Quy trình quản lý giao nhận cotainer tại cảng Cát Lái

Quy trình quản lý giao nhận cotainer tại cảng Cát Lái

CÔNG TY TÂN CẢNG SÀI GÒN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRUNG TÂM ĐIỀU ĐỘ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc PHÊ DUYỆT: Ngày tháng 08 năm 2005QUI TRÌNH QUẢN LÝ GIAO NHẬN CONTAINER TẠI CẢNG CÁT LÁI (Ban hành kèm theo Quyết đònh số 1098/ QTSX-QC-ĐĐ ngày 31-8-2005 của Giám đốc Công ty Tân cảng Sài Gòn)I. ĐỐI TƯNG VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG:- Tất cả các loại container được vận chuyển thông qua cổng cảng (hoặc mặt cắt cầu cảng) bằng phương tiện của khách hàng hoặc phương tiện vận chuyển vòng ngoài của Cảng (không tính phương án xuất nhập tàu).- Hình thức giao nhận: nguyên container.II. QUI ĐỊNH CHUNG:1. Giải thích các thuật ngữ, từ và ký hiệu viết tắt:- “Lệnh giao nhận” : là các loại lệnh giao hàng, lệnh hạ container rỗng, lệnh cấp container rỗng, packing list, lệnh hạ container hàng hoặc các chứng từ tương đương, được phát hành bởi các hãng tàu, đại lý hãng tàu, chủ khai thác - đã ký hợp đồng, thỏa thuận với Cảng (với mẫu chứng từ, dấu, chữ ký của người có thẩm quyền được đăng ký trước).- “Chứng từ” : là các giấy tờ được nêu trong qui trình này, liên quan đến việc giao nhận một lô hàng/ 1 container nhất đònh.- “Đơn giá” : giá dòch vụ tính cho 1 container.- “Văn phòng thủ tục của Cảng”: là khu vực bao gồm các bộ phận Thương vụ, Thu ngân và Phát hành EIR.- “Giấy tờ xe” : là Giấy đăng ký xe hoặc Giấy phép lái xe (còn giá trò pháp lý).- “Nhân viên sà lan”: để chỉ thuyền trưởng hoặc người đại diện cho phương tiện thủy để làm các thủ tục về giao nhận hàng hoá với cảng Cát Lái. - “Mặt cắt cầu cảng”: là ranh giới xếp dỡ, giao nhận hàng hoá giữa phương tiện thủy và phương tiện khác của cảng (hoặc trực tiếp với tàu container). 1 - “Các depot khác” : là các cảng (cửa khẩu), ICD, bến bãi thuộc (hoặc không thuộc) sự quản lí của Cty Tân cảng Sài Gòn, có hàng hoá vận chuyển qua lại với Cảng Cát Lái.- “TBSX” (Trực ban sản xuất cảng) : bao gồm Trực ban Điều độ, Trực ban Cảng vụ, Trực ban Cơ giới.- “EIR” (Equipment Interchange Receipt) : “Phiếu Giao nhận Container”- “NV” : “nhân viên”- “CTN” : “container”- “/” : “hoặc” 2. Các qui đònh chung:2.1. Trách nhiệm các cá nhân trong qui trình :- NV Trạm cân (chỉ áp dụng đối với qui trình 1 và 7): nhận Packing list (EIR) từ Lái xe; kiểm tra đúng số CTN thực tế; xác đònh và ghi trọng lượng từng CTN lên Packing list (EIR), đóng dấu “Trạm cân” ở bên cạnh và chuyển Packing list (EIR) cho Lái xe. - NV Thương vụ: thực hiện đúng qui đònh của Cảng về giá và chính sách đối với các khách hàng cụ thể. Có nhiệm vụ tiếp nhận Lệnh giao nhận và khai báo của khách hàng; kiểm tra tính hợp lệ (được ký phát đúng qui đònh, với phương án tác nghiệp mà hiện trường có thể thực hiện được…); cập nhật máy tính các dữ liệu để in hoá đơn, ký lên hoá đơn; ghi ngày tháng, số lượng CTN, phương án tác nghiệp, số hoá đơn lên Lệnh giao nhận và chuyển cả hoá đơn, Lệnh giao nhận sang phòng Thu ngân. - NV Thu ngân: thu tiền của khách hàng theo hoá đơn, đóng dấu “Đã thu tiền” lên hoá đơn và Lệnh giao nhận, sau đó chuyển cho khách hàng.- NV Phát hành EIR (NV chứng từ): tiếp nhận Lệnh giao nhận của khách hàng (hoặc các chứng từ tương đương); kiểm tra tính hợp lệ (đã hoàn thành thủ tục tại Hãng tàu, Hải quan, Thương vụ thu ngân, đúng chính sách của Cảng, còn hạn…); yêu cầu khách hàng ghi đủ và xác nhận rõ các thông tin trên Lệnh giao nhận; nhập số hoá đơn cho hiển thò các EIR; cập nhật thêm vào máy tính những dữ liệu liên quan được thể hiện trên Lệnh giao nhận và khai báo của khách hàng; in EIR, ký vào mục “Người phát hành”; thu Lệnh và giao cho khách hàng bộ EIR (gồm 3 liên); hướng dẫn khách hàng các thông tin cần thiết và điều chỉnh lại nội dung EIR khi khách hàng thay đổi phương án. Chú ý: các bước tác nghiệp của NV Phát hành EIR đối với phương án cấp CTN rỗng cho khách hàng, phải được một 2 cán bộ hoặc NV khác, có nghiệp vụ phù hợp, thuộc Đội QLTH, kiểm tra lại.- NV Bảo vệ: chủ trì thực hiện nhiệm vụ quản lí an ninh, trật tự, an toàn giao thông tại các khu vực cổng; trực tiếp điều tiết phương tiện tại cổng ra theo qui đònh của qui trình (duy trì và giám sát các phương tiện vận tải dừng lại và xuất trình EIR tại các cabin cổng).- NV Giao nhận cổng (làm việc tại cổng vào): điều tiết sự di chuyển của các phương tiện phù hợp với nội dung của các qui trình và yêu cầu của NV Thống kê hiện trường cổng; kiểm tra số xe, số CTN, cỡ loại CTN, số seal và tình trạng CTN phù hợp với chứng từ giao nhận.- NV Kiểm tra vệ sinh CTN rỗng: do Cảng thuê ngoài; có nhiệm vụ kiểm tra tình trạng vỏ ngoài và bên trong CTN rỗng, vệ sinh, phân loại và dán tem lên CTN theo chủng loại qui đònh; khi trực tại cổng vào, có nhiệm vụ trực thường xuyên đúng vò trí; sau khi kiểm tra tình trạng, dán tem CTN rỗng, phản ánh trên EIR, đóng dấu tên và chuyển bộ EIR cho NV Giao nhận cổng.- NV Thống kê hiện trường cổng vào: tiếp nhận EIR từ Lái xe; kiểm tra số xe (với xe chạy không hàng), nhập số hiệu EIR, cho hiện lên màn hình các EIR; kiểm tra hạn cho phép, chỉnh sửa lại vò trí CTN, phương án tác nghiệp; bấm giờ; chuyển bộ EIR cho Lái xe. Đóng mở Barie theo qui đònh của các qui trình và tình hình mật độ giao thông trong các bãi hàng.- NV Điều độ bãi: kiểm tra EIR và hàng hoá; tổ chức thực hiện các tác nghiệp; điều chỉnh bổ sung nội dung trên EIR thống nhất với thực tế (phương án làm hàng, vò trí CTN, tình trạng CTN, số hiệu phương tiện vận chuyển, số hiệu phương tiện nâng hạ, thời điểm nâng hạ, số lượng đảo chuyển…); đóng dấu tên trên liên 1 EIR và giao lại bộ EIR cho Lái xe. - NV Thanh lí hải quan: tiếp nhận Tờ khai hải quan hoặc Biên bản bàn giao (đã có dấu “Đã vào sổ tàu” của Hải quan Giám sát) từ khách hàng hoặc NV Giao nhận vận tải…; cập nhật các thông tin vào máy tính (Cục hải quan, Chi cục hải quan, tên doanh nghiệp, số hiệu, cỡ CTN, số seal hãng tàu, số seal hải quan, tên tàu/ chuyến, số Tờ khai/ Biên bản bàn giao, ghi chú…), sau đó in Phiếu biên nhận và trả lại khách hàng các chứng từ này.- NV Kiểm soát CTN lạnh: có nhiệm vụ kiểm tra tình trạng vỏ ngoài và seal đối với các CTN lạnh có hàng và kiểm tra tình trạng phần máy, vỏ, các thiết bò liên quan của CTN rỗng lạnh, đồng thời thể hiện trên chứng từ các kết quả kiểm tra, khi giao nhận CTN lạnh giữa Khu hàng với phương tiện vận chuyển và khách hàng. 3 - NV Vận hành CTN lạnh: có trách nhiệm cắm rút phích điện, theo dõi, duy trì điện năng và tình trạng hoạt động của CTN lạnh, báo cáo Điều độ bãi các hiện tượng bất thường; có nhiệm vụ kiểm tra tình trạng kỹ thuật (nhiệt độ, thông gió, các thiết bò và thông số liên quan) của các CTN lạnh, đồng thời thể hiện trên chứng từ các kết quả kiểm tra, khi giao nhận CTN lạnh có hàng giữa Khu hàng với phương tiện vận chuyển và khách hàng.- NV Thống kê hiện trường cổng ra: kiểm tra số xe, số CTN, cỡ loại và chủ khai thác CTN rỗng; thu đủ số lượng EIR từ Lái xe; nhập số hiệu EIR trên máy tính, cho hiện lên màn hình các EIR, kiểm tra tính hợp lệ của EIR; giao bộ EIR cho Hải quan cổng kiểm tra và nhận lại (đối với CTN có hàng qua cổng) để bấm giờ; giữ liên 1, giao liên còn lại cho Lái xe; chòu trách nhiệm đóng mở Barie theo qui đònh của qui trình; cập nhật các thông tin được ghi chép bổ sung bằng tay trên EIR của các bộ phận làm việc trước đó (NV Giao nhận; Điều độ bãi…) vào máy.- Hải quan giám sát cổng ra: thực hiện các nghiệp vụ quản lí hàng hoá theo chức năng. Tiếp nhận EIR (đối với CTN có hàng) từ NV Thống kê hiện trường cổng ra; kiểm tra EIR phù hợp với hàng hoá; thông qua; giữ liên 3 EIR và chuyển trả NV Thống kê hiện trường các liên còn lại để giải quyết cho xe rời cảng.- Khách hàng (Chủ hàng, Lái xe, Phụ xe, NV sà lan): + Tuân thủ các qui đònh về luồng, tuyến, tốc độ an toàn giao thông trong cảng; cũng như chấp hành sự hướng dẫn, điều hành của các bộ phận hiện trường và các qui trình, qui đònh, nội qui của Cảng; đồng thời không chi tiền bồi dưỡng và kòp thời phản ánh tới Điều độ bãi, TBSX, đường dây điện thoại nóng các ách tắc và tiêu cực trong quá trình giao nhận hàng hoá tại Cảng.+ Để đảm bảo an toàn giao thông trong các cổng và chứng từ luôn đi kèm với phương tiện và hàng hoá, yêu cầu các Lái xe hoặc Phụ xe chỉ trình EIR cho NV Thống kê hiện trường tại cổng ra/ cổng vào từ cabin xe.+ Phương tiện vận chuyển hàng hoá chỉ được tiến vào các cổng khi đã hoàn thành các thủ tục trước đó theo qui đònh của qui trình. Nếu chưa đủ thủ tục cần thiết để vào cổng, xe phải đỗ chờ trước vạch DỪNG XE của cổng và nhường đường cho xe đã hoàn thành thủ tục vượt lên, được vào cổng.+ Khi các phương tiện đậu chờ tại vạch DỪNG XE của cổng ra để làm thủ tục, nhưng chưa đủ điều kiện về chứng từ, nếu gây cản trở luồng của các phương tiện phía sau (đã đủ điều kiện qua cổng), thì Lái xe phải chấp hành yêu cầu của NV Bảo vệ quay lại đường ra ban đầu để tiếp tục chờ bổ sung thủ tục. 4 + Các phương tiện khi qua cổng vào, nếu chưa hoàn thành thủ tục theo qui đònh của qui trình, thì tùy tình hình mật độ giao thông tại cổng, NV Thống kê hiện trường quyết đònh cho xe đậu chờ tại chỗ/ lùi lại vạch DỪNG XE/ tiến về phía trước đậu chờ/ cấp Phiếu ra vào tạm thời quay cổng ra để bổ sung thủ tục. Tương tự, tại cổng ra, khi các phương tiện đã vào cổng, nếu chưa đủ thủ tục theo qui đònh của qui trình, thì tùy tình hình giao thông, NV Thống kê hiện trường quyết đònh xe đậu tại chỗ/ lùi lại vạch DỪNG XE/ tiến ra phía trước tạm chờ để hoàn thiện thủ tục (để bảo đảm xe tiến ra phía trước tạm chờ, NV Thống kê hiện trường cổng ra tạm giữ Giấy tờ xe). - Người vận hành phương tiện cơ giới của Cảng (hoặc của các hợp tác xã do Cảng thuê):+ Lái xe nâng/ cẩu khung (thiết bò nâng hạ trong các kho bãi): chấp hành sự điều hành của NV Điều độ; hướng dẫn các phương tiện vận chuyển trong quá trình xếp dỡ đảm bảo nhanh chóng, an toàn. + Lái cẩu bờ/ cẩu tàu/ cẩu nổi (thiết bò xếp dỡ CTN qua mặt cắt cầu cảng): chấp hành sự chỉ huy của NV Trực ban tàu; hướng dẫn các phương tiện vận chuyển trong quá trình xếp dỡ đảm bảo nhanh chóng, an toàn. + Lái xe đầu kéo vận chuyển nội bộ (vận chuyển CTN trong phạm vi 1 cảng): ghi và nộp đầy đủ các EIR, CMC cho NV Giao nhận tàu/ NV Điều độ bãi kiểm hoá sau mỗi chuyến vận chuyển.+ Lái xe đầu kéo vận chuyển vòng ngoài (vận chuyển CTN giữa cảng và các nơi khác): thực hiện đúng và đầy đủ trách nhiệm của Lái xe nêu trong các qui trình 7 đến 12 dưới đây. Lưu ý thêm:• Lái xe tự giác trình đầy đủ các bộ EIR đã giao dòch trong Cảng cho NV cổng khi xe đi qua; trường hợp mất chứng từ phải khai báo rõ, ngược lại sẽ không được tính sản lượng các CTN này.• Nếu xe chạy không hàng và chưa có EIR, khi qua cổng, xe xuất trình Lệnh điều xe cho NV Thống kê hiện trường.• Các phương tiện phải giao nhận cụ thể tình trạng hàng hoá và chứng từ với các đầu mối liên quan tại 2 đầu của tuyến vận chuyển, chòu trách nhiệm về việc khắc phục hậu qủa nếu làm hư hỏng hàng hoá do lỗi của mình hoặc không phát hiện được trong quá trình giao nhận. (Đối với CTN lạnh vận chuyển tuyến ICD Transimex, NV giao nhận vận tải sẽ chòu trách nhiệm giao nhận về tình trạng kỹ thuật của CTN tại Transimex). • Các phương tiện phải ghi lên EIR: tên phương tiện của mình; tên phương tiện nâng hạ CTN; số lượng đảo chuyển; vò trí hạ CTN thực tế.- Trực ban tàu: là người chủ trì chỉ huy dây chuyền làm hàng giải phóng tàu hoặc sà lan theo đúng phương án được ghi trên các bộ EIR. 5 - NV Giao nhận tàu: là người đại diện cho cảng để giao nhận hàng hóa với phương tiện thủy tại mặt cắt cầu cảng.- NV Giao nhận vận tải (GNVT): là người thay mặt Đội GNVT tiếp nhận các thông tin, chứng từ yêu cầu vận chuyển vòng ngoài (từ TBSX); làm thủ tục hải quan theo qui đònh; lập kế hoạch sản xuất thực hiện các yêu cầu này (chuyển kế hoạch cho TBSX phê duyệt và TBSX chỉ huy thực hiện); theo dõi tổng hợp, báo cáo sản lượng chuyên chở các tuyến để thanh quyết toán với các bên. Ngoài ra chủ trì công tác vận chuyển vòng ngoài phục vụ khách hàng theo các hợp đồng dòch vụ cụ thể của Cảng; làm các thủ tục đối với hàng hoá trung chuyển quốc tế; thực hiện các công việc tại hiện trường ICD Transimex, Depot Nhơn Trạch.- Thuyền trưởng sà lan (hoặc người chòu trách nhiệm tương đương): là người đại diện chính thức của phương tiện thủy để tiến hành các trình tự giao nhận hàng hoá theo qui đònh của qui trình; chấp hành các qui đònh, nội qui của cảng về an ninh trật tự, an toàn hàng hải, an toàn lao động và PCCN; Các phương tiện phải giao nhận cụ thể tình trạng hàng hoá và chứng từ với các đầu mối liên quan tại 2 đầu của tuyến vận chuyển, chòu trách nhiệm về việc khắc phục hậu qủa nếu làm hư hỏng hàng hoá do lỗi của mình hoặc không phát hiện được trong quá trình giao nhận.- Công nhân bốc xếp cầu tàu: thực hiện đúng Qui trình công nghệ xếp dỡ và tuân thủ sự điều hành của Trực ban tàu; ngoài ra có trách nhiệm kiểm tra nóc CTN qua mặt cắt cầu cảng, mở cửa CTN rỗng và dán tem theo chủng loại yêu cầu của NV giao nhận tàu.- NV các Depot: là người chòu trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ giao nhận hàng hoá; đảm bảo tính thống nhất giữa tình trạng thực tế của hàng hoá và chứng từ đi kèm.2.2. Xử lí các tình huống phát sinh về giao nhận hàng hoá :- Xe vào cảng không làm hàng:+ Trường hợp 1, tại cổng vào, phương tiện (có hoặc không có hàng) tiến hành trình tự giao nhận bình thường, sau đó vì lí do nào đó không thực hiện. Khi phương tiện tới cổng ra, NV Thống kê hiện trường cổng ra kiểm tra đúng số xe, số CTN, số seal; yêu cầu Lái xe ký vào mục “Người giao/ nhận CTN” (ghi rõ họ tên); kiểm tra tính hợp lệ của EIR (nhập vào máy tính số hiệu của EIR để kiểm tra nguồn gốc); ghi vào mục Remark: “KHÔNG THỰC HIỆN”; (đối với xe có CTN, giao bộ EIR cho Hải quan, sau khi kiểm tra thông qua, Hải quan giữ liên 3 EIR, chuyển trả NV Thống kê hiện trường 2 liên còn lại); NV Thống kê hiện trường bấm giờ (phần “Cổng ra” trên 6 EIR); giữ liên 1, giao các liên còn lại cho Lái xe, đồng thời bấm mở barie; xe rời khỏi cảng. + Trường hợp 2, tại cổng vào, phương tiện (có hoặc không có hàng) qua cổng nhưng sẽ không thực hiện một tác nghiệp nào trong cảng: NV Thống kê hiện trường cổng vào căn cứ việc kiểm tra số xe, số CTN, số seal của NV Giao nhận cổng, cấp Phiếu ra vào tạm thời cho phương tiện (lưu ý có đủ dấu tên của NV giao nhận cổng, NV Thống kê hiện trường, chữ ký, họ tên của Lái xe theo mẫu và bấm giờ); NV Thống kê hiện trường cổng ra kiểm tra đúng số xe, số CTN, số seal, thu Phiếu ra vào tạm thời, đóng dấu tên, bấm giờ, (thông báo Hải quan, đối với xe có CTN) và mở Barie cho phương tiện đi qua.- Xe tới cổng ra, nhưng phát hiện lấy nhầm CTN, song không thể lùi lại được: + NV Thống kê hiện trường cổng ra giữ Giấy tờ xe, đồng thời cấp Phiếu ra vào tạm thời cho phương tiện (lưu ý ghi rõ số seal – nếu là CTN hàng, có đủ dấu tên của NV Thống kê hiện trường, chữ ký, họ tên của Lái xe theo mẫu và bấm giờ); + Khi xe tới cổng vào: NV Giao nhận kiểm tra số xe, số CTN, số seal, đóng dấu tên lên Phiếu và chuyển cho NV Thống kê hiện trường cổng (nếu thấy thời gian xe ra vào cổng quá lâu hoặc CTN mất seal, thì giữ xe lại, báo TBSX giải quyết); NV Thống kê hiện trường thu Phiếu ra vào tạm thời, đóng dấu tên, bấm giờ và mở Barie cho phương tiện đi qua. + Lái xe mang bộ EIR ban đầu và thực hiện lại các bước giao nhận hàng hóa theo qui đònh.+ NV điều độ bãi sửa lại các dữ liệu trên EIR đúng với thực tế. - Xe đã qua cổng vào, sau đó bổ sung thêm Lệnh giao nhận (ví dụ: xe vào giao hàng, sau đó bổ sung nhận hàng khác): có 2 cách giải quyết,+ Cách 1: nếu NV Thống kê hiện trường yêu cầu và/ Lái xe chấp nhận, cho xe vòng cổng ra và thực hiện trình tự giao nhận như bình thường;+ Cách 2: Lái xe trình Giấy tờ xe tại cổng vào (không có phương tiện đi theo); NV Thống kê hiện trường nhập số xe trên máy tính, chương trình chỉ rõ các EIR kèm theo trước đó của xe (đang thực hiện trong cảng); trả Giấy tờ xe cho Lái xe và tiến hành các thủ tục với bộ EIR mới như qui đònh của từng qui trình. - Xe đã qua cổng vào, sau đó thay đổi Lệnh giao nhận khác: tương tự như trên, có 2 cách giải quyết,+ Cách 1: nếu NV Thống kê hiện trường yêu cầu và/ Lái xe chấp nhận, cho xe vòng cổng ra và thực hiện trình tự giao nhận như bình thường; 7 + Cách 2: Lái xe trình Giấy tờ xe và các EIR không thực hiện, tại cổng vào (không có phương tiện đi theo); NV Thống kê hiện trường nhập số xe trên máy tính và xác nhận đúng các EIR kèm theo xe trước đó (chưa thực hiện trong cảng), gạch bỏ các ô “số xe”, “bấm giờ”, trả Giấy tờ xe và các EIR không thực hiện cho Lái xe, đồng thời tiến hành các thủ tục với bộ EIR mới như qui đònh của từng qui trình. - Xe vào cảng mang theo 1 CTN 20’, không hạ bãi, đồng thời nhận 1 CTN 20’ khác: CTN 20’ trên xe sẽ được cấp Phiếu ra vào tạm thời, CTN dự kiến nhận sẽ thực hiện theo qui trình thông thường.- Trong trường hợp một xe nào đó, cùng lúc gặp phải 2 hay nhiều tình huống trên, các bộ phận yêu cầu xe vòng cổng ra và thực hiện lại qui trình chuẩn. - Khi có thay đổi, bổ sung phương án giao nhận hàng hoá mà liên quan đến việc thay đổi đơn giá dòch vụ, yêu cầu các bộ phận hướng dẫn khách hàng về khu thủ tục để điều chỉnh, bổ sung trên chứng từ. Trường hợp đơn giá ngang bằng hoặc thấp hơn đơn giá ban đầu, NV Thống kê hiện trường/ NV điều độ có thể sửa lại phương án trực tiếp trên chứng từ và hệ thống, việc điều chỉnh hoá đơn do khách hàng quyết đònh. 2.3. Các qui đònh khác :- Trong mọi qui trình, bước sau chỉ được tiến hành khi chứng từ thể hiện đã thực hiện bước trước đó (ký hiệu bấm giờ/ dấu/ chữ ký), đồng thời các mắt xích giao nhận (Phương tiện – NV giao nhận cổng – NV Thống kê hiện trường cổng – NV điều độ bãi) phải luôn luôn xác đònh sự thống nhất giữa CTN và chứng từ kèm theo. - Liên 3 EIR là liên dành cho Hải quan, vì vậy khách hàng có thể tách riêng liên này trong bộ chứng từ giao nhận với cảng để đi làm thủ tục hải quan.- Yêu cầu các NV thuộc dây chuyền giao nhận hàng hoá: ngoài nhiệm vụ đã nêu, phải tích cực, tận tình hướng dẫn cho khách hàng các vấn đề liên quan đến giao nhận hàng tại cảng; kòp thời báo cáo, xin ý kiến của cán bộ phụ trách về việc giải quyết các vướng mắc, phát sinh trong sản xuất.- Người đi bộ khi qua các cổng, không được đi trong các luồng dành cho xe CTN.- Các phương án giao nhận hàng đóng rút ruột, hàng kho CFS, hàng rời các loại… thực hiện theo qui đònh ở các văn bản khác.III. NỘI DUNG CÁC QUI TRÌNH:1. ĐỐI VỚI CTN ĐƯC VẬN CHUYỂN BẰNG ĐƯỜNG BỘ: 8 1.1. GIAO NHẬN TRỰC TIẾP VỚI PHƯƠNG TIỆN CỦA KHÁCH HÀNG:QUI TRÌNH 1: CẢNG NHẬN CTN HÀNG XUẤT.Bước 1: Xác đònh trọng lượng CTN tại trạm cân. - Khi phương tiện chở CTN hàng xuất đậu ổn đònh trên cân, NV trạm cân nhận Packing list từ Lái xe, kiểm tra đúng số CTN thực tế, ghi trọng lượng từng CTN vào Packing list, đóng dấu “Trạm cân” ở bên cạnh và chuyển Packing list cho Lái xe.- Nếu Lái xe có EIR trước khi qua cân (Lái xe đã làm thủ tục tại các văn phòng phát hành EIR của cảng, NV chứng từ ghi trọng lượng từ Packing list lên EIR và phải ghi vào phần Remark: “CTN chưa qua cân”) thì NV trạm cân sẽ sửa lại theo số cân thực tế; đóng dấu “Trạm cân” bên cạnh ô “Trọng lượng” và chuyển EIR cho Lái xe. - Trường hợp các CTN trên phương tiện đã qua cân của Tân cảng/ Sóng Thần (có số liệu trên EIR), thì không phải qua cân tại Cát Lái.- Trường hợp phương tiện chở CTN hàng xuất vào Cảng Cát Lái mà không qua cân theo qui đònh: NV Thống kê hiện trường cổng vào cấp Phiếu ra vào tạm thời để xe quay cổng ra và qua cân theo đúng Qui trình.- Trường hợp 1 xe chở 2x20’, thì trọng lượng mỗi CTN xác đònh như sau:+ Nếu 2 CTN cùng đóng 1 loại hàng, qui cách như nhau, thì trọng lượng mỗi CTN bằng tổng trọng lượng 2 CTN chia đôi.+ Nếu 2 CTN đóng 2 loại hàng khác nhau, NV trạm cân dựa vào trọng lượng loại CTN có hàng tương tự/ dựa vào kinh nghiệm/ hoặc dựa vào packing list để quyết đònh, sao cho tổng trọng lượng 2 CTN đúng phản ánh của cân. + Các trường hợp khác, lấy trọng lượng của một CTN làm chuẩn để xác đònh trọng lượng của CTN kia. Bước 2: Làm thủ tục thương vụ, cấp EIR tại khu văn phòng thủ tục của cảng.- Lái xe (hoặc Khách hàng) trình packing list cho NV Thương vụ, khai báo về việc kiểm hoá (nếu có); NV thương vụ cập nhật máy tính (tên chủ hàng, số CTN, cỡ, trạng thái, phương án “HBCX” hoặc “HBCK”…); lập hoá đơn, ký lên hoá đơn (ghi rõ họ tên); ghi ngày tháng, số lượng CTN, phương án tác nghiệp, số hoá đơn lên packing list và chuyển cả hoá đơn, packing list sang phòng Thu ngân; tại đây Khách hàng đóng tiền và nhận lại packing list, hoá đơn (đều có dấu “Đã thu tiền”).- Tại phòng phát hành EIR, Lái xe nộp packing list. NV chứng từ kiểm tra tính hợp lệ của packing list và nhập số hoá đơn vào máy, chương trình sẽ tự động hiển thò EIR với một số thông tin (Tên chủ hàng; số hiệu; cỡ 9 CTN; trạng thái; phương án tác nghiệp…); sau đó NV chứng từ tiếp tục cập nhật các thông tin từ packing List vào máy tính (kiểu loại CTN, trọng lượng, tàu/chuyến, chủ khai thác (nếu có), cảng dỡ/cảng đích - phải được đổi thành “cảng dỡ” theo “Bảng chuyển tải” do Hãng tàu cung cấp, số seal hãng tàu (nếu có), nhiệt độ, thông gió, IMDG, số xe (nếu có)); in phiếu EIR, ký vào mục “Người phát hành” và giao cho khách hàng (1 bộ gồm 3 liên). Trên phiếu EIR lúc này đã có vò trí dự kiến xếp CTN trong bãi.Bước 3: Kiểm tra CTN và EIR, bấm giờ vào cảng, tại cổng vào.- Khi vào cổng Lái xe cho xe đi theo luồng qui đònh, trình bộ EIR cho NV Giao nhận cổng.- NV Giao nhận cổng tiến hành:+ Kiểm tra số xe, số seal, loại CTN thực tế có đúng như đã ghi trên EIR không? Nếu sai thì sửa lại và đóng dấu tên bên cạnh. Nếu cỡ và số hiệu CTN sai thực tế thì ghi cỡ, số hiệu thực tế lên EIR, đồng thời yêu cầu Lái xe trở lại bộ phận Phát hành EIR để cấp/ sửa lại EIR (nếu số hiệu, cỡ thực tế CTN trùng với packing list); trường hợp số hiệu, cỡ thực tế CTN không trùng với packing list, bộ phận Phát hành EIR yêu cầu Lái xe liên hệ với chủ hàng xác nhận lại rồi mới sửa/ cấp EIR mới.+ Kiểm tra tình trạng vỏ ngoài CTN và seal (có bò rách lủng, móp méo, thiếu các bộ phận…) không? Nếu CTN/ seal hư hỏng, hoặc không seal, phải ghi rõ vào mục “Remark”, nêu rõ tình trạng này xảy ra trước khi nhận hàng vào cảng, lỗi thuộc Cảng/ Hãng tàu/ Chủ hàng và yêu cầu Lái xe ký (ghi cả họ tên) vào phần “Người giao” trên EIR. Nếu CTN bò hư hỏng, NV Giao nhận phải liên hệ Trực ban SX để thông báo Đại lý hãng tàu có mặt giải quyết trước khi hạ bãi (nếu đồng ý cho hạ thì Đại lý ký và ghi rõ họ tên). Trường hợp Đại lí không có mặt, Trực ban SX sẽ quyết đònh phương án xử lí theo thoả thuận giữa Cảng với từng hãng tàu cụ thể.+ Sau khi kiểm tra và ghi chép xong, đóng dấu tên lên liên 1 EIR (phần “Cổng vào”) và chuyển bộ EIR cho Lái xe.- Lái xe cho xe dừng tại vạch Stop, trình bộ EIR cho NV Thống kê hiện trường cổng. NV Thống kê hiện trường thực hiện các nhiệm vụ: nhập số hiệu EIR, cho hiện lên màn hình các EIR; nhập số xe; kiểm tra chỉnh sửa lại Vò trí hạ dự kiến; nếu Phương án tác nghiệp phải thay đổi thì thống nhất với Lái xe sửa lại; bấm giờ vào cổng (phần “Cổng vào”); chuyển bộ EIR cho Lái xe và mở Barie (xe chạy qua cổng Barie sẽ hạ trở lại). + Lưu ý: 10 [...]... bước giao nhận hàng hóa theo qui định. + NV điều độ bãi sửa lại các dữ liệu trên EIR đúng với thực tế. - Xe đã qua cổng vào, sau đó bổ sung thêm Lệnh giao nhận (ví dụ: xe vào giao hàng, sau đó bổ sung nhận hàng khác): có 2 cách giải quy t, + Cách 1: nếu NV Thống kê hiện trường yêu cầu và/ Lái xe chấp nhận, cho xe vòng cổng ra và thực hiện trình tự giao nhận như bình thường; + Cách 2: Lái xe trình. .. cập nhật ngay vào máy tính). QUI TRÌNH 6: CẢNG GIAO NGUYÊN CTN HÀNG XUẤT. Bước 1: Đăng ký thủ tục lấy hàng tại Khu hàng xuất và TBSX. - Khách hàng trình Đơn xin lấy hàng xuất ra khỏi cảng (về kho riêng/ đi cảng khác/ … có xác nhận của Chủ khai thác) – gọi là Lệnh giao nhận - cho Khu hàng xuất để được xác nhận về nguồn gốc các CTN (do hạ bãi chờ xuất/ đóng hàng tại cảng/ depot khác chuyển về và thời... “1E” (“2E”) có nghóa là tại cổng ra, Lái xe ngoài việc phải trình các EIR nhận hàng, đồng thời phải trình đủ 1 EIR (hoặc 2 EIR) đã giao hàng cho NV Thống kê hiện trường cổng. - Lái xe dựa trên vị trí dự kiến xếp CTN trên bãi để cho xe đi đúng luồng giao thông trong Cảng. Bước 4: Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi hàng. - Lái xe cho xe đến vị trí dự kiến, khi qua trạm của khu hàng, trình bộ EIR cho NV Điều... thuộc Cảng/ Hãng tàu/ Chủ hàng), giờ ra cổng sẽ được cập nhật tự động (rà soát đảm bảo tất cả các thông tin trên EIR phải được cập nhật ngay vào máy tính). QUI TRÌNH 3: CẢNG NHẬN CTN HÀNG NHẬP TỪ CẢNG KHÁC CHUYỂN VỀ. Bước 1: Đăng ký thủ tục tiếp nhận tại TBSX. - Khách hàng trình Lệnh giao nhận, Manifest và chứng từ hải quan về lô hàng tại TBSX. - TBSX xác định tính hợp lệ của Lệnh giao nhận, căn... depot chuyển hàng đi. * Tại Tân cảng, ICD Tân cảng - Sóng Thần : 31 CÔNG TY TÂN CẢNG SÀI GÒN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRUNG TÂM ĐIỀU ĐỘ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc PHÊ DUYỆT: Ngày tháng 08 năm 2005 QUI TRÌNH QUẢN LÝ GIAO NHẬN CONTAINER TẠI CẢNG CÁT LÁI (Ban hành kèm theo Quy t định số 1098/ QTSX-QC-ĐĐ ngày 31-8-2005 của Giám đốc Công ty Tân cảng Sài Gòn) I. ĐỐI TƯNG VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG: -... hàng mang Lệnh giao nhận và chứng từ hải quan về lô hàng qua TBSX. TBSX xác định tính hợp lệ của Lệnh giao nhận; căn cứ lí do khách hàng nêu và xác nhận của Khu hàng xuất; căn cứ qui định của Cảng để phê duyệt đồng ý (cán bộ TBSX ký và đóng dấu), hoặc chuyển cấp trên giải quy t. Bước 2: Làm thủ tục thương vụ, cấp EIR tại khu văn phòng thủ tục của cảng. - Khách hàng trình Lệnh giao nhận, đã có phê... và/ Lái xe chấp nhận, cho xe vòng cổng ra và thực hiện trình tự giao nhận như bình thường; 7 ra NV Thống kê hiện trường cổng sẽ ghi thêm ký hiệu sau và ký tên, ở phần “Cổng vào”, trên các EIR mà xe sẽ nhận hàng, tùy từng trường hợp cụ thể: Trường hợp cụ thể Ký hiệu cần ghi Xe giao 1 CTN và nhận 1 hoặc 2 CTN 1E Xe giao 2 CTN và nhận 1 hoặc 2 CTN 2E Ký hiệu “1E” (“2E”) có nghóa là tại cổng ra, Lái. .. 1, giao liên 2 EIR cho Lái xe; bấm mở barie; xe rời khỏi cảng. - NV Thống kê hiện trường cổng cập nhật các thông tin được ghi chép bổ sung bằng tay trên EIR của các bộ phận trước đó (NV Giao nhận; Điều độ bãi, Lái xe…) vào máy. 2. ĐỐI VỚI CTN ĐƯC VẬN CHUYỂN BẰNG ĐƯỜNG THỦY: 2.1. GIAO NHẬN TRỰC TIẾP VỚI PHƯƠNG TIỆN CỦA KHÁCH HÀNG: QUI TRÌNH 13: CẢNG NHẬN CTN HÀNG XUẤT. Bước 1: Làm thủ tục tiếp nhận. .. trước khi nhận hàng vào cảng, lỗi thuộc khách hàng và yêu cầu Lái xe ký (ghi cả họ tên) vào phần “Người giao trên EIR. Nếu CTN bị hư hỏng, NV Giao nhận phải liên hệ Trực ban SX để thông báo Đại lý hãng tàu có mặt giải quy t trước khi hạ bãi (nếu đồng ý cho hạ thì Đại lý ký và ghi rõ họ tên). Trường hợp Đại lí không có mặt, Trực ban SX sẽ quy t định phương án xử lí theo thoả thuận giữa Cảng với... TBSX và các bộ phận liên quan (tại nơi đi của CTN) kiểm tra lại để có phương án quy t định. • Căn cứ vào kết qủa kiểm tra tình trạng CTN của NV Kiểm tra, NV giao nhận ghi rõ trên EIR các hư hỏng phát sinh này xảy ra trước khi nhận hàng vào cảng, lỗi thuộc Depot/ Phương tiện (do không phát hiện ra khi giao nhận ) và yêu cầu Lái xe ký (ghi cả họ tên) vào phần “Người giao/ nhận CTN” trên EIR. • Sau . 2005QUI TRÌNH QUẢN LÝ GIAO NHẬN CONTAINER TẠI CẢNG CÁT LÁI (Ban hành kèm theo Quy t đònh số 1098/ QTSX-QC-ĐĐ ngày 31-8-2005 của Giám đốc Công ty Tân cảng. 5 - NV Giao nhận tàu: là người đại diện cho cảng để giao nhận hàng hóa với phương tiện thủy tại mặt cắt cầu cảng. - NV Giao nhận vận tải (GNVT):