Trình tự ghi sổ kế toán, phương pháp sử chữa sổ kế toán,ví dụ minh họa

Quá trình ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tình hình và sự vận động của các đối tượng kế toán trên các sổ kế toán được thực hiện theo trình tự sau1. Sai sót trong ghi sổ: Trong quá trình ghi chép sổ kế toán, thường sảy ra các sai sót sau: Ghi sai quy mô nghiệp vụ kinh tế nhưng vẫn đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ. Ghi sai quan hệ đối ứng tài sản. Ghi trùng lặp hoặc bỏ sót nghiệp vụ kinh tế. 2. Nguyên tắc sửa chữa : Sửa chữa sổ kế toán, phải dựa trên các nguyên tắc: Không được làm mất số đã ghi sai trên sổ. Tùy từng trường hợp ghi sai để sửa chữa theo phương pháp quy định. Sau khi sửa chữa sai sót người chữa sổ phải ký tên xác nhận vào phần số liệu đã được sửa chữa. Phương pháp sửa chữa.

BIÊN BẢN HỌP NHÓM THẢO LUẬN NHÓM HỌC PHẦN NGUN LÝ KẾ TỐN Đề tài thảo luận: Trình tự ghi sổ kế toán? Phương pháp sử chữa sổ kế tốn? Ví dụ minh họa? HỌP NHĨM LẦN Thời gian: Từ 15h50 đến 16h20 ngày 18/03/2016 Địa điểm: Sân thư viện đại học Thương Mại Thành viên vắng mặt: Nội dung thảo luận: Nhóm trưởng cơng bố đề tài thảo luận cho thành viên Các thành viên thào luận đưa nhiệm vụ cho mình: - Trần Thị Hà: Mở sổ Nguyễn Thị Thu Hằng: Ghi sổ Nguyễn Thị Thúy Hằng: Khóa sổ Nguyễn Thúy Hằng: Làm slide Vũ Thị Hằng: Phương pháp cải Bạch Thị Hiền: Phương pháp ghi số âm Nguyễn Minh Hiền: Thuyết trình Trần Thu Hiền: Phương pháp ghi bổ sung Nguyễn Minh Hiếu: Sửa chữa kế toán máy vi tính Đưa hạn nộp lần ngày 01/04/2016 HỌP NHÓM LẦN Thời gian: Từ 15h50 đến 16h10 ngày 01/04/2016 Địa điểm: Lớp học G401 Đại học Thương Mại Thành viên vắng mặt: Nội dung thảo luận: Các thành viên nộp bài, thống lại nội dung, sửa chữa phần sai sót Hạn nộp lại ngày 05/04/2016 HỌP NHÓM LẦN Thời gian: Từ 9h đến 9h20 ngày 05/04/2016 Địa điểm: Sân thư viện Đại học Thương Mại Thành viên vắng mặt: Nội dung thảo luận: Nộp hoàn chỉnh Tổng kết thảo luận BẢNG ĐÁNH GIÁ ĐIỂM CỦA CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM STT 19 20 21 22 23 24 25 26 27 Họ tên Trần Thị Hà Nguyễn Thị Thu Hằng Nguyễn Thị Thúy Hằng Nguyễn Thúy Hằng Vũ Thị Hằng Bạch Thị Hiền Nguyễn Minh Hiền Trần Thu Hiền Nguyễn Minh Hiếu Điểm A A A A A A A A A Ký tên BÀI THẢO LUẬN CỦA NHÓM Sổ kế toán: Là tờ sổ thiết kế cách khoa học, hợp lý, có mối liên hệ mật thiết với nhau, sử dụng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh theo phương pháp kế toán sở số liệu từ chứng từ kế toán Phân loại sổ kế toán: 1.Theo mức độ khái quát cụ thể thơng tin sổ: - Sổ kế tốn tổng hợp Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp kết hợp chi tiết Theo phương pháp ghi chép sổ - Sổ ghi theo hệ thống - Sổ ghi theo thời gian - Sổ ghi theo hệ thống kết hợp theo thời gian 3.Theo câu trúc sổ - Sổ kết cấu kiểu bên - Sổ kết cấu kiểu bên - Sổ kết cấu kiểu nhiều cột - Sổ kết cấu kiểu bàn cờ Theo hình thức tổ chức sổ - Sổ tờ rời - Sổ đóng thành Theo nội dung kinh tế thông tin sổ - Sổ tài sản tiền - Sổ vật tư - Sổ tài sản cố định - Sổ công nợ - Sổ thu nhập - Sổ chi phí - Sổ vốn quỹ I-Trình tự ghi sổ kế tốn Q trình ghi chép phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tình hình vận động đối tượng kế toán sổ kế tốn thực theo trình tự sau 1.Mở sổ Cơng việc mở sổ kế tốn thực vào đầu kỳ kế toán( tháng, quý, năm), doanh nghiệp thành lập, thay đổi hình thức sở hữu sát nhập, … Khi mở sổ đơn vị phải mở hệ thống sổ kế toán theo danh mục sổ kế toán đăng ký, số lượng sổ kế toán sử dụng tùy thuộc vào tài khoản sử dụng yêu cầu công tác quản lý Các đơn vị mở hệ thống sổ kế tốn thức Các sổ kế toán mở vào số liệu sổ kế toán cuối kỳ trước để ghi số dư đầu kỳ cho sổ kế toán - Sổ kế toán phả dung mẫu in sẵn kẻ sẵn, cố thể đóng thành tờ rời Các tờ dung xong phải đóng thành để lưu trữ - Khi mở sổ kế toán viên phải thực cơng việc sau: - Đối với sổ kế tốn dạng quyển: trang đầu sổ phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán kỳ ghi sổ, họ tên chữ ký người ghi sổ, kế toán trưởng người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ ngày chuyển giao cho người khác, Sổ kế toán phải đánh số trang từ đầu trang đến cuối trang, hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai đơn vị kế toán - Đối với sổ kế toán rời: Đầu tờ sổ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ ghi sổ Các tờ sổ rời trước dung phải giám đốc doanh nghiệp người ủy quyền xác nhận, đóng dấu ghi sổ đăng ký sử dụng số tờ rời Các số tờ rời phải xếp theo thứ tự tài khoản kế toán phải đảm bảo an tồn, dễ tìm - Người đại diện theo pháp luật kế toán trưởng doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt sổ kế tốn ghi tay trước sử dụng, ký duyệt vào sổ kế tốn thức sau in từ máy tính 2.Ghi sổ Trong kì kế tốn có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán vào chứng từ kế toán lập kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp để ghi vào sổ kế toán mở theo nội dung kinh tế nghiệp vụ phương pháp kế tốn Q trình ghi sổ phải theo quy tắc quy định: - Phải sổ kế tốn mực tốt, khơng phai, khơng nh - Không ghi xen kẽ ghi sổ đè lên - Các dịng khơng có số liệu phải gạch ngang dịng - Khơng tẩy xố sổ kế tốn hình thức nào, q trình ghi sổ có sai sót phải tiến ành trình sửa chữa theo úng phương pháp quy định Khóa sổ Thực khóa sổ kể tốn vào cuối kì kinh doanh trường hợp kiểm kê tài sản, sát nhập, phân tách hay giải thể - Kế toán thực nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu số liệu ghi chép, cộng số liệu ghi sổ, tính số dư đối tượng sổ kế toán Người ghi sổ kế toán trưởng phải kí xác nhận sổ kế tốn II) Phương pháp sửa chữa sổ 1 Sai sót ghi sổ: Trong q trình ghi chép sổ kế tốn, thường sảy sai sót sau: Ghi sai quy mô nghiệp vụ kinh tế nội dung kinh tế nghiệp vụ Ghi sai quan hệ đối ứng tài sản Ghi trùng lặp bỏ sót nghiệp vụ kinh tế Nguyên tắc sửa chữa : Sửa chữa sổ kế tốn, phải dựa ngun tắc: Khơng làm số ghi sai sổ Tùy trường hợp ghi sai để sửa chữa theo phương pháp quy định Sau sửa chữa sai sót người chữa sổ phải ký tên xác nhận vào phần số liệu sửa chữa Phương pháp sửa chữa 3.1Đối với kế tốn dạng a) Phương pháp cải chính: Phương pháp cải chính, cịn gọi phương pháp gạch xố hay đính Phương pháp áp dụng trường hợp: - Sai sót diễn giải không liên quan đến hệ đối ứng tài khoản - Sai sót phát sớm nên khơng ảnh hưởng đến số tổng cộng chữ Phương pháp sửa sai cách gạch đường thẳng mực đỏ ngang chỗ sai gạch ghi số chữ phía mực thường Kế tốn sửa chữa kế tốn trưởng phải kí vào chỗ sửa chữa Nếu sai chữ số phải gạch toàn bộcon số sai viết lại số Ví dụ: Doanh Nghiệp mua hàng hóa nhập kho tiền mặt: 96.000đ Kế toán ghi sai: + Nợ TK 1561: 99.000đ + Có TK 1111: 99.000đ Sửa sai: + Nợ TK 1561: 99.000đ 96.000đ + Có TK 1111: 99.000đ 96.000đ Kế toán sửa chữa kế toán trưởng kí tên bên cạnh b) Phương pháp ghi số âm Điều kiện áp dụng - Ghi sai quan hệ đối ứng tài sản sổ kế toán Số liệu ghi lớn số thực kế với quan hệ đối ứng tài khoản Ghi trùng bút toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh Phương pháp sửa chữa: Kế toán phải lập “Chứng từ ghi sổ đính chính” kế tốn trưởng kí xác nhận kế toán tiến hành sửa chữa cách: - Ghi lại mực đỏ ghi ngoặc đơn bút toán ghi sai để huỷ bút toán ghi sai - Ghi lại định khoản Ví dụ: Doanh nghiệp mua hàng hóa nhập kho tiền mặt 96.000đ Kế toán ghi: + Nợ TK 156: 99.000đ + Có TK 111: 99.000đ Bút tốn sửa sai: + Nợ TK 156: (3000đ) + Có TK 111: (3000đ) c) Phương pháp ghi bổ sung: Lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung” để ghi bổ sung mực thường số tiền chênh lệch thiếu so với chứng từ - Áp dụng trường hợp: Ghi quan hệ đối ứng tài khoản số tiền ghi sổ số tiền chứng từ bỏ sót khơng đủ số tiền chứng từ Sửa chữa theo phương pháp phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung” để ghi bổ sung mực thường số tiền chênh lệch thiếu so với chứng từ + Trường hợp phát sổ kế tốn có sai sót trước báo cáo tài năm nộp cho quan nhà nước có thẩm quyền phải sửa chữa sổ năm + Trường hợp phát sổ kế tốn có sai sót trước lập báo cáo tài nộp cho quan nhà nước có thẩm quyền phải sửa chữa sổ kế tốn năm phát sai sót ghi vào dịng cuối sổ kế tốn năm có sai sót + Trường hợp đơn vị kế toán phải áp dụng hồi tố thay đổi sách kế tốn phải điều chỉnh hồi tố phát sai sót trọng yếu năm trước theo quy định chuẩn mực kế tốn, kế tốn phải điều chỉnh số dư đầu năm sổ kế toán tổng hợp sổ kế tốn chi tiết tài khoản có liên quan Phương Pháp sửa chữa: Kế toán ghi bổ sung thêm định khoản theo đúng quan hệ đối ứng vứi số tiền bằng chênh lệch giữa số đúng và số sai hoặc đúng số tiền của nghiệp vụ bị bỏ sót Ví dụ: DN mua hàng hóa nhập kho tiền mặt: 96.000đ Kế toán ghi sai: + + Nợ TK 156: 69.000đ Có TK 111: 69.000đ Bút toán ghi bổ sung: + + Nợ TK 1561: 27.000đ Có TK 111: 27.000đ 3.2 Kế tốn máy vi tính • • • Trường hợp phát sai sót trước in phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế tốn năm máy vi tính Trường hợp sau in sổ, sổ in sửa chữa theo quy định ba phương pháp trên, đồng thời phải sửa chữa lại sai sót sổ máy in lại tờ sổ Phải lưu lại tờ tờ sai sót để đảm bảo cho công việc kiểm tra Trường hợp phát sai sót sau BCTC phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán năm phát sai sót máy vi tính ghi vào dịng cuối sổ kế tốn năm có sai sót CÁC CÂU HỎI THẢO LUẬN CỦA CÁC NHĨM Câu 1: Sau công việc vào sổ xong, sổ sách đối chiếu kiểm tra khóa sổ tất chứng từ kế tốn kỳ xử lý nào? Trả lời : Vì chứng từ kế tốn tài liệu gốc, có giá trị pháp lý nên sau dùng làm vào sổ, chứng từ kế toán phải xếp theo trình tự , đóng gói cẩn thận phải bảo quản lưu trữ để càn có sở đối chiếu, kiểm tra Trước đưa vào lưu trữ, chứng từ xếp phân loại để thuận tiện cho việc tìm kiếm bảo đảm khơng bị hỏng, Chứng từ lưu trữ phong kế tốn khơng q năm sau đưa vào lưu trữ dài hạn Chứng từ lưu trữ nơi lưu trữ dài hạn quy định chi tiết luật kế toán Câu 2: Các đơn vị phép mở sổ kế tốn thức? Vì sao? Trả lời: Mỗi doanh nghiệp có hệ thống sổ kế tốn cho kỳ kế tốn năm Vì nhà nước quy định để thuận tiện theo dõi cách thống Câu 3: Nếu nghiệp vụ phát sinh nửa tháng ghi lần có không? Việc ghi chứng từ ghi sổ theo thứ tự thời gian hay phải phân loại nghiệp vụ nội dung học? Trả lời: - Bạn vào chứng từ gốc (phiếu thu, chi, NXKho, ) để vào sổ chi tiết Sau lưu chứng từ theo loại nghiệp vụ theo thời gian Khi cảm thấy nhiều chứng từ gốc bạn lập thành CTGS Các loại nghiệp vụ khác thuộc CTGS khác - Bạn lập nhiều CTGS cho loại nghiệp vụ tháng - Thơng thường cuối tháng đánh số thức CTGS để đảm bảo số CTGS không bị ngắt quãng đăng ký vào sổ ĐK CTGS - Cuối tháng bạn vào CTGS để vào sổ Câu 4: Kế tốn sửa chữa ai? Có phải người lập sổ sai không? Trả lời: Người chịu trách nhiệm việc sai sửa sỏ kế toán kế toán trưởng Câu 5: Sửa chữa sổ kế tốn dùng phương pháp ghi số âm thay cho phương pháp cải hay ghi bổ sung khơng? Trả lời: Khơng thể thay phương pháp có tùng điều kiện áp dụng riêng biệt Trong trường hợp sai sót dùng phương pháp sửa sai tưng ứng Câu 6: Hình thức kế toán áp dụng doah nghiệp có quy mơ nhỏ, nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng hình thức ghi sổ kế tốn nào? Trả lời: Hình thức áp dụng hình thức Nhật kí- Sổ Câu Ưu nhược điểm ghi sổ kế tốn thủ cơng? Trả lời: Ưu điểm: - Giúp cho người làm kế toán xác định luồng số liệu cách trực quan hơn: người khác xem hệ thống sổ sách mà học trình phương pháp phổ thông Ưu điểm nhận thấy rõ đem so sánh với luồng liệu phần mềm kế toán - Rèn luyện cho kế toán đức tính cẩn thận, tỉ mỉ: Đương nhiên rồi, ghi chép bút thường hay bị sai sót mà sai sót lại khó sửa, đơi phải làm lại từ đầu suy từ rèn luyện thêm tính kiên nhẫn - Có thể làm việc tình ( kể điện ) - Trường hợp bị liệu xác suất nhỏ kế toán máy Nhược điểm: - Ghi chép lặp lại nhiều lần cho nghiệp vụ phải vào nhiều sổ sách có liên quan nên nhiều thời gian Ví dụ : Như Nộp/Rút tiền gởi ngân hàng, bạn phải vào sổ sách tiền mặt tiền gởi Ví dụ : Mua hàng hố/vật tư (Thanh toán tiền mặt), bạn phải viết lập phiếu chi phải lập phiếu nhập đồng thời Song song bạn phải vào sổ qũy, sổ chi tiết vật tư cho mặt hàng Trên nêu vài dụ cho bạn hình dung cơng việc làm kế tốn thủ công, nghiệp vụ bạn phải làm nhiều động tác vào sổ qũy, sổ tiền gởi ngân hàng, sổ chi tiết vật tư hàng hoá - Khi sai sót nhiều thời gian để tìm kiếm có lâu - Làm nhiều quy trình báo cáo lọai vào dịp kết sổ cuối năm