Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Công ty TNHH Vận tải Ô tô Sơn Thảo

Chuyên đề của em ngoài lời nói đầu, kết luận còn gồm ba phần sau: Phần I: Tổng quan về Công ty TNHH Vận tải Ô tô Sơn Thảo -Phần II: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Vận tải Ô tô Sơn Thảo - Phần III: Một số ý kiến hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Vận tải Ô tô Sơn Thảo.

LỜI MỞ ĐẦU

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, con người luôn là một nhân tố quan trọng, có vai trò quyết định từ khi bắt đầu cho tới khi kết thúc một chu trình hoạt động sản xuất Chính vì vậy tiền lương chính là cầu nối giữa người sử dụng lao động với người cung cấp sức lao động

Tiền lương là khoản thu nhập chính của người lao động,là động lực thúc đẩy họ tham gia lao dộng sản xuất, đồng thời là khoản chi phí đối với người sử dụng lao động Do đó, những nhà quản lý luôn quan tâm suy nghĩ và đưa ra những phương án hiệu quả, những chính sách tiền lương thoả đáng để động viên khuyến khích người lao động phát huy khả năng sáng tạo, tăng năng suất lao động và tối đa hoá lơị nhuận, nhưng cũng không quên lợi ích của người lao động, gắn thu nhập của người lao động với hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Các khoản trích theo lương bao gồm: BHXH, BHYT, KPCĐ Trong quá trình tham gia lao động, người lao động có nghĩa vụ nộp các khoản trích theo lương theo quy định của nhà nước và được hưởng trợ cấp trong trường hợp ốm đau, tai nạn, được quyền khám chữa bệnh định kỳ và được bảo vệ quyền lợi của mình Người sử dụng lao động cũng có nghĩa vụ phải nộp và thu các khoản trên cho cơ quan quản lý theo quy định của bộ luật lao động Vì vậy công tác quản lý

và sử dụng lao động trong các doanh nghiệp là rất quan trọng

Tiền lương có ý nghĩa rất to lớn về mặt kinh tế chính trị vì vậy công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một công tác quan trọng không thể thiếu trong công tác kế toán của doanh nghiệp Làm tốt công tác này

sẽ giúp cho doanh nghiệp linh hoạt trong việc điều tiết, sử dụng lao động, đáp ứng nhu cầu của sản xuất trong nền kinh tế thị trường

Công ty TNHH vận tải ô tô Sơn Thảo với đặc thù của lĩnh vực hoạt động, nhân tố lao động luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu và quyết định đến chất lượng dịch vụ của công ty cung cấp Chính vì vậy công tác hạch toán tiền lương

và các khoản trích theo lương là rất quan trọng

Sau 5 năm học tập tại trường,nhờ sự tận tình chỉ bảo dạy dỗ và truyền đạt kiến thức của các thầy cô, em đã tích luỹ được vốn kiến thức nhất định, với mong muốn nâng cao trình độ nhận thức, nghiên cứu một cách toàn diện về kế toán tiền lương vận dụng trong thực tế, đồng thời góp một phần kiến thức của mình để khắc phục những khó khăn trong công tác quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương Được sự hướng dẫn tận tình của cô giáo cùng với Ban giám đốc cũng như các nhân viên phòng kế toán của Công ty TNHH vận tải ô tô Sơn Thảo em đã mạnh dạn tìm hiểu đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH vận tải ô tô Sơn Thảo ”, chuyên đề của em ngoài lời nói đầu, kết luận còn gồm ba phần sau:

Phần I: Tổng quan về Công ty TNHH Vận tải Ô tô Sơn Thảo

-Phần II: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Vận tải Ô tô Sơn Thảo

- Phần III: Một số ý kiến hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Vận tải Ô tô Sơn Thảo

PHẦN I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VẬN TẢI Ô TÔ SƠN THẢO

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty

Nắm bắt được nhu cầu của thị trường, năm 2000 Công ty TNHH vận tải ô

tô Sơn Thảo được thành lập với tên gọi đầy đủ Công ty TNHH vận tải ô tô Sơn Thảo, tên viết tắt RedAnt Transport Co.,Ltd Là công ty Việt Nam đầu tiên tại

Hà Nội hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ vận chuyển, Công ty TNHH vận tải ô tô Sơn Thảo đã gặp không ít những khó khăn trong những ngày mới thành lập Nhớ lại những ngày đầu hoạt động, đội ngũ nhân viên còn thưa thớt , non trẻ nhưng đến nay nhờ sự cần mẫn chắt chiu kinh nghiệm của ban giám đốc và toàn bộ nhân viên trong công ty, đàn Công ty TNHH vận tải ô tô Sơn Thảo đã xây dựng được cho mình một tổ kiến với lực lượng nhân viên dày dạn kinh nghiệm Năng động, làm việc chuyên nghiệp, phục vụ khách hàng nhiệt tình và chu đáo đã tạo nên sự tin tưởng của khách hàng dành cho các dịnh vụ của công

ty Những khách hàng đã sử dụng dịch vụ của công ty dù khó tính đến đâu cũng đều hài lòng với thái độ phục vụ của nhân viên công ty Nhờ đó công ty đã xây dựng cho mình được một lượng khách hàng truyền thống như: Đại sứ quán Anh, Ucraina; Bảo hiểm tiền gửi Việt Nam; Ban quản lý khu CN cao Láng Hoà Lạc;

Bộ bưu chính viễn thông; Các phòng ban bộ TM; Các phòng ban tổng cục thuế; Công ty kinh doanh nhà số 1, số 2; Công ty TNHH L.U.X; Công ty viễn thông quân đội; Công ty YoKo Ga Wa; CN công ty liên doanh mỹ phẩm LG-VN; Cục giám định QLCL – CTGT; Cục tần số vô tuyến điện; Cục xúc tiến bộ Thương mại; Công ty CP Việt Thái Quốc Tế; Công ty cho thuê TC – NHĐT & PTVN; Công ty CP TVĐT & PT bưu điện Hà Nội; Công ty DV TV TC - kế toán và

kiểm toán; Công ty tài chính dầu khí; Công ty EuroWindow; Công ty TNHH Electrolux Việt Nam; Ngân hàng chính sách xã hội; Ngân hàng Indoniva; Ngân hàng TMCP Quốc tế; TT thông tin thư viện ĐHQG; Ngân hàng VP bank; Nhà xuất bản giáo dục; Thư viện trường đại học Thuỷ Lợi; Viện quy hoạch đô thịu nông thôn; Viện kinh tế xây dựng; VP đại diện công ty Honda tại VN; XN sửa chữa và xây lắp cơ điện; XN vận tải biển (VINAFCO) và rất nhiều công ty, gia đình tại Hà Nội… Về phía công ty, công ty thường xuyên nâng cấp các thiết bị

và bồi dưỡng nghiệp vụ cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty Công

ty thường xuyên tìm hiểu tâm lý cũng như nhu cầu của khách hàng để xây dựng những chiến lược kinh doanh cụ thể nhằm cung cấp cho khách hàng những dịch

vụ tốt nhất Bên cạnh đó công ty cũng không quên chăm lo đến đời sống tinh thần cho cán bộ công nhân viên trong công ty Ban giám đốc công ty đã đề ra quy chế làm việc cũng như chế độ khen thưởng cụ thể để đôn đốc và thúc đẩy anh em làm việc tốt hơn

1.2 Nhiệm vụ và chức năng của doanh nghiệp

Là đơn vị đi đầu trong lĩnh vực vận chuyển, với phương châm “lấy sự chuyên nghiệp để khẳng định mình”, Công ty TNHH vận tải ô tô Sơn Thảo đã dần khẳng định mình trong các dịch vụ:

-Đóng gói chuyển nhà, văn phòng chuyên nghiệp

-Đóng gói hàng hoá máy móc, thiết bị theo tiêu chuẩn quốc tế; Bốc xếp, nâng hạ, vận chuyển

-Cho thuê xe tải các loại từ 500kg đến 15 tấn, container 20” &40”

-Đại lý trung chuyển, giao nhận, phân phối, vận chuyển nội địa

-Và các dịch vụ khác như: làm sạch công nghiệp, cho thuê kho bãi, cho

Luôn lấy chất lượng dịch vụ làm đầu chính vì vậy mà ban lãnh đạo công ty rất khắt khe nghiêm ngặt trong công tác giám sát quy trình kỹ thuật đóng gói vận chuyển Trước khi vận chuyển nhà hoặc văn phòng, nhân viên vận chuyển của công ty đều phải đến khảo sát trước để từ đó lên kế hoạch phân loại đồ đạc, chuẩn bị phương tiện đóng gói cho phù hợp và đầy đủ Chính vì vậy, khách hàng luôn tin tưởng vào chất lượng dịch vụ của công ty.

Bên cạnh đó, Công ty TNHH vận tải ô tô Sơn Thảo cũng luôn thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình như:

-Chấp hành nghiêm chỉnh những chính sách và thể lệ của nhà nước về thuế, quản lý và sử dụng vật tư một cách tiết kiệm, hợp lý

-Ký kết hợp đồng lao động, theo dõi điều hoà, phối hợp với các đơn vị tham gia hoạt động

-Tổ chức lao động, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ công nhân viên trong công ty

1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp

Để phù hợp với yêu cầu kinh doanh trong cơ chế thị trường, công ty đã tiến hành tinh giảm bộ máy quản lý, sử dụng đúng người đúng việc Đây là một yếu tố quan trọng trong công tác phân công lao động, hợp tác lao động quản lý Với quan hệ chỉ đạo rõ ràng, quan hệ nghiệp vụ chặt chẽ khăng khít đã nâng cao hiệu quả kinh doanhcủa công ty trong công cuộc cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trường

SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

Chức năng của từng phòng ban

* Giám đốc công ty: là người lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm lãnh đạo

và quản lý công ty Giám đốc trực tiếp chỉ đạo các phòng ban, là người đại diện quyền lợi cho toàn bộ công nhân viên trong công ty

* Phó giám đốc: giữ vai trò tham mưu cho giám đốc trong phạm vi chức

năng quản lý của mình

* Các phòng ban chức năng: là các bộ phận được phân công chuyên môn

bị các quyết định thao dõi, hướng dẫn các cán bộ công nhân viên, các bộ phận cấp dưới thực hiện đúng đắn các quyết định quản lý Các phòng ban chức năng

có trách nhiệm hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác nhằm đảm bảo tốt cho tất cả các lĩnh vực công tác của công ty được tiến hành ăn khớp và nhịp nhàng với nhau

- Phòng kinh doanh: giúp giám đốc trong các lĩnh vực nghiên cứu thị

trường, lên kế hoạch và phát triển thị trường

- Phòng kế toán: có nhiệm vụ tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

một cách chính xác nhằm cung cấp thông tin cho giám đốc để ban giám đốc có thể đưa ra các quyết định quản lý thích hợpcó nhiệm vụ quản lý các loại vốn, tổ chức công tác thống kê kế toán, hạch toán chính xác kịp thời và đầy đủ…Theo dõi kịp thời biến động của tài sản, nguồn vốn của công ty trong qua trình hoạt động Lập các báo cáo kế toán trung thực, kịp thời, chính xác Tính và thanh toán lương , các khoản bảo hiểm… cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn công ty

- Kho: có nhiệm vụ quản lý vật tư, tham mưu cho ban giám đốc trong việc

đầu tư, mua sắm vật tư, trang thiết bị, tổng hợp báo cáo định kỳ công tác sử dụng đầu tư trang thiết bị

- Phòng dịch vụ khách hàng: có chức năng tiếp nhận các nhu cầu sử

dụng dịch vụ của công ty, chăm sóc khách hàng

- Đội vận chuyển: có nhiệm vụ thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ với

khách hàng, có trách nhiệm thực hiện đúng kỹ thuật, bảo đảm tối đa chất lượng phục vụ, đáp ứng nhanh nhu cầu của khách hàng

1.4 Kết quả kinh doanh của công ty trong những năm gần đây:

Trong tình hình kinh tế hiện nay, để tồn tại và phát triển là một điều hết sức khó khăn, chính vì vậy mà ban giám đốc cùng toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty luôn cố gắng làm việc hết mình Thông qua các bản báo cáo kết quả kinh doanh trong những năm gần đây, ta có thể thấy được tình hình kinh doanh và phát triển của công ty Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là báo cáo tổng hợp cho biết tình hình tài chính của doanh nghiệp tại những thời kỳ nhất định Đó là kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của toàn doanh nghiệp, kết quả hoạt động theo từng loại hoạt động kinh doanh Ngoài ra, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh còn cho biết tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh đó

Dựa vào số liệu trên bảng báo cáo kết quả kinh doanh dưới đây, ta có thể kiểm tra, phân tích và đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong các kỳ và so sánh các kỳ với nhau để có thể nhận biết khái quát kết quả hoạt động và xu hướng vận động của doanh nghiệp Dưới đây là bảng báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty TNHH vận tải ô tô Sơn Thảo :

6.554.413.01 7

vụ của công ty đạt 5.970.482.315 (Năm tỷ chín trăm bảy mươi triệu bốn trăm tám mươi hai ngàn ba trăm mười lăm đồng), nộp thuế thu nhập doanh nghiệp

cho nhà nước là 82.198.760 ( tám mươi hai triệu một trăm chin mươi tám ngàn bảy trăm sáu mươi đồng), lợi nhuận sau thuế TNDN đạt 211.368.240 ( Hai trăm mười một triệu ba trăm sáu mươi tám ngàn hai trăm bốn mươi đồng) Nhưng sang năm 2007, tình hình hoạt động của doanh nghiệp có phần khó khăn hơn Doanh thu về bán hang và cung cấp dịch vụ của công ty đạt được 6.554.413.017 ( Sáu tỷ năm trăm năm mươi tư triệu bốn tram mười ba ngàn không trăm mười bảy đồng) cao hơn so với năm 2006 nhưng do giá vốn hang bán và chi phí quản

lý kinh doanh tăng cao nên lợi nhuận sau thuế TNDN của công ty chỉ đạt 77.284.742 ( Bảy mươi bảy triệu hai trăm tám mươi tư ngàn bảy trăm bốn mươi hai đồng) bằng 36,56% so với lợi nhuận sau thuế TNDN của công ty đạt được năm 2006 Năm 2009, nền kinh tế thế giới và trong nước khủng hoảng, Công ty TNHH vận tải ô tô Sơn Thảo cũng gặp phải không ít khó khăn Mặc dù công ty vẫn luôn duy trì và phát triển các dịch vụ của mình, lượng khách hàng tăng nhưng do tình hình kinh tế khủng hoảng, chi phí tăng cao dẫn đến lợi nhuận của doanh nghiệp đạt được bị giảm sút còn 45.203.066 (Bốn mươi lăm triệu hai trăm linh ba ngàn không trăm sáu mươi sáu đồng) bằng 58,49% so với năm 2007 và 21,39% so với năm 2006

1.5 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

1.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Công ty TNHH vận tải ô tô Sơn Thảo là một công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ nên bộ máy kế toán được thiết kế nhỏ gọn phù hợp với quy mô hoạt động của doanh nghiệp Phòng kế toán là một trong những phòng chức năng chính của công ty, phụ trách công tác kế toán tài chính của doanh nghiệp, được

tổ chức theo sơ đồ sau:

Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận kế toán:

Kế toán trưởng: là người phụ trách chung, tổ chức và điều hành bộ máy

kế toán trong công ty Có chức năng tham mưu cho giám đốc công ty trong lĩnh vực tài chính kế toán, xây dựng kế hoạch thu chi tài chính, có trách nhiệm phân công công việc cụ thể cho các kế toán viên trong phòng Độc lập về chuyên môn nghiệp vụ kế toán, chịu sự chi đạo và kiểm tra của cơ quan cấp trên về chuyên môn, nghiệp vụ Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về mọi mặt hoạt động của công tác tài chính kế toán Tổ chức phổ biến và hướng dẫn kịp thời các chế

độ, thể lệ tài chính, kế toán thống kê hiện hành cho cấp dưới và các bộ phận liên quan Nghiên cứu các chế độ chính sách trong lĩnh vực thuế, tài chính, thống kê, luật doanh nghiệp… của nhà nước liên quan đến hoạt động của công ty nhằm đưa ra cách thực hiện phù hợp Có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong công

ty cung cấp đầy đủ kịp thời các tài liệu, số liệu cần thiết cho công tác kế toán

Kế toán trưởng

Kế toán công

nợ

Kế toán quỹ + Kho

Những người có nhiệm vụ lập, ký duyệt hoặc cung cấp các tài liệu, chứng liệu phục vụ cho công tác ghi chép, hạch toán, lập báo cáo kế toán phải chịu trách nhiệm về những sai sót, không xác thực, không đúng quy định, không rõ ràng, không hợp lệ, không đúng hạn của tài liệu cung cấp

Kế toán quỹ, kho: có nhiệm vụ quản lý tiền mặt tại quỹ, và chi tiền mặt

theo lệnh chi, kiểm kê tồn quỹ hàng ngày, ghi chép phản ánh số hiện có và tình hình biến động của tiền mậưt tại quỹ Theo dõi công tác quản lý xuất nhập vật tư

và quyết toán Kiểm kê vật tư cuối mỗi tháng, quý, năm đối chiếu lên sổ sách và thực tế tại kho Xử lý hao hụt vật tư, cuối tháng, quý làm báo cáo nhập, xuất, tồn kho và lên sổ mức dư Kiểm tra việc thực hiện phát hành và lưu chuyển chứng từ theo quy định Lưu trữ bảo quản chứng từ kế toán, bảo mật số liệu kế toán

Kế toán công nợ: Viết hoá đơn GTGT cung cấp dịch vụ, theo dõi doanh

thu bán hàng và cung cấp dịch vụ toàn công ty Phối hợp cùng kế toán quỹ và kho đối chiếu các khoản công nợ phát sinh, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các phát sinh này Theo dõi hợp đồng, lập biên bản thanh lý hợp đồng của những hợp đồng đã ký (nếu cần) Theo dõi tình hình phát sinh công nợ trong phạm vi quản

lý quy định, chi tiết theo từng đối tượng Phát hiện những bất hợp lý, mất cân đối, các hiện tượng nợ đọng, không có khả năng thu hồi báo cáo với kế toán trưởng và giám đốc để có biện pháp xử lý Báo cáo tình hình công nợ định kỳ hoặc thời điểm theo chế độ báo cáo hiện hành hoặc theo yêu cầu của ban giám đốc Lập biên bản đối chiếu công nợ khi có yêu cầu của kế toán trưởng hoặc giám đốc và cuối mỗi kỳ kế toán Cung cấp số liệu tổng hợp hoặc chi tiết phục

vụ cho công tác quyết toán Lưu trữ bảo quản chứng từ kế toán, bảo mật số liệu

kế toán đề xuất các ý kiến, sáng kiến có lợi cho công tác quản lý, hạch toán

Hiện nay, đáp ứng yêu cầu quản lý đòi hỏi cung cấp thông tin nhanh chóng hơn, kịp thời hơn, chính xác hơn, công ty đã xây dựng chương trình kế toán trên máy vi tính do đó giảm bớt được sự ghi chép ở phòng kế toán Chính vì vậy, người kế toán phải sử dụng thành thạo vi tính, cập nhật số liệu và xử lý chứng từ một cách chính xác Thông thường, quá trình xử lý hệ thống hoá thông tin chứng từ được các kế toán thực hiện trên máy tính như sau:

Công ty đã áp dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản hướng dẫn chuẩn mực do Nhà nước đã ban hành Các báo cáo tài chính được lập

và trình bày theo đúng mọi quy định của từng chuẩn mực, thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành đang áp dụng

Công ty thực hiện chế độ kế toán theo quyết định số 48/2006/QD- BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC Mọi ghi chép của kế toán được áp dụng ghi theo hình thức nhật ký chung

Sơ đồ luân chuyển chứng từ

Chứng

từ gốc

Nhập chứng

từ vào máy

Chứng

từ trên máy

xử lý của phần mềm kế toán trên MVT

- Sổ kế toán tổng hợp

- Sổ cái TK

- Sổ chi tiết -BCTC -Báo cáo khác

Nhật ký đặc

biệt

Sổ chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu

Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các kế toán viên sẽ tiến hành các bước như sau:

Căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính tiến hành mã hoá các chứng từ theo đúng hệ thống mã hoá

Theo đúng lập trình cho máy, máy sẽ căn cứ vào những dữ liệu từ các chứng từ

mã hoá để ghi vào sổ Nhật ký chung Các chứng từ được ghi sổ kế toán chi tiết hoặc Nhật ký chuyên dùng cùng đồng thời được máy xử lý để ghi trên cơ sở số liệu các chứng từ liên quan

Sau đó số liệu được xử lý để ghi sổ cái các tài khoản

Căn cứ số liệu trên các sổ kế toán chi tiết, cuối kỳ máy tính lập các bảng tổng hợp số liệu chi tiết

Căn cứ sổ cái các tài khoản để lập bảng cân đối thử

Thực hiện việc điều chỉnh, lập các bút toán điều chỉnh, bút toán khoá sổ cuối kỳ.Sau khi đã thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu, căn cứ vào số liệu từ bảng cân đối phát sinh, bảng tổng hợp số liệu chi tiết lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác

PHẦN II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI Ô TÔ

SƠN THẢO

2.1 Đặc điểm về tiền lương và quản lý lao động tại Công ty TNHH vận tải ô

tô Sơn Thảo

Trong điều kiện nền kinh tế hiện nay, việc quản lý nguồn lao động có ý nghĩa quan trọng trong việc giải quyết tốt mối quan hệ giữa người lao động, tư liệu lao động và môi trường lao động nhằm góp phần tăng năng suất lao động.Công ty TNHH vận tải ô tô Sơn Thảo là doanh nghiệp vừa và nhỏ, do hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ vận chuyển, có quy mô nhỏ nên số lượng lao động có nhiều biến động và dao động từ 20 đến 50 người Thấy được tầm quan trọng của công tác quản lý lao đông, Công ty TNHH vận tải ô tô Sơn Thảo đã cố gắng hoàn thiện công tác quản lý lao động sao cho hợp lý và hiệu quả Hiện tại, tổng

số nhân viên trong công ty được quản lý như sau:

Lao động gián tiếp: có 15 người bao gồm những cán bộ quản lý nghiệp vụ

và điều hành

Lao động trực tiếp có khoảng 15 đến 30 người tuỳ theo mối giai đoạn Đó

là những lao động dày dạn kinh nghiệm và nghiệp vụ, những lao động thời vụ khi cần bổ xung hỗ trợ

Hầu hết các cán bộ quản lý nghiệp vụ và điều hành của công ty đều có trình độ cao đẳng và đại học và được bố trí hợp lý với khả năng của mình nên công ty hoạt động ngày càng phát triển

2.1.1 Đặc điểm tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH vận tải ô tô Sơn Thảo

Do hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ vận tải, tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH vận tải ô tô Sơn Thảo cũng chịu ảnh hưởng từ các đặc điểm của hoạt động kinh doanh

Tiền lương phản ánh việc trả công cho công nhân viên dựa trên nguyên tắc phân phối lao động nhằm tái sản xuất sức lao động bù đắp hao phí sức lao động của người lao động đã bỏ ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp

Công ty TNHH vận tải ô tô Sơn Thảo luôn tuân thủ theo nguyên tắc phải trả đủ lương và phụ cấp cho người lao động theo chế độ nhà nước ban hành Căn

cứ vào Bộ luật lao động 37-L/CTN ngày 04/7/2006; luật sửa đổi bổ sung điều của bộ luật lao lao động số 35/2002/QH10 ngày 18/4/2002; và các nghị định 203/2004/NĐ-CP ; 118/2005/NĐ-CP,…… và các văn bản ban hành về tiền lương để tính toán lương cho nhân viên sao cho có nguồn thu nhập đảm bảo được đời sống ngày càng khó khăn

Ngoài những khoản lương cơ bản Công ty TNHH vận tải ô tô Sơn Thảo còn cho xây dưng thêm một số chính sách để nhằm nâng cao thu nhập cho cán

bộ công nhân viên như: Thưởng sáng kiến, thưởng thực hiện nội qui, phụ cấp,…

Hệ thống thang bậc lương, phụ cấp, khen thưởng đều được công ty áp dụng theo chế độ hiện hành

Các lao động thời vụ không được công ty trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ…

2.1.2 Hạch toán số lượng, thời gian và kết quả lao động

* Hạch toán số lượng lao động

Số lượng lao động của công ty được phản ánh trên số sách lao động do phòng kế toán lập dựa trên số lượng lao động hiện có của công ty Hàng tháng

kế toán dựa trên số liệu đó để làm lương

Biểu 1: Trích số danh sách cán bộ công nhân viên của công ty đến tháng 12/2009

Hệ số lương

Mức lương Quê quán

* Hạch toán kết quả lao động

Hạch toán kết quả lao động là nội dung quan trọng trong toàn bộ công tác quản lý và hạch toán lao động ở các doanh nghiệp Công việc tiến hành là ghi chép chính xác, kịp thời số lượng hoặc khối lượng công việc hoàn thành của từng cá nhân, tập thể làm căn cứ tính lương và trả lương chính xác Chứng từ hạch toán thường được sử dụng là phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn

S

T

SL (người)

Tỷ lệ (%)

SL (người)

Tỷ lệ (%)

SL (người)

Tỷ lệ (%)

thành, hợp đồng khoán Hạch toán kết quả lao động là cơ sở tính lương cho từng người, từng bộ phận.

* Hạch toán sử dụng thời gian lao động

Theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ tài chính,

Công ty theo dõi thời gian lao động của công nhân viên bằng Bảng chấm công

(Mẫu số 01a- LĐTL) Bảng chấm công do tổ trưởng mỗi tổ phụ trách ghi rõ

ngày làm việc, ngày nghỉ, nguyên nhân nghỉ việc của từng cá nhân Cuối tháng bảng chấm công được dùng làm căn cứ để tính lương cho từng phòng, ban

Công ty TNHH vận tải ô tô Sơn Thảo

BẢNG CHẤM CÔNG THÁNG 2/2009

x: số ngày đi làm N: ngày nghỉ V: ngày vắng

TT Ngày 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

Tổng ngày làm việc

Họ và Tên

1 Nguyễn Anh Tuấn N x x x x x x N x x x x x x N x x x x x x N x x x x x x 24

2 Trần Thị Kim Xuân N x v x x x x N x x x x x x N x x x x x v N x x x x x x 22

3 Nguyễn Thu Thuỷ N x x x x x v N x x x x x x N x x x x x x N x x x x x x 23

4 Nguyễn Anh Thư N x x x x x x N x x x x x x N x x x x x x N x x x x x x 24

50 Nguyễn Minh Ngọc N x x x x x x N x x x x x v N x x x v x v N x x x x x x 22

2.1.3 Các hình thức tiền lương của Công ty TNHH vận tải ô tô Sơn Thảo

Tiền lương trả cho người lao động phải quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, trả lương theo số lượng và chất lượng lao động có ý nghĩa rất to lớn trong việc động viên, khuyến khích người lao động phát huy tinh thần dân chủ ở cơ sở, thúc đẩy họ hăng say lao động, sáng tạo nâng cao năng suất lao động nhằm tạo ra nhiều của cải, vật chất cho xã hội, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của mỗi thành viên trong xã hội

Hiện nay việc trả lương của Công ty cho người lao động được tiến hành theo các hình thức sau:

Hình thức tiền lương theo thời gian

Hình thức tiền lương khoán

* Hình thức tiền lương theo thời gian:

Trong hình thức trả công theo thời gian, tiền công của công nhân được tính toán dựa trên cơ sở mức tiền công đã được xác định cho công việc và số đơn

vị thời gian( giờ, ngày) thực tế làm việc, với điều kiện họ phải đáp ứng các tiêu chuẩn thực hiện công việc tối thiểu đã được xây dựng trước nếu muốn tiếp tục nhận được mức tiền công cho công việc đó

Lương của công nhân viên tại các phòng ban quản lý của công ry được tính theo lương thời gian căn cứ vào bảng chấm công của các phòng ban, kế toán tính lương thời gian cho người lao động

Tiền lương tháng là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động như việc tính lương cho Chị Nguyễn Anh Thư-Nhân viên văn phòng hành chính của công ty được tính theo công thức sau:

Tuy nhiên nhược điểm của hình thức này được khắc phục nhờ chế độ thưởng do đó hình thức này có thể thực hiện theo hai chế độ:

-Trả công theo thời gian đơn giản

-Trả công theo thời gian có thưởng

Mức lương cơ bản

(tối thiểu)

tổng hệ số các khoản phụ cấp

* Hình thức tiền lương theo sản phẩm:

Là hình thức áp dụng cho những công việc nếu giao cho từng chi tiết, từng bộ phận sẽ không có lợi mà phải giao toàn bộ khối lượng cho công nhân hoàn thành trong một thời gian nhất định.Sau khi nhận tiền công do hoàn thành công việc, các cá nhân sẽ được chia lương, việc chi lương có thể áp dụng theo cấp bậc và thời gian làm việc…

Như đơn giá khoán công việc lắp đặt thiết bị văn phòng là 60.000đ/thiết bị.Theo khối lượng công việc hoàn thành ghi trong phiếu giao khoán thì công nhân Bình hoàn thành 22 thiết bị trong tháng 12/09 vậy tiền công của anh Bình là:

2.1.4 Quỹ tiền lương

Quỹ tiền lương của Công ty là toàn bộ tiền lương của Công ty trả cho tất

cả các loại lao động thuộc Công ty quản lý và sử dụng Thành phần quỹ lương bao gồm các khoản chủ yếu là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian

thực tế làm việc, ngừng việc, nghỉ phép hoặc đi học; các loại tiền thưởng trong sản xuất, các khoản phụ cấp thường xuyên…

Về nguyên tắc quản lý tài chính, các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ quỹ lương như: Chi quỹ lương theo đúng mục đích, gắn với kết quả sản xuất-kinh doanh trên cơ sở các định mức lao động và đơn giá tiền lương hợp lý được

cơ quan có thẩm quyền phê duyệt

Tổng quỹ tiền lương của công ty dùng để trả cho người lao động được hình thành từ các nguồn sau:

- Quỹ tiền lương của công ty được xây dựng trên cơ sở xác nhận 460đ/1000đ doanh thu thực hiện, tức là quỹ tiền lương sẽ không vượt quá 46% trên tổng doanh thu

- Quỹ tiền lương bổ sung theo chế độ nhà nước quy định

- Quỹ lương dự phòng từ năm trước chuyển sang

2.1.5 Đặc điểm của các khoản trích theo lương:

Các khoản trích theo lương bao gồm: quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ)

+ Quỹ bảo hiểm xã hội: Theo nghị định số 43/CP ngày 22/6/1993 quy

định tạm thời chế độ BHXB của Chính Phủ, quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng theo chế độ hịên hành, tỷ lệ trích BHXH là 20% (áp dụng tới thời điểm 31/12/2009) trong đó:

- 15% thuộc về trách nhiệm đóng góp của doanh nghiệp bằng cách trừ vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp

- 5% do người lao động chịu ( trừ vào lương được lĩnh của người lao động)

Kể từ ngày 01/01/2010, Công ty áp dụng chế độ BHXH mới theo quy định: Mức trích lập BHXH là 22% tổng quỹ lương cơ bản trong đó: người sử dụng lao động chịu 16%; người lao động chịu 6%.

Quỹ bảo hiểm xã hội là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động tham gia đóng góp quỹ trong các trường hợp họ bị mất khả năng lao động ốm đau, thai sản, tai nạn, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, mất sức….quỹ do cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý Những khoản trợ cấp thực tế cho người lao động tại doanh nghiệp được tính trên cơ sở mức lương ngày của họ, thời gian nghỉ và tỷ lệ trợ cấp BHXH Khi người lao động được hưởng BHXH kế toán tiền lương phải lập phiếu nghỉ hưởng BHXH cho từng người và lập bảng thanh toán BHXH để làm

cơ sở để thanh toán với quỹ BHXH

+ Quỹ bảo hiểm y tế: được sử dụng để thanh toán các khoản khám, chữa

bệnh, viện phí, thuốc thang… cho người lao động trong thời gian ốm đau, nghỉ đẻ….quỹ được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương của cán bộ công nhân viên thực tế phát sinh trong tháng Tỷ lệ trích là 3%, trong đó 2% tính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp, 1% trừ vào thu nhập của người lao động (áp dụng tại thời điểm trước 01/01/210) Từ thời điểm 01/01/2010 Công ty áp dụng theo chế độ BHYT mới, tỷ lệ trích lập quỹ BHYT

có phần thay đổi so với trước Tỷ lệ trích BHYT là 4% tổng quỹ lương cơ bản trong đó người sử dụng lao động là 3%, người lao động đóng 1%

+Kinh phí công đoàn: Công đoàn là một tổ chức đoàn thể đại diện cho

người lao động nói lên tiếng nói chung của người lao động, đứng và bảo vệ cho người lao động Theo chế độ hiện hành thì để có nguồn chi phí cho hoạt động công đoàn, hàng tháng doanh nghiệp còn phải trích theo một tỷ lệ quy định với

( kể cả lao động hợp đồng), tính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp để hình thành kinh phí công đoàn tỷ lệ trích là 2% tổng số thu nhập của người lao động, trong đó 1% DN nộp cho công đoàn cấp trên, 1% DN giữ lại để chi tiêu cho hoạt động công đoàn cấp cơ sở Hiện nay Công ty TNHH vận tải ô tô Sơn Thảo chưa có trích kinh phí công đoàn Từ ngày 01/01/2010, khoản kinh phí công đoàn là chưa bắt buộc thực hiện.

Quỹ BHTN: Theo Quy định của luật BHXH mới thì quỹ BHTN là một

quỹ bắt buộc phải thực hiện, áp dụng chính thức từ ngày 01/01/2010 Tỷ lệ trích lập quỹ này là 2% tổng quỹ lương Trong đó, 1% do người sử dụng lao động đóng, 1% do người lao động đóng góp

2.2 Thực tế công tác kế toán tiền lương tại Công ty TNHH vận tải ô tô Sơn Thảo

2.2.1 Nguyên tắc hạch toán tiền lương

Phân loại lao động hợp lý.

Do đặc thù của lĩnh vực hoạt động kinh doanh nên lao động trong công ty cũng có những đặc điểm riêng vì vậy để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán lao động, cần phải tiến hành phân loại lao động là việc sắp xếp lao động vào các nhóm khác nhau theo những đặc trưng nhất định thông thường, lao động được phân theo các tiêu thức sau:

*/Phân theo thời gian lao động:

Theo thời gian lao động, toàn bộ có thể chia thành lao động thường xuyên, lao động tạm thời và lao động mang tính thời vụ cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp nắm được tổng số lao động của mình, từ đó có kế hoạch sử dụng, bồi dưỡng, tuyển dụng và huy động khi cần thiết đồng thời xác định các khoản nghĩa vụ với người lao động và với nhà nước được chính xác

*/ Phân theo quan hệ với quá trình hoạt động của công ty:

Dựa theo mối quan hệ của lao động với quá trình sản xuất, lao động được chia thành 2 loại:

+/ Lao động trực tiếp: là bộ phận công nhân trực tiếp tham gia vào quá

trình cung cấp hay thực hiện dịch vụ thuộc loại này bao gồm những người điều khiển thiết bị, máy móc, những người làm nhiệm vụ đón gói vận chuyển đồ

+/ Lao động gián tiếp: đây là bộ phận lao động tham gia một cách gián

tiếp vào quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.Thuộc bộ phận này bao gồm: nhân viên kỹ thuật (trực tiếp làm công tác kỹ thuật hoặc tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn kỹ thuật), nhân viên quản lý kinh tế( trực tiếp lãnh đạo, tổ chức, quản lý hoạt động kinh doanh như giám đốc ,phó giám đốc, cán bộ ở các phòng ban, kế toán, thống kê….), nhân viên quản lý hành chính ( những người làm công tác tổ chức nhân sự, văn thư, quản trị…)

Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp đánh giá được tính hợp lý của

cơ cấu lao động từ đó, có biện pháp tổ chức, bố trí lao động phù hợp với yêu cầu công việc, tinh giảm bộ máy gián tiếp…

Phân loại tiền lương một cách phù hợp

Do tiền lương có nhiều loại với tính chất khác nhau, chi trả cho các đối tượng khác nhau nên cần phân loại tiền lương theo tiêu thức phù hợp Trên thực

tế có rất nhiều cách phân loại tiền lương như:

Cách phân loại theo cách thức trả lương gồm: lương thời gian, lương khoán

Phân loại tiền lương theo chức năng tiền lương: lương sản xuất, lương bán

Phân loại theo đối tượng trả lương: lương gián tiếp, lương trực tiếp.

Mỗi cách phân loại đều có những tác dụng nhất định trong quản lý Về mặt hạch toán, tiền lương được chia làm 2 loại: tiền lương chính và lương phụ

Tiền lương chính là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế có làm việc bao gồm cả lương cấp bậc, tiền thưởng, và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương

Tiền lương phụ là bộ phận tiền lương cho người lao động trong thời gian thực tế không làm việc nhưng chế độ quy định như nghỉ phép, hội họp…

Cách phân loại này không những giúp cho việc tính toán, phân bổ chi phí tiền lương được chính xác mà còn cung cấp thông tin cho việc phân tích chi phí lương

2.2.2 Quy trình hạch toán tiền lương tại Công ty TNHH vận tải ô tô Sơn Thảo

Thủ tục và các chứng từ hạch toán tiền lương:

Để thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán phải lập bảng thanh toán lương cho từng tổ

và các phòng ban căn cứ vào kết quả đó tính lương cho từng người

Để hạch toán tiền lương ta phải có chứng từ gốc, đối với mỗi hình thức trả lương khác nhau đòi hỏi chứng từ hạch toán khác nhau Do vậy, kế toán phải căn

cứ vào từng hình thức trả lương để tập hợp chứng từ

Đối với hình thức trả lương theo thời gian: chứng từ để làm căn cứ tính lương là bảng chấm công, bảng chấm công thường có mẫu in sẵn trong đó có tập hợp số ngày đi làm, đi học hay nghỉ ốm, nghỉ lễ, nghỉ phép…

Với trường hợp đi làm thêm giờ, chứng từ để tính trợ cấp là phiếu làm thêm giờ

Đối với hình thức trả lương khoán thì chứng từ dùng để tính trả lưong là bảng kê khối lượng công việc hoàn thành Bản này phải được chi tiết cho từng đối tượng trả lương Tất cả các chứng từ tính lương, tính thưởng là phải đảm bảo được các yêu cầu của chứng từ kế toán

Sau khi kiểm tra các chứng từ tính lương, tính thưởng, tính phụ cấp, trợ cấp kế toán tiến hành tính lương, tính thưởng … phải trả cho người lao động theo hình thức trả lương, trả thưởng đang áp dụng tại công ty Sau đó lập bảng thanh toán lương cho nhân viên

Bảng chấm công ( mẫu số 01-lđtl) để quản lý và nâng cao hiệu quả sử

dụng thời gian lao động và kết quả lao động bảng chấm công theo dõi ngày công làm việc thực tế, nghỉ việc…của người lao động từ đó tính lương, khoản trích theo lương phải trả cho người lao động

Bảng thanh toán lương (mẫu số: 02-lđtl): là chứng từ làm căn cứ thanh

toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán lương cho người lao động Bảng thanh toán lương được lập cho từng bộ phận tương ứng với bảng chấm công

Bảng thanh toán tiền thưởng ( mẫu số 05- lđtl ): là chứng từ xác nhận

số tiền thưởng cho từng người lao động bảng này chủ yếu dùng trong các trường hợp thưởng đột suất, kế toán phải lập bảng tính lương của các doanh nghiệp chia thành các kỳ theo quy định thường là mỗi thàng hai kỳ trong đó: kỳ 1 là tạm ứng lương, kỳ 2 là thanh toán số tiền còn lại sau khi đã khấu trừ đi những khoản trích nộp phải khấu trừ vào lương

Bảng phân bổ tiền lương và bhxh ( mẫu số 03-lđtl): là bảng phân bổ

tiền lương cho các bộ phận, phòng ban…

Để hạch toán tổng hợp tiền lương, thưởng với người lao động, kế toán phải sử dụng tài khoản 334 “ Phải trả công nhân viên” Tài khoản này dùng để thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng….

Kết cấu của tài khoản 334 như sau:

TK 334 “ Phải trả công nhân viên”

Tài khoản 334 phải hạch toán chi tiết theo hai nội dung thanh toán lương và thanh toán các khoản khác

Quy trình luân chuyển chứng từ:

Các khoản tiền lương, thưởng và các khoản phải trả khác cho công nhân viên phát sinh trong kỳ

Các khoản tiền lương, thưởng và