Báo cáo thực tập quản lý cửa hàng bách hóa

Một vài nét tổng quát - Nhập hàng:  Nguồn hàng nhập về của cửa hàng chủ yếu qua 2 mối chính là:  Nhập hàng trực tiếp từ công ty hay xí nghiệp sản xuất ra sản phẩm cửa hàng cầncó hóa đơ

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 3

CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 4

I.1 MỤC TIÊU, PHẠM VI CỦA ĐỀ TÀI 4

I.1.1 Mục tiêu 4

I.1.2 Phạm vi 5

I.2 KHẢO SÁT HỆ THỐNG 5

I.2.1 Một vài nét tổng quát 5

I.1.2 Đánh giá ưu, nhược điểm của phương thức hoạt động cũ của cửa hàng 6

I 3 MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG ÁN GIẢI QUYẾT 7

I.3.1 Quản lý danh mục: 8

I.3.2 Nhập hàng: 8

I.3.3 Xuất hàng: 8

I.3.4 Thống kê, báo cáo: 9

I.4 XÂY DỰNG HỆ THỐNG MỚI 9

I.4.1 Lập kế hoạch 9

I.4.2 Tiến hành thực hiện 10

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT CHỨC NĂNG 14

II.1 XÂY DỰNG SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG 14

II.1.1 Lý do xây dựng sơ đồ 14

II.1.2 Các thành phần cấu thành 15

II.1.3 Hệ thống các chức năng 15

II.2 XÂY DỰNG MÔ HÌNH LUỒNG DỮ LIỆU (DFD) 20

II.2.1 Vì sao phải xây dựng mô hình luồng dữ liệu 20

II.2.2 Xây dựng mô hình luồng dữ liệu 20

II.2.3 Vì sao phải đặc tả chức năng chi tiết 27

CHƯƠNG III PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT DỮ LIỆU 29

MÔ HÌNH LIÊN KẾT THỰC THỂ 29

CHƯƠNG IV THIẾT KẾ HỆ THỐNG 31

IV.1 THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 31

VI.1.2 THIẾT KẾ GIAO DIỆN 33

KẾT LUẬN 36

LỜI NÓI ĐẦU

Cùng với sự phát triển và ứng dụng của công nghệ thông tin vào cuộc sống hiện đại của chúng ta ngày nay vào tất cả các lĩnh vực Việc đưa tin học vào để giúp cho việc quản lý được tiện lợi nhanh chóng và khoa học hơn là một điều vô cùng cần thiết Nó vừa giúp chúng ta tiết kiệm được sức lực của con người và giải quyết vấn đề một cách chính xác Vì vậy ngày càng nhiều các phần mềm quản lý và ứng dụng được đưa vào thực tiễn để áp dụng Nhưng để

có những phần mềm mang tính hiệu quả đòi hỏi cần phải có những kỹ năng chuyên ngành vững vàng Đề tài này đã giúp em đưa những kiến thức đã được học áp dụng vào thực tiễn Đề tài tuy đã hoàn thành nhưng chỉ dừng lại ở mức

độ kiến thức của môn phân tích và thiết kế hệ thống thông tin chưa triển khai ápdụng vào thực tế vì còn nhiều thiếu sót Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để em khắc phục những thiếu sót đó

Em xin chân thành cám ơn cô Lê Thị Hường và cô Hà Thị Bích Ngọc đã hướng dẫn em hoàn thành đề tài này

I.1.2 Phạm vi

 Đề tài được thực hiện theo phạm vi yêu cầu của môn Phân tích thiết kế

hệ thống thông tin và những mục tiêu nêu trên

 Đề tài chỉ thực hiện dựa trên cơ sở lý thuyết để thiết kế mô hình và tổchức dữ liệu chưa tiến hành thực hiện lập trình hoàn chỉnh, phần này thuộc vềmột phạm vi khác để phát triển thành một ứng dụng

 Do phạm vi và khả năng còn nhiều hạn chế nên chúng em chỉ khảo sát

và phân tích những hệ thống có quy mô vừa và nhỏ Tuy nhiên đề tài có thểđược mở rộng và phát triển trên một hệ thống lớn hơn

I.2 KHẢO SÁT HỆ THỐNG

Để thực hiện, em đã tiến hành khảo sát tại Cửa hàng bách hóa Vân Ngự - Địa

chỉ: Đường Lam Sơn – P Đồng Tâm – TP.Vĩnh Yên - Vĩnh Phúc để tìm hiểu thông

tin, qui trình hoạt động Ngoài ra em còn tìm hiểu và tham khảo một số hệ thống quản

lý khác để hoàn thiện đề tài này

I.2.1 Một vài nét tổng quát

- Nhập hàng:

 Nguồn hàng nhập về của cửa hàng chủ yếu qua 2 mối chính là:

 Nhập hàng trực tiếp từ công ty hay xí nghiệp sản xuất ra sản phẩm cửa hàng cần(có hóa đơn chứng từ ban giao hàng hóa, tiền và các giấy tờ đi kèm sản phẩm khác đầy đủ)

 Nhập hàng gián tiếp thông qua các người giao hàng(đa phần không có hóa đơn giao hàng,tiền và các giấy tờ khác dựa trên lòng tin giữa cửa hàng và người giao hàng là chính) các thông tin giao hàng chỉ được lưu trong một giấy tờ đơn giản gồm các thông tin chính như tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị

 Các yếu tố của sản phẩm được chủ cửa hàng kiểm tra là:

Các giấy tờ đi kèm của sản phẩm

 Các thông tin về số lượng, chất lượng, giá nhập, nơi nhập được lưu vào sổtheo dõi hàng

 Hóa đơn nhập hàng theo mẫu bảng 2.1

- Xuất hàng:

 Theo thể thức trao nhận tiền hàng trực tiếp tại cửa hàng giữa khách hàng

và chủ cửa hàng không có sổ thống kê các sản phẩm đã xuất ra(đa phần không có hóa đơn bán hàng nếu có thì hóa đơn bán hàng được điền vào mẫu sau bảng 3.1)

 Các yếu tố được kiểm tra trước khi xuất là:

Số lượng, chất lượng, loại hàng

Các thông số kỹ thuật của sản phẩm

Các chú ý, đặc điểm của sản phẩm

Hoàn thiện các giấy tờ đi kèm của sản phẩm

 Các khách hàng nợ hàng đều được lưu trong sổ nợ

 Các sản phẩm sau khi được bán đi sẽ được thay đổi lại số lượng trong sổ theo dõi hàng

- Lưu theo dõi hàng:

 Các thông số về số lượng, lượng hàng trả lại của các sản phẩm trong theo dõi hàng đều được lưu lại trong sổ theo dõi hàng

 Các thông số thường được chủ cửa hàng thống kê:

Các mặt hàng bán chậm

Các mặt hàng tồn theo dõi hàng quá lâu

Các mặt hàng bị trả lại hay bảo hành quá nhiều

- Khách hàng:

 Vì cửa hàng đa phần là khách quen nên về khách hàng đều được chủ cửahàng nhớ(tùy theo mỗi khách hàng có sự ưu đãi khi mua hàng khác nhau)

 Các yếu tố được thống kê:

Các yêu cầu của khách hàng về các loại sản phẩm

Các mặt hàng hợp thị hiếu

Tổng hợp các khách hàng quen của cửa hàng

I.1.2 Đánh giá ưu, nhược điểm của phương thức hoạt động cũ của cửa hàng

 Các thông tin cơ bản về sản phẩm đều được lưu trong một gốc dữ liệu là

sổ lưu theo dõi hàng tiện trong việc tra cứu

- Nhược điểm:

+ Nhập hàng

 Nhập hàng thông qua người giao hàng không có các giấy tờ cần thiết để chứng tỏ hàng giao đảm bảo chất lượng, không có sự giàng buộc giữa cửa hàng và người giao về việc chịu trách nhiệm về sản phẩm

 Không lưu lại được các cơ sở sản xuất nào thường hay có hàng bị lỗi,một

số các thông tin khác về sản phẩm hay không được lưu lại nên việc tìm kiếm về các thông tin này một số lúc gặp khó khăn

 Các thông tin về sản phẩm thường thay đổi không có chuẩn quy định làmcho sổ theo dõi hàng không có một chuẩn chung nên làm cho việc tra cứu trở nên khó khăn

+ Xuất hàng

 Hàng hóa được bàn giao theo thể thức trao đổi trực tiếp không có hóa đơn này thường không kiểm soát được mặt hàng nào là của cửa hàng mình bán ra, đặc điểm của loại hàng mình bán cho khách hàng sẽ gây ảnh hưởng tới việc bảo hành hay các vấn đề sau khi bàn giao sản phẩm

+ Lưu theo dõi hàng

 Các thông tin nhập vào thường thay đổi không có chuẩn quy định làm cho sổ theo dõi hàng không có một chuẩn chung nên làm cho việc tra cứu gặp khó khăn

+ Khách hàng

 Không kiểm soát được lượng khách mới đến với cửa hàng

 Không đánh giá được các khách hàng tiềm năng cho cửa hàng

 Khi sảy ra trục trặc về sản phẩm của khách hàng mới thì rất khó trong việc kiểm tra sản phẩm hay các đề ra các ưu đãi cho lớp khách hàng mới này

Các yếu tố tuy được đánh giá khá đủ nhưng lại không được lưu lại nên không thể xem lại khi cần

I 3 MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG ÁN GIẢI QUYẾT

Để khắc phục các nhược điểm của mô hình hoạt động cũ của cửa hàng ta phải phân chia hệ thống hoạt động ra các bước sau:

I.3.1 Quản lý danh mục:

 Các thông tin được nhập vào các bảng nói trên được lưu lại qua sổ theo dõi nhập hàng định kỳ (bảng 2.2)

 Và sau khi nhập số lượng của từng mặt hàng sẽ được thay đổi trong sổ theo dõi hàng bảng 4.0 thông tin hàng được lưu ở kho hàng nào đều được lưu trong bảng này thông qua thông tin các kho của bảng kho bảng 4.1

I.3.3 Xuất hàng:

 Khi giao hàng nhân viên giao hàng sẽ điền đầy đủ thông tin về giao dịch vào hóa đơn mẫu(bảng 3.1) Các thông tin về sản phẩm được tìm ở danh sách (bảng 1.2)để giới thiệu cho khách hàng các thông tin về khách hàngmua hàng sẽ được tìm trong danh sách khách (bảng 1.1) để có thể có các

ưu đãi cần thiết Nếu có xuất hiện khách hàng mới thông tin về khách sẽ thêm vào theo danh sách (bảng 1.1)

 Thông tin về hàng trả lại cũng sẽ được kiểm tra dựa vào bảng 3.1 và được lưu vào sổ theo dõi hàng bảng 4.0

 Các thông tin được nhập vào các bảng nói trên được lưu lại qua sổ theo dõi xuất hàng theo định kỳ (theo mẫu bảng 3.2) để có những quyết định trong các sản phẩm kinh doanh sắp tới cũng như phương thức hoạt động của cửa hàng

 Thuế của các sản phẩm được định ra từ các hóa đơn thuế của cửa hàng bảng 4.2

 Khi xuất số lượng của từng mặt hàng sẽ được thay đổi trong sổ theo dõi hàng bảng 4.0

I.3.4 Thống kê, báo cáo:

 Mọi thông số đều được tìm kiếm dễ dàng

 Các thông số được thống kê là:

Danh sách khách hàng mua nhiều nhất được thống kê dựa vào danh sách xuất

Danh sách nhà cung cấp sản phẩm ít bị lỗi nhất dựa vào sổ theo dõi hàng và danh sách hàng hóa

Danh sách mặt hàng bán chạy nhất thống kê dựa vào danh sách xuất.Danh sách mặt hàng bị lỗi nhiều nhất dựa vào sổ theo dõi hàng và danh sách hàng hóa

Danh sách mặt hàng tồn theo dõi hàng nhiều nhất dựa vào sổ theo dõihàng

 Các thông tin này rất cần thiết đối với cửa hàng

I.4 XÂY DỰNG HỆ THỐNG MỚI

I.4.1 Lập kế hoạch

Việc cần làm:

Theo dõi hoạt động của cửa hàng (thời gian từ 2-3 ngày)

Đưa ra các đánh giá và các cách thức để giải quyết các vấn đề tồn tại trong cửa hàng(thời gian thực hiện 2 ngày)

Tìm hiểu các bảng biểu của cửa hàng(thời gian thực hiện 3-4 ngày).Tạo lập các sơ đồ luồng dữ liệu(thời gian thực hiện 3 ngày)

I.4.2 Tiến hành thực hiện

I.4.2.1 Môi trường

Bài toán quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ này được vận hành bởi chủ cửa hàng và nhân viên bán hàng và trong môi trường bán hàng trực tiếp

I.4.2.2 Cơ cấu tổ chức:

 Chủ cửa hàng.

Đứng đầu cửa hàng, là người quản lý, sử dụng nguồn vốn để duy trì hoạt động kinh doanh của cửa hàng cũng như việc bố trí nhân sự trong cửa hàng Ngoài ra, chủ của hàng còn có nhiệm vụ vạch ra chiến lược kinh doanh của cửa hàng, cùng với nhân viên trong cửa hàng tìm hiểu thị trường, thị hiếu khách hàng, tìm nguồn hàng, kiểm tra đôn đốc khâubán hàng

 Tổ bán hàng

Ở mỗi tổ đều có một tổ trưởng, mọi công việc trong tổ như sắp xếp nhân lực, tổ chức đẩy mạnh bán hàng, quản lý tốt tiền hàng thông qua việc kiểm kê hàng ngày Trợ giúp khách hàng và các tổ khác để thúc đẩy hoạt động kinh doanh của cửa hàng

 Tổ kế toán

Có nhiệm vụ giúp chủ cửa hàng trong việc theo dõi tổng hợp và cânđối trên sổ sách các nguồn tiền và hàng giữa mua và bán để thấy được kết quả công việc kinh doanh của cửa hàng

I.4.2.3 Quy trình hoạt động

 Quy trình nhập hàng

Với đặc thù của cửa hàng chuyên bán buôn bán, bán lẻ nên quá trình nhập hàng của cửa hàng sẽ chịu sự chi phối của nhiều yếu tố như: lượng hàng tồn, các mặt hàng được tiêu thụ nhiều, nhu cầu của khách hàng trong tháng hay quí tiếp theo… Căn cứ vào các yếu tố đó

tổ kho hàng sẽ có nhiệm vụ chọn và liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp hoặc các xí nghiệp sản xuất.sau đó lưu thông tin NCC và gửi yêu cầu nhập hàng

Khi yêu cầu nhập hàng được đáp ứng, tổ kho hàng lập phiếu nhập, hàng nhập về sẽ được tiếp nhận và kiểm tra Khi có sự cố tổ kho sẽ gửi phản hồi lại cho các nhà cung cấp Hàng sau khi được kiểm tra sẽ được phân loại và chuyển vào kho Tổ kế toán sẽ tiếp nhận phiếu nhập

và hóa đơn nhập từ tổ kho hàng Trên cơ sở đó,tổ kế toán sẽ có nhiệm

vụ thanh toán hóa đơn nhập cho các nhà cung cấp

Quy trình bán hàng

Khách hàng đến với cửa hàng có thể mua hàng trực tiếp tại cửa hàng theo hình thức bán lẻ hoặc liên hệ trực tiếp với tổ kho hàng để mua hàng theo hình thức bán buôn

-Đối với hình thức bán lẻ ở cửa hàng, tổ bán hàng sẽ có nhiệm vụ trợ giúp khách hàng trong quá trình mua hàng, bên cạnh đó phải theo dõi lượng hàng xuất, nhập trong cửa hàng Từ đó lập danh sách thống

kê và yêu cầu tổ kho hàng xuất hàng từ kho vào hoặc nhập thêm hàng mới Các chứng từ và sổ sách liên quan sẽ được chuyển đến tổ kế toán Sau khi khách hàng chọn hàng xong, tổ kế toán sẽ có nhiệm vụ viết hóa đơn bán hàng và thanh toán hóa đơn cho khách.Các thông tin của khách hàng với hình thức bán lẻ sẽ không được lưu trữ

-Đối với hình thức bán buôn, lúc này cửa hàng sẽ đóng vai trò là một nhà phân phối cấp dưới.Khi có yêu cầu từ một đại lý hay một cửa hàng khác, tổ kho hàng sẽ có nhiệm vụ lưu thông tin khách hàng, sau

đó lập phiếu xuất và hóa đơn xuất rồi vận chuyển hàng cho các đại lý

đó Sau quá trình giao hàng, tất cả các giấy tờ như phiếu xuất, hóa đơnxuất sẽ được tổ kế toán tổng hợp và thống kê

Quy trình thống kê, báo cáo

Các chứng từ, sổ sách liên quan đến quá trình nhập xuất cũng như mọi hoạt động của cửa hàng sẽ được tổ kế toán thống kê, tổng hợp khi

có yêu cầu báo cáo từ chủ cửa hàng tổ kế toán sẽ đưa ra các bảng thống kê này để đáp ứng yêu cầu đó

I.4.2.4 Mô hình tiến trình nghiệp vụ

Một số biểu mẫu

Bảng biểu mẫu của nhập hàng

Bảng 1.1: Bảng nhập danh sách hàng

Bảng 1.2: Bảng nhập danh sách Nhà cung cấp sản phẩm

Bảng 1.3: Bảng nhập hàng.

Bảng 1.4: Bảng mẫu dữ liệu sổ theo dõi nhập

Bảng biểu mẫu của xuất hàng

Ma

KH

Bảng 1.1: Bảng nhập danh sách khách hàng

Bảng 3.1: Bảng xuất hàng.

Bảng 3.2: Bảng mẫu dữ liệu sổ theo dõi xuất

Bảng 4.0: Bảng mẫu dữ liệu sổ theo dõi hàng

Hình 4.1: Bảng mẫu kho hàng

 Mô hình tiến trình nghiệp vụ

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT CHỨC NĂNG

II.1 XÂY DỰNG SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG.

II.1.1 Lý do xây dựng sơ đồ.

Mô hình phân rã chức năng ( BFD) là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra tùy thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống

Mục đích:

- Xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích

- Cho phép mô tả khái quát dần các chức năng của hệ thống bán hàng của công ty một cách trực tiếp khách quan

- Cho phép phát hiện chức năng thiếu hoặc trùng lặp

- Giúp làm việc giữa nhà thiết kế và người sử dụng trong khi phát triển hệ thống

5) Tiếp nhận hàng 6) Kiểm tra hàng7) Gửi thông tin phản hồi8) Phân loại hàng

9) Chuyển hàng vào kho10)Tiếp nhận phiếu nhập11)Tiếp nhận hóa đơn nhập12)Thanh toán cho NCC13)Trợ giúp khách hàng14)Theo dõi lượng hàng xuất,nhập15)Lập danh sách thống kê

17)Tổng hợp danh sách thống kê18)Chuyển danh sách thống kê đến tổ kế toán19)Viết hóa đơn bán hàng

20)Thanh toán hóa đơn cho khách21)Yêu cầu của đại lý

22)Lập phiếu xuất23)Lập hóa đơn xuất24)Lưu thông tin khách hàng25)Vận chuyển hàng

26)Tổng hợp phiếu xuất và hóa đơn xuất27)Chuyển đến tổ kế toán

28)Tổng hợp phiếu nhâp, xuất29)Tổng hợp hóa đơn nhập xuất30)Yêu cầu báo cáo

31)Báo cáo, thống kê

Bước 3: Những chức năng xác định lần 2

1) Chọn NCC2) Lưu thông tin NCC3) Yêu cầu nhập hàng4) (4),(22) Lập phiếu nhập xuất5) (5),(6) Tiếp nhận và kiểm tra hàng6) Gửi thông tin phản hồi

7) (8),(9) Phân loại và chuyển hàng vào kho8) (10),(11) Tiếp nhận phiếu nhập và hóa đơn nhập9) (12),(20) Thanh toán hóa đơn

10)Trợ giúp khách hàng11)Theo dõi lượng hàng nhập, xuất12)Thống kê lượng hàng tồn

13)Yêu cầu xuất hoặc nhập mới14)(19)(23) Lập hóa đơn xuất15)Tiếp nhận yêu cầu mua hàng16)Lưu thông tin khách hàng17)Vận chuyển hàng

18)(26),(27),(28),(29) Tổng hợp các chứng từ sổ sách trong quá trình xuất, nhập, tồn

19)Báo cáo, thống kê

Bước 4: Những chức năng được xác đinh lần 3

1) (1),(2) Chọn và lưu thông tin NCC2) Yêu cầu nhập hàng

4) (5),(7)Tiếp nhận, kiểm tra hàng và chuyển hàng vào kho5) Gửi thông tin phản hồi

6) (8),(18) Tiếp nhận và tổng hợp các chứng từ liên quan7) Thanh toán hóa đơn

8) Trợ giúp khách hàng9) (11),(12) Theo dõi và thống kê lượng hàng xuất nhập tồn10)Yêu cầu xuất hoặc nhập mới

11)Lập và lưu thông tin hóa đơn nhập, xuất12)(15),(16) Tiếp nhận yêu cầu mua hàng và lưu thông tin khách hàng (KH)

13)Vận chuyển hàng14)Báo cáo thống kê

Chuẩn hóa lại tên các chức năng

1) Chọn và lưu thông tin NCC2) Yêu cầu nhập hàng

3) Lập phiếu nhập, xuất4) Tiếp nhận và lưu thông tin hàng5) Gửi thông tin phản hồi

6) Tổng hợp các chứng từ, sổ sách7) Thanh toán hóa đơn

8) Trợ giúp khách hàng9) Theo dõi và thống kê lượng hàng xuất, nhập, tồn10)Yêu cầu xuất hoặc nhập mới

11)Lập và lưu thông tin hóa đơn nhập xuất12)Tiếp nhận yêu cầu mua hàng và lưu thông tin KH13)Vận chuyển hàng

14)Báo cáo

-Thanh toán hóa đơn

-Theo dõi, thống kê xuất, nhập, tồn

THỐNG KÊ, BÁO CÁO

 Công cụ biểu diễn

Hình chữ nhật

Hình cây phân cấp

 Thành lập sơ đồ phân rã chức năng

TÊN CHỨC NĂNG

 Đặc tả chi tiết các chức năng

1) Danh mục NCC: Cung cấp các thông tin về NCC2) Danh mục hàng: Cung cấp các thông tin về hàng hóa trong cửa hàng

3) Danh mục KH: Cung cấp các thông tin về KH4) Chọn NCC: Khi có yêu cầu nhập hàng mới, tổ kho hàng sẽ tìm NCC thích hợp và yêu cầu nhập hàng

5) Yêu cầu nhập hàng6) Lập phiếu nhập: tổ kho hàng có nhiệm vụ lập phiểu nhập cho mỗi lần nhập hàng

7) Lưu thông tin: Các thông tin về hàng hóa nhập về và các chứng

từ, hóa đơn sẽ được lưu lại8) Gửi phản hồi: Khi gặp sự cố trong quá trình nhập hàng, tổ kho hàng sẽ gửi phản hồi lại cho các NCC

9) Tiếp nhận Y/c mua hàng: Khi có yêu cầu mua hàng từ khách hàng,tổ kho hàng sẽ lập phiếu xuất và vận chuyển hàng đến cho khách, đồng thời yêu cầu khách hàng thanh toán hóa đơn xuất10)Trợ giúp KH: Trong quá trình mua hàng nếu KH có thắc mắc hay cần sự giúp đỡ từ cửa hàng thì tổ bán hàng sẽ có nhiệm vụ giúp