Phân tích cơ cấu tổ chức quản lý và đề xuất một số biện pháp hoàn thiện chúng của Công ty cổ phần Bánh Kẹo Hải Hà

Chương I. Tổng quan về kiến thức chức năng tổ chức và cơ cấu tổ chức. Chương II. Thực trạng cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty cổ phần Bánh Kẹo Hải Hà. Chương III. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty cố phần Bánh Kẹo Hải Hà.

Khoa KT & QTKD Trường Đại Học Hải Phòng LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì ngoài các điều kiện tốt như: Vốn kinh doanh, chiến lược kinh doanh . đỏi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó. Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp trên thương trường. Do cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò và ảnh hưởng lớn tới sự tồn tại của mỗi doanh nghiệp, nên trong thời gian tìm hiểu về Công ty cổ phần Bánh Kẹo Hải Hà em đã chọn đề tài: “Phân tích cơ cấu tổ chức quản lý và đề xuất một số biện pháp hoàn thiện chúng của Công ty cổ phần Bánh Kẹo Hải Hà” làm đề tài cho bài thiết kế môn Quản trị kinh doanh của mình. Với mong muốn vận dụng kiến thức đã học để tìm hiếu và đề ra những biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Kết cấu của bài thiết kề gồm 3 chương: Chương I. Tổng quan về kiến thức chức năng tổ chức và cơ cấu tổ chức. Chương II. Thực trạng cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty cổ phần Bánh Kẹo Hải Hà. Chương III. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty cố phần Bánh Kẹo Hải Hà. Chu Thị Trang – QTTCKT BK11 1 Khoa KT & QTKD Trường Đại Học Hải Phòng CHƯƠNG I. TỔNG QUAN VỀ KIẾN THỨC CHỨC NĂNG TỔ CHỨC VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC. I. CHỨC NĂNG TỔ CHỨC. 1. Khái niệm chức năng tổ chức. Chức năng tổ chức nhằm thiết lập ra một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu của tổ chức. Khi nhà quản lý đã xác định được mục tiêu và lập kế hoạch để đạt được mục tiêu đó, nhà quản lý cần xây dựng cơ cấu tổ chức và nhân sự cho việc triển khai các hoạt động của kế hoạch. Bản chất của chức năng tổ chức là là thiết kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản lý đạt được mục tiêu của nó. Nói các khác, chức năng tổ chức bao gồm các công việc liên quan đến xác định và phân chia công việc phải làm, những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì, ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào, các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai và những quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào. 2. Nội dung chức năng tổ chức. Chức năng tổ chức bao gồm 2 nội dung chính: • Tổ chức cơ cấu là việc thiết kế một cấu trúc tổ chức vận hành hiệu quả nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức bao gồm việc thiết kế cơ cấu tổ chức quản lý và xác định nhiệm vụ cho mỗi bộ phận trong cơ cấu. • Tổ chức quá trình là việc thiết kế quá trình quản lý bao gồm việc xác định mối quan hệ quyền hạn, trách nhiệm giữa các bộ phận và xây dựng nội quy, quy chế hợp tác nội bộ giữa các bộ phận. II. CƠ CẤU TỔ CHỨC. Chu Thị Trang – QTTCKT BK11 2 Khoa KT & QTKD Trường Đại Học Hải Phòng Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. 1. Vai trò của cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức có vai trò quan trọng, quyết định đến toàn bộ hoạt động của tổ chức.Cơ cấu tổ chức hợp lý, gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng, đạt hiệu quả cao. Ngược lại một tổ chức không hợp lý với nhiều đầu mối, nhiều bộ phận chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn, kém hiệu quả. Vì thế cần phải đánh giá mức độ hợp lý của một cơ cấu tổ chức. Một cơ cấu tổ chức được coi là hợp lý không chỉ có vừa đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện các chức năng của tổ chức mà phải có một tập thể vững mạnh với những con người có đủ những phẩm chất cần thiết để thực hiện các chức năng công việc được giao. 2. Yêu cấu của cơ cấu tổ chức. Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm bảo thực hiện những yêu cầu sau: - Hình thức phải phù hợp với chức năng: Số lượng các bộ phận phải phù hợp với chức năng và hoạt động của doanh nghiệp, quá trình lựa chọn và thiết lập cơ cấu tổ chức, phân công và giao nhiệm vụ trong doanh nghiệp phải căn cứ vào việc hoàn thành tốt các chức năng trong doanh nghiệp. - Phải đảm bảo tính thống nhất chỉ huy. - Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều được thiết lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp. - Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài hệ thống. Chu Thị Trang – QTTCKT BK11 3 Khoa KT & QTKD Trường Đại Học Hải Phòng - Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính xác của thông tin được xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp. - Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho chi phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phải đạt hiệu quả cao nhất. 3. Các mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản. 3.1 Mô hình cơ cấu theo trực tuyến. Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp dưới. Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng, người lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của người dưới quyền. Sơ đố 1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là người lãnh đạo thực hiện tất cẩ các chức năng quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách. Còn Chu Thị Trang – QTTCKT BK11 4 Người lãnh đạo doanh nghiệp Người lãnh đạo trực tuyến 1 Người lãnh đạo trực tuyến 2 Các đối tượng Các đối tượng Khoa KT & QTKD Trường Đại Học Hải Phòng người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh một người phụ trách và chỉ thi hành mệnh lệnh của người đó mà thôi. Ưu điểm: • Bộ máy gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng. • Mệnh lệnh được thi hành nhanh chóng, đảm bảo thống nhất mệnh lệnh. Nhược điểm: • Cơ cấu đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức tổng hợp toàn diện trên nhiều lĩnh vực, nhà quản trị có nguy cơ bị quá tải công việc. • Chưa tận dụng được tài năng, đóng góp của các chuyên gia có trình độ cao theo chuyên môn vì thế kiểu cơ cấu này chỉ áp dụng cho tổ chức có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp. 3.2 Mô hình cơ cấu theo chức năng. Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo các chức năng quản lý, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng nhất định. Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng. Chu Thị Trang – QTTCKT BK11 5 Bộ phận lãnh đạo Khoa KT & QTKD Trường Đại Học Hải Phòng Nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các đơn vị quản lý riêng biệt theo các chức năng quản trị hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn hóa chỉ đảm nhận thực hiện một chức năng nhất định. Mối liên hệ giữa các nhân viên trong tổ chức rất phức tạp. Những người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh lệnh chẳng những từ một người lãnh đạo của doanh nghiệp mà cả những người lãnh đạo các chức năng khác hẳn nhau. Ưu điểm: • Chuyên môn hóa quản lý theo các chức năng một cách sâu sắc. • Giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo. • Tận dụng được tài năng của các cơ quan chức năng. Nhược điểm: • Một cấp dưới phải chịu sự chỉ đạo của quá nhiều cá nhân cấp trên trực tiếp. • Hay xảy ra các quyết định khác nhau giữa người lãnh đạo quản lý chung và người lãnh đạo chức năng. 3.3 Mô hình cơ cấu theo trực tuyến chức năng. Chu Thị Trang – QTTCKT BK11 6 Bộ phận LĐ chức năng Bộ phận LĐ chức năng Các đối tượng quản Các đối tượng quản Bộ phận LĐ chức năng Các đối tượng quản Khoa KT & QTKD Trường Đại Học Hải Phòng Cơ cấu này là sự kết hợp của 2 cơ cấu trên, theo đó mối liên hệ giữa cấp dưới và nhà lãnh đạo là một đường thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các cán bộ trực tuyến. Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. Đây là cơ cấu có nhiều ưu điểm và được áp dụng rộng rãi. Sơ đồ 3: Mô hình cơ cấu kiểu trực tuyến chức năng. Ưu điểm: • Lợi dụng được ưu điểm của 2 bộ mô hình trực tuyến và chức năng. • Nó phát huy được năng lực, chuyên môn của các bộ phận chức năng, đồng thời đảm bảo được quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao của tổ chức. Nhược điểm: • Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn. • Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải quyết các mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. Chu Thị Trang – QTTCKT BK11 7 Bộ phận lãnh đạo Bộ phận chức năng 1 Bộ phận chức năng 2 Bộ phận chức năng 3 Bộ phận tuyến 1 Bộ phận tuyến 2 Bộ phận tuyến 3 Bộ phận tuyến 4 . Khoa KT & QTKD Trường Đại Học Hải Phòng 3.4 Mô hình cơ cấu tổ chức theo sản phẩm. Loại hình cơ cấu tổ chức này phù hợp với những doanh nghiệp tiến hành đa dạng hóa sản phẩm. Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm. Ưu điểm: • Phân bổ nguồn lực một cách dễ dàng cho các bộ phận. • Tạo sự chuyên môn hoá trong quá trình sản xuất sản phẩm. • Tạo điều kiện bồi dưỡng tay nghề cho nhân viên. Nhược điểm: • Phân bổ không hợp lí sẽ dẫn tới tranh giành nguồn lực gâu ra sự kém hiệu quả. 3.5 Theo vị trí địa lý. Các vùng địa lý trở thành nền tảng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh trên nhiều mảng thị trường khác nhau. Ưu điểm: Chu Thị Trang – QTTCKT BK11 8 Bộ phận lãnh đạo Bộ phận LĐ sản phẩm A Bộ phận LĐ sản phẩm B Bộ phận LĐ sản phẩm C Sản phẩm A Sản phẩm B Sản phẩm C Khoa KT & QTKD Trường Đại Học Hải Phòng • Giúp thỏa mãn nhiều hơn nhu cầu của khách hàng nhờ việc nắm bắt tốt ngững nhu cầu, mong muốn của khách hàng trên từng khu vực địa lý. • Thuận tiện cho đào tạo cán bộ quản lý cho từng loại thị trường. Nhược điểm: • Đòi hỏi phải có nhiều cán bộ quản trị hơn, công việc có thể bị trùng lặp. • Các hoạt động không được duy trì một cách nhất quán giữa các biện pháp 4. Vấn đề điều chỉnh cải tiến cơ cấu tổ chức quản trị. 4.1 Tầm quan trọng của quá trình điều chỉnh cơ cấu tổ chức. Trong hoạt động kinh tế các doanh nghiệp, tổ chức phải có bộ máy quản lý chuyên, tinh, gọn nhẹ và linh hoạt để thực hiện quá trình quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả nhất. Với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì mục tiêu hoạt động lớn nhất là lợi nhuận. Nhưng muốn đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh thì đòi hỏi nhà quản lý phải trau dồi cả về lý luận và thực tiễn. Vì vậy công việc của hệ thống phải thường xuyên điều tra, phân tích, tính toán, cân nhắc, lựa chọn và soạn thảo phương án kinh doanh tối ưu sao cho với chi phí thấp nhất mà mang lại hiệu quả cao nhất. Công tác quản lý là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của hệ thống. Mà để thực hiện được công tác quản lý tốt thì pahir xuất phát từ bộ máy quản lý ổn định và thích hợp. Do đó hoàn thiện bộ máy quản lý là nhân tố quan trọng đảm bảo thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh, không ngừng nâng cao năng suất lao động của doanh nghiệp. 4.2 Trình tự chung cho quá trình điều chỉnh cải tiến cơ cấu tổ chức quản trị. Chu Thị Trang – QTTCKT BK11 9 Khoa KT & QTKD Trường Đại Học Hải Phòng Chu Thị Trang – QTTCKT BK11 10 Khảo sát phân tích hệ thống quản trị hiện hành. Xác định các mục tiêu và cách tổ chức. Phương hướng hoàn thiện hệ thống quản trị Xác định thành phần của cơ quan chức năng của hệ thống quản trị Xác định số lượng và thành phần các cấp quản trị Xác định quyền hạn và trách nhiệm của từng cấp từng khâu quản trị Xác định quan hệ qua lại của các cơ quan cấp trên và các tổ chức khác . dùng. Lĩnh vực kinh doanh. Các hoạt động sản xuất kinh doanh chính bao gồm: • Sản xuất, kinh doanh bánh kẹo và chế biến thực phẩm. • Kinh doanh xuất nhập. Các vùng địa lý trở thành nền tảng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh trên nhiều mảng thị trường khác nhau. Ưu