9/6/2021 KHOA HỌC QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG CHƯƠNG CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ RA QUYẾT ĐỊNH ThS Tạ Thị Bích Ngọc KHOA HỌC QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG CHƯƠNG CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ RA QUYẾT ĐỊNH 3.1 Chức lập kế hoạch 3.1.1 Khái niệm kế hoạch lập kế hoạch 3.1.2 Đặc điểm kế hoạch 3.1.3 Vai trò kế hoạch 3.1.4 Phân loại kế hoạch 3.1.5 Nội dung bước lập kế hoạch 3.1.6 Phương pháp nguyên tắc lập kế hoạch 3.2 Ra định quản lý 3.2.1 Khái niệm định quản lý 3.2.2 Đặc điểm định quản lý 3.2.3 Vai trò định quản lý 3.2.4 Phân loại định quản lý 3.2.5 Quy trình định quản lý CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH 3.2.6 Phương pháp định ĐỊNH NGHĨA • Lập kế hoạch trình xác định mục tiêu xây dựng phương án hành động tương lai tổ chức để thực mục tiêu khoảng thời gian xác định điều kiện lịch sử cụ thể Lập kế hoạch = tìm câu trả lời cho 05 câu hỏi What? (Làm gì? Mục tiêu cần hoàn thành?) Who? (Ai thực mục tiêu thực với ai?) Where? (Các mục tiêu thực điều kiện nào?) When? (Thời hạn cho việc hoàn thành mục tiêu?) How? (Thực mục tiêu theo cách thức, phương án nào?) 9/6/2021 ĐẶC ĐIỂM CỦA KẾ HOẠCH VAI TRỊ CỦA KẾ HOẠCH • Tính khách quan • Chỉ đường tới mục tiêu tương đối xác • Tính bắt buộc • Làm tăng hiệu cơng việc • Tính ổn định • Giúp tổ chức tiết kiệm chi phí, thời gian, nguồn lực • Tính linh hoạt • Hạn chế rủi ro định • Tính khả thi • Là sở cho chức kiểm tra • Tính rõ ràng PHÂN LOẠI KẾ HOẠCH CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH • Căn vào thời gian thực kế hoạch: Dài hạn; Trung hạn; Ngắn hạn • Căn vào hình thức thể kế hoạch: Chiến lược, Quy hoạch, Chính sách, Chương trình, Dự án • Căn vào chức quản lý • Căn vào cấp kế hoạch: Chiến lược; Tác nghiệp Phân tích bối cảnh mơi trường Xác định mục tiêu Thiết lập phương án Đánh giá lựa chọn phương án Xây dựng lịch trình tổ chức thực Xác định tiêu chuẩn kiểm tra – đánh giá Lập dự toán ngân sách PHÂN TÍCH BỐI CẢNH MƠI TRƯỜNG • Mục đích: Xác định thách thức mơi trường, phát hội, thiết lập mối quan hệ nhân • Trình tự: – Xác định mục tiêu (vấn đề nhân sự, vấn đề kinh doanh, vấn đề tài chính, mục tiêu ngắn hạn hay dài dạn, đối tượng mục tiêu ai,…) – Xác định vấn đề (cơ hội/thách thức, điểm mạnh/điểm yếu) – Dùng lược đồ làm rõ mối quan hệ vấn đề • Cơng cụ: PEST, SWOT, kỹ thuật dự báo XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU • Bản chất: Mơ tả thành tương lai vấn đề giải • Tiêu chí: – Specific: tính rõ ràng – Measurable: đo lường – Achievable: đạt – Realistic: tính thực tế – Time-bound: giới hạn thời gian • Sắp thứ tự ưu tiên theo: – Mức độ ảnh hưởng mục tiêu tới sứ mệnh tổ chức – Tính cấp bách mặt thời gian – Mức độ phụ thuộc hoạt động vào việc đạt mục tiêu hoạt động trước 9/6/2021 THIẾT LẬP CÁC PHƯƠNG ÁN • Xác định nguồn lực mà tổ chức có Phân tích tình hình tổ chức để xác định khoảng cách mục tiêu nguồn lực (Kế thừa kết bước 1) • Phát triển tiền đề/lợi từ mơi trường bên ngồi Xác định dự báo/chính sách (địa bàn/quy mơ hoạt động, mức giá, sản phẩm gì, triển khai cơng nghệ gì, mức chi phí,…) • Thiết lập phương án Khơng đưa phương án XÁC ĐỊNH PHƯƠNG ÁN TỐI ƯU • Đánh giá phương án Xem xét điểm mạnh/yếu cách định lượng chúng thông qua tiền đề mục tiêu – Lựa chọn tiêu/mục tiêu quan trọng để làm ưu tiên cho việc so sánh/đánh giá – Xem xét đánh giá mức độ quan trọng mục tiêu xếp loại theo thứ tự 1, 2, 3, … – Tổng hợp đánh giá chung xem phương án giải nhiều vấn đề quan trọng cốt yếu • Lựa chọn phương án Có thể chọn một/một số phương án XÂY DỰNG LỊCH TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN Liệt kê nhiệm vụ cần thực XÁC ĐỊNH CÁC TIÊU CHUẨN KIỂM TRA – ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH • Mục đích: – Biết xác mức độ hồn thành mục tiêu Xác định đối tượng tham gia thực Xác định nguồn lực Xác định khung thời gian cho nhiệm vụ – Cơ sở đánh giá mức độ hoàn thành cơng việc ĐTQL • Căn xác định: – Mục tiêu Dự kiến rủi ro, thiếu sót Thống chế điều phối kiểm soát Khẳng định lại cam kết bên LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH • Một phận/chương trình tổ chức có ngân quỹ riêng có liên hệ chặt chẽ với ngân quỹ chung tổ chức • Tính tốn tất chi phí có để triển khai kế hoạch theo định mức cho phép trình bày dự tốn cách rõ ràng, khoa học NGUYÊN TẮC KHI LẬP KẾ HOẠCH • Phải đảm bảo tính khách quan dân chủ • Có tính tất yếu phổ biến • Cần bám sát với thực tế • Bao gồm việc nhận thức chấp nhận thay đổi 9/6/2021 ĐỊNH NGHĨA • Quyết định quản lý tuyên bố lựa chọn chủ thể quản lý phương án để thực công việc cụ thể điều kiện hoàn cảnh định nhằm hoàn thành mục tiêu tổ chức – Chủ thể định cá nhân, tập thể trao thẩm quyền ủy quyền định – Đối tượng nhận định đối tượng mà định hướng tới, có nhiệm vụ điều chỉnh hành vi sau định – Môi trường định phạm vi mà định thực – Công cụ thực định biện pháp dùng để thực định RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ 19 ĐẶC ĐIỂM CỦA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ 20 VAI TRÒ CỦA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ • Gắn liền với hoạt động quản lý nhà quản lý • Là hoạt động đặc trưng quản lý • Gắn với vấn đề tổ chức • Vai trị định hướng • Liên quan tới hoạt động thu thập xử lý thông tin • Quyết định thành cơng quản lý • Mang tính hạn định • Vai trị phối hợp PHÂN LOẠI QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ CĂN CỨ ĐỂ RA QUYẾT ĐỊNH • Theo nội dung: Quyết định tư tưởng/giải pháp/hoạt động… • Theo tính thành văn: Quyết định thành văn/bất thành văn • Mục tiêu • Theo tính công bố định: Quyết định công bố/Quyết định ngầm • Thẩm quyền định • Theo cách thức tác động: Quyết định cưỡng chế/hướng dẫn/tùy nghi • Thực trạng nguồn lực tổ chức • Theo tầm hạn quản lý: Quyết định vĩ mơ/trung mơ/vi mơ • Điều kiện mơi trường • Theo chủ thể định: Quyết định hiệu trưởng/giám đốc… • Thời gian • Theo thời gian: Quyết định ngắn hạn/dài hạn 9/6/2021 QUY TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH Nhận diện vấn đề • • • YÊU CẦU ĐỂ RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ HIỆU QUẢ Phát vấn đề Tìm hiểu nguyên nhân Xác định mục tiêu định • Khắc phục tình trạng thiếu thơng tin xây dựng định • Thống chủ thể (quan điểm, lợi ích.v.v.) • • • Ban hành định Phổ biến rõ định Tiếp nhận thông tin phản hồi điều chỉnh Thực định Xây dựng phương án • • Thu thập thơng tin Đưa nhiều phương án • Chấp nhận tính tương đối định quản lý • Tính kịp thời • Dám chịu trách nhiệm Đánh giá lựa chọn phương án • • • Phân tích ưu/nhược phương án Chấm điểm/so sánh phương án Xếp thứ hạng ưu tiên phương án PHƯƠNG PHÁP RA QUYẾT ĐỊNH Nguyên nhân Nguyên nhân Nguyên nhân 2.1 Nguyên nhân 2.2 Vấn đề Nguyên nhân 3.1 Nguyên nhân 3.2 Nguyên nhân Nguyên nhân Biểu đồ xương cá 27