Chương 2 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ Phần Cơ Điện Lạnh
2.2. Tổ chức kế toán các phần hành cụ thể
2.2.4 Tổ chức hạch toán kế toán bán hàng
2.2.4.1. Tài khoản sử dụng.
Để hạch toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu kế toán sử dụng chủ yếu các tài khoản sau :
TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ . Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu tiêu thụ sản phẩm hàng hóa , dịch vụ thực tế phát sinh trong kì
TK 521 - Chiết khấu thương mại chi tiết 2 tài khoản con cấp 2 là
TK 5211- Chiết khấu thương mại dùng để phản ánh các khoản công ty bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua với lượng lớn .
TK 5212 – Hàng bán bị trả lại dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm àng hóa đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân ( kém phẩm chất , quy cách…) được doanh nghiệp chấp nhận .
2.2.4.2.Chứng từ sử dụng .
Chứng từ được sử dụng chủ yếu trong kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh : hóa đơn bán hàng , hóa đơn giá trị gia tăng , phiếu xuất kho , phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ , phiếu thu , phiếu chi , bảng kê bán lẻ hàng hóa , chứng từ thanh toán khác ..
2.2.4.3. Hạch toán chi tiết .
Hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng kế toán tiến hành hạch toán như sau :
Khi nhận được giấy đề nghị xuất hóa đơn từ bộ phận bán hàng, bảng kê hàng hóa .., kiểm tra tính hợp lý , hợp lệ của chứng từ tiến hành lập hóa đơn bán hàng . Hạch toán trên phần mền Augges , vào giao diện của Augges chọn phần hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ , tiến hành nhập liệu ngày tháng chứng từ , đối tượng khách hàng , phương thức thanh toán , nôi dung chứng từ , kho xuất hàng hóa ,số tiền … kế toán định khoản nợ cho TK 131- phải thu khách hàng , TK 111,112 khi khách hàng chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng ; ghi có cho tài khoản 511 doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ , Tk 3331 cho thuế GTGTđầu ra . Sau đó chấp nhận lưu và in hóa đơn giao liên 2 cho khách hàng .
Phần mền sẽ tự hạch toán về giá vốn hàng bán , ghi giảm Tk 156 – hàng hóa và tiến hành ghi chép vào sổ nhật kí chung , sổ cái các TK 156, 632, 511, 3331, 111,112 .
VD: Ngày 02/12/2015 , Công ty bán một máy nén khí MAB2l BJG cho công ty TNHH thiết bị công nghệ HBI với giá 18.016.330 VNĐ . Công ty TNHH thiết bị HBI đã thanh toán bằng tiền mặt .
Kế toán định khoản ; Nợ TK 1111 19.817.958
Có TK 511 18.016.330 Có TK 3331 1.801.633.
Kèm theo HĐ 1101.
2.2.4.4 Hạch toán tổng hợp.
TK 5211 TK 511 TK 131
Chiết khấu thương mại Phải thu khách hàng
TK 5212 TK 111,112
Hàng bán bị trả lại Khách hàng thanh toán tiền hàng
Sơ đồ 2.8 Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng
Cuối kì , dựa vào sổ chi tiết và sổ cái của tài khoản 511, 5211,5211 để tiến hành so sánh đối chiếu ,làm căn cứ để lập bảng cân đối số phát sinh , lập báo cáo tài chính.
2.2.5. Kế toán hàng tồn kho 2.2.5.1. Tài khoản sử dụng .
TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang : phản ánh giá trị sản xuất dở dang trong kỳ.
TK 156- Hàng hóa : phản ánh giá trị hàng hóa tồn kho trong kỳ . Chi tiết 2 TK chi tiết là:
TK 1561- Giá mua hàng hóa : phản ánh nguyên giá mua vào của hàng hóa.
TK 1562 – Chi phí mua hàng : phản ánh chi phí liên quan đến quá trình mua hàng như chi phí vận chuyển , lưu kho bến bãi…
TK 632 – giá vốn hàng bán : phản ánh giá trị hàng tồn kho bán ra trong kỳ .
2.2.5.2 .Chứng từ sử dụng .
Chứng từ sử dụng chủ yếu là : Hóa đơn giá trị gia tăng
Thẻ kho
Phiếu nhập kho ( 01 – VT) Phiếu xuất kho ( 02 – VT)
Biên bản kiểm kê vật tư , công cụ , sản phẩm , hàng hóa ( 03- VT) Bảng kê mua hàng (06- VT)
2.2.5.3 .Hạch toán chi tiết.
Căn cứ vào các chứng từ mua hàng , bán hàng hàng ngày ( chủ yếu là hóa đơn GTGT , bảng kê hàng hóa mua vào , …) đã có đầy đủ chữ kí , hợp lý hợp lệ , hợp pháp kế toán kho tiến hành lập các chứng từ tại kho : phiếu nhập kho , phiếu xuất kho.. . Kiểm tra đúng về loại hàng , số lượng, phẩm chất theo đúng với hóa đơn chứng từ .
Kế toán theo dõi tình hình hàng tồn kho trên sổ chi tiết TK 154, TK 156, và sổ chi tiết nhập xuất tồn.
Cuối tuần , cuối tháng , cuối quý , thủ kho phải tiến hành kiểm tra lại hàng hóa trong kho và so sánh với phần mền để khớp đúng chính sác lượng hàng có trong kho , lập bảng biên bản kiểm kê vật tư , công cụ , dụng cụ , sản phẩm , hàng hóa để lưu trữ theo dõi và báo cáo với cấp trên.
Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng , kế toán sau khi nhận được những chứng từ mua hàng ( hóa đơn GTGT, bảng kê hàng hóa mua vào …) sẽ tiến hành nhập liệu vào phần mền kế toán về ngày tháng chứng từ , đối tượng nhà cung cấp , kho nhập vào , chứng từ đi kèm , các chỉ tiêu về loại hàng , số lượng ... .Sau khi điền đầy đủ thông tin tiến hàng lưu trữ dữ liệu , phần mền tự động cập nhật ghi tăng TK 156 phần giá trị hàng hóa tăng lên trong kho và giảm với các tài khoản liên quan , sau đó kết xuất ra phiếu nhập kho .
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng , kế toán sau khi nhận đươc các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng sẽ tiến ành nhập liệu vào phần mền kế toán tương tự như nghiệp vụ mua hàng . Sau khi điền đầy đủ thông tin tiến hành lưu trữ dữ liệu , phần mền tự động ghi giảm TK 156 và ghi tăng đối với TK 632 hoặc tài khoản liên quan , sau đó kết xuất ra hiếu xuất kho .
Đối với việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, được lập khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc và được ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong kỳ. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tính theo từng thứ vật tư, hàng hoá, sản phẩm tồn kho. Đối với dịch vụ cung cấp dỡ dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải được tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt.
Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào số lượng, giá gốc, giá trị thuần có thể thực hiện được của từng thứ vật tư, hàng hoá, từng loại dịch vụ cung cấp dỡ dang, xác định khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cho niện độ kế toán tiếp theo:
- Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn được ghi tăng dự phòng và ghi tăng giá vốn hàng bán.
- Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đang ghi trên sổ kế toán thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập ghi giảm dự phòng và ghi giảm giá vốn hàng bán.
VD : Hóa đơn số 1101 về nghiệp vụ ngày 02/12 /2015 công ty có bán một máy nén khí MAB2l BJG cho công ty TNHH thiết bị công nghệ HBI .
Kế toán định khoản : Nợ TK 632 17. 690.000
Có TK 156 17.690.000
2.2.5.4 Hạch toán tổng hợp .
* Đối với hàng tồn kho
TK 156
TK 111,112,331 TK 632
Nhập kho hàng hóa, xuất bán hàng hóa , dùng nội bộ Chi phí thu mua
TK 3333 TK 154
Thuế nhập khẩu phải nộp xuất hàng hóa thuê ngoài gia công
TK 154
Gia công hoàn thành nhập kho TK 3381
Hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê
Sơ đồ 2.9 Sơ đồ hạch toán hàng tồn kho
Cuối kì , dựa vào sổ chi tiết và sổ cái của tài khoản 156 để tiến hành so sánh đối chiếu , làm căn cứ để lập bảng cân đối số phát sinh , lập báo cáo tài chính.