Trình tự ghi sổ kế toán, phương pháp sửa chữa sổ kế toán và ví dụ minh họa?

Lời mở đầu Như biết, kế toán trình thu thập, ghi chép, cách có hệ thống tài liệu có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh doanh nghiệp.trong q trình thu thập, xử lí thơng tin, chứng từ kế toán lập để chứng minh nghiệp vụ kinh tế tài chính, thơng tin chứng từ khơng mang tính hệ thống u cầu đặt kế tốn thu thập thơng tin vừa tiết lại vừa có hệ thống Từ yêu cầu trên, cần phải thiết kế hệ thống sổ kế toán để tổng hợp nghiệp vụ kinh tế Việc ghi sổ kế toán phải tuân theo qui tắc định, q trình ghi có sai sót, tìm hiểu trình tự ghi sổ kế toán phương pháp sửa chữa sổ kế toán 1 Khái niệm phân loại sổ kế toán 1.1 Khái niệm Sổ kế toán tờ sổ thiết kế cách khoa học hợp lí, có mối liên hệ mật thiết với sử dụng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế tìa phát sinh theo phương pháp kế toán, sở số liệu từ chứng từ kế toán 1.2 Phân loại a) Theo mức độ khái quát cụ thể thông tin sổ - Sổ kế toán tổng hợp: Là loại sổ kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đối tượng kế tốn tình hình hoạt động đơn vị dạng tổng quát - Sổ kế toán chi tiết: Là loại kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đối tượng dạng chi tiết, cụ thể theo cầu quản lý - Sổ kế toán tổng hợp chi tiết: Là loại sổ kế toán phản ánh vừa tổng hợp vừa chi tiết ,cụ thể nghiệp vụ , tình hình vận động đối tượng kế toán b) Theo phương pháp ghi chép sổ - Sổ ghi theo hệ thống: Là loại sổ kế tốn tập hợp hệ thống hóa nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đối tượng kế toán riêng biệt - Sổ ghi theo thứ tự thời gian: Là loại sổ kế toán tập hợp hệ thống hóa nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ -Sổ ghi theo hệ thống kết hợp ghi theo thời gian: Là loại sổ kế toán ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa theo thứ tự thời gian vừa hệ thống theo đối tượng kế toán c) Theo cấu trúc sổ - Sổ kết cấu kiểu bên: Là loại sổ kế toán trang sổ, thiết kế bên phần thơng tin chi tiết nghiệp vụ, cịn bên phản ánh quy mô, biến động đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng tài khoản) -Sổ kết cấu kiểu hai bên: Là loại sổ kế toán trang sổ chia làm hai bên, bên phản ánh mặt vận động đối tượng kế toán -Sổ kết cấu kiểu nhiều cột: Là loại sổ kế toán trang sổ thiết kế thành nhiều cột, cột phản ánh mối quan hệ đối ứng tài khoản dịng thơng tin định liên quan đến đối tượng theo dõi sổ -Sổ kết cấu kiểu bàn cờ: Là loại sổ kế toán trang sổ thiết kế thành nhiều cột nhiều dịng (ơ bàn cờ), số liệu bàn cờ phản ánh thông tin tổng hợp đối tượng theo dõi d) Theo hình thức tổ chức sổ -Sổ tờ rơi: Là loại sổ kế toán , tờ sổ để riêng biệt độc lập với sử dụng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế , tình hình vận động đối tượng kế tốn hàng tháng -Sổ đóng thành quyển: Là loại sổ kế toán bao gồm nhiều trang sổ đóng thành sử dụng để ghi chép nhiều loại nghiệp vụ kinh tế hoạc theo dõi cho nhiều cho nhiều đối tượng kế toán, sổ mở hàng tháng hay hàng năm.Mỗi sổ phải ghi rõ số trang , sổ phải có dấu giáp lai e) Theo nội dung kinh tế thông tin sổ -Sổ tài sản tiền: Được sử dụng để phản ánh biến động loại tài sản tiền đơn vị số tiền mặt, số tiền gửi ngân hàng… -Sổ vật tư: Được sử dụng để theo dõi tình hình biến động loại vật tư đơn vị sổ vật liệu, sổ công cụ dụng cụ, sổ hàng hóa thành phẩm… - Sổ tài sản cố định: Được sử dụng để theo dõi tình hình biến động loại tài sản cố định đơn vị sổ tài sản cố định hữu hình, sổ tài sản cố định vơ hình… -Sổ cơng nợ: Được sử dụng để theo dõi khoản công nợ phải thu phải trả phát sinh trình hoạt động đơn vị sổ công nợ phải thu khách hàng, sổ công nợ phải trả nhà cung cấp, sổ cơng nợ tốn với ngân sách… -Sổ thu nhập: Được sử dụng để tập hợp khoản thu nhập tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ khoản thu nhập khác thực kì hoạt động đơn vị sổ doanh thu bán hàng, sổ thu nhập thuộc hoạt tài chính… -Sổ chi phí: Được sử dụng để tập hợp tồn khoản chi phí đơn vị chi để tiến hành hoạt động kì sổ giá vốn hàng bán, sổ chi phí hàng bán, sổ chi phí quản lí… -Sổ vốn-quỹ: Được sử dụng để theo dõi tình hình biến động loại vốn chủ sở hữu đơn vị sổ vốn kinh doanh, sổ quĩ đầu tư phát triển, sổ vốn đầu tư xây dựng bản… Trình tự ghi sổ kế tốn 2.1 Mở sổ – Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm Đối với DN thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập Người đại diện theo pháp luật kế toán trưởng DN có trách nhiệm ký duyệt sổ kế toán ghi tay trước sử dụng, ký duyệt vào sổ kế tốn thức sau in từ máy vi tính – Sổ kế tốn phải dùng mẫu in sẵn kẻ sẵn, đóng thành để tờ rời Các tờ sổ dùng xong phải đóng thành để lưu trữ Chú ý: Trước dùng sổ kế tốn phải hồn thiện thủ tục sau: Đối với sổ kế toán dạng quyển: – Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký người giữ ghi sổ, kế toán trưởng người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ ngày chuyển giao cho người khác Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai đơn vị kế toán Đối với sổ tờ rời: – Đầu sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ ghi sổ Các tờ rời trước dùng phải giám đốc doanh nghiệp người uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời Các sổ tờ rời phải xếp theo thứ tự tài khoản kế toán phải đảm bảo an tồn, dễ tìm 2.2 Ghi sổ -Đơn vị kế toán ghi sổ tay máy vi tính - Căn vào chứng từ để ghi sổ, phải ghi mực thường không phai, ghi sổ xác, kịp thời, rõ ràng, trung thực đầy đủ với chứng từ kế toán theo nội dung sổ - Ghi sổ phải theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ kinh tế tài - Thơng tin ghi sổ năm sau phải năm trước liền kề, ghi sổ phải liên tục từ mở sổ đến khóa sổ Ghi sổ kế tốn phải theo niên độ, chuyển sang sổ mà chưa kết thúc kì kế tốn niên dộ phải ghi “cộng mang sang” trang trước “cộng trang trước trang - Số tiền dương ghi mực xanh, số tiền âm ghi mực đỏ đóng khung - Khơng ghi xen kẽ ghi số đè lên - Các dịng khơng có số liệu phải gạch ngang dịng - Khơng tẩy xóa sổ kế tốn hình thức nào,khi có sai sót phải sửa chữa theo qui định 2.3 Khoá sổ – Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước lập báo cáo tài Ngồi phải khố sổ kế tốn trường hợp kiểm kê trường hợp khác theo quy định pháp luật -Trước khóa sổ phải ghi nốt nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thực bút toán, diều chỉnh cần thiết, đối chiếu số liệu,… - Khi khóa sổ kế tốn tiến hành cộng số phát sinh tháng, số tích lũy kể từ đầu năm đến cuối tháng này, tính số dư đến cuối tháng tài khoản - Đối với ghi sổ máy sau khóa sổ việc phải in giấy đóng thành cho kế tốn năm 3 Phương pháp sửa chữa sổ kế toán Trong trình ghi sổ, đối chiếu, phát có sai sót nhầm lẫn ghi chép, tính tốn phải tiến hành sửa sai để đảm bảo yêu cầu xác Tuỳ theo tính chất, thời gian phát sai lầm phương pháp ghi chép tay hay máy vi tính mà kế tốn sửa sai sau: 3.1 Đối với sổ kế toán ghi tay: Khi phát có sai sót khơng tẩy xố làm dấu vết thơng tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo ba phương pháp sau: 3.1.1.Phương pháp cải chính: Phương pháp áp dụng trường hợp: + Sai sót diễn giải không liên quan đến hệ đối ứng tài khoản + Sai sót phát sớm nên khơng ảnh hưởng đến số tổng cộng chữ Phương pháp sửa sai cách gạch đường thẳng vào chỗ sai ghi số chữ phía phải có chữ ký kế tốn trưởng bên cạnh Nếu sai chữ số phải gạch toàn số sai viết lại số 3.1.2.Phương pháp ghi số âm (còn gọi phương pháp ghi đỏ): Phương pháp áp dụng trường hợp: + Định khoản đối ứng tài khoản số tiền ghi sai lớn số chứng từ thời gian phát lại chậm trễ + Định khoản ghi trùng lần nghiệp vụ kinh tế: + Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chỗ sai phải lập “Chứng từ ghi sổ đính chính” kế tốn trưởng kí xác nhận kế tốn tiến hành sửa chữa cách: • Ghi lại định khoản ghi sai với số liệu ghi phương pháp số âm (ghi mực đỏ, ghi số liệu ngoặc đơn,ví dụ (***)) để hủy bỏ bút tốn ghi • Ghi lại định khoản nghiệp vụ kinh tế • Trường hợp ghi trùng bút tốn chữa cần ghi lại bút toán ghi phương pháp số âm để hủy bỏ bút toán ghi trùng 3.1.3.Phương pháp ghi bổ sung: Phương pháp áp dụng trường hợp: + Ghi quan hệ đối ứng tài khoản sai số tiền, với số tiền ghi sai số tiền + Bỏ sót nghiệp vụ kinh tế Phương pháp sửa sai cách lập “chứng từ ghi sổ bổ sung” ghi thêm bút toán giống bút toán ghi với số tiền chênh lệch số tiền với số tiền sai ghi Ví dụ: Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 800.000đ định khoản ghi có 80.000đ Nợ TK 111: 80.000 Có TK 112: 80.000 Như định khoản đối ứng tài khoản số tiền ghi sai nhỏ số 720.000 Ta điều chỉnh cách ghi bổ sung thêm bút tốn Nợ TK 111: 720.000 Có TK 112: 720.000 3.2 Đối với ghi sổ máy vi tính: - Trường hợp phát sai sót trước báo cáo tài năm nộp cho quan nhà nước có thẩm quyền phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế tốn năm máy vi tính - Trường hợp phát sai sót sau báo cáo tài năm nộp cho quan nhà nước có thẩm quyền phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán năm phát sai sót máy vi tính ghi vào dịng cuối sổ kế tốn năm có sai sót - Sửa chữa sổ kế tốn trường hợp ghi sổ máy vi tính thực theo phương pháp ghi bổ sung ghi số âm giống phần kế tốn ghi tay • Một số lưu ý sửa chữa sai sót sổ kế toán: - Trường hợp phát sổ kế tốn có ghi sai sót trước báo cáo tài năm nộp cho quan nhà nước có thẩm quyền phải sửa chữa sổ kế tốn năm - Trường hợp phát sổ kế tốn có sai sót sau báo cáo tài năm nộp cho quan nhà nước có thẩm quyền phải sửa chữa sổ kế tốn năm phát sai sót ghi vào dụng cuối sổ kế tốn năm có sai sót - Khi sửa sai phương pháp bổ sung hay phương pháp ghi số âm phải có chứng từ đính dẫn chứng số liệu ngày tháng chứng từ ghi số sai, cần phải điều chỉnh phải kế toán trưởng duyệt - Trong kế tốn số âm biểu viết bằng mực thường ngoặc đơn ghi mực đỏ Ví dụ minh họa Trình tự ghi sổ kế tốn cơng ty TNHH An Tâm Ngày 01/01/2014 bán hàng hóa – điện thoại Nokia 1200 theo hóa đơn số 0001234 số lượng 20 cái, giá bán 600.000 đồng/cái chưa thuế GTGT 10%, thuế GTGT 10% Khách hàng toán tiền mặt theo phiếu thu số PT1401001 Kế toán lập chứng từ: Phiếu thu số PT1401001, hóa đơn GTGT 0001234 Bộ chứng từ ghi sổ: Phiếu thu số PT1401001, hóa đơn GTGT 0001234, hợp đồng kinh tế, biên bàn giao hàng hóa, phiếu xuất kho hàng hóa Phiếu thu số PT1401001: Cơng ty TNHH An Tâm Mẫu số 01-TT 87 Võ Thị Sáu, phường 6, quận (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC) MST: 0312581896 20/03/2006 trưởng BTC PHIẾU THU Quyển số: 0101/2014 01/01/2014 Số: PT1401001 Nợ: 1111 Có:5111 Có:3331 Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Văn B- công ty TNHH Hùng Vương Địa chỉ: 370 Võ Thị Sáu, phường 6, Quận 3, TP.HCM Lý nộp: Thu tiền theo hóa đơn số 0001234 ngày 01/01/2014 Số tiền: 13.200.000 Viết chữ: Mười ba triệu hai trăm nghìn đồng chẵn Kèm theo: 01 chứng từ gốc Giám đốc (ký,đóng dấu) Kế tốn trưởng (Ký,đóng dấu) Người nộp tiền (ký,đóng dấu) Người lập phiếu (ký,họ tên) Thủ quỹ (ký,họ tên) Hóa đơn GTGT 0001234 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số 01GTKT3/001 Liên 2: giao cho khách hàng Ký hiệu: AT14P (01/01/2014) Số hóa đơn:0001234 Đơn vị bán hàng: cơng ty TNHH An Tâm Địa chỉ: 87 Võ Thị Sáu, Phường 6, Quận 3, TPHCM Điện thoại: Mã Số Thuế: 0312581896 Tài khoản số: Họ tên người mua: Đơn vị: Công ty TNHH Hùng Vương Địa chỉ: 370 Võ Thị Sáu, Phường 6, Quận 3, TP HCM Mã số thuế: 0312245774 Hình thức tốn: Tiền mặt STT Tên hàng hóa-dịch vụ Điện thoại Nokia 1200 ĐVT Số lượng 20 Cộng tiền hàng: Đơn giá 600.000 Thành tiền 12.000.000 12.000.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% tiền thuế Tổng cộng toán: 1.200.000 13.200.000 Ghi chữ: Một trăm năm mươi bốn triệu đồng Người mua hàng (ký,ghi rõ họ tên) Người bán hàng (ký,ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký,ghi họ tên,đóng dấu) Dựa vào chứng từ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc: Hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT số 0001234, biên bàn giao hàng hóa, phiếu xuất kho hàng hóa Kế tốn hạch toán sau: Nợ TK 1111: 13.200.000 đồng (Tổng giá tốn) Có TK 5111: 12.000.000 đồng (Giá bán chưa có thuế GTGT) Có TK 33311: 1.200.000 đồng (Thuế GTGT phải nộp) Sau xác định nghiệp vụ hạch toán trên, kế toán tiến hành ghi sổ sách sau: Công ty TNHH An Tâm 87 Võ Thị Sáu,P6,Q3,TP.HCM MST:0312581896 SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 01/2014 Chứng từ Số hiệu Diễn giải Ngày tháng PT1401001 01/01/2014 PT1401001 01/01/2014 Tài khoản TK TK có Nợ Bán hàng theo hóa đơn số 1111 5111 0001234 ngày 01/01/2014 Thuế GTGT bán hàng theo hóa đơn số 0001234 ngày 01/01/2014 Tổng cộng Số tiền 12.000.000 13.200.000 TPHCM,ngày31/01/2014 Người ghi sổ (Ký,họ tên) Ghi sổ TK 1111 – Tiền mặt VNĐ Công ty TNHH An Tâm 87 Võ Thị Sáu,P6,Q3,TP.HCM Kế tốn trưởng (ký,họ tên) Giám đốc (ký,họ tên,đóng dấu) MST:0312581896 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng 01/2014 Chứng từ Số hiệu Diễn giải Ngày tháng PT1401001 01/01/2014 PT1401001 01/01/2014 Tài khoản TK TK có Nợ Bán hàng theo hóa đơn số 1111 5111 0001234 ngày 01/01/2014 Thuế GTGT bán hàng theo hóa đơn số 0001234 ngày 01/01/2014 Tổng cộng Số tiền 12.000.000 13.200.000 TP HCM,ngày 31/01/2014 Người ghi sổ (Ký,họ tên) Kế tốn trưởng (ký,họ tên) Giám đốc (ký,họ tên,đóng dấu) Ghi sổ TK 33311- Thuế GTGT đầu phải nộp Công ty TNHH An Tâm Mẫu số S03b-DN 87 Võ Thị Sáu,P6,Q3,TP.HCM (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC MST:0312581896 20/03/2006 trưởng BTC SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng 01/2014 Tên tài khoản: Thuế GTGT đầu Số hiệu TK:33311 Chứng từ Số hiệu PT1401001 Diễn giải Ngày tháng 01/01/2014 TK đối Số tiền ứng Nợ Có Số dư đầu kì Thuế GTGT bán hàng theo 1111 hóa đơn số 0001234 ngày 01/01/2014 Cộng số phát sinh Số dư cuối kì 1.200.000 1.200.000 1.200.000 TP HCM,ngày 31/01/2014 Người ghi sổ (Ký,họ tên) Kế toán trưởng (ký,họ tên) Giám đốc (ký,họ tên,đóng dấu) Ghi sổ TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa Cơng ty TNHH An Tâm 87 Võ Thị Sáu,P6,Q3,TP.HCM MST:0312581896 Mẫu số S03b-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC 20/03/2006 trưởng BTC SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng 01/2014 Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng hóa Số hiệu TK:5111 Chứng từ Số hiệu PT1401001 Diễn giải Ngày tháng 01/01/2014 TK đối Số tiền ứng Nợ Có Số dư đầu kì Thuế GTGT bán hàng theo 1111 hóa đơn số 0001234 ngày 01/01/2014 Cộng số phát sinh Số dư cuối kì 1.200.000 1.200.000 1.200.000 TP HCM,ngày 31/01/2014 Người ghi sổ (Ký,họ tên) Kế toán trưởng (ký,họ tên) Giám đốc (ký,họ tên,đóng dấu) Kết luận Quá trình ghi chép phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tình hình vận động đối tượng kế toán sổ kế toán thực theo trình tự qui tắc định Kế tốn phải thực theo trình tự này, q trình ghi sổ có sai sốt phải sửa chữa theo qui định dể đảm bảo tính thống trung thực nội dung kinh tế BẢNG ĐÁNH GIÁ THẢO LUẬN NHÓM 03 STT Họ tên Nhiệm vụ Trần Thị Gấm Nhóm trưởng Đào Thị Thu Hà Thuyết trình Đỗ Thu Hà Ví dụ minh họa+slide Nguyễn Ngọc Hà Trình tự ghi sổ kế tốn Nguyễn Thị Hà Thuyết trình Nguyễn Minh Hải Phương pháp sửa chữa sổ kế toán Nguyễn Thanh Hải Sổ kế toán Đánh giá Hà nội, ngày tháng năm 2015 Nhóm trưởng Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Hà Nội, ngày 22 tháng năm 2015 BIÊN BẢN HỌP NHÓM- NHÓM 03 LẦN 1.Thời gian, địa điểm - 14h, ngày 22 tháng năm 2015 - Sân thư viện 2.Thành viên 7/7 Đủ 3.Nội dung - Xây dựng đề cương cho đề tài thảo luận - Phân công nhiệm vụ cho thành viên nhóm Nhóm trưởng Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Hà Nội, ngày 29 tháng năm 2015 BIÊN BẢN HỌP NHÓM- NHÓM 03 LẦN 1.Thời gian, địa điểm - 14h, ngày 29 tháng năm 2015 - Sân thư viện 2.Thành viên 7/7 Đủ 3.Nội dung - Xem xét bổ sung ý kiến cho thảo luận - Tiếp tục hoàn thiện thảo luận - Đưa hạn nộp bài: ngày tháng năm 2015 Nhóm trưởng Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 2015 BIÊN BẢN HỌP NHÓM- NHÓM 03 LẦN 1.Thời gian, địa điểm - 14h, ngày tháng năm 2015 - Sân thư viện 2.Thành viên 7/7 Đủ Nội dung Tập trung, tập hợp thành viên, chỉnh sửa thiếu sót dựa vào góp ý thành viên để tạo hồn chỉnh Nhóm trưởng ... Hà Thuyết trình Đỗ Thu Hà Ví dụ minh họa+slide Nguyễn Ngọc Hà Trình tự ghi sổ kế tốn Nguyễn Thị Hà Thuyết trình Nguyễn Minh Hải Phương pháp sửa chữa sổ kế toán Nguyễn Thanh Hải Sổ kế toán Đánh... phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán năm phát sai sót máy vi tính ghi vào dịng cuối sổ kế tốn năm có sai sót - Sửa chữa sổ kế toán trường hợp ghi sổ máy vi tính thực theo phương pháp ghi bổ... ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời Các sổ tờ rời phải xếp theo thứ tự tài khoản kế toán phải đảm bảo an tồn, dễ tìm 2.2 Ghi sổ -Đơn vị kế toán ghi sổ tay máy vi tính - Căn vào chứng từ để ghi