MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐÓN TIẾP KHÁCH NƯỚC NGOÀI TRONG CÔNG TÁC LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI

Khái niệm1.1 Lễ tân ngoại giao Được hình thành từ những thế kỷ xa xưa, Lễ tân ngoại giao không ngừng tiếntriển cùng với sự phát triển của xã hội loài người và sự phát triển của mối quan

SỞ NGOẠI VỤ TỈNH QUẢNG NAM

ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐÓN TIẾP KHÁCH NƯỚC NGOÀI TRONG

CÔNG TÁC LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI

Người thực hiện đề tài: Nguyễn Thị Thùy Trang Trưởng phòng Lễ tân – Lãnh sự & Thông tin đối ngoại

MỤC LỤC

PHẦN I: GIỚI THIỆU

1 Khái niệm

1.1 Khái niệm Lễ tân ngoại giao

1.2 Khái niệm Lễ tân đối ngoại

2 Đối tượng phục vụ

3 Vai trò

4 Nhiệm vụ tại địa phương

PHẦN II MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG VIỆC TỔ CHỨC ĐÓN

TIẾP KHÁCH NƯỚC NGOÀI

6 Phân biệt quà tặng và quà lưu niệm

III Tổng kết, rút kinh nghiệm

PHẦN III MỘT SỐ NGUYÊN TẮC LỄ TÂN CẦN LƯU Ý

1 Ngôi thứ

2 Bố trí chỗ ngồi

2.1 Bố trí thứ tự ưu tiên

2.2 Vị trí ưu tiên trên xe ô tô

2.3 Vị trí danh dự trong ký kết văn bản

2.1 Các yêu cầu đặt ra khi bắt tay

2.2 Các trường hợp nên bắt tay

2.3 Điều tối kỵ trong bắt tay

3 Giới thiệu và tự giới thiệu

3.1 Giới thiệu ngắn gọn

3.2 Thứ bậc trong giới thiệu

4 Cách sử dụng dụng cụ ăn uống trong bàn tiệc

4.1 Dụng cụ ăn và thứ tự

4.2 Cách cầm dao nĩa

4.3 Giao tiếp trong chiêu đãi

5 Một số điều cần lưu ý khi tiếp xúc với khách nước ngoài

6 Trang phục

6.1 Thông điệp của trang phục

6.2 Chỉ dẫn về trang phục

6.3 Các loại trang phục thông thường

7 Một số nguyên tắc giao tiếp qua điện thoại

PHẦN V MỘT SỐ LỖI THƯỜNG MẮC PHẢI TRONG CÔNG TÁCĐÓN TIẾP KHÁCH NƯỚC NGOÀI

PHỤ LỤC: MỘT SỐ BIỂU MẪU LIÊN QUAN

1 Bảng phân chia hạng mức khách

2 Chi tiêu đón tiếp khách

PHẦN I GIỚI THIỆU

1 Khái niệm

1.1 Lễ tân ngoại giao

Được hình thành từ những thế kỷ xa xưa, Lễ tân ngoại giao không ngừng tiếntriển cùng với sự phát triển của xã hội loài người và sự phát triển của mối quan hệgiữa các quốc gia Lễ tân Ngoại giao được xuất phát từ đường lối chính sách đốingoại của mỗi quốc gia nhằm thể hiện và phục vụ đường lối chính sách đối ngoại đó

Lễ tân ngoại giao tuy không được coi là nội dung chủ yếu của hoạt động đối ngoạinhưng lại là những công việc cần thiết để tạo điều kiện cho hoạt động ngoại giao tiếnhành thuận lợi Nó là công cụ chính trị của họat động đối ngoại của một Nhà nước, làphương tiện thực hiện và cụ thể hóa các nguyên tắc cơ bản của luật pháp quốc tế.Nguyên tắc tôn trọng chủ quyền quốc gia được thể hiện rõ từ việc sắp xếp chỗ ngồitrong các hội nghị quốc tế đến các nghi lễ trong việc đón tiếp như cách treo quốc kỳ,

cử hành quốc thiều, trong các buổi tiệc chiêu đãi thân mật …

Lễ tân ngoại giao còn thể hiện được sự trọng thị trong mối giao hảo giữa cácquốc gia Sự thiếu sót trong công tác Lễ tân ngoại giao bị coi như là một sự khinhmiệt, nhục mạ người đại diện quốc gia, làm mất thể diện quốc gia Trong lịch sửngoại giao có thể tìm thấy nhiều chuyện rắc rối chỉ vì thái độ coi thường đối với nghithức lễ tân, hoặc tự ý bỏ đi một số tập quán về lễ tân đã được quốc tế thừa nhận

Lễ tân ngoại giao: là sự vận dụng tổng hợp những nguyên tắc và qui định của luật pháp quốc tế, phù hợp luật pháp quốc gia của nước hữu quan, đồng thời phù hợp truyền thống và tập quán lịch thiệp quốc tế, cũng như đặc điểm văn hóa, tôn giáo của các dân tộc Có những thói quen hình thành từ lâu, trở thành nề nếp trong sinh hoạt và giao tiếp quốc tế mà ngày nay lễ tân lễ tân ngoại giao bắt buộc phải tuân thủ, mặc dù không có qui dịnh trong bất cứ điểu ước quốc tế nào.

1.2 Lễ tân đối ngoại: Lễ tân ngoại giao và lễ tân đối ngoại cơ bản giống nhau

về tính chất, vai trò và nguyên tắc ứng xử, chỉ khác nhau về cách vận dụng như thếnào cho phù hợp, tức là có thể linh động trong cách thể hiện nhưng nhất thiết phảichặt chẽ trong nguyên tắc

2 Đối tượng phục vụ

Đối tượng phục vụ của lễ tân ngoại giao hẹp hơn lễ tân đối ngoại Lễ tânngoại giao có quan hệ chủ yếu với các vị đứng dầu nhà nước và chính phủ, các bộngoại giao, các đại sứ quán và viên chức ngoại giao… Lễ tân đối ngoại có quan hệvới các địa phương quốc tế, các tổ chức phi chính phủ nước ngoài, cơ quan đại diệnkinh tế, thương mại, văn hóa, xã hội, từ thiện nước ngoài, hàng triệu du khách nướcngoài thuộc đủ loại cộng đồng các dân tộc, các tôn giáo, nghề nghiệp

3 Vai trò

- Là bộ phận cấu thành của ngoại giao, lễ tân ngoại giao là công cụ chínhquan trọng của hoạt động đối ngoại nói chung và ngoại giao nói riêng Tất cả những

ai tham gia hoạt động đối ngoại, từ vị lãnh đạo cấp cao ở trung ương đến các công

chức ở địa phương đều phải thông qua và thực hiện một số biện pháp lễ tân Các

biện pháp lễ tân được vận dụng ra sao, ở cấp độ nào tuỳ thuộc vào trạng thái quan hệ giữa các bên hữu quan.

- Là một mảng trong bức tranh toàn cảnh về văn hoá của một dân tộc, lễ tânngoại giao giới thiệu và chuyển tải những đặc trưng văn hoá của dân tộc với thếgiới

- Là phương tiện thực hiện và cụ thể hoá những nguyên tắc cơ bản của luậtpháp quốc tế sau đây:

+ Nguyên tắc tôn trọng lẫn nhau;

+ Nguyên tắc bình đẳng, không phân biệt đối xử;

+ Nguyên tắc có đi có lại;

+ Nguyên tắc kết hợp luật pháp quốc tế với qui định quốc gia và truyềnthống dân tộc

Bốn nguyên tắc nêu trên phải được quán triệt từ khi chọn lựa quyết địnhđến khi triển khai các biện pháp lễ tân sao cho chủ quyền của các quốc gia tham

dự được tôn trọng, để mỗi quốc gia hay người đại diện của quốc gia đó được đối

xử bình đẳng và không bị phân biệt đối xử trong mọi hoạt động quốc tế

4 Nhiệm vụ tại địa phương

Công tác lễ tân ở địa phương nhằm giúp cấp uỷ, uỷ ban và các ban ngànhthực hiện các công việc lễ tân có nhân tố đối ngoại như:

- Tổ chức các công việc Lễ tân như đón đoàn nước ngoài, tổ chức hộiđàm, mitting, chiêu đãi, các cuộc tiếp xúc, hội nghị giữa các tỉnh của các nước…

- Công việc hiếu hỉ với nước ngoài; bao gồm các hoạt động chúc mừng,thăm hỏi, chia buồn tới các nước, tới các Đại sứ quán, Tổng lãnh sự, các cơ quanđại diện ngoại giao ở nước ta

- Quản lý các cơ quan nước ngoài đóng ở địa phương về đăng ký, cấpphát giấy tờ, đáp ứng nhu cầu và giúp họ giải quyết những công việc hành chính,hiếu hỷ, tổ chức các lễ tiết quan trọng ở địa phương

- Có trách nhiệm liên hệ chặt chẽ với Vụ Lễ tân, Ban Đối ngoại Trungương, Ủy Ban Đối ngoại Quốc hội khi có những vụ việc phát sinh tại địaphương

PHẦN II MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG VIỆC TỔ CHỨC

ĐÓN TIẾP KHÁCH NƯỚC NGOÀI

I Lập kế hoạch đón tiếp

1 Phương châm đón tiếp

- Lịch thiệp, trọng thị, chu đáo và cởi mở;

- Trung thực, thẳng thắn;

- Tạo lòng tin, giữ lời hứa;

- Đảm bảo thời gian và chương trình làm việc;

- Đảm bảo an toàn tuyệt đối

2 Lập kế hoạch

2.1 Xác minh và khẳng định các thông tin về đoàn khách trước khi lập

kế hoạch

1. Chức vụ Trưởng đoàn Quyết định hạng mức đón tiếp

khách, công tác an ninh, bảo

vệ, dẫn đường,

2 Phu nhân hoặc phu quân

3 Mục đích, tính chất, yêu cầu chuyến

công tác

đến các khâu liên quan như thành phần mời làm việc, bố trí

ăn ở, chương trình,

tặng hoa, quà, bố trí khách sạn, chương trình shopping,

7 Thời gian đến, đi

8 Chương trình làm việc, thăm quan

9 Địa điểm đến, đi (sân bay, nhà ga,

đường bộ, từ tỉnh nào, )

Để xác định kế hoạch đón, tiễn phù hợp

hỗ trợ, bao nhiêu xe, loại xe nào

11 Lịch sử mối quan hệ giữa tỉnh và đoàn,

hoặc giữa người chủ trì tiếp và trưởng

đoàn

Có các trường hợp một số đoàn

có chức vụ thấp (theo quy định hạng mức) nhưng lại có vai trò

và ảnh hưởng lớn đến một số nội dung công việc nhất định hoặc có mối quan hệ thân tình với lãnh đạo tỉnh nên vẫn tổ chức đón tiếp trọng thị theo chỉđạo

12 Khách đến lần đầu tiên hay nhiều lần

13 Có tổ chức ký kết biên bản thỏa thuận

hay biên bản buổi làm việc hay không?

Có ký kết dự án hay không? Nếu có thì

ai ký? Dự thảo biên bản,

14 Đầu mối liên lạc của đoàn Lễ tân, an ninh của đoàn

15 Những nét đáng chú ý về tình hình sức

khỏe, sở thích ăn uống, ăn kiêng,

16 Tập quán, văn hóa ứng xử cơ bản của

khách

đoàn có phiên dịch tháp tùng không?

18 Nội dung buổi làm việc

1.2 Lập kế hoạch: gồm các nội dung chủ yếu sau đây

1. Mục đích chuyến thăm, làm việc Chào xã giao hay làm việc, hội

đàm, ký kết

2 Yêu cầu đón tiếp, hạng mức đón tiếp Chú trọng nguyên tắc đối đẳng

3 Chương trình hoạt động của đoàn, ghi

cụ thể chương trình của đoàn, càng chi

Đón khách tại trụ sở cơ quan, khách

sạn,

Có bố trí tiếp xã giao hay không? Tặng hoa, ai tặng? Địa điểm đón đoàn? Có phát biểu chào mừng không? Có bố trí khăn lạnh, hoa quả, nước uống không?

Phương tiện đón, có bố trí xe cảnh sát

dẫn đường hay không

Chú ý đối với các đoàn đông hoặc đoàn quan trọng cần bố trí

xe riêng chở hành lýĐịa điểm khách sạn lưu trú Loại phòng, hạng phòng tùy

thuộc mức giáCác bữa ăn, chiêu đãi Ai chủ trì tiếp, thành phần dự

tiếp, phương án vệ sinh an toàn thực phẩm, có bố trí văn nghệ không, (nội dung này sẽ được nêu kỹ tại phần tổ chức tiệc chiêu đãi)

Các buổi làm việc, biên bản ký kết Ai chủ trì tiếp, thành phần cùng

dự tiếp, ai chuẩn bị nội dung,

Tham quan, giải trí Ai tháp tùng thăm quan, có đón

tại điểm thăm quan không, vị tríđón tại đâu, có phát biểu tại điểm đón không, tặng hoa, bố trí phòng tiếp, hướng dẫn viên,

dù dự phòng, nước uống, xích

lô, phương án y tế, lộ trình cho phù hợp với thời gian, thời tiết, sức khỏe, sở thích, nhu cầu của đoàn

Bố trí tham gia các chương trình văn hóa, văn nghệ

thức hoặc thăm quan nhằm quảng bá, tuyên truyềnChuẩn bị bài phát biểu Chỉ phát biểu xã giao, thông

báo tình hình hay có đề xuất, thảo luận gì không? Đơn vị nào tham mưu, tổng hợp bài phát biểu, ai phát biểu, thời gian phátbiểu, chuyển bài phát biểu cho phiên dịch

Trang trí: panô, băng rôn, cờ Nội dung, hình thức, màu sắc,

kích thước, cỡ chữ, kiểu chữ, ngôn ngữ, quốc kỳ, phông nền,

4 Các nội dung khác

nào, đã từng tặng loại quà đó hay chưa, tặng lúc nào

Công tác an ninh Phối hợp với công an tỉnh xác

định có bố trí xe dẫn đường không, lộ trình, thời gian di chuyển, cán bộ tháp tùng, bảo

vệ, các thông tin liên quan đến công tác an ninh cần chú ý

Đề xuất phân công các ngành chức

năng, địa phương phối hợp đón tiếp

Căn cứ nội dung, chương trình hoạt động của từng đoàn cụ thể

để đề xuất phân công các địa phương, các cơ quan ban ngànhphối hợp chuẩn bị nội dung, bố trí làm việc, thăm quan, trang trí,

Lập kế hoạch phân công cán bộ công

chức sở tham gia thực hiện nhiệm vụ

Lập dự toán kinh phí đón tiếp, tạm ứng

kinh phí, chuẩn bị công tác hậu cần,

- Phòng tiếp khách nên để ghế kiểu salon; phòng hội đàm/làm việc thì nên

kê bàn kiểu hội đàm (chữ U) hoặc hội nghị có thể kê kiểu chữ U hoặc lớp học

- Trong phòng khách, bố trí để chủ và khách ngồi hướng ra phía cửa chính(khách ngồi bên tay phải chủ nhà) Trong phòng làm việc thì bố trí hai đoàn ngồiđối diện Trường hợp đông người có thể bố trí hàng ghế phía sau Trên bàn làmviệc, trước mặt mỗi người, nên có tên, giấy trắng, bút chì/bút bi, chai nước và cốc,tránh để người phục vụ vào phòng phục vụ trong khi hai đoàn đang phát biểu, haybàn thảo những vấn đề bí mật hoặc nhạy cảm

- Tùy vào cấp độ của khách và tính chất buổi làm việc mà xem xét có trang tríphông, khẩu hiệu, cờ, hay không

2 Khách sạn

- Tùy theo cấp độ của đoàn khách mà bố trí khách sạn cho phù hợp Tuynhiên, đối với những địa phương có điều kiện cơ sở vật chất còn hạn chế, có thể bốtrí nhà khách hoặc những khách sạn nhỏ, nhưng cần chú ý đến vệ sinh, máy nướcnóng lạnh, điều hòa, quạt, để phục vụ được những nhu cầu tối thiểu của khách

- Cần kiểm tra khách sạn trước khi đoàn đến Lưu ý tại khách sạn cần có địađiểm ăn điểm tâm, phòng tiếp điểm tâm riêng biệt

- Dịch vụ phòng thường là do khách tự thanh toán, điều này cần thông báotrước cho đoàn khách Tuy nhiên, đối với một số đoàn khách đặc biệt và với số tiềndịch vụ không nhiều, thì cơ quan đón tiếp sẽ thanh toán

3 Các buổi ăn uống

- Cần bố trí lãnh đạo tiếp khách tại các buổi ăn uống (trừ những đoàn đếntrong một thời gian dài, có bố trí cho đoàn ăn tự do) Ngoài lãnh đạo tỉnh, mời thêmcác cơ quan, địa phương liên quan cùng dự tiếp các buổi Tuy nhiên, cần tránh mờiquá đông hoặc quá ít so với số lượng khách

- Thực đơn các bữa ăn cần cố gắng tránh trùng lắp (món, hình thức chếbiến, ) Khi chọn thực đơn cần lưu ý:

+ Chọn món ăn phù hợp với tình hình địa phương, sở thích của khách, + Không nên trao toàn quyền cho nhà bếp chọn thực đơn, cũng không nên ápđặt thực đơn cho đầu bếp Nên tham khảo và ưu tiên chọn những món ăn là sởtrường của nhà hàng

+ Chọn những món ăn mà việc chuẩn bị và bảo quản dễ dàng

+ Không được coi bữa tiệc là cuộc thí nghiệm một nghệ thuật ăn uống,không chọn những món quá mới, lạ, ít người biết đến

+ Chọn những món ăn dễ sử dụng

+ Cần tôn trọng những điều cấm kỵ trong tôn giáo của khách

+ Dự trữ những món ăn kiêng dành cho những vị khách có chế độ ăn kiêngđặc biệt

+ Không nên phục vụ khách nước ngoài những món ăn dân tộc của họ Tuynhiên đôi khi có thể đưa vào thực đơn một món ăn phản ánh nền văn hóa dân tộccủa khách

4 Tặng hoa

- Trong giao tiếp quốc tế, có nhiều trường hợp cần tặng hoa hay tặng quànhằm mục đích thể hiện tình hữu nghị, tình cảm, sự ngưỡng mộ… trong những dịpđáng ghi nhớ

- Tặng hoa: Hoa phải tươi, không lòe loẹt, màu sắc thích hợp bối cảnh tặng,bao bì lịch sự Để tránh những lỗi dễ mắc phải như màu sắc không phù hợp, hoa quánặng mùi, có nhiều phấn gây dị ứng, cần ưu tiên chọn mua những bó hoa gồmnhiều loại hoa, nhiều màu, ít có mùi hương, ít có phấn hoa, Có thể tặng bó hoa to(nếu khách không mang hành lý, không di chuyển xa) hoặc tràng hoa (nếu khách cómang hành lý hoặc di chuyển xa – ví dụ như đón tại sân bay hoặc đón đi thăm quan).Nếu có phu nhân của trưởng đoàn cùng đi, nên tặng hoa cho cả hai người

5 Tặng quà

5.1 Nguyên tắc tặng quà

Điều 28 của Nghị định số 82/2001/NĐ-CP về nghi lễ Nhà nước và đón tiếpkhách nước ngoài quy định quà tặng như sau “Có tặng phẩm cho trưởng đoàn, phunhân (hoặc phu quân) các đoàn thăm chính thức, thăm làm việc, thăm cá nhân.Trong trường hợp đặc biệt, có tặng phẩm tặng đoàn viên chính thức và quan chứctuỳ tùng Tặng phẩm là do ta sản xuất và thể hiện bản sắc dân tộc”

5.2 Ý nghĩa của việc tặng quà

- Tặng qùa là một thông lệ trong tất cả các nền văn minh và ở mọi thời đại.Quà tặng là thông điệp cuối cùng mà khách sẽ mang về đất nước họ, ảnh hưởng rấtlớn đến sự thành công trong mọi hoạt động

- Thành công của việc tặng quà là phải có sự lựa chọn quà tặng phù hợp vớitừng đoàn khách, phải xác định được cách thức trao quà, thời điểm thuận lợi traoquà để người khách khi nhận quà tỏ thái độ trân trọng và hài lòng, không bỏ quênquà trong góc tủ hay vứt đi trên đường về

- Tặng quà không hẳn chỉ là vấn đề tuân theo những qui ước của phép lịch sự.Một hình ảnh có giá trị bằng cả ngàn lời nói, một đồ vật có giá trị không kém một bàidiễn văn Quà tặng và đồ lưu niệm là thông điệp cuối cùng mà khách mời sẽ mang

về Khi đã rời chủ nhà, chúng gợi lên kỷ niệm về một cuộc gặp gỡ mà dĩ nhiên họ

mong muốn có kết quả Tặng quà là một thông lệ trong tất cả các nền văn minh và ởmọi thời đại

+ Tặng qua đường lễ tân: đối với các đoàn khác hoặc các đoàn quan trọng cóquá nhiều thành viên Trong trường hợp này, chỉ tặng cho Trưởng đoàn tại buổi tiếpcòn quà của các thành viên khác sẽ được chuyển đến lễ tân khách sạn nơi đoàn ởhoặc chuyển cho 1 đại diện thành viên của đoàn sau buổi tiếp nhờ gửi đến các cánhân liên quan Nếu quà tặng đại trà thì chỉ cần bao gói cẩn thận và chuyển chokhách, nếu là quà tặng cho riêng từng đối tượng hoặc phân biệt nam, nữ thì cần đánhdấu vào quà tặng

- Cách thức tặng quà kín đáo nhất là gửi quà đến phòng khách sạn hoặc tại nơi

ở của khách, trước khi khách tới Khi đến, khách cũng gửi quà đến cho chủ nhà theocách thức như vậy Trong buổi tiếp kiến đầu tiên, cả khách và chủ cảm ơn lẫn nhaumột cách nhẹ nhàng hơn là phải tham gia vào một buổi lễ trao quà tận tay hình thứctrước một công chúng dù hẹp hay rộng Tặng quà vào đầu hơn là cuối chuyến thăm

vì cử chỉ đó là cho việc tặng có ý nghĩa Thực tế nếu việc tặng quà diễn ra vào cuốichuyến thăm, khi đã có những sự cố, và buổi lễ không được thuận buồm xuôi gió thìquà tặng khó có ý nghĩa Quà tặng sẽ làm cho người ta suy nghĩ rằng người tặngmuốn làm quên đi những phiên toái hoặc là để xin lỗi đối với những sai lầm trước

đó

- Có nhiều lý do để thực hiện cách trao quà trực tiếp, ngoài lý do đây là cáchđược cả chủ và khách ưa thích Người ta thường đặt tặng phẩm ở gần nơi dự định sẽdiễn ra cuộc gặp gỡ hoặc trong một phòng tiếp liền với phòng sẽ tổ chức bữa tiệc,bữa trưa hoặc bữa tối Đối với những cộng sự thân cận, tặng phẩm và đồ lưu niệm sẽđược mang đến khách sạn hoặc phòng làm việc của họ Cũng có thể chọn cách traotặng phẩm tận tay Được nhận quà tặng từ một nhân vật nổi tiếng trên thế giới, dù đó

là quà tặng khiêm tốn nhất, có ý nghĩa vô giá đối với người nhận Cũng có trườnghợp quà tặng phải được trao ở nơi công cộng, hoặc để bổ sung cho một chương trìnhquá ít nội dung hoặc cũng có thể do việc tặng quà là nội dung chính của sự kiện như:nhân dịp một người về hưu, để cảm ơn công lao, thành tích của người tình nguyện,hoặc để thay cho việc tặng huân chương Trong trường hợp này, bao giờ cũng phảibáo trước cho những người có liên quan, thông tin cho họ tối đa, đến mức cho họbiết món quà gì dành cho họ

- Tâm lý chung là khách đến thăm nơi nào cũng muốn có một món quà kỷniệm đặc trưng về nơi đó Vì vậy, quà tặng nên là những thứ nhẹ nhàng, giàu giá trị

kỷ niệm Tìm được những đồ vật giàu giá trị lưu niệm mà không nơi nào làm rađược để tặng thì càng quý Có nhiều nơi, giá trị quà tặng không cao, nhưng quà đượcbao gói rất lịch sự, sang trọng làm tăng gấp bội tính hấp dẫn đối với người nhận quà.Hiện này ở Việt Nam, các nơi bán hàng cũng có cách bao gói quà khá đẹp và hấpdẫn, chẳng kém gì nước ngoài.

- Quà trao tay thì không cần có danh thiếp người tặng Nếu gửi qua ngườikhác thì nên có phong bì đề tên người nhận, bên trong phong bì có danh thiếp ngườigửi Nếu quà trao tận tay thì nên mở bọc quà ngay trước mặt người tặng và nói mộtcâu xã giao đại loại: “Món quà quý và đẹp quá! Tôi rất thích Xin cảm ơn nhiều”.Trong trường hợp này, người nhận quà nên có quà trao lại Vì vậy, cần có thông tintrước về thời điểm và cách thức tặng quà

6 Phân biệt quà tặng và quà lưu niệm

Đồ lưu niệm làm gợi nhớ người hay cơ quan tặng và những sự kiện có liênquan Vì vậy, chúng luôn mang những đấu hiệu rõ ràng: bút viết, dây đeo chìa khóa,cặp sách hoặc cái chặn giấy, mang biểu tượng của một cơ quan; sách về địa phương,băng đĩa của dàn nhạc đụa phương, Để tỏ lòng cảm ơn, đồ lưu niệm được trao rộngrãi cho những người tham gia vào việc chuẩn bị cho chuyến thăm của khách hoặccho toàn bộ thành viên của một phái đoàn Thường thường đó là những sản phẩmđược sản xuất hàng loạt hay với giá vừa phải

Ngược lại, quà tặng mang tính độc nhất Quà tặng được dành riêng cho một cánhân đặc biệt cần được trọng thị một cách tương đối độc đáo, bằng việc tác động vàotình cảm riêng của họ Cũng có khi quà tặng cũng được trao cho các thành viên chủyếu cần tranh thủ nhưng phải lưu ý sao cho mỗi người nhận được một quà tặng cógiá trị tương đương nhưng không được giống hệt nhau Có giá trị lớn hơn so với quàlưu niệm, quà tặng cũng có thể được sản xuất với số lượng nhiều, chẳng hạn mộtcuốn sách nghệ thuật với số lượng xuất bản hạn chế, nhưng không phải là những sảnphẩm hàng lọat

Đồ lưu niệm thường được trao để tôn vinh một nghệ sĩ, một sản phẩm địaphương hoặc một nguồn tài nguyên thiên nhiên Vì thế, chúng hòan tòan khác so vớiquà tặng Thể hiện lòng tự hào về địa phương mình bằng cách lựa chọn một sảnphẩm địa phương có thể làm hài lòng những người đại lý hoặc đồng nghiệp củangười tặng, nhưng ngược lại có nguy cơ làm xa rời mục đích của việc tặng quà: tạo

sự gắn bó với khách hoặc chủ bằng một quà tặng làm họ cảm kích, biên pháp tốtnhất là bảo đảm làm họ hài lòng bằng những gì chúng ta biết có thể hấp dẫn họ hơnnữa và làm vừa lòng họ nhất

Đối với một cơ quan nhà nước, dù rằng giải pháp lý tưởng đối với quà tặng làkết hợp cả việc làm tôn vinh đặc thù địa phương và thỏa mãn sở thích của khách,nhưng tốt hơn hết là ưu tiên sở thích của khách Về mặt này, thực tế là nên áp dụngmột cách tốt nhất thông lệ trong đời tư: tặng những thứ gì đang được mong đợi,những gì phù hợp với tính cách của người mà chúng ta muốn gây tình cảm

III Tổng kết, rút kinh nghiệm

Công tác tổng kết là rất cần thiết và thiết thực Tổng kết cho chúng ta mộtcái nhìn tổng quan, có hệ thống về công việc đã làm, khối lượng và chất lượng,hiệu quả và ý nghĩa nhìn từ nhiều phía, rút ra được nguyên nhân thành công haychưa thành công, thậm chí thất bại Và điều quan trọng nhất là rút ra được cáckinh nghiệm, bài học cần thiết để giúp cho việc thực hiện nhiệm vụ trong thờigian đến hiệu quả hơn, tránh được những sai lầm hoặc va vấp nếu có.

PHẦN III MỘT SỐ NGUYÊN TẮC LỄ TÂN CẦN LƯU Ý

1 Ngôi thứ

Ngôi thứ ngoại giao là một trong những nội dung quan trọng của Lễ tân Ngoạigiao Những căn cứ để xác lập ngôi thứ và cấp bậc xuất phát từ nhiều nguồn khácnhau: danh sách ngôi thứ cho nhà nước, các tổ chức, định chế công bố, từ tập quánngoại giao, từ sự tôn kính đối với một số thành viên trong xã hội hay phép lịch sự xãgiao trong trộng đồng Thông lệ xác định một số nguyên tắc cơ bản như sau, lưu ýmỗi nguyên tắc có thể đúng nếu đứng riêng một mình, nhưng chỉ là tương đối nếukết hợp đồng thời nhiều nguyên tắc, buộc người thực hiện linh hoạt lựa chọn nguyêntắc ắp dụng:

- Nguyên tắc tôn ti trật tự: người trên trước người dưới, người được công

nhận là quan trọng nhất được xếp vào vị trí được coi là hàng đầu, người kém quantrọng nhất được xếp ở vị trí cuối cùng Thực hiện quy tắc này trong sắp xếp ngôi thứ,người ta thương căn cứ vào cấp bậc, tuổi tác, thâm niên và thực tế công tác: người cócấp bậc cao hơn sẽ ngồi ở vị trí cao hơn Nếu hai người có cùng cấp bậc, người cóthâm niên lâu hơn sẽ được xếp vị trí cao hơn Nếu cùng thâm niên, thì người nhiềutuổi hơn sẽ được xếp vị trí cao hơn Người tiền nhiệm sẽ xếp sau người đươngnhiệm, người giữ cương vị danh dự đương nhiên ở sau người giữ chức vụ thực tế

- Thứ tự chính thức của ngôi thứ: Thường phải có văn bản quy định vị trí và

ngôi thứ của một quốc gia, một đơn vị, tổ chức, căn cứ theo tầm quan trọng hay tiêuchí đề ra của quốc gia, đơn vị hay tổ chức đó Ngôi thứ trong cùng một đoàn của mộtnước do nước đó quyết định trên cơ sở văn bản quy định ngôi thứ của họ Vì vậy,nên có sự phối hợp với người chịu trách nhiệm lễ tân của các đoàn nước khách đểlấy thông tin về thứ bậc của họ Trong một cuộc hội nghị, thứ tự sắp xếp trong pháiđoàn của một nước nên để cho họ tự sắp xếp nếu trước đó chưa có liên hệ về lễ tân

- Nguyên tắc bình đẳng giữa các nhà nước: Các nhà nước có chủ quyền đều

bình đẳng như nhau Các nguyên thủ quốc gia trong một cuộc hội nghị hay đàmphán, nguyên tắc này được đặc biệt chú trọng Để giải quyết nguyên tắc ngôi thứnày, việc sắp xếp ngôi thứ của các quốc gia (cờ, vị trí phái đoàn đại diện quốc gia)trong một cuộc hội nghị, một cuộc đàm phán đảm bảo được tính tổ chức và bìnhđẳng của các phái đoàn thì được giải quyết theo thứ tự ABC từ A -Z hoặc theonguyên tắc thứ thự ABC bốc thăm chữ cái đứng đầu hoặc căn cứ vào một tiêu chíkhác dựa trên tính chất của từng hội nghị Việc sắp xếp ngôi thứ của một vị kháchtrong một bữa tiệc, một buổi lễ phụ thuộc vào định chế mà họ đại diện, vào cấp bậc

và quy chế đại diện, vào cương vị được bầu hay bổ nhiệm, vào tuổi tác, thâm nhiên

và danh tiếng của người đó Việc sắp xếp thứ tự các cá nhân đại diện quốc gia(nguyên thủ quốc gia, đại sứ) trong một buổi lễ, một bữa tiệc sẽ căn cứ vào tuổi vàthâm niên công tác trên cương vị nguyên thủ hay đại sứ hoặc dựa trên một số tiêu chíkhác như mức độ quan hệ Cần nhớ, các tiêu chí đưa ra để sắp xếp ngôi thứ phảiđược đảm bảo thống nhất từ đầu đến cuối

- Nguyên tắc ngôi thứ không uỷ quyền: một người khi đại diện cho một

người khác thì không thể được đối xử như người mình đại diện, nếu người đại diện

không đồng cấp, trừ trường hợp đại diện cho nguyên thủ quốc gia, và rộng hơn chomột vị trí không thể có người đồng cấp (Bí thư tỉnh uỷ, Chủ tịch UBND tỉnh ởtrong một tỉnh) Trong trường hợp sau, người đại điện được đối xử trọng thị nhưngười được đại diện.

- Nguyên tắc nhường chỗ và nguyên tắc lịch sự với phụ nữ: thường thì chủ

một buổi lễ hay một bữa tiệc ngồi ở vị trí số 1, ngồi bên phải hay trước mặt chủ là vịkhách cho cấp bậc cao nhất Tuy nhiên, nếu tiếp khách chính là phụ nữ đồng cấp(nếu chủ là nam giới) hoặc là nam giới có cấp bậc cao hơn, chủ sẽ lịch sự nhường vịtrí số 1 cho khách

- Nguyên tắc linh hoạt và có tiêu chí: Trong lễ tân, không phải lúc nào cũng

có thể nêu hết các thứ bậc xã hội trong văn bản quy định Trong nhiều trường hợp,tính linh hoạt là cần thiết Một vị khách không dự kiến trước, không có trong văn bảnquy định thứ bậc nhưng sự có mặt của người này là cần thiết cho tính chất của sựkiện sẽ được ưu tiên dành những vị trí trang trọng, thậm chí trang trọng nhất (ngườithân của người được trao tặng huân chương tại buổi lễ trao tặng huân chương, nhữngnguời có nhiều huân huy chương hay được trao giải đặc biệt, hoặc người có uy tíntrong lĩnh vực văn học, nghệ thuật ) Trong các buổi lễ thường, các chức sắc tôngiáo được xếp sau các quan chức dân sự Nhưng trong một số trường hợp khi tínhchất sự kiện mang tính tôn giáo, thì vị trí của các chức sắc tôn giáo được đề cao.Chính vị vậy, ngôi thứ có thể có những thay đổi, bổ sung so với văn bản quy địnhngôi thứ, nhưng nhất thiết phải có tiêu chí rõ ràng và thống nhất từ đầu đến cuối chonhững thay đổi đó

- Nguyên tắc tôn trọng khách nước ngoài: Khách nước ngoài đến thăm được

xếp trước khách chủ nhà, nếu hai người cùng cấp Chỗ của khách nước ngoài trongmột đoàn khách do chính quyền nước đó xác định chứ không phải nước chủ nhà

- Nguyên tắc quan tâm đến các cặp vợ chồng: Vợ được ưu tiên vị trí hơn

chồng trong sắp xếp ngôi thứ trong các sự kiện yêu cầu sự có mặt của cả hai Trongcác buổi lễ, các cặp vợ chồng được xếp cùng nhau căn cứ vào thứ bậc người giữcương vị được mời Trong các bữa tiệc, các cặp vợ chồng thường được tách ra, ngồi

ở cùng một dãy hoặc ngồi ở các bàn khác nhau, trừ trường hợp họ là chủ nhà Tuynhiên, trên thực tế, tại Việt Nam, việc này ít khi xảy ra

2 Bố trí chỗ ngồi

Trong lễ tân nhà nước, việc sắp xếp chỗ ngồi là một vấn đề hết sức quantrọng Thực chất, điều cốt yếu nằm trong vấn đề ngôi thứ Những khó khăn trongviệc sắp xếp ngôi thứ thường phát sinh khi có các cuộc gặp gỡ của các nhân vật caocấp và của các nhà ngoại giao Để tránh những sai lầm trong vấn đề bố trí vị trí danh

dự thì điều đầu tiên ta phải cần biết ngôi thứ của những người tham gia hoạt động đó

Vị trí các ngôi thứ càng rõ thì nhà tổ chức càng có cơ may tránh được những sai lầmtrong việc bố trí chỗ ngồi

Vị trí danh dự: trong cuộc gặp gỡ của các nhân vật ngoại giao, bên phải luônđược công nhận là vị trí ưu tiên.

2.1 Việc bố trí thứ tự ưu tiên: khi các quan chức xuất hiện trên lễ đài tuỳ

thuộc vào cách bố trí các thứ tự ưu tiên trên đoàn Chủ tịch Theo tập quán chung cónhững cách bố trí như sau:

- Khi lên thang gác và khi ra lễ đài mà vị trí ưu tiên ở đầu hàng thì người có vịtrí cao nhất đi đầu hàng rồi tiếp sau theo thứ tự giảm dần

- Khi vị trí ưu tiên ở cuối hàng thì ngôi thứ theo thứ tự từ cuối hàng đi lên đầuhàng và người có vị trí thấp đi trước

- Trường hợp nhân vật cao nhất đi giữa thì người có vị trí thứ hai đi trướcnhân vật đó Vị trí thứ 3 đi sau Tuy nhiên, để làm nổi bật vị trí ưu tiên, gần đâyngười ta thường bố trí nhân vật có vị trí cao nhất xuất hiện trước, tiếp theo là ngườingồi kế tiếp cho đến người ngồi cuối cùng của nửa hàng bên trái và tiếp theo làngười ngồi kế tiếp của nửa hàng bên phải từ giữa trở ra cho đến hết hoặc ngược lại

- Trường hợp đi theo hàng ngang thì tuỳ trường hợp mà bố trí người có vị trícao nhất đi ở phía cuối bên phải hoặc cuối bên trái hoặc ở giữa

- Nếu số người là số chẵn thì lấy vị trí số 1 ở nửa hàng bên phải làm vị trí ưutiên, giống như treo cờ Đây cũng là cách vận dụng để phù hợp với nguyên tắc ưutiên bên phải

2.2 Vị trí ưu tiên chỗ ngồi trên ô tô: Trong cách sắp xếp chỗ ngồi trong ô tô

trong Lễ tân ngoại giao được thực hiện theo nguyên tắc sau (nhìn theo hướng nhìncủa người ngồi trong xe):

- Khách chính hoặc người có chức vụ cao nhất, ngồi vào chỗ ngồi danh dựbên phải ghế sau xe (chếch với lái xe) Nếu treo cờ thì cờ của nước khách treo bênphải, cờ nước chủ nhà treo bên trái

- Vị trí của chủ nhà là ở sau lái xe Nếu có 3 người cùng ngồi chung ghế saulái xe thì chỗ giữa đựơc coi là chỗ thứ 3 về tầm quan trọng

- Bảo vệ, phiên dịch hay cán bộ tháp tùng ngồi đằng trước cạnh lái xe Nếucần phiên dịch thì bảo vệ nhường, đi xe trước

- Nếu xe ôtô có ghế phụ (ghế gấp), thì xếp người thứ 3 ngồi ghế phụ Khôngnên xếp 3 người cùng ngồi ghế sau

- Nếu trong đoàn có cả vợ lẫn chồng, chủ và khách sẽ lên xe đầu, xe tiếp theo

sẽ là xe của vợ (hoặc chồng).Trường hợp theo yêu cầu của khách cả vợ và chồngcùng ngồi một xe thì vị trí vợ chồng khách sẽ là vị trí thứ nhất và thứ ba

Những điều cần lưu ý:

- Người lái xe bao giờ cũng phải đỗ xe phía người khách chính ngồi, trướccửa nhà khách, cửa ga để khách xuống xe là trực diện với chủ nhà đón khách và làngười bắt tay chủ nhà trước tiên

- Người tháp tùng không bao giờ xuống xe trước khách, trừ người phiên dịchhoặc lái xe, bảo vệ phải nhanh chóng xuống xe để mở cửa cho khách

- Đối với khách quý, thường bố trí người đứng tại chỗ để mở cửa xe và đóngcửa xe cho khách

- Khách chính có phu nhân đi cùng, có thể xếp phu nhân ngồi bên phải và khi

xe đỗ, phu nhân xuống trước chồng và bắt tay chủ nhà trước tiên

Chỗ ngồi trong xe ô tô:

(trường hợp 3 người)

(bảo vệ/phiên dịch)

2.3 Vị trí danh dự trong ký kết các văn bản: nếu ký 2 cột thì vị trí ưu tiên

nằm phía trên cột bên trái người đọc, vị trí thứ 2 phần trên bên phải người đọc, vị tríthứ 3 nằm phần dưới của cột bên phải

Vị trí số 1 - Vị trí thứ 2

Vị trí thứ 3

- Nếu ký theo hàng dọc thì vị trí ưu tiên tất nhiên là ở hàng đầu

- Nếu ký theo hàng ngang thì vị trí ưu tiên ở bên trái tờ giấy, tức là phía phảingười ký

- Trong việc ký kết các văn kiện quốc tế, người ta áp dụng luật luân phiên kýđầu, nghĩa là tên các Nguyên thủ hoặc đại diện toàn quyền nằm ở vị trí ưu tiên trongcác văn kiện dành cho họ Trong phần mở đầu, tên quốc gia đó được ghi trên tên tất

cả các quốc gia khác, các nhà thương thuyết của quốc gia đó được ký ở vị trí số 1trong các văn kiện sẽ giao cho họ Điều đó có nghĩa là mỗi quốc gia tham gia ký kếtlần lượt giữ vị trí số 1 trong các văn kiện quốc tế Đây là tập quán đã có từ lâu vàkhông thay đổi

2.4 Vị trí của phiên dịch trong các buổi tọa đàm hoặc chiêu đãi: trong hội

đàm và các cuộc chiêu đãi mà chủ khách ngồi đối diện nhau thì phiên dịch thường

bố trí ở bên tay trái chủ Nếu ngồi bàn tròn mà không bố trí phiên dịch ngồi phía sauthì bố trí giữa khách chính và phu nhân chủ nhà, giữa chủ chính và phu nhân kháchthăm

Sơ đồ bố trí kiểu salon:

Sơ đồ bố bí chỗ ngồi kiểu hội đàm:

2.5 Ngôi thứ xã giao: Bên cạnh ngôi thứ trong lễ nghi chính thức, tập quán

công nhận một loại ngôi thứ khách là ngôi thứ xã giao Việc vi phạm ngôi thứ trongcác nghi lễ chính thức cần phải sửa chữa kịp thời và đầy đủ Còn các loại ngôi thứkhác như ngôi thứ xã giao, ngôi thứ truyền thống, ngôi thứ theo quan hệ gia đình thìkhông có tính chất bắt buộc và thường áp dụng linh hoạt trong từng hoàn cảnh cụ thể(theo ngôi thứ xã giao thì trong chiêu đãi có mời vợ chồng thì vợ được xếp theo ngôithứ của chồng, đàn bà goá được xếp theo ngôi thứ trước đây, phụ nữ có chồng xếptrên phụ nữ ly dị chồng, phụ nữ xếp trên thiếu nữ, trừ trường hợp thiếu nữ có chức

vụ hoặc tước vị cao)

3.Trang trí cờ

Biết treo cờ đúng qui cách là đòi hỏi cần thiết đối với một người làm côngtác lễ tân Cờ phải đúng qui định về kích cỡ, tỷ lệ, và màu sắc Khi treo cờ nhiều

nước thì các cờ phải cùng một cỡ và treo bằng nhau, không được treo cờ nhiềunước trên cùng một cột cờ, cờ nọ trên cờ kia Treo cờ nhiều nước, chỗ trangtrọng tính từ bên phải trở đi (tính từ bên trong nhìn ra) hay từ giữa trở ra hai bên.Thứ tự theo vần chữ cái trên các nước (theo tiếng Anh hoặc tiếng nước sở tại,nơi diễn ra các hoạt động đó) Nếu treo hai cờ chéo nhau thì phía bên phải từtrong nhìn ra là phía trang trọng hơn Nếu 3 cờ chéo nhau thì vị trí số 1 sẽ nằm ởgiữa, cán đè lên trên cán cờ kia Trong các hoạt động đối ngoại, nếu có cờ ViệtNam và một cờ nước ngoài khác, để cho thuận tiện trong việc nhận biết vị trítreo cờ, thì cờ Việt Nam luôn ở bên phải, cờ nước ngoài ở bên trái (khi đứng đốidiện với hai cờ).

Theo thông lệ quốc tế, các doanh nghiêp liên doanh hoặc 100% vốn nướcngoài có thể treo quốc kỳ nước mà công ty mẹ có quốc tịch Cờ nước ngoài treotại các cơ sở này cần tuân thủ một số nguyên tắc:

+ Chỉ được treo cờ nước ngoài cùng với quốc kỳ nước sở tại,

+ Cờ của nước sở tại được treo ở vị trí trang trọng số một,

+ Chỉ được treo quốc kỳ những nước đã có quan hệ ngoại giao chính thứcvới nước chủ nhà,

+ Nếu các cơ sở có cờ riêng, có thể treo cùng quốc kỳ Theo thông lệ, cờriêng của doanh nghiệp ở vị trí cuối cùng theo thứ tự trong hàng cờ Tuy nhiêncũng có nước quy định, cờ của doanh nghiệp treo thấp hơn cờ của quốc gia

- Trụ sở văn phòng đại diện công ty hay tổ chức nước ngoài (trừ các cơquan đại diện ngoại giao, lãnh sự hay tổ chức quốc tế được hưởng ưu đãi miễntrừ), theo tập quán lễ tân ngoại giao, không treo cờ nước mà công ty có quốc tịchngay cả khi treo cùng với cờ nước sở tại Trong phòng làm việc hoặc phòngkhách của văn phòng đại diện có thể cắm cờ hay trang trí cờ nước mà công tyhay tổ chức có quốc tịch Tuy nhiên, không nên cắm hay trang trí nếu quốc gia

đó chưa thiết lập quan hệ ngoại giao chính thức với nước chủ nhà./

4 Tổ chức tiệc chiêu đãi

4.1 Ý nghĩa: Mời khách dự tiệc là đỉnh điểm của xã giao, thể hiện sự tôn

trọng của chủ đối với khách, đồng thời là biểu hiện tốt nhất của mối quan hệthân thiện, hòa hợp giữa hai bên

4.2 Các loại tiệc: quốc tiệc (State banquet, State dinner), tiệc đứng (buffet

dinner, cocktail), tiệc ngồi (dinner), tiệc trà (tea party, hightea), tiệc trưa(luncheon), bữa ăn trưa làm việc (working lunch), bữa ăn tối làm việc (informal

or working time) Gần đây có thêm một loại hình mới là Gala dinner

Để chuẩn bị cho một bữa tiệc, điều đầu tiên chúng ta phải lựa chọn hìnhthức tiệc nào cho thích hợp, kế đến là việc mời khách Mời khách là hành độngthể hiện cương vị người chủ Nó bảo đảm mục tiêu cả cho sự thành công củahoạt động đó Bởi vậy, hành động mời cũng phải có một số nghi thức đặc trưngnhất định Người ta nói quà tặng không quan trọng mà cách cho như thế nào mớiquan trọng Cũng vậy, tiệc to, tiệc nhỏ không quan trọng mà cách tổ chức, cáchmời như thế nào mới quan trọng

4.3 Một số cách sắp xếp tiệc ngồi

* Hình chữ nhật

- Khách không có phu nhân

+ Xếp khách ngồi trước mặt chủ tiệc

+ Xếp những người khác theo số thứ tự xen kẽ giữa chủ và khách

- Chiêu đãi có khách danh dự

+ Xếp khách danh dự ngồi bên phải chủ tiệc

+ Người khách chính ngồi bên phải chủ tiệc