Một số đánh giá về tình hình tổ chức kế toán tại Công ty Cổ Phần Cơ Điện Lạnh Bách Khoa

MỤC LỤC Chương 1: Tổng quan về đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần Cơ Điện Lạnh Bách Khoa. 3 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần Cơ điện lạnh Bách Khoa 1 1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất và kinh doanh của Công ty cổ phần điện lạnh Bách Khoa. 3 1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của công ty . 3 1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. 4 1.2.3. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty cổ phần cơ điện lạnh Bách Khoa. 4 1.3. Tổ chức bộ máy quản lí hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Cơ Điện Lạnh Bách Khoa. 6 1.4. Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty cổ phần Điện lạnh Bách Khoa . 10 Chương 2 .Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ Phần Cơ Điện Lạnh Bách Khoa. 17 2.1. Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty. 17 2.1.1. Các chính sách kế toán chung 21 2.1.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán 21 2.1.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 23 2.1.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán 25 2.1.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 27 2.2. Tổ chức kế toán các phần hành cụ thể 27 2.2.1. Tổ chức hạch toán kế toán Vốn bằng tiền 27 2.2.2. Tổ chức hạch toán kế toán Tài sản cố định 33 2.2.3 Tổ chức hạch toán kế toán tiền lương. 36 2.2.4 Tổ chức hạch toán kế toán bán hàng. 37 2.2.5. Kế toán hàng tồn kho 39 CHƯƠNG 3: Một số đánh giá về tình hình tổ chức kế toán tại Công ty Cổ Phần Cơ Điện Lạnh Bách Khoa . 43 3.1. Đánh giá tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ Phần Cơ Điện Lạnh Bách Khoa . 43 3.2. Đánh giá về tổ chức công tác kế toán 44 3.2.1. Về hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại công ty 44 3.2.2 Về chứng từ và hệ thống sổ kế toán sử dụng 44 3.2.3 Về phần mềm kế toán sử dụng 44 3.2.4.Hạn chế 45 3.3. Kiến nghị về công tác kế toán 46 3.3.1 Kiến nghị với lãnh đạo công ty. 46 3.3.2 Kiến nghị với bộ phận kế toán của công ty. 47   DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Bảng phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ Phần Cơ Điện Lạnh Bách Khoa giai đoạn 20132015 11 Bảng 1.2 Bảng phân tích một số chỉ tiêu tài chính công ty cổ phân cơ điện lạnh Bách Khoa giai đoạn 20132015. 14   DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 .Chu trình bán hàng công ty cổ phần Cơ điện lạnh Bách Khoa. 5 Sơ đồ 1.2 .Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Cơ Điện Lạnh 7 Bách Khoa. 7 Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Tài chính – Kế toán . 17 Sơ đồ 2.2 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật kí chung 26 Sơ đồ 2.3 :Sơ đồ tổng hợp hạch toán thu chi tiền mặt 32 Sơ đồ 2.4 : Sơ đồ tổng hợp hach toán tiền gửi ngân hàng . 33 Sơ đồ 2.5 : Quy trình hạch toán chi tiết TSCĐ 34 Sơ đồ 2.6 Sơ đồ hạch toán tổng hợp TSCĐ. 35 Sơ đồ 2.7 : sơ đồ hạch toán tổng hợp lương và các khoản trích theo lương . 37 Sơ đồ 2.8 Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng 39 Sơ đồ 2.9 Sơ đồ hạch toán hàng tồn kho 42

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Chương 1: Tổng quan về đặc điểm kinh tế - kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần Cơ Điện Lạnh

CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN LẠNH BÁCH KHOA

cơ điện lạnh Công ty Cơ Điện Lạnh Bách Khoa đã từng bước khẳng định vị thếđứng đầu trong lĩnh vực phân phối vật tư, thiết bị và linh kiện ngành điện lạnhtại Việt Nam Với kinh nghiệm hoạt động trong ngành , hệ thống sản phẩm đadạng, chất lượng cao và năng lực cung ứng ổn định, đến nay, công ty Cơ ĐiệnLạnh Bách Khoa luôn là đối tác chiến lược của các chủ đầu tư, nhà thầu với hầuhết các công trình lớn nhỏ trong nước và sở hữu mạng lưới phân phối trải khắptoàn quốc

Thế mạnh của công ty là khả năng đáp ứng vượt trội các nhu cầu củakhách hàng với những sản phẩm đa dạng , chất lượng đến từ những nhà cungứng hàng đầu trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị ngành lạnh Công ty hiện là nhàphân phối được ủy quyền tại Việt Nam cho hơn 20 danh mục sản phẩm của cáchãng, nhà sản xuất ống đồng, bảo ôn, ga lạnh, máy nén khí,… vật tư, thiết bị

ngành lạnh hàng đầu thế giới như Hailiang, HuaHong, Toàn Phát (RubyCopper), Aeroflex, Dupont, Honeywell, Klea, Naron, SRF, LG, Danfoss,Copeland (Emerson), Wanbao, Dow, ….

Trên nền tảng mối quan hệ hợp tác tốt đẹp, bền chặt với các nhà cung cấp,năng lực tài chính vững chắc và hệ thống quản lý chuyên nghiệp, công ty CổPhần Cơ Điện Lạnh Bách Khoa đảm bảo đáp ứng mọi yêu cầu khắt khe nhất vềchủng loại, chất lượng, số lượng và tiến độ cung ứng sản phẩm của khách hàng.Trên con đường xây dựng và khẳng định thương hiệu, Công ty Cổ Phần Cơ ĐiệnLạnh Bách Khoa lấy khẩu hiệu “Cam kết – trách nhiệm” làm kim chỉ nam chomọi hoạt động kinh doanh, lấy việc mang lại giá trị đích thực của sản phẩm và

sự hài lòng của khách hàng làm sứ mệnh Công ty.Chính vì thế không những cóđược sự tin cậy của khách hàng trong nước mà còn mở rộng đáp ứng cho những

dự án của các nhà đầu tư nước ngoài Công ty cổ phần điện lạnh Bách Khoa đãtrở thành đối tác là nhà cung ứng tin cậy cho hàng loạt các dự án trong và ngoàinước Một số dự án tiêu biểu như :

- Các dự án trung tâm thương mại : tòa hà Kangnam Mỹ Đình (2010) ; dự

án Sunrise Thành phố Hồ Chí Minh ( 2013) , tòa nhà Lotte Đào Tấn 2013)…

(2012 Các dự án nhà máy : nhà máy Samsung Thái Nguyên (2013) ; nhà máySamsung Bắc Ninh (2012-2013), Nokia Bắc Ninh(2013); Honda III Việt Nam(2012)…

- Các công trình của Vincom : Royal city Nguyễn Trãi Thanh Xuân HàNội (2012-2013) ; Time City 460 Minh Khai ,Hà Nội (2012-2013) , VincomLong Biên (2012-2014)…

- Các dự án nhà nước : Tổng cục Hải quan (2010-2012) ; trung tâm hànhchính quốc gia Đà Nẵng (2012) ; Bộ công an (2013); bộ Tài Nguyên MôiTrường (Mỹ Đình) (2010);Vinaconex 7(2010-2013)…

- Các hệ thống siêu thị : Big C Thăng Long (2011) ; Big C Long Biên(2011); Pico (từ 2009) ; siêu thị Trần Anh (2013)…

- Các bệnh viện : bệnh viện Bạch Mai, bệnh viện Việt Đức , bệnh viện E ,viện Huyết Học Truyền Máu Trung Ương …

- Các khách sạn : khách sạn Pullman (2013); Apricot Hàng Đống (2012) ;Quốc Tế Lào Cai (2012);khách sạn Marriot (2012-2013)…

- Khu đô thị , chung cư : Landmark Tower -28 Trần Đăng Ninh (2012) ;Ecopark Bát Tràng (2012) , các tòa nhà chung cư Mỹ Đình ( 2010)…

Với những thành công của các dự án trên Công ty Cổ Phần Cơ Điện LạnhBách Khoa tự hào đi đầu trong lĩnh vực cung cấp các linh kiện, vật tư và thiết bịngành lạnh, đồng thời đưa ra các giải pháp công nghệ trong quá trình thiết kế,thi công lắp đặt Hệ thống lạnh cho các công trình và tòa nhà lớn trên cả nước.

1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất và kinh doanh của Công ty cổ phần điện lạnh Bách Khoa.

1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của công ty

Sứ mệnh của công ty Cổ phần Cơ Điện Lạnh Bách Khoa là : Nâng caogiá trị cuộc sống thông qua việc cung cấp các sản phẩm điện lạnh chất lượng đápứng nhu cầu sản xuất và lắp đặt các hệ thống lạnh phục vụ nhu cầu conngười.Với tầm nhìn là trở thành nhà cung cấp vật tư điện lạnh số 1 Việt Nam,slogan nâng cao giá trị cuộc sống ,công ty luôn đề cao tôn chỉ:Đoàn kết - Tậntụy phục vụ khách hàng - Tăng trưởng bền vững - Phát triển lâu dài

Hiện tại, BÁCH KHOA là Đại lý, Nhà phân phối của các hãng sản xuấtVật tư điện lạnh hàng đầu thế giới:

1 Đại lý chính thức Ống đồng: Ruby Copper, HuaHong

2 Đại lý chính thức Ga lạnh: Honeywell, Dupont, Gujarat, SRF, Ineos

3 Đại lý chính thức Máy nén khí: Danfoss, Copeland, Wanbao

4 Đại lý chính thức bảo ôn Aeroflex (Thái Lan), Xốp kép (Polyurethane)Dow

5 Đại lý chính thức Điều hòa: Mitsubishi, Funiki

6 Vật tư điện lạnh: Van tiết lưu Danfoss, van khóa Hengsen, Co, nối,măng sông Hailiang, que hàn Harris

Sự khẳng định về chất lượng và uy tín của Công ty cổ phần cơ điện lạnhBách Khoa đã làm hài lòng tất cả những yêu cầu khắt khe nhất của khách hàng

và làm nên thương hiệu trong ngành vật tư điện lạnh của Việt Nam

1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

Hiện nay công ty đang hoạt động kinh doanh những ngành nghề kinhdoanh sau:

- Công ty cổ phần điện lạnh Bách mua bán , lắp đặt , sửa chữa , bảo hành bảo trìcác loại máy móc , thiết bị , vật tư, linh kiện, phụ tùng ngành điện cơ , điện tửđiện lạnh , điện dân dụng , ngành viễn thông , máy tính và linh kiện máy tính ,máy điều hòa nhiệt độ , máy lạnh công nghiệp và dân dụng …

Danh mục hàng hóa chủ yếu của công ty

 Ống đồng điều hòa

 Phụ kiện ống đồng

 Bảo ôn cách nhiệt

 Bảo ôn Pu-Dow

 Gas lạnh , dầu lạnh

 Máy nén khí lạnh

 Dàn trao đổi nhiệt

 Quạt cắt gió BKRE

 Dụng cụ thiết bị : máy hút chân không ,vật tư điện lạnh , điều hòa

- Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh ;

- Đại lý mua bán ký gửi hàng hóa

- Tư vấn đầu tư ( không bao gồm tư vấn pháp luật và tư vấn tài chính )

- Kinh doanh vận chuyển hành khách và vận tải hàng hóa;

- Kinh doanh bất động sản ( không bao gồm hoạt động tư vấn về giáđất ) , thuê và cho thuê nhà ở , bến bãi, kho …

- Kinh doanh các loại hóa mỹ phẩm ( trừ mỹ phẩm có hại cho sức khỏecon người ) , chất tẩy rửa, thiết bị , dụng cụ y tế

1.2.3 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty cổ phần cơ điện lạnh Bách Khoa.

Là một doanh nghiệp thương mại với hoạt động chủ yếu là mua hàng hóa rồiđem bán cho các khách hàng khác nên quy trình kinh doanh của công ty đượcthực hiện theo hai bước như sau:

Bước 1: Mua hàng

Hàng hóa được mua trực tiếp từ các hãng sản xuất như Ruby Copper,Danfoss , Coperland Hai bên sẽ ký kết với nhau thông qua hợp đồng mua-bán Các hãng sản xuất sẽ chuyển hàng và chịu trách nhiệm với kho hàng chođến khi nào kho hàng về đến địa điểm giao nhận như đã kí trong hợp đồng Tạiđây, công ty cổ phần cơ điện lạnh Bách Khoa sau khi nhận được hàng thì sẽkiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại của hàng hóa theo đúng với hợp đồngmua- bán, hàng hóa được chuyển giao quyền sở hữu Sau đó, công ty Bách Khoa

sẽ chuyển hàng về các kho của mình tại số 20 ngõ 21B đường Cát Linh ,phường Cát Linh, quận Đống Đa , Thành phố Hà Nội Thủ kho sẽ có nhiệm vụquản lý hàng hóa về mặt số lượng, sắp xếp hàng hóa phù hợp và bảo quản hànghóa, còn kế toán dựa và hợp đồng và các chi phí phát sinh tính giá vốn và theodõi hàng hóa cả về mặt số lượng và giá cả của hàng hóa

Bước 2: Bán hàng

Bộ phận kinh doanh có vai trò sẽ tìm kiếm khách hàng có nhu cầu muốnmua sản phẩm của công ty, giới thiệu về sản phẩm, chất lượng và các chính sách

hỗ trợ của công ty Khi người mua có nhu cầu mua hàng gửi đơn đặt hàng đếndoanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ xem xét lời đề nghị của người mua và cân đốivới khả năng đáp ứng để chấp nhận phê duyệt đơn hàng đó Sau đó hai bên sẽ kýkết hợp đồng thương mại ghi nhận những thỏa thuận về mua bán hàng hóa vàtrách nhiệm, quyền lợi giữa các bên Dựa vào các đơn hàng và các hợp đồngmua bán cụ thể mà thủ kho và kế toán thực hiện xuất hàng và xuất hóa đơnGTGT chuyển cho bên mua, đồng thời kế toán phải thực hiện việc ghi sổ theodõi cho từng thương vụ và bảo quản, lưu trữ chứng từ

Sơ đồ 1.1 Chu trình bán hàng công ty cổ phần Cơ điện lạnh Bách Khoa

1.3 Tổ chức bộ máy quản lí hoạt động sản xuất - kinh doanh của Công ty

cổ phần Cơ Điện Lạnh Bách Khoa.

Công ty Cổ phần Cơ Điện Lạnh Bách Khoa luôn tự hào bởi những ngườidẫn đầu xuất sắc , dày dặn kinh nghiệm, sang suốt và tinh tế, bởi đội ngũ nhân

sự được đào tạo bài bản , có tố chất , năng lực , trách nhiệm Chất lượng nhân sựđược công ty tinh lọc ngay từ khâu tuyển dụng , kiến thức và kỹ năng của hệthống nhân viên được củng cố và nâng caoqua các chương trình đào tạo , huấnluyện đã góp phần nâng cao năng suất , chất lượng công việc , từ đó thúc đẩyhiệu quả kinh doanh của công ty từ quy mô hơn 20 nhân sự trong những ngàyđầu thành lập , đến nay trụ sở chính và các chi nhánh đã có gần 100 cán bộ nhânviên trẻ trung , nhiệt huyết , chuyên môn vững chắc cùng chung tay góp sức đưaBách Khoa vững bước trên con đường vươn tới sự thành công

Công ty cổ phần Điện lạnh Bách Khoa là công ty cổ phần , bộ máy củacông ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng Nhiệm vụ quản lý được

Ghi nhậnnghiệp vụ

Tiếp

nhận đơn

đặt hàng

Chấpnhận đơnhàng

Thutiền

Kiểmtra côngnợ

Xuấthàng

Theo dõicông nợ

chia theo các đơn vị riêng biệt, cho phép một chức năng tận dụng được nhiều tàinăng quản lý của mỗi đơn vị, giảm bớt công việc cho lãnh đạo công ty.

Cơ cấu tổ chức của công ty với quyền cao nhất là Giám đốc Ngụy VănTấn Tiếp dưới là các phòng ban chức năng, mỗi phòng ban đảm nhiệm mộtchức năng riêng Các phòng ban chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện nghiêm túcchỉ thị mệnh lệnh của ban giám đốc và có những chủ trương, biện pháp để tháo

gỡ khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh đem lại hiệu quả cao trongkinh doanh cho công ty

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Cơ Điện Lạnh

Bách Khoa

* Chức năng của các phòng ban:

• Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị của Công ty, có toàn quyền nhân danh

Công ty để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công

ty Hội đồng quản trị thường xuyên giám sát hoạt động kinh doanh, hoạt độngkiểm soát nội bộ và hoạt động quản lý rủi ro của Công ty Hội đồng quản trị củaCông ty Cổ Phần Cơ Điện Lạnh Bách Khoa gồm 04 người : bà Ngụy Thị DiệuHương, ông Ngụy Hữu Bình , ông Nguyễn Hữu Khôi, ông Ngụy Văn Tấn

• Ban kiểm soát:

Ban kiểm soát là cơ quan kiểm tra, giám sát toàn diện mọi hoạt động củaCông ty theo quy định tại Điều 123 Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày29/11/2005 của Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.Ban kiểmsoát thẩm định báo cáo tài chính hàng năm, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liênquan đến hoạt động tài chính khi xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của đạihội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông lớn Ban kiểm soát báo cáo Đại

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

BAN KIỂM SOÁT

GIÁM ĐỐC ĐIỀUHÀNH

HÀNG P.MUA HÀNG

KHÁCH HÀNG P.KINH DOANH TM

hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của chứng từ, sổsách kế toán, báo cáo tài chính và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ

• Giám đốc điều hành:

Giám đốc là người quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàngngày của Công ty, do Hội đồng quản trị bổ nhiệm ông Ngụy Văn Tấn đảmnhiệm

• Giám đốc kinh doanh :

Giám đốc kinh doanh có nhiệm vụ hỗ trợ việc quản lý điều hành cho giámđốc điều hành , quản lý trực tiếp các phòng ban : phòng Marketing , phòng kinhdoanh thương mại , phòng kinh doanh dự án , phòng phát triển dự án

 Phòng Marketing :Phòng marketing là cầu nối giữa bên trong và bên ngoài,

giữa sản phẩm và khách hàng, giữa thuộc tính của sản phẩm và nhu cầu kháchhàng Chức năng của phòng marketing là :

+Nghiên cứu tiếp thị và thông tin, tìm hiểu sự thật ngầm hiểu của kháchhàng

+ Lập hồ sơ thị trường và dự báo doanh thu

+ Khảo sát hành vi ứng sử của khách hàng tiềm năng

+ Phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu

+ Quản trị sản phẩm

+ Xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lược marketing

 Phòng kinh doanh thương mại cóchức năng : bán hàng và tìm kiếm khách

hàng, quản lý doanh thu, công nợ khách hàng, tổng hợp doanh thu các sản phẩmtrong công ty

+ Theo dõi công nợ của các khách hàng: đảm bảo chốt công nợ đúng hạn,chính xác

+ Lập kế hoạch thu hồi công nợ ,yêu cầu thanh toán những khoản nợ quáhạn

+ Hàng tháng hạch toán lỗ lãi

+ Soạn thảo hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán ;làm thủ tục ký kết cáchợp đồng mua bán hàng hóa với đối tác công ty

+ Quản lý, lưu trữ hợp đồng, hồ sơ chứng từ liên quan

+ Xây dựng hình ảnh công ty qua hoạt động bán hàng;

+ Trích hoa hồng và chiết khấu cho khách hàng;

+ Tặng quà và chịu trách nhiệm về các chi phí đối ngoại;

+Gặp gỡ và trao đổi công việc thường xuyên với khách hàng mục tiêu vàkhách hàng thông thường;

+ Khảo sát và đo lường sự hài lòng của khách hàng

 Phòng kinh doanh dự án có chức năng tìm kiếm đối tác là các khách hàng dự

án , các dự án trong và ngoài nước để ký kết các hợp đồng cung cấp vật tư ,điện lạnh

 Phòng phát triển dự án có chức năng thực hiện theo các hợp đồng dự án , theo

các dự án để bán hàng cung cấp vật tư , điện lạnh thực hiện dự án

• Giám đốc phát triển khách hàng :có chức năng tham mưu cho giám đốc điều

hành , thực hiện việc xây dựng và chăm sóc mạng lưới khách hàng trong vàngoài nước

 Phòng dịch vụ khách hàng :có chức năng tiếp nhận những dịch vụ và phản hồi

từ khách hàng về những hàng hóa , dịch vụ mà công ty cung ứng , thông báo chokhách hàng về những chương trình chiết khấu , khuyến mại của công ty Chămsóc và xây dựng mạng lưới khách hàng quen thuộc của công ty , lắng nghekhách hàng để có được chất lượng hàng hóa , dịch vụ phục vụ tốt nhất đáp ứngđược nhu cầu của khách hàng

 Hệ thống Showroom: có chức năng trưng bày và bán các sản phẩm của công ty

,đưa các sản phẩm đến với khách hàng để khách hàng yên tâm về chất lượngcũng như khả năng phục vụ của công ty

 Hệ thống kho hàng : có chức năng lưu trữ và bảo quản hàng hóa

• Phòng mua hàng :có chức năng thu mua hàng hóa , ký kết hợp đồng kinh tế

với các nhà cung cấp , đảm bảo đúng về số lượng hàng hóa cũng chất lượnghàng hóa của công ty theo các hợp đồng đã ký kết với khách hàng

• Phòng hành chính nhân sự :

+ Về hành chính: có chức năng tiếp nhận và xử lý các công việc nội bộtrong DN, tiếp khách, xử lý các công văn khách hàng gửi tới, tổ chức hội thảo,hội nghị công ty, soạn thảo các văn bản, lưu trữ, phát hành văn bản, con dấu cótính chất pháp lý và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và pháp luật về tínhpháp lý

+ Về nhân sự: lên kế hoạch tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng nhân sự,giải quyết các chế độ cho người lao động theo đúng quy định của công ty và luậtlao động, tổ chức khen thưởng, phê bình , tổ chức các lớp đào tạo năng lực chocác nhân viên

+ Ngoài ra : đảm bảo an toàn lao động, cháy nổ, vệ sinh trong toàn công

ty, tổ chức khám, kiểm tra sức khỏe thường xuyên cho người lao động, bảo vệ

an ninh trật tự, tài sản của công ty và CBCNV, phục vụ về văn phòng phẩm…

 Phòng tài chính - kế toán : có chức năng tham mưu cho Giám đốc quản lý các

lĩnh vực về công tác tài chính; công tác kế toán tài vụ; công tác kiểm toán nộibộ; công tác quản lý tài sản; công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế; kiểmsoát các chi phí hoạt động của Công ty; quản lý vốn, tài sản của Công ty, tổchức, chỉ đạo công tác kế toán trong toàn Công ty; bảo quản lưu trữ các tài liệukinh tế liên quan đến Công ty ; thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao

1.4 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty cổ phần Điện lạnh Bách Khoa

Trong những năm qua Công ty Cổ Phần Cơ Điện Lạnh Bách Khoa khôngngừng cố gắng hết mình đem sản phẩm của mình đến với khách hàng Chính vìthế khi nhìn vào kết quả kinh doanh của Công ty qua một số năm gần đây( 2013, 2014, 2015 ) ta thấy được sự tăng trưởng của công ty trong giai đoạn2013- 2015 vượt qua được những khó khăn do tình hình biến động của môitrường kinh tế - xã hội , đó là nhờ sự lãnh đạo sáng suốt của ban giám đốc công

ty cũng như sự nỗ lực hết mình của cán bộ công nhân viên trong công ty Sauđây là bảng phân tích tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giaiđoạn từ 2013 – 2015 :

Bảng 1.1 Bảng phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ Phần Cơ Điện Lạnh Bách Khoa

giai đoạn 2013-2015

Đơn vị :VNĐ.

Qua bảng phân tích trên ta thấy được tình hình hoạt động kinh doanh củacông ty cổ phần Bách Khoa thông qua các chỉ tiêu trong một số năm gần đây

Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế của DN năm 2014 so với năm 2013giảm 90.611.084 VNĐ tương ứng với tốc độ giảm là 22,11% , tốc độ giảm khámạnh nhưng đến năm 2015 tình hình đã được thay đổi vượt bậc khi tổng lơinhuân năm 2015 so với năm 2014 tăng 118,595,706 VNĐ tương ứng với tốc độtăng là 37,16% Chứng tỏ công ty đã có tốc độ tăng trưởng nhanh và hiệu quảvượt qua được giai đoạn khó khăn của tình hình kinh tế Cụ thể :

Doanh thu thuần từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2014 sovới năm 2013 giảm 4,320,100 VNĐ biến động không nhiều nhưng năm 2015

so với năm 2014 lại có đấu hiệu của sự tăng trưởng trở lại khi tăng6,857,750,532 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng 5,96%

Các khoản giảm trừ doanh thu năm 2014 so với năm 2013 giảm23,258,000 VNĐ tương ứng với tốc độ giảm 33,03% , năm 2015 so với năm

2014 con số này là 100% khi doanh nghiệp đã giảm thiểu được hoàn toàn cáckhoản làm giảm trừ doanh thu

Nhũng yếu tố trên làm cho doanh thu thuần của năm 2014 so với năm

2013 tăng18,937,900 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng 0,02% trong khi đó doanhthu thuần năm 2015 so với năm 2014 là tăng 6,904,908,532VNĐ tương ứng vớitốc độ tăng trưởng là 6%

Giá vốn hàng bán năm 2014 so với năm 2013 tăng 154,260,942 VNĐtương đương với tốc độ tăng là 0,15%, năm 2015 so với năm 2014tăng5,819,817,677 VNĐ tương đương với tốc độ tăng 5,71% có thể thấy năm

2015 tốc độ tăng của giá vốn tăng cao hơn vượt trội so với năm 2014 là do sựtăng về lượng và giá của một số mặt hàng điện lạnh

Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2014 so với năm

2013 giảm 135,323,042 VNĐ tương đương với tốc độ giảm 1,02% ; năm 2015

so với năm 2014 tăng1,085,090,855 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng là 8,3 %

Doanh thu hoạt động tài chính năm 2014 so với năm 2013 giảm 17,378VNĐ tương đương với tốc đọ giảm 0,12% , năm 2015 so với năm 2014có xuhướng tăng lên khi tăng 6,769,968 VNĐ tương đương với tốc độ tăng 46.89%

là do năm 2015 công ty đã đầu tư hiệu quả hơn vào các khoản đầu tư tàichính Bên cạnh đó chi phí tài chính của công ty lại tăng cao năm 2014 so với

năm 2013 co số này không có biến động nhiều nhưng năm 2015 so với năm

2014 con số này biến đông manh khi tăng 619,020,675VNĐ tương ứng với tốc

độ tăng 128, 34% Con số này tăng vượt bậc sở dĩ vì công ty đã chấp vay vốn

từ ngân hàng để mở rộng tình hình kinh doanh của công ty kéo công ty thoátqua kjoir giai đoạn khó khăn đi lên phát triển

Chi phí quản lý kinh doanh của công ty cũng là một trong số những yếu tố

cơ bản dẫn đến sự biến động của tổng lợi nhuận Năm 2014 so với năm 2013 chiphí quản lý kinh doanh tăng 318,142,747VNĐ tương ứng với tốc độ tăng 2,97%, sở dĩ có sự tăng lớn như vậy là do sự biến động của môi trường kinh tế - xãhội , khi thềm lục địa của Việt Nam bị Trung Quốc xâm phạm dẫn đến mâuthuẫn giữa hai nước làm cho tình hình vận tải hàng hóa bị gián đoạn làm chi phívận tải các mặt hàng từ quốc gia này về của công ty tăng lên , đó cũng là khókhăn chung của các công ty có các đối tác kinh doanh từ Trung Quốc Nhưngnăm 2015 khi tình hình giữa hai nước ổn định lại , công ty cũng tìm kiếm cácbiện pháp để hạn chế việc nhập hàng từ Trung Quốc , tìm kiếm những nhà cungcấp mới thì tình hình đã được cải thiện , năm 2015 so với năm 2014 chi phí quản

lý kinh doanh giảm 51,882,092 VNĐ tương ứng với tốc độ giảm 0,47% đây làđấu hiệu khởi sắc cho sự cố gắng lỗ lực của ban giám đốc và cán bộ nhân viêntrong công ty

Điều này làm cho lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh của công tynăm 2014 so với năm 2013 giảm 453,483,167 VNĐ tương ứng với tốc độ giảm22,27 % nhưng năm 2015 so với năm 2014 đã tăng trưởng mạnh mẽ khi tăng524,722,240 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng 33,16 %

Thu nhập khác của công ty năm 2014 cũng tăng không đáng kể so vớinăm 2013 nhưng năm 2014 so với năm 2015 con số này đã tăng71,381,602VNĐ tương ứng với tốc độ tăng 506,75% Sở dĩ tăng cao như vậy là

do công ty đã tận thu từ những các hoạt động kinh doanh nhằm cải thiện tìnhhình kinh doanh của công ty Bên cạnh đó thì chi phí khác của công ty trongnăm 2015 so với năm 2014 cũng tăng lên 3,125,312 VNĐ Điều này làm cho lợinhuận khác năm 2015 so với năm 2014 là 68,256,290 VNĐ tương ứng với tốc

đọ tăng là 515.58 % , trong khi đó năm 2014 so vs năm 2013 chỉ tăng là427,746VNĐ tương ứng với 3,34%

Bảng 1.2 Bảng phân tích một số chỉ tiêu tài chính công ty cổ phân cơ điện lạnh Bách Khoa giai đoạn 2013-2015

Qua bảng phân tích trên ta thấy được tình hình tài chính của công ty thôngqua một số chỉ tiêu trong các năm gần đây

Tài sản ngắn hạn năm 2014 so với năm 2013 tăng 1,649,516,699 VNĐtương ứng với tốc độ tăng là 3,06% , đến năm 2015 so với năm 2014 tăng9,331,038,918 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng 16.77% Điều đó là do sự ảnhhưởng của các chỉ tiêu :

Tiền và các khoản tương đương tiền năm 2014 so với năm 2013 giảm827,556,847 VNĐ tương đương với tốc độ giảm 60.17% nhưng sang đến năm

2015 so với 2014 đã tăng là 3,194,503,902 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng là583.18% là do doanh nghiệp tích cực thu hồi các khoản nợ của khách hàng từcác dự án

Phải thu ngắn hạn khác năm 2014 so với năm 2013 giảm 2,572,424,692VNĐ tương ứng với tốc độ giảm là 8.27 % , năm 2015 so với năm 2014 giảm3,243,167,452 VNĐ tương ứng với tốc độ giảm 11.37% Có thể thấy được sự

nỗ lực của công ty trong việc thu hồi các khoản nợ ngắn hạn từ khách hàng ,hạn chế việc bị chiếm dụng vốn

Hàng tồn kho năm 2014 so với năm 2013 tăng 5,780,747 VNĐ tươngứng với tốc độ tăng 28,39% , đến năm 2015 so với năm 2014 đã tăng thêm là8,200,660,034 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng 30,89% Điều này chứng tỏ saunhững biến động của tình hình kinh tế xã hội trong giai đoạn 2013-2015 công ty

đã trú trọng hơn đến tình hình hàng tồn kho , tăng lượng hàng sẵn có trong kho

để có phương án đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng và các dự án bánhàng của công ty Tuy nhiên công ty cũng nên tính toán lượng hàng tồn kho để

có kế hoach dự trữ lượng hàng hợp lý , tránh tình trạng hàng tồn kho ở trong khonhiều trong thời gian dài làm phát sinh nhiều chi phí lưu kho , bến bãi , làm ứđọng vốn của công ty

Tài sản ngắn hạn khác năm 2014 so với năm 2013 giảm 205,871,573VNĐ tương ứng với tốc độ giảm 44,72% nhưng năm 2015 so với năm 2014 tăng

là 133,687,239 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng 52,53% , đây là dấu hiệu tốtcho tình hình tài chính của công ty

Nợ phải trả của công ty năm 2014 so với năm 2013 tăng 1,505,646,845VNĐ tương ứng với tốc độ tăng 2,92% , năm 2015 so với năm 2014 đã tăng lên

8,621,048,838 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng 16,24% Là do doanh nghiệp

có chính sách vay vốn từ bên ngoài để đẩy mạnh các chính sách bán hàng

Vốn chủ sở hữu của công ty năm 2014 so với năm 2013 giảm 62,001,719VNĐ tương ứng với tốc độ giảm 2,16% , năm 2015 so với năm 2014 tăng843,677,319 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng 30,11 %

Nhìn chung với sự nỗ lực của ban lãnh đạo cũng như toàn thể nhân viêntrong công ty trong giai đoạn vừa qua, công ty đã vượt qua những khó khăn củatình hình kinh tế xã hội để có những bước phát triển mạnh mẽ hơn trong nhữngnăm tiếp theo

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp Kế toán kho Kế toán bán hàng Kế toán thuế Kế toán thanh toán

Chương 2 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ Phần Cơ Điện Lạnh

Bách Khoa.

2.1 Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty.

Phòng tài chính kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung :toàn bộ công việc hạch toán trong công ty từ hạch toán ban đầu, xử lý thông tin,

lên tổng hợp - chi tiết, đến lập báo cáo đều tiến hành tập trung tại phòng tài

chính kế toán

Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Tài chính – Kế toán

 Chức năng , nhiệm vụ của các vị trí

 Kế toán trưởng : Công ty Cổ phần Cơ Điện Lạnh Bách Khoa có 1 kế toán

trưởng do chị Nguyễn Thị Thúy Hồng đảm nhiệm với các chức năng, nhiệm

vụ chính :

• Về nhiệm vụ điều hành :

- Là người lãnh đạo cao nhất của phòng, chịu trách nhiệm trước TGĐ công ty về

tất cả hoạt động của phòng do mình phụ trách, có trách nhiệm quản lý chung,

trông coi (kiểm soát) mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế toán

Thường xuyên kiểm tra, kiểm soát và giám sát toàn bộ công việc của Phòng để

kịp thời giải quyết các vướng mắc khó khăn, đảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ

của phòng và mỗi thành viên đạt hiệu qủa cao nhất, nhận xét, đánh giá kết qủa

thực hiện công việc và năng lực làm việc của từng cán bộ nhân viên để khen

thưởng, động viên hoặc kỷ luật kịp thời

• Về nhiệm vụ chuyên môn:

- Công tác tài chính :Là người trực tiếp tổ chức và giám sát quá trình lập ngân quỹvốn , là người trực tiếp giám sát, theo dõi các nguồn vốn được tài trợ, quản trịkhoản mục tiền mặt của công ty, quan hệ với các ngân hàng, các tổ chức tíndụng và các định chế tài chính khác Đánh giá hiệu qủa quản lý sử dụng vốn củacông ty và đề xuất biện pháp nâng cao hiệu qủa quản lý và sử dụng vốn Phântích một cách chi tiết từng khoản mục chi phí của Công ty, từ đó đề xuất cácbiện pháp tiết giảm chi phí hiệu qủa , kiểm tra, phân tích tình hình thực hiện kếhoạch tài chính đã xây dựng và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám Đốc phâncông

- Về công tác kế toán :

Tổ chức kế toán, thống kê phù hợp với tình hình hoạt động của Công tytheo yêu cầu của từng giai đoạn, phù hợp với chủ trương, chiến lược phát triểnchung của Công ty, cải tiến và hoàn thiện chế độ hạch toán kế toán, bộ máy kếtoán thống kê theo mẫu biểu thống nhất, bảo đảm việc ghi chép, tính toán số liệuchính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ toàn bộ qúa trình hoạt động kinh doanhtrong toàn Công ty Tổ chức đánh giá, phân tích tình hình hoạt động tài chính,kinh doanh của toàn công ty Thông qua số liệu TCKT nâng cao hiệu qủa sửdụng vốn, tháo gỡ khó khăn trong kinh doanh do các qui định tài chính khôngphù hợp để đẩy mạnh phát triển kinh doanh

Ngoài ra kế toán trưởng còn phải tham gia kiểm tra, kiểm soát, giám sátviệc chấp hành các qui định, thể lệ, chính sách liên quan đến công tác tài chính

kế toán do công ty qui định, nhằm ngăn ngừa và xử lý kịp thời các vụ việc làmsai và thực hiện các công tác, nhiệm vụ khác do Ban Giám Đốc trực tiếp phâncông

 Kế toán tổng hợp :Công ty có 1 kế toán tổng hợp do chị Nguyễn Thị Hương

đảm nhiệm với các chức năng, nhiệm vụ chính là :

Tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báobiểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo qui định của nhà nước và Công ty

Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằngngày của các kế toán phần hành thực hiện trên máy, để phát hiện và hiệu chỉnhkịp thời các sai sót ( nếu có) về nghiệp vụ hạch toán, đảm bảo số liệu chính xác,kịp thời Lập, in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân

đối tài khoản, báo cáo cân đối tiền hàng theo đúng qui định Cung cấp các sốliệu kế toán, thống kê cho Kế toán trưởng và Ban Giám Đốc khi được yêu cầu.Thực hiện công tác lưu trữ số liệu, sổ sách, báo cáo liên quan đến phần hành phụtrách đảm bảo an toàn, bảo mật Thực hiện các nhiệm vụ khác do Kế toán trưởngphân công.

 Kế toán kho : Công ty có 1 kế toán kho do chị Nguyễn Thị Ngọc đảm nhiệm

với các nhiệm vụ chính là:

Theo dõi tình hình nhập –xuất – tồn kho vật tư, sản phẩm, hàng hoá về mặt sốlượng và giá trị tại các kho của công ty Định kỳ phải đối chiếu số lượng với thủkho và lập bảng tổng hợp nhập- xuất – tồn kho sản phẩn, vật tư, hàng hoá vàocuối tháng Theo dõi tình hình tăng, giảm, tồn kho các loại vật tư Theo dõi sốlượng hàng hoá, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ đã được xác định tiêu thụ Doanh thuphải đựợc theo dõi chi tiết cho từng loại hình kinh doanh kể cả doanh thu bánhàng nội bộ Trong từng loại doanh thu phải chi tiết cho từng loại sản phẩm, lao

vụ, dịch vụ nhằm phục vụ cho việc xác định đầy đủ, chính xác kết qủa kinhdoanh theo yêu cầu quản lý tài chính và lập báo cáo kết qủa hoạt động kinhdoanh của công ty

 Kế toán bán hàng : Công ty có 3 kế toán bán hàng là chị Nguyễn Thị Hường,

chị Lại Thị Thu Biên và chị Cao Thị Minh Thu đảm nhiệm thực hiện các chứcnăng chính là :

- Cập nhật các hoá đơn bán hàng, bao gồm hoá đơn bán hàng hoá và hoáđơn bán dịch vụ

- Theo dõi tổng hợp và chi tiết bán hàng ra

- Theo dõi bán hàng theo bộ phận, cửa hàng, nhân viên bán hàng, theohợp đồng

- Tính thuế GTGT của hàng hoá bán ra

- Phân hệ kế toán bán hàng liên kết số liệu với phân hệ kế toán công nợphải thu, kế toán tổng hợp và kế toán hàng tồn kho

- Theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nợ củakhách hàng

- Phân hệ kế toán công nợ phải thu liên kết số liệu với phân hệ kế toánbán hàng, kế toán tiền mặt, tiền gửi để có thể lên được các báo cáo công nợ vàchuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng hợp

 Kế toán thuế: công ty có 1 kế toán thuế Phạm Kim Nhung do thực hiện các

sơ hoàn thuế khi có phát sinh Lập báo cáo tổng hợp thuế theo định kỳ hoặc độtxuất (nhóm thuế suất ,đơn vị cơ sở).Kiểm tra hóa đơn đầu vào Kiểm tra báo cáotình hình sử dụng hóa đơn thuế để báo cáo cục thuế Lập bảng kê danh sách lưutrữ, bảo quản hóa đơn thuế theo thời gian, thư tự, số quyển không để thất thoát,

hư hỏng Kiểm tra đối chiếu biên bản trả, nhận hàng để điều chỉnh doanh thubáo cáo thuế kịp thời khi có phát sinh Bên cạnh đó là việc cập nhật kịp thời cácthông tin về Luật thuế, soạn thông báo các nghiệp vụ quy định của Luật thuế cóliên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để cơ sở biếtthực hiện Lập kế hoạch thuế giá trị gia tăng, thu nhập doanh nghiệp, nộp ngânsách.Hàng tháng, quý, năm, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong kỳ

 Kế toán thanh toán :công ty có 1 kế toán thanh toán do chị Nguyễn Thị Diên

đảm nhiệm với các nhiệm vụ chính :

- Lập chứng từ thu- chi cho các khoản thanh toán của công ty đối với khách hàng

và các khoản thanh toán nội bộ Phản ánh vào các sổ sách liên quan đến phầnhành kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ

- Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty hàng ngày và cuốitháng.Theo dõi các khoản tạm ứng

- Tiếp nhận các chứng từ thanh toán và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chúng từ

- Cập nhật các qui định nội bộ về tiền đang chuyển, tiền gửi ngân hàng

- Kiểm tra, tổng hợp quyết toán toàn công ty về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiềnđang chuyển, các khoản tạm ứng, lương, BHXH, BHYT, chênh lệch tỷ giá

- Thực hiện các nhiệm vụ do kế toán trưởng phân công

- Thực hiện lưu trữ chứng từ, sổ sách, các công văn, qui định có liên quan vào hồ

sơ nghiệp vụ

2.1.1 Các chính sách kế toán chung

Công ty áp dụng hệ thống tài khoản thuộc hệ thống chế độ kế toán ViệtNam ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/9/2006kèm theo thông tư 138/2011/TT-BTC.

Đồng tiền sử dụng chung trong hạch toán :Việt Nam đồng

Niên độ kế toán :bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào 31/12 hàng năm

Kỳ kế toán : năm

Tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng

Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ

Phương pháp kế toán hàng tồn kho :

- Nguyên tắc đánh giá : hàng tồn kho được đánh giá thực tế theo giá thực tế muahàng hay giá gốc

- Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ : theo phương pháp bình quân giaquyền

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên

- Hàng tồn kho không được lập dự phòng

Cách tổ chức và quản lý chứng từ kế toán tại công ty :

Bước 1 : lập chứng từ hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài

Bước 2 : kiểm tra chứng từ , ở bước này kế toán kiểm tra yếu tố bắt buộccần thiết của một chứng từ:

- Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ : kiểm tra việc chấp hành chế độ chứng từ donhà nước ban hành

- Kiểm tra tính hợp lý của chứng từ : kiểm tra số tiền ghi trên chứng từ để xemnội dng thu chi phản ánh trên chứng từ do kế toán trưởng kiểm tra

- Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ chính là việc kiểm ta dấu của đơn vị vàchữ kí của những người có liên quan

Bước 3 : ghi sổ kế toán

- Phân loại chứng từ theo từng phần hành

- Cung cấp thông tin cho nhà lãnh đạo nghiệp vụ

- Định khoản trên chứng từ

- Lấy số liệu từ chứng từ ghi vào sổ kế toán

Bước 4 : bảo quản và lưu giữ chứng từ

- Bảo quản chứng từ : trong niên độ kế toán khi báo cáo tài chính năm chưa đượcduyệt thì chứng từ được bảo quản tại các phần hành kế toán Khi có sự thay đổi

về mặt nhân sự phải laapj biên bản bàn giao chứng từ đã bảo quản

- Lưu trữ chứng từ : kết thúc niên độ kế toán , khi báo cáo tài chính năm đượcduyệt thì chứng từ được đưa vào kho lưu trữ theo quy định của chế độ , việc lưutrữ chứng từ phải đảm bảo những yêu cầu sau ;

+ Lựa chọn địa điểm lưu trữ

+Đảm bảo an toàn bí mật tài liệu

+Quy trách nhiệm vật chất đối với người lưu trữ ; khi chứn từ kế toán đãđưa vào kho lưu trữ , nếu cần phải sử dụng chứng từ thì phải tuân thủ theo yêucầu sau :

Nếu sử dụng lại thì chứng từ cho người trong đơn vị thì phải được sựđồng ý của kế toán trưởng doanh nghiệp

Nếu sử dụng lại chứng từ cho người ngoài doanh nghiệp , thì phải dược sựđồng ý bằng văn bản của kế toán trưởng và giám đốc

- Hủy chứng từ : chứng từ kết thúc thời hạn lưu trữ sẽ được hủy bỏ theo chế độtùy theo tính chất của loại chứng từ mà chế độ quy định thời hạn lưu trữ khácnhau

2.1.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Chế độ tài khoản công ty đang áp dụng là chế độ tài khoản theo quyếtđịnh 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/9/2006 kèm theo thông tư 138/2011/TT-BTC

Danh mục Hệ thống Tài Khoản của Công ty Cổ Phần Cơ Điện Lạnh BáchKhoa chi tiết tại phụ lục 1

Tài khoản loại 1 : TK111 (1111) ; TK 112 (1121,1122…); TK 113

Tài khoản lọi 2 : TK 211, TK 213 , TK 214 …