Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH xây dựng và thương mại trung hảo

Bài báo cáo thực tập gồm 3 chương chính: Chương 1: Tổng quan về đặc điểm kinh tế- kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Xây dựng và Thương mại

LỜI MỞ ĐẦU

Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất độc lập có chức năng tái sản xuấttài sán cố định cho tất cả các ngành trong nền kinh tế Quốc dân Nó góp phầntăng sức mạnh kinh tế đẩy mạnh tiềm lực quốc phòng, là tiềm lực vật chất kỹthuật cho sự nghiệp Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa đất nước Trong sản xuấtkinh doanh với mục đích cuối cùng là tìm kiếm lợi nhuận mà con đường chủ yếu

để tăng lợi nhuận của các doanh nghiệp xây dựng cơ bản là phải tìm mọi biệnpháp nâng cao chất lượng công trình, đảm bảo tiến độ thi công, hạ thấp chi phísản xuất và giá thành sản phẩm xây dựng

Được sự giúp đỡ tận tình của cô giáo Nguyễn Kiều Hoa cùng anh chịtrong phòng kế toán công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Trung Hảo em đãtìm hiểu và thu thập được thông tin về công ty và những nghiệp vụ kế toán màcông ty hiện đang áp dụng

Tuy nhiên do đây là lần đầu tiếp xúc với việc tìm hiểu công việc thực tế

và do hạn chế về nhận thức nên bài báo cáo của em không tránh khỏi nhữngthiếu xót trong quá trình tìm hiểu, trình bày và đánh giá về công ty TNHH xâydựng và thương mại Trung Hảo Nên em rất mong nhận được sự đóng góp vàgiúp đỡ của các thầy cô đặc biệt là cô giáo hướng dẫn Nguyễn Kiều Hoa

Bài báo cáo thực tập gồm 3 chương chính:

Chương 1: Tổng quan về đặc điểm kinh tế- kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Trung Hảo

Chương 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Trung Hảo

Chương 3: Một số đánh giá về tình hình tổ chức kế toán tại công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Trung Hảo

CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ- KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG

TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TRUNG HẢO

1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TRUNG HẢO

-Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Trung Hảo là một doanh nghiệpđược thành lập theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số: 0102024141 ngày19/01/2000 do Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp

-Tên đầy đủ: Công ty TNHH xây dựng và thương mại Trung Hảo

-Trụ sở giao dịch đặt tại: Số 8, ngõ 1074 - Đường Láng - Phường Láng Thượng

- Quận Đống Đa - Thành phố Hà Nội

-Tài khoản riêng được mở tại: Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thônViệt Nam Tài khoản số: 1200208003225

-Việc bảo toàn và phát triển số vốn kinh doanh đòi hỏi công ty phải khôngngừng nâng cao trang thiết bị hiện đại, đầu tư và đào tạo đội ngũ cán bộ có trình

độ , đội ngũ công nhân có tay nghề, nâng cao hiệu quả sử dụng lao động Trongnhững năm hoạt động vừa qua công ty TNHH xây dựng và thương mại TrungHảo đã thu được nhiều thành tựu đáng kể Các công trình công ty đã và đang thicông được chủ đầu tư đánh giá cao về chất lượng, tiến độ và mĩ thuật Một sốcông trình công ty đang thi công như:

+Đội cảnh sát giao thông số 3, 4, 5, 6

+Trụ sở công an huyện Gia Lâm

+Trụ sở công an quận Cầu Giấy

+Xây mới nhà tiếp dân công an quận Hoàng Mai

+Trụ sở làm việc cảnh sát PCCC Hà Nội

1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG

TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TRUNG HẢO

1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Trung Hảo

-Thực hiện tốt chính sách cán bộ, tiền lương, làm tốt công tác quản lý laođộng, đảm bảo công bằng trong thu nhập, bồi dưỡng để không ngừng nâng caonghiệp vụ, tay nghề cho cán bộ công nhân viên của công ty

-Thực hiện tốt những cam kết trong hoạt động kinh tế với các đơn vịnhằm đảm bảo đúng tiến độ sản xuất, tạo quan hệ tốt và uy tín với khách hàng

-Làm tốt công tác bảo vệ an toàn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ môitrường

1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Trung Hảo

-Trước đây ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty là xây dựng baogồm xây dựng các công trình dân dụng, giao thông thủy lợi, công trình điện, xâydựng công trình cầu, giao thông đường thủy, kinh doanh vật liệu xây dựng

-Hiện nay công ty còn mở rộng thêm loại hình kinh doanh của mình nhưmột số nghề: mua bán và lắp đặt thiết bị văn phòng, thiết bị điện tử điện lạnh, đồgia dụng, lắp đặt dây chuyền máy móc thiết bị cho các nhà máy khu Côngnghiệp, tư vấn thiết kế và lắp đặt hệ thống thiết bị mạng, mua bán máy móc thiết

-Xuất phát từ đặc điểm đó nên quá trình sản xuất các loại sản phẩm củacông ty TNHH xây dựng và thương mại Trung Hảo là sản xuất liên tục, phứctạp, trải qua nhiều giai đoạn khác nhau Tuy nhiên hầu hết tất cả các công trìnhđều phải tuân thủ theo quy trình công nghệ như sau:

+Chủ đầu tư mời tham gia đấu thầu công trình (Bên A)

+Lập hồ sơ dự thầu: Dự toán, bản vẽ thiết kế tính toán lập ra và được bên

A chấp nhận

+Sau khi lập dự toán thi công được bên A chấp nhận, bên B sẽ khảo sátmặt bằng thi công phục vụ cho công tác thiết kế mặt bằng, tổ chức thi công phùhợp với mặt bằng thực tế công trình

+Lập biện pháp thi công, biện pháp an toàn lao động là công việc tiếptheo Biện pháp thi công và biện pháp an toàn lao động được lập sao cho côngtrình được thi công nhanh, đúng tiến độ, đảm bảo kĩ thuật, chất lượng và an toàn

lao động Mỗi công trình sẽ có biện pháp thi công và biện pháp an toàn lao động

cụ thể riêng phù hợp

+Công tác tổ chức thi công được thực hiện sau khi bên A chấp nhận hồ sơthiết kế mặt bằng tổ chức thi công, biện pháp thi công và biện pháp an toàn laođộng

+Qúa trình thi công được tổ chức theo các biện pháp đã lập

+Sau khi công trình hay hạng mục công trình hoàn thành, hai bên A và Btiến hành tổ chức nghiệm thu, bàn giao và đưa vào sử dụng Thành phần nghiệmthu bao gồm: Chủ đầu tư (Bên A), tư vấn, đơn vị thi công (Bên B) và các thànhphần có liên quan

+Hai bên tiến hành thanh quyết toán công trình hoàn thành sau khi dãnghiệm thu bàn giao công trình Khi quyết toán công trình đã được cấp có thẩmquyền duyệt, bên A sẽ thanh toán nốt số còn lại cho bên B

Sơ đồ 01: Quy trình hoạt động của công ty từ khi bắt đầu đên khi kết thúc

(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)

1.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TRUNG HẢO

1.3.1 Mô hình tổ chức bộ máy

- Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chứcnăng Gồm những phòng ban với các chức năng chuyên ngành riêng biệt dưới sựchỉ đạo của ban giám đốc Mối quan hệ giữa các phòng ban là mối quan hệ bình

Chủ đầu tư

mời thầu

Lập hồ sơ dự thầu

Lập mặt bằng tổ chức thi công

Nghiệm thu ban

giao công trình

Tiến hành khởi công xây dựng

Lập biện pháp thi công và biện pháp ATLĐ

đẳng, hợp tác giúp đỡ lẫn nhau trên cơ sở chức năng nhiệm vụ đã được giao đểcùng thực hiện tốt những nhiệm vụ chung của công ty Mô hình này rất hiệuquả, linh hoạt, phù hợp với hoạt động kinh doanh vừa phát huy được tính chủđộng, sáng tạo của từng phòng ban vừa mang tính thống nhất chung trong hoạtđộng của công ty.

-Mô hình bộ máy công ty gồm:

- Đội thi công

1.3.2 Sơ đồ bộ máy

Sơ đồ 02: Mô hình tổ chức bộ máy công ty

(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)

Giám đốc

Phòng

tài chính

- kế toán

Phòng tổ chức - Hành chính

Phòng

kế hoạch

- kĩ thuật

Phòng kinh doanh

Đội thi công số 01

Đội thi công số 02

Đội thi công số 03

Đội thi công số 04

1.3.3 Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận và mối quan hệ

giữa các phòng ban, bộ phận trong công ty

*Chức năng và nhiệm vụ của giám đốc

-Chức năng:

+Là người đứng đầu công ty đại diện cho cán bộ công nhân viên chức Là ngườiđiều hành và được quyền quyết định tất cả các vấn đề có liên quan đến hoạtđộng sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty

+Tuyển dụng, thuê mướn, kí kết và bố trí sử dụng lao động thuộc thẩm quyềntheo quy định của pháp luật Quyết định lương và các khoản phụ cấp khác (nếucó), khen thưởng, kỉ luật hoặc cho thôi việc đối với người lao động kể cả các cán

bộ quản lí thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của mình theo quy định của pháp luật vàđiều lệ công ty

+Quản lí và sử dụng vốn có hiệu quả, an toàn và phát triển vốn của công ty.-Nhiệm vụ:

+Chịu trách nhiệm trước khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ do công ty cungcấp, đảm bảo uy tín đối với khách hàng

+Chịu trách nhiệm pháp lí về mọi mặt hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm

về công tác đối ngoại, đề xuất chiến lược kinh doanh, phát triển thị trường

+Chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng hình ảnh, thương hiệu của công ty,

là người thực hiện các chủ trương chính sách, mục tiêu chiến lược của công ty,phê duyệt các quyết định áp dụng trong nội bộ công ty

+Giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động về sản xuất kinh doanh, trực tiếp kícác hợp đồng kinh tế và các hợp đồng khác có liên quan, quyết định toàn bộ giá

cả mua bán hàng hóa, vật tư thiết bị

*Chức năng và nhiệm vụ của phòng Tổ chức - Hành chính

-Chức năng:

+Chủ trì đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo công ty trong công tác tổ chức và thực

hiện chế độ chính sách đối với người lao động trong công ty.

+Là đầu mối tiếp nhận, nghiên cứu, đề xuất hướng giải quyết, phổ biến, hướngdẫn, kiểm tra, giám sát thực hiện là đơn vị chịu trách nhiệm quản lí và lưu trữcác hồ sơ pháp lí và con dấu của công ty.

-Nhiệm vụ:

+Tổ chức quản lí nhân sự, thực hiện chế độ chính sách lao động, tiền lương,công tác an toàn lao động vệ sinh công nghiệp, công tác quốc phòng toàn dân,công tác hành chính

+Chủ trì tổ chức hội họp, tiếp khách, công tác đời sống, tổ chức quản lí bảo vệ

cơ sở vật chất của công ty

*Chức năng và nhiệm vụ của phòng Tài chính - Kế toán

-Chức năng:

+Chủ trì đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo công ty trong công tác tài chính, quản

lí tài sản, cổ phần, cổ phiếu, chứng khoán Chủ trì soạn thảo các quy chế, quyđịnh, quy trình liên quan đến công tác tài chính và hướng dẫn kiểm tra, giám sátthực hiện

+Là đầu mối tiếp nhận, nghiên cứu, đề xuất hướng giải quyết và quản lí hồ sơ,thông tin chứng từ liên quan đến công tác tài chính

*Chức năng và nhiệm vụ của phòng Kế hoạch - Kĩ thuật

+Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng, quý, năm của các đơn vị và toàncông ty báo cáo với giám đốc.

+Thống kê, kiểm tra giám sát các đơn vị thực hiện kế hoạch, công tác thị trường,thương thảo hợp đồng kinh tế Quản lí lưu trữ hợp đồng kinh tế, tiến độ, kĩ thuật,chất lượng tuân thủ tiêu chuẩn kĩ thuật theo đúng quy định

*Chức năng và nhiệm vụ của phòng Kinh doanh

-Lập kế hoạch các loại nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị, dụng cụ Thực hiệncác công việc nhập, xuất hàng hóa nguyên vật liệu phục vụ cho việc thi công cáccông trình

-Quản lí và lưu trữ các tài liệu có liên quan đến các hợp đồng kinh doanh củacông ty

*Chức năng và nhiệm vụ của các đội thi công

-Chức năng:

+Là đơn vị trực thuộc công ty chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban lãnh đạo công ty,

tổ chức và hoạt động theo điều lệ công ty

+Hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, cạnh tranh, tham mưu đề xuất hướng pháttriển của công ty

1.4 TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG

TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TRUNG HẢO

1.4.1 Khái quát về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong ba năm

CHƯƠNG 2:

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ

THƯƠNG MẠI TRUNG HẢO

-Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình vừa tập trung vừaphân tán Chịu sự chỉ đạo của ban giám đốc, bộ máy kế toán có sự phối hợpchuyên môn trong mối quan hệ với các phòng ban cũng như cũng như kế toáncác đội thi công Nhiệm vụ chủ yếu của bộ máy kế toán là phản ánh, xử lí cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty và cung cấp các thông tin báo cáo tàichính cho các đối tượng có liên quan như: Ban giám đốc, các phòng ban trongcông ty, cơ quan thuế, ngân hàng,…Ngoài ra kế toán công ty còn thực hiện côngviệc kế toán quản trị nhằm lập dự toán về chi phí để phân tích tình hình, biếnđộng, kết quả kinh doanh trong tương lai của công ty, lập các báo cáo quản trị,các công trình trong thời kì quyết toán nhằm đánh giá chính xác kết quả, doanhthu và chi phí bỏ ra của một công trình Kiểm soát hiệu quả của các hoạt độngkinh tế của công ty Tất cả các thông tin kế toán quản trị chỉ được cung cấp chocác nhà quản trị của công ty

- Mô hình tổ chức

+Kế toán trưởng

+Kế toán ngân hàng-Tiền mặt

+Kế toán TSCĐ-Tiền lương

+Kế toán dụng cụ vật tư

+Kế toán tổng hợp

+Kế toán các đội thi công

Sơ đồ 03: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Ghi chú:

: Quan hệ chỉ đạo

: Quan hệ báo sổ

(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)

-Chức năng, nhiệm vụ của từng người, từng phần hành và quan hệ tươngtác

* Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm điều hành chung công tác tổ chứchạch toán của công ty, chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và cơ quan tài chínhcấp trên về mọi hoạt động kế toán tài chính của công ty, hướng dẫn chỉ đạo côngtác hạch toán kế toán theo đúng chế độ, thể lệ quy định của nhà nước đồng thờiquản lí tài chính, tránh thất thoát chi sai mục đích

Kế toán dụng

cụ vật tư

Kế toán tổng hợp

Kế toán các đội thi công

Kế toán các đội thi công

-Tổ chức bộ máy một cách hợp lí không ngừng cải tiến hình thức tổ chức

bộ máy kế toán sao cho phù hợp với quy phạm pháp luật, phản ánh trung thực,chính xác, kịp thời các thông tin kinh tế phát sinh Tổng hợp lập báo cáo tàichính vào cuối niên độ hoặc kì kế toán, phân tích đánh giá tình hình hoạt độngtài chính của toàn công ty

-Tính toán các khoản phải nộp ngân sách, các khoản phải thu phải trảnhằm thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ của mình Đề xuất các phương án xử

lí tài sản thất thoát, thiếu và thừa trong công ty cũng như tính chính xác kịp thời,chế độ kết quả tài sản hàng kì

*Kế toán ngân hàng - tiền mặt: Hàng ngày phản ánh tình hình thu, chi vàtồn quỹ tiền mặt, thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách,phát hiện và xử lí kịp thời các sai sót trong việc quản lí và sử dụng tiền mặt

-Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện các nguyênnhân làm tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp thích hợp đểgiải phóng tiền đang chuyển kịp thời

*Kế toán TSCĐ - Tiền lương: Ghi chép, tổng hợp chính xác, kịp thời sốlượng, giá trị tài sản hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng TSCĐ trongphạm vi toàn công ty cũng như từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cungcấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc giữ gìn, bảo quản, bảodưỡng và kế hoạch đầu tư TSCĐ của công ty

-Tính toán và phân bổ chính xác khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuấtkinh doanh theo mức độ hao mòn của TSCĐ và chế độ tài chính quy định Thamgia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ tập hợp và phân bổchính xác chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí kinh doanh

-Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số lượng lao động, thời gian, kếtquả lao động, tính lương các khoản trích theo lương phân bổ chi phí nhân côngtheo đúng đối tượng Theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng cáckhoản phụ cấp, phụ trợ cho người lao động Lập các báo cáo về lao động, tiềnlương phục vụ cho công tác quản lí doanh nghiệp

-Kế toán dụng cụ vật tư: Chịu trách nhiệm ghi chép, tính toán, phản ánhchính xác trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế củaNVL nhập kho Phân bổ hợp lí giá trị NVL sử dụng vào đối tượng tập hợp chiphí sản xuất kinh doanh.

-Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL tồn kho, pháthiện kịp thời NVL thiếu, thừa, kém chất lượng để công ty có biện pháp xử lí kịpthời hạn chế tối đa mức thiệt hại có thể xảy ra

*Kế toán tổng hợp: Đôn đốc kiểm tra toàn bộ hoạt động bộ máy kế toánthông qua quá trình quản lí và hạch toán trên hệ thống tài khoản, chứng từ đượctổng hợp vào cuối tháng

-Lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị theo đúng quy định của nhà nước.Thực hiện công tác quyết toán đối với nhà nước Báo cáo định kì và đột xuất vềnhững hoạt động kinh doanh đột xuất của công ty

*Kế toán các đội công trình: Hạch toán phụ thuộc vào bộ máy kế toán củacông ty, kế toán phải tập hợp chi phí sản xuất theo từng hạng mục, theo mức độhoàn thành của công việc theo phương pháp tính giá đã quy định

-Tính giá trị khối lượng công việc có thể được quyết toán trong một thời

kì để tính doanh thu của công trình, kết thúc công trình làm hồ sơ hoàn thành vàquyết toán công trình

2.1 TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TRUNG HẢO

2.1.1 Các chính sách kế toán chung

-Niên độ kế toán: Được bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12năm dương lịch

-Đơn vị tiền tệ:Việt Nam đồng

-Chế độ kế toán:Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam được bộ tài chính ban hành

-Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Công ty sử dụng phương pháp kêkhai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho

-Phương pháp tính thuế: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

-Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Công ty áp dụng phươngpháp tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng.

-Hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng: Theo hình thức nhật kíchung

2.1.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán.

-Lao động tiền lương

+Hợp đồng làm khoán

+Bảng chấm công

+Bảng thanh toán tiền lương

+Phiếu theo dõi tạm ứng

+Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành

+Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội

-Hàng tồn kho

+Giấy đề nghị thanh toán mua thiết bị vật tư

+Hóa đơn GTGT

+Phiếu nhập kho

+Phiếu xuất kho

+Phiếu thanh toán tạm ứng

+Biên bản kiểm nghiệm vật tư

+Giấy thanh toán tạm ứng

+Biên lai thu tiền

+Bảng kiểm kê quỹ

+Uỷ nhiệm chi

-TSCĐ

+Biên bản giao nhận TSCĐ

+Thẻ TSCĐ

+Biên bản thanh lí TSCĐ

2.1.3 Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán

-Hệ thống tài khoản kế toán công ty đang áp dụng theo hệ thống tài khoảnhiện hành theo quy định số 15/2006/BTC ban hành

-Do sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên nên công ty không sửdụng TK 611 Các TK đầu tư tài chính công ty chưa sử dụng vì ở công ty chưaphát sinh nghiệp vụ này

-Một số TK công ty đang sử dụng: TK111, TK112, TK152, TK153,TK154, TK155, TK156, TK157, TK133, TK131, TK136, TK141, TK211,TK214, TK334, TK338,…

-Việc vận dụng hệ thống TK kế toán của công ty phù hợp với chế độ kếtoán hiện hành

2.1.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán

Công ty áp dụng hình thức kế toán: Nhật kí chung

Sơ đồ 04: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật kí chung

Ghi chú :

:Đối chiếu

:Ghi cuối kì:Ghi hàng ngày

(Nguồn:Phòng tài chính – kế toán)

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo tài chính

Trình tự ghi sổ:

(1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ lập điều khoản kế toán rồighi sổ nhật kí chung theo thứ tự thời gian rồi từ sổ nhật kí chung ghi vào sổ cái

(2) Tổng hợp mở thêm các sổ nhật kí đặc biệt thì cũng căn cứ vào chứng

từ gốc để ghi vào sổ nhật kí đặc biệt rồi ghi vào sổ cái

(3) Các chứng từ cần hạch toán chi tiết được ghi vào sổ kế toán chi tiết.(4) Căn cứ vào chứng từ gốc để vào sổ quỹ

(5) Cuối tháng căn cứ vào sổ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết.(6) Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái với bảng tổng hợp số liệu chi tiết

và giữa sổ quỹ với bảng cân đối tài khoản

(7) Cuối tháng từ sổ cái kế toán lập bảng cân đối tài khoản

(8) Tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính

2.1.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

-Công ty áp dụng hệ thống BCTC theo chế độ kế toán doanh nghiệp ViệtNam ban hành Nơi gửi báo cáo của công ty là cơ quan thuế, cơ quan thống kê,phòng đăng kí kinh doanh thuộc sở kế hoạch và đầu tư

-Báo cáo kế toán là kết quả của công tác kế toán bao gồm các báo cáo:-Bảng cân đối kế toán

-Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

-Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

-Thuyết minh báo cáo tài chính

2.2 TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CỤ THỂ

2.2.1 Tổ chức hạch toán kế toán vốn bằng tiền

* Khái niệm vốn bằng tiền:

Vốn bằng tiền là một bộ phận quan trọng của vốn kinh doanh trong doanhnghiệp được biểu hiện dưới hình thức tiền tệ bao gồm: Tiền mặt (111),TGNH(112), Tiền đang chuyển (113) Cả ba loại trên đề có tiền Việt Nam,ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý Mỗi loại vốn bằng tiền đều sử dụng vàonhững mục đích khác nhau và có yêu cầu quản lý từng loại nhằm quản lý chặt

chẽ tình hình thu chi và đảm bảo an toàn cho từng loại sử dụng có hiệu quả tiếtkiệm và đúng mục đích.

* Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền:

Kế toán phải thực hiện những nhiệm vụ sau:

- Phản ánh chính xác kịp thời những khoản thu chi và tình hình còn lại củatừng loại vốn bằng tiền, kiểm tra và quản lý nghiêm ngặt việc quản lý các loạivốn bằng tiền nhằm đảm bảo an toàn cho tiền tệ, phát hiện và ngăn ngừa cáchiện tượng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh

- Giám sát tình hình thực hiện kế toán thu chi các loại vốn bằng tiền, kiểmtra việc chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý vốn bằng tiền, đảm bảo chi tiêutiết kiệm và có hiệu quả cao

Vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại cácngân hàng

Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Kế toán vốn bằng tiền sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng ViệtNam (VNĐ)

- Các loại ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua do ngânhàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để ghi sổ kếtoán

Để phản ánh và giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền, kế toán phải thực hiện cácnghiệp vụ sau:

- Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có, tình hình biến động và

sử dụng tiền mặt, kiểm tra chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu chi và quản lýtiền mặt

- Phản ánh chính xác đầy đủ kịp thời số hiện có, tình hình biến động tiềngửi, tiền đang chuyển, các loại kim khí quớ và ngoại tệ, giám sát việc chấp hànhcác chế độ quy định về quản lý tiền và chế độ thanh toán không dùng tiền mặt

2.2.1.1 Kế toán tiền mặt:

* Nguyên tắc chế độ lưu thông tiền mặt:

Việc quản lý tiền mặt phải dựa trên nguyên tắc chế độ và thể lệ của nhànước đã ban hành, phải quản lý chặt chẽ cả hai mặt thu và chi và tập trungnguồn tiền vào ngân hàng nhà nước nhằm điều hoà tiền tệ trong lưu thông, tránhlạm phát và bội chi ngân sách, kế toán đơn vị phải thực hiện các nguyên tắc sau:

- Nhà nước quy định ngân hàng là cơ quan duy nhất để phụ trách quản lýtiền mặt Các xí nghiệp cơ quan phải chấp hàng nghiêm chỉnh các chế độ thể lệquản lý tiền mặt của nhà nước

- Các xí nghiệp, các tổ chức kế toán và các cơ quan đều phải mở tài khoảntại ngân hàng để gửi tiền nhàn rỗi vào ngân hàng để hoạt động

- Mọi khoản thu bằng tiền mặt bất cứ từ nguồn thu nào đều phải nộp hếtvào ngân hàng trừ trường hợp ngân hàng cho phép toạ chi như các đơn vị ở xangân hàng nhất thiết phải thông qua thanh toán ngân hàng Nghiêm cấm các đơn

vị cho thuê, cho mượn tài khoản

Mỗi doanh nghiệp đều có một số tiền mặt nhất định tại quỹ Số tiền thườngxuyên có tại quỹ được ấn định tuỳ thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động củadoang nhiệp và được ngân hàng thoả thuận

Để quản lý và hạch toán chính xác, tiền mặt của doanh nghiệp được tậptrung bảo quản tại quỹ Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản

lý và bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện

Thủ quỹ do giám đốc doanh nghiệp chỉ định và chịu trách nhiệm gửi quỹ.Thủ quỹ không được nhờ người làm thay mình Không được kiêm nhiệm côngtác kế toán, không được làm công tác tiếp liệu, mua bán vật tư hàng hoá

Tất cả các khoản thu chi tiền mặt đều phải có chứng từ thu chi hợp lệ,chứng từ phải có chữ ký của giám đốc doanh nghiệp và kế toán trưởng Sau khi

đã kiểm tra chứng từ hợp lê, thủ quỹ tiến hành thu vào hoặc chi ra các khoảntiền và gửi lại chứng từ đó có chữ ký của người nhận tiền hoặc nộp tiền Cuốimỗi ngày căn cứ vào các chứng từ thu chi để ghi sổ quỹ và lập báo cáo quỹ kèmtheo các chứng từ thu chi để ghi sổ kế toán.Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm

quản lý và nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý tại quỹ Hàng ngày thủquỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền quỹ thực tế, tiến hành đối chiếu với sốliệu của sổ quỹ, sổ kế toán nếu có chênh lệch, thủ quỹ và kế toán phải tự kiểmtra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý Với vàng bac, đáquý nhận ký cược, ký quỹ trước khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục vềcân, đo, đếm số lượng, trọng lượng, giám định chất lượng và tiến hành niêmphong có xác nhận của người ký cược, ký quỹ trên dấu niêm phong.

Công ty chủ yếu giao dịch và hạch toán bằng tiền mặt chứ không hạch toánngoại tệ Để phản ánh tình hình thu, chi tiền mặt kế toán sử dụng tài khoản 111

+ uỷ nhiệm chi và các chứng từ liên quan khác

- Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi để ghi vào số nhật ký chung,

từ đó ghi vào sổ cái tài khoản 111

Sơ đồ số 05

Trình tự luân chuyển chứng từ chi tiền mặt:

Trình tự luân chuyển chứng từ thu tiền mặt

Sơ đồ 06: Trình tự ghi sổ

Phiếu thuPhiếu chi

Sổ quỹ kiêmbáo cáo quỹ

Sổ chi tiết tiềnmặt

Mẫu số 02-TT (Ban hành theo QĐ số 48/2006/ QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tr-

ưởng BTC

PHIẾU CHI

Ngày 05 ngày 08 năm 2011

Họ tên người nhận tiền: : Nguyễn Văn An

Hạch toán bút toán trên:

Nợ TK 141_L: 30.000.000

Có TK 111: 30.000.000

Số phát sinh trong tháng

125 05/08 Chi tạm ứng cho CNV 141 30.000.000

126 12/08 Mua xi măng cho sx 152 12.000.000

Thuế GTGT được khấu

Sổ này có 20 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang

20

Ngày mở sổ

01/01/2011 Ngày 31 tháng 08 năm 2011

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên)

2.2.1.2 Kế toán tiền gứi ngân hàng

- Tiền gửi ngân hàng của công ty gồm các loại vốn bằng tiền mà doanh nghiệpđang gửi tại Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam

hiện các nghiệp thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định hiện hành củapháp luật.

Chứng từ để hạch toán TGNH là các giấy báo Có, báo Nợ hoặc bản saocủa ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, sécchuyển khoản, )

Khi nhận được chứng từ của ngân hàng gửi đến, kế toán đối chiếu vớichứng từ gốc đính kèm, thông báo với ngân hàng để đối chiếu, xác minh và xử

lý kịp thời các khoản chênh lệch (nếu có)

Để theo dõi tình hình biến động các khoản tiền gửi của doanh nghiệp tạingân hàng kho bạc hoặc công ty tài chính, kế toán sử dụng TK112-TGNH

*Kết cấu tài khoản 112:

- Bên Nợ: Các tài khoản tiền gửi vào ngân hàng

- Bên Có: Các khoản tiền rút ra từ ngân hàng

- Số dư bên Nợ: Số tiền hiện còn gửi tại ngân hàng

Sơ đồ 07: Trình tự ghi sổ

Ví dụ 02:

Căn cứ vào Hóa đơn GTGT đầu vào CR/2011B ngày 13/08//2011, kế toáncăn cứ chứng từ lập lệnh chi chuyển tới ngân hàng Các chứng từ này chỉ được lập dựa trên cơ

sở các chứng từ gốc có đầy đủ được Giám đốc kế toán trưởng ký duyệt đầy đủ.

Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam

LỆNH CHI

Số: 005 Ngày 19/08/2011 Liên 2

Tên đơn vị trả: : Công ty TNHH Xây Dựng&TM Trung Hảo

T i kho n n : ài khoản nợ: ản nợ: ợ: : 1200208003225

Tại Ngân hàng : Ngân Hàng Nông Nghiệp và

Phát triển nông thôn Việt Nam

Số tiền bằng số: 300.000.000

Số tiền bằg chữ: Ba trăm triệu đồng chẵn/.

Tên đơn vị nhận tiền: Công ty CP XD TM và DV Hòa An

Thuế GTGT được khấu trừ 133 8.560.000

Cộng luỹ kế từ đầu quý

Sổ này có 20 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang.20

Ngày mở sổ01/01/2011 Ngày 31 tháng 08 năm 2011

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên)

2.2.2 Tổ chức hạch toán tiền lương ,các khoản trích theo lương

2.2.2.1 Ý nghĩa và nhiệm vụ

Tiền lương chính là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền màdoanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chấtlượng công việc của họ

Về bản chất, tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức laođộng Mặt khác, tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thầnhăng say lao động

2.2.2.2 Phân loại công nhân và phân loại quỹ lương

Tại công ty được chia thành 2 bộ phận:

Nhân viên trực tiếp và nhân viên gián tiếp

- Nhân viên trực tiếp là các công nhân thi công các công trình xây dựng củacông ty Và dưới sự chỉ đạo của các đội trưởng công trình Hàng tháng cácđội trưởng tập hợp toàn bộ chứng từ về văn phòng công ty để kế toán hoạchtoán và trả lương cho bộ phận này

- Nhân viên gián tiếp là nhân viên làm việc tại văn phòng của công ty và dưới

sự chỉ đạo của Ban giám đốc

Quỹ lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương và các khoản trích theolương mà doanh nghiệp trả cho tất cả lao động thuộc doanh nghiệp quản lý.Các khoản lương được chi trả như sau:

- Tiền lương tính theo thời gian, sản phẩm và tiền lương khoán

- Tiền lương trả cho người lao động tạo ra sản phẩm hỏng trong phạm vichế độ quy định

- Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng việc sản xuất donguyên nhân khách quan, trong thời gian lao động và được điều đi công tác, đilàm nghĩa vụ, thời gian nghỉ phép, đi học

- Các khoản phụ cấp làm thêm giờ, làm đêm

- Các khoản lương có tính chất thường xuyên

Ngoài ra quỹ lương còn được tính cả khoản tiền chi trợ cấp BHXH chocông nhân viên trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao động

Quỹ lương trên phương diện hạch toán tiền lương cho công nhân viêntrong doanh nghiệp sản xuất được chia thành 2 loại sau:

- Tiền lương chính: Gắn liền với quá trình sản xuất sản phẩm và được hạchtoán trực tiếp vào chi phí sản xuất từng loại sản phẩm

- Tiền lương phụ: Không gắn liền với quá trình sản xuất từng loại sảnphẩm nên được hạch toán gián tiếp vào chi phí sản xuất sản phẩm

Chứng từ kế toán sử dụng: bảng chấm công cho các bộ phận như phòngban, tổ sản xuất; phiếu báo làm thêm giờ; phiếu xác nhận sản phẩm đã làmđược; phiếu nhập kho sản phẩm sản xuất; phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội;bảng thanh toán tiền lương; bảng thanh toán tiền thưởng; bảng tổng hợp thanhtoán tiền lương; bảng tổng hợp thanh toán toán bảo hiểm xã hội; bảng thanh toánbảo hiểm xã hội.

Doanh nghiệp sử dụng bảng chấm công để theo dõi thời gian làm việc củacán bộ công nhân viên Cuối tháng bảng chấm công sẽ được phòng tổ chức hànhchính tập hợp lại Đồng thời phòng kế toán cung cấp số lượng sản phẩm tiêu thụ,doanh số bán hàng cũng như số tiền bán hàng thực tế thu được trong tháng chophòng hành chính tổ chức

Từ đó phòng hành chính tổ chức tính toán và lập bảng tổng hợp lương Sau

đó toàn bộ chứng từ liên quan sẽ được chuyển đến cho phòng kế toán, lúc đó kếtoán tiền lương sẽ tính lương cụ thể cho từng công nhân viên trong doanhnghiệp, sau đó lập bảng thanh toán lương ở các bộ phận và bảng tổng hợp thanhtoán lương cho toàn công ty Kế toán tiền lương sau khi lập xong sẽ chuyển sangcho phòng hành chính tổ chức kiểm tra và đồng thời chuyển kế toán trưởng vàgiám đốc ký duyệt Lúc đó kế toán tiền mặt tiến hành lập phiếu chi và chuyểncho thủ quỹ thực hiện trả tiền lương cho công nhân viên

2.2.3.3 Các hình thức trả lương

Tùy từng điều kiện cụ thể và quy mô sản xuất khác nhau mà các chủ doanhnghiệp áp dụng cách trả lương khác nhau Song hiện nay các doanh nghiệp ViệtNam đều áp dụng hai hình thức trả lương cơ bản: trả lương theo thời gian và trảlương theo sản phẩm hoàn thành

Hình thức trả lương theo thời gian

Hình thức trả lương theo thời gian thực hiện việc tính trả lương cho ngườilao động theo thời gian làm việc thực tế của họ Hình thức trả lương này áp dụngcho công nhân làm việc văn phòng như nhân viên điều hành hành chính, quảntrị, tổ chức lao động, thống kê, tài vụ, kế toán

Theo cách tính lương này thì tiền lương trả cho người lao động được tínhtheo thời gian làm việc, theo ngành nghề và trình độ thạo nghiệp vụ, kỹ thuật

chuyên môn của người lao động Tùy theo tính chất lao động mà mỗi ngànhnghề cụ thể có một thang lương riêng Trong mỗi thang lương đó lại chia thànhnhiều bậc lương Bậc lương thể hiện trình độ, nghiệp vụ thành thạo, mỗi bậclương ứng với một hệ số lương nhất định.

Chế độ trả lương này chỉ áp dụng cho những lao động không thể định mức

và tính toán chặt chẽ khối lượng Sản phẩm hoặc công việc của lao động chỉ đòihỏi đảm bảo chất lượng sản phẩm mà không đòi hỏi năng suất lao động

Hình thức này được chia thành:

+ Lương tháng:

Là tiền lương đã được quy định sẵn đã được quy định từng bậc lương trongcác thang lương Lương tháng được áp dụng để trả cho cán bộ công nhân viênlàm công tác quản lý hành chính, quản lý kinh tế

Mức lương tháng = Lương cơ bản x Hệ số lương + Phụ cấp

+ Lương ngày:

Là tiền lương trả cho người lao động theo mức lương ngày và số ngày làmviệc thực tế trong tháng

Lương ngày thường được áp dụng để trả lương cho người lao độngng ng y thài khoản nợ: ường được áp dụng để trả lương cho người lao độngng đượ: c áp d ng ụng để trả lương cho người lao động để trả lương cho người lao động ản nợ: ương ngày thường được áp dụng để trả lương cho người lao động tr l ng cho ngường được áp dụng để trả lương cho người lao độngi lao độngng

Lương ngày thường được áp dụng để trả lương cho người lao độngng ng y thài khoản nợ: ường được áp dụng để trả lương cho người lao độngng đượ: c áp d ng ụng để trả lương cho người lao động để trả lương cho người lao động ản nợ: ương ngày thường được áp dụng để trả lương cho người lao động tr l ng cho ngường được áp dụng để trả lương cho người lao độngi lao độngng

tr c ti p hưởng lương theo thời gian hoặc lương cho nhân viên trong thờing lương ngày thường được áp dụng để trả lương cho người lao độngng theo th i gian ho c lờng được áp dụng để trả lương cho người lao động ặc lương cho nhân viên trong thời ương ngày thường được áp dụng để trả lương cho người lao độngng cho nhân viên trong th iờng được áp dụng để trả lương cho người lao động

tr c ti p hưởng lương theo thời gian hoặc lương cho nhân viên trong thờing lương ngày thường được áp dụng để trả lương cho người lao độngng theo th i gian ho c lờng được áp dụng để trả lương cho người lao động ặc lương cho nhân viên trong thời ương ngày thường được áp dụng để trả lương cho người lao độngng cho nhân viên trong th iờng được áp dụng để trả lương cho người lao độnggian th c t p, h i h p hay l m thêm nhi m v khác, cho ngập, hội họp hay làm thêm nhiệm vụ khác, cho người lao động theo ộng ọp hay làm thêm nhiệm vụ khác, cho người lao động theo ài khoản nợ: ệm vụ khác, cho người lao động theo ụng để trả lương cho người lao động ường được áp dụng để trả lương cho người lao độngi lao độngng theogian th c t p, h i h p hay l m thêm nhi m v khác, cho ngập, hội họp hay làm thêm nhiệm vụ khác, cho người lao động theo ộng ọp hay làm thêm nhiệm vụ khác, cho người lao động theo ài khoản nợ: ệm vụ khác, cho người lao động theo ụng để trả lương cho người lao động ường được áp dụng để trả lương cho người lao độngi lao độngng theo

h p ợ: đồng hoặc ngắn hạn.ng ho c ng n h n.ặc lương cho nhân viên trong thời ắn hạn ạn

h p ợ: đồng hoặc ngắn hạn.ng ho c ng n h n.ặc lương cho nhân viên trong thời ắn hạn ạn

Mức lương ngày = Mức lương tháng + phụ cấp

Số ngày làm việc theo chế độ(26)+ Lương giờ:

Là tiền lương trả cho người lao động theo mức lương giờ và số giờlàm việc thực tế

Mức lương giờ được tớnh trờn cơ sở mức lương ngày và số giờ làm việctrong ngày theo chế độ Lương giờ thường được áp dụng cho lao động trực tiếpkhông hưởng theo sản phẩm hoặc dùng làm cơ sở để tính đơn giá tiền lươngtheo sản phẩm

Mức lương giờ = Mức lương ngày

Số giờ làm việc theo chế độ(8)

 Hình thức trả lương sản phẩm:

áp dụng đối với những công nhân trực tiếp sản xuất

Công thức tính lương mà Công ty đang áp dụng:

Lương sản phẩm = KL sản phẩm hoàn thành x đơn giá tiền lương SP.