Hệ thống quản lý chất lượng ISO 17025 và GLP

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 17025 và GLP

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày xưa, để đánh giá chất lượng của sản phẩm hàng hoá người ta thực hiện việc kiểm tra chất lượng (quality control) trên sản phẩm trước khi xuất xưởng Ngày nay, hoạt động này tỏ ra không đủ mạnh để đánh giá chất lượng của sản phẩm Thêm vào đó, người

ta đánh giá sản phẩm tạo ra bằng cách kiểm tra qua suốt quá trình tạo ra sản phẩm dịch vụ thông qua các hệ thống chất lượng (quality system)

Trong thời buổi hiện đại ngày nay, các phòng thí nghiệm có vai trò rất quan trọng và liên quan đến nhiều lĩnh vực trong đời sống con người như: ô nhiễm môi trường, an toàn thực phẩm, chẩn đoán bệnh với nhiều nguyên nhân gây bệnh mới và biến đổi liên tục, pháp y, kiểm tra sản phẩm trong buôn bán thương mại quốc tế và còn rất nhiều lỉnh vực khác mà các phòng thí nghiệm chịu trách nhiệm làm trọng tài

Nếu như các phòng thí nghiệm không có các quy chuẩn chung, thì hậu quả là cùng một sản phẩm nhưng kết quả phân tích của các phòng thí nghiệm lại khác nhau Vấn đề này sẽ gây bế tắc trong việc giải quyết sau đó của các bên liên quan và cơ quan chức năng Do đó, các phòng thí nghiệm phải xây dựng những hệ thống chất lượng chung để kết quả cho ra có độ tin cây và thống nhất với nhau

Trong ngành y tế hiện nay có các hệ thống chất lượng cho các loại phòng thí nghiệm như sau:

Đối với các phòng thí nghiệm phân tích thực phẩm, có thể áp dụng hệ thống chất lượng ISO 17025 có tên “yêu cầu chung cho năng lực của phòng thí nghiệm hay hiệu chuẩn “là một hệ thống chất lượng chung cho tất cả các phòng thí nghiệm phân tích hoá học và sinh học Hệ thống này do tổ chức Vilas đánh giá và công nhận

Đối với các phòng xét nghiệm y khoa trong các bệnh viện, có thể áp dụng hệ thống chất lượng ISO 15189 phiên bản mới nhất năm 2007 Tổ chức Vilas đang triển khai đánh giá và công nhận theo tiêu chuẩn này

Đối với các phòng thí nghiệm phân tích dược phẩm có thể áp dụng hệ thống chất lượng ISO 17025 và vừa có thể áp dụng hệ thống chất lượng GLP (Good laboratory practice- thực hành phòng thí nghiệm tốt) tiêu chuẩn của Tổ chức y tế thế giới (WHO) ban hành Hiện nay, tiêu chuẩn này do Bộ Y tế Việt nam tổ chức đánh giá và công nhận

CHƯƠNG 1: THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ

1.1 Yêu cầu của thủ tục

Chúng ta biết rằng hệ thống QLCL ISO chỉ làm việc với nhau qua hồ sơ, phòng thí nghiệm phải chứng tỏ khả năng làm việc cũng như chất lượng quản lý qua hồ sơ Do đó chúng ta phải phân biệt được hồ sơ và tài liệu rõ ràng Hồ sơ chủ yếu là giấy tờ hay những hình thức khác nhau lưu trữ thông tin liên quan đến các quá trình hay công đoạn liên quan đến chất lượng sản phẩm bao gồm từ phiếu giao nhận mẫu cho đến phiếu trả lời kết quả Hay những thông tin kiểm soát môi trường nhiệt đô và những ý kiến khiếu nại của khách hàng Phòng thí nghiệm phải thiết lập và duy trì các thủ tục để nhận biết, tập hợp, đánh số, tiếp cận, lập file (tệp), lưu trữ, duy trì và thanh lý các hồ sơ chất lượng và kĩ thuật Hồ sơ chất lượng phải bao gồm các báo cáo đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo cũng như

hồ sơ của các hoạt động phòng ngừa và hành động khắc phục

Tất cả các hồ sơ phải rõ ràng, phải được bảo quản và được lưu giữ theo cách sao cho

có thể dễ dàng truy tìm và được lưu giữ trong một môi trường thích hợp để ngăn chặn hư hỏng hoặc xuống cấp cũng như phòng ngừa mất mát Thời gian lưu giữ các hồ sơ phải được quy định Tất cả các hồ sơ phải được lưu giữ an toàn và đảm bảo tính bảo mật

Các hồ sơ có thể là ở bất cứ phương thức nào ví dụ bản in hoặc bản lưu điện tử

Phòng thí nghiệm phải có các thủ tục để bảo vệ và sao lại hồ sơ lưu giữ trong máy tính và ngăn ngừa việc truy cập không được phép hoặc sửa đổi hồ sơ này

Phòng thí nghiệm phải lưu giữ hồ sơ của các quan trắc gốc, số liệu đã xử lý và thông tin cần thiết để thiết lập cuộc đánh giá, hồ sơ hiệu chuẩn, hồ sơ nhân viên và một bản sao của mỗi báo cáo thử nghiệm hoặc giấy chứng nhận hiệu chuẩn đã ban hành trong một thời gian nhất định Hồ sơ đối với mỗi phép thử hoặc hiệu chuẩn phải lưu giữ đầy đủ các thông tin để nếu có thể tạo điều kiện nhận biết các yếu tố ảnh hưởng đến độ không đảm bảo đo

để tạo điều kiện cho các phép thử và hiệu chuẩn được lặp lại trong điều kiện gần với điều kiện ban đầu nhất Các hồ sơ phải bao gồm cả dấu hiệu nhận biết người chịu trách nhiệm lấy mẫu, thực hiện từng phép thử và/hoặc hiệu chuẩn và người kiểm tra kết quả

Trong một số lĩnh vực nhất định việc lưu giữ các hồ sơ của tất cả các quan trắc gốc

có thể không thực hiện được hoặc không thực tế

Hồ sơ kĩ thuật là tập hợp dữ liệu và thông tin có được khi thực hiện các phép thử hoặc hiệu chuẩn và chỉ ra liệu thông số của quá trình và chất lượng qui định có đạt được hay không Hồ sơ kĩ thuật có thể bao gồm các biểu mẫu, hợp đồng, phiếu làm việc, sổ ghi chép, tờ rời kiểm tra, sổ ghi chép công việc, đồ thị kiểm soát, biên bản và giấy chứng nhận hiệu chuẩn nội bộ và bên ngoài, lưu ý, công văn và thông tin phản hồi của khách hàng.Các quan trắc, dữ liệu và việc tính toán phải thường xuyên được ghi lại khi thực hiện và phải phân biệt được theo công việc cụ thể.

Khi trong các hồ sơ có sai lỗi, phải gạch lên sai lỗi đó, không được tẩy xoá, làm cho khó đọc hoặc xoá bỏ và phải ghi giá trị đúng bên cạnh Tất cả các thay đổi trong các hồ sơ phải được chính người sửa chữa ký xác nhận hoặc viết tắt tên Trong trường hợp hồ sơ được lưu giữ trong máy tính, phải có biện pháp tương xứng để tránh mất mát hoặc thay đổi số liệu gốc

1.2 Dẫn chứng

Ví dụ về thủ tục kiểm soát hồ sơ của nhà trường

Ban hành lần: 01Hiệu lực từ ngày: 15/12/2011Trang/tổng số trang:1/3

I MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG

Việc xây dựng, thực hiện và duy trì thủ tục quy trình này nhằm mục đích kiểm soát

hồ sơ của nhà trường liên quan đến hoạt động của QMS, cung cấp đủ bằng chứng về sự phù hợp của các hoạt động tác nghiệp của nhà trường

Các hồ sơ phải rõ ràng, dễ nhận biết, dễ sử dụng và được bảo quản, thể hiện rõ thời gian lưu giữ và hủy bỏ hồ sơ

II ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT:

- QMS: Hệ thống quản lý chất lượng - TT: Thủ tục quy trình

- KSTL: Kiểm soát tài liệu - KSHS: Kiểm soát hồ sơ

- TN: Trách nhiệm - ĐDLĐ: Đại diện lãnh đạo

III NỘI DUNG

Lưu đồ các bước

Người chịu trách nhiệm

đồ

- Lập danh mục kiểm soát hồ sơ của từng đơn

Người đượcchỉ định

- Danh mục kiểm soát hồ sơ phải được lập trước và trong khi đã vận hành QMS Danh mục cần đầy đủ và quy định

rõ thời gian lưu giữ

MB/4.2.4/BISO/01

- Phân loại hồ sơ theo quá trình

- Sắp xếp hồ sơ theo từng file riêng, có dấu hiệu nhận biết rõ ràng

Hồ sơ có trước thì nằm dưới, hồ sơ mới phát sinh thì nằm trên

Trưởng các đơn vị/

người được chỉ định

- Các file lưu giữ phải đảm bảo hồ sơ không bị hư hỏng, nhàu nát Các hồ sơ phải nằm theo thứ tự quy định Mỗi file hồ

sơ phải có tên nhận biết riêng để dễ thấy,

dễ lấy

Không có

- Mỗi khi thực hiện công việc, nếu có quy định cần có hồ sơ thì Trưởng các đơn vị/người thực hiện phải ghi chép cập nhật vào các hồ sơ theo đúng quy định

- Kiểm tra hồ sơ xem đã

đủ mục cần thiết chưa, nếu đã đầy đủ các mục

và chữ ký thì đưa vào

Trưởng các đơn vị/

người thực hiện

- Hồ sơ đầy đủ các mục và chữ ký

- Hồ sơ phải được để đúng vị trí và thứ tự quy định

Không có

Lưu đồ các bước

Người chịu trách nhiệm

- Sau khi được duyệt, có thể cử nhân viên liên hệ

bộ phận có hồ sơ cho mượn để mượn theo giấy đề nghị đã được duyệt

- Sau khi sử dụng xong, trưởng đơn vị mượn phải

có trách nhiệm trả lại hồ

sơ cho nơi đã cho mượn đúng như hiện trạng ban đầu của hồ sơ

ĐDLĐ Trưởng đơn vị mượn hồ

trưởng đơn

vị cho mượn hồ sơ

- Chỉ cho mượn hồ

sơ khi có giấy đề nghị đã được ĐDLĐ duyệt

- Trên giấy đề nghị phải ghi rõ loại hồ sơ cần mượn, mục đích mượn và thời hạn mượn hồ sơ

MB/4.2.4/BISO/02

- Cứ 6 tháng một lần, kiểm tra các hồ sơ, nếu thấy có hồ sơ đã hết thời gian lưu trữ thì lấy ra để riêng, lập biên bản huỷ

hồ sơ MB/4.2.4/BISO /

03, trình Trưởng đơn vị duyệt và hủy hồ sơ

Trưởng các đơn vị/người thực hiện

- Cần lọc ra đầy đủ

hồ sơ hết thời hạn lưu trữ như ở danh mục kiểm soát hồ sơ quy định

- Phải được trưởng đơn vị cho phép hủy

- Phải lập biên bản

MB/4.2.4/BISO/03Hủy hồ sơ

Mượn hồ sơ

(khi cần)

Lưu đồ các bước

Người chịu trách nhiệm

đồ

- Tiến hành hủy bằng cách gạch chéo, để sử dụng mặt sau hoặc hủy

bỏ Lập biên bản hủy hồ sơ

hủy hồ sơ

IV GHI CHÚ:

TT Tên biểu mẫu Mã hoá Thời gian lưu tối thiểu Nơi lưu

1 Danh mục kiểm soát hồ sơ MB/4.2.4/BISO/B1 01 năm Tại các

đơn vị

2 Phiếu mượn tài liệu/ hồ sơ MB/4.2.4/BISO/B2 Cho đến khi trả hồ sơ

3 Biên bản huỷ hồ sơ MB/4.2.4/BISO/B3 01 năm

CHƯƠNG 2: THỦ TỤC ĐÀO TẠO

2.1 Yêu cầu của thủ tục

Lãnh đạo phòng thí nghiệm phải đảm bảo năng lực của tất cả những người vận hành các thiết bị cụ thể, những người thực hiện thử nghiệm, hiệu chuẩn, đánh giá kết quả và ký duyệt báo cáo thử nghiệm và giấy chứng nhận hiệu chuẩn Khi phòng thí nghiệm sử dụng nhân viên đang được đào tạo thì phải có sự giám sát thích hợp Các nhân viên thực hiện các nhiệm vụ cụ thể phải là người có trình độ dựa trên cơ sở giáo dục, đào tạo, kinh nghiệm thích hợp hoặc thể hiện được các kĩ năng theo yêu cầu

Trong một số lĩnh vực kĩ thuật (ví dụ: thử nghiệm không phá huỷ) đòi hỏi những người thực hiện các nhiệm vụ cụ thể phải là những người có chứng nhận hành nghề PTN phải chịu trách nhiệm đáp ứng các yêu cầu cần chứng nhận hành nghề Các yêu cầu về chứng nhận hành nghề có thể là bắt buộc kể cả các tiêu chuẩn về lĩnh vực kĩ thuật cụ thể hoặc do khách hàng yêu cầu

Nhân viên chịu trách nhiệm về các nhận xét và diễn giải trong báo cáo thử nghiệm phải có trình độ, được đào tạo, có kinh nghiệm phù hợp và có kiến thức thích hợp về phép thử được thực hiện và cũng cần có:

- Kiến thức cần có về công nghệ thích hợp để chế tạo các vật phẩm, vật liệu, các sản phẩm được thử hoặc cách thức sử dụng hoặc định sử dụng các mẫu, vật liệu, các sản phẩm sử dụng đó và phải biết về các khiếm khuyết và sự giảm giá trị có thể xảy ra trong khi đưa vào sử dụng

- Kiến thức về các yêu cầu chung do luật pháp và các tiêu chuẩn qui định

- Hiểu biết về ý nghĩa quan trọng của những sai lệch được phát hiện liên quan đến việc sử dụng bình thường các đối tượng, vật liệu, sản phẩm

Lãnh đạo phòng thí nghiệm phải xây dựng mục tiêu về huấn luyện, đào tạo và kĩ năng của nhân viên phòng thí nghiệm Phòng thí nghiệm phải có chính sách và thủ tục để xác định nhu cầu đào tạo và việc tổ chức đào tạo cho nhân viên Chương trình đào tạo phải phù hợp với các nhiệm vụ hiện tại và tương lai phòng thí nghiệm Hiệu quả của hoạt động đào tạo nên được đánh giá

Phòng thí nghiệm phải sử dụng những người làm việc dài hạn hoặc hợp đồng với phòng thí nghiệm Khi sử dụng nhân viên kí hợp đồng, nhân viên hỗ trợ chính và nhân

viên kĩ thuật bổ sung, phòng thí nghiệm phải đảm bảo những nhân viên này được giám sát, có năng lực và những người này làm việc phù hợp với hệ thống quản lý của phòng thí nghiệm.

Phòng thí nghiệm phải duy trì bản mô tả công việc hiện tại của người quản lý, nhân viên kĩ thuật và nhân viên hỗ trợ chính tham gia thử nghiệm và/hoặc hiệu chuẩn

Bản mô tả công việc được xây dựng bằng nhiều cách thức Tối thiểu các thông tin sau phải được xác định:

- Trách nhiệm liên quan đến việc thực hiện phép thử nghiệm và/hoặc hiệu chuẩn;

- Trách nhiệm liên quan đến việc lập kế hoạch thử nghiệm và/hoặc hiệu chuẩn và đánh giá kết quả;

- Trách nhiệm về việc báo cáo và diễn giải;

- Trách nhiệm liên quan đến sửa đổi, triển khai và phê duyệt các phương pháp mới;

- Yêu cầu về năng lực chuyên sâu và kinh nghiệm;

- Trình độ và chương trình đào tạo;

- Trách nhiệm về quản lý

Lãnh đạo phải giao trách nhiệm cụ thể cho người thực hiện việc lấy mẫu, thử nghiệm và/hoặc hiệu chuẩn, và người cấp giấy chứng nhận thử nghiệm và/hoặc hiệu chuẩn, ngườiđưa ra các nhận xét và diễn giải và những người vận hành các thiết bị đặc biệt Phòng thí nghiệm phải duy trì hồ sơ về quyền hạn, năng lực, học vấn trình độ chuyên môn, kĩ năng và kinh nghiệm thích hợp của tất cả các nhân viên kĩ thuật kể cả nhân viên hợp đồng Thông tin phải luôn sẵn có và phải ghi ngày giao trách nhiệm và/hoặc ngày xác nhận năng lực

2.1.1 Đánh giá nguồn nhân lực

- Cung cấp khả năng cho phép cập nhật thông tin, đánh giá về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

- Dựa trên sự đánh giá của mỗi cá nhân, Trưởng các đơn vị, chuyên viên Đào tạo hay lãnh đạo doanh nghiệp có thể xác định được nhu cầu đào tạo, số lượng cần đào tạo Từ đó, họ sẽ đưa ra các quyết định phù hợp

2.1.2 Đánh giá, xem xét mục tiêu đào tạo

- Cho phép chuyên viên Đào t ạo cập nhật một mục tiêu đào tạo và các khoá học phục vụ cho mục tiêu đó

- Mục tiêu đào tạo có thể chia theo: Tháng, quý, năm và dài hạn

2.1.3 Đánh giá, xem xét nhu cầu đào tạo

- Dựa trên các yêu cầu về trình độ đã được qui định đối với mỗi chức danh công việc (trong phần hồ sơ nhân sự), hệ thống sẽ giúp người dùng xác định xem ai còn thiếu về văn bằng, chứng chỉ nào để có thể xây dựng các kế hoạch đ ào tạo phù hợp

- Hỗ trợ người dùng trong việc cập nhật “Phiếu xác định nhu cầu đ ào tạo”, từ

đó cũng giứp người dùng xây dựng kế hoạch đào tạo tốt hơn

- Cho phép cập nhật các kế hoạch đào tạo đột xuất hay đào tạo định kỳ

2.1.4 Lập kế hoạch đào tạo

Cung cấp khả năng lập kế hoạch đào tạo cho tháng, quý hoặc năm

Hỗ trợ người dùng trong việc xây dựng kế hoạch đào tạo bao gồm:

- Nội dung kế hoạch

- Cung cấp khả năng lập kế hoạch ngân sách đào tạo cho cả năm

2.1.5 Tổ chức các khoá đào tạo

- Hỗ trợ người dùng trong việc tổ chức các khoá học như trang thiết bị, địa điểm học, đối tượng đào tạo, nội dung đào tạo, thời gian…một cách nhanh chóng

- Dễ dàng theo dõi, cập nhật công việc cho từng cá nhân trong việc tổ chức các khoá học đó

2.1.6 Quản lý ngân sách đào tạo

- Cho phép người dùng cập nhật nguồn ngân sách đào tạo

- Cho phép người dùng cập nhật việc sử dụng ngân sách cho từng khoá học

2.1.7 Quản lý thông tin khoá học

- Cung cấp khả năng cập nhật thông tin về một khoá học.

- Cập nhật thông tin đánh giá kết quả đ ào tạo của giáo viên, học viên và kết quả khoá học

2.1.8 Quản lý, đánh giá các đối tác

- Cho phép quản lý đối tác, giảng viên

- Cung cấp khả năng đánh giá thông tin về từng đối tác, giảng viên, giảng viên kiêm nhiệm

- Cho phép quản lý đối tác cung cấp trang thiết bị nh ư khả năng cung cấp, địa chỉ, số điện thoại…

- Cho phép đánh giá thông tin v ề từng đối tác

2.1.9 Quản lý tài liệu đào tạo

- Cung cấp khả năng cập nhật tài liệu đào tạo cho từng khóa học hoặc theo danh mục tài liệu

- Dễ dàng tìm kiếm, truy xuất tài liệu đào tạo

2.1.10 Tìm kiếm, thống kê, báo cáo

- Hệ thống cho phép t ìm kiếm theo một hoặc nhiều ti êu chí khác nhau với các bảng mã thông dụng hiện hành: Unicode, TCVN, VNI

- Cung cấp các loại báo cáo, thống kê về đào tạo, kết quả đào tạo, nhận xét, đánh giá…

- - Đào tạo bên ngoài: Gửi cán bộ, công nhân viên đi học khoá đào tạo do các

cơ quan, đơn vị bên ngoài Công ty tổ chức

IV NỘI DUNG:

TT:1/BM-TT mã số: 2/BM-TTDT

TT mã số: 3/BM-TTDT

1 Xác định nhu cầu đào tạo:

Nhu cầu đào tạo

Xác định nhu cầu đào

tạoPhiếu yêu cầu đào tạo

Kế hoạch đào tạo

Xem xét

và phê duyệtĐào tạo

Lập chương trình

ĐT Chọn đối tác ký HĐ

Đánh giá kết quả

Chứng nhận

Lưu hồ sơ

Đánh giá kết quả

Chứng nhận

Kết thúc

Căn cứ mức độ phát triển và chính sách đào tạo nguồn nhân lực của Công ty đòi hỏi

cụ thể như:

- Các kế hoạch và mục tiêu chiến lược và tác nghiệp trong tương lai

- Các nhu cầu sắp tới về cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ

và công nhân kỹ thuật

- Sự thay đổi về qui trình công nghệ, công cụ và trang thiết bị

- Các yêu cầu về pháp luật và chế định, các tiêu chuẩn tác động đến tổ chức Ngoài ra Nhu cầu đào tạo còn dựa trên các trường hợp sau:

a Đào tạo khi tuyển dụng:

Nội dung: Lịch sử hình thành của Công ty, Nội qui lao động, Qui định của Công ty, qui định về an toàn, chính sách và qui định về lương bổng, các chế độ, giờ làm việc, tăng ca…

b Đào tạo định kỳ: An toàn lao động, hướng dẫn thực hiện công việc v.v.

c Đào tạo đột xuất:

- Thay đổi môi trường làm việc, máy móc v.v

- Trên cơ sở đó, các Trưởng Bộ phận thường xuyên cân đối nhân sự để xác định nhu cầu đào tạo nhằm đáp ứng kịp thời nguồn nhân lực phục vụ cho công việc của Bộ phận mình

2 Phiếu yêu cầu đào tạo:

Sau khi xác định được nhu cầu đào tạo, các Trưởng Bộ phận lập phiếu yêu cầu đào tạo theo mã số: 1/BM-TTDT trong đó nêu rõ:

- Số lượng đào tạo

- Mục đích và nghiệp vụ đào tạo

- Thời gian đào tạo

3 Kế hoạch đào tạo:

Căn cứ phiếu yêu cầu đào tạo của các Bộ phận, căn cứ chủ trương, chính sách phát triển và đào tạo nguồn lực Phòng HCNS sẽ tập hợp toàn bộ yêu cầu đào tạo và xác định nhu cầu đào tạo vào kế hoạch đào tạo theo biểu mẫu: 2/BM-TTDT dựa trên các yếu tố sau:

- Số lượng đào tạo cho các nguồn lực cần thiết: trong đó gồm các đối tượng đào tạo: Cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ và công nhân kỹ thuật v.v

- Chương trình đào tạo để phục vụ cho công việc gì? và ảnh hưởng tích cực cho công việc ra sao?.

- Phương pháp đào tạo: Đào tạo mới hay tái đào tạo, đào tạo tại chỗ (sự hỗ trợ

về nội bộ) hay qua trường lớp (sự hỗ trợ của các chuyên gia), đào tạo ngắn hạn hay dài hạn

Để xác định sự cần thiết cho việc đào tạo mang tính chiến lược lâu dài và có tính hiệu lực, hiệu qủa; Phòng HCNS sẽ Trình GĐ xem xét các nhu cầu đào tạo sau khi đã được xác định, nếu:

- Trường hợp thấy việc đào tạo chưa cần thiết hoặc đối tượng đào tạo không phù hợp hay các việc cần bổ sung khác, GĐ sẽ có ý kiến phê duyệt để tiến hành việc xác định lại kế hoạch đào tạo

- Xét thấy nhu cầu đào tạo đã xác lập đúng người, đúng việc, thì GĐ duyệt chấp thuận và cho thực hiện

4 Đào tạo:

Căn cứ nhu cầu đào tạo và tính chất cần đào tạo, Phòng HCNS tham mưu cho GĐ về hình thức và phương pháp đào tạo, cụ thể phải xem xét điều kiện sẵn có tại Công ty để xác định các nội dung đào tạo như:

- Đối tượng đào tạo: Cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ, công nhân kỹ thuật

- Nội dung đào tạo: Phải gắn liền với công việc

- Phương pháp đào tạo: Tự đào tạo tại chỗ hay từ bên ngoài, đào tạo mới hay đào tạo bổ sung

- Thời gian đào tạo: Ngắn hạn hay dài hạn, tập trung hay bán tập trung

- Các hỗ trợ về nội bộ trong quá trình tham gia đào tạo để duy trì và không làm ảnh

- hưởng tới hoạt động chung

Tùy theo điều kiện đã được lựa chọn về hình thức đào tạo mà triển khai thực hiện

4.1 Đào tạo trong Cty:

a) Lập chương trình đào tạo:

Trường hợp đào tạo trong Công ty, Phòng HCNS phối hợp các Bộ phận liên quan để lập chương trình đào tạo theo biểu mẫu: 3/BM-TTDT, bao gồm:

- Địa điểm tổ chức đào tạo

- Lập danh sách những đối tượng được đào tạo

- Cử Cán bộ đào tạo (hướng dẫn)

- Chương trình, nội dung đào tạo

- Thời gian đào tạo

b) Triển khai thực hiện:

Sau khi chương trình đào tạo được GĐ xem xét phê duyệt, Phòng HCNS sẽ tiến hành các bước công việc sau:

- Lên lịch, thời gian đào tạo

- Ban hành quyết định do GĐ ký và thông báo cho những đối tượng được đào tạo chuẩn bị sắp xếp thời gian để tham dự kèm theo nội dung đào tạo và lịch đào tạo (Thông qua các Trưởng Bộ phận để bố trí)

- Ban hành Quyết định do GĐ ký và thông báo cho những Bộ phận liên quan

để các Bộ phận này chuẩn bị sắp xếp thời gian và giáo trình huấn luyện (hoặc hợp đồng với chuyên gia bên ngoài)

- Chuẩn bị các điều kiện, phương tiện cần thiết phục vụ cho việc đào tạo (xác định chi phí đào tạo)

- Trong suốt quá trình đào tạo, Phòng HCNS cử cán bộ theo dõi chặt chẽ lớp học và yêu cầu những người tham gia đào tạo phải thực hiện tốt nội qui, chương trình đào tạo và có báo cáo định kỳ với Trưởng phòng HCNS, Trưởng phòng HCNS có trách nhiệm báo cáo kết qủa lên GĐ về tiến trình đào tạo

c) Đánh giá kết quả:

Sau khi đào tạo thời gian 3 tháng và 6 tháng, cán bộ hướng dẫn phối hợp cùng các Trưởng Bộ phận đánh giá kiểm tra kết quả học tập của các đối tượng được đào tạo thông qua các công việc bố trí thực tế

- Nếu không có sự thay đổi chất lượng và hiệu quả trong công việc so với trước khi đào tạo, thì Trưởng Bộ phận và Trưởng phòng HCNS xác định lại các yếu

tố trong chương trình đào tạo, kế hoạch đào tạo cho phù hợp hơn

- Nếu Thông qua tập huấn đào tạo, các thành viên được đào tạo nâng cao hiệu quả và có biểu hiện tích cực trong công việc, Bộ phận đào tạo và Phòng HCNS lập tờ trình đã hoàn thành chương trình đào tạo và trình GĐ ký giấy chứng nhận

4.2 - Đào tạo ngoài công ty:

a) Chọn đối tác và ký hợp đồng đào tạo:

Trường hợp do nhu cầu đào tạo cần phải thực hiện bên ngoài Công ty, Phòng HCNS

sẽ chịu trách nhiệm liên hệ các đơn vị đào tạo và sau đó trình GĐ xem xét và ký hợp đồng đào tạo, bao gồm:

- Địa điểm tổ chức đào tạo

- Chương trình và nội dung đào tạo

- Thời gian đào tạo

- Kinh phí đào tạo

b) Triển khai thực hiện:

Sau khi đã ký hợp đồng đào tạo, Phòng HCNS sẽ tiến hành các bước công việc sau:

- Thông báo với các Trưởng Bộ phận liên quan và trình GĐ ban hành Quyết định cử đi học cho từng cá nhân được tuyển chọn tham dự khóa đào tạo với các nội dung quyền lợi và trách nhiệm trong và sau khi được đào tạo

- Tổ chức các phương tiện cần thiết cho việc phục vụ công tác đào tạo

- Các hổ trợ khác để tạo điều kiện người được đào tạo tham gia đầy đủ chương trình

c) Đánh giá kết quả:

Sau khi kết thúc khóa học, các đối tượng được cử đi đào tạo phải có văn bản về kết quả học tập và khả năng vận dụng thực tế, nộp văn bản đó (có xác nhận của Trưởng bộ phận trực tiếp) về Phòng HCNS để theo dõi Đồng thời các cá nhân đó chuyển một bản copy của

Giấy chứng nhận (hoặc bằng cấp) cho Phòng HCNS để xem xét kết quả học tập và tất cả giấy tờ này được lưu trong hồ sơ cá nhân

Sau khi thực hiện nhiệm vụ và qua 6 tháng, Đối tượng được cử đi đào tạo phải lập báo cáo về việc vận dụng lý thuyết vào thực tế công việc kết quả ra sao: Có tiến bộ hay không tiến bộ so với trươc khi được đào tạo kèm theo ý kiến của Trưởng bộ phận, ý kiến của Trưởng phòng HCNS và chuyển báo cáo cho GĐ có ý kiến tổng kết

Nếu xét việc đào tạo không đạt yêu cầu cho công việc thì Phòng HCNS kết hợp cùng Trưởng bộ phận của người được đào tạo phải tìm nguyên nhân để khắc phục: Nơi đào tạo không đạt yêu cầu chất lượng, người được đào tạo không tiếp thu tốt trong quá trình tham gia đào tạo, bố trí công việc không phù hợp với khả năng, kiến thức được đào tạo Qua việc xác định đó làm cơ sở để xác lập lại nhu cầu đào tạo

Trường hợp đối tượng được cử đi đào tạo dài hạn (trên 3 tháng) thì phải báo cáo kết quả học tập mỗi 3 tháng về để Phòng HCNS tổng kết và theo dõi.

4.3 Ghi và lưu hồ sơ đào tạo:

- Phòng HCNS lưu đầy đủ hồ sơ đào tạo đối với mỗi chương trình đào tạo cụ thể

- Đối đối với đào tạo nhân viên mới, Phòng HCNS tiến hành đào tạo về lịch

sử hình thành phát triển của công ty, các sản phẩm của công ty, cơ cấu tổ chức công

ty, nội quy lao động, quy định về quản lý nhân sự, các chế độ lương khen thưởng, các hình thức và cách thức xử lý kỷ luật … sau đó ghi đầy đủ theo biểu mẫu: 4/BM-TTDT

- Các bộ phận phải đào tạo hoặc hướng dẫn nhân viên về cách thức thực hiện công việc, các quy định mới … thì ghi hồ sơ đào tạo theo biểu mẫu: 4/BM-TTDT-JOJO, bản chính chuyển về Phòng HCNS lưu

5 Tài liệu tham khảo: không có.

6 Phụ Lục:

- Phiếu yêu cầu đào tạo (biểu mẫu mã số: 1/BM-TTDT)

- Kế hoạch đào tạo (biểu mẫu mã số: 2/BM-TTDT)

- Chương trình đào tạo nội bộ (biểu mẫu mã số: 3/BM-TTDT)

- Danh sách công nhân viên được đào tạo (biểu mẫu mã số: 4/BM-TTDT