Bài giảng khoa học quản lý đại cương chương 4 ths tạ thị bích ngọc

9/6/2021 KHOA HỌC QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG CHƯƠNG CHỨC NĂNG TỔ CHỨC ThS Tạ Thị Bích Ngọc KHOA HỌC QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG CHƯƠNG CHỨC NĂNG TỔ CHỨC ĐỊNH NGHĨA 4.1 Định nghĩa vai trò chức tổ chức Chức tổ chức hoạt động nhà quản lý gắn với việc thiết kế cấu tổ chức, phân công công việc giao quyền cho cá nhân phận tổ chức để hoàn thành mục tiêu xác định 4.1.1 Định nghĩa “chức tổ chức” 4.1.2 Vai trò chức tổ chức 4.2 Nội dung chức tổ chức 4.2.1 Thiết kế cấu tổ chức 4.2.2 Phân công công việc 4.2.3 Giao quyền ĐẶC ĐIỂM CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC MỐI QUAN HỆ VỚI CÁC CHỨC NĂNG KHÁC • Đảm bảo nguồn lực để hồn thành mục tiêu Lập kế hoạch 01 • Phân chia phận thiết kế sơ đồ cấu tổ chức • Thiết lập mối quan hệ chế vận hành máy • Phân tích cơng việc phân cơng cơng việc • Ủy quyền tổ chức phân cấp quản lý 03 Tổ chức sở mục tiêu xác định nhằm đảm bảo thực mục tiêu Kiểm tra Mục tiêu, phạm vi, nội dung phương thức kiểm tra phụ thuộc vào đặc điểm mơ hình cấu tổ chức, mức độ phân công trách nhiệm, phân quyền phân cấp quản lý tổ chức 02 Lãnh đạo Mục đích, nội dung yêu cầu phân cơng sở thiết kế sách tạo động lực, sách quản lý nhân lực Thơng tin quản lý 04 Cơ cấu tổ chức sở để thiết lập hệ thống thông tin quản lý tổ chức 9/6/2021 VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 03 NỘI DUNG CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC • Thiết lập chế hoạt động tổ chức phù hợp Thiết kế cấu tổ chức phù hợp với mục tiêu chức năng, nhiệm vụ định trước • Đảm bảo cung cấp đủ nguồn lực để thực mục tiêu Xác định nhiệm vụ phân công công việc cho phận cấp để thực mục tiêu chung • Phối hợp sức mạnh thành hợp lực chung • Xác định rõ ràng chức vị quyền hạn tổ chức Giao quyền cho người thực nhiệm vụ để họ có đủ nguồn lực việc thực thi mục tiêu phân cấp ĐỊNH NGHĨA • Thiết kế tổ chức trình xây dựng cấu tổ chức phù hợp với mơi trường bên bên ngồi tổ chức, nhằm thực sứ mệnh, mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ cách hiệu • Cơ cấu tổ chức tổng hợp phận chun mơn hố, có quyền hạn trách nhiệm cụ thể, bố trí theo cách thức định có mối liên hệ qua lại với nhằm đảm bảo thực mục tiêu, chức nhiệm vụ định trước THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC 10 ĐẶC TRƯNG CỦA THIẾT KẾ TỔ CHỨC • Phân công lao động tổ chức • Xác lập mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm • Cho biết mức độ phân quyền tổ chức 1.1 THIẾT KẾ TỔ CHỨC 11 12 9/6/2021 04 KIỂU PHÂN CHIA TỔ CHỨC PHÂN CHIA BỘ PHẬN THEO CHỨC NĂNG Tổng Giám đốc • Phân chia phận theo chức • Phân chia phận theo trình • Phân chia phận theo khách hàng Giám đốc sản xuất • Phân chia phận theo địa lý Phòng Vật liệu 13 Giám đốc bán hàng Phòng Thiết bị Phòng Kỹ thuật Phòng Tiếp thị PhòngThị trường Phịng Chăm sóc KH 14 PHÂN CHIA BỘ PHẬN THEO QUÁ TRÌNH PHÂN CHIA BỘ PHẬN THEO KHÁCH HÀNG Tổng Giám đốc Tổng Giám đốc Giám đốc sản xuất Nguyên liệu Giám đốc Khách hàng doanh nghiệp Giám đốc bán hàng Chế biến Kỹ thuật Kho Cửa hàng Chăm sóc KH 15 Doanh nghiệp tư nhân Doanh nghệp nhà nước Giám đốc Khách hàng cá nhân Hộ kinh doanh Học sinh, Sinh viên 16 PHÂN CHIA BỘ PHẬN THEO ĐỊA LÝ Tổng giám đốc Giám đốc Miền Bắc Văn phòng Hà Nội Văn phòng Quảng Ninh Giám đốc Miền Nam Văn phịng TP Hồ Chí Minh VP Đà Nẵng 1.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC 17 9/6/2021 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC ĐẶC ĐIỂM CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC Trực tuyến • Cơ cấu trực tuyến Chức Trực tuyến – chức • 01 NQL & • Nhiệm vụ quản lý • NQL cao ĐTQL chun mơn giúp sức • NQL thực tất hóa phận chức chức • ĐTQL nhận mệnh quản lý, chịu trách lệnh từ NQL • NQL cấp cao nhiệm hồn toàn chung NQL chịu trách kết cơng chức nhiệm mặt việc • Bộ phận chức • ĐTQL nhận mệnh = tham mưu lệnh 01 cấp cho cấp + chi trực tiếp phối cấp • QĐQL ban hành thực nhanh chóng, thống • Cơ cấu chức • Cơ cấu trực tuyến – chức • Cơ cấu chương trình – mục tiêu • Cơ cấu ma trận Chương trình – mục tiêu Ma trận • Làm tăng tính • Ngồi NQL theo chất mềm dẻo tuyến cấu quản lý phận chức năng, • Làm phức tạp cịn có NQL mối quan hệ đề án hay sản nội tổ chức phẩm, phối hợp • Áp dụng cần hoạt động phối hợp hoạt phận động • Mỗi ĐTQL gắn với nhiều quan việc thực • Dễ lẫn lộn vị trí vai đề án/ sản trị người phụ phẩm định trách chương • ĐTQL trở đơn trình với NQL vị cũ sau đề tổ chức án/sản phẩm thức 20 CƠ CẤU TRỰC TUYẾN CƠ CẤU CHỨC NĂNG Cấp trưởng Quản lý chung A1 B1 B2 A2 B3 B4 B5 Bộ phận Tuyển dụng B6 21 Đào tạo Bộ phận Tiền lương Kế hoạch Kế toán Quỹ 22 CƠ CẤU TRỰC TUYẾN - CHỨC NĂNG CƠ CẤU CHƯƠNG TRÌNH – MỤC TIÊU Cấp trưởng Cấp trưởng Giám đốc Chương trình Bộ phận chức A1 B1 23 B2 Bộ phận chức Bộ phận chức A2 B3 B4 B5 Bộ phận chức A1 B6 B1 B2 A2 B3 B4 B5 B6 24 9/6/2021 CƠ CẤU MA TRẬN CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ TRUYỀN THÔNG SV Tổng Giám đốc Cấp trưởng Giám đốc Chương trình Bộ phận chức Bộ phận chức Giám đốc Kinh doanh Giám đốc Kĩ thuật Giám đốc Tài Giám đốc Dịch vụ Giám đốc Quản trị Giám đốc Chương trình Phát triển kinh doanh Tiếp thị Kinh doanh Tài Kế tốn Phát triển Nội dung Nghiên cứu Phát triển B6 Dịch vụ kỹ thuật B5 Xuất nhập B4 Phát triển dự án B3 Quản trị nhân B2 A2 Hỗ trợ khách hàng B1 Kinh doanh dịch vụ A1 Giám đốc Chương trình 26 25 MEGAVNN HÀ NỘI 27 UBND CẤP TỈNH 28 CƠ SỞ CỦA THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC TẦM HẠN QUẢN LÝ • Tầm hạn quản lý số lượng ĐTQL cấp mà nhà quản lý quản lý hiệu • Mục tiêu Tầm quản lý hẹp Tầm quản lý rộng • Tầm quản lý • Số lượng chất lượng nhân lực NQL1 NQL • Điều kiện kĩ thuật, cơng nghệ • Mơi trường bên ngồi NQL2 N V N V N V N V N V N V N V N V 29 NQL2 N V N V N V N V N V N V 30 9/6/2021 NGUYÊN TẮC THIẾT KẾ TỔ CHỨC • Xuất phát từ mục tiêu chung • Phân chia rõ ràng phân cơng hợp lý • Xác lập chế phối hợp thực cơng việc • Đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ kịp thời • Quyền hạn tương xứng với trách nhiệm PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 31 ĐỊNH NGHĨA PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC VAI TRỊ CỦA PHÂN CƠNG CƠNG VIỆC • Phân cơng công việc giao cho cấp trách nhiệm, quyền hạn nguồn lực cần thiết để họ hoàn thành mục tiêu xác định • Là đặc trưng lao động quản lý • Góp phần giảm tải cơng việc cho CTQL, thúc đẩy chia sẻ trách nhiệm • Góp phần thúc đẩy ĐTQL học hỏi nâng cao trình độ, phát triển kỹ mới, học tập suốt đời 33 34 QUY TRÌNH PHÂN CƠNG CƠNG VIỆC NGUN TẮC PHÂN CƠNG CƠNG VIỆC • Chun mơn hố lao động • Trao quyền hạn tương xứng trách nhiệm 35 Phân tích cơng việc, mơ tả cơng việc Xác định công việc mục tiêu cần phân công thực Xác định người thực công việc Hướng dẫn thực công việc Kiểm tra, giám sát việc thực công việc Đo lường, đánh giá kết thực cơng việc Điều chỉnh • Đảm bảo cung cấp đủ điều kiện để thực công việc • Hỗ trợ, hướng dẫn kịp thời • Khuyến khích sáng tạo ĐTQL thực nhiệm vụ 36 9/6/2021 ĐỊNH NGHĨA GIAO QUYỀN • Giao quyền việc nhà quản lý trao việc sử dụng quyền lực cho cấp để họ hồn thành công việc phân công cách tốt GIAO QUYỀN 38 VAI TRÒ CỦA GIAO QUYỀN NGUYÊN TẮC CỦA GIAO QUYỀN • Phát triển NQL chuyên nghiệp, biết chịu trách nhiệm định • Quyền hạn tương xứng với trách nhiệm • Khuyến khích thi đua tổ chức • Đề cao tự nguyện cấp • Tăng cường tính tự chịu trách nhiệm ĐTQL • Sẵn sàng giúp đỡ, động viên, khích lệ cấp • Thiết lập hệ thống kiểm sốt quyền lực hợp lý • Giao quyền theo chức năng, nhiệm vụ phạm vi • Thực tế: số nhà quản lý hạn chế việc giao quyền 39 • Giao quyền theo cấp bậc 40