Bài giảng khoa học quản lý đại cương chương 6 ths tạ thị bích ngọc

9/6/2021 KHOA HỌC QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG CHƯƠNG CHỨC NĂNG KIỂM TRA ThS Tạ Thị Bích Ngọc KHOA HỌC QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG CHƯƠNG CHỨC NĂNG KIỂM TRA ĐỊNH NGHĨA 6.1 Khái niệm “Kiểm tra” 6.1.1 Định nghĩa “Kiểm tra” Kiểm tra trình đo lường hoạt động kết hoạt động tổ chức sở tiêu chuẩn xác lập để phát ưu điểm hạn chế nhằm đưa giải pháp phù hợp giúp tổ chức phát triển theo mục tiêu 6.1.2 Đặc điểm vai trò kiểm tra 6.1.3 Phân loại kiểm tra 6.2 Quy trình, phương pháp yêu cầu kiểm tra 6.2.1 Quy trình kiểm tra 6.2.2 Phương pháp kiểm tra 6.2.3 Yêu cầu kiểm tra PHÂN BIỆT VỚI… ĐẶC ĐIỂM CỦA KIỂM TRA TRONG QUẢN LÝ Đánh giá Giám sát Thanh tra Kiểm soát Kiểm sát Kiểm toán Kiểm định hoạt động nhằm nhận định giá trị để xếp/phân loại, thực chủ thể đối tượng hệ thống hoạt động chủ thể bên hệ thống hệ thống nhằm so sánh thực tiễn hệ thống với quy định hoạt động gắn liền với quyền lực nhà nước có mục đích hoạt động nhằm phát ngăn chặn kịp thời sai sót, đảm bảo cho hệ thống vận hành theo quy định hoạt động pháp chế đặc biệt Viện kiểm sát nhân dân cấp hoạt động kiểm tra tài đơn vị độc lập tiến hành tổ chức hoạt động đánh giá mức độ đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng cơng bố Là q trình Tồn tồn quy trình quản lý Các tiêu chuẩn kiểm tra xây dựng sở mục tiêu hoạt động tổ chức Mục tiêu kiểm tra nhằm sai lệch thực tế so với mục tiêu Tính phản hồi thể rõ qua việc thực chức kiểm tra 9/6/2021 KIỂM TRA TỒN TẠI TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VỊNG LIÊN HỆ NGƯỢC THỂ HIỆN TÍNH PHẢN HỒI Xác định Ưu & Nhược điểm So sánh với tiêu chuẩn Đo lường Hoạt động Kết hoạt động Hoạt động Kết hoạt động Phân tích Nguyên nhân Ưu & Nhược điểm Xây dựng giải pháp Thực giải pháp Kết Mong muốn PHÂN LOẠI KIỂM TRA VAI TRỊ CỦA KIỂM TRA TRONG QUẢN LÝ • Căn vào phạm vi hoạt động kiểm tra – Kiểm tra toàn – Kiểm tra phận – Kiểm tra trọng điểm • Thể quyền hạn trách nhiệm NQL • Giúp NQL nắm tiến độ thực cơng việc • Cung cấp sở đánh giá định quản lý • Căn vào tần suất hoạt động kiểm tra • Giúp thúc đẩy kết nối tổ chức – Kiểm tra đột xuất – Kiểm tra định kỳ • Giúp tổ chức ứng phó với thay đổi mơi trường • Căn vào trình thực nhiệm vụ – Kiểm tra trước – Kiểm tra – Kiểm tra sau 10 QUY TRÌNH KIỂM TRA Thiết lập tiêu chuẩn Đo lường việc thực Xây dựng thực thi giải pháp điều chỉnh QUY TRÌNH KIỂM TRA 11 12 9/6/2021 1/ THIẾT LẬP CÁC TIÊU CHUẨN 2/ ĐO LƯỜNG VIỆC THỰC HIỆN (1) • Tiêu chuẩn: • Đo lường so sánh nhằm tương đồng khác biệt đặc điểm đối tượng cần đo với tiêu chuẩn có sẵn – tiêu nhiệm vụ cần thực – Gồm: tiêu chuẩn định lượng & tiêu chuẩn định tính • Cơ sở để thiết lập tiêu chuẩn: – Mục tiêu chung tổ chức – Nguyên tắc tổ chức – Tính chất cơng việc – Trình độ phát triển tổ chức – Văn hóa tổ chức 13 14 2/ ĐO LƯỜNG VIỆC THỰC HIỆN (2) ĐO LƯỜNG VIỆC THỰC HIỆN (3) • Ghi nhận tình hình thực hoạt động kết hoạt động theo nội dung tiêu chuẩn Vùng nguy hiểm • Đối chiếu với giá trị tiêu chuẩn Sai lệch • Sai lệch = khác biệt thực tiễn tiêu chuẩn Giá trị chuẩn – sai lệch tích cực (ưu điểm) Vùng cho phép – sai lệch tiêu cựu (nhược điểm, hạn chế) Sai lệch Vùng nguy hiểm Thời gian • Ghi nhận, tìm hiểu phân tích nguyên nhân sai lệch 15 16 ĐO LƯỜNG VIỆC THỰC HIỆN (4) Nguyên nhân 3/ XÂY DỰNG VÀ THỰC THI CÁC GIẢI PHÁP ĐIỀU CHỈNH • Giải pháp biện pháp lựa chọn nhằm tác động vào nguyên nhân thực trạng, giúp thực trạng chuyển biến theo hướng phù hợp với mục tiêu đề Nguyên nhân Nguyên nhân 2.1 Nguyên nhân 2.2 Vấn đề • Lưu ý: Nguyên nhân 3.1 – Căn vào sai lệch nguyên nhân sai lệch để đề giải pháp Nguyên nhân 3.2 Nguyên nhân – Áp dụng giải pháp Nguyên nhân Biểu đồ xương cá 17 18 9/6/2021 PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA CHỦ THỂ TIẾN HÀNH HOẠT ĐỘNG KIỂM TRA • Là cách thức sử dụng cơng cụ kiểm tra nhằm thực quy trình kiểm tra • NQL cá nhân/tổ chức NQL phân cơng • NQL phân chia hoạt động kiểm tra thành nhiệm vụ/công đoạn nhỏ giao cho nhiều chủ thể khác • Bao gồm: – Chủ thể kiểm tra – Công cụ kiểm tra • Căn lựa chọn chủ thể – Cách thức kiểm tra – Nội dung, công đoạn kiểm tra – Chức vị, chuyên môn, lực, kinh nghiệm chủ thể 19 20 CÔNG CỤ KIỂM TRA CÁCH THỨC KIỂM TRA (1) • Là phương tiện, đồ dùng phù hợp chủ thể kiểm tra sử dụng để kiểm tra • Là hình thức kiểm tra chủ thể lựa chọn để thực hoạt động kiểm tra • Gồm: – Công cụ thu thập số định tính hay định lượng • Các hình thức kiểm tra thường dùng: – Cơng cụ phân tích ngun nhân - kết – kiểm tra trực tiếp kiểm tra gián tiếp – Các lý thuyết động thúc đẩy – kiểm tra ngẫu nhiên kiểm tra đương nhiên • Các cơng cụ thường dùng: – Bản mơ tả công việc – kiểm tra theo hệ thống – Bảng tiêu chuẩn công việc – kiểm tra chéo phận – Nội quy tổ chức – Biểu đồ Gantt, biểu đồ Ishikawa (Biểu đồ xương cá) 21 22 CÁCH THỨC KIỂM TRA (2) Quan sát Phân tích báo cáo thống kê Phỏng vấn sâu Điều tra bảng hỏi Đối với giai đoạn đo lường việc thực 23 Đối với giai đoạn xây dựng thực thi giải pháp điều chỉnh Phân tích SWOT Phương pháp chuyên gia Phương pháp Delphi YÊU CẦU CỦA KIỂM TRA 24 9/6/2021 YÊU CẦU CHUNG Yêu cầu giai đoạn thiết lập tiêu chuẩn (1) • Nắm rõ vai trị đặc điểm chức kiểm tra Về nội dung tiêu chuẩn: • Vận dụng phương pháp kiểm tra cách thích hợp • Thiết lập sở: • Đầu tư thích đáng cho sở vật chất phục vụ kiểm tra – mục tiêu cụ thể hoạt động/quá trình/kế hoạch kiểm tra – mục tiêu chung tổ chức • Lựa chọn người tiến hành hoạt động kiểm tra cho thích hợp • Phủ khắp điểm trọng yếu kế hoạch, tránh phân tán nhỏ lẻ • Tạo chế để việc kiểm tra tiến hành sở phối hợp: – Kiểm tra gián tiếp nhà quản lý trực tiếp • Phù hợp với: Đối tượng kiểm tra, Tính chất cơng việc, Trình độ phát triển tổ chức, Văn hóa tổ chức – Kiểm tra nhà quản lý cấp • Minh bạch, xác, đơn nghĩa dễ sử dụng – Tự kiểm tra đánh giá đối tượng quản lý 25 26 Yêu cầu giai đoạn thiết lập tiêu chuẩn (2) Yêu cầu giai đoạn thiết lập tiêu chuẩn (3) Về việc thiết lập tiêu chuẩn: Thái độ làm việc kỷ luật, đạo đức nghề nghiệp, tinh thần trách nhiệm, lòng yêu nghề, chí tiến thủ, tinh thần cống hiến, ý thức phục vụ, tinh thần tập thể… Lưu ý: • Đầu tư nguồn lực để có tiêu chuẩn phù hợp hữu dụng Với đối tượng kiểm tra người, tiêu chuẩn cần làm rõ 03 vấn đề… • Lựa chọn cá nhân/tổ chức có đủ lực chuyên môn am hiểu tổ chức Năng lực trình độ • Cần làm rõ u cầu mong muốn để làm kiến thức, kỹ năng… Hiệu thực thi công việc 27 mức độ hồn thành mục tiêu cơng việc, độ phức tạp mục tiêu, chất lượng mục tiêu hoàn thành, sáng kiến sửa đối phương thức làm việc hiệu sáng kiến, vai trò sáng kiến mục tiêu tổ chức 28 Yêu cầu giai đoạn đo lường việc thực 29 Lựa chọn thời điểm tiến hành đo lường cho dễ dàng phát sai lệch Đo lường đối tượng, tiêu chuẩn, phạm vi, thẩm quyền mục đích Khơng sử dụng tiêu chuẩn cho hoạt động/kết hoạt động để đo lường hoạt động/kết hoạt động khác Yêu cầu giai đoạn xây dựng thực thi giải pháp điều chỉnh Ứng dụng khoa học kỹ thuật tăng độ tin cậy kết đo lường • Giải pháp cần phải xuất phát từ nguyên nhân sai lệch • Với đối tượng kiểm tra người, cần tính tốn kỹ lưỡng hình thức cơng bố kết luận kiểm tra Tiến hành đo lường cách tiết kiệm hiệu quả, không gây trở ngại khơng cần thiết q trình thực công việc đối tượng kiểm tra Khách quan, chân thực, không để thành kiến cá nhân chi phối việc đo lường, việc làm rõ sai lệch, việc nguyên nhân sai lệch Với đối tượng kiểm tra người, cần phân biệt thành tích cá nhân với thành tích phận nguyên nhân cụ thể Không phát tán kết đo lường chưa có kết luận thức • Giải pháp cần có giá trị lâu dài, tồn diện có tác động tích cực 30