CHÍNH SÁCH & QUI TRÌNH AN NINH - CÔNG TY TNHH SƠN HÀ

Phụ lục Trang Phần I Giới thiệu Phần II Sổ tay an ninh của CB.CNV công ty SƠN HÀ 2.1 Qui tắc thực hiện biện pháp an ninh cho cán bộ công nhân viên công ty SƠN HÀ 2.2 Qui tắc thực hiện b

Phụ lục

Trang

Phần I Giới thiệu

Phần II Sổ tay an ninh của CB.CNV công ty SƠN HÀ

2.1 Qui tắc thực hiện biện pháp an ninh cho cán bộ công nhân viên

công ty SƠN HÀ

2.2 Qui tắc thực hiện biện pháp an ninh cho bảo vệ trong công ty SƠN

HÀ

2.3 An ninh trong việc lưu chuyển vật chất & thông tin

2.4 Giám sát & huấn luyện

Phần III Qui trình ở tất cả các phòng ban chức năng

3.1 Qui trình ở phòng hành chánh nhân sự

3.2 Qui trình ở bộ phận bảo vệ

3.3 Qui trình hướng dẫn an ninh ở cổng vào công ty

3.4 Qui trình hướng dẫn an ninh ở khu vực văn phòng

3.5 Qui trình hướng dẫn an ninh ở kho nguyên phụ liệu

3.6 Qui trình hướng dẫn an ninh ở khu vực sản xuất

3.7 Qui trình hướng dẫn an ninh ở khu vực đóng gói

3.8 Qui trình hướng dẫn an ninh ở khu vực xuất hàng & kho nói chung

3.9 Qui trình kiểm soát quá trình xuất hàng

3.10 Qui định công tác an toàn quản lý mạng CNTT

3.11 Qui định an toàn cho khu vực đỗ xe

trang 1 / 24

Phần I

GIỚI THIỆU

trang 2 / 24

1.1 MỤC ĐÍCH

Trong thời buổi tình hình kinh tế, chính trị diển biến phức tạp, công ty TNHH May Mặc SƠN HÀ chúng tôi nhận thấy sự đảm bảo an ninh từ đầu vào -> đầu ra cho các đơn hàng xuất đi các thị trường Mỹ, Canada, EU, … Là rất cần thiết

Do đó, chúng tôi đã tiến hành xây dựng những chính sách & qui trình kiểm soát an ninh nghiêm ngặt đối với các đơn hàng mà chúng tôi nhận sản xuất, nhằm phòng trách tối đa những sự cố không hay xảy ra đối với con người cũng như hàng hoá và cũng như để tạo lập niềm tin cho các khách hàng của chúng tôi

1.2 CHÍNH SÁCH AN TOÀN

Công ty cam kết thiết lập & duy trì hoạt động của hệ thống kiểm soát an ninh và xem nó như một hoạt động của nhà máy Ban Lãnh Đạo và toàn thể CBCNV công ty TNHH May Mặc SƠN HÀ đều phải có trách nhiệm thực hiện những yêu cầu trong chính sách & qui trình an ninh (sẽ được đề cập dưới đây) Chính sách này còn được áp dụng cho cả những đối tác có liên hệ làm ăn với SƠN HÀ

1.3 NGUYÊN TẮC

Chính sách & qui trình an ninh của nhà máy được xây dựng, phát triển dựa vào những nguyên tắc sau đây & sẽ tập trung vào việc ngăn chặn & giải quyết rủi ro hơn là phải xử lý những rắc rối sau này Những nguyên tắc cơ bản bao gồm:

• Ngăn chặn việc xâm nhập bất hợp pháp

• Ngăn chặn hàng giả

• Thiết lập đường dây truy cập

Ban giám đốc sẽ thưởng cho bất cứ công nhân viên nào phát hiện và báo cáo kịp thời bất kỳ những trường hợp xâm nhập bất hợp pháp, hàng giả nêu trên

1.4 HƯỚNG DẪN

Công ty triển khai đến từng nhân viên về chính sách an ninh để mọi người biết và tuân thủ, chính sách này được đăng tải ở nơi dể đọc, bao gồm 5 nội dung:

An toàn cơ sở hạ tầng: Chú trọng vào những công trình xây dựng, tường rào, đèn chiếu sáng trong & ngoài công

ty, thiết bị khóa trong & ngoài, an toàn kho bãi, khu vực làm việc, khu vực bốc dỡ hàng hoá, hệ thống thông tin đảm bảo an toàn cho công ty

Kiểm soát lối ra – vào: Kiểm soát và nhận dạng nhân viên nhà máy, khách hàng, người viếng thăm,… ngăn chặn những trường hợp tự tiện vào công ty, vào khu vực kho tàng, khu vực bốc dỡ hàng

Thủ tục an toàn: Thủ tục này được áp dụng để thiết lập hệ thống & phương pháp xử lý những hàng hoá ra – vào Đảm bảo có nhân viên bảo vệ túc trực kiểm soát hàng hoá ra – vào, ghi chép lại những số liệu, số seal trên container, trên xe tải,… báo cáo số lượng hàng hoá thiếu / thừa và hệ thống truy tìm kiểm tra số lượng luân chuyển của hàng hoá

An toàn về con người: Nhà máy phải nâng cao hệ thống tuyển dụng nhân viên bao gồm phỏng vấn, kiểm tra, xác minh lý lịch

Đào tạo & trao dồi kiến thức: Chính sách này cung cấp cho các công nhân một nhận thức cụ thể về chính sách

an ninh, nội dung bao gồm: thủ tục, kiến thức nhận diện, báo cáo tội phạm, phát hiện khi có người lạ xâm nhập Chương trình này khuyến khích các công nhân tham gia nhiệt tình trong việc kiểm soát an ninh

Giám sát: Để đảm bảo chính sách an ninh được vận hành hiệu quả, công ty thành lập ban an ninh ở từng khu vực, những thành viên chịu trách nhiệm về an ninh có trách nhiệm đảm bảo tất cả các tiêu chuẩn, yêu cầu trong chính sách này được thực thi

Kiểm tra: Đội bảo vệ chuyên nghiệp & bảo vệ nội bộ trong công ty có trách nhiệm tiến hành công tác kiểm tra, kiểm soát tất cả các hoạt động của chính sách an ninh, góp phần tích cực trong việc đảm bảo an ninh tại công ty có hiệu quả

Kiểm tra định kỳ: Việc định kỳ kiểm tra lại kiến thức và thực thi các tiêu chuẩn qui định trong chính sách an ninh của nhân viên sẽ được thực hiện trên những nguyên tắc của chính sách & khách hàng

1.6 NHỮNG YÊU CẦU KHÁC

Chính sách này sẽ luôn được sửa đổi và bổ sung để phù hợp với yêu cầu theo từng thời gian

1.7 NHỮNG QUI ĐỊNH CỤ THỂ

A THIẾT LẬP HỆ THỐNG CAMERA TẠI CÁC KHU VỰC

Thiết lập hệ thống camera tại các khu vực:

- Khu vực kho nguyên phụ liệu

- Khu vực cắt

- Khu vực chuyển tiếp hàng từ khâu cắt sang khâu may (cửa thoát hiểm B-4)

- Khu vực ủi & gấp xếp

- Bên ngoài hành lang xưỡng B bên trái & bên phải (cửa thoát hiểm B-2 & B-3)

- Khu vực chuyển tiếp hàng từ khâu ủi & gấp xếp sang chổ bốc dỡ hàng qua xưỡng mới (cửa thoát hiểm B-1)

- Khu vực phía trước xưỡng mới

- Khu vực hai bên hông ngoài xưỡng mới

- Khu vực đậu xe xưỡng mới

- Khu vực kho thành phẩm xưỡng mới

- Bên trong hành lang văn phòng xưỡng mới

- Khu vực xuất hàng ở xưỡng mới

Hệ thống camera hoạt động 24/24 giờ & được quan sát bởi bảo vệ, IT, phòng XNK, Ban Giám Đốc Các dữ liệu lưu trữ ít nhất trong 2 tháng

B THIẾT LẬP CÁC CHỐT BẢO VỆ CỐ ĐỊNH

Bố trí các chốt bảo vệ cố định:

 Ở cổng trước công ty

 Ơû cổng trước xưỡng mới

 Ơû cổng vào khu vực văn phòng xưỡng A

 Ơû khu vực đóng thùng & kho thành phẩm xưỡng mới

 Ơû cổng bốc dỡ hàng bên xưỡng mới

 Trên đoạn đường vận chuyển hàng từ khu vực ủi sang chổ lên xe tải chở qua xưỡng mới

 Ơû lối ra ngoài toilet xưỡng B

 Ơû lối ra ngoài của cửa thoát hiểm B-3

 Ở lối đi giữa xưỡng C & xưỡng B (bên ngoài cửa thoát hiểm B-4)

 Khu vực canteen

 Khu vực đậu xe của CB.CNV công ty

Ngoài ra, đội bảo vệ chuyên nghiệp thường xuyên tuần tra xung quanh vòng ngoài xưỡng mới & xưởng SƠN HÀ

trang 4 / 24

Phần II

SỔ TAY AN NINH CỦA CB.CNV CÔNG TY

SƠN HÀ

trang 5 / 24

2.1 QUI TẮC THỰC HIỆN BIỆN PHÁP AN NINH CHO CÁN BỘ CÔNG NHÂN VIÊN CÔNG

TY SƠN HÀ

1) Tất cả các cán bộ công nhân viên (CBCNV) phải mang thẻ tên của mình khi vào làm việc tại công ty, đeo thẻ tên phải dể thấy trong suốt thời gian làm việc để bảo vệ có thể nhận biết thẻ của mổi người một cách dể dàng

2) Tất cả CBCNV không được mang bất cứ hàng hoá phi pháp vào trong nhà máy Trong trường hợp phát hiện có hàng hoá bất hợp pháp, nhà máy nên báo cáo và dẩn đối tượng đến cho công an xử lý

3) Không ai được quyền sở hửu thẻ tên hay chứng minh nhân dân của người khác

4) Trường hợp thẻ tên của ai đó bị hư hay bị mất, người này phải báo cho phòng hành chính nhân sự để ghi nhận vô hồ sơ và làm lại cái mới ngay lập tức Quy trình tương tự được áp dụng cho những người bị mất chứng minh nhân dân, người bị mất nên báo phòng hành chính nhân sự, sau đó nhân viên phòng hành chính nhân sự nên đi cùng với người này đến báo công an về việc bị mất thẻ CMNN và xin cấp thẻ CMNN mới

5) CBCNV công ty không nên mang những đồ dùng cá nhân vào khu vực làm việc Trong suốt thời gian làm việc, tất cả những đồ dùng thuộc về cá nhân phải được khoá ở ngăn kéo hay hộc tủ của mỗi người

6) Để việc kiểm soát thời gian làm việc, tất cả các CBCNV phải quét thẻ khi vào làm việc và khi ra về, thẻ của ai nay quét không được quét thẻ dùm người khác

7) Tất cả CBCNV phải ở vị trí của mình trong suốt thời gian làm việc; không được đi đến những phòng ban khác ngoại trừ trường hợp khẩn cấp hay do yêu cầu của công việc

8) Tất cả CBCNV phải luôn trên tinh thần cảnh giác cao & thực hiện tốt nghĩa vụ và bổn phận của mình để đảm bảo không có người lạ hay đồ không xác định rõ nguồn gốc (không hợp pháp) xâm nhập vào công

ty một cách bất hợp pháp

9) Trong trường hợp phát hiện có những đồ bất hợp pháp hay kẻ lạ mặt đáng khả nghi trong công ty, người lao động phải bình tỉnh, kín đáo báo vấn đề này cho bảo vệ hay sĩ quan an ninh gần nhất ngay tức thì, tránh manh động mà thiệt hại đến bản thân

10) Trường hợp nghỉ việc, CBCNV phải gởi trả lại công ty đồng phục, thẻ tên, dụng cụ,… do công ty cấp phát trước đó

11) Trường hợp nghỉ phép năm, nghỉ bệnh, nghỉ phép thường, thì người lao động phải có giấy tờ phê duyệt của chủ quản & lãnh đạo công ty trước khi nghỉ, trình giấy tờ được phê duyệt cho bảo vệ cổng trước khi rời khỏi nhà máy Nếu nghỉ bệnh phải có chứng nhận của bác sĩ bổ sung cho phòng nhân sự sau khi vô làm lại

trang 6 / 24

2.2 QUI TẮC THỰC HIỆN BIỆN PHÁP AN NINH CHO BẢO VỆ TRONG CÔNG TY SƠN HÀ

1 Tất cả các bảo vệ cũng phải tuân thủ tất cả các điểm nói trong phần “ qui tắc thực hiện biện pháp an ninh cho CBCNV công ty SƠN HÀ”

2 Trước khi công nhân vào công ty, bảo vệ phải thực hiện việc kiểm tra an ninh và an toàn cháy nổ để đảm bảo cho môi trường làm việc được an toàn

3 Kiểm soát lối đi – Bảo vệ phải đứng chốt ở tất cả các cửa ra vào, 24 giờ/ ngày, 7 ngày/ tuần hoặc có một hệ thống camera giám sát thay thế Bảo vệ phải có trách nhiệm bàn giao công việc cho ca kế tiếp một cách rỏ ràng trước khi rời công ty

4 Thiết bị an ninh – Tất cả các khóa/ thiết bị báo động/ thiết bị an ninh nói chung phải hoạt động tốt 24 giờ / ngày Bảo vệ phải kiểm tra tất cả các thiết bị này 3 tháng một lần và lưu hồ sơ kết quả kiểm tra Trong trường hợp có bất kỳ thiết bị an ninh nào không sữ dụng được, bảo vệ phải báo cáo cho Chủ Quản và sắp xếp dụng cụ đo lường tạm thời

5 Hành động tuần tra – Bảo vệ phải có hành động tuần tra tất cả các nhà xưỡng trong công ty theo một khoảng thời gian nhất định để đảm bảo không có kẻ lạ mặt xâm nhập vào công ty một cách bất hợp pháp

6 Việc đăng ký khi có khách vào công ty – Tất cả khách hàng phải đưa cho bảo vệ cổng chứng minh nhân dân gốc, giấy giới thiệu trước khi vào bên trong công ty, bảo vệ sẽ đăng ký vào sổ theo dõi ( lưu ý phải ghi rõ tên công ty, số điện thoại, ngày & giờ vào / ra khỏi công ty,….)

7 Xác định thẻ ID của công nhân viên – Bảo vệ phải kiểm tra tất cả các thẻ ID của công nhân viên để xác định việc vào / ra khỏi công ty của những người này Trường hợp công nhân bị mất thẻ thì bảo vệ phải thông báo cho Chủ Quản để làm rỏ vấn đề và ghi nhận vào hồ sơ trường hợp này, trước khi cho phép đối tượng này vào công ty

8 Kiểm tra đồ vật không rỏ nguồn gốc (bất hợp pháp) – Bảo vệ phải có trách nhiệm kiểm tra những vật dụng cá nhân của công nhân được mang vào hay mang ra khỏi công ty Nếu phát hiện bất kỳ vật dụng gì khả nghi thì phải báo cáo cho Chủ Quản và công an ngay tức thì

9 Trong trường hợp phát hiện quy trình làm việc của bất kỳ bộ phận nào có thể gay rủi ro an ninh cao, bảo vệ phải đề nghị hành động khắc phục có liên quan đến bộ phận đó và báo cáo tổ trưởng để lưu vào hồ sơ Tất cả hồ sơ về tai nạn phải được lưu giữ 2 năm

10 Bảo vệ được đào tạo định kỳ để củng cố & bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ, nhằm tăng thêm hiệu quả trong công việc

trang 7 / 24

2.3 AN NINH TRONG VIỆC LƯU CHUYỂN THÔNG TIN & HÀNG HOÁ, THIẾT BỊ MÁY

3 Tất cả người lao động phải thực hiện tốt nghĩa vụ của mình để đảm bảo không có người / vật bất hợp pháp xâm nhập vào bên trong nhà máy

4 Trong trường hợp phát hiện những gói đồ, vật đáng khả nghi/ bất hợp pháp Người lao động phải báo cho chủ quản, bảo vệ ở gần đó, tổ trưởng bảo vệ hay người phụ trách an ninh ở khu vực ngay tức thì

5 Bởi vì tất cả cá phòng ban đều có những thứ cần thiết để phục vụ cho chính phòng ban của mình, vì thế để có danh mụcc hàng tồn rỏ ràng, tổ trưởng hay chủ quản phải xem lại hồ sơ phần danh mục hàng tồn chi tiết & phê duyệt trước khi loại bỏ hay gạch bỏ trong sổ theo dõi

6 Không được tiết lộ thông tin, giấy tờ cho bên ngoài (bên thứ 3) nếu không có sự chấp thuận của lãnh đạo nhà máy Bất kỳ người lạ mặt/ bất hợp pháp không được phép yêu cầu bất cứ hồ sơ giấy tờ nào từ nhà máy

trang 8 / 24

2.4 GIÁM SÁT & HUẤN LUYỆN

1 Để đảm bảo kiểm soát an ninh hiệu quả, tất cả các cửa cái, các lối đi, khu vực làm việc, kho được gắn các hệ thống camera

2 Để đảm bảo mọi CB CNV công ty đều hiểu những chính sách & qui trình an ninh, công ty tổ chức các khóa huấn luyện cho người lao động hàng năm, ngoài ra các chính sách & qui trình an ninh cũng sẽ được tuyên truyền thông qua hình thức phát thanh hàng tuần, dán các qui trình & chính sách an ninh bên trong & bên ngoài xưỡng, các HƯỚNG DẪNcụ thể xử lý các tình huống phát hiện người lạ/ hàng hóa khả nghi ở khu vực làm việc của mình, nhằm đảm bảo an toàn cho người lao động Ngoài ra, nhà máy cũng khuyến khích khen thưởng bằng vật chất cụ thể trong trường hợp trên

3 Các công nhân viên làm công tác thống kê, giao nhận, kho ở các bộ phận phải được HƯỚNG DẪNlàm thế nào để phát hiện tình trạng thiếu / thừa hàng hoá & báo cáo cho chủ quản của mình (nếu xảy ra)

4 Giống như tập huấn phòng cháy chữa cháy, các buổi đánh giá / tập huấn về an ninh cũng phải được tổ chức 2 lần trong năm Tất cả người lao động (bao gồm luôn các chủ quản, tổ trưởng) phải tham gia vào các chương trình đánh giá / tập huấn, hồ sơ về các buổi đánh giá/ tập huấn phải được lưu ít nhất 1 năm

5 Ban lãnh đạo nhà máy khuyến khích bằng vật chất các cán bộ công nhân viên công ty nêu ý kiến đóng góp về các vấn đề liên quan đến an ninh, các anh/ chị cứ mạnh dạn trình bày quan điểm của mình với ban lãnh đạo nhà máy/ chủ quản của mình/ chủ quản bảo vệ,… bằng nhiều cách

trang 9 / 24

Phần III

QUI TRÌNH HƯỚNG DẪNAN NINH Ở TẤT

CẢ CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG

trang 10 / 24

3.1 QUI TRÌNH HƯỚNG DẪNAN NINH Ở PHÒNG HÀNH CHÁNH NHÂN SỰ

1 Tất cả các ứng viên xin việc (bao gồm luôn công nhân thời vu, ) ï phải điền vào form xin việc những thông tin cá nhân, quá trình làm việc, chứng nhận lý lịch, tư cách của ứng viên, …

2 Tất cả các ứng viên (bao gồm công nhân thời vụ, ) phải được phỏng vấn để làm rỏ thông tin về quá trình công tác, những chứng nhận lý lịch, tư cách của ứng viên

3 Phải điều tra lý lịch nhân thân ứng viên trước khi ký hợp đồng chính thức

4 Định kỳ kiểm tra & điều tra lại lai lịch của những người làm ở các vị trí quan trọng trong nhà máy như bộ phận đóng gói, kho thành phẩm, bảo vệ, nhân viên lái xe

5 Trường hợp có người nghỉ việc, phải thu hồi thẻ ID, đồng phục, chìa khoá, dụng cụ, thiết bị khác được cấp phát trước đó

6 Cần phải định kỳ đánh giá kiểm tra nội bộ công tác tuyển dụng, nhân sự để đảm bảo qui trình tuyển dụng được áp dụng & đạt yêu cầu

Người phụ trách an ninh ở phòng hành chánh nhân sự

Họ & tên Chức vụ Điện thoại bàn Di động

trang 11 / 24

3.2 QUI TRÌNH HƯỚNG DẪNAN NINH Ở BỘ PHẬN BẢO VỆ

1 Tất cả bảo vệ phải có nghĩa vụ mặc đồng phục và mang bảng tên của bảo vệ

2 Tất cả qui trình chuyển giao những công việc giữa các ca phải được sắp xếp & giám sát bởi Chủ Quản cấp cao của bảo vệ

3 Sau khi những qui trình công việc được hoàn tất, việc kiểm tra an ninh phải được thực hiện Ví dụ, kiểm tra xem liệu hệ thống camera, thiết bị thông tin & hệ thống ánh sáng có hoạt động hiệu quả không

4 Phụ trách ca ngày phải biết rỏ những hoạt động của tất cả các phòng ban để chỉ đạo việc thực hiện an ninh các khu vực cho phù hợp

5 Phụ trách ca đêm phải được thông tin nếu có phòng ban nào đó làm việc ngoài giờ

6 Tất cả các bảo vệ phải được trang bị những thiết bị phù hợp để có thể duy trì việc thông tin liên lạc với nhau mọi lúc

7 Nghiêm túc thực hiện công tác tuần tra xung quanh các khu vực được phân công, ghi nhận báo cáo vào các tủ lưu báo cáo gắn ở các chốt xung quanh công ty Nếu phát hiện bất kỳ trường hợp nghi vấn nào, phải báo ngay cho trưởng ca/ chủ quản BV để xử lý kịp thời

8 Tất cả những thư từ, bưu phẩm,… từ bên ngoài gởi vào phải được kiểm tra & ghi nhận vào sổ trước khi chuyển giao các bộ phận liên quan Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện bất kỳ những dấu hiệu khác thường nào (tên, địa chỉ người gởi không có, bao thư nặng khác thường,…) thì phải báo ngay chủ quản BV/ trưởng ca để xin ý kiến xử lý

Người phụ trách an ninh ở phòng bảo vệ:

Họ & tên Chức vụ Điện thoại bàn Di động

trang 12 / 24