Phân tích cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và đề xuất một số biện pháp hoàn thiện chúng tại công ty TNHH rorzerobotech’’

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ MÁY QUẢN LÝ 1.1.Khái niệm về tổ chức, cơ cấu tổ chức.- Theo quá trình phát triển: Tổ chức là sự liên kết tất cả các cá nhân, quá trình hoạt động trong hệ t

LỜI MỞ ĐẦU

- Bạn nghĩ gì về một nhà quản trị tài ba?

- Đó có phải là mục tiêu của bạn?

- Và bạn có biết điều gì luôn khiến họ phải trăn trở và quan tâm??

Câu trả lời ở đây chính là việc tổ chức

Tổ chức là một vấn đề mà bất kỳ nhà quản trị nào cũng phải quan tâm

Lê Nin từng nói: “ Hãy cho chúng tôi một tổ chức những người cách mạng, chúng tôi sẽ đảo lộn cả nước Nga ” Câu nói bất hủ ấy cho thấy vai trò quan trọng của tổ chức, đặc biệt là việc tổ chức trong một công ty hay doanh nghiệp, nó là một trong những chức năng cơ bản nhất của quản trị kinh doanh

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò và ảnh hưởng lớn tới sự tồn tại và thành công

của mỗi doanh nghiệp trên thương trường Em đã chọn đề tài: “Phân tích cơ cấu tổ chức

bộ máy quản lý và đề xuất một số biện pháp hoàn thiện chúng tại công ty TNHH RorzeRobotech’’ làm đề tài cho nhiệm vụ bài tập lớn của mình Với mong muốn vận

dụng kiến thức đã học vào thực tế để tìm hiểu và đề ra những biện pháp nhằm hoàn thiện

cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Bài tập lớn em thực hiện gồm 3 phần chính:

Chương 1: Lý luận chung về bộ máy quản lý

Chương 2: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Rorze Robotech.

Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô Vũ Anh Thư - giảng viên bộ môn QTKD của lớp

Bài tập lớn em thực hiện còn có những thiếu sót, em rất mong nhận được những lời góp ýchỉ bảo từ các thầy cô giáo Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ MÁY QUẢN LÝ 1.1.Khái niệm về tổ chức, cơ cấu tổ chức.

- Theo quá trình phát triển: Tổ chức là sự liên kết tất cả các cá nhân, quá trình hoạt

động trong hệ thống để thực hiện các mục đích đề ra

- Theo mối quan hệ: Tổ chức bao gồm sự xác định cơ cấu và liên kết các hoạt động

khác nhau của tổ chức

 Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên những chức năng, nhiệm vụ đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng mô hình

và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp hoạt động như một chỉnh thể có hiệu lực nhất

1.1.2.Khái niệm về cơ cấu tổ chức

 Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của

tổ chức

 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là những bộ phận có trách nhiệm khác nhau, nhưng quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau được bố trí theo từng khâu, từng cấp quản lý để tạo

1.2.Vị trí, vai trò của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp.

Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con người không thể hoạt động riêng lẻ

mà cần phối hợp những lỗ lực cá nhân để hướng tới những mục tiêu chung Quá trình tạo

ra của cải vật chất và tinh thần cũng như đảm bảo cuộc sống an toàn cho xã hội ngày càng được thực hiện trên quy mô lớn với tính phức tạp ngày càng cao đòi hỏi phải có sự phân công hợp tác của những con người trong tổ chức

Trong sản xuất kinh doanh cũng vậy, mỗi doanh nghiệp đều thực hiện những mục tiêunhất định, để thực hiện được các mục tiêu đó đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình sản xuất Đó chính là lực lượng lao động quản lý trong doanh nghiệp và hình thành lên bộ máy quản lý Để đảm bảo sự thống nhất trong điều hành sản xuất kinh doanhthì mỗi doanh nghiệp ít nhất phải có một thủ trưởng trực tiếp chỉ đạo lực lượng quản lý

để thực hiện các nhiệm vụ: bố trí, sắp xếp nhân viên quản cho phù hợp với từng nhiệm vụ

cụ thể nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong tổ chức, nhằm khai thác khả năng chuyên môn sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các mụctiêu để thực hiện các mục tiêu đề ra như tăng năng suất lao động, hạ giá thành

Như vậy, trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý thì không có một lực lượng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, và không có quá trình sảnxuất nào thực hiện đạt được hiệu quả như mong đợi

Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy,

nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt,phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanhchóng và đạt hiệu quả cao Ngược lại nếu một tổ chức không phù hợp với điều kiện mới, nhiều bộ máy chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn và kém hiệu quả Chính

vì thế cần phải đánh giá mức độ hợp lý của một tổ chức Một cơ cấu tổ chức được coi là hợp lý không chỉ đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện các chức năng của tổ chức mà phải có một tập thể mạnh với những con người đủ phẩm chất, năng lực để thực hiện các chức năng nhiệm vụ được giao

Người lãnh đạo

Các đối tượng Qlý Các đối tượng Qlý

Mặt khác, sự tồn tại của bộ máy quản lý còn thể hiện sự tồn tại của chính doanh nghiệp đó Nó như chất keo dính để liên kết các yếu tố sản xuất lại với nhau theo sự thống nhất, có phương hướng rõ ràng; đồng thời làm cho hoạt động của doanh nghiệp ổn định, thu hút được mọi người tham gia và có trách nhiệm với công việc hơn

Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản lý đảm bảo cho quá trình quản lý được thực hiện trọn vẹn và không bỏ sót Để đảm nhiệm hết các chức năng quản lý đó cần có sự phân công lao động quản lý, thực hiện chuyên môn hoá Bộ máy quản lý doanh nghiệp tập hợp những người có trình độ cao trong doanh nghiệp Việc sử dụng hợp lý các

kế hoạch lao động của các cán bộ và nhân viên quản lý, sự phân chia công việc cho nhân viên quản lý phù hợp và có trình độ thực sự sẽ góp phần hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.3.Các lý thuyết về cơ cấu tổ chức và ưu nhược điểm của chúng.

1.3.1 Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.

a Mô hình cơ cấu theo trực tuyến

Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp dưới Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng, người lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của người dưới quyền

Sơ đồ1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến

Người lãnh đạo

Người LĐ cnăng A Người LĐ cnăng B Người LĐ cnăngC

Đối tượng quản lý1 Đối tượng quản lý2 Đối tượng quản lý3

Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách Còn người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh một người phụ trách và chỉ thi hành lệnh của người đó mà thôi

- Ưu điểm: bộ máy gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng

- Nhược điểm: Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, đồng thời cơ cấu này làm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao theo chuyên môn Kiểu cơ cấu này chỉ áp dụng cho các tổ chức có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp

b Mô hình cơ cấu theo chức năng

Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận riêng biệttheo các chức năng quản lý, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng nhất định

Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng

Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên người lãnh đạo được chuyên môn hoá, chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định Mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức

rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng Như vậy khác với cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ: người lãnh đạo chia bớt công việc cho người cấp dưới.

- Ưu điểm: Thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, sử dụng tốt cán bộ hơn,phát huy tác dụng của người chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho người lãnh đạo

- Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ thủ trưởng Mô hình này phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức năng

c Mô hình cơ cấu tổ chức theo trực tuyến - chức năng

Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu trên, theo đó mối liên hệ giữa cấp dưới và lãnh đạo là một đường thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các cán bộ trực tuyến

Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng

Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - chức năng

Lãnh đạo cấp1

Người lđ cnăng CNgười lđ cnăng B

Người lđ cnăng A

Người lđ cnăng BNgười lđ cnăng A

Lãnh đạo cấp2

Người lđ cnăng C

Đối tượng qlý 1 Đối tượng qlý 2 Đối tượng qlý 3

- Ưu điểm: Vận dụng được ưu điểm của hai mô hình trực tuyến và chức năng Nó

phát huy được năng lực, chuyên môn của các bộ phận chức năng, đồng thời đảm bảo được quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao của tổ chức

- Nhựơc điểm: Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn, cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ chứcphải thường xuyên giải quyết các mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng

d Mô hình cơ cấu trực tuyến - tham mưu

Người lãnh đạo ra lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với người thừa hành trực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp người lãnh đạo phải tham khảo ý kiến chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc Kiểu cơ cấu này cho phép người lãnh đạo tận dụng được những tài năng, chuyên môn của các chuyên gia, giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức, nhưng nó đòi hỏi người lãnh đạo phải tìm kiếm được các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực

Người lãnh đạo

Người lãnh đạo tuyến2Người lãnh đạo tuyến1

Tham mưu2

Sơ đồ 4: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - tham mưu

1.3.2.Các phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Để hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trước hết bắt nguồn từ việc xác định mục tiêu và phương hướng phát triển của hệ thống, trên cơ sở đó tiến hành tập hợp các yếu tố của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố đó Việc hình thành cơ cấu tổ chức cũng có thể bắt đầu từ việc mô tả chi tiết hoạt động của các đối tượng quản lý và xác lập tất cả các mối quan hệ thông tin rồi sau đó mới hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Để có một cơ cấu tổ chức hợp lý người ta thường dựa vào hai phương pháp chủ yếu sau:

a Phương pháp kinh nghiệm

Theo phương pháp này cơ cấu tổ chức được hình thành dựa vào việc kế thừa những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của cơ cấu tổ chức có sẵn Những cơ cấu tổ chức có trước này có những yếu tố tương tự với cơ cấu tổ chức sắp hình thành và để hình thành cơ cấu tổ chức mới thì có thể dựa vào một cơ cấu tổ chức mẫu nhưng có tính đến các điều kiện cụ thể của đơn vị mới như so sánh về nhiệm vụ, chức năng, đối tượng quản lý, cơ sở vật chất kỹ thuật để xác định cơ cấu tổ chức thích hợp

Do vậy đôi khi phương pháp này còn được gọi là phương pháp tương tự

Ưu điểm: của phương pháp này là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi tiết để thiết

kế nhỏ, kế thừa có phân tích những kinh nghiệm quý báu của quá khứ

Nhược điểm: dễ dẫn đến sao chép máy móc, thiếu phân tích những điều kiện cụ thể.

b Phương pháp phân tích.

Theo phương pháp này, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hiện tại được bắt đầu bằng cách nghiên cứu kỹ lưỡng cơ cấu tổ chức hiện tại, tiến hành đánh giá những hoạt động của nó theo những tiêu thức nhất định, phân tích các chức năng, các quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận để đánh giá những mặt hợp lý của cơ cấu hiện hành và trên cơ sở

đó dự kiến cơ cấu mới sau đó bổ sung, thay thế, thay đổi cán bộ, xây dựng điều lệ, nội quy, quy chế hoạt động cho từng bộ phận cũng như đối với cán bộ lãnh đạo, chuyên viên,các nhân viên thừa hành chủ chốt

Ưu điểm: Phương pháp này phân tích được những điều kiện thực tế của cơ quan, đánh

giá được các mặt hợp lý và chưa hợp lý để hoàn thiện cơ cấu mới hiệu quả hơn

Nhược điểm: Phương pháp này tốn nhiều thời gian và chi phí lớn để thiết kế cơ cấu tổ

chức mới

Tuy nhiên trong hoạt động quản lý để hình thành và tổ chức được một bộ máy quản lýtốt người ta không chỉ sử dụng thuần nhất một trong hai phương pháp trên Mà tuỳ theo tình hình của công ty có thể hình thành cơ cấu quản lý theo phương pháp hỗn hợp, nghĩa

là kết hợp cả hai phương pháp trên để lợi dụng ưu điểm của chúng

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY

QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY TNHH RORZE ROBOTECH 2.1.Giới thiệu chung về công ty TNHH RorzeRobotech.

2.1.1.Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của công ty.

Công ty TNHH RORZEROBOTECH được thành lập theo giấy phép đầu tư số 1692/GP

do Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp ngày 2 tháng 10 năm 1996

Tên gọi: Công ty TNHH RORZEROBOTECH

Tên giao dịch: RORZEROOBOTECH CO.LTD

Địa chỉ: Khu công nghiệp Nomura - Hải Phòng, Km số 13, An Dương, Hải Phòng.Điện thoại: 0313 374 303

Là công ty 100% vốn nước ngoài do ông Fumio Sakiya, quốc tịch Nhật Bản, Giám đốc điều hành làm đại diện

Vốn đầu tư: 46 000 000 đô la Mỹ

Vốn pháp định: 22 650 000 đô la Mỹ

Thời hạn hoạt động: 50 năm kể từ ngày cấp giấy phép đầu tư

2.1.2.Những đặc điểm sản xuất kinh doanh cơ bản.

Công ty TNHH RORZEROBOTECH là một trong những công ty thành viên của tập đoàn RORZE, Nhật Bản, chuyên hoạt động trong lĩnh vực sản xuất các chi tiết, cấu kiện robot và lắp ráp robot Được thành lập vào tháng 10 năm 1996 và chính thức đi vào hoạt động tháng 4 năm 1998, với tư cách là một công ty công nghệ cao đầu tiên ở Việt Nam, Rorze Robotech luôn tạo ra những sản phẩm có chất lượng cao nhất với giá thành thấp

nhất, không ngừng cải tiến về mọi mặt nhằm duy trì vị trí hàng đầu của công ty tại Việt Nam.

Sản phẩm chủ yếu của công ty bao gồm:

-Các thiết bị điều khiển động cơ

-Các chi tiết cơ khí của Robot

-Các bộ phận Robot, Robot hoàn chỉnh và các loại máy nâng

Hiện nay công ty chỉ sản xuất và tiêu thụ một số lượng và chủng loại sản phẩm cho hầu hết các khách hàng ở Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan

Trong tương lai, công ty sẽ đa dạng hoá các sản phẩm cũng như khách hàng của mình nhằm đạt được những mục tiêu đề ra cho cả tập đoàn

2.2 Thực trạng bộ máy tổ chức quản lý tại công ty.

2.2.1.Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty.

Bộ máy quản lý của công ty được thực hiện theo mô hình kết hợp (trực tuyến-chức năng).Với mô hình này, những quyết định quản lý do các phòng chức năng nghiên cứu, đề xuất với Tổng giám đốc Khi được Tổng giám đốc thông qua biến thành mệnh lệnh được truyền đạt từ trên xuống dưới theo tuyến đã định

Ta có sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty như sau:

Chủ tịch HĐQTTổng Giám Đốc

Phòng Sản XuấtPhòng Điều KhiểnPhòng Lắp Ráp Phòng Kế Toán Phòng Kinh Doanh

Nhóm Quản lý ISO

Nhóm Điện ToánNhóm Kiểm Tra

Nhóm Kiểm TraNhóm Kiểm Tra

 Tổng giám đốc:

-Trách nhiệm:

+Lãnh đạo công ty về mọi mặt bao gồm sản xất, hỗ trợ sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.+Lập ra các định hướng phát triển công ty, lập và chỉ đạo thực hiện các kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của công ty về sản xuất vaf tiêu thụ sản phẩm

+Đề ra và ban hành các chính sách quản lý về hành chính, nhân sự, tài chính, kinh doanh, chính sách về quản lý sản xuất, quản lys chất lượng, các mục tiêu chất luợng của công ty

+Kiểm tra giám sát hoạt động của bộ máy quản lý trong công ty, chỉ đạo điều phối các vấn đề tài chính, vốn, thiết bị máy móc, nhân lực nhằm điều hành công ty đạt mục tiêu phát triển

+Thực hiện công tác đối ngoại

-Quyền hạn:

+Chỉ đạo, quyết định mọi vấn đề trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản

lý công ty

+Đưa ra chỉ thị đối với tất cả các phòng ban, mọi nhân viên trong công ty

+Xem xét, đánh giá, kiểm tra việc thực hiện công việc và kết quả đối với tất cả các phòng ban, mọi nhân viên trong công ty

 Giám đốc quản lý chất lượng

-Trách nhiệm:

+Chỉ đạo cho xây dựng, thực hiện, cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng của công ty phù hợp với chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng cũng như định hướng phát triển công ty

+Trực tiếp chỉ đạo giám sát, kiểm tra các hoạt động của phòng ISO Giải quyết mọi vấn

đề phát sinh liên quan đến chất lượng

+Giám sát mọi hoạt động liên quan đến chất lượng trong phạm vi toàn công ty, điều phốicác hoạt động có liên quan đến chất lượng của các phòng ban, bộ phận

+Chỉ đạo và giám sát nhân viên dưới quyền thực hiện các quy định, các chính sách, kế hoạch chất lượng của công ty Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất của các bộ phận, đưa ra sự điều chỉnh hợp lý nhằm đạt được yêu cầu sản xuất cũng như yêu cầu chất lượng

+Giám sát mọi mặt quy trình sản xuất, quy trình kỹ thuật để đạt yêu cầu khách hàng

+Báo cáo với Tổng giám đốc mọi vấn đề phát sinh không thuộc thẩm quyền xử lý của mình.

-Quyền hạn:

+Quyết định mọi vấn đề liên quan đến sản xuấ

+Yêu cầu sự cộng tác, phối hợp làm việc đối với tất cả các bộ phận khác trong công ty.+Thực thi các biện pháp thích hợp nhằm đạt được mục tiêu quản lý

b) Các phòng ban khác.

Cấp quản lý tại các phòng ban bao gồm trưởng các bộ phận, Thủ trưởng bộ phận gia công, Trưởng bộ phận lắp ráp,Trưởng bộ phận lắp ráp các thiết bị điều khiển, trưởng bộ phận Hành chính, Kinh doanh, Kế toán…có nhiệm vụ quản lý hoạt động của bộ phận mình và chịu trách nhiệm báo cáo công việc với Ban giám đốc

Cuối cùng là nhân viên chịu trách nhiệm trực tiếp về từng công việc cụ thể được giao

2.2.3 Tổ chức bộ máy quản lý tài chính trong công ty.

Bộ phận Kế toán của công ty có nhiệm vụ phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty và tổng hợp báo cáo toàn công ty Với việc áp dụng hình thức kế toán tập trung bảo đảm sự lãnh đạo thống nhất, sự hỗ trợ của các phuương tiện kỹ thuật hiện đại,

bộ máy Kế toán rất gọn nhẹ và thuận tiện cho việc phân công, chuyên môn hoá công việc đối với nhân viên kế toán Đội ngũ nhân viên Kế toán gồm 5 người với 100% nhân viên

có trình độ Đại học

a) Cơ cấu tổ chức bộ máy Kế toán trong công ty theo sơ đồ.