Bài giảng Khoa học quản lý Chương 7 - Nguyễn Xuân Phong

HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ TUYÊN TRUYỀN KHOA CHÍNH TRỊ HỌC CHƯƠNG CHƯƠNG VII THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ GV: GV: NGUYỄN XUÕN PHONG KẾT CẤU NỘI DUNG I THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ 1.1 Mét sè vấn đề lý luận thông tin quản lý 1.2 Hệ thống đảm bảo thông tin quản lý II II QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN LÝ 2.1 Một số chung v định quản lý 2.2 Qỳa trỡnh xõy dng v định quản lý 2.3 Quy trình tổ chức thực định quản lý tr× I THƠNG TIN TRONG QUẢN LÝ 1.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ 1.1.1 KHÁI NIỆM - THÔNG TIN (INFORMATION) - THEO TỪ ĐIỂN TIẾNG VIỆT: THÔNG TIN VIỆT: LÀ TIN ĐƯỢC TRUYỀN CHO NGƯỜI KHÁC ĐƯỢC NGƯ BIẾT BIẾT - THÔNG TIN LÀ NHỮNG THÔNG ĐIỆP, TIN TỨC ĐƯỢC TRUYỀN ĐI TRONG XÃ HỘI ĐƯỢC + Thông điệp quan điểm, tư tưởng, tình cảm, mong muốn, tri thức, kinh nghiệm nghiệm được mã hoá dạng ký hiệu ngơn ngữ, hình ảnh, cử + Tin tức phản ánh thực trạng tồn tại, vận động vật, tượng, trình dạng mã hố hố Định nghĩa: Thơng tin QL thông điệp, nghĩa: tin tức nhận thức sử dụng chủ thể đóng vai trò quan trọng cho hoạt động QL 1.1.2 Vai trị thơng tin QL • Là đối tượng lao động chủ thể quản lý (là tiền đề, sở quản lý) • Là cơng cụ quản lý: - Căn xây dựng chiến lược - Cơ sở để hoạch định công việc - Tác động đến khâu q trình quản lý • Là dấu hiệu phản ánh cấp độ hệ thống quản lý 1.1.3 Đặc điểm thông tin quản lý  Thông tin vật chất khơng tồn ngồi giá trị vật chất tức vật mang thông tin  Thông tin quản lý có số lượng lớn, cá nhân trung tâm thu phát tin  Thông tin phản ánh trật tự phân cấp quản lý  Giá trị thông tin không mà tăng lên trình sử dụng  Thông tin thường dễ chép, nhân thư hình thức biểu đa dạng: bảng biểu, ký dạng: hiệu, số liệu, ngôn ngữ ngữ  Trong hệ thống quản lý riêng biệt, nắm được thơng tin, người có quyền lực ngư lực  Trên bình diện xã hội việc nắm giữ thông tin đại chúng “quyền lực thứ tư”  Tính định hướng thơng tin: hướng tin: thông tin từ nơi phát đến nơi nhận tin  Thông tin thường gắn với trình quản lý thư điều khiển định: thơng tin vừa sản ịnh: phẩm vừa đối tượng hoạt động quản lý  Thông tin quản lý nhằm mang lại trật tự cho hệ thống quản lý, đòi hỏi người nhận phải hiểu ngư ý nghĩa 1.1.4 Yêu cầu thông tin quản lý - Tính xác - Tính kịp thời - Tính hệ thống, tổng hợp đầy đủ - Tính đọng, lơgích - Tính kinh tế 1.1.5 Q trình thơng tin quản lý a Q trình truyền thơng tin xi: bước B1: Hình thành thơng tin quản lý dạng ý tưởng, suy nghĩ B2: Mã hoá thơng tin QL dạng lời nói, chữ viết, ký hiệu, quy ước B3: Truyền thông tin thông qua kênh truyền tin B4: Tiếp nhận thông tin dạng mã hố B5: Giải mã thơng tin hiểu ý tưởng người gửi B6: Sử dụng thông tin vào công việc QL Sơ đồ q trình truyền thơng tin quản lý: Nhiễu T Điệp Mó húa KênhTT Giải mãTT Nhận T Điệp TTin P.håi 10 2.2 Qỳa trỡnh xõy dựng QĐQL 2.2.1 Những sở để QĐQL - Dựa vào yờu cầu cỏc qui luật khỏch quan - Dựa vào phỏp luật, cỏc nguyờn tắc quản lý, cỏc giỏ trị xó luật, hội - Dựa trờn sở thụng tin - Dựa trờn sở đảm bảo cỏc nguồn lực cần thiết - Xuất phỏt từ thực tế hệ thống quản lý - QĐQL phải đưa dựa trờn yếu tố thời thời gian 38 2.2.2 Các bước QĐQL bư B1: Phát vấn đề, sơ đề nhiệm vụ: sơ Cụ thể hoá nghị cấp Giải yêu cầu cấp dư Xử lý tình đột xuất B2: Xác định mục tiêu : Mục tiêu phù hợp với thực tế hệ thống B3: Chọn tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả: Chọn tiêu chuẩn đánh giá hiệu cho phù hợp dựa vào: Quan điểm đánh giá toàn diện kết nhiều mặt Xác định tiêu đánh giá số lượng lư 39 chất lượng lư  B4: Thu thập xử lý thông tin: thông tin tin: phải thu thập đầy đủ, xác được xử lý đắn, khoa học ắn, học  B5: Dự kiến phương án giải Xây phương dựng phương án thực phương chủ thể quản lý phận tham mưu đối tượng quản lý lý 40  B6: So sánh phương án với tiêu chuẩn hiệu phương : Việc lựa chọn phương án tối ưu phải phương vào tiêu chuẩn hiệu xây dựng dựng  B7: Ra định thức: Thơng qua thức: định thức cá nhân tập thể tuỳ thuộc quy mơ tổ chức tính chất vấn đề định chế độ quản lý hành hành 41 2.2.3 Cỏc phương pháp QĐQL phương a Phương pháp kinh nghiệm dựa kinh nghiệm Phương lĩnh vực quản lý Ưu điểm: iểm: Kịp thời, tình cấp bách ít tốn thời gian, kinh phí gian, Như Nhược điểm Nhà QL phải giàu kinh nghiệm khả phán đốn xác Dựa vào kinh nghiệm, cảm tính mắc sai lầm Khó áp dụng vấn đề hoàn toàn 42 b Phương pháp thực nghiệm dựa sở tiến Phương hành thí nghiệm, thực nghiệm, đánh giá phương phương án giải vấn đề trước trư định áp dụng đại trà trà  Ưu điểm: iểm:  Hạn chế sai lầm, tổn thất  Phù hợp với vấn đề mới, phức tạp tạp  Nhược điểm Như  Tốn kinh phí phí  Mất nhiều thời gian gian 43 c Phương pháp phân tích: dựa sở phân tích Phương tích: làm rõ chất vấn đề cần giải quyết, xem xét nhiều mặt, nhiều mối liên hệ tác động qua lại Ưu điểm: iểm: Kết đạt thường chắn, đáng tin cậy thư Sử dụng cho vấn đề cũ Đỡ tốn thời gian kinh phí Nhược điểm Như Nhà quản lý phải có trình độ chun mơn cao Đơi địi hỏi phải có phương tiện máy móc phươ ng đại 44 d Phương pháp kết hợp: dựa vào việc sử dụng Phương hợp: nhiều phương pháp khác phương  Ưu điểm: iểm: Phát huy ưu điểm phương pháp phươ ng khác Hạn chế nhược điểm phương phương pháp  Nhược điểm: Như iểm: Nhà QL phải có kỹ sử dụng nhiều PP khác 45 2.3 Quy trình tổ chức thực QĐQL 2.3.1.Truyền đạt định Quyết định phải truyền đạt đến đối tượng thực kịp thời, xác xác Nội dung truyền đạt phải cụ thể, rõ ràng (7W: trả lời tốt câu hỏi bắt đầu bằngW): bằngW): Tại lại định nh (Why?) Quyết định chọn vấn đề (What?) Ai người thực định này(Who?) ngư  Những người thực QĐ (Which?) ngư  Điều kiện thực QĐ nh (Whom?)  Thời gian thực QĐ (When?)  QĐ thực đâu (Where?) 46 2.3.2 Lập kế hoạch thực định  Thực chất xây dựng chương trình hành động chương cụ thể thực định, đề cập đến: ến:  Việc sử dụng phối hợp biện pháp kinh tế, hành chính, giáo dục  Các phương án huy động nhân lực, vật lực, tài phương lực  Phương án tổ chức, máy cho việc thực Phương QĐ 47 2.3.3 Bố trí nguồn lực thực  Điều động, bố trí cán quản lý nhân viên thừa hành  Huy động phân bổ vật tư, tài cho phận thực  Tổ chức dự trữ, dự phòng 48 2.3.4 Kiểm tra đánh giá việc thực hiện, nhằm: nhằm:  Nâng cao trách nhiệm người thực ngư  Phát sai lệch qúa trình thực để có hướng khắc phục, ngăn chặn ngă  Phát gương tốt, điển hình tiên tiến để động viên, ương nhân rộng 2.3.5 Điều chỉnh định  Lý :  Có thể thân định chưa chuẩn xác chư  Các điều kiện thực định có thay đổi lớn, đột ngột (cán khuyết, môi trường biến động ) trư ộng )  Quá trình tổ chức thực chưa tốt chư 49  Mức độ điều chỉnh  Có thể điều chỉnh phần định  Điều chỉnh tiến độ thực QĐ  Thậm chí thay đổi hẳn định  Tránh khuynh hướng: ớng:  Bảo thủ trì trệ: biết sai không sửa trệ: sửa chậm  Điều chỉnh liên tục mức cần thiết 50 2.3.6 Tổng kết việc thực QĐ với nội dung sau: sau:  Đánh giá chất lượng định chất lượng thực QĐ  Phát nguồn lực khả chưa sử chư dụng  Tìm nguyên nhân thành tích nguyên nhân sai lầm thiếu sót  Nắm thực trạng đặc điểm lực đối tượng máy quản lý  Rút học kinh nghiệm để có thành cơng tránh thất bại cho chu trình quản lý cho hệ thống QL khác 51 Kết luận: luận:  Thông tin định quản lý có vai trị như hệ thần kinh thể người ngư  Thực chất trình quản lý trình nắm bắt, xử lý thông tin, định tổ chức thực định  Q trình thơng tin QL phải đảm bảo phản ánh trung thực, kịp thời, xác đầy đủ chất quan hệ quản lý,  Hạn chế tối đa tình trạng nhầm lẫn định phải thay đổi định trình thực 52 ... TRONG QUẢN LÝ 1.1 Một số vấn đề lý luận thông tin quản lý 1.2 Hệ thống đảm bảo thông tin qu¶n lý II II QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN LÝ 2.1 Mt s chung v định quản lý 2.2 Qỳa trỡnh xõy dng v định quản lý. .. thể quản lý (là tiền đề, sở quản lý) • Là công cụ quản lý: - Căn xây dựng chiến lược - Cơ sở để hoạch định công việc - Tác động đến khâu trình quản lý • Là dấu hiệu phản ánh cấp độ hệ thống quản. .. kinh doanh XHCN QĐ quản lý trị: Vd Nghị định 29 phủ thực qui chế dân chủ sở QĐ quản lý quân QĐ quản lý văn hoá: 30 2.1.2 Chức QĐQL - Chức định hướng - Chức - Chức - Chức - Chức đảm bảo phối