào tháng 10 năm 1997 Trung tâm tổ chức khai giảng năm học đầu tiên ngày 18 tháng 3 năm 1998 với 36 học sinh và 05 cán bộ, giáo viên Đến năm học 2015-2016, Trung tâm có 49 cán bộ, giáo viên, nhân viên và 184 em học sinh
Đây là trường phổ thông chuyên biệt nội trú dành riêng để nuôi, dạy văn hóa, hướng nghiệp nghề đơn giản cho học sinh khuyết tật (khiếm thính, khiếm thị và chậm phát triển trí tuệ) Học sinh học hết chương trình tiểu học phổ thông và được nâng cao lên chương trình hệ bổ túc trung học cơ sở Các giáo viên đều được đào tạo chuyên ngành giáo dục đặc biệt, một số giáo viên trung học cơ sở tuy chưa học qua khoá giáo dục đặc biệt nhưng rất tâm huyết với sự nghiệp dạy trẻ khuyết tật Tất cả các giáo viên đều biết ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác giảng dạy
Để đảm bảo cho việc chăm sóc của Trung tâm ngày càng tốt hơn, tổ Hành chính bao gồm 15 người Trong đó nhân viên biên chế gồm 4 người: kế toán, thủ
Trang 5quỹ kiêm nhiệm văn thư, nhân viên y tế và nhân viên thư viện Còn lại 11 người là nhân viên hợp đồng theo Nghị định 68/2000/NĐ-CP gồm 02 nhân viên bảo vệ, 09 nhân viên phục vụ (bao gồm 05 nhân viên bảo mẫu trực tiếp chăm sóc các em, 02 nhân viên phục vụ vệ sinh môi trường xung quanh và 02 nhân viên cấp dưỡng phục
vụ bếp ăn tập thể)
Ngay từ những năm đầu thành lập, Trung tâm đã tổ chức bếp ăn tập thể cung cấp cho trẻ được ăn uống ngày ba bữa Sau 19 năm hình thành và phát triển việc chăm sóc các em khuyết tật đã đi vào ổn định và ngày càng tốt hơn, chất lượng bữa
ăn ngày càng được nâng cao Để có được thành công như ngày hôm nay là do được
sự quan tâm, chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai, các cấp, các Ngành, các mạnh thường quân, đặc biệt là sự lãnh đạo của Ban Giám đốc Trung tâm
Mỗi tháng một lần Phó Giám đốc Trung tâm phụ trách tổ Hành chính cùng họp với các thành viên của tổ để lắng nghe các báo cáo tình hình tháng trước và đưa
ra những phương hướng tháng sau nhằm cho tất cả các hoạt động của tổ được thực hiện tốt nhất Việc tổ chức bếp ăn tập thể tại Trung tâm được phân công như sau:
- Bộ phận cấp dưỡng chịu trách nhiệm chính trong việc nấu ăn, lên thực đơn
đi chợ hàng ngày
- Bộ phận y tế chịu trách nhiệm trong việc kiểm tra chất lượng, an toàn vệ sinh thực phẩm, trong đó việc lưu mẫu thức ăn sống, thức ăn chính mỗi ngày là việc làm rất quan trọng Bên cạnh đó, nhân viên y tế hỗ trợ thêm cho bộ phận cấp dưỡng trong việc lên thực đơn và ghi chép sổ sách đi chợ hàng ngày
- Bộ phận nhân viên bảo mẫu các nhà chịu trách nhiệm theo dõi sĩ số học sinh hàng ngày
- Bộ phận tài chính (kế toán, thủ quỹ) chịu trách nhiệm theo dõi hợp đồng và thanh quyết toán với đơn vị cung cấp thực phẩm
- Các bộ phận này kết hợp chặt chẽ với nhau để chất lượng bữa ăn ngày càng được nâng cao, việc theo dõi sĩ số học sinh mỗi ngày giúp cho việc chấm công được chính xác Vào các buổi chiều hàng ngày, bảo mẫu báo cáo số lượng học sinh cho bộ phận kế toán Sau đó, tôi cùng với cấp dưỡng xác định số tiền ăn mỗi ngày và số lượng thực phẩm theo thực đơn đã thống nhất trước cho ngày hôm sau Thông thường trong cuộc họp hàng tháng, chúng tôi đã bàn bạc, thống nhất thực đơn cho một tháng
Đối với một kế toán như tôi thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc hàng ngày là điều bắt buộc, đòi hỏi kế toán phải có một trình độ tin học nhất định Nhưng đối với các nhân viên cấp dưỡng hợp đồng theo Nghị định 68/2000/NĐ-CP có trình độ thấp, độ tuổi lao động cao, chưa qua bất kỳ khóa đào tạo, bồi dưỡng về tin học thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc lên thực đơn đi chợ hàng ngày thật là khó khăn vô cùng
Trong những năm học trước, tôi đã thiết kế và cung cấp các biểu mẫu cho các nhân viên bảo mẫu điểm danh số lượng học sinh hàng ngày chính xác, để các nhân
Trang 6viên cấp dưỡng có những biểu mẫu ghi chép lại việc đi chợ hàng ngày trong việc công khai tài chính cho Trung Tâm bằng Microsoft Office Word
Tôi nhận thấy rằng công việc lên thực đơn đi chợ hàng ngày được lặp đi lặp lại nhiều lần, các cấp dưỡng đều tính toán bằng phương pháp thủ công, việc điền vào các biểu mẫu chiếm nhiều thời gian, đôi khi xảy ra sai sót trong tính toán
Trong đề tài này, tôi chủ yếu sử dụng phần mềm MS.Excel của Microsoff Office để tạo ra một tập tin với các ô đã được cài đặt công thức Người sử dụng chỉ cần chọn những thực phẩm đã có trong danh sách và nhập dữ liệu vào một số ô cần thiết cho công việc lên thực đơn đi chợ hàng ngày tại Trung tâm Nuôi dạy trẻ khuyết tật Đồng Nai
III TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP
1 Sử dụng Microsoft Office Excel để thiết kế tập tin mẫu Sổ đi chợ hàng ngày cho bộ phận lên thực đơn đi chợ
a) Cách thức tổ chức thực hiện:
Sử dụng phần mềm MS.Excel của Microsoff Office để tạo ra một tập tin với các ô công thức đã cài đặt cho việc lên thực đơn đi chợ hàng ngày Tập tin này nhằm giúp cho các nhân viên cấp dưỡng sử dụng máy tính một cách dễ dàng và biết ứng dụng công nghệ thông tin trong việc lên thực đơn đi chợ hàng ngày và nâng cao năng suất, hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian làm việc
b) Các bước thực hiện:
Khởi động Microsoft Excel bằng cách: Start / Programs / Microsoft Office / Microsoft Excel 2003
Chèn thêm Sheet: Nhấn Shift_F11 (Tạo khoảng 32 sheets)
Đổi tên tất cả các Sheet (Rename)
Nhập Bảng báo giá thực phẩm do đơn vị cung cấp thực phẩm cho Trung tâm cung cấp như hình sau:
Trang 7Đặt tên vùng dữ liệu cho tất cả hàng hóa, thực phẩm
+ Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần đặt tên
+ Bước 2: Insert – Name – Define
Hộp thoại Define Name xuất hiện: Gõ tên cần đặt vào
+ Bước 3: Nhấn OK
Nhập Sổ đi chợ chi tiết ngày 01 vào Sheet 1 như hình sau:
Trang 8Số tiền ăn mỗi ngày của một em học sinh là ba mươi sáu ngàn đồng Trong
đó, buổi sáng là mười ngàn đồng do cha mẹ học sinh đóng góp, buổi trưa và buổi chiều là mười ba ngàn đồng cho mỗi buổi
Tạo danh sách hàng hóa, thực phẩm trong Bảng kê chi tiết:
+ Bước 1: Chọn ô dữ liệu cần tạo danh sách
+ Bước 2: Data – Validation
+ Bước 3: Trong thẻ Settings
Allow: Chọn List
Source: = tên vùng dữ liệu
Trang 9+ Bước 4: OK
Kết quả:
+ Bước 5: Sao chép công thức vừa tạo được cho các ô trong cột Nội dung còn lại
Bước 1: Chọn ô có dữ liệu cần sao chép
Bước 2: Đưa con trỏ chuột tới góc dưới cùng bên phải vùng dữ liệu
vừa chọn, xuất hiện hình dấu +
Trang 10Bước 3: Nhấn giữ chuột trái và kéo chúng sang các vị trí cần sao chép Sau đó thả con trỏ chuột
Đối với các ô “ĐVT”, “Đơn giá” ta không nhập giá trị dữ liệu vào mà dùng công thức Hàm VLOOKUP để dò tìm giá trị trong bảng theo cột theo cú pháp sau:
= VLOOKUP (giá trị dò tìm, bảng dò tìm, số thứ tự cột cần lấy, 0)
+ Ví dụ 1: ô D20 về “ĐVT” trong Sheet 1 nhập như sau:
=VLOOKUP(B20,Gia!$B$9:$D$87,2,0)
+ Ví dụ 2: ô F20 về “Đơn giá” trong Sheet 1 nhập như sau:
=VLOOKUP(B20,Gia!$B$9:$D$87,3,0)
Thành tiền = Số lượng x Đơn giá
Sao chép các công thức vừa tạo được cho các ô còn lại trong các cột của Bảng kê chi tiết
Sau khi sao chép xong, trong các ô dữ liệu xuất hiện N/A Đây là lỗi dữ liệu
vì giá trị trả về không tương thích từ hàm dò tìm VLOOKUP Các lỗi này tự động biến mất khi ta lựa chọn tên một loại thực phẩm, hàng hóa trong bảng danh sách của ô
Sử dụng các công thức để tính toán: Các phép toán trong công thức được thực hiện theo trình tự thông thường, có nghĩa là các phép toán trong dấu ngoặc đơn ( ) được thực hiện trước, sau đó đến phép lũy thừa, tiếp theo là các phép nhân và phép chia, cuối cùng là phép cộng và phép trừ Điều quan trọng trong khi sử dụng các công thức để tính toán đó là: Dấu = là dấu đầu tiên cần phải gõ khi nhập công thức
vào một ô
Dùng hàm Sum để tính tổng Cú pháp: = SUM (number 1, number 2, …) c) Phân tích, so sánh, đánh giá kết quả giải pháp của tác giả đã thực hiện so với giải pháp đã có
Trang 11Sau khi thực hiện từng bước các thao tác trên, ta được một tập tin với các ô
đã được cài đặt công thức Người sử dụng chỉ cần chọn những thực phẩm đã có trong danh sách và nhập dữ liệu vào một số ô cần thiết cho công việc lên thực đơn
đi chợ hàng ngày Việc ứng dụng công nghệ thông tin thay cho việc ghi chép bằng tay trước đây vào việc lên thực đơn đi chợ hàng ngày giúp cho sổ sách được rõ ràng, tính toán chính xác và điều quan trọng nhất là rút ngắn thời gian làm việc cho công việc này
2 Hướng dẫn các thao tác cơ bản khi sử dụng máy tính và sử dụng tập tin Excel đã thiết kế cho bộ phận đi chợ
Tình hình đội ngũ nhân viên cấp dưỡng có trình độ thấp, lớn tuổi, chưa từng
sử dụng máy tính thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lên thực đơn đi chợ hàng ngày thật sự khó khăn Do đó, ngay từ cuộc họp đầu tiên của năm học này tôi đã triển khai kế hoạch thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lên thực đơn đi chợ hàng ngày Đối tượng triển khai bao gồm nhân viên cấp dưỡng, nhân viên y tế phục giúp công việc đi chợ cho nhân viên cấp dưỡng Nội dung triển khai chủ yếu là việc ứng dụng công nghệ thông tin nhằm giúp cho bộ phận đi chợ thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả nhất, khoa học nhất Một số nội dung hướng dẫn việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lên thực đơn đi chợ hàng ngày như sau:
- Hướng dẫn các thao tác mở và tắt máy tính
- Hướng dẫn các thao tác sử dụng Windows Explore như mở, đóng Windows Explore; tạo thư mục mới; sao chép, đổi tên tập tin, thư mục
- Hướng dẫn cách gõ dấu tiếng Việt
- Hướng dẫn các thao tác cơ bản sử dụng phần mềm Microsoff Office Excel trên tập tin đã thiết kế sẵn: mở, đóng tập tin; cách nhập dữ liệu; cách sử dụng công thức trong các ô; chọn vùng dữ liệu; sao chép vùng dữ liệu Trong các thao tác này thì thao tác sao chép vùng dữ liệu được sử dụng rất nhiều (sao chép cho các ngày còn lại trong tháng)
Trong tháng đầu tiên triển khai những nội dung trên, hầu như ngày nào tôi cũng cùng với các nhân viên này dành ra khoảng 10 phút để hướng dẫn sử dụng và thực hành lên thực đơn đi chợ hàng ngày trên máy tính Đến tháng thứ hai trở đi, các nhân viên này có thể sử dụng thành thạo việc lên thực đơn đi chợ hàng ngày trên máy tính và tôi chỉ hỗ trợ khi cần thiết Đến nay thì chỉ cần dành thời gian 5 phút có thể hoàn thành xong công việc sổ sách đi chợ mỗi ngày
IV HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI
- Mỗi ngày bộ phận đi chợ đều dành thời gian để ngồi vào bàn ghế vi tính ở văn phòng để lên thực đơn đi chợ cho ngày mai, do đó trình độ tin học của các nhân viên này cũng ngày càng được nâng cao
- Trước đây khi thực hiện việc lên thực đơn đi chợ mỗi ngày bằng công tác thủ công thì ít nhất phải mất thời gian là 20 phút cho một thực đơn một ngày Nhưng từ khi tôi áp dụng công nghệ thông tin vào trong lĩnh vực này thì thời gian rút ngắn đi rất nhiều Bên cạnh đó, do việc ghi chép bằng tay nên chữ viết không