Báo cáo thực tập quản lý Kho Hàng bằng access

Báo cáo thực tập – K08 Đề tài : Quản lý Kho HàngChương 1.GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 1.1 Giới thiệu tổng quát : Hiện nay, vấn đề áp dụng công nghệ thông tin đang đươc đưa lên hà

Trang 1

Báo cáo thực tập – K08 Đề tài : Quản lý Kho Hàng

LỜI NÓI ĐẦU

Công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong sự phá triển của xã hội trong thời đại ngày nay.Những ứng dụng của CNTT đang được ứng dụng rộng rãi trên tất cả các lĩnh vực của đời sống, đặc biệt là trong công tác quản lý, lưu trữ thông tin, dữ liệu trong các công ty

Quản lý kho trong doanh nghiệp là một công việc quan trọng đòi hỏi bộ phận quản lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp Các doanh nghiệp không chỉ có mô hình tập trung mà còn tổ chức mô hình kho phân tán trên nhiều địa điểm trong phạm vi vùng, quốc gia, quốc tế Quản lý thống nhất mô hình này không phải là việc đơn giản nếu chỉ sử dụng phương pháp quản lý kho truyền thống.Việc ứng dụng CNTT đã manglại bước dột phá mới cho công tác quản lý kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu và sản phẩm một cách chính xác kịp thời Từ

đó, người quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.Nhu cầu của công ty về xử lý thông tin đòi hỏi phải luôn chính xác, hiệu quả, khả năng cập nhật, tìm kiếm một cách nhanh chóng.Vì vậy em chọn đề tài quản lý KhoHàng với mong muốn đáp ứng được nhu cầu cần thiết hiện nay của công ty và giúp việc quản lý hiệu quả hơn

Do thời gian hạn chế và kiến thức còn hạn hẹp nên trong đề tài này không thể tránh khỏi những thiếu sót Kính mong các thầy cô đóng góp ý kiến giúp đề tài ngày càng được hoàn thiện hơn Em xin chân thành cảm ơn thầy Lê Huy Hoàng – Giáo viên

bộ môn khoa công nghệ thông tin – trường Cao Đẳng Kinh Tế Công Nghiệp Hà Nội

đã tận tình hướng dẫn em trong quá trình thực hiện đề tài này

Trang 2

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1.GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP

1.1.Giới thiệu tổng quát

1.2 Hiện trạng quản lý ở công ty

1.2 1.Vị trí, đặc điểm, tình hình hiện tại của công ty

1.2 2.Sơ đồ hoạt động kinh doanh của công ty

1.2 3 Quy trình quản lý kho hàng

1.2.4.Phương pháp quản lý của công ty

1.2.5.Đề xuất phương án quản lý

CHƯƠNG 2.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

2.1.Sơ đồ phân rã chức năng

2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu

2.3.Cơ sở dữ liệu

CHƯƠNG 3.THIẾT KẾ HỆ THỐNG

3.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.1.1.Giới thiệu về Microsoft Access

3.1.2.Cơ sở dữ liệu vật lý

3.1.3 Mô hình liên kết giữa các bảng cơ sơ dữ liệu

3.2.Thiết kế phần mềm

1 2 4 4 4 4 5 7 8 8 9 10 12 17 19 19 19 21 24 25

Trang 3

Trang 4

Chương 1.GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP

1.1 Giới thiệu tổng quát :

Hiện nay, vấn đề áp dụng công nghệ thông tin đang đươc đưa lên hàng đầu nhất

là đối với các ngành quản lý kinh doanh nói chung và công ty cổ phần thương mại đầu

tư và phát triển Bình Minh nói riêng.Công nghệ thông tin được đưa vào nhằm hoàn chỉnh hóa hệ thống giao dịch và quản lý hàng hóa của công ty , nhằm tăng khả năng hoạt động , giảm bớt số lượng nhân viên quản lý, đảm bảo chính xác và độ bảo mật, an toàn dữ liệu cao

Vì những lý do đó mà việc thay thế và nâng cấp mới hệ thống quản lý kinh doanh đang là vấn đề cấp bách cho ngành kinh doanh

1.2 Hiện trạng quản lý ở công ty :

Qua quá trình khảo sát thực tế kinh doanh ở công ty em nắm được một số hiện

trạng như sau :

1.2 1.Vị trí, đặc điểm, tình hình hiện tại của công ty

Công ty cổ phần thương mại đầu tư và phát triển Bình Minh địa chỉ trụ sở chính

số 7, ngõ 36 Nguyễn Viết Xuân, phường Khương Mai, quận Thanh Xuân, thành phố

Hà Nội.Công ty được thành lập theo quyết định số 0103024399 của sở kế hoạch và

đầu tư thành phố Hà Nội và bắt đầu hoạt động kinh doanh từ ngày 9 tháng 5 năm 2008

Công ty cổ phần thương mại đầu tư và phát triển Bình Minh là một công ty hoạt động trên khá nhiều lĩnh vực như : thương mại, xây dựng các công trình kỹ thuật dân dụng, tư vấn và môi giới xúc tiến thương mại …

Trang 5

1.2 2.Sơ đồ hoạt động kinh doanh của công ty :

Vai trò và chức năng của các bộ phận trong công ty là :

Trang 6

 Ngoài ra còn phải thực hiện các nhiệm vụ khác & tuân thủ một số nghĩa vụ của người quản lý Công Ty theo Luật pháp quy định

Giám đốc :

 Là người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao

 Quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty

Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty

 Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty

Phòng kinh doanh :

 Phòng kinh doanh đảm nhận với chức năng tham mưu cho Ban giám đốc trong việc xây dựng và triển khai các kế hoạch phát triển công ty (kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, ); tham mưu trong việc quản lý

 Điều hành mạng lưới phân phối, kinh doanh sản phẩm, dịch vụ trực tiếp chịu trách nhiệm thực hiện các họat động tiếp thị - bán hàng tới các khách hàng và khách hàng tiềm năng của Doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu về doanh số, thị phần

 Có quyền đình chỉ việc gia công, sản xuất, lắp đặt các sản phẩm không đạt yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật, mất an toàn cho người sản xuất và người sử dụng, đồng thời báo cáo ngay với lãnh đạo công ty

 Phòng kế toán :

 Giúp việc và tham mưu cho Giám đốc Công ty trong công tác tổ chức, quản lý

và giám sát hoạt động kinh tế, tài chính, hạch toán và thống kê

 Theo dõi, phân tích và phản ảnh tình hình biến động tài sản, nguồn vốn tại Công

ty và cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kinh tế cho Giám đốc trong công tác điều hành và hoạch định sản xuất kinh doanh

 Thực hiện công tác hạch toán kế toán, thống kê theo Pháp lệnh kế toán và thống

kê, Luật Kế toán và Điều lệ của Công ty

Trang 7

 Xây dựng kế hoạch định kỳ về giá thành sản phẩm, kinh phí hoạt động, chi phí bảo dưỡng định kỳ và sửa chữa nhỏ của Công ty và các kế hoạch tài chính khác

 Thực hiện chế độ báo cáo tài chính, thống kê theo quy định của Nhà nước và Điều lệ của Công ty

 Thực hiện các nghĩa vụ đối với NSNN, cổ đông và người lao động theo luật định

 Xác định và phản ảnh chính xác, kịp thời kết quả kiểm kê định kỳ tài sản, nguồnvốn

 Lưu trữ, bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán, bảo mật số liệu kế toán tài chính theo quy định và điều lệ Công ty

 Thực hiện những nhiệm vụ khác do Giám đốc Công ty phân công

1.2 3 Quy trình quản lý kho hàng :

- Bộ phận kinh doanh căn cứ vào số lượng hàng hóa tối thiểu, số lượng hàng hóatối đa trong kho và danh sách mặt hàng hiện có của công ty để thông báo cho bộ phận kinh doanh lập đơn đặt hàng Trong đơn đặt hàng có đầy đủ thông tin về công ty, danh sách và số lượng các mặt hàng cần nhập về

- Bộ phận kinh doanh sẽ trình đơn đặt hàng lên bán giám đốc ký duyệt Nếu đơnđặt hàng đã được giám đốc ký duyệt thì bộ phận kinh doanh sẽ gửi đơn đặt hàng tới công ty nhà cung cấp Nếu được công ty nhà cung cấp chấp nhận cung cấp hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho và nhận hàng đưa về kho

- Mỗi lần nhập kho đều phải làm một phiếu nhập bao gồm : Thông tin đầy đủ vềnhà cung cấp, danh sách các mặt hàng, số lượng , ngày nhập, đơn giá, ngày hẹn trả tiềntheo mẫu đã được in sẵn Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển phiếu nhập và phiếu thanh toán tới bộ phận kế toán để thanh toán tiền hàng cho công ty nhà cung cấp

- Mỗi lần nhập kho thì phải tiến hành cập nhật lại danh mục hàng hóa như là thêm mặt hàng( nếu có mặt hàng mới ) , cập nhật lại số lượng, tính lại đơn giá

- Khi nhận được đơn hàng từ bộ phận kinh doanh,bộ phận kho kiểm tra hàng

Trang 8

khách.Nếu lượng hàng trong kho ko đủ thì thông báo để bộ phận kinh doanh từ chối hoặc hẹn lại với khách hàng chờ mua hàng bổ sung

- Mỗi lần xuất kho đều phải làm một phiếu xuất bao gồm : thông tin đầy đủ về khách hàng, danh sách mặt hàng, số lượng, ngày nhập xuất, đơn giá, ngày hẹn trả tiền

- Thống kê : Báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày, tháng và báo cáo doanh số thu chi

1.2.4.Phương pháp quản lý của công ty.

Hiện tại công ty đang quản lý kho hàng bằng sổ sách và lưu trữ trên giấy tờ, vì vậy việc quản Lý kho chưa được chặt trẽ, rời rạc dẫn đến việc sai lệch dữ liêu, thất lạc thông tin, rễ nhầm lẫn, cần người quản lý có năng lực chuyên môn cao mới có thể quản

lý tốt, và tốn nhiều thời gian

1.2.5.Đề xuất phương án quản lý :

Hiện nay việc quản lý nói chung và quản lý kho nói riêng đã được công nghệthông tin hóa Việc quản lý trở nên dễ dàng và mang lại lợi ích và hiệu quả cao Cungcấp thông tin nhanh chóng, chính xác trong viêc quản lý Và quản lý kho bằng mộtphần mềm là sụ tối ưu, đạt hiểu quả cao Và giảm tiện được nguồn nhân lực

Trang 9

Chương 2.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

2.1.Sơ đồ phân rã chức năng

Hệ thống quản lý kho hàng là một hệ thống thông tin hoạt động với sự trợ giúp của tin học nhằm quản lý và thực hiện các giao dịch xuất nhập Đầu vào của hệ thống là thông tin chi tiết về tên, giá cả, số lượng các danh mục hàng hóa xuất – nhập, tồn kho, các tổng kết về quá trình giao dịch xuất nhập

Trang 10

Giải thích các chức năng :

2.1.1Quản lý danh mục gồm :

 Danh mục nhà cung cấp : Khi nhà cung cấp nào đó được chọn làm đối tác thì

sẽ lưu lại các thông tin về nhà cung cấp ( Họ tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện thoại ,…)

 Danh mục hàng : Cập nhật các danh mục hàng với những thông tin về từng

 Viết phiếu nhập : Khi đã được nhà cung cấp thỏa thuận cung ứng hàng hóa thì

bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho và nhận hàng về kho của

công ty

 Nhập hàng : Mỗi khi nhập kho về thì tiến hành cập nhật lại danh mục hàng như

là : Tên mặt hàng , số lượng

 Viết phiếu xuất : Dựa vào các đơn đặt hàng đã đươc giải quyết, bộ phận kinh

doanh sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho

 Xuất hàng : Lập các hóa đơn chứng từ xuất kho, tiến hành xuất kho cho khách

mua hàng

Trang 11

2.1.3.Thống kê gồm :

 Thống kê nhập : Thống kế lượng hàng hóa nhập về theo tháng hoặc theo yêu

cầu của ban quản lý

 Thống kê xuất : Thống kê lượng hàng hóa xuất kho theo tháng hoặc theo yêu

cầu của ban quản lý

 Thống kê tồn : Thống kê lượng hàng hóa còn tồn trong kho theo tháng hoặc

theo yêu cầu của ban quản lý

2.1.4.Tìm kiếm gồm :

 Tìm kiếm khách hàng : Tìm kiếm thông tin về khách hàng khi có yêu cầu

 Tìm kiếm nhà cung cấp : Tìm kiếm thông tin về nhà cung cấp khi có yêu cầu

 Tìm kiếm vật tư : Tìm kiếm thông tin về vật tư để cập nhật danh mục hàng

Trang 12

2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu

2.2.1.Sơ đồ luồng dữ liệu ở mức bối cảnh :

Trang 13

Trang 14

2.2.3 Chức năng quản lý danh mục ( Mức dưới đỉnh ):

Trang 15

2.2.4 Chức năng quản lý nhập - xuất ( Mức dưới đỉnh ):

Trang 16

2.2.5 Chức năng thống kê ( Mức dưới đỉnh ):

2.2.6 Chức năng tìm kiếm(Mức dưới đỉnh ) :

Trang 17

2.3.Cơ sở dữ liệu

2.3.1.Thực thể và thuộc tính của thực thể

+ Vật tư(Mã vật tư, Tên vật tư, Đơn vị tính)

+ Kho(Mã kho, Tên kho, Địa chỉ kho)

+ Nhà cung cấp(Mã nhà cung cấp,Tên nhà cung cấp,Địa chỉ,Điện Thoại, Số tài khoản, số fax)

+Nhân viên(Mã nhân viên,Họ tên, Ngày sinh, Giới Tính, Địa chỉ,Điện thoại)+Khách hàng(Mã khách hang, Họ tên, Địa chỉ,Điện thoại,Sồ tài khoản,Số fax)

2.3.2.Mối quan hệ giữa các thực thể

+ Mối quan hệ giữa thực thể Nhân viên và Nhà cung cấp

+ Mối quan hệ giữa thực thể Nhân viên và Khách hàng

+ Mối quan hệ giữa thực thể Vật tư và Kho

Trang 18

2.3.3.Mô hình khái niệm dữ liệu

Địa chỉ

Số fax

Số tài khoản Điên thoại

Họ tên

Mã khách hàng Khách hàng

Địa chỉ

Số fax

Họ tên

Mã khách hàng Khách hàng

Số phiếu xuất Phiếu xuất

Mã nhân viên

Mã kho

Mã khách hàng Ngày xuất

Số phiếu xuất Phiếu xuất

Địa chỉ Tên kho

Mã kho Kho

Địa chỉ Tên kho

Mã kho Kho

Số lượng Tên hàng

Mã hàng Hàng

Số lượng Tên hàng

Mã hàng Hàng

Tên nhà CC

Mã nhà CC Nhà cung cấp

Địa chỉ

Số fax

Tên nhà CC

Mã nhà CC Nhà cung cấp Có

Có

1-1 1-1

1-1

1-n 1-n

Thuộc

Thuộc Thuộc

Thuộc

Trang 19

Chương 3.THIẾT KẾ HỆ THỐNG

3.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.1.1.Giới thiệu về Microsoft Access

Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL) Cũng giống như các hệCSDL khác, Access lưu trữ và tìm kiếm dữ liệu, thích hợp với các doanh nghiệp vừa vànhỏ Việc sử dụng Access giúp chúng ta có thể phát triển các ứng dụng một cách nhanhchóng

Access là một hệ quản trị dữ liệu rất tốt, đồng thời nó có thể giúp chúng ta truynhập tới tất cả các dạng dữ liệu Nó có thể làm việc với nhiều hơn một bảng (Table) tạicùng một thời điểm để giảm bớt sự rắc rối của dữ liệu và làm cho công việc dễ dàngthực hiện hơn

Access là một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDMS- Relational DatabaseManagement System), rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ Hiệu năng cao

và đặc biệt dễ sử dụng - bởi lẽ giao diện sử dụng phần mềm này gần giống hệt một sốphần mềm khác trong bộ MS Office quen thuộc như : MS Word, MS Excel;

Access cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đi kèm (DevelopmentTools) Công cụ này sẽ giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây dựngtrọn gói các dự án phần mềm quản lý quy mô vừa và nhỏ Và ta có thể khẳng địnhđược 2 ứng dụng chính của Access là

- Dùng để xây dựng hệ cơ sở dữ liệu (chỉ là phần cơ sở dữ liệu, còn phầnphát triển thành phần mềm có thể dùng các công cụ khác để làm như : VisualBasic, Visual C, Delphi, NET, )

- Có thể dùng để xây dựng trọn gói những phần mềm quản lý quy mô vừa

và nhỏ

Trang 20

Access cung cấp những thông tin quản lý CSDL quan hệ thực sự, hoàn thiện vớinhững định nghĩa khoá (Primary key) và khoá ngoại (Foreign key), các loại luật quan

hệ (một - một, một - nhiều), các mức kiểm tra mức toàn vẹn của dữ liệu cũng như địnhdạng và những định nghĩa mặc định cho các trường (Field) trong một bảng Bằng việcthực hiện sự toàn vẹn dữ liệu ở mức database engine, Access ngăn chặn được sự cậpnhật và xoá thông tin không phù hợp

Tóm lại: Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu tương tác với người

sử dụng chạy trên môi trường Windows, nó tăng thêm sức mạnh trong công tác tổchức, tìm kiếm và tổ chức thông tin Các quy tắc kiểm tra dữ liệu, giá trị mặc định,khuôn nhập dữ liệu … của Microsoft Access hoàn toàn đáp ứng yêu cầu Khả năng kếtnối và công cụ truy vấn mạnh của nó giúp ta tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng

Nó cho phép ta thiết kế được các biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng các yêu cầu đề

ra đối với những yêu cầu quản lý dữ liệu ở mức độ bộ phận cao

Trang 21

Trang 22

+ Bảng khachhang (Khách hàng )

+Bảng nhanvien ( Nhân viên )

+ Bảng phieunhap ( Phiếu nhập )

Trang 23

+ Bảng nhapct ( Nhập chi tiết )

+ Bảng phieuxuat ( Phiếu xuất )

+ Bảng xuatct ( Xuất chi tiết )

Trang 24

3.1.3 Mô hình liên kết giữa các bảng cơ sơ dữ liệu

Trang 25

Trang 26

Sơ đồ giải thuật :

Trang 27

Trang 28

 Sơ đồ giải thuật :

 CODE :

Private Sub login_Click()

Dim i

Trang 29

rs.MoveFirst

Do While Not rs.EOF

If rs![username] = ten And rs![password] = ma Then

Trang 30

3.2.3.Menu danh mục :

Trang 31

3.2.3.1 form cập nhật danh mục mặt hàng :

Sơ đồ giải thuật :

Trang 32

Phân tích :

 Tiến trình : Form cập nhật danh mục hàng hóa cho phép người dùng biết thông tin về hàng hóa đồng thời cho phép người dùng nhập thêm các mặt hàng, sửa, xóa thông tin

 Dòng dữ liệu : Form cập nhật danh mục hàng hóa hiển thị các danh sách các mặthàng cùng các thông tin liên quan

 Khi người dùng muốn :

+ Thêm mặt hàng thì chọn nút “thêm”.Sau khi chọn bảng thông tin hàng hóa xuất hiện cho người dùng nhập thông tin.Nếu thông tin nhập có lỗi thì hệ thống

Trang 33

+ Muốn sửa thông tin : chọn nút “sửa”, cập nhật danh mục hàng hóa sẽ lấy các thông tin hàng hóa người dùng chọn.Sau khi sửa xong thông tin chọn nút ghi và luồng dữ liệu chạy như nút “thêm”

+ Xóa thông tin : Khi chọn nút xóa chương trình sẽ hỏi lại “ bạn muốn xóa mã hàng cùng những mẫu tin lien quan ?”.Nếu chọn yes thì mã hàng cùng những thông tin liên quan sẽ bị xóa khỏi CSDL

 CODE :

+ Nút thêm :

Sơ đồ giải thuật:

Trang 34

Private Sub Them_Click()

On Error GoTo Err_Them_Click

Định dạng
Số trang	69
Dung lượng	2,21 MB