Các giai đoạn quản lý dự án

Phần Các giai đoạn quản lý dự án Quản lý dự án Thực thi kiểm soát Mục đích thực thi •Cung cấp định hướng dự án •Thực hoạt động nhiệm vụ theo kế hoạch •Quản lý truyền thông dự án •Tạo sản phẩm •Áp dụng kiến thức quy tắc quản lý Các nhiệm vụ hoạt động •Liên lạc với tất bên liên đới cấu định dạng phê duyệt •Đưa tài nguyên vào hoạt động phần nhiệm vụ vạch kế hoạch công việc •Thực huy kiểm soát dự án •Đảm bảo chất lượng sản phẩm •Trao thẩm quyền trách nhiệm Các nhiệm vụ hoạt động •Chỉ đạo hoạt động Thuê nhân công Đào tạo Giám sát Ủy quyền Huấn luyện Điều phối Các nhiệm vụ hoạt động Thực chức kiến thức lĩnh vực hoạt động lặp lại liên tục thông qua việc hoàn thiện dự án Quản trị tích hợp (lập kế hoạch) Quản lý phạm vi Quản lý thời gian Quản trị nhân lực Quản lý chi phí Quản lý rủi ro Các nhiệm vụ hoạt động •Khuyến khích trách nhiệm •Mong đợi kết tích cực •Đảm bảo thỏa mãn cam kết thời gian tiến độ •Không từ bỏ kế hoạch •Thu thập cố gắng thực để hoàn thành nhiệm vụ •Theo dõi tiến độ Phiên khởi động            Định nghĩa… Vạch kỳ vọng dự án cho khách hàng nhóm tư vấn Đây kiện diễn lần trình thực thi dự án Mục tiêu… Cho phép đội dự án đặt dự án vào hoàn cảnh môi trường làm việc họ Thống nhất, làm rõ kỳ vọng, phạm vi, kết quả, mốc thời gian Cho phép đội dự án xây dựng mối quan hệ tốt từ bắt đầu dự án Quy trình… Xem xét lại nội dung điểm thảo luận với chủ trợ dự án (viết cần thiết) Mời yêu cầu người đội dự án tham gia Thiết lập tần suất họp, tần suất tập huấn hạn chót Phiên khởi động – Mẫu Nội dung Nhận biết yếu tố để thành công Hiểu mục tiêu dự án Xem xét lại điều lệ dự án Hiểu phương pháp giải Nhận diện tổ chức dự án Xem xét tổng quan mốc thời gian dự án Xác định bước Xem xét lại tài liệu hỗ trợ Hỏi trả lời Chia thành nhóm làm việc July 3, 2016 Báo cáo tình trạng theo tuần             Định nghĩa… Thông tin hàng tuần dự án tới bên liên đới thành viên đội dự án Mục tiêu… Để cải thiện thông tin liên lạc tiến độ dự án Quy trình… Cập nhật hàng tuần sử dụng mẫu báo cáo tình trạng Cập nhật tiến độ Nhiệm vụ Vấn đề cần quan tâm Hoạt động khách hàng kết Công việc phạm vi Đúng lịch trình ngân sách Báo cáo tình trạng theo tuần Ghi chép thảo luận, định, hành động thực thi kết  Báo cáo rắc rối/vấn đề sớm (đưa gia tăng)  Gửi tới khách hàng, chủ nhiệm dự án, đội dự án, nhân viên kỹ thuật bên liên đới khác  Nhật ký quản lý rủi ro vấn đề            Định nghĩa… Vấn đề: hạng mục chưa giải quyết, cần ý gây lộn xộn bất đồng Rủi ro: khả xảy kiện tiêu cực (mối đe dọa) tích cực (cơ hội) Kế hoạch quản lý rủi ro nỗ lực chủ động để nhận diện quản lý kiện nội mối đe dọa bên tác động tới thành công dự án Mục đích… Giảm thiểu rủi ro dự án cách xác định sớm vấn đề dự án Xây dựng tín nhiệm với khách hàng cách chủ động đưa giải pháp tiềm Quy trình… Sử dụng nhật ký theo dõi vấn đề để báo cáo Nhật ký Quản lý rủi ro Xác định>Phân loại>Định lượng hóa>Đặt kế hoạch giảm thiểu>Thực thi giảm thiểu Kết thúc dự án - mục tiêu          Hoàn thiện hoạt động để thức đóng dự án pha dự án Hoàn thành giải hợp đồng (bao gồm giải pháp cho hạng mục mở) Kết thúc hợp đồng áp dụng cho dự án pha dự án Chuyển đổi sang môi trường hoạt động Xem xét quy trình dự án, sản phẩm kết Đạt chấp nhận khách hàng Kết thúc công việc hành (tài chính, hợp đồng…) Thu tài sản trí tuệ cách làm việc tốt Thiết lập chuẩn đo cho trình kiểm soát Kết thúc dự án - mục tiêu     Giữ văn dự án vào thư viện kiến thức quản lý Xây dựng mối quan hệ thiết lập với khách hàng Đảm bảo học rút ghi nhận để sử dụng tương lai Đảm bảo chuyển giao xác giải pháp để hỗ trợ tổ chức Kết thúc – điều xem xét     Kết thúc dự án thường khó bắt đầu dự án Nguồn lực lãnh đạo để hoàn thành bàn giao thường tài nguyên khác so với nguồn lực giai đoạn sớm chu trình dự án Xác định tán dương thành công, chia sẻ lời khen Trách nhiệm cán quản lý dự án bao gồm tìm kiếm đảm bảo hội có khách hàng Kết thúc – điều cần xem xét    Lịch trình bị tác động chậm trễ công việc quan ngại tài nguyên, thiếu động lực, tìm kiếm công việc từ bỏ sớm Định nghĩa rõ kết ký đồng thuận cho kết cách để đảm bảo khách hàng đồng ý dự án hoàn thành đạt cam kết hợp đồng Đóng hệ thống kế toán Các nhiệm vụ hoạt động         Các nhiệm vụ hoạt động kết thúc bao gồm: Hoàn thiện chuyển giao tài liệu, hồ sơ, sản phẩm thông tin liên quan đến trực tiếp dự án Xem xét sản phẩm Có kiện rõ ràng báo hiệu hoàn thành dự án Sắp xếp hoạt động bán xung quanh dự án Chuẩn bị cho thực tổng kết hậu dự án Xem xét đóng hợp đồng Hủy bỏ bàn giao thỏa thuận bên thứ Các nhiệm vụ hoạt động Bao gồm:  Chuyển giao thủ tục truyền thông tới môi trường hỗ trợ  Hoàn thành giao dịch tài cuối báo cáo  Đóng hệ thống kế toán  Hoàn thành báo cáo hiệu suất cá nhân bàn giao nguồn lực  Các nhiệm vụ hoạt động Lưu lại chuyển tiếp tới kho kiến thức  Có tuyên bố thành công khách hàng  Xin khách hàng cho thư giới thiệu tích cực để phục vụ cho dự án tương lai  Cảm ơn khách hàng tổ chức ăn mừng  Kế hoạch chuyển giao tri thức        Định nghĩa… Một kế hoạch bàn giao công việc vai trò hỗ trợ cho khách hàng kết thúc cam kết Mục đích… Cung cấp cho khách hàng đội ngũ hỗ trợ thông tin cần thiết để chuyển giao cách suôn sẻ Quy trình… Cung cấp cho đội ngũ khách hàng (hoặc đội ngũ bảo trì khách hàng) tất thông tin cần thiết để chuyển giao mối quan hệ (kế hoạch dự án, quy trình, kết thúc dự án, thông tin liên hệ khách hàng, hợp đồng ủy quyền…) Phổ biến kế hoạch chuyển giao lịch trình cho khách hàng Tóm tắt dự án     Định nghĩa… Một văn tổng hợp hoạt động hoàn thành tất pha dự án Mục đích… Xác nhận với khách hàng cam kết hợp đồng hoàn thành để thức kết thúc dự án chuyển giao dự án hoàn thiện bị hủy bỏ tới đội dự án thích hợp (ví dụ, Bảo trì Hỗ trợ) Tóm tắt dự án Kết thúc hành •Xác nhận tiêu chuẩn kết thúc đáp ứng •Thu thập biên dự án •Phân tích thành công hay thất bại dự án •Lên lịch họp cuối với chủ dự án, bên liên đới, đội dự án Chủ nhiệm dự án (thường tổ chức địa điểm khách hàng) •Chuẩn bị báo cáo để chuyển giao sản phẩm dự án tới khách hàng/đại diện cho đội bảo trì •Lưu trữ thông tin dự án để sử dụng tương lai Kết thúc danh sách công việc (SOW) •Giải chấm dứt thỏa thuận kèm với dự án tài liệu chấm dứt hành nội •Xác nhận dự án thỏa mãn điều khoản điều kiện danh sách công việc •Xác nhận tiêu chuẩn kết thúc hoàn thành để đóng danh sách công việc •Đóng tất danh sách công việc liên quan tới dự án hoàn thành Tóm tắt dự án – Mẫu Nội dung  Tóm tắt  Giới thiệu tổng quan  Kết dự án  Tóm tắt đào tạo  Lợi ích dự án  Chuyển sang hỗ trợ  Bài học thu            Định nghĩa… Đội dự án kiểm điểm lại làm tốt cải thiện Mục đích… Cung cấp nguồn thông tin đầy giá trị để cải tiến dự án tương lai Quy trình… Gặp gỡ đội dự án Xác định chiến lược góp phần cho thành công dự án, phát triển đội, kinh doanh tương lai Xác định chiến lược tác động tiêu cực tới thành công dự án, phát triển đội, việc kinh doanh tương lai Mô tả bước tiến hành tương lai để thúc đẩy chiến lược tích cực và/hoặc giảm thiểu tác động chiến lược hiệu Có đóng góp thành viên yêu cầu họ ký/ghi ngày tháng Chia sẻ cách làm việc văn lưu trữ Kết thúc hệ thống thực hành tốt          Kế hoạch công việc hệ thống thực hành tốt hậu dự án bao gồm: Thu thập tài liệu từ ghi chú, thay đổi công cụ quản lý vấn đề để xem lại Thu thập thực tế dự án cấp độ liệu tóm tắt Hoàn thành phiếu điều tra để có tài liệu đầu vào hậu dự án Triển khai họp trực tiếp, mặt đối mặt khoảng thời gian 30 ngày kể từ dự án hoàn thành Cung cấp nội dung họp, phiếu điều tra tài liệu cho người tham gia không ngày trước buổi họp Tổ chức họp nhỏ thành viên ngang hàng để khuyến khích vô tư Chỉ định người điều phối họp công bằng, ghi chép lại kiện Ghi lại chia sẻ hoạt động, khuyến nghị để cải tiến biên họp với người tham gia, đội hỗ trợ, thực tiễn quản lý dự án kho kiến thức Mẫu đánh giá dự án            Định nghĩa… Một tổng quan hiệu suất cá nhân thành viên đội với dự án giai đoạn dự án (thường kết thúc) Mục đích… Đo lường mức độ đóng góp cá nhân tới thành công dự án Sử dụng phần tổng kết cuối năm Quy trình… Xem xét lại kết dự án hoạt động giao cho thành viên đội Ghi thành văn kết đạt cải tiến cần thiết Hoàn thành mẫu đánh giá công việc, sử dụng phương pháp SMART( SMART: cụ thể, đo được, thu được, thực dụng, hạn) Chia sẻ với đội Chủ nhiệm dự án Lưu lại hồ sơ cá nhân thành viên đội dự án