MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐÓN TIẾP KHÁCH NƯỚC NGOÀI TRONG CÔNG TÁC LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI

Một số vấn đề tổ chức đón tiếp khách nước SỞ NGOẠI VỤ TỈNH QUẢNG NAM ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐÓN TIẾP KHÁCH NƯỚC NGOÀI TRONG CÔNG TÁC LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI Người thực đề tài: Nguyễn Thị Thùy Trang Trưởng phòng Lễ tân – Lãnh & Thông tin đối ngoại Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam Một số vấn đề tổ chức đón tiếp khách nước MỤC LỤC PHẦN I: GIỚI THIỆU Khái niệm 1.1 Khái niệm Lễ tân ngoại giao 1.2 Khái niệm Lễ tân đối ngoại Đối tượng phục vụ Vai trò Nhiệm vụ địa phương PHẦN II MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG VIỆC TỔ CHỨC ĐÓN TIẾP KHÁCH NƯỚC NGOÀI I Lập kế hoạch đón tiếp Phương châm đón tiếp Lập kế hoạch 1.1 Xác minh khẳng định thông tin đoàn khách 1.2 Lập kế hoạch II Một số nối dung công tác chuẩn bị đón tiếp cần ý Phòng tiếp khách Khách sạn Các buổi ăn uống Tặng hoa Tặng quà 5.1 Nguyên tắc tặng quà 5.2 Ý nghĩa việc tặng quà 5.3 Cách thức tặng quà Phân biệt quà tặng quà lưu niệm III Tổng kết, rút kinh nghiệm PHẦN III MỘT SỐ NGUYÊN TẮC LỄ TÂN CẦN LƯU Ý Ngôi thứ Bố trí chỗ ngồi 2.1 Bố trí thứ tự ưu tiên Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam Một số vấn đề tổ chức đón tiếp khách nước 2.2 Vị trí ưu tiên xe ô tô 2.3 Vị trí danh dự ký kết văn 2.4 Vị trí phiên dịch 2.5 Ngôi thứ xã giao Trang trí cờ Tổ chức tiệc chiêu đãi 4.1 Ý nghĩa 4.2 Các loại tiệc 4.3 Một số cách xếp tiệc ngồi 4.4 Một số công tác chuẩn bị a Giấy mời tiệc b Chuẩn bị thực đơn c Chuẩn bị đồ uống d Trang trí bàn tiệc e In thực đơn PHẦN IV MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ ỨNG XỬ TRONG LỄ TÂN NGOẠI GIAO Cách trao nhận danh thiếp Bắt tay 2.1 Các yêu cầu đặt bắt tay 2.2 Các trường hợp nên bắt tay 2.3 Điều tối kỵ bắt tay Giới thiệu tự giới thiệu 3.1 Giới thiệu ngắn gọn 3.2 Thứ bậc giới thiệu Cách sử dụng dụng cụ ăn uống bàn tiệc 4.1 Dụng cụ ăn thứ tự 4.2 Cách cầm dao nĩa 4.3 Giao tiếp chiêu đãi Một số điều cần lưu ý tiếp xúc với khách nước Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam Một số vấn đề tổ chức đón tiếp khách nước Trang phục 6.1 Thông điệp trang phục 6.2 Chỉ dẫn trang phục 6.3 Các loại trang phục thông thường Một số nguyên tắc giao tiếp qua điện thoại PHẦN V MỘT SỐ LỖI THƯỜNG MẮC PHẢI TRONG CÔNG TÁC ĐÓN TIẾP KHÁCH NƯỚC NGOÀI PHỤ LỤC: MỘT SỐ BIỂU MẪU LIÊN QUAN Bảng phân chia hạng mức khách Chi tiêu đón tiếp khách Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam Một số vấn đề tổ chức đón tiếp khách nước PHẦN I GIỚI THIỆU Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam Một số vấn đề tổ chức đón tiếp khách nước Khái niệm 1.1 Lễ tân ngoại giao Được hình thành từ kỷ xa xưa, Lễ tân ngoại giao không ngừng tiến triển với phát triển xã hội loài người phát triển mối quan hệ quốc gia Lễ tân Ngoại giao xuất phát từ đường lối sách đối ngoại quốc gia nhằm thể phục vụ đường lối sách đối ngoại Lễ tân ngoại giao không coi nội dung chủ yếu hoạt động đối ngoại lại công việc cần thiết để tạo điều kiện cho hoạt động ngoại giao tiến hành thuận lợi Nó công cụ trị họat động đối ngoại Nhà nước, phương tiện thực cụ thể hóa nguyên tắc luật pháp quốc tế Nguyên tắc tôn trọng chủ quyền quốc gia thể rõ từ việc xếp chỗ ngồi hội nghị quốc tế đến nghi lễ việc đón tiếp cách treo quốc kỳ, cử hành quốc thiều, buổi tiệc chiêu đãi thân mật … Lễ tân ngoại giao thể trọng thị mối giao hảo quốc gia Sự thiếu sót công tác Lễ tân ngoại giao bị coi khinh miệt, nhục mạ người đại diện quốc gia, làm thể diện quốc gia Trong lịch sử ngoại giao tìm thấy nhiều chuyện rắc rối thái độ coi thường nghi thức lễ tân, tự ý bỏ số tập quán lễ tân quốc tế thừa nhận Lễ tân ngoại giao: vận dụng tổng hợp nguyên tắc qui định luật pháp quốc tế, phù hợp luật pháp quốc gia nước hữu quan, đồng thời phù hợp truyền thống tập quán lịch thiệp quốc tế, đặc điểm văn hóa, tôn giáo dân tộc Có thói quen hình thành từ lâu, trở thành nề nếp sinh hoạt giao tiếp quốc tế mà ngày lễ tân lễ tân ngoại giao bắt buộc phải tuân thủ, qui dịnh điểu ước quốc tế 1.2 Lễ tân đối ngoại: Lễ tân ngoại giao lễ tân đối ngoại giống tính chất, vai trò nguyên tắc ứng xử, khác cách vận dụng cho phù hợp, tức linh động cách thể thiết phải chặt chẽ nguyên tắc Đối tượng phục vụ Đối tượng phục vụ lễ tân ngoại giao hẹp lễ tân đối ngoại Lễ tân ngoại giao có quan hệ chủ yếu với vị đứng dầu nhà nước phủ, ngoại giao, đại sứ quán viên chức ngoại giao… Lễ tân đối ngoại có quan hệ với địa phương quốc tế, tổ chức phi phủ nước ngoài, quan đại diện kinh tế, thương mại, văn hóa, xã hội, từ thiện nước ngoài, hàng triệu du khách nước thuộc đủ loại cộng đồng dân tộc, tôn giáo, nghề nghiệp Vai trò - Là phận cấu thành ngoại giao, lễ tân ngoại giao công cụ quan trọng hoạt động đối ngoại nói chung ngoại giao nói riêng Tất tham gia hoạt động đối ngoại, từ vị lãnh đạo cấp cao trung ương đến công chức địa phương phải thông qua thực số biện pháp lễ tân Các Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam Một số vấn đề tổ chức đón tiếp khách nước biện pháp lễ tân vận dụng sao, cấp độ tuỳ thuộc vào trạng thái quan hệ bên hữu quan - Là mảng tranh toàn cảnh văn hoá dân tộc, lễ tân ngoại giao giới thiệu chuyển tải đặc trưng văn hoá dân tộc với giới - Là phương tiện thực cụ thể hoá nguyên tắc luật pháp quốc tế sau đây: + Nguyên tắc tôn trọng lẫn nhau; + Nguyên tắc bình đẳng, không phân biệt đối xử; + Nguyên tắc có có lại; + Nguyên tắc kết hợp luật pháp quốc tế với qui định quốc gia truyền thống dân tộc Bốn nguyên tắc nêu phải quán triệt từ chọn lựa định đến triển khai biện pháp lễ tân cho chủ quyền quốc gia tham dự tôn trọng, để quốc gia hay người đại diện quốc gia đối xử bình đẳng không bị phân biệt đối xử hoạt động quốc tế Nhiệm vụ địa phương Công tác lễ tân địa phương nhằm giúp cấp uỷ, uỷ ban ban ngành thực công việc lễ tân có nhân tố đối ngoại như: - Tổ chức công việc Lễ tân đón đoàn nước ngoài, tổ chức hội đàm, mitting, chiêu đãi, tiếp xúc, hội nghị tỉnh nước… - Công việc hiếu hỉ với nước ngoài; bao gồm hoạt động chúc mừng, thăm hỏi, chia buồn tới nước, tới Đại sứ quán, Tổng lãnh sự, quan đại diện ngoại giao nước ta - Quản lý quan nước đóng địa phương đăng ký, cấp phát giấy tờ, đáp ứng nhu cầu giúp họ giải công việc hành chính, hiếu hỷ, tổ chức lễ tiết quan trọng địa phương - Có trách nhiệm liên hệ chặt chẽ với Vụ Lễ tân, Ban Đối ngoại Trung ương, Ủy Ban Đối ngoại Quốc hội có vụ việc phát sinh địa phương Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam Một số vấn đề tổ chức đón tiếp khách nước PHẦN II MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG VIỆC TỔ CHỨC ĐÓN TIẾP KHÁCH NƯỚC NGOÀI Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam Một số vấn đề tổ chức đón tiếp khách nước I Lập kế hoạch đón tiếp Phương châm đón tiếp - Lịch thiệp, trọng thị, chu đáo cởi mở; - Trung thực, thẳng thắn; - Tạo lòng tin, giữ lời hứa; - Đảm bảo thời gian chương trình làm việc; - Đảm bảo an toàn tuyệt đối Lập kế hoạch 2.1 Xác minh khẳng định thông tin đoàn khách trước lập kế hoạch TT Nội dung Ghi Chức vụ Trưởng đoàn Quyết định hạng mức đón tiếp khách, công tác an ninh, bảo vệ, dẫn đường, Phu nhân phu quân Mục đích, tính chất, yêu cầu chuyến công tác Danh sách đoàn Quan trọng nhất, định đến khâu liên quan thành phần mời làm việc, bố trí ăn ở, chương trình, Số lượng đại biểu Cần dự kiến phát sinh Giới tính Cần thiết để xác định đối tượng tặng hoa, quà, bố trí khách sạn, chương trình shopping, Thời gian đến, Chương trình làm việc, thăm quan Địa điểm đến, (sân bay, nhà ga, Để xác định kế hoạch đón, tiễn đường bộ, từ tỉnh nào, ) phù hợp 10 Phương tiện Đoàn tự bố trí hay địa phương hỗ trợ, xe, loại xe 11 Lịch sử mối quan hệ tỉnh đoàn, Có trường hợp số đoàn người chủ trì tiếp trưởng có chức vụ thấp (theo quy định đoàn hạng mức) lại có vai trò ảnh hưởng lớn đến số nội dung công việc định có mối quan hệ thân tình với lãnh đạo tỉnh nên tổ chức đón tiếp trọng thị theo đạo 12 Khách đến lần hay nhiều lần Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam Một số vấn đề tổ chức đón tiếp khách nước 13 17 Có tổ chức ký kết biên thỏa thuận hay biên buổi làm việc hay không? Có ký kết dự án hay không? Nếu có ký? Dự thảo biên bản, Đầu mối liên lạc đoàn Những nét đáng ý tình hình sức khỏe, sở thích ăn uống, ăn kiêng, Tập quán, văn hóa ứng xử khách Phiên dịch 18 Nội dung buổi làm việc 14 15 16 Lễ tân, an ninh đoàn Ngôn ngữ thức đoàn, đoàn có phiên dịch tháp tùng không? 1.2 Lập kế hoạch: gồm nội dung chủ yếu sau TT Nội dung Mục đích chuyến thăm, làm việc Ghi Chào xã giao hay làm việc, hội đàm, ký kết Chú trọng nguyên tắc đối đẳng Yêu cầu đón tiếp, hạng mức đón tiếp Chương trình hoạt động đoàn, ghi cụ thể chương trình đoàn, chi tiết tốt: Đón, tiễn khách sân bay, nhà ga, địa Bố trí đón, tiễn, có tặng hoa giới hành tỉnh điểm đón không? Ai đón, tặng hoa Đón khách trụ sở quan, khách Có bố trí tiếp xã giao hay sạn, không? Tặng hoa, tặng? Địa điểm đón đoàn? Có phát biểu chào mừng không? Có bố trí khăn lạnh, hoa quả, nước uống không? Phương tiện đón, có bố trí xe cảnh sát Chú ý đoàn đông dẫn đường hay không đoàn quan trọng cần bố trí xe riêng chở hành lý Địa điểm khách sạn lưu trú Loại phòng, hạng phòng tùy thuộc mức giá Các bữa ăn, chiêu đãi Ai chủ trì tiếp, thành phần dự tiếp, phương án vệ sinh an toàn thực phẩm, có bố trí văn nghệ không, (nội dung nêu kỹ phần tổ chức tiệc chiêu đãi) Các buổi làm việc, biên ký kết Ai chủ trì tiếp, thành phần dự tiếp, chuẩn bị nội dung, Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam 10 Một số vấn đề tổ chức đón tiếp khách nước Để làm cho việc giới thiệu nhanh nhiều người cần giới thiệu xếp hàng đợi, quên không nhớ tên người cần nêu chức danh được: “Thưa ngài thị trưởng xin giới thiệu với ngài ông giám đốc…” hoặc: “Thưa ngài thị trưởng: ông giám đốc…” cho trực tiếp ta nói kèm theo cử bàn tay: “Ông giám đốc…” Việc nêu thêm họ tên cách làm tốt nhất, người nhạy cảm với cách xưng hô Trong họp có số lượng người, ta tiếp nhà, giá làm Điều đó, làm khách thoải mái mà chủ nhà hoàn thành việc giới thiệu Tuy nhiên, phải lựa chọn nêu chức danh tên, nêu chức danh tốt hơn, đặc biệt hoạt động thức hoạt động làm ăn Nhưng khách mời chức vụ họ giữ xã hội nghề nghiệp họ, nêu chức danh giới thiệu đủ 3.2 Thứ bậc giới thiệu Theo thói quen thông dụng người quan trọng phải giới thiệu với người quan trọng hơn: cấp với câp trên, người trẻ với người già hơn, người sở với khách tới thăm, bạn bè thân thiết với người thân người tới với người tới trước Những nguyên tắc đan chéo nhau, phải áp dụng tuỳ theo hoàn cảnh Theo phép lịch nên giới thiệu nam giới với phụ nữ, ngoại trừ sách, quốc trưởng hay thủ tướng, chức sắc tôn giáo, trưởng, đại sứ, chí khách danh dự hoạt động mà ta tham gia: “Thưa ngài thủ tướng, giới thiệu với ngài bà Elizabeth Matthieu” giả “Bà giám đốc…” Cách sử dụng dụng cụ ăn uống bàn tiệc 4.1 Dụng cụ ăn thứ tự Việc sử dụng dụng cụ ăn thường gây lúng túng cho người dự tiệc ăn theo kiểu Âu Đây điều dễ hiểu văn hoá dân tộc khác người Việt Nam việc dùng đũa suốt bữa ăn, cho tất ăn trở thành quen thuộc Còn việc sử dụng dụng cụ ăn Âu hạn hữu Tuy nhiên, việc xếp sử dụng dụng cụ ăn đơn giản theo lô-gíc: bắt đầu xa đĩa ăn kết thúc với sát đĩa ăn Khác với đôi đũa Việt Nam - dụng cụ ăn uống đa dạng gắp, rẽ, dằm, xé, cơm; giúp nối dài tay cần thiết Trong đó, dụng cụ ăn người phương Tây chuyên dụng, thứ việc Dao ăn bên tay phải - điều xuất phát từ tục lệ dao bên mình, dù nhà hay – dao dụng cụ người du mục, dân lấy thịt Dao bên tay phải, đeo dao bên tay trái, động tác tự nhiên rút ra, đặt bên phải Nĩa xuất sau, chiếm chỗ lại bên tay trái Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam 34 Một số vấn đề tổ chức đón tiếp khách nước 4.2 Cách cầm dao nĩa Do dao xếp bên phải, nĩa bên trái nên người ta nghĩ tay trái cầm nĩa, tay phải cầm dao Thực cầm tay Tuy nhiên, xếp bàn tiệc, có cách cầm nĩa tay trái - kiểu Anh, tay phải - kiểu Pháp Cầm nĩa tay trái nĩa quay xuống Nếu cầm nĩa tay phải nĩa hướng lên - kiểu xúc thức ăn để đưa lên miệng người ta cầm nĩa tay phải để ăn thức ăn không cần phải cắt cá, trứng, đồ tráng miệng Do cầm nĩa tay phải cần thiết Khi không sử dụng dao, người ta đặt dao lên thành đĩa, lưỡi quay vào phía Khi kết thúc ăn, người ta đặt dao nĩa song song lòng đĩa Đây quy ước “tôi dùng xong ăn” tạo điều kiện thuận tiện cho người phục vụ Cũng dao, nĩa, ăn bánh mỳ, người ta dùng dao phét bơ, phía tay phải người ta đặt đĩa bơ dao phết bơ Phía tay trái - người ta đặt đĩa bánh mỳ Nước chấm (khi ăn nem) người ta đặt phía tay trái - cầm nĩa Đây điều người tổ chức bữa tiệc thực khách cần phải biết 4.3 Giao tiếp chiêu đãi Chiêu đãi dịp tốt để tất người tham dự trao đổi, chuyện trò Thất tẻ nhạt buồn chán người ngại ngùng, giữ ý cởi mở bữa ăn Lời khuyên người dự chiêu đãi giữ vẻ tự nhiên giao tiếp với người ngồi gần Cố gắng tham gia vào đối thoại người bàn tiệc Muốn nói chuyện ăn, nên gác dao nĩa lên mép đĩa lớn Tuyệt đối không cần nĩa dao tay điệu nói chuyện Vừa ăn vừa nói chuyện từ tốn Tránh nói chuyện với thức ăn miệng Giao tiếp nào, trao đổi gì? Có nhiều chuyện để nói, ví dụ như: Khi đến nơi chiêu đãi cần đến chào chủ nhà cảm ơn lời mời Khi vào bàn tiệc, nên đến bắt tay chào hỏi người ngồi cạnh trước mặt mình, tự giới thiệu để làm quen Trong bữa ăn nói chuyện thời tiết, khí hậu, sở thích, ăn… Cần tránh sa vào chuyện trị phức tạp vấn đề gây tranh cãi Trong trường hợp gặp vấn đề gây tranh cãi đừng tham gia tìm cách lái câu chuyện sang chủ đề khác Cũng không nên sa đà kể câu chuyện hài hước mà người nước không hiểu được, điều xảy khác biệt văn hóa, cách suy nghĩ quốc gia Cũng lúc đến, kết thúc tiệc, người mời cần đến chào, cảm ơn chủ nhà nói lời khen bữa ăn * Những điều cần biết mời dự chiêu đãi - Tìm hiểu chủ nhà ai, cấp nào, mục đích buổi chiêu đãi, thành phần dự tiệc…; - Có dự hay không dự tiệc (để chủ tiệc không bị động, lúng túng); - Có quy định trang phục cho buổi tiệc hay không; - Đến theo giấy mời (đặc biệt tiệc ngồi); - Tiệc ngồi thường có sơ đồ xếp bàn tiệc, trước vào phòng tiệc nên quan sát để nhận biết chỗ ngồi mình; Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam 35 Một số vấn đề tổ chức đón tiếp khách nước - Khi ngồi xuống ghế lấy khăn ăn trải hai đùi, không cài khăn lên cổ áo hay thắt lưng Chỉ dùng khăn ăn để chấm thức ăn miệng không dùng lau mặt; - Tư ngồi: thẳng lưng cúi đầu ăn, không để cùi tay lên bàn; - Khi bắt đầu ăn, chờ cho chủ khách lấy thức ăn lấy cho - Đừng ăn uống chủ khách phát biểu; - Ngồi cạnh phụ nữ nên mời nhường phụ nữ lấy thức ăn trước Không dùng dụng cụ ăn để lấy thức ăn mời người khác, không ép uống rượu ăn mà người khác có ý không thích - Lấy thức ăn vừa phải, ăn hết mời lấy tiếp Nên ăn thữ ít, không nên ăn NHIỀU QUÁ MỨC riêng - Trong ăn tránh nhai tóp tép; - Chuyển thức ăn sang bên phải Đừng lấy miếng thức ăn cuối đĩa Đừng yêu cầu phục vụ tiếp lần thứ cho ăn Nên ăn hết tất thứ có đĩa bạn - Muốn xỉa tăm phải dùng tay che miệng - Khi dự tiệc đứng, lấy thức ăn xong nên rời khỏi bàn, nhường chỗ cho người khác vào lấy thức ăn - Khi có việc cần phải sớm, nên gặp chủ nhà giải thích để thông cảm - Ngồi – nên ngồi gia chủ mời ngồi bạn hỏi “tôi ngồi không” - Nhiều gia đình cầu nguyện trước bữa ăn, bạn không theo đạo, yên lặng tôn trọng nghi lễ - Nếu bạn không ăn nào, cần chuyển sang cho người khác, gia chủ mời, trả lời "It looks good, but I think I won't have any thank you." - Cố gắng giữ bàn ăn khăn ăn Không vứt xương thứ khác lên bàn - Không nhổ Nếu bạn không nuốt thứ đó, dùng khăn ăn - Không ợ hơi, không húp sụp (súp, canh mỳ) - Khi thức ăn chuyển đến cho bạn, nhớ nói "Thank You." - Không với tay qua bàn để lấy thứ – rât bất lịch Hãy nhờ người gần đưa giúp Nếu bạn muốn không gần bạn, nói “Please pass the…” - Không dùng đũa để gắp thức ăn cho người khác Văn hóa nước phương Tây thường không thích người khác tiếp thức ăn cho mình, họ thường thích tự chọn thức ăn theo sở thích Nếu thực cần muốn tiếp thức ăn cho khách, cần yêu cầu phục vụ thực hiện, lấy dụng cụ gắp thức ăn để tiếp thức ăn * Cách dùng b a ti c Âu Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam 36 Một số vấn đề tổ chức đón tiếp khách nước - Khi ng i xu ng bàn ti c, b n c m kh n n tr i lên ùi ho c k p mí kh n vào d i a tr i lên ùi, không nên k p vào n t qu n ho c vào c áo - Không nên x n tay áo lên, ng i ng n, không ch ng khu u tay lên bàn hay n m l y a - Khi l y th c n nên l y cho ng i ng i c nh tr c - Nên l y v a th c n, không nên l y không thích r i b - Khi ph c v mang th c n ra, nên né sang m t bên - N u n bánh mì n mi ng b mi ng n y - N u n th t n t i âu c t t i ó N u l n ph i t cay, nên xin m t lý n c m gi i cay, không nên hít, hà, phun ho c o t i ch - Các n c n n a, dao c t c n c n th n không nên th c n v ng - Các tôm cua, sò, c có th c m tay n - a ng n ti p t c gát n a dao lên mép a ; n xong mu ng, n a chéo Một số điều cần ý tiếp xúc với người nước 5.1 Thái độ tiếp xúc với người nước cần chân thành, tự nhiên, không khách khí, nên tránh tùy tiện, xuề xòa để khách hiểu lầm ta coi thường họ Người khách nước tiếp xúc với ta lần đầu, để ý đến thái độ Nếu gây cảm tình tốt từ buổi đầu dễ dàng cho việc tiếp xúc sau Trái lại, để khách cảm thấy ta lạnh nhạt, dè dặt, kiểu cách lợi cho mối quan hệ ta khách, đồng thời gây ấn tượng không đẹp từ buổi đầu, làm cho khách khó chịu 5.2 Cần khiêm tốn, nên tránh xu hướng khiêm tốn giả tạo, tránh tự ti, trái lại cần tránh thái độ không tốt tự kiêu dân tộc, khoe khoang thành tích dân tộc Tuy nhiên, đối tượng khách khác nhau, ta cần phải giữ vị đại diện địa phương mình, đất nước mình, biểu luồn cúi, sợ sệt Đối với người nước nhỏ, cần ý: không nên làm gì, nói gì, thái độ để khách cảm thấy ta không coi trọng nước nhỏ 5.3 Không phê phán, trích chế độ trị xã hội, luật lệ, phong tục, tập quán, tôn giáo khách tuyệt đối không nhận xét, trích người lãnh đạo nước họ Cần tôn trọng điều thiêng liêng khách (quốc huy, quốc kỳ) Chúng ta cần nhận thức nước có luật lệ, phong tục tập quán hay, bên cạnh số phong tục tập quán dở Một nước dù văn minh đến có luật lệ, phong tục tập quán mà chưa cho hay, hợp, chí có luật lệ, phong tục lạc hậu, dã man (như chế độ phân biệt chủng tộc, đàn áp người khác màu da ) Bởi thái độ người giao thiệp khôn khéo nói điều hay, biểu dương ưu điểm có thật họ tránh không nói đến điều dở Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam 37 Một số vấn đề tổ chức đón tiếp khách nước 5.4 Trong tiếp xúc với khách không nên đưa vấn đề trị, thời gay cấn nên tránh tranh luận gay gắt Nếu khách chủ động nêu vấn đề gay cấn ta nên tìm cách lái sang chuyện khác 5.5 Trong lúc vui chuyện với khách nên cân nhắc kỹ không nên làm lộ điều bí mật Song cần tránh thái độ dè dặt làm cho khách không dám chuyện trò cởi mở 5.6 Cần giứ lời hứa, cần cân nhắc kỹ đề xuất khách Trường hợp hứa, lý mà không đáp ứng cần nói lại cho khách biết để thông cảm, ta không nên lờ mà không nói lại lý không làm 5.7 Cần giữ cương vị, xã hội có trật tự định Giao thiệp giữ cương vị cần thiết, không khách hiểu lầm cho ta coi thường họ Nhưng ta cấp cao khách cần cân nhắc Cần phân biệt ta đứng cương vị chiêu đãi khách, tiếp khách đến thăm có khác với ta đứng cương vị phụ trách đàm phán, thảo luận công việc Khi tiếp khách, ta tiếp tất người, cương vị khác nhau, thảo luận công việc, đàm phán cần giữ cương vị tương đương cao chút so với khách Trong gặp gỡ chiêu đãi, thường thường người cấp thấp không nên chủ động tìm gặp làm quen với người cấp cao 5.8 Cần biết tên chức vụ khách để tiện xưng hô Gặp lại khách lần thứ hai cần biết tên chức vụ nghề nghiệp khách Người khách đứng mặt tâm lý có cảm tình ta gọi tên họ 5.9 Nếu mời cơm cần nghiên cứu kỹ thực đơn cho phù hợp với vị khách Tránh làm ăn mà khách kiêng kỵ không ăn lý tôn giáo, sức khỏe 5.10 Cần tôn trọng tập quán sinh họat khách Quan hệ nam, nữ người Châu Âu họ tự nhiên khác với người Châu Á (hôn tay, hôn trán, hôn má ) 5.11 Người Châu âu nước công nghiệp phát triển thường có thói quen giữ giấc Ta nên học tập thói quen làm việc giờ, họp hành chiêu đãi Hẹn đến hẹn, lý đột xuất đến chậm cần điện thoại xin lỗi chậm trễ 5.12 Trước vào nhà cần phải gõ cửa, đợi người phòng trả lời cho phép mở cửa vào, vào hay khỏi phòng nhớ đóng cửa lại Xin lỗi, cảm ơn từ luôn cửa miệng, làm điều phiền tóai đến người khác cần xin lỗi, người ta giúp việc nhỏ cần phải cảm ơn Ở nơi công cộng đông người không nên nói to Nếu nghiện thuốc nên tìm nơi cho phép hút thuốc Nếu ngồi cạnh phụ nữ, muốn hút thuốc cần hỏi ý kiến trước hút 5.13 Về mùa đông đường thường đội mũ, mặc áo choàng chống rét vào nhà nên bỏ mũ, cởi áo 5.14 Trong lúc ăn không nên xỉa răng, có xỉa nên dùng tay che miệng Sau bữa ăn không nên ngậm tăm Uống nước sau bữa ăn không Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam 38 Một số vấn đề tổ chức đón tiếp khách nước nên xúc miệng gây thành tiếng (òng ọc) nên tránh xúc nhổ gần chỗ ngồi 5.15 Khi nói chuyện với phụ nữ không nên hỏi tuổi, không nên hỏi chuyện riêng gia đình, chồng Phụ nữ Châu Âu không thích khen béo Nếu phụ nữ cần thể quan tâm lúc lên xe, xuống xe Khi vào nhà giúp đỡ cởi áo choàng, giúp mặc áo choàng hay xách đỡ đồ vật nặng lên xuống xe 6.Trang phục 6.1 Thông điệp trang phục - Đối với người ta gặp lần đầu hay người khác nước mà ta có dịp giao tiếp, trước tiên họ đánh giá qua dáng vẻ bề ngoài, cần phải tạo cho họ ấn tượng tốt thân - Ăn mặc thích hợp biết cách cư xử nên phải tính đến tập quán môi trường xã hội nghề nghiệp, phải tính đến cương vị tuổi tác cá nhân hoàn cảnh cụ thể 6.2 Chỉ dẫn trang phục - Đối với hoạt động thức cần thống trước trang phục thích hợp ghi rõ giấy mời - Đối với nam giới trang phục phổ biến com lê Bộ smoking hay đuôi tôm thường dùng kiện đặc biệt quan trọng - Đối với nữ giới váy ngắn trang phục phù hợp Ngoài mặc váy dài hay váy lửng - Nếu đến nơi lạ, nên tham khảo quan phục trách lế tân nơi để có trang phục phù hợp 6.3 Các loại trang phục thông thường a Thường phục: - Đây trang phục thông dụng hầu hết họat động Với nam giới, comple veston áo vest sẫm màu, màu xanh, ghi sẫm đen, kèm áo sơmi trắng màu sáng cà vạt, mặc thêm áo gilê Ngọai trừ trường hợp nghi lễ thức, trước 18 giờ, ta chọn màu khác, miễn màu sẫm Một trang phục sáng màu thực dùng vào mùa hè luôn trước 18 giờ, không dùng tiệc chiều Màu trắng dành cho tiệc có tính chất dân dã Đối với phụ nữ, lụa chọn “váy mặc buổi chiều” vest nữ cho họat động trước 18 Đối với họat động sau 18 tiệc buổi chiều, mặc váy áo sơmi, áo dài cộc tay hay áo vest nữ b Bộ trang phục vest đen ngắn: gọi trang phục thăm “tenue de visite” áo vest thụng đen “chancery jacket” bao gồm áo vest đen, quần có kẻ sọc càvạt đen xám Trang phục mang lễ nghi trang trọng, ví dụ lễ tưởng niệm liệt sĩ Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam 39 Một số vấn đề tổ chức đón tiếp khách nước c Bộ trang phục smoking hay “càvạt đen”: trang phục sử dụng nhiều nhằm làm tăng tầm vóc họat động tối Người ta không mặc vào buổi chiều trước 17 không mặc vào tiệc chiều Áo vest, màu đen màu xanh sẫm có ve áo lụa màu, đơn đan chéo Nếu ve đơn kèm thêm áo gilê đen Cổ thắt nơ đen xanh sẫm, tuyệt đối không mang nơ trắng màu sặc sỡ khác “ Smoking” từ tiếng Pháp, từ tương ứng tiếng Anh “black tie” “Tuxedo” d Lễ phục: Trang phục có hai lọai: mặc ban ngày, trước 18 mặc buổi tối, sau 18 + Trước 18 giờ: trang phục nghi lễ: Bộ trang phục mặc ban ngày gọi trang phục nghi lễ, áo khóac áo vest buổi sáng, tiếng Anh gọi “cut away” “morning coat” Áo vest, màu xám đen, thân sau để dài trùm hông, quần kẻ sọc xám trắng Các bà mặc váy ngắn, kèm găng tay, mũ áo khóac ngòai trời lạnh vào mùa lạnh + Sau 18 giờ: Trang phục “cà vạt trắng”: Được mặc vào buổi tối, quần áo có tên gọi: “cà vạt trắng” “trang phục hội”, “trang phục vũ hội”, “trang phục nghi lễ” lễ nghi tiến hành sau 18 Áo cắt giống trang phục buổi sáng: phía sau áo để dài không trùm hông Áo quần thiết phải có màu đen, cà vạt gilê màu trắng Với bà, trang phục váy dài, bổ sung thêm găng tay ngắn tay áo dài găng tay dài trùm lên tới tận khủyu tay tay áo ngắn Đây trang phục dự nghi lễ buổi tối, bữa ăn tối quan trọng hội Nước ta có quy định Thủ tướng Chính phủ trang phục công chức công sở hoạt động thức Cán nước thực quy định này, theo đó, nam giới mặc comple, nữ giới mặc quần áo dài dân tộc hoạt động thức - Chiếc áo dài dân tộc: với kiểu cách may thêu hợp thời trang, mạnh người phụ nữ Việt Nam, vừa đậm đà sắc dân tộc, vừa tăng vẻ duyên dáng cho nữ giới, nhiều người nước trầm trồ khen ngợi Trong hoạt động nhiều mang tính chất lễ tân thức, chị nên mặc áo dài Tất nhiên chị mặc đồ âu chị thấy hợp yêu thích Đối với hoạt động không thức mặc tự do, thoải mái hơn, miễn sẽ, lịch thiệp phù hợp với hoàn cảnh hoạt động, với màu da, thân hình độ tuổi người Nhưng xin lưu ý hoạt động đối ngoại, “ăn mặc thoải mái” nghĩa mặc Sự thoải mái đối ngoại có giới hạn phải dư luận quốc tế nước chấp nhận Căn vào tính chất tầm quan trọng hoạt động, vào thời tiết mùa thời gian tổ chức để chọn trang phục Ví dụ mời dự chiêu đãi vào buổi trưa mùa hè nên chọn trang phục mỏng, sáng màu; chiêu đãi vào buổi tối mùa đông chọn đồ dày sẫm màu Một số nguyên tắc giao tiếp qua điện thoại - Cần sử dụng từ ngữ lịch phát âm chuẩn, tránh nói lớn quát to Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam 40 Một số vấn đề tổ chức đón tiếp khách nước - Giọng nói chân thành: Giọng nói yếu tố quan trọng, sử dụng từ ngữ lịch giọng nói cáu bẳn chanh chua không tạo thiện cảm với hết Giọng nói cần thể bạn quan tâm đến nội dung điện thoại - Không lệnh: Không nên nói theo kiểu yêu cầu lệnh cho làm - Cư xử chuyên nghiệp khéo léo: Tuyệt đối không sử dụng từ ngữ mang nghĩa tiêu cực có ý phán xét Tùy đối tượng khách gọi đến tùy tình cụ thể mà có cách ứng xử linh hoạt phù hợp - Kiềm chế cảm xúc: Hãy nhớ bạn đại diện quan, tiếp xúc với ai, bạn không mang tư cách cá nhân, nên biết kiềm chế cảm xúc, không nên tỏ bực bội, phàn nàn hay kiểm soát - Nói rõ ràng ngắn gọn: Không để giúp cho đối tác bạn dễ hiểu, mà thể chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian tiền bạc Nên chuẩn bị sẵn đầu, viết giấy nội dung cần trao đổi trước nhấc điện thoại lên gọi Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam 41 Một số vấn đề tổ chức đón tiếp khách nước PHẦN V MỘT SỐ LỖI THƯỜNG MẮC PHẢI TRONG CÔNG TÁC ĐÓN TIẾP KHÁCH NƯỚC NGOÀI Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam 42 Một số vấn đề tổ chức đón tiếp khách nước Với lễ tân chuyên nghiệp, việc diễn cách suôn sẻ dễ dàng, vậy, mặc cho nỗ lực kế hoạch tỷ mỉ nhiều người, cố lễ tân không mong đợi xảy Lỗi ứng xử Việc không nắm rõ phong tục, tập quán ứng xử nguyên nhân lớn việc phạm phải lỗi Một người nắm bắt hết tất thứ, đặc biệt văn hóa, chuẩn bị đón tiếp đoàn ào, làm việc với ai, ta cần chủ động nghiên cứu văn hóa quốc gia, dân tộc Ví dụ: Đệ Phu nhân Michelle Obama ôm lấy Nữ hoàng Anh chuyến thăm ngoại giao Việc chạm vào Nữ hoàng Anh cho hành động xâm phạm nghiêm trọng nghi thức hoàng gia, dù người Phu nhân tổng thống Mỹ Hoặc việc phụ nữ bắt tay với đàn ông Hồi giáo có nơi coi sỉ nhục Lỗi tặng quà Tặng quà lĩnh vực nhạy cảm hay bị "khớp" lễ tân ngoại giao Nhiều nước giới có quy định khắt khe việc nhận quà tặng, có điều kiêng kị văn hóa, có tình phát sinh không thông báo trước việc tặng quà Chrish Young, Trưởng phận Lễ tân Mỹ nhớ lại gặp Thống đốc bang Georgia với vị đại sứ nước mà không đạt kết lên kế hoạch tặng quà kỹ lưỡng cho vị Đại sứ "nhưng kỳ lạ phía bên không chuẩn bị quà nào, chí không mang theo thứ người, mở túi áo vest lấy viết hay thú vị" để tặng lại Chrish Young cho "chúng ta nên thông báo trước cho nhân viên vị khách viếng thăm việc tặng quà quà tặng để bảo đảm không để xảy tình trạng bối rối nào" Theo N Krakora, tình trên, lời xin lỗi với chút mẹo nhỏ làm tình hình trở nên dễ dàng Krakora chứng kiến phía chủ nhà nhận quà từ đoàn khách viếng thăm lại không chuẩn bị để tặng lại họ Người chủ nhận quà từ khách nói "Xin chân thành cảm ơn Chúng ta tính đến điều phần chương trình quyên góp cho từ thiện" Lỗi xếp chỗ Các chuyên gia nghi thức lễ tân thừa nhận, việc xếp chỗ ngồi vấn đề phức tạp khác Người ta nhạy cảm với chỗ ngồi chỗ ngồi liên quan đến cấp bậc, địa vị họ Đôi vấn đề nảy sinh xếp chỗ người xếp chỗ lại không ngồi vị trí Trong tình vậy, cần chuẩn bị chỗ ngồi trước, mời khách theo thứ tự có dẫn chu đáo cho khách tham dự để tránh tình “chết đứng" đáng tiếc Các tên để bàn đóng vai trò quan trọng việc giúp hạn chế tình khó xử nêu trên, nhiên, đoàn khách đông đúc, Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam 43 Một số vấn đề tổ chức đón tiếp khách nước việc bố trí nhiều tên bàn lại tạo lộn xộn, nhốn nháo vị khách trước bắt đầu buổi tiệc Lỗi hiểu biết văn hóa Người Hồi giáo không hài lòng tặng tranh ảnh hay tượng phụ nữ bất bình mời ăn thịt lợn Người Ấn Độ giáo cảm thấy bị xúc phạm mời thức ăn có thịt bò Người Sikh giận mời hút thuốc kiêng thịt bò lại vui lòng mời uống rượu Người Nhật kiêng số (trên máy bay hãng Nippon Airlines số ghế này) không hài lòng tặng hoa sen – thứ hoa người Nhật để dùng lễ tang (cũng giống người Việt Nam không tặng hoa huệ) Một doanh nhân châu Âu bị hủy hợp đồng lớn với nước Trung Đông có động tác “ga-lăng” giơ tay đỡ quý bà Hồi giáo từ xe buýt xuống Hãng Honda Nhật không bán ôtô số nước Bắc Âu mang nhãn hiệu “Fitta” - theo tiếng nước nghĩa từ phận sinh dục Một hãng sản xuất nước chấm Anh sáu tháng liền không tiêu thụ sản phẩm Bắc Ấn Độ tên gọi sản phẩm (Bundh) theo tiếng địa phương có nghĩa hậu môn Sự nhanh trí, linh hoạt yếu tố quan trọng cán lễ tân ngoại giao, người việc xảy lúc Cách tốt không nên lẩn tránh sai sót, cần thể lịch sự, tôn trọng cách giải vấn đề mình, chân thật nhiệt tình hiếu khách đánh giá cao Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam 44 Một số vấn đề tổ chức đón tiếp khách nước PHỤ LỤC BẢNG CHIA HẠNG MỨC KHÁCH VÀ MỨC ĐỘ ĐÓN TIẾP Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam 45 Một số vấn đề tổ chức đón tiếp khách nước BẢNG PHÂN CHIA HẠNG MỨC KHÁCH (Tính theo Trưởng đoàn) Hạng đặc biệt Nguyên thủ Quốc gia; Phó Nguyên thủ Quốc gia; Người đứng đầu Chính phủ đồng thời Người đứng đầu Đảng cầm quyền có quan hệ thức với Đảng Cộng sản Việt Nam mang danh nghĩa Đoàn đại biểu Đảng – Nhà nước Đoàn đại biểu Đảng – Chính phủ; Chủ tịch Quốc hội; Chủ tịch Thượng Nghị viện; Chủ tịch Hạ Nghị viện; Chủ tịch Liên minh Nghị viện Thế giới; Chủ tịch Tổ chức liên Nghị viện nước Đông Nam Á Hạng A Phó Thủ tướng Chính phủ; Phó Chủ tịch Quốc hội chức vụ tương đương như: Phó Chủ tịch Thượng Nghị viện; Phó Chủ tịch Hạ Nghị viện; Chủ tịch Phó Chủ tịch Liên hiệp niên sinh viên giới; Chủ tịch Phó Chủ tịch Liên hiệp phụ nữ giới; Chủ tịch Ủy ban Bảo vệ Hòa bình giới; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Tổng Thư ký Liên hiệp công đoàn giới; Chủ tịch Phó Chủ tịch Liên đoàn Cựu chiến binh…; Người kế vị Vua người kế vị Nữ Hoàng; Tổng thư ký Liên hợp quốc; Bộ trưởng Bộ Ngoại giao Chủ tịch Tổng thư ký tổ chức liên Chính phủ (EU, EC, ASEAN, APEC)”; Chủ tịch Tổng thư ký tổ chức tài quốc tế (WB, IMF, ADB, MIB, MBES); Chủ tịch ủy ban hỗn hợp Hạng B Bộ trưởng; Thứ trưởng chức vụ tương đương như: Chủ tịch Tổng Công đoàn; Chủ tịch Trung ương Hội Liên hiệp niên; Chủ tịch Trung ương Hội Liên hiệp phụ nữ; Chủ tịch tổng thư ký Ủy ban Olympic giới; Chủ tịch Hội Cựu chiến binh nước… Khách Phó tổng thư ký tổ chức liên Chính phủ; cấp Phó Chủ tịch tổ chức tài quốc tế (WB, IMF, ADB, MIB, MBES) Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam Hạng C Khách từ cấp Vụ, Cục trở xuống chức vụ tương đương; phi công, hoa tiêu, đoàn nghệ thuật thể dục thể thao Khách Phó chủ tịch tổ chức; Phó Chủ tịch Ủy ban Olympic giới, Phó chủ tịch Tổng thư ký Hội đồng thể thao Châu Á Riêng đoàn nghệ thuật, thể dục thể thao ăn theo tiêu chuẩn loại B; hoa tiêu phi công ăn theo tiêu chuẩn loại A Đại sứ, Tổng Lãnh Khách QT khác Học viên quốc tế tham dự khóa học, tập huấn ngắn hạn Việt Nam tổ chức; khách mời quốc tế khác không thuộc đối tượng quy định khoản 1, 2, 3, Phụ lục nêu Đối với học viên quốc tế Việt Nam mời theo quy định Hiệp định song phương hai nước thực theo Hiệp định 46 Một số vấn đề tổ chức đón tiếp khách nước MỨC CHI TIÊU ĐÓN TIẾP (Đối với đoàn khách tỉnh đài thọ 100% kinh phí) TT Nội dung chi Hạng đặc biệt Tặng cho tất thành viên X Tặng hoa lúc đón, tiễn Thuê phòng chờ sân bay Bố trí xe ôtô Thuê chỗ Do Thủ trưởng định Hạng A Hạng B Trưởng Thành viên đoàn Tặng cho tất thành viên X Xe chỗ 5.500.000đ X Trưởng đoàn X X Phó đoàn Xe chỗ TV : 3người/xe Phó đoàn TV cấp Bộ trưởng : người xe Phó đoàn TV cấp thứ trưởng : người/xe Tùy tùng : xe nhiều chỗ Phó đoàn : 4.500.000đ 4.500.000đ TV : 3.500.000đ Thành viên Thành viên nữ X Hạng C Trưởng đoàn Tặng cho TĐ nữ ≤200.000đ/b ó Chi theo thực tế Phó đoàn TV cấp thứ trưởng : người/xe TV đoàn xe nhiều chỗ 2.800.000đ 1.700.000đ Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam Ghi Thành viên Phó đoàn Xe chỗ TV cấp thứ trưởng : người/xe TV đoàn xe nhiều chỗ 2.400.000đ Khách QT khác Chi theo thực tế 500.000đ Vượt : Thủ trưởng duyệt Bao gồm ăn sáng cho khách ĐB VN tiếp 47 Một số vấn đề tổ chức đón tiếp khách nước 10 Ăn hàng ngày bao gồm bữa trưa, tối, gồm thức uống Chiêu đãi Do thủ trưởng duyệt 700.000đ 500.000đ 350.000đ 270.000đ Do Thủ trưởng duyệt Do Thủ trưởng duyệt 700.000đ 500.000đ 350.000đ Không 70.000đ Không Tiếp xã giao 220.000đ 110.000đ (2 buổi làm việc/ngày) Dịch thuật Biên dịch Tiếng Anh EU qua tiếng Việt : 120.000đ/trang Tiếng Việt sang tiếng Anh EU : 150.000đ/trang Đối với thứ tiếng không phố biến, tăng tối đa không 30% so với mức giá Phiên dịch Dịch nói thông thường : 120.000đ/giờ/người, không giờ/ngày Dịch đuổi : 300.000đ/giờ/người, không giờ/ngày Trường hợp đặc biệt có mức giá cao Thủ trưởng định Văn hóa văn nghệ Tặng phẩm Thủ trưởng phê duyệt Thủ trưởng phê duyệt Xem biêu diễn lần 900.000đ 300.000đ Xem biêu diễn lần 600.000đ 300.000đ Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam Gồm VN, dịch ĐB phiên Trang 350 từ Xem biêu diễn lần 400.000đ khách tính 10% /mức ăn ngày (không nêu Thông tư, kế toán hướng dẫn) ĐB VN tính theo mức đoàn 250.000đ Không Nêu cán quan dịch, tính 50% định mức Chi theo thực tế Không 48 [...]... hiện nhiệm vụ trong thời gian đến hiệu quả hơn, tránh được những sai lầm hoặc va vấp nếu có Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam 16 Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài PHẦN III MỘT SỐ NGUYÊN TẮC LỄ TÂN CẦN LƯU Ý Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam 17 Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài 1 Ngôi... trí, Lập kế hoạch phân công cán bộ công chức sở tham gia thực hiện nhiệm vụ Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam 11 Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài Lập dự toán kinh phí đón tiếp, tạm ứng kinh phí, chuẩn bị công tác hậu cần, khánh tiết II Một số nội dung công tác chuẩn bị đón tiếp cần lưu ý 1 Phòng tiếp khách - Phòng tiếp khách phải thoáng khí,... in tiêu đề cơ quan đón tiếp, không nên đặt thực đơn cùng các vật trang trí khác trên bàn tiệc, thực đơn cần ghi tên sự kiện, ngày tháng và địa điểm mời tiệc Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam 28 Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài PHẦN IV MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ ỨNG XỬ TRONG LỄ TÂN NGOẠI GIAO Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ... LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam 31 Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài Trong môi trường làm việc, khi bắt tay thì thứ tự bắt tay chủ yếu dựa vào chức vụ, thân phận của đối phương Còn trong xã hội, khi vui chơi giải trí thì chủ yếu dựa vào tuổi tác, giới tính và việc họ đã hay chưa kết hôn để quyết định Khi đón tiếp đối tác đến thăm hỏi, thì hơi đặc biệt một chút: sau khi khách đã đến... Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam 15 Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài Công tác tổng kết là rất cần thiết và thiết thực Tổng kết cho chúng ta một cái nhìn tổng quan, có hệ thống về công việc đã làm, khối lượng và chất lượng, hiệu quả và ý nghĩa nhìn từ nhiều phía, rút ra được nguyên nhân thành công hay chưa thành công, thậm chí thất bại Và điều quan trọng.. .Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài Tham quan, giải trí Mời báo, đài Chuẩn bị bài phát biểu Trang trí: panô, băng rôn, cờ 4 Các nội dung khác Quà tặng Công tác an ninh Đề xuất phân công các ngành chức năng, địa phương phối hợp đón tiếp Ai tháp tùng thăm quan, có đón tại điểm thăm quan không, vị trí đón tại đâu, có phát biểu tại điểm đón không, tặng hoa, bố trí phòng tiếp, hướng... không quan trọng mà cách tổ chức, cách mời như thế nào mới quan trọng Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam 23 Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài 4.3 Một số cách sắp xếp tiệc ngồi * Hình chữ nhật - Khách không có phu nhân + Xếp khách ngồi trước mặt chủ tiệc + Xếp những người khác theo số thứ tự xen kẽ giữa chủ và khách - Khách có phu nhân + Xếp bà... tuỳ từng nước, có thể là một hoặc hai món Nếu hai món thì nên là một món chế biến từ thịt, 1 là hải sản Trong các bữa tiệc sang trọng, giữa hai món chính người ta thường phục vụ một cốc kem chanh nhỏ để tẩy mùi vị của món ăn trước Để quan tâm đến khách, ngoài Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam 26 Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài các vị khách chính,... đúng qui định về kích cỡ, tỷ lệ, và màu sắc Khi treo cờ nhiều Nguyễn Thị Thùy Trang - Trưởng phòng LT-LS&TTĐN, Sở Ngoại vụ tỉnh Quảng Nam 22 Một số vấn đề về tổ chức đón tiếp khách nước ngoài nước thì các cờ phải cùng một cỡ và treo bằng nhau, không được treo cờ nhiều nước trên cùng một cột cờ, cờ nọ trên cờ kia Treo cờ nhiều nước, chỗ trang trọng tính từ bên phải trở đi (tính từ bên trong nhìn ra)... thứ của một quốc gia, một đơn vị, tổ chức, căn cứ theo tầm quan trọng hay tiêu chí đề ra của quốc gia, đơn vị hay tổ chức đó Ngôi thứ trong cùng một đoàn của một nước do nước đó quyết định trên cơ sở văn bản quy định ngôi thứ của họ Vì vậy, nên có sự phối hợp với người chịu trách nhiệm lễ tân của các đoàn nước khách để lấy thông tin về thứ bậc của họ Trong một cuộc hội nghị, thứ tự sắp xếp trong phái