Để nâng cao tính an toàn cho hàng hóa của khách hàng, chúng tôi đề ra những tiêu chí, nguyên tắc và thủ tục an ninh trong nhà xưởng. Việc nâng cao hệ thống an ninh không những để tăng cường an ninh cho chính nhà máy chúng tôi ( nhằm bảo quản tài sản của nhà máy cũng như sự an toàn của tất cả công nhân ) mà còn đáp ứng đúng với yêu cầu an ninh của khách hàng cũng như tuân thủ quy định về an ninh của Hải Quan. Mục tiêu của kế hoạch đề ra là nhà máy phải hiểu rõ vai trò quan trọng của hệ thống an ninh để là một trong những nhà máy an toàn nhất trong nước.
Logo TÊN CÔNG TY Mã số: ./CSAN22-001 Lần sửa đổi: 0.0 Ngày ban hành: 2018.01.26 Số trang: / 33 CHÍNH SÁCH – QUY TRÌNH THỦ TỤC AN NINH Theo dõi sửa đổi Lần sửa đổi Ngày Vị trí sửa đổi Nội dung sửa đổi Biên soạn Thẩm duyệt Phê chuẩn Chức vụ: Chức vụ: Chức vụ: PHỤ LỤC Trang Logo TÊN CÔNG TY Mã số: ./CSAN22-001 Lần sửa đổi: 0.0 Ngày ban hành: 2018.01.26 Số trang: / 33 CHÍNH SÁCH – QUY TRÌNH THỦ TỤC AN NINH Phần I Giới thiệu Phần II Sổ tay an ninh CBCNV CÔNG TY 2.1 Qui tắc thực biện pháp an ninh cho CBCNV CÔNG TY 2.2 Qui tắc thực biện pháp an ninh cho Bảo vệ CÔNG TY 2.3 An ninh việc lưu chuyển hàng hóa & thơng tin 10 2.4 Giám sát huấn luyện 10 Phần III Quy trình hướng dẫn an ninh tất phịng ban 11 3.1 Qui trình hướng dẫn an ninh phịng tổ chức nhân 12 3.2 Qui trình tuyển dụng 13 3.3 Qui trình cấp phát & thu hồi thẻ cơng nhân/khách 15 3.4 Qui trình hướng dẫn an ninh phận Bảo vệ 16 3.5 Qui trình hướng dẫn an ninh cổng vào 17 3.6 Qui trình hướng dẫn khách , xe vào cty 18 3.7 Qui trình quản lý chìa khóa 19 3.8 Qui trình hướng dẫn an ninh khu vực văn phịng 19 3.9 Qui trình hướng dẫn an ninh kho nguyên phụ liệu 20 3.10 Qui trình hướng dẫn an ninh khu vực sản xuất 21 3.11 Qui trình hướng dẫn an ninh khu vực đóng gói 22 3.12 Qui trình hướng dẫn xử lý có người lạ vào khu vực có yêu cầu an ninh cao ( khu vực nhạy cảm ) 23 3.13 Qui trình hướng dẫn an ninh khu vực xuất hàng & kho nói chung 24 3.14 Qui trình kiểm sốt trình xuất hàng 25 3.15 Qui trình chỉnh sửa chứng từ 29 3.16 Qui trình cơng tác an tồn quản lý mạng CNTT 30 3.17 Qui trình an tồn cho khu vực đỗ xe 31 3.18 Qui trình an ninh nhà thầu phụ 31 Logo TÊN CÔNG TY Mã số: ./CSAN22-001 Lần sửa đổi: 0.0 Ngày ban hành: 2018.01.26 Số trang: / 33 CHÍNH SÁCH – QUY TRÌNH THỦ TỤC AN NINH PHẦN I : GIỚI THIỆU Logo TÊN CÔNG TY Mã số: ./CSAN22-001 Lần sửa đổi: 0.0 Ngày ban hành: 2018.01.26 Số trang: / 33 CHÍNH SÁCH – QUY TRÌNH THỦ TỤC AN NINH MỤC ĐÍCH : Để nâng cao tính an tồn cho hàng hóa khách hàng, chúng tơi đề tiêu chí, nguyên tắc thủ tục an ninh nhà xưởng Việc nâng cao hệ thống an ninh khơng để tăng cường an ninh cho nhà máy ( nhằm bảo quản tài sản nhà máy an toàn tất cơng nhân ) mà cịn đáp ứng với u cầu an ninh khách hàng tuân thủ quy định an ninh Hải Quan Mục tiêu kế hoạch đề nhà máy phải hiểu rõ vai trò quan trọng hệ thống an ninh để nhà máy an toàn nước CHÍNH SÁCH AN TỒN : Nhà máy chúng tơi cam kết thiết lập trì hoạt động hệ thống kiểm soát an ninh xem phần hoạt động nhà máy Ban Giám Đốc tồn thể CNV Cơng ty phải có trách nhiệm thực trì kế hoạch hệ thống an ninh (sẽ đề cập đây) Chính sách cịn áp dụng cho tất đối tác có quan hệ kinh doanh với Cơng ty TIÊU CHÍ AN NINH : Chính sách qui trình an ninh nhà máy chúng tơi xây dựng phát triển theo tiêu chí tập trung vào việc ngăn ngừa khống chế rủi ro xử lý vụ việc xảy Những tiêu chí bao gồm: Ngăn chặn việc xâm nhập bất hợp pháp Ngăn chặn hàng giả Thiết lập đường dây truy cập Ban Giám Đốc thưởng cho CNV phát báo cáo kịp thời trường hợp xâm nhập bất hợp pháp, hàng giả nêu HƯỚNG DẪN : Nhà máy chúng tơi phổ biến đến nhân viên sách an ninh phần nội quy nhà máy để người biết tuân thủ Chính sách đăng tải nơi dễ đọc, bao gồm nội dung: An toàn sở hạ tầng: trọng vào cơng trình xây dựng tường rào, kiểm sốt hệ thống khóa bên trong, bên ngoài, hệ thống chiếu sáng nhà xưởng, khu vực xuất bốc dỡ hàng hóa, khu vực làm việc, kho bãi phương tiện thông tin liên lạc phải thông suốt để bảo đảm an ninh cho tồn nhà máy Kiểm sốt – vào: ngăn chặn hoạt động vào trái phép vào nhà máy, đặc biệt khu vực xuất hàng, bốc dỡ hàng nơi lưu trữ hàng hóa Thực kiểm sốt việc nhận dạng cơng nhân, khách khách hàng Logo TÊN CÔNG TY Mã số: ./CSAN22-001 Lần sửa đổi: 0.0 Ngày ban hành: 2018.01.26 Số trang: / 33 CHÍNH SÁCH – QUY TRÌNH THỦ TỤC AN NINH Thủ tục an toàn: thủ tục áp dụng để thiết lập hệ thống phương pháp xử lý hàng hóa – vào Đảm bào có nhân viên Bảo vệ túc trực kiểm sốt hàng hóa – vào, ghi chép lại số liệu, số container, số xe, số CMND tài xế …báo cáo số lượng hàng hóa thiếu/thừa hệ thống truy tìm kiểm tra số lượng luân chuyển hàng hóa An ninh cá nhân: sách qui trình tuyển dụng nhân viên nhà máy bao gồm vấn, kiểm tra xác minh nhân thân Đào tạo xây dựng ý thức : sách an ninh đồng thời cung cấp cho nhân viên chúng tơi khóa huấn luyện an ninh, bao gồm cách thức hoạt động, ý thức, cách thức nhận dạng báo cáo vi phạm, xác định thông báo xâm nhập bất hợp pháp Chương trìng huấn luyện nâng cao tính động nhân viên tham gia kế hoạch kiểm soát an ninh PHƯƠNG PHÁP : Tất cán công nhân viên từ Ban Giám Đốc đến công nhân phải hiểu rõ sách Việc huấn luyện nhằm nâng cao nhận thức thao tác thực hành theo hướng dẫn đây: Huấn luyện: sách an ninh huấn luyện cho tất CBCNV công ty Các phận, phòng ban Cty tổ chức định kỳ việc tuyên truyền, huấn luyện sách an ninh phận Giám sát: để đảm bảo sách an ninh vận hành hiệu quả, Cty thành lập ban an ninh khu vực, thành viên chịu trách nhiệm an ninh đảm bảo tất tiêu chuẩn, yêu cầu sách thực thi Kiểm tra: đội Bảo vệ Cty có trách nhiệm tiến hành cơng tác kiểm tra, kiểm sốt hoạt động sách an ninh, góp phần tích cực việc đảm bảo an ninh Cty đạt hiệu Kiểm tra định kỳ: việc định kỳ kiểm tra lại kiến thức thực thi tiêu chuẩn qui định sách an ninh nhân viên thực nguyên tắc sách Cơng tyvà khách hàng CÁC VẤN ĐỀ KHÁC : Logo TÊN CÔNG TY Mã số: ./CSAN22-001 Lần sửa đổi: 0.0 Ngày ban hành: 2018.01.26 Số trang: / 33 CHÍNH SÁCH – QUY TRÌNH THỦ TỤC AN NINH Chính sách, quy trình an ninh sửa đổi để phù hợp với yêu cầu vấn đề an ninh NHỮNG QUI ĐỊNH CỤ THỂ : A THIẾT LẬP HỆ THỐNG CAMERA TẠI CÁC KHU VỰC : - Cửa Chính : - Khu vực Kho nguyên liệu : - Khu vực Kho phụ liệu : - Khu vực Kho thành phẩm : - Khu vực sản xuất : - Khu vực đóng gói : - Xung quanh bờ tường hành lang : - Khu vực nhập hàng / xuất hàng : Hệ thống Camera hoạt động suốt thời gian làm việc quan sát nhân viên định Các liệu lưu trữ tháng cho vị trí thường tháng cho vị trí nhạy cảm B THIẾT LẬP CÁC CHỐT BẢO VỆ CỐ ĐỊNH : Bố trí chốt Bảo vệ cố định: - Ở cổng chính, phụ vào nhà máy - Ở khu vực bãi giữ xe CBCNV nhà máy - Ở khu vực lên container - Nhân viên Bảo vệ chia làm ca Logo TÊN CÔNG TY Mã số: ./CSAN22-001 Lần sửa đổi: 0.0 Ngày ban hành: 2018.01.26 Số trang: / 33 CHÍNH SÁCH – QUY TRÌNH THỦ TỤC AN NINH PHẦN II: SỔ TAY AN NINH CỦA CÁC BỘ CÔNG NHÂN VIÊN TRONG CÔNG TY Logo TÊN CÔNG TY Mã số: ./CSAN22-001 Lần sửa đổi: 0.0 Ngày ban hành: 2018.01.26 Số trang: / 33 CHÍNH SÁCH – QUY TRÌNH THỦ TỤC AN NINH 2.1 1) QUI TẮC THỰC HIỆN BIỆN PHÁP AN NINH CHO CBCNV CÔNG TY: Tất CBCNV phải mang thẻ tên vào làm việc công ty, đeo thẻ tên phải dễ thấy suốt thời gian làm việc để Bảo vệ nhận biết thẻ người cách dễ dàng Nếu phát có đồ vật bất hợp pháp hay nghi ngờ người lạ mặt cơng ty (như khơng có thẻ đeo, có hành vi bất thường) CBCNV có nghĩa vụ hỏi thơng tin cá nhân người lao động phải bình tĩnh báo với bảo vệ, tổ trưởng, BGĐ công an địa phương cần thiết tránh manh động gây thiệt hại đến thân 2) Tất CBCNV khơng mang hàng hóa phi pháp vào nhà máy Trong trường hợp phát có hàng hóa bất hợp pháp, Bảo vệ nhà máy nên báo cáo dẫn đối tượng đến cho Công an xử lý 3) Không quyền sở hữu thẻ tên hay chứng minh nhân dân người khác 4) Trường hợp thẻ tên bị hư hay bị mất, người phải báo cáo cho phòng nhân để làm lại 5) CBCNV cty không nên mang đồ dùng cá nhân vào khu vực làm việc 6) Để kiểm soát thời gian làm việc, tất CBCNV phải chấm thẻ vân tay vào làm việc 7) Tất CBCNV phải vị trí suốt thời gian làm việc, khơng đến phận khác khu vực hạn chế ngoại trừ trường hợp nhu cầu công việc 8) Tất CBCNV phải tinh thần cảnh giác cao, thực tốt nghĩa vụ bổn phận để đảm bảo khơng có người lạ hay đồ vật không xác định rõ nguồn gốc (không hợp pháp) xâm nhập vào cty cách bất hợp pháp 10) Trong trường hợp nghỉ việc, CBCNV phải gửi trả lại cty đồng phục, thẻ tên, dụng cụ,… cty cấp phát trước 11) Trong trường hợp nghỉ phép năm, nghỉ bệnh, hay lý khác …, người lao động phải có giấy tờ phê duyệt tổ trưởng, Chủ quản Giám đốc cty trước nghỉ Nếu nghỉ bệnh phải có chứng nhận Bác sĩ bổ sung cho phòng nhân sau vào làm lại Trong làm việc, công nhân muốn làm việc phải có giấy cổng, trình giấy tờ phê duyệt cho bảo vệ cổng trước rời khỏi nhà máy Logo TÊN CÔNG TY Mã số: ./CSAN22-001 Lần sửa đổi: 0.0 Ngày ban hành: 2018.01.26 Số trang: / 33 CHÍNH SÁCH – QUY TRÌNH THỦ TỤC AN NINH 2.2 QUI TẮC THỰC HIỆN BIỆN PHÁP AN NINH CHO BẢO VỆ CÔNG TY Tất Bảo vệ phải tuân thủ điểm nêu phần “qui tắc thực biện pháp an ninh cho CBCNV CÔNG TY 1) Trước công nhân vào cty, Bảo vệ phải thực việc kiểm tra an ninh an toàn cháy nổ để đảm bảo cho môi trường làm việc an tồn 2) Kiểm sốt lối vào, Bảo vệ phải đứng chốt cửa vào, 24h/ngày ngày/tuần Bảo vệ phải có trách nhiệm bàn giao cơng việc cho ca cách rõ ràng trước rời khỏi nhà máy 3) Thiết bị an ninh – tất khóa, thiết bị an ninh nói chung phải hoạt động tốt 24h/ngày Bảo vệ phải kiểm tra thiết bị theo ca làm việc lưu kết kiểm tra Trong trường hợp có thiết bị an ninh không sử dụng được, Bảo vệ phải báo cáo cho Đội trưởng Bảo vệ xếp dụng cụ thay 4) Hành động tuần tra – sau làm việc Bảo vệ phải có hành động tuần tra khu vực nhà xưởng cty theo khoản thời gian định (mỗi ca / lần) để đảm bảo khơng có kẻ lạ mặt xâm nhập vào cty cách bất hợp pháp kiểm tra tình trạng an ninh nhà xưởng, tường rào, cửa sổ, thiết bị tuần tra xem có bị hư hỏng hay không Nếu hư hỏng phải báo đến tổ trưởng bảo vệ, BGĐ để kịp thời thay thế, sửa chữa 5) Việc đăng ký có khách vào cty – tất khách hàng phải giấy giới thiệu danh thiếp cho Bảo vệ ký tên vào sổ khách trước vào cty, Bảo vệ ghi vào Biểu đăng ký khách hàng 6) Xác định thẻ CBCNV – Bảo vệ phải kiểm tra tất thẻ ID công nhân viên để xác định việc vào/ra khỏi cty người Trường hợp cơng nhân bị thẻ Bảo vệ phải thơng báo cho Phịng nhân để làm rõ vấn đề trước cho phép đối tượng vào cty 7) Kiểm tra đồ vật không rõ nguồn gốc (bất hợp pháp) – Bảo vệ phải có trách nhiệm kiểm tra vật dụng cá nhân công nhân mang vào hay mang khỏi cty Nếu phát vật dụng khả nghi phải báo cáo cho Đội trưởng bảo vệ cơng an tức 8) Bảo vệ đào tạo định kỳ để củng cố bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ nhằm tăng thêm hiệu công việc Logo TÊN CÔNG TY Mã số: ./CSAN22-001 Lần sửa đổi: 0.0 Ngày ban hành: 2018.01.26 Số trang: 10 / 33 CHÍNH SÁCH – QUY TRÌNH THỦ TỤC AN NINH 2.3 AN NINH TRONG VIỆC LƯU CHUYỂN THÔNG TIN & HÀNG HÓA , THIẾT BỊ MÁY MÓC 1) Tất CBCNV cty Bảo vệ phải tuân thủ qui định nhà máy để đảm bảo hệ thống an ninh thực thi hiệu 2) Tất hàng hóa, nguyên phụ liệu, thiết bị máy móc, văn phòng phẩm … phải Bảo vệ kiểm tra xác minh trước vận chuyển vào nhà máy Tất giấy tờ liên quan phải lưu giữ làm chứng phận liên quan 3) Tất người lao động phải thực tốt nghĩa vụ để đảm bảo khơng có người/vật bất hợp pháp xâm nhập vào bên nhà máy 4) Trong trường hợp phát gói đồ, vật khả nghi /bất hợp pháp, người lao động phải báo cho quản lý, Bảo vệ gần đó, đội trưởng bảo vệ tức 5) Vì tất phịng ban có thứ cần thiết để phục vụ cho phịng ban để có danh mục hàng tồn rõ ràng, tổ trưởng hay quản đốc phải xem lại hồ sơ phần danh mục hàng tồn chi tiết phê duyệt trước loại bỏ hay gạch bỏ sổ theo dõi 6) Không tiết lộ thơng tin, giấy tờ cho bên ngồi (bên thứ 3) khơng có chấp thuận lãnh đạo cty Bất kỳ người lạ mặt/bất hợp pháp không phép yêu cầu hồ sơ giấy tờ từ nhà máy 2.4 GIÁM SÁT & HUẤN LUYỆN, KHEN THƯỞNG: 1) Để đảm bảo kiểm soát an ninh hiệu quả, tất cửa khu vực kho thành phẩm, đóng gói gắn hệ thống chng báo trộm, khu vực kho thành phẩm, đóng gói, khu vực xuất hàng kho nguyên phụ liệu gắn hệ thống camera 2) Để đảm bảo CBCNV cty hiểu sách qui trình an ninh, cty tổ chức khóa huấn luyện hàng năm , riêng Bảo vệ , công nhân Kho, đóng gói, kho thành phẩm huấn luyện tháng/lần Ngồi sách qui trình an ninh dán cửa xưởng, hướng dẫn xử lý tình phát người lạ/hàng hóa khả nghi khu vực làm việc nhằm đảm bảo an toàn cho người lao động Ngoài nhà máy khuyến khích khen thưởng tiền mặt trường hợp 3) Các công nhân viên làm công tác thống kê, giao nhận phận phải hướng dẫn làm để phát tình trạng thiếu thừa hàng hóa báo cho tổ trưởng, quản đốc (nếu xảy ra) 4) Giống tập huấn phòng cháy chữa cháy, buổi đánh giá/tập huấn an ninh phải tổ chức lần năm Tất người lao động bao gồm tổ trưởng quản đốc Logo TÊN CÔNG TY Mã số: ./CSAN22-001 Lần sửa đổi: 0.0 Ngày ban hành: 2018.01.26 Số trang: 19 / 33 CHÍNH SÁCH – QUY TRÌNH THỦ TỤC AN NINH - Nếu khách đến nhà máy không mang theo CMND, Card visit khơng có giấy giới thiệu, khách phải trình bày lý đến nhà máy tên người cần liên hệ phòng Bảo vệ - Nhân viên Bảo vệ phải liên lạc với người nhà máy để xác minh - Nếu đúng, yêu cầu ký tên vào sổ khách, phát thẻ khách hướng dẫn vào cty - Nếu sau xác minh thấy khơng không cho phép khách vào bên nhà máy Nếu khách cố tình muốn vào, liên hệ cơng an địa phương đến giải (Điện thoại: 113) 4) - Đối với xe tải/container giao nhận hàng : Ngừng xe trước cổng cty, trình bày lý Đăng ký tên, tên Cty, ký tên vào sổ xe vào Xuất trình CMND/bằng lái để nhận dạng Mở tất cửa xe/container để Bảo vệ kiểm tra Nhận thẻ thơng hành lái xe vào vị trí định Trong trình giao nhận hàng, tài xế phải khu vực đậu xe bốc dỡ hàng, không phép lại khuôn viên nhà máy, đ ược nhân viên bảo vệ giám sát - Sau giao nhận hàng xong, lái xe đến cổng cho Bảo vệ kiểm tra, trả lại thẻ thông hành & rời khỏi cty 3.7 - - 3.8 1) 2) 3) 4) 5) 6) QUI TRÌNH QUẢN LÝ CHÌA KHĨA NHÀ XƯỞNG: Chìa khóa nhà xưởng cho khu vực bao gồm kho, sản xuất, văn phòng tổ bảo vệ phụ trách chìa khóa dự phịng cho tất phận lưu trữ nơi bảo mật phận Nhân lưu giữ Các bảo vệ giám đốc phải có trách nhiệm quản lý bàn giao chìa khóa nhà xưởng (nếu có) lưu lại chi tiết ký nhận vào sổ bàn giao chìa khóa QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở KHU VỰC VĂN PHỊNG: Bảo vệ phải thực cơng tác kiểm tra an ninh & an tồn phịng cháy chữa cháy buổi sáng Tất CBCNV phải đeo bảng tên phải đeo cho dễ thấy để Bảo vệ xác định dược dễ dàng Tất hồ sơ giấy tờ phải lưu giữ cách hợp lý, khoa học để sau tìm lại cách dễ dàng Những cơng nhân hay khách bên ngồi khơng có phận khơng tiếp cận khu vực văn phòng Nếu muốn vào khu vực văn phòng phải chấp thuận Trưởng phịng ban Đội trưởng bảo vệ Khu vực văn phòng phải đảm bảo an ninh suốt thời gian nghỉ ăn cơm trưa để tránh người không phận xâm nhập vào Nếu người lạ hỏi thăm thông tin cty điện thoại hay thư điện tử ,… khơng tiết lộ thơng tin cty khơng có đồng ý Ban Giám Đốc, sau phải báo cáo trưởng phận trưởng bảo vệ tức Logo TÊN CƠNG TY Mã số: ./CSAN22-001 Lần sửa đổi: 0.0 Ngày ban hành: 2018.01.26 Số trang: 20 / 33 CHÍNH SÁCH – QUY TRÌNH THỦ TỤC AN NINH 7) Mỗi cơng nhân viên phải có trách nhiệm cảnh giác người/vật khả nghi khu vực làm việc Những người khơng mang thẻ theo qui định khơng có nhân viên nhà máy kèm xem người xâm nhập bất hợp pháp Khi phát có người lạ vào khu vực làm việc chặn lại xét hỏi (đi đâu, gặp ai, làm gì?), yêu cầu họ rời khỏi khu vực báo cáo cho Quản lý/nhân viên Bảo vệ vị trí gần Vật lạ vật không thuộc phạm vi sử dụng phận mình, vật chưa thấy/sử dụng từ trước đến Khi phát thấy vật lạ, khả nghi, không nên chạm vào, báo Quản lý/nhân viên Bảo vệ vị trí gần Trường hợp người/vật lạ có khả gây nguy hại, báo công an địa phương (Điện thoại: 113) Người phụ trách an ninh khu vực văn phòng: Họ tên 3.9 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) Chức vụ Di động QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở KHO NGUYÊN PHỤ LIỆU: Bảo vệ phải thực công tác kiểm tra an ninh & an tồn phịng cháy chữa cháy buổi sáng Trước bắt đầu làm việc Thủ kho/quản lý phụ liệu phải kiểm tra xung quanh khu vực để đảm bảo tất hồ sơ giấy tờ, hàng hóa kho tình trạng bình thường, khơng có bất thường Trong thời gian làm việc, Thủ kho phải ln kho để kiểm sốt hàng xuất nhập dỡ hàng hóa.(bỏ) Cơng nhân làm việc Kho cấp thẻ riêng biệt Những công nhân khác muốn vào Kho để liên hệ công việc phải đăng ký vào sổ nhân viên bảo vệ Kho Qui định áp dụng với khách muốn vào Kho tham quan hay liên hệ công việc Tất hồ sơ phải & cập nhật, tất hàng – vào phải đăng ký & phải ghi nhận rõ ràng số phiếu xuất/nhập cty Tất số liệu phải điền chỗ, loại chứng từ & phải làm xong trước rời khỏi cty Hồ sơ chứng từ liên quan phải lưu giữ năm Trước đóng kho, Thủ kho/quản lý phụ liệu phải đảm bảo khơng có thùng carton đựng hàng làm dở dang để bên kho Nếu có, phải nhanh chóng di chuyển vào bên kho trước khóa cửa kho Logo TÊN CƠNG TY Mã số: ./CSAN22-001 Lần sửa đổi: 0.0 Ngày ban hành: 2018.01.26 Số trang: 21 / 33 CHÍNH SÁCH – QUY TRÌNH THỦ TỤC AN NINH 10) Tất cửa sổ, cửa phải đóng, khóa yêu cầu an ninh cần thiết phải làm xong trước đóng cửa kho 8) Mỗi cơng nhân viên phải có trách nhiệm cảnh giác người/vật khả nghi khu vực làm việc Những người khơng mang thẻ theo qui định khơng có nhân viên nhà máy kèm xem người xâm nhập bất hợp pháp Khi phát có người lạ vào khu vực làm việc chặn lại xét hỏi (đi đâu, gặp ai, làm gì?), yêu cầu họ rời khỏi khu vực báo cáo cho Quản lý/nhân viên Bảo vệ vị trí gần Vật lạ vật khơng thuộc phạm vi sử dụng phận mình, vật chưa thấy/sử dụng từ trước đến Khi phát thấy vật lạ, khả nghi, không nên chạm vào, báo Quản lý/nhân viên Bảo vệ vị trí gần Trường hợp người/vật lạ có khả gây nguy hại, báo công an địa phương (Điện thoại: 113) Người phụ trách an ninh khu vực kho nguyên phụ liệu: Họ tên Chức vụ 3.10 Di động QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở KHU VỰC SẢN XUẤT: 1) Bảo vê phải thực cơng tác kiểm tra an ninh & an tồn phịng cháy chữa cháy buổi sáng 2) Tất công nhân viên phải đeo thẻ tên làm việc bên cty thẻ phải dược đeo cho Bảo vệ thấy xác định dễ dàng thời gian làm việc 3) Mỗi công nhân viên phải có trách nhiệm cảnh giác người/vật khả nghi khu vực làm việc Những người khơng mang thẻ theo qui định khơng có nhân viên nhà máy kèm xem người xâm nhập bất hợp pháp Khi phát có người lạ vào khu vực làm việc chặn lại xét hỏi (đi đâu, gặp ai, làm gì?), yêu cầu họ rời khỏi khu vực báo cáo cho Quản lý/nhân viên Bảo vệ vị trí gần Vật lạ vật khơng thuộc phạm vi sử dụng phận mình, vật chưa thấy/sử dụng từ trước đến Khi phát thấy vật lạ, khả nghi, không nên chạm vào, báo Quản lý/nhân viên Bảo vệ vị trí gần Trường hợp người/vật lạ có khả gây nguy hại, báo công an địa phương (Điện thoại: 113) 4) Tất hàng thành phẩm, bán thành phẩm, phụ liệu…, chuyển giao từ phận sang phận khác phải liệt kê rõ ràng phiếu giao nhận 5) Trong trường hợp phát có người lạ xuất khu vực sản xuất người không với người cty; hay gói hàng lạ khu vực làm việc cơng nhân viên phải có trách nhiệm báo cáo cho Quản lý & bảo vệ biết, tránh manh động làm thiệt hại đến thân Logo TÊN CÔNG TY Mã số: ./CSAN22-001 Lần sửa đổi: 0.0 Ngày ban hành: 2018.01.26 Số trang: 22 / 33 CHÍNH SÁCH – QUY TRÌNH THỦ TỤC AN NINH 6) Cơng nhân viên có trách nhiệm bảo quản & cất giữ dụng cụ theo qui định Nếu có dụng cụ bị hay thất lạc, người phải có trách nhiệm báo cáo với Quản lý 7) Cuối ngày làm việc, Quản lý phận & bảo vệ nên thực việc kiểm tra khu vực làm việc để đảm bảo khơng có đối tượng hay đồ vật bất hợp pháp bên xưởng, sau Bảo vệ đóng & khóa tất cửa sổ, cửa lại Người phụ trách an ninh khu vực sản xuất: Họ & tên Chức vụ Di động 3.11 QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở KHU VỰC ĐÓNG GÓI : 1) Ca trưởng cơng nhân phận kiểm tra an tồn phịng cháy chữa cháy trước làm việc 2) Tất mặt hàng sau đóng gói phải chuyển sang khu vực chờ kiểm, ngày hôm sau thống kê làm công tác kiểm tra số lượng xin nhập kho 3) Khơng để tình trạng có giá cao đóng dở dang & chưa dán miệng thùng lại để qua đêm nhằm tránh đồ vật phi pháp bị đặt vào cao đóng gói dở dang 4) Mỗi cơng nhân viên phải có trách nhiệm cảnh giác người/vật khả nghi khu vực làm việc Những người khơng mang thẻ theo qui định khơng có nhân viên nhà máy kèm xem người xâm nhập bất hợp pháp Khi phát có người lạ vào khu vực làm việc chặn lại xét hỏi (đi đâu, gặp ai, làm gì?), yêu cầu họ rời khỏi khu vực báo cáo cho Quản lý/nhân viên Bảo vệ vị trí gần Vật lạ vật khơng thuộc phạm vi sử dụng phận mình, vật chưa thấy/sử dụng từ trước đến Khi phát thấy vật lạ, khả nghi, không nên chạm vào, báo Quản lý/nhân viên Bảo vệ vị trí gần Trường hợp người/vật lạ có khả gây nguy hại, báo công an địa phương (Điện thoại: 113) Người phụ trách an ninh khu vực Đóng gói: Họ & tên Chức vụ Di động Logo TÊN CÔNG TY Mã số: ./CSAN22-001 Lần sửa đổi: 0.0 Ngày ban hành: 2018.01.26 Số trang: 23 / 33 CHÍNH SÁCH – QUY TRÌNH THỦ TỤC AN NINH 3.12 QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN XỬ LÝ KHI CĨ NGƯỜI LẠ VÀO CÁC KHU VỰC CÓ YÊU CẦU AN NINH CAO ( KHU VỰC NHẠY CẢM) : 1) Mỗi buổi sáng bảo vệ tiến hành kiểm tra an ninh & an tồn phịng cháy chữa cháy 2) Khu vực kho/ đóng gói/ khu vực bốc dỡ hàng/khu vực đậu cont./xe tải khu vực có yêu cầu nghiêm ngặt an ninh, người không phận không phép vào khu vực 3) Nhân viên bảo vệ phải thường xuyên tuần ghi nhận vào sổ theo dõi cấp thẻ tạm thời có cơng nhân phận khác, nhân viên giao nhận hàng hàng đối tác khách có nhân viên nhà máy kèm vào khu vực 4) Công nhân làm việc phận kho/đóng gói/kho thành phẩm phải ln có ý thức cảnh giác có người lạ vào khu vực 5) Nếu phát cơng nhân phận khác vào khu vực mà khơng có điều động Quản lý Ban Giám Đốc, báo với nhân viên Bảo vệ tuần tra để xử lý 6) Nếu phát người lạ khơng khơng đeo thẻ, khơng có nhân viên nhà máy vào khu vực mình: - Đối với phận kho: báo cáo với quản lý kho Quản lý kho kết hợp với nhân viên Bảo vệ xử lý vụ việc - Đối với phận Đóng gói/Kho thành phẩm: báo cáo với chủ quản phận, chủ quản phận kết hợp với nhân viên bảo vệ xử lý - Trong trường hợp khả giải quyết, chủ quản bảo phận báo cáo xin đạo trực tiếp từ Tổng Giám đốc 5) Trong trường hợp người lạ có biểu hiện, hành vi bất hợp pháp, báo với quan công an gần (Điện thoại: .hoặc 113) Người phụ trách an ninh khu vực kho/đóng gói/kho thành phẩm/khu vực bốc dỡ hàng: Họ & tên Chức vụ Di động 3.13 QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở KHU VỰC XUẤT HÀNG & KHO: A Ở khu vực xuất hàng : 1) Mỗi buổi sáng bảo vệ nên tiến hành kiểm tra an ninh & an tồn phịng cháy chữa cháy Logo TÊN CƠNG TY Mã số: ./CSAN22-001 Lần sửa đổi: 0.0 Ngày ban hành: 2018.01.26 Số trang: 24 / 33 CHÍNH SÁCH – QUY TRÌNH THỦ TỤC AN NINH 2) Khu vực xuất hàng nơi hạn chế tiếp cận đối tượng không liên quan (“không phận miễn vào”) Chỉ có người Quản lý giao trách nhiệm vào làm việc khu vực 3) Trường hợp có container xuất hàng lưu qua đêm cty, bảo vệ phải ghi nhận vào sổ bảo vệ, kết hợp kiểm tra container làm công tác tuần tra xung quanh cty, ghi nhận lại tình hình tổng thể trước bàn giao ca trực sau B Ở Kho : 1) Bảo vệ phải mở cửa thực công tác kiểm tra an ninh & an tồn phịng cháy chữa cháy buổi sáng 2) Khu vực kho thành phẩm khu vực “không phận miễn vào”, có nhân viên thuộc khu vực kho vào khu vực 3) Nhân trực thuộc kho phải kiểm tra kho để đảm bảo tất giấy tờ hồ sơ hàng hóa khơng có dấu hiệu khác thường 4) Khu vực kho phải luôn đảm bảo an ninh & giám sát tốt 5) Tất thẻ kho (hay chứng từ theo dõi tình hình nguyên phụ liệu) phải cập nhật Tất việc nhập xuất nguyên phụ liệu phải đăng ký rõ ràng 6) Thẻ kho phải rõ ràng & xác với số ghi chép Những hồ sơ có liên quan phải lưu giữ năm 7) Tất chứng từ & thẻ kho phải xếp bỏ vào file hồ sơ tương ứng trước kết thúc ca làm việc 8) Khi kết thúc ca làm việc, bảo vệ quản lý kho phải đảm bảo khơng có thùng carton đựng ngun phụ liệu bên ngồi kho Nếu có, thùng carton phải chuyển vơ kho kiểm tra cẩn thận 9) Tất cửa vào, cửa sổ phải khóa qui trình kiểm tra phải hồn tất trước kho đóng cửa 10) Bảo vệ phải thực việc kiểm tra lượt cuối trước khóa cửa Sau khóa cửa, thời gian khóa cửa phải ghi nhận với chữ ký ca trưởng bảo vệ & quản lý kho 11) Trường hợp có container nhập hàng lưu qua đêm, quản lý kho phải kiểm tra bên container trước khóa container để đảm bảo khơng có người cịn lại bên hay khơng có vật lạ bỏ vào bên container trước niêm phong khóa container Bảo vệ phải ghi nhận vào sổ trường hợp kết hợp ki ểm tra container làm công tác tuần tra xung quanh cty, ghi nhận tình hình tổng thể bàn giao cho ca trực sau 12) Các quy trình an ninh nhập hàng tuân thủ theo quy định khu vực hạn chế khu vực xuất hàng, bước kiểm tra chứng từ cần thực nghiêm túc Người phụ trách an ninh khu vực xuất hàng & kho: Họ & tên Chức vụ Di động Logo TÊN CÔNG TY Mã số: ./CSAN22-001 Lần sửa đổi: 0.0 Ngày ban hành: 2018.01.26 Số trang: 25 / 33 CHÍNH SÁCH – QUY TRÌNH THỦ TỤC AN NINH 3.14 QUI TRÌNH KIỂM SỐT Q TRÌNH XUẤT HÀNG : A Đăng ký cổng bảo vệ : Bất kỳ xe vận chuyển hàng hóa phải đăng ký cổng bảo vệ trước vào bên cty, thủ tục đăng ký sau: 1) Tài xế xuất trình giấy chứng minh nhân dân gốc lái 2) Phụ xế (nếu có) phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân gốc/giấy giới thiệu Phụ xế với bảo vệ nhà máy vào khu vực xuất – nhập hàng để giúp tài xế xe điều khiển xe đậu nơi qui định, sau người ngồi phịng bảo vệ ngồi sau làm xong nhiệm vụ 3) Nếu container tài xế giao seal & giấy tờ hãng tàu cho phận Bảo vệ cty, hai bên xác nhận văn việc giao nhận chứng từ seal ( phần bỏ) 4) Cty hợp đồng với hãng vận tải uy tín, có đào tạo & kiểm tra nhân viên (tài xế, phụ xế) kỹ lưỡng Tài xế & phụ xế phải đào tạo hướng dẫn cách xử lý tình bất ngờ , khẩn cấp ( kẹt xe , đánh lộn , bánh xe bị xẹp,… ) xảy trình vận chuyển hàng B Kiểm sốt an ninh khu vực đóng thùng , kho thành phẩm & khu vực xuất hàng : 1) Khu vực bố trí khu vực riêng biệt, tách rời hẳn với phận khác Xung quanh có dán hình & danh sách CNV làm việc khu vực cảnh báo “không phận - miễn vào“nhằm hạn chế tiếp cận đối tượng khác, để nhận biết đối tượng lạ mặt xâm nhập với lý không rõ ràng 2) Cty thiết lập hệ thống bảo vệ thường xuyên tuần tra kiểm soát xung quanh, bảo vệ phải huấn luyện sách & qui trình an ninh cần thiết 3) Quản lý nhà máy, trưởng phận phải theo dõi giám sát nhân viên trình làm việc thái độ, tinh thần, hợp tác…, phát biểu khả nghi , bất thường phối hợp với phịng nhân để tìm hiểu , điều tra nhằm hạn chế tình xấu xảy ra, ảnh hưởng đến an toàn người & hàng hóa …, C Kiểm tra xe tải container rỗng : Bộ phận QC tiến hành kiểm tra tải hay container/thùng xe tải rỗng theo mẫu hướng dẫn (kiểm đối chiếu số xe , số cont.,số seal , kiểm cont.,/xe rỗng : vách trước , bên trái , bên phải , sàn, trần , cửa bên trong/bên ngoài, bên ) Mặt trước: gõ vào vách xem có phát âm bị rỗng hay khơng, kiểm tra xem có dấu vết bị sửa chữa cách bất thường không Nếu bên sửa chữa bên ngồi phải nhìn thấy dấu sửa Đo chiều cao, dài, độ dày vách để xét tính đồng Logo TÊN CƠNG TY Mã số: ./CSAN22-001 Lần sửa đổi: 0.0 Ngày ban hành: 2018.01.26 Số trang: 26 / 33 CHÍNH SÁCH – QUY TRÌNH THỦ TỤC AN NINH Bên trái, bên phải, trần: gõ vào vách xem có phát âm bị rỗng hay khơng, kiểm tra xem có dấu vết bị sửa chữa cách bất thường không Sàn: kiểm tra xem có dấu vết bị sửa chữa cách bất thường khơng Bên trong/ngồi cửa container: kiểm tra xem có dấu vết bị sửa chữa cách bất thường không, 2) Trong trường hợp phát khác thường phải báo cho nhân viên phịng xuất nhập lập tức, nhân viên chịu trách nhiệm phòng xuất nhập liên hệ với hãng tàu để yêu cầu giải thích & đưa hướng giải cụ thể, trả container lại cho hãng tàu báo cáo lại với Ban Giám đốc công an cần thiết 3) Lưu ý trình kiểm cont rỗng phải ghi nhận lại D Kiểm tra vận chuyển hàng lên container : 1) Hàng thành phẩm phải kiểm tra đối chiếu số lượng qui cách thùng so với packing list, nhằm đảm bảo khơng có vật lạ bên thùng carton xuất 2) Hàng xuất bố trí khu vực cầu cont xuất hàng 3) Trước chất hàng lên container/xe tải , Nhân viên kho thành phẩm kiểm tra đối chiếu số lượng hàng thực xuất với packing list & ghi nhận vào form kiểm soát số hàng đưa lên container /xe tải Trường hợp phát khác biệt, sai mã hàng, số lượng thừa hay thiếu nghi ngờ tính minh bạch chứng từ xuất hàng, trình xuất hàng phải ngừng lập tức, tất phận liên quan QC, kho thành phẩm, xuất nhập thảo luận làm rõ & xác định với trước tiếp tục lên hàng để đảm bảo hàng, số lượng lên container Sau báo cáo lại ban giám đốc việc lưu lại năm 4) Quá trình lên hàng phải giám sát chặt chẽ người có trách nhiệm (Chủ quản kho, QC, nhân viên XNK), nhằm tránh hành hóa & người lạ/bất hợp pháp lẫn lộn vào bên 5) Quá trình xuất hàng phải chụp hình ghi nhận theo công đoạn: lúc cont./xe tải rỗng (chưa lên hàng) , lúc hàng lên phân nửa, lúc hàng lên xong, lúc đóng cửa cont 6) Quản lý phận thành phẩm, đóng gói, nhân viên giám sát cont giám sát tồn q trình lên hàng Nếu phát hàng hóa có dấu vi phạm pháp luật, hành vi phá hoại, cản trở xuất nhập hàng phải báo với BGĐ quan công an địa phương cần thiết E Kiểm tra vận chuyển hàng lên container : 7) Thùng hàng thành phẩm phải kiểm tra đối chiếu số lượng qui cách thùng so với packing list, nhằm đảm bảo khơng có vật lạ bên thùng carton xuất 8) Hàng xuất bố trí kho 9) Trước chất hàng lên container/xe tải , nhân viên giám sát cont quản lý hay tổ trưởng đóng gói kiểm tra đối chiếu số lượng hàng thực xuất với packing list & ghi nhận vào form kiểm soát số thùng đưa lên container /xe tải Trường hợp phát khác biệt, sai mã hàng, số lượng thừa hay thiếu nghi ngờ tính minh bạch Logo TÊN CÔNG TY Mã số: ./CSAN22-001 Lần sửa đổi: 0.0 Ngày ban hành: 2018.01.26 Số trang: 27 / 33 CHÍNH SÁCH – QUY TRÌNH THỦ TỤC AN NINH chứng từ xuất hàng, trình xuất hàng phải ngừng lập tức, tất phận liên quan giám sát cont , kho thành phẩm, xuất nhập thảo luận làm rõ & xác định với trước tiếp tục lên hàng để đảm bảo hàng, số lượng lên container Sau báo cáo lại ban giám đốc việc lưu lại năm 10) Quá trình lên hàng phải giám sát chặt chẽ người có trách nhiệm (Chủ quản kho, QC, bảo vệ, nhân viên giám sát cont ), nhằm tránh hành hóa & người lạ/bất hợp pháp lẫn lộn vào bên 11) Quá trình xuất hàng phải chụp hình ghi nhận theo cơng đoạn: lúc cont./xe tải rỗng (chưa lên hàng) , lúc hàng lê phân nửa, lúc hàng lên xong, lúc đóng cửa cont & niêm phong 12) Quản ly phận thành phẩm, đóng gói, nhân viên giám sát, bảo vệ, nhân viên xuất nhập giám sát toàn q trình lên hàng Nếu phát hàng hóa có dấu vi phạm pháp luật, hành vi phá hoại, cản trở xuất nhập hàng phải báo với BGĐ quan công an địa phương cần thiết 13) Nhân viên bảo vệ cần tuần tra giám sát quanh khu vực lên hàng suốt thời gian lên hàng F Quản lý seal: 1) Seal phải đạt tiêu chuẩn ISO 17712 2) Sau nhận niêm chì (seal) từ vận tải nhân viên phịng xuất nhập phải kiểm tra tình trạng niêm chì (để xem hay cũ – qua sử dụng), số seal, so sánh số seal khớp với lệnh cấp Sau bàn giao chì cho nhân viên giám sát cont ghi nhận biên bàn giao chì 3) Sau hàng hóa chất lên container xong, nhân viên giám sát cont tiến hành khóa niêm phong container/xe tải (đóng seal có), nhằm đảm bảo khơng có vật lạ lọt vào bên container/thùng xe tải hàng xuất 4) Quá trình phải chụp hình ghi nhận lại 5) Bảo vệ phải tuần tra xung quanh khu vực bốc dỡ hàng suốt trình bốc dỡ 6) Hồ sơ quản lý Seal lưu giữ năm Đối với seal tạm/ ổ khóa nhà máy: - Ổ khóa tổ trưởng đóng gói/Quản đốc Hồn thành cất giữ phân phối (gồm 30 ổ khóa, ổ khóa có chìa : chìa tổ trưởng đóng gói/Quản đốc hoàn thành giữ, nhân viên xuất nhập Cty Cảng/Sân bay giữ) - Sau bốc dỡ hàng, nhân viên giám sát cont khóa niêm phong cửa cont./xe tải - Sau giao hàng, nhân viên xuất nhập mang ổ khóa bàn giao lại cho tổ trưởng đóng gói/quản đốc hồn thành - Q trình phân phối ổ khóa/seal tạm ghi nhận vào sổ Logo TÊN CÔNG TY Mã số: ./CSAN22-001 Lần sửa đổi: 0.0 Ngày ban hành: 2018.01.26 Số trang: 28 / 33 CHÍNH SÁCH – QUY TRÌNH THỦ TỤC AN NINH Quản lý seal hỏng: G 1) 2) 3) 4) 5) H 1) - Seal hỏng phải giữ lại trả cho nhân viên cấp phát ghi nhận lại, sau gửi trả cho hãng tàu - Nếu seal hỏng phát sử dụng để khóa container rỗng phải báo cho bảo vệ để thực lại bước kiểm tra từ đầu - Nếu seal hỏng phát sử dụng để khóa thùng hàng xuất phải báo cho bảo vệ, phận xuất nhập khẩu, hàng thành phẩm để thực lại việc kiểm đếm, kiểm tra an ninh cho trình lên container - Nếu seal hỏng phát trình vận chuyển hàng chuyển hàng, nhân viên tháp tùng tài xế phải báo phận xuất nhập khẩu, ban giám đốc, phát có dấu cạy, cắt seal phải báo cho công an địa phương để lập biên Kiểm soát container/xe tải lưu qua đêm cty : Nhà máy khơng có sách lưu container qua đêm ngoại trừ trường hợp đặc biệt Trường hợp container hay xe tải lên hàng phần, phần hàng lại chưa chuẩn bị xong, phải chờ đáp ứng, quản lý kho thành phẩm bảo vệ phải xếp kiểm tra bên cont./xe để xem có vật lạ/hay người bên hay khơng trước khóa & niêm phong cửa cont./xe Mục đích tránh tình xấu xảy ra, sau báo phận bảo vệ tình hình Trường hợp cont,/xe tải lên hàng xong , quản lý kho thành phẩm phải xếp kiểm tra bên xem có vật lạ nhét vào kẽ cont hay thùng carton hay khơng Sau cho khóa & niêm phong cẩn thận báo cho phận bảo vệ biết cont./xe lưu qua đêm cty Bộ phận bảo vệ phải xếp người tuần tra xung quanh khu vực có đậu cont./xe tải Ngồi ra, cont./xe tải phải đậu khu vực an ninh & không vào khu vực khơng có cho phép Bảo vệ phải giám sát khu vực 24/24 hàng vận chuyển cảng/sân bay Áp tải hàng đến cảng : Trước vận chuyển hàng thông tin tài xế phải xác minh thông qua công ty vận tải Trước container hàng đưa cảng, nhân viên xuất nhập phải xác nhận Booking bên vận chuyển cung cấp để tránh tình trạng sai liệu xảy việc khai man hàng hóa khơng với packing list Sau gọi điện đến nhân viên cảng để xác nhận lại số tàu, thời gian thông tin liên quan đến hàng Trong trường hợp có tình trạng thừa thiếu hàng bị thủng, người đại diện công ty vận tải phải gọi điện gửi email cho trưởng phịng XNK cơng ty để báo cáo Trưởng phòng kế hoạch kiểm tra lại tất tài liệu trước giao hàng, điều tra ngun nhân thất hàng hóa đồng thời cử người đến gặp trực tiếp kiểm tra lại hàng, phát thực có vấn đề gặp giám đốc công ty để giải Logo TÊN CÔNG TY Mã số: ./CSAN22-001 Lần sửa đổi: 0.0 Ngày ban hành: 2018.01.26 Số trang: 29 / 33 CHÍNH SÁCH – QUY TRÌNH THỦ TỤC AN NINH 2) Kiểm soát thời gian: a Từ to : phút b Từ to : phút c Từ to : phút Tất thời gian điều kiện bình thường, khơng bao gồm thời gian giải cố, trục trặc 3) Từ lúc cont./xe tải chở hàng xuất rời khỏi công ty, Nhân viên XNK nhà máy cảng/sân bay thường xuyên liên lạc với tài xế để theo dõi trình vận chuyển để đảm bảo hàng chuyển đến kho hải quan an toàn 4) Trong q trình vận chuyển hàng, có khó khăn, trở ngại gì, mưa lũ, ngập đường (kẹt xe, xe bị xẹp bánh …,) tài xế phải gọi điện báo cho nhân viên XNK để xin hướng dẫn 5) Trong trường hợp bị Công an chặn lại xét hỏi giữ không cho đi, tài xế xe tải/cont phải gọi điện báo cho nhân viên XNK Cty Ngay sau Trưởng phịng XNK với đại diện Ban Giám Đốc mang tất giấy tờ có liên quan đến nơi xảy vụ việc để giải nhằm tránh gây ảnh hưởng đến lịch trình xuất tiến hành niêm phong xe tải/cont lại với chứng kiến XNK Trong trường hợp, thùng carton bị hư hay hàng hóa bị xáo trộn, xe tải/cont phải quay trở nhà máy để kiểm tra, xếp lại xuất Người phụ trách an ninh khu vực xuất hàng: Họ & tên 3.15 Chức vụ Di động QUI ĐỊNH CHỈNH SỬA CHỨNG TỪ: Đối với hàng nhập: nhân viên phòng Kinh doanh cung cấp chứng từ nhập nguyên phụ liệu cho phận Kho Nhân viên phịng XNK có trách nhiệm nhận hàng từ hãng tàu sân bay báo cho Chị Luyện -Quản lý Kho ngày hàng đ ược chở nhà máy Đối với hàng xuất khẩu: nhân viên phòng XNK chịu trách nhiệm làm packing list theo đơn đặt hàng cung cấp cho phận đóng gói, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, hồ sơ xuất Trong q trình sản xuất, đóng gói, có cố như: nguyên phụ liệu nhập không kịp dẫn đến thiếu số lượng hàng xuất, Chủ quản hoàn thành phải báo cáo kịp thời với tổng giám đốc Logo TÊN CÔNG TY Mã số: ./CSAN22-001 Lần sửa đổi: 0.0 Ngày ban hành: 2018.01.26 Số trang: 30 / 33 CHÍNH SÁCH – QUY TRÌNH THỦ TỤC AN NINH Chủ quản phòng kế hoạch xin ý kiến khách hàng đạo cho nhân viên phòng XNK chỉnh sửa chứng từ xuất hàng packing list cho với số lượng thực tế Lưu ý: Chứng từ xuất nhập không phép chỉnh sửa, trường hợp đặc biệt thay đổi thông tin có nhân viên phịng XNK phép thay đổi theo đạo Ban Giám Đốc Cty Các trường hợp phát chỉnh sửa chứng từ mang mục đích phá hoại, lấy cắp tài sản sau điều tra nguyên nhân chuyển giao đến quan quản lý nhà nước để xử lý theo quy định pháp luật Người chịu trách nhiệm: Họ & tên Chức vụ Di động 3.16 QUI TẮC AN TOÀN QUẢN LÝ MẠNG CNTT: 1) Mật (password) phải thay đổi theo định kỳ tháng/ lần 2) Máy tính bị ngăn chặn trường hợp người sử dụng nhập mật sai lần Trong trường hợp người sử dụng phải thông báo cho nhân viên IT để giải 3) Không tiết lộ mật cho người chưa có lệnh quản lý 4) Tuyệt đối không sử dụng địa email cty cho cá nhân 5) Không tiết lộ hay cung cấp thông tin cty cho đơn vị cá nhân bên ngồi cty chưa có lệnh Ban Giám Đốc 6) Trưởng phận phòng ban truy cập liệu hệ thống phận đó, không truy cập liệu phận khác Nhân viên truy cập liệu phận đồng ý trưởng phận 7) Không tự ý chép thông tin liệu bên ngồi vào máy tính cty, nhân viên sử dụng chương trình ngồi chương trình cty để giải công việc nghiệp vụ phải chấp thuận Ban Giám Đốc 8) Không cho người ngồi cty sử dụng máy vi tính cty, khơng mang máy vi tính ngồi chưa có đồng ý Ban Giám Đốc 9) Đối với nhân viên phải huấn luyện để họ nắm bắt dược qui tắc sử dụng máy vi tính truy cập liệu nội Logo TÊN CÔNG TY Mã số: ./CSAN22-001 Lần sửa đổi: 0.0 Ngày ban hành: 2018.01.26 Số trang: 31 / 33 CHÍNH SÁCH – QUY TRÌNH THỦ TỤC AN NINH 10) Khi có nhân viên nghỉ việc, kiểm tra lại tất file liệu nội thay đổi mật mã máy vi tính nhằm tránh trường hợp bị phá hoại 11) Hạn chế việc cài đặt phần mềm trừ có chức hổ trợ công việc 12) Các qui định phải quán triệt đến tất nhân viên sử dụng máy vi tính Nếu nhân viên vi phạm nhựng quy định xẽ bị xử lý theo nội quy công ty 13) Chế độ screen saver tự động hiển thị sau phút không sử dụng máy tính hồi phục màng hình có mật nhập 14) Tất liệu lưu trữ dự phòng ổ đĩa cứng ổ đĩa cứng lưu trữ két sắt chống cháy công ty Người phụ trách an ninh thông tin: Họ & tên 3.17 Chức vụ Di động QUI ĐỊNH AN TOÀN CHO KHU VỰC ĐỖ XE: 1) Tất khu vực đỗ xe phải dược tách riêng biệt: khu vực để xe cho công nhân viên, khu vực để xe khách, khu vực để xe , khu vực để container/xe tải , khu vực có biển báo để dễ theo dõi giám sát 2) Tất xe cá nhân phải để cách xa khu vực bốc dỡ hàng 3) Bảo vệ thường xuyên tuần tra khu vực Người phụ trách an ninh khu vực đậu xe: Họ & tên 3.18 Chức vụ Di động CHÍNH SÁCH QUẢN LÝ AN NINH ĐỐI VỚI NHÀ THẦU PHỤ Để tăng cường kế hoạch đảm bảo an tồn Cơng ty xuất hàng hóa đến khách hàng, bên cạnh việc nâng cao vấn đề an toàn nhà máy tài sản người, kế hoạch cịn Logo TÊN CƠNG TY Mã số: ./CSAN22-001 Lần sửa đổi: 0.0 Ngày ban hành: 2018.01.26 Số trang: 32 / 33 CHÍNH SÁCH – QUY TRÌNH THỦ TỤC AN NINH thiết lập để tuân thủ yêu cầu khách hàng đặc biệt Hải Quan Hoa Kỳ, đồng thời nhằm vận dụng vai trò quan trọng an ninh chuỗi cung ứng, trở thành nhà máy an toàn nước, Ban Giám Đốc Công tyban hành quy định quản lý an ninh cụ thể cho nhà thầu phụ sau: Yêu cầu an ninh Công ty: Nhà máy phải trọng kiểm tra hàng hóa chất dỡ khỏi container/xe tải kín trước đóng cửa, tiến hành thủ tục niêm phong theo quy định Niêm phong đóng cửa phải đáng tin cậy Nhà máy phải trọng vào cơng trình xây dựng, thiết bị khóa & ngồi, an toàn kho bãi, ánh sáng đầy đủ bên ngồi, khu vực bốc dỡ hàng hóa, hệ thống thơng tin đảm bảo an tồn cho nhà máy Tập trung ngăn chặn & xử lý thành phần bất hợp pháp vào khu vực nhà máy Thực việc kiểm soát nhận dạng nhân viên nhà máy, khách & nhà cung cấp, bảo vệ tài sản Cơng ty đảm bảo an tồn Nhà máy phải nâng cao hệ thống tuyển dụng bao gồm vấn kiểm tra/xác minh lý lịch nhân viên trước tuyển dụng đồng thời định kỳ kiểm tra lại lý lịch hạnh kiểm công nhân làm việc khu vực nhạy cảm đóng gói, kho Thiết lập hệ thống phương pháp xử lý hàng hóa vào Đảm bảo ln có nhân viên bảo vệ kiểm sốt hàng hóa vào, ghi chép lại đặc điểm chuyến hàng, trọng lượng, số lượng…, thủ tục xác nhận niêm phong container, xe tải…,báo cáo số lượng hàng thừa thiếu container rỗng container chứa hàng ngăn chặn xâm nhệp trái phép, hệ thống theo dõi số lượng luân chuyển hàng hóa Nhà máy phải trọng vào sách bảo vệ mật giải trình công nghệ thông tin, ngăn chặn thành phần bất hợp pháp xâm nhập vào thông tin nội nhà máy Nhà máy phải nâng cao chương trình huấn luyện an ninh bao gồm: Thủ tục vận hành, nhận thức, nhận dạng, báo cáo tội phạm, truy tố có kẻ xấu đột nhập Nhà máy nên khuyến khích nhân viên tham gia hoạt động chương trình tập huấn Yêu cầu an ninh cho nhà thầu phụ: Logo TÊN CÔNG TY Mã số: ./CSAN22-001 Lần sửa đổi: 0.0 Ngày ban hành: 2018.01.26 Số trang: 33 / 33 CHÍNH SÁCH – QUY TRÌNH THỦ TỤC AN NINH Tham gia chương trình đánh giá nhà thầu lần đầu định kỳ công ty Công ty tiến hành giao dịch với đơn vị có kết đánh giá ĐẠT rủi ro lớn an ninh Sau trình đánh giá nhà thầu cần xây dựng biện pháp khắc phục phòng ngừa rủi ro phát Tất nhà thầu phụ phải cam kết tuân thủ tiêu chuẩn quản lý an ninh Công ty yêu cầu nghiêm ngặt khách hàng, xây dựng sách an ninh cung cấp cho phía nhà máy photo sách xây dựng Phải tham gia lớp huấn luyện liên quan đến vấn đề an ninh, phòng chống khủng bố & tiêu chuẩn khách hàng cho nhà thầu phụ tổ chức Công ty Việt Nam Phải có hồ sơ lưu trữ đầy đủ thơng tin, sách, thủ tục, biểu mẫu cam kết liên quan đến an ninh nhà máy Trường hợp có tình an ninh xấu xảy liên quan đến hàng hóa Cơng ty nhà thầu phụ phải báo cáo kịp thời vấn đề cho phía Cơng ty Trên quy định nhằm đảm bảo an ninh việc khơng ngừng nâng cao trì “Kế Hoạch Đảm Bảo An Toàn Phân Phối Xuất Hàng” nhà máy Quy định có hiệu lực kể từ ngày ban hành ... số: ./CSAN22-001 Lần sửa đổi: 0.0 Ngày ban hành: 2018.01.26 Số trang: / 33 CHÍNH SÁCH – QUY TRÌNH THỦ TỤC AN NINH Chính sách, quy trình an ninh sửa đổi để phù hợp với yêu cầu vấn đề an ninh NHỮNG... Số trang: / 33 CHÍNH SÁCH – QUY TRÌNH THỦ TỤC AN NINH PHẦN I : GIỚI THIỆU Logo TÊN CÔNG TY Mã số: ./CSAN22-001 Lần sửa đổi: 0.0 Ngày ban hành: 2018.01.26 Số trang: / 33 CHÍNH SÁCH – QUY TRÌNH... ./CSAN22-001 Lần sửa đổi: 0.0 Ngày ban hành: 2018.01.26 Số trang: / 33 CHÍNH SÁCH – QUY TRÌNH THỦ TỤC AN NINH Phần I Giới thiệu Phần II Sổ tay an ninh CBCNV CÔNG TY 2.1 Qui tắc thực biện pháp an