Báo cáo thực tập quản lý cửa hàng bách hóa

Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Cùng với phát triển ứng dụng công nghệ thông tin vào sống đại ngày vào tất lĩnh vực Việc đưa tin học vào để giúp cho việc quản lý tiện lợi nhanh chóng khoa học điều vô cần thiết Nó vừa giúp tiết kiệm sức lực người giải vấn đề cách xác Vì ngày nhiều phần mềm quản lý ứng dụng đưa vào thực tiễn để áp dụng Nhưng để có phần mềm mang tính hiệu đòi hỏi cần phải có kỹ chuyên ngành vững vàng Đề tài giúp em đưa kiến thức học áp dụng vào thực tiễn Đề tài hoàn thành dừng lại mức độ kiến thức môn phân tích thiết kế hệ thống thông tin chưa triển khai áp dụng vào thực tế nhiều thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp thầy cô bạn để em khắc phục thiếu sót Em xin chân thành cám ơn cô Lê Thị Hường cô Hà Thị Bích Ngọc hướng dẫn em hoàn thành đề tài SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG I.1 MỤC TIÊU, PHẠM VI CỦA ĐỀ TÀI I.1.1 Mục tiêu Dựa vào kiến thức học, phân tích thiết kế hệ thống quản lý cửa hàng bách hóa Để quản lí chặt chẽ, thông tin quan trọng phải lưu trữ cẩn thận như: thông tin nhà cung cấp, phiếu nhập hàng, hóa đơn, chứng từ… Chính vậy, cần có hệ thống để giúp quản lí tốt hơn, tránh nhiều sai sót I.1.2 Phạm vi  Đề tài thực theo phạm vi yêu cầu môn Phân tích thiết kế hệ thống thông tin mục tiêu nêu  Đề tài thực dựa sở lý thuyết để thiết kế mô hình tổ chức liệu chưa tiến hành thực lập trình hoàn chỉnh, phần thuộc phạm vi khác để phát triển thành ứng dụng  Do phạm vi khả nhiều hạn chế nên chúng em khảo sát phân tích hệ thống có quy mô vừa nhỏ Tuy nhiên đề tài mở rộng phát triển hệ thống lớn I.2 KHẢO SÁT HỆ THỐNG Để thực hiện, em tiến hành khảo sát Cửa hàng bách hóa Vân Ngự - Địa chỉ: Đường Lam Sơn – P Đồng Tâm – TP.Vĩnh Yên - Vĩnh Phúc để tìm hiểu thông tin, qui trình hoạt động Ngoài em tìm hiểu tham khảo số hệ thống quản lý khác để hoàn thiện đề tài I.2.1 Một vài nét tổng quát - Nhập hàng:  Nguồn hàng nhập cửa hàng chủ yếu qua mối là: • Nhập hàng trực tiếp từ công ty hay xí nghiệp sản xuất sản phẩm cửa hàng cần(có hóa đơn chứng từ ban giao hàng hóa, tiền giấy tờ kèm sản phẩm khác đầy đủ) • Nhập hàng gián tiếp thông qua người giao hàng(đa phần hóa đơn giao hàng,tiền giấy tờ khác dựa lòng tin cửa hàng người giao hàng chính) thông tin giao hàng lưu giấy tờ đơn giản gồm thông tin tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị  Mục tiêu hàng nhập: Các mặt hàng tiêu thu mạnh kỳ(theo tháng) Các mặt hàng hợp thị hiếu Từ nguồn nhập có giá thành nhập thấp SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa Các mặt hàng sở sản xuất hay người giao hàng có lượng sản phẩm lỗi  Các yếu tố sản phẩm chủ cửa hàng kiểm tra là: Số lượng sản phẩm Chất lượng sản phẩm Loại sản phẩm Giá thành sản phẩm cập nhật thay đổi giá nhập Xem xét thông số kỹ thuật Các giấy tờ kèm sản phẩm  Các thông tin số lượng, chất lượng, giá nhập, nơi nhập lưu vào sổ theo dõi hàng  Hóa đơn nhập hàng theo mẫu bảng 2.1 - Xuất hàng: • Theo thể thức trao nhận tiền hàng trực tiếp cửa hàng khách hàng chủ cửa hàng sổ thống kê sản phẩm xuất ra(đa phần hóa đơn bán hàng có hóa đơn bán hàng điền vào mẫu sau bảng 3.1) • Các yếu tố kiểm tra trước xuất là: Số lượng, chất lượng, loại hàng Các thông số kỹ thuật sản phẩm Các ý, đặc điểm sản phẩm Hoàn thiện giấy tờ kèm sản phẩm • Các khách hàng nợ hàng lưu sổ nợ • Các sản phẩm sau bán thay đổi lại số lượng sổ theo dõi hàng - Lưu theo dõi hàng: • Các thông số số lượng, lượng hàng trả lại sản phẩm theo dõi hàng lưu lại sổ theo dõi hàng • Các thông số thường chủ cửa hàng thống kê: Các mặt hàng bán chậm Các mặt hàng tồn theo dõi hàng lâu Các mặt hàng bị trả lại hay bảo hành nhiều - Khách hàng: • Vì cửa hàng đa phần khách quen nên khách hàng chủ cửa hàng nhớ(tùy theo khách hàng có ưu đãi mua hàng khác nhau) • Các yếu tố thống kê: Các yêu cầu khách hàng loại sản phẩm Các mặt hàng hợp thị hiếu Tổng hợp khách hàng quen cửa hàng I.1.2 Đánh giá ưu, nhược điểm phương thức hoạt động cũ cửa hàng SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa - Ưu điểm: • Cửa hàng hoạt động nhanh tích cực hoạt động nhập, xuất hàng hóa • Các yếu tố kiểm tra yếu tố nhập, xuất, khách hàng, hay theo dõi hàng đầy đủ • Do việc xuất, nhập hàng hóa đa phần dựa lòng tin tưởng cửa hàng người giao hàng cửa hàng khách hàng nên việc nhập hay xuất hàng đảm bảo • Các thông tin sản phẩm lưu gốc liệu sổ lưu theo dõi hàng tiện việc tra cứu - Nhược điểm: + Nhập hàng • Nhập hàng thông qua người giao hàng giấy tờ cần thiết để chứng tỏ hàng giao đảm bảo chất lượng, giàng buộc cửa hàng người giao việc chịu trách nhiệm sản phẩm • Không lưu lại sở sản xuất thường hay có hàng bị lỗi,một số thông tin khác sản phẩm hay không lưu lại nên việc tìm kiếm thông tin số lúc gặp khó khăn • Các thông tin sản phẩm thường thay đổi chuẩn quy định làm cho sổ theo dõi hàng chuẩn chung nên làm cho việc tra cứu trở nên khó khăn + Xuất hàng • Hàng hóa bàn giao theo thể thức trao đổi trực tiếp hóa đơn thường không kiểm soát mặt hàng cửa hàng bán ra, đặc điểm loại hàng bán cho khách hàng gây ảnh hưởng tới việc bảo hành hay vấn đề sau bàn giao sản phẩm + Lưu theo dõi hàng • Các thông tin nhập vào thường thay đổi chuẩn quy định làm cho sổ theo dõi hàng chuẩn chung nên làm cho việc tra cứu gặp khó khăn + Khách hàng • Không kiểm soát lượng khách đến với cửa hàng • Không đánh giá khách hàng tiềm cho cửa hàng • Khi sảy trục trặc sản phẩm khách hàng khó việc kiểm tra sản phẩm hay đề ưu đãi cho lớp khách hàng + Các yếu tố đánh giá đủ lại không lưu lại nên xem lại cần I MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG ÁN GIẢI QUYẾT Để khắc phục nhược điểm mô hình hoạt động cũ cửa hàng ta phải phân chia hệ thống hoạt động bước sau: I.3.1 Quản lý danh mục: SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn • • • • • • • • Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa Các danh mục cần quản lý: Khách hàng Hàng Nhà cung cấp hàng Danh sách khách hàng nhập vào gồm thông tin sau: Tên khách hàng Địa Số điện thoại(nếu có) Bảng mẫu danh sách 1.1 Danh sách hàng nhập vào gồm thông tin sau: Tên hàng Loại hàng Đơn vị Số lượng Giá nhập Giá bán Ghi Bảng mẫu danh sách 1.2 Danh sách nhà cung cấp hàng nhập vào gồm thông tin sau: Tên nhà cung cấp Địa Số điện thoại Bảng mẫu danh sách 1.3 I.3.2 Nhập hàng: Nhập hàng từ nguồn cung cấp người giao hàng sở sản xuất nhập vào một khung quy định mang đầy đủ thông tin sản phẩm nhập(theo mẫu hóa đơn nhập( mẫu 2.1) Các thông tin điền vào lấy từ danh sách hàng, nhà cung cấp, từ theo dõi hàng có xuất mặt hàng hay nhà cung cấp sản phẩm thông tin sản phẩm nhà cung cấp thêm vào theo danh sách (bảng 1.2 bảng 1.3) Các thông tin nhập vào bảng nói lưu lại qua sổ theo dõi nhập hàng định kỳ (bảng 2.2) Và sau nhập số lượng mặt hàng thay đổi sổ theo dõi hàng bảng 4.0 thông tin hàng lưu kho hàng lưu bảng thông qua thông tin kho bảng kho bảng 4.1 I.3.3 Xuất hàng: Khi giao hàng nhân viên giao hàng điền đầy đủ thông tin giao dịch vào hóa đơn mẫu(bảng 3.1) Các thông tin sản phẩm tìm danh sách (bảng 1.2)để giới thiệu cho khách hàng thông tin khách hàng mua hàng tìm danh sách khách (bảng 1.1) để có ưu đãi cần thiết Nếu có xuất khách hàng thông tin khách thêm vào theo danh sách (bảng 1.1) SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa • Thông tin hàng trả lại kiểm tra dựa vào bảng 3.1 lưu vào sổ theo dõi hàng bảng 4.0 • Các thông tin nhập vào bảng nói lưu lại qua sổ theo dõi xuất hàng theo định kỳ (theo mẫu bảng 3.2) để có định sản phẩm kinh doanh tới phương thức hoạt động cửa hàng • Thuế sản phẩm định từ hóa đơn thuế cửa hàng bảng 4.2 • Khi xuất số lượng mặt hàng thay đổi sổ theo dõi hàng bảng 4.0 I.3.4 Thống kê, báo cáo: • Mọi thông số tìm kiếm dễ dàng • Các thông số thống kê là: Danh sách khách hàng mua nhiều thống kê dựa vào danh sách xuất Danh sách nhà cung cấp sản phẩm bị lỗi dựa vào sổ theo dõi hàng danh sách hàng hóa Danh sách mặt hàng bán chạy thống kê dựa vào danh sách xuất Danh sách mặt hàng bị lỗi nhiều dựa vào sổ theo dõi hàng danh sách hàng hóa Danh sách mặt hàng tồn theo dõi hàng nhiều dựa vào sổ theo dõi hàng • Các thông tin cần thiết cửa hàng I.4 XÂY DỰNG HỆ THỐNG MỚI I.4.1 Lập kế hoạch Việc cần làm: Theo dõi hoạt động cửa hàng (thời gian từ 2-3 ngày) Đưa đánh giá cách thức để giải vấn đề tồn cửa hàng(thời gian thực ngày) Tìm hiểu bảng biểu cửa hàng(thời gian thực 3-4 ngày) Tạo lập sơ đồ luồng liệu(thời gian thực ngày) I.4.2 Tiến hành thực I.4.2.1 Môi trường Bài toán quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ vận hành chủ cửa hàng nhân viên bán hàng môi trường bán hàng trực tiếp I.4.2.2 Cơ cấu tổ chức:  Chủ cửa hàng Đứng đầu cửa hàng, người quản lý, sử dụng nguồn vốn để trì hoạt động kinh doanh cửa hàng việc bố trí nhân cửa hàng Ngoài ra, chủ hàng có nhiệm vụ vạch chiến lược kinh doanh cửa hàng, với nhân viên cửa hàng tìm hiểu thị trường, thị hiếu khách hàng, tìm nguồn hàng, kiểm tra đôn đốc khâu bán hàng  Tổ bán hàng SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa Ở tổ có tổ trưởng, công việc tổ xếp nhân lực, tổ chức đẩy mạnh bán hàng, quản lý tốt tiền hàng thông qua việc kiểm kê hàng ngày Trợ giúp khách hàng tổ khác để thúc đẩy hoạt động kinh doanh cửa hàng  Tổ kế toán Có nhiệm vụ giúp chủ cửa hàng việc theo dõi tổng hợp cân đối sổ sách nguồn tiền hàng mua bán để thấy kết công việc kinh doanh cửa hàng  Tổ kho hàng Có nhiệm vụ xuất, nhập bảo quản hàng hóa của hàng  Tổ bảo vệ Tổ chức mạng lưới bảo vệ hàng hóa, sở vật chất trật tự an ninh cửa hàng Để đảm bảo thự kế hoạch sản xuất kinh doanh cửa hàng, tổ phải thực tốt nhiệm vụ chịu đạo trực tiếp chủ cửa hàng I.4.2.3 Quy trình hoạt động  Quy trình nhập hàng Với đặc thù cửa hàng chuyên bán buôn bán, bán lẻ nên trình nhập hàng cửa hàng chịu chi phối nhiều yếu tố như: lượng hàng tồn, mặt hàng tiêu thụ nhiều, nhu cầu khách hàng tháng hay quí tiếp theo… Căn vào yếu tố tổ kho hàng có nhiệm vụ chọn liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp xí nghiệp sản xuất.sau lưu thông tin NCC gửi yêu cầu nhập hàng Khi yêu cầu nhập hàng đáp ứng, tổ kho hàng lập phiếu nhập, hàng nhập tiếp nhận kiểm tra Khi có cố tổ kho gửi phản hồi lại cho nhà cung cấp Hàng sau kiểm tra phân loại chuyển vào kho Tổ kế toán tiếp nhận phiếu nhập hóa đơn nhập từ tổ kho hàng Trên sở đó,tổ kế toán có nhiệm vụ toán hóa đơn nhập cho nhà cung cấp  Quy trình bán hàng Khách hàng đến với cửa hàng mua hàng trực tiếp cửa hàng theo hình thức bán lẻ liên hệ trực tiếp với tổ kho hàng để mua hàng theo hình thức bán buôn -Đối với hình thức bán lẻ cửa hàng, tổ bán hàng có nhiệm vụ trợ giúp khách hàng trình mua hàng, bên cạnh phải theo dõi lượng hàng xuất, nhập cửa hàng Từ lập danh sách thống kê yêu cầu tổ kho hàng xuất hàng từ kho vào nhập thêm hàng Các chứng từ sổ sách liên quan chuyển đến tổ kế toán Sau khách hàng chọn hàng xong, tổ kế toán có nhiệm vụ viết hóa đơn bán hàng toán hóa đơn cho khách.Các thông tin khách hàng với hình thức bán lẻ không lưu trữ SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa -Đối với hình thức bán buôn, lúc cửa hàng đóng vai trò nhà phân phối cấp dưới.Khi có yêu cầu từ đại lý hay cửa hàng khác, tổ kho hàng có nhiệm vụ lưu thông tin khách hàng, sau lập phiếu xuất hóa đơn xuất vận chuyển hàng cho đại lý Sau trình giao hàng, tất giấy tờ phiếu xuất, hóa đơn xuất tổ kế toán tổng hợp thống kê  Quy trình thống kê, báo cáo Các chứng từ, sổ sách liên quan đến trình nhập xuất hoạt động cửa hàng tổ kế toán thống kê, tổng hợp có yêu cầu báo cáo từ chủ cửa hàng tổ kế toán đưa bảng thống kê để đáp ứng yêu cầu I.4.2.4 Mô hình tiến trình nghiệp vụ  Một số biểu mẫu Bảng biểu mẫu nhập hàng Mã hàng Tên hàng Loại Đơn vị Ghi Bảng 1.1: Bảng nhập danh sách hàng Mã NCC Tên NCC Điện thoại Địa Bảng 1.2: Bảng nhập danh sách Nhà cung cấp sản phẩm Bảng 1.3: Bảng nhập hàng SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa Bảng 1.4: Bảng mẫu liệu sổ theo dõi nhập Bảng biểu mẫu xuất hàng Ma KH Tên Khách hàng Điện thoại Địa Bảng 1.1: Bảng nhập danh sách khách hàng Bảng 3.1: Bảng xuất hàng Bảng 3.2: Bảng mẫu liệu sổ theo dõi xuất SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa Bảng 4.0: Bảng mẫu liệu sổ theo dõi hàng Mã kho Địa Tên kho Hình 4.1: Bảng mẫu kho hàng  Mô hình tiến trình nghiệp vụ SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang 10 GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa Thông tin KH Khách hàng y/c mua Hàng + Hóa đơn Trả lời Trả lời QL Cửa hàng Bách hóa Thanh toán HĐ y/c Nhập Nhà cung cấp Thông tin NCC Yêu cầu Báo cáo Chủ cửa hàng II.2.2.2 Mô hình luồng liệu Logic mức đỉnh (mức 1): Khách hàng đến cửa hàng mua hàng nhận trợ giúp từ nhân viên: nhân viên kiểm tra số lượng hàng kho Nếu số lượng không đủ thông báo cho khách hàng biết Nếu số lượng hàng đủ kiểm tra thông tin khách hàng, khách hàng nhập thông tin khách hàng, thông tin khách hàng có bỏ qua bước Sau đó, tiến hành lập hóa đơn bán hàng cho khách hàng khách hàng đến quầy toán gặp nhân viên kế toán Nhân viên kế toán điền đầy đủ thông tin cần thiết toán cho khách hàng sau tổ kho hàng in phiếu xuất kho giao hàng cho khách SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang 19 GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa Mô hình luồng liệu Logic đỉnh (mức 1) Hàng + HĐ Thông tin NCC 1.QL Danh mục Thông tin hàng Phiếu nhập + HĐ Nhà cung cấp Y/c nhập QL Nhập hàng NCC Thông tin Báo cáo Yêu cầu Chủ cửa hàng Báo cáo Khách hàng Trả Y/c Thông tin KH lời xuất Phiếu xuất + HĐ Theo dõi lượng hàng Hóa đơn 3.QL Bán hàng Hàng + HĐ Hàng Yêu cầu mua Khách hàng II.2.2.3 Mô hình luồng liệu Logic mức đỉnh (mức 2): Khi chọn nhà cung cấp (NCC), thông tin NCC tổ kho hàng lưu lại Quá trình nhập hàng tiến hành Các thông tin hàng nhập vào tổ kho hàng kiểm tra lưu lại.Tiếp theo trình bán hàng khách mua hàng khách quen mua lẻ thông tin khách không lưu Nếu khách hàng mới, tổ bán hàng tìm hiểu thông tin khách hàng thông tin đc lưu trữ SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang 20 GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh chức QL danh mục Cập nhật Khách hàng Thông tin KH Thông tin NCC Lập Ds KH Tra cứu Khách hàng TT mặt hàng Tổ bán hàng Cập nhật Lập Ds NCC Nhà cung cấp Cập nhật Tra cứu NCC Chủ cửa hàng Lập Ds mặt hàng Tra cứu Tra cứu Lập Ds hàng nhập Hàng Cập nhật Tổ kho hàng TT Hàng nhập Tổ kho hàng tiếp nhận thông tin từ hai tổ bán hàng kế toán Dựa vào báo cáo xuất nhập tồn biết số lượng hàng kho để chọn thời gian nhập hàng số lượng hàng cần nhập vào phù hợp với yêu cầu từ khách hàng Tránh trường hợp thiếu hàng, hàng giao cho khách hàng Tổ kho hàng kiểm tra, lập in hóa đơn nhập hàng để tổ kế toán có để toán hóa đơn nhập cho nhà cung cấp SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang 21 GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh chức QL nhập hàng Chủ cửa hàng Yêu cầu NCC Trả lời Cập nhật yêu cầu Tiếp nhận y/c Chọn nhà cung cấp Giao dịch Yêu cầu Nhà cung cấp Hàng +Phiếu giao hàng Lập, in hóa đơn Ghi nhận Thông báo Trả lời Ghi nhận tt hàng Hóa đơn Cập nhật TT nhập hàng Xác nhận ĐH Tổ kế toán Thông báo Yêu cầu Báo cáo Báo cáo Trả lời Thông tin đơn hàng Tổ kho hàng Yêu cầu Chủ cửa hàng Sau tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, tổ kho hàng kiểm tra thông tin khách hàng đồng thời kiểm tra số lượng hàng kho, chọn nhà cung cấp trả lời cho khách, hình thành phiếu xuất hóa đơn bán hàng đưa cho khách hàng Khách hàng làm theo hướng dẫn nhân viên tổ bán hàng đến tổ khác thực công việc để nhân hàng toán tiền hàng Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh chức QL bán hàng SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang 22 GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa Khách hàng Tổ kho hàng Yêu cầu Trợ giúp Trả lời Thanh toán KT hàng Tiếp nhận yêu cầu Trả lời Lập hóa đơn + phiếu xuất Yêu cầu mua hàng Hóa đơn + phiếu xuất Thông tin khách hàng Số lượng hàng hóa đơn Hóa đơn Cập nhật TTKH Báo cáo bán hàng Khách hàng báo cáo Yêu cầu Tổ kế toán Chủ cửa hàng Hàng ngày, tất chứng từ liên quan đến hoạt động cửa hàng tổ kế toán tổng hợp thống kê Trên sở lập bảng thu, chi đưa báo cáo doanh thu hàng ngày, hàng tuần hàng tháng Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh chức Báo cáo, thống kê SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang 23 GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Khách hàng Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa Thông tin KH TT hàng nhập Cập nhật thôn g tin Gửi thông tin Hàng Khách hàng Gửi báo cáo Lập Danh sách Thông tin NCC Tổ kho hàng Gửi danh sách NCC Tổng hợp, thống kê Nhà cung cấp Yêu cầu Hóa đơn Lập báo cáo, vào sổ theo dõi TT mặt hàng tồn Tổ bán hàng Báo cáo Chủ cửa hàng II.2.3 Vì phải đặc tả chức chi tiết Chúng ta phải đặc tả chức chi tiết hệ thống quản lý Các chức thường phức tạp nên ta phải diễn tả cách chi tiết thông qua chức nhỏ Cứ tiếp tục ta có phân cấp mô tả  Đặc tả chức chi tiết Chức QL danh mục + Đầu vào - Thông tin NCC - Thông tin KH - Thông tin hàng + Đầu - Danh sách NCC - Danh sách KH - Danh sách mặt hàng Chức QL nhập hàng + Đầu vào - Cập nhật yêu cầu mua hàng + Đầu SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang 24 GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa - Chọn nhà cung cấp - Thành lập phiếu nhập - Lập báo cáo nhập hàng - Thông tin phản hồi Chức QL bán hàng + Đầu vào: - Tiếp nhận yêu cầu, lấy hồ sơ, thông tin khách hàng - Trợ giúp khách hàng - Kiểm tra số lượng hàng + Đầu ra: - Thành lập phiếu xuất - Viết báo cáo bán hàng Chức Báo cáo thống kê + Đầu vào - Phiếu nhập, xuất - Hóa đơn nhập xuất - Thông tin hàng tồn + Đầu - Báo cáo xuất, nhập , tồn - Báo cáo doanh thu CHƯƠNG III PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT DỮ LIỆU MÔ HÌNH LIÊN KẾT THỰC THỂ  Xác định thực thể thuộc tính cho thực thể Qua việc phân tích hệ thống quản lý bán hàng ta thấy hệ thống cần lưu trữ thực thể sau: + Khách hàng: gồm thuộc tính: Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Điện thoại, Tài khoản (nếu có), Fax (nếu có) + Hàng: gồm thuộc tính: Mã hàng, Tên hàng, Mã lọai hàng, Đơn vị tính, Đơn giá, Số lượng, Ghi SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang 25 GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa + Loại hàng: gồm thuộc tính: Mã loại hàng, Tên loại hàng, Ghi + Hóa đơn: gồm thuộc tính: Hóa đơn số, Ngày lập, Mã hàng, Số lượng, Đơn giá, Mã khách hàng (nếu có) + Phiếu nhập hàng: gồm thuộc tính: Mã phiếu nhập, Ngày nhập, Lý nhập, Mã hàng, Số lượng, Đơn giá nhập, Mã NCC + Phiếu xuất hàng: gồm thuộc tính: Mã phiếu xuất, Ngày xuất, Lý xuất, Mã hàng, Số lượng, Đơn giá xuất, Mã khách hàng (nếu có) + Nhà cung cấp: Gồm thuộc tính: Mã NCC, Tên NCC, Địa chỉ, SĐT, E-mail (nếu có), Fax (nếu có) + Theo dõi hàng: Gồm thuộc tính: Mã theo dõi, Ngày lập, Mã hàng, Mã loại hàng, Mã phiếu nhập, Mã phiếu xuất, Trong kho  Mô hình thực liên kết thực thể SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang 26 GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Phiếu nhập Mã phiếu nhập Ngày nhập Lý nhập Mã hàng Số lượng Đơn giá Mã NCC Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa Theo dõi hàng Mã theo dõi Ngày lập Mã hàng Mã loại hàng Mã phiếu nhập Mã phiếu xuất Trong kho Hàng Mã hàng Tên hàng Mã loại hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Ghi Loại hàng Mã loại hàng Tên loại hàng Ghi Hóa đơn Hóa đơn số Ngày lập Số lượng Đơn giá Mã hàng Mã KH Phiếu xuất Mã phiếu xuất Ngày xuất Lý xuất Mã hàng Số lượng Đơn giá xuất Mã KH Ghi NCC Mã NCC Tên NCC Địa SĐT-Fax E-mail Khách hàng Mã KH Tên khách Địa Điện thoại Tài khoản Fax CHƯƠNG IV THIẾT KẾ HỆ THỐNG IV.1 THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang 27 GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa Qua trình khảo sát phân tích hệ thống, em tiến hành cài đặt sở liệu hệ thống sau Hệ thống bao gồm bảng: 5.1.1.Thông tin bảng • Bảng Hàng hóa • Bảng Loại hàng • Bảng Nhà cung cấp • Bảng Phiếu nhập • Bảng Phiếu xuất SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang 28 GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa • Bảng Khách hàng • Bảng Theo dõi hàng • Bảng hóa đơn 5.1.2 Mô hình liên kết SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang 29 GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa VI.1.2 THIẾT KẾ GIAO DIỆN Một số Form  Form Main SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang 30 GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa Form Đăng nhập  Form Nhập hàng SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang 31 GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa  Form Xuất hàng  Form Khách hàng SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang 32 GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa KẾT LUẬN Qua việc phân tích thiết kế toán quản lý hệ thống bán hàng cửa hàng bách hóa vừa nhỏ, em thu nhiều kết quả, từ việc phân tích, thiết việc cài đặt thành công chương trình ứng dụng Để hoàn thành đề tài em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn, giúp đỡ cô Lê Thị Hường cô Hà Thị Bích Ngọc giúp em hoàn thành đề tài cách tốt Em xin chân thành cảm ơn Chủ cửa hàng, nhân viên cửa hàng bách hóa Thành Bắc tạo điều kiện giúp đỡ em để em có đầy đủ thông tin cần thiết SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang 33 GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc [...]... thông tin hàng -Gửi phản hồi QUẢN LÝ NHẬP HÀNG -Tiếp nhận yêu cầu mua hàng -Trợ giúp Khách hàng -Thanh toán hóa đơn QUẢN LÝ BÁN HÀNG -Theo dõi, thống kê xuất, nhập, tồn -Vận chuyển hàng -Yêu cầu xuất hoặc nhập mới SVTH: Đỗ Ngọc Hưng QUẢN LÝ CỬA HÀNG BÁCH HÓA Trang 14 GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa -Lập và lưu thông tin các hóa đơn -Tổng... lý cửa hàng bách hóa Form Đăng nhập  Form Nhập hàng SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang 31 GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa  Form Xuất hàng  Form Khách hàng SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang 32 GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa KẾT LUẬN Qua việc phân tích thiết kế bài toán quản lý hệ thống... Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Khách hàng Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa Thông tin KH TT hàng nhập Cập nhật thôn g tin Gửi thông tin Hàng Khách hàng Gửi báo cáo Lập Danh sách Thông tin NCC Tổ kho hàng Gửi danh sách NCC Tổng hợp, thống kê Nhà cung cấp Yêu cầu Hóa đơn Lập báo cáo, vào sổ theo dõi TT các mặt hàng tồn Tổ bán hàng Báo cáo Chủ cửa hàng II.2.3 Vì sao phải đặc tả... tài: Quản lý cửa hàng bách hóa • Bảng Khách hàng • Bảng Theo dõi hàng • Bảng hóa đơn 5.1.2 Mô hình liên kết SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang 29 GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa VI.1.2 THIẾT KẾ GIAO DIỆN Một số Form chính  Form Main SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang 30 GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa. .. Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa Mô hình luồng dữ liệu Logic đỉnh (mức 1) Hàng + HĐ Thông tin NCC 1.QL Danh mục Thông tin hàng Phiếu nhập + HĐ Nhà cung cấp Y/c nhập 2 QL Nhập hàng NCC Thông tin 4 Báo cáo Yêu cầu Chủ cửa hàng Báo cáo Khách hàng Trả Y/c Thông tin KH lời xuất Phiếu xuất + HĐ Theo dõi lượng hàng Hóa đơn 3.QL Bán hàng Hàng + HĐ Hàng Yêu cầu mua Khách hàng. .. sổ sách -Báo cáo THỐNG KÊ, BÁO CÁO • Công cụ biểu diễn Hình chữ nhật TÊN CHỨC NĂNG Hình cây phân cấp • Thành lập sơ đồ phân rã chức năng SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang 15 GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa QUẢN LÝ CỬA HÀNG BÁCH HÓA QL DANH MỤC QL BÁN HÀNG QL NHẬP HÀNG BÁO CÁO Danh mục NCC Chọn NCC Tiếp nhận y/c Lưu thông tin Danh mục hàng Yêu... Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng QL nhập hàng Chủ cửa hàng Yêu cầu NCC Trả lời Cập nhật yêu cầu Tiếp nhận y/c Chọn nhà cung cấp Giao dịch Yêu cầu Nhà cung cấp Hàng +Phiếu giao hàng Lập, in hóa đơn Ghi nhận Thông báo Trả lời Ghi nhận tt hàng Hóa đơn Cập nhật TT nhập hàng Xác nhận ĐH Tổ kế toán Thông báo Yêu cầu Báo cáo Báo. .. cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa 12)Theo dõi hàng: tổ bán hàng sẽ có nhiệm vụ theo dõi lượng hàng xuất, nhập, tồn trong kho, từ đó đưa ra yêu cầu xuất hàng hoặc nhập hàng mới 13)Yêu cầu xuất hàng 14)Vận chuyển: Với hình thức bán buôn khách hàng có thể trực tiếp đến cửa hàng mua hàng hoặc cửa hàng sẽ cử tổ kho hàng vận chuyển hàng cho khách 15)Lưu thông tin các hóa đơn: Các hóa. .. Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng QL danh mục Cập nhật Khách hàng Thông tin KH Thông tin NCC Lập Ds KH Tra cứu Khách hàng TT các mặt hàng Tổ bán hàng Cập nhật Lập Ds NCC Nhà cung cấp Cập nhật Tra cứu NCC Chủ cửa hàng Lập Ds các mặt hàng Tra cứu Tra cứu Lập Ds hàng nhập Hàng Cập nhật Tổ kho hàng TT Hàng nhập Tổ kho hàng. .. mặt hàng bán chạy sẽ được thống kê và từ đó cửa hàng sẽ đưa ra những điều chỉnh hợp lý trong việc nhập hàng Tất cả các thông tin trong quá trình bán hàng và nhập hàng đều được thống kê và báo cáo cho chủ cửa hàng khi có yêu cầu Mô hình luồng dữ liệu Logic ngữ cảnh (mức 0) SVTH: Đỗ Ngọc Hưng Trang 18 GVHD: Lê Thị Hường – Hà Thị Bích Ngọc Báo cáo thực tập chuyên môn Đề tài: Quản lý cửa hàng bách hóa