Báo cáo thực tập lập trình quản lý quản lý cửa hàng bách hóa

Hiện trạng tại cửa hàng - Nhập hàng:  Nguồn hàng nhập về của cửa hàng chủ yếu qua 2 mối chính là:  Nhập hàng trực tiếp từ công ty hay xí nghiệp sản xuất ra sản phẩm cửa hàng cầncó hóa

Mục lục

LỜI NÓI ĐẦU 2

KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 3

I ĐẶT VẤN ĐỀ 3

1.1 Hiện trạng tại cửa hàng 4

1.2 Ưu, nhược điểm của phương thức hoạt động cũ của cửa hàng 5

II MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG ÁN GIẢI QUYẾT 6

2.1 Quản lý danh mục: 6

2.2 Nhập hàng: 7

2.3 Xuất hàng: 7

4 Thống kê, báo cáo: 8

III XÁC LẬP DỰ ÁN 8

3.1 Lên kế hoạch 8

3.2 Khảo sát 8

3.3 Xây dựng hệ thống: 9

IV CÁC SƠ ĐỒ LẬP ĐƯỢC SAU KHI KHẢO SÁT 14

4.1.Sơ đồ phân cấp chức năng 15

4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu 17

4.3 Sơ đồ liên kết tập thực thể 21

V THIẾT KẾ HỆ THỐNG 24

5.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu 24

5.2.Thiết kế giao diện 26

KẾT LUẬN 31

LỜI NÓI ĐẦU

Cùng với sự phát triển và ứng dụng của công nghệ thông tin vào cuộc sống hiện đại của chúng ta ngày nay vào tất cả các lĩnh vực Việc đưa tin học vào để giúp cho việc quản lý được tiện lợi nhanh chóng và khoa học hơn là một điều vô cùng cần thiết Nó vừa giúp chúng ta tiết kiệm được sức lực của con người và giải quyết vấn đề một cách chính xác Vì vậy ngày càng nhiều các phần mềm quản lý và ứng dụng được đưa vào thực tiễn để áp dụng Nhưng để có những phần mềm mang tính hiệu quả đòi hỏi cần phải có những kỹ năng chuyên ngành vững vàng Đề tài này đã giúp em đưa những kiến thức đã được học áp dụng vào thực tiễn Đề tài tuy đã hoàn thành nhưng chỉ dừng lại ở mức độ kiến thức của môn phân tích và thiết kế hệ thốngthông tin chưa triển khai áp dụng vào thực tế vì còn nhiều thiếu sót Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để em khắc phục những thiếu sót đó

Em xin chân thành cám ơn cô Lê Thị Hường và cô Hà Thị Bích Ngọc đã hướng dẫn em hoàn thành đề tài này

KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

I ĐẶT VẤN ĐỀ

Để thực hiện đề tài, em đã tiến hành khảo sát tại Cửa hàng bách hoá Thành Bắc, địa

chỉ: 177 - P.Liên Bảo - Vĩnh Yên - Vĩnh Phúc, trong quá trình khảo sát em đã tìm hiểu thông tin, qui trình hoạt động của cửa hàng Ngoài ra em còn tìm hiểu và tham khảo thông tin trên mạng để có thể hoàn chỉnh hơn những đặc tả cho mô hình quản lý này

1.1 Hiện trạng tại cửa hàng

- Nhập hàng:

 Nguồn hàng nhập về của cửa hàng chủ yếu qua 2 mối chính là:

 Nhập hàng trực tiếp từ công ty hay xí nghiệp sản xuất ra sản phẩm cửa hàng cần(có hóa đơn chứng từ ban giao hàng hóa, tiền và các giấy tờ đi kèm sản phẩm khác đầy đủ)

 Nhập hàng gián tiếp thông qua các người giao hàng(đa phần không có hóa đơn giao hàng,tiền và các giấy tờ khác dựa trên lòng tin giữa cửa hàng và người giao hàng là chính) các thông tin giao hàng chỉ được lưu trong một giấy tờ đơn giản gồm các thông tin chính như tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị

Giá thành của các sản phẩm và cập nhật sự thay đổi về giá nhập

Xem xét các thông số kỹ thuật

Các giấy tờ đi kèm của sản phẩm

 Các thông tin về số lượng, chất lượng, giá nhập, nơi nhập được lưu vào sổ theo dõi hàng

 Hóa đơn nhập hàng theo mẫu bảng 2.1

- Xuất hàng:

 Theo thể thức trao nhận tiền hàng trực tiếp tại cửa hàng giữa khách hàng và chủ cửa hàng không có sổ thống kê các sản phẩm đã xuất ra(đa phần không

có hóa đơn bán hàng nếu có thì hóa đơn bán hàng được điền vào mẫu sau bảng 3.1).

 Các yếu tố được kiểm tra trước khi xuất là:

Số lượng, chất lượng, loại hàng

Các thông số kỹ thuật của sản phẩm

Các chú ý, đặc điểm của sản phẩm

Hoàn thiện các giấy tờ đi kèm của sản phẩm

 Thuế của sản phẩm dựa trên các thuế được đánh vào cửa hàng theo mẫu 4.2

 Các khách hàng nợ hàng đều được lưu trong sổ nợ

 Các sản phẩm sau khi được bán đi sẽ được thay đổi lại số lượng trong sổ theodõi hàng

- Lưu theo dõi hàng:

 Các thông số về số lượng, lượng hàng trả lại của các sản phẩm trong theo dõi hàng đều được lưu lại trong sổ theo dõi hàng

 Các thông số thường được chủ cửa hàng thống kê:

Các mặt hàng bán chậm

Các mặt hàng tồn theo dõi hàng quá lâu

Các mặt hàng bị trả lại hay bảo hành quá nhiều

- Khách hàng:

 Vì cửa hàng đa phần là khách quen nên về khách hàng đều được chủ cửa hàng nhớ(tùy theo mỗi khách hàng có sự ưu đãi khi mua hàng khác nhau)

 Các yếu tố được thống kê:

Các yêu cầu của khách hàng về các loại sản phẩm

Các mặt hàng hợp thị hiếu

Tổng hợp các khách hàng quen của cửa hàng

1.2 Ưu, nhược điểm của phương thức hoạt động cũ của cửa hàng

- Ưu điểm:

 Cửa hàng hoạt động nhanh tích cực trong các hoạt động nhập, xuất hàng hóa

 Các yếu tố được kiểm tra trong các yếu tố nhập, xuất, khách hàng, hay theo dõi hàng khá đầy đủ

 Do việc xuất, nhập hàng hóa đa phần đều dựa trên lòng tin tưởng giữa cửa hàng và người giao hàng cũng như của cửa hàng và khách hàng nên việc nhập hay xuất hàng khá đảm bảo

 Các thông tin cơ bản về sản phẩm đều được lưu trong một gốc dữ liệu là sổ lưu theo dõi hàng tiện trong việc tra cứu

- Nhược điểm:

 Nhập hàng thông qua người giao hàng không có các giấy tờ cần thiết để chứng tỏ hàng giao đảm bảo chất lượng, không có sự giàng buộc giữa cửa hàng và người giao về việc chịu trách nhiệm về sản phẩm.

 Không lưu lại được các cơ sở sản xuất nào thường hay có hàng bị lỗi,một số các thông tin khác về sản phẩm hay không được lưu lại nên việc tìm kiếm về các thông tin này một số lúc gặp khó khăn

 Các thông tin về sản phẩm thường thay đổi không có chuẩn quy định làm cho

sổ theo dõi hàng không có một chuẩn chung nên làm cho việc tra cứu trở nên khó khăn

+ Xuất hàng

 Hàng hóa được bàn giao theo thể thức trao đổi trực tiếp không có hóa đơn này thường không kiểm soát được mặt hàng nào là của cửa hàng mình bán ra,đặc điểm của loại hàng mình bán cho khách hàng sẽ gây ảnh hưởng tới việc bảo hành hay các vấn đề sau khi bàn giao sản phẩm

+ Lưu theo dõi hàng

 Các thông tin nhập vào thường thay đổi không có chuẩn quy định làm cho sổ theo dõi hàng không có một chuẩn chung nên làm cho việc tra cứu gặp khó khăn

+ Khách hàng

 Không kiểm soát được lượng khách mới đến với cửa hàng

 Không đánh giá được các khách hàng tiềm năng cho cửa hàng

 Khi sảy ra trục trặc về sản phẩm của khách hàng mới thì rất khó trong việc kiểm tra sản phẩm hay các đề ra các ưu đãi cho lớp khách hàng mới này

Các yếu tố tuy được đánh giá khá đủ nhưng lại không được lưu lại nên không thể xem lại khi cần

II. MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG ÁN GIẢI QUYẾT

Để khắc phục các nhược điểm của mô hình hoạt động cũ của cửa hàng ta phải phân chia hệ thống hoạt động ra các bước sau:

và nhà cung cấp sẽ thêm vào theo danh sách (bảng 1.2 và bảng 1.3).

 Các thông tin được nhập vào các bảng nói trên được lưu lại qua sổ theo dõi nhập hàng định kỳ (bảng 2.2)

 Và sau khi nhập số lượng của từng mặt hàng sẽ được thay đổi trong sổ theo dõi hàng bảng 4.0 thông tin hàng được lưu ở kho hàng nào đều được lưu trong bảng này thông qua thông tin các kho của bảng kho bảng 4.1

2.3 Xuất hàng:

 Khi giao hàng nhân viên giao hàng sẽ điền đầy đủ thông tin về giao dịch vào hóa đơn mẫu(bảng 3.1) Các thông tin về sản phẩm được tìm ở danh sách (bảng 1.2)để giới thiệu cho khách hàng các thông tin về khách hàng mua hàng sẽ được tìm trong danh sách khách (bảng 1.1) để có thể có các ưu đãi cần thiết Nếu có xuất hiện khách hàng mới thông tin về khách sẽ thêm vào theo danh sách (bảng 1.1)

 Thông tin về hàng trả lại cũng sẽ được kiểm tra dựa vào bảng 3.1 và được lưu

 Các thông tin được nhập vào các bảng nói trên được lưu lại qua sổ theo dõi xuất hàng theo định kỳ (theo mẫu bảng 3.2) để có những quyết định trong cácsản phẩm kinh doanh sắp tới cũng như phương thức hoạt động của cửa hàng.

 Thuế của các sản phẩm được định ra từ các hóa đơn thuế của cửa hàng bảng 4.2

 Khi xuất số lượng của từng mặt hàng sẽ được thay đổi trong sổ theo dõi hàng bảng 4.0

4 Thống kê, báo cáo:

 Mọi thông số đều được tìm kiếm đễ dàng

 Các thông số được thống kê là:

Danh sách khách hàng mua nhiều nhất được thống kê dựa vào danh sách xuất

Danh sách nhà cung cấp sản phẩm ít bị lỗi nhất dựa vào sổ theo dõi hàng

và danh sách hàng hóa

Danh sách mặt hàng bán chạy nhất thống kê dựa vào danh sách xuất.Danh sách mặt hàng bị lỗi nhiều nhất dựa vào sổ theo dõi hàng và danh sách hàng hóa

Danh sách mặt hàng tồn theo dõi hàng nhiều nhất dựa vào sổ theo dõi hàng

 Các thông tin này rất cần thiết đối với cửa hàng

III XÁC LẬP DỰ ÁN

3.1 Lên kế hoạch

Việc cần làm:

Theo dõi hoạt động của cửa hàng (thời gian từ 2-3 ngày)

Đưa ra các đánh giá và các cách thức để giải quyết các vấn đề tồn tại trong cửa hàng(thời gian thực hiện 2 ngày)

Tìm hiểu các bảng biểu của cửa hàng(thời gian thực hiện 3-4 ngày)

Tạo lập các sơ đồ luồng dữ liệu(thời gian thực hiện 3 ngày)

3.2 Khảo sát

3.2.1.Môi trường

Bài toán quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ này được vận hành bởi chủ cửa hàng

và nhân viên bán hàng và trong môi trường bán hàng trực tiếp

Chủ cửa hàng:

 Chịu trách nhiệm kiểm kê hàng hóa nhập vào cả về số lượng, chất lượng kèm theo các thông tin về sản phẩm nhập vào vì vậy người chủ cửa hàng sẽ tham gia trực tiếp (thêm, sửa, xóa, tìm kiếm, thống kê )vào các thông tin của danh sách nhập hàng

 Chịu trách nhiệm giám sát việc xuất hàng của cửa hàng người này sẽ kiểm tra thông qua bảng thống kê các hóa đơn bán hàng trong thời gian định kỳ

và có thể thay đổi mọi thông tin

 Kiểm tra các thông tin tổng hợp được để đề ra chiến lược phát triển

 Chịu trách nhiệm trong việc nhập xuất sản phẩm ra và vào theo dõi hàng Người chủ cửa hàng này sẽ làm trực tiếp trên thông tin bảng theo dõi hàng bảng 4.0

 Là người được xem và và thay đổi cũng như thêm mới mọi thông tin trên

hệ thống

 Nhân viên bán hàng:

 Người này chỉ được phép tìm kiếm các thông tin về sản phẩm trong bảng theo dõi hàng để biết thông tin trung về sản phẩm bán ra(số lượng, chất lượng, xuất sứ, loại, mã hàng )

 Các thông tin này sẽ được nhân viên bán hàng sử lý trực tiếp(thêm, sửa, xóa) trên hóa đơn bán hàng (bảng 2.1)sau khi bàn giao sản phẩm thì có nhiệm vụ thêm vào bảng thồng kê hóa đơn bán hàng định kỳ bảng 3.3(chỉ được thêm, sửa, xóa mới)

 Nhân viên bán hàng có niệm vụ nhận lại các sản phẩm bị lỗi và tham gia trực tiếp vào bảng 1.3 dựa trên các thông tin có được từ bảng theo dõi hàng

để điền vào bảng này

 Các thông tin chung:

 Thông tin trong bảng theo dõi hàng gồm các thông tin mã hàng, tên hàng,

số lượng còn, chất lượng, xuất sứ

 Các thông tin cần thiết trước khi có bài toán được thống kê rất có ý nghĩa với cửa hàng như khách hàng nào là tiềm năng cho cửa hàng, các khách hàng lâu dài của cửa hàng, cơ sở sản xuất nào hay bị lội, quy chế cho các sản phẩm ra sao v.v Đây là một mặt mạnh của hệ thống giúp cửa hàng luốn nhập được mặt hàng có chất lượng tốt và có cách thức giao tiếp với khách hàng hợp lý.

3.3.1 Khảo sát nghiệp vụ của bài toán

Bài toán sẽ giải quyết các nghiệp vụ sau:

Quản lý danh mục

Nhập hàng

Xuất hàng

Thống kê, báo cáo

3.3.2.Các biểu mẫu

 Bảng biểu mẫu của nhập hàng

Bảng 2.1: Bảng nhập hàng.

Bảng 2.2: Bảng mẫu dữ liệu sổ theo dõi nhập

Bảng biểu mẫu của xuất hàng

Bảng 3.1: Bảng xuất hàng

Bảng 3.2: Bảng mẫu dữ liệu sổ theo dõi xuất

Bảng 4.0: Bảng mẫu dữ liệu sổ theo dõi hàng

Mã kho Địa chỉ Tên kho

Hình 4.1: Bảng mẫu kho hàng

Bảng 4.2: Bảng mẫu thuế

IV CÁC SƠ ĐỒ LẬP ĐƯỢC SAU KHI KHẢO SÁT

Ta có cửa hàng cần quản lý các danh sách như hàng hóa, khách, nhà cung cấp

->Ta cần lập ra chức năng quản lý danh mục bao gồm các thông tin chung là: khách hàng, hàng, nhà cung cấp

Các công việc chính của cửa hàng bao gồm:

 Xuất hàng

 Quản lý hàng trong kho

Ta lập ra các chức năng tương ứng quản lý đó là:

 Quản lý nhập hàng

 Quản lý xuất hàng

->Các nhiệm vụ cần có trong hệ thống xuất hàng bao gồm:

Từ phân tích trên ta có sơ đồ phân cấp chức năng sau

4.1.Sơ đồ phân cấp chức năng

Hình 1.1: Sơ đồ phân cấp chức năng

4.1.1 Quản lý danh mục

a) Mục tiêu

Chức năng quản lý danh mục là bao gồm quản lý các thông tin về hàng hóa, nhà cung cấp và khách hàng.

Có các chức năng thêm, sửa, xóa, tìm Chức năng chỉ làm việc với các thông tin đầy đủ

Các thông tin này sẽ đucọ truy xuất trực tiếp hỗ trợ cho việc nhập hàng xuất hàng thuận lợi và nhanh chóng

b) Đầu vào

Với thông tin khách hàng được lấy từ hóa đơn xuất (mẫu phiếu 3.1), mặt khác ban đầu được lấy từ việc hỏi trực tiếp khách hàng và được cập nhật trực tiếp trên giao diện của chức năng

Với thông tin về hàng được lấy từ phiếu nhập của cửa hàng (mẫu phiếu 2.1)

Với thông tin về nhà cung cấp được lấy từ phiếu nhập của cửa hàng(mẫu phiếu 2.1)c) Đầu ra

Các thông tin về khách hàng được lưu vào nguồn dữ liệu khách hàng

Các thông tin về hàng được lưu vào nguồn dữ liệu hàng

Các thông tin về nhà cung cấp được lưu vào nguồn dữ liệu nhà cung cấp

4.1.2 Quản lý nhập hàng

a) Mục tiêu

Tạo lập ra chức năng này để dễ dàng trong quản lý việc nhập một cách chính xác vàchi tiết và in ra phiếu nhập nhằm tạo sự giằng buộc chịu trách nhiệm đối với sản phẩm của người cung cấp sản phẩm Các dữ liệu được nhập vào đây được trực tiếp

xử dụng để tạo lập ra danh sách nhập theo dõi theo định kỳ

Giúp cho cửa hàng dễ dàng theo dõi việc nhập hây rút ra xu thế hàng hóa và các đánh giá khác

Có các chức năng thêm, sửa, xóa và tìm kiếm

Có các chức năng thêm, sửa, xóa và tìm kiếm

b) Đầu vào

Đầu vào của in phiếu xuất và xuất là hóa đơn xuất(mẫu 3.1), sổ kho(mẫu 4.0)

Đầu vào của bảo hành bao gồm: hóa đơn xuất(mẫu 3.1) của cửa hàng, sổ theo dõi hàng (mẫu 4.0)

Đầu vào của vận chuyển là hóa đơn xuất(mẫu 3.1)

Các mặt hàng đã có thời gian trong kho lâu sẽ được lưu vào danh sách tồn kho

Có các chức năng thêm, sửa, xóa và tìm kiếm

Danh sách các thông về các mặt khác nhau mà người dùng cần tìm

4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu

Hình 2.1: Sơ đồ ngữ cảnh

Hình 2.2: Sơ đồ mức đỉnh.

Hình 2.3: Sơ đồ mức dưới đỉnh của ql danh mục

Hình 2.4: Sơ đồ mức dưới đỉnh của ql nhập hàng.

Hình 2.5: Sơ đồ mức dưới đỉnh của ql xuất hàng

Hình 2.6: Sơ đồ mức dưới đỉnh của ql theo dõi hàng.

4.3 Sơ đồ liên kết tập thực thể

Hình 3.1: Sơ đồ liên kết tập thực thể

Hình 3.2: Sơ đồ liên kết tập thực thể mức hạn chế

Hình 3.2: Sơ đồ liên kết tập thực thể chuẩn hóa

V THIẾT KẾ HỆ THỐNG

5.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu

Qua quá trình khảo sát và phân tích hệ thống, em tiến hành cài đặt cơ sở dữ liệu của hệ thống như sau Hệ thống bao gồm các bảng:

 Bảng Khách hàng

 Bảng Theo dõi hàng

5.2.Thiết kế giao diện

Một số Form chính

 Form Hàng hóa.

 Form Đăng nhập

 Form Nhập hàng

 Form Nhà cung cấp

 Báo cáo

Nhập hàng

Xuất hàng

Doanh thu

KẾT LUẬN

Qua việc phân tích thiết kế bài toán quản lý hệ thống bán hàng trên một cửa hàng bách hóa vừa và nhỏ, em đã thu được nhiều kết quả, từ việc phân tích, thiết kế đến việc cài đặt thành công một chương trình ứng dụng

Để hoàn thành đề tài này em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn, giúp đỡ của cô Lê Thị Hường và cô Hà Thị Bích Ngọc đã giúp em hoàn thành đề tài một cách tốt nhất Em xin chân thành cảm ơn Chủ cửa hàng, nhân viên cửa hàng bách hóa Thành Bắc đã tạo điều kiện giúp đỡ em để em có được đầy đủ các thông tin cần thiết