Khoa học quản lý đại cương (ThS Tạ Thị Bích Ngọc) - Chương 8

CHƯƠNG CHỨC NĂNG KIỂM TRA KHOA HỌC QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG ThS Tạ Thị Bích Ngọc KHQLDC Nội dung học 8.1 Khái niệm kiểm tra 8.1.1 Định nghĩa 8.1.2 Đặc điểm kiểm tra quản lý 8.1.3 Phân loại kiểm tra 8.1.4 Vai trò kiểm tra quản lý 8.2 Quy trình, phương pháp yêu cầu kiểm tra 8.2.1 Quy trình kiểm tra 8.2.2 Phương pháp kiểm tra 8.2.3 Yêu cầu kiểm tra KHQLDC Kiểm tra gì? • Harold Koontz: “Kiểm tra đo lường chấn chỉnh hoạt động phận cấp để tin mục tiêu kế hoạch thực mục tiêu hồn thành” • Kenneth A Merchant: “Kiểm tra bao gồm tất hoạt động mà nhà quản trị thực nhằm đảm bảo chắn kết thực tế kết dự kiến kế hoạch” KHQLDC 8.1.1 Định nghĩa Kiểm tra trình đo lường hoạt động kết hoạt động tổ chức sở tiêu chuẩn xác lập để phát ưu điểm hạn chế nhằm đưa giải pháp phù hợp giúp tổ chức phát triển theo mục tiêu KHQLDC Nội hàm khái niệm Là trình Đo lường hoạt động kết hoạt động Xác lập tiêu chuẩn MỤC TIÊU Phát ưu điểm hạn chế Các giải pháp KHQLDC 8.1.2 Đặc điểm kiểm tra QL 1 Là trình Là chức quy trình quản lý Thể quyền hạn trách nhiệm NQL Là hệ thống mang tính phản hồi KHQLDC 8.1.3 Phân loại kiểm tra • • Có nhiều cách phân loại Một số cách KHQLDC 8.1.3 Phân loại kiểm tra (1) • Căn vào thời gian Kiểm tra sau Kiểm tra trước (hậu kiểm) (đề phòng, ngăn ngừa tác động xấu tới mục tiêu) Kiểm tra KHQLDC 8.1.3 Phân loại kiểm tra (2) • Căn vào hệ thống Đầu Đầu vào Nhân lực Công nghệ Vốn Thiết bị Ngun liệu Thơng tin … Q trình xử lý Sản phẩm Hàng hóa Dịch vụ KHQLDC 8.1.3 Phân loại kiểm tra (3) Căn vào tần suất kiểm tra Đột xuất 10 Định kỳ KHQLDC 8.2.1.1 Quy trình kiểm tra Thiết lập tiêu chuẩn Đo lường việc thực Giải pháp 19 KHQLDC Thiết lập tiêu chuẩn (1) • Tiêu chuẩn thứ tự phương pháp thực – Định lượng – Định tính • Cơ sở xây dựng: – Mục tiêu, Nguyên tắc quản lý – Bản mô tả công việc – Bản tiêu chuẩn cơng việc • u cầu: – Rõ ràng – Dễ sử dụng 20 KHQLDC Thiết lập tiêu chuẩn (2) • Ví dụ: – – – – – – 21 Số lượng công Số phế phẩm Chi phí Doanh thu Sự hài lịng khách hàng … KHQLDC Đo lường việc thực (1) • Đo lường so sánh tiêu chuẩn với kết thực tế Vùng nguy hiểm Sai lệch Giá trị chuẩn Vùng cho phép Vùng nguy hiểm Sai lệch Thời gian 22 KHQLDC Đo lường việc thực (2) • Ai đo? • Đo gì? – – – – • Phương pháp đo? – – – – 23 Con người Tài Thơng tin Các hoạt động cụ thể Quan sát Báo cáo thống kê Báo cáo miệng/văn … KHQLDC Đo lường việc thực (3) • Yêu cầu: – Đúng tiêu chuẩn đối tượng – Khách quan – Chỉ nguyên nhân trạng • Kế hoạch khơng phù hợp • Mơi trường bên ngồi thay đổi • Đối tượng quản lý (phân cơng chưa phù hợp) • … 24 KHQLDC Đo lường việc thực (4) 25 KHQLDC Giải pháp • Với ưu điểm: – Khuyến khích, khen thưởng – Tạo điều kiện để phát huy nhân rộng • Với hạn chế: – Tìm hiểu nguyên nhân dẫn tới hạn chế – Tác động vào nguyên nhân • • • • Cảnh cáo, điều chuyển, sa thải Nếu khả phải đào tạo lại Nếu thiếu động phải tăng cường động …  Điều chỉnh nhằm đưa hoạt động trở lại kế hoạch • 26 Đây giai đoạn mà chức kiểm tra gặp lại chức khác KHQLDC 8.2.1.2 Kiểm tra chi tiết Xác định Ưu & Nhược điểm Đo lường Hoạt động Kết hoạt động Hoạt động Kết hoạt động Phân tích Nguyên nhân Ưu & Nhược điểm 27 So sánh với tiêu chuẩn Xây dựng giải pháp Thực giải pháp Kết Mong muốn KHQLDC 8.2.2 Phương pháp kiểm tra Phương pháp kiểm tra toàn cách thức đo lường hoạt động kết hoạt động tổ chức sở lựa chọn công cụ, phương tiện cách thức phù hợp nhằm đạt tới kết kiểm tra xác khách quan 28 KHQLDC Nội hàm khái niệm Lựa chọn công cụ phương tiện phù hợp Gắn liền với chủ thể Lựa chọn cách đo lường phù hợp 29 KHQLDC Một số công cụ kiểm tra Nội quy, quy chế, pháp luật 30 Bảng tiêu chuẩn công việc Click to add Title Các công cụ kỹ thuật: Biểu đồ Grantt, PERT… KHQLDC Một số cách kiểm tra Kiểm tra trực tiếp gián tiếp Kiểm tra khâu trọng điểm Kiểm tra chéo phận Kiểm tra ngẫu nhiên hiển nhiên Kiểm tra phận toàn 31 KHQLDC 8.2.3 Yêu cầu kiểm tra Khách quan Tiết kiệm hiệu Phải đưa giải pháp phù hợp 32 Thiết kế theo kế hoạch chức vị Tạo động lực để hoàn thiện phát triển tổ chức KHQLDC Thơng tin cung cấp phải • • • • • • • • • • 33 Chính xác Kịp thời Có giá trị Kinh tế Linh hoạt Dễ hiểu Tiêu chí hợp lý, đa dạng, bao quát (NQL ĐTQL) Tập trung vào vị trí chiến lược Nhấn mạnh vào tương lai Hành động điều chỉnh KHQLDC ...Nội dung học 8. 1 Khái niệm kiểm tra 8. 1.1 Định nghĩa 8. 1.2 Đặc điểm kiểm tra quản lý 8. 1.3 Phân loại kiểm tra 8. 1.4 Vai trò kiểm tra quản lý 8. 2 Quy trình, phương pháp yêu cầu kiểm tra 8. 2.1 Quy... hồn thiện định quản lý 15 Giúp đảm bảo thực thi quyền lực chủ thể quản lý KHQLDC 8. 1.4 Vai trò kiểm tra quản lý (3) Giúp cho tổ chức theo sát đối phó với thay đổi mơi trường 16 Tạo tiền đề cho... KHQLDC 8. 2 Quy trình, phương pháp yêu cầu kiểm tra 8. 2.1 Quy trình kiểm tra 8. 2.2 Phương pháp kiểm tra 8. 2.3 Yêu cầu kiểm tra 17 KHQLDC 8. 2.1 Quy trình kiểm tra 8. 2.1.1 Quy trình kiểm tra 8. 2.1.2