Các giai đoạn quản lý dự án

•Khuyến khích trách nhiệm •Mong đợi những kết quả tích cực •Đảm bảo thỏa mãn những cam kết về thời gian và tiến độ •Không từ bỏ kế hoạch •Thu thập những cố gắng thực sự để hoàn thành nhi

Phần 3

Các giai đoạn quản lý dự án

Quản lý dự án

Các nhiệm vụ và hoạt động chính

•Chỉ đạo mọi hoạt động

Thuê nhân công

Các nhiệm vụ và hoạt động chính

Thực hiện các chức năng kiến thức lĩnh vực chính

và các hoạt động lặp lại liên tục thông qua việc hoàn thiện dự án

•Khuyến khích trách nhiệm

•Mong đợi những kết quả tích cực

•Đảm bảo thỏa mãn những cam kết về thời gian và tiến độ

•Không từ bỏ kế hoạch

•Thu thập những cố gắng thực sự để hoàn thành nhiệm vụ

•Theo dõi tiến độ

Các nhiệm vụ và hoạt động chính

 Thống nhất, làm rõ kỳ vọng, phạm vi, kết quả, mốc thời gian

 Cho phép đội dự án xây dựng một mối quan hệ tốt ngay từ khi bắt đầu dự án

 Quy trình…

 Xem xét lại nội dung và các điểm thảo luận với chủ trợ dự án (viết

ra nếu cần thiết)

 Mời và yêu cầu mọi người trong đội dự án tham gia

 Thiết lập tần suất họp, tần suất tập huấn và hạn chót.

Phiên khởi động – Mẫu

July 3, 2016 8

Nội dung

Nhận biết những yếu tố chính để thành công

Hiểu mục tiêu dự án

Xem xét lại điều lệ dự án

Hiểu phương pháp giải quyết

Nhận diện tổ chức dự án

Xem xét tổng quan các mốc thời gian dự án

Xác định các bước tiếp theo

Xem xét lại các tài liệu hỗ trợ

Hỏi và trả lời

Chia ra thành các nhóm làm việc

Báo cáo tình trạng theo tuần

 Hoạt động của khách hàng và kết quả

 Công việc ngoài phạm vi

 Đúng lịch trình và ngân sách

 Ghi chép mọi thảo luận, quyết định, hành động thực thi và kết quả

tăng)

dự án, nhân viên kỹ thuật và những bên liên đới khác.

Báo cáo tình trạng theo tuần

Ghi chú và nội dung họp

khai

Kiểm soát

Mục đích kiểm soát

hợp

Tầm quan trọng của theo dõi tiến độ

án

trạng dự án

 Cung cấp cơ sở để điều chỉnh và thay đổi dự án:

Tầm quan trọng của theo dõi tiến độ

Theo dõi thời gian

 Theo dõi chi phí

 Đội dự án ghi lại chính xác thời gian trong hệ thống theo dõi thời gian

 Xem xét dự án với hệ thống tính giờ nội bộ, hóa đơn và chi tiêu

 Theo dõi giờ, chi tiêu và chi phí trong bảng theo dõi ngân sách

 Theo dõi thực tế với kế hoạch

 Báo cáo biến động với chủ nhiệm dự án

 Ghi chú trong Báo cáo tình trạng

 Không “mập mờ”

 Tính toán từng giờ một

 Thời gian thực tế sẽ đưa ra những dự báo tương lai và tạo ra

sự tự chủ liên tục

Chọn dữ liệu chính để theo dõi

tiến độ

 Sau đây là cách tốt nhất để thu thập dữ liệu nhằm theo dõi tiến độ dự án:

 Tham gia vào dự án

 Lên lịch gặp trực tiếp từng người một để thu thập nhiều quan điểm khác nhau về tiến độ

 Thu thập phần trăm hoàn thành mỗi nhiệm vụ dự án

hàng tuần

 Sử dụng các phép đo cụ thể từ PMBOK (kiến thức quản

lý dự án) và độ nghiêng 6 xích ma

 Tiến hành các cổng giai đoạn đã thống nhất

 Thu thập các chuẩn đo bổ sung, đã được thủ tục quản lý chất lượng xác định

Theo dõi để hỗ trợ việc ra quyết định

Theo dõi để hỗ trợ việc ra quyết định

tiền khi có thể

Theo dõi để có biện pháp khắc

phục

 Đánh giá cơ chế để cải tiến dựa trên thông tin thu thập được

 Đánh giá tác động của việc hoàn thành nhiệm vụ sớm

và muộn tới kế hoạch công việc

 Có điều chỉnh sử dụng truyền thông và thủ tục kiểm soát thay đổi về phạm vi

 Ghi lại mọi sai lệch để sử dụng:

 Báo cáo tình trạng

 Thử nghiệm

 Dự báo tương lai

 Báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu

 Nhấn mạnh những thành công chính

 Đưa ra cung cách làm việc mới và tốt nhất

Bài tập nhóm

dự án, tiếp tục từ Bài tập Kế hoạch, sử

dụng mẫu đã cung cấp.

báo – làm và ghi chú mọi giả định bạn cần

để hoàn thành bài tập

Cán bộ quản lý dự án và Chủ nhiệm dự án của bạn thực tế sử dụng số giờ (160&16 theo thứ tự) theo đúng kế hoạch trong tháng đầu tiên của

dự án Nhưng do vấn đề nảy sinh, 4 tư vấn viên

sử dụng lần lượt 130,135,100 và 145 giờ thực

tế Hơn nữa, tư vấn viên số 4 báo cáo rằng quy trình chỉ định cho mình phức tạp hơn nhiều so với suy nghĩ ban đầu, do đó bên cạnh việc chậm lịch trình, anh ta sẽ cần thêm 2 tuần để nghiên cứu Cập nhật bản theo dõi ngân sách để phản ánh những sự kiện này Đừng quên rằng Quản

lý dự án và Chủ nhiệm phải tiếp tục làm việc khi

tư vấn viên làm việc

Bài tập nhóm

Tư vấn viên 2 Dự báo

Thực tế

0/00 160.00 160.00 160.00 55.00 0.00

160.00 Chủ nhiệm dự

 Giả định rằng số giờ không dùng đến phải được cộng vào cuối lịch trình

viên số 4 do tính phức tạp của quy trình

nhiệm dự án được kéo dài cho cân xứng

Mẫu trả lời

Bài tập: Biến động trong ngân sách

Dự án theo giờ Ngân sách (theo đầu

việc) Thực tế (qua ngày tháng XX/XX) Dự báo Chi phí dự báo Biến động

Giờ Ngân sách Giờ Phí Giờ Phí Giờ Phí Giờ Phí

Pha: Phạm vi

và phát hiện 3,184 $ 602,000 686.00

0.00 0.00 0.00

Yêu cầu thay đổi phạm vi

 Quy trình

Điều chỉnh kế hoạch dự án (kế hoạch công việc, lịch trình, ngân sách)

sung vào SOW (statement of work- biên bản

làm việc) và được khách hàng đồng ý

Yêu cầu thay đổi phạm vi

Mẫu đồng thuận của khách hàng

 Kế hoạch quản lý rủi ro là 1 nỗ lực chủ động để nhận diện và quản lý

những sự kiện nội bộ và mối đe dọa bên ngoài tác động tới sự thành công của 1 dự án

Kết thúc dự án - mục tiêu

 Hoàn thiện mọi hoạt động để chính thức đóng dự án

hoặc 1 pha của dự án

 Hoàn thành và giải quyết mỗi hợp đồng (bao gồm giải pháp cho mỗi hạng mục mở)

 Kết thúc mỗi hợp đồng áp dụng cho dự án hoặc pha dự án

 Chuyển đổi sang môi trường hoạt động

 Xem xét quy trình dự án, sản phẩm và kết quả

 Đạt được sự chấp nhận của khách hàng

 Kết thúc công việc hành chính (tài chính, hợp đồng…)

 Thu được tài sản trí tuệ và cách làm việc tốt nhất

 Thiết lập chuẩn đo cho quá trình kiểm soát tiếp theo

 Giữ văn bản dự án để cho vào thư viện kiến

thức quản lý

hàng

sử dụng trong tương lai

để hỗ trợ tổ chức

Kết thúc dự án - mục tiêu

Kết thúc – những điều xem xét

giao thường là những tài nguyên khác so với

những nguồn lực trong các giai đoạn sớm của chu trình dự án

khen

tìm kiếm và đảm bảo cơ hội có khách hàng mới

 Lịch trình có thể bị tác động bởi sự chậm trễ của công việc do quan ngại về tài nguyên, thiếu

động lực, tìm kiếm công việc hoặc từ bỏ sớm

kết quả là cách để đảm bảo khách hàng đồng ý rằng dự án đã hoàn thành và đã đạt được các cam kết trong hợp đồng

Kết thúc – những điều cần xem xét

Các nhiệm vụ và hoạt động chính

 Các nhiệm vụ và hoạt động kết thúc bao gồm:

 Hoàn thiện và chuyển giao tài liệu, hồ sơ, sản phẩm và thông tin liên quan đến trực tiếp dự án

 Xem xét sản phẩm

 Có sự kiện rõ ràng báo hiệu sự hoàn thành của dự án

 Sắp xếp các hoạt động bán xung quanh dự án tiếp theo

 Chuẩn bị cho và thực hiện tổng kết hậu dự án

 Xem xét và đóng hợp đồng

 Hủy bỏ hoặc bàn giao thỏa thuận bên thứ 3

 Lưu lại hoặc chuyển tiếp tới kho kiến thức

hàng

để phục vụ cho các dự án trong tương lai

Các nhiệm vụ và hoạt động chính

Kế hoạch chuyển giao tri thức

 Cung cấp cho đội ngũ khách hàng (hoặc đội ngũ bảo trì của khách

hàng) tất cả thông tin cần thiết để chuyển giao mối quan hệ (kế

hoạch dự án, quy trình, kết thúc dự án, thông tin liên hệ của khách hàng, hợp đồng ủy quyền…)

 Phổ biến kế hoạch chuyển giao và lịch trình cho khách hàng

• Lên lịch 1 cuộc họp cuối cùng với

chủ dự án, các bên liên đới, đội dự

hàng/đại diện cho đội bảo trì

• Lưu trữ thông tin dự án để sử dụng

trong tương lai

• Giải quyết và chấm dứt thỏa thuận đi kèm với dự án và mọi tài liệu chấm dứt hành chính nội bộ

điều khoản và điều kiện của danh sách công việc

• Xác nhận rằng các tiêu chuẩn kết thúc đã được hoàn thành để đóng

danh sách công việc

• Đóng tất cả danh sách công việc liên quan tới những dự án đã hoàn thành

Bài học thu được

 Có sự đóng góp của mỗi thành viên và yêu cầu họ ký/ghi ngày

tháng

 Chia sẻ cách làm việc và văn bản lưu trữ

 Hoàn thành phiếu điều tra để có tài liệu đầu vào về hậu dự án

 Triển khai họp trực tiếp, mặt đối mặt trong khoảng thời gian 30 ngày

Mẫu đánh giá dự án

 Định nghĩa…

 Một bản tổng quan hiệu suất cá nhân của mỗi thành viên đội với dự

án tại một giai đoạn của dự án (thường là khi kết thúc)

 Mục đích…

 Đo lường mức độ đóng góp cá nhân tới thành công của dự án

 Sử dụng như 1 phần của tổng kết cuối năm

 Quy trình…

 Xem xét lại kết quả dự án và các hoạt động giao cho mỗi thành viên đội

 Ghi thành văn bản kết quả đạt được và cải tiến nào cần thiết

 Hoàn thành mẫu đánh giá công việc, sử dụng phương pháp

SMART( SMART: cụ thể, đo được, thu được, thực dụng, đúng hạn)

 Chia sẻ với đội và Chủ nhiệm dự án

 Lưu lại trong hồ sơ cá nhân của thành viên đội dự án