Slide: Chương 6 dự toán ngân sách và quản lý chi phí dự án

1.1. Khái niệm, tác dụng của dự toán ngân sách dự án. Khái niệm: Dự toán ngân sách dự án là kế hoạch phân phối nguồn quỹ của dự án cho các hoạt động, nhằm bảo đảm thực hiện các mục tiêu chi phí, chất lượng và tiến độ của dự án. Đặc điểm cơ bản của dự toán ngân sách dự án. Phức tạp và khó khăn hơn do tính chất mới lạ, đặc thù. Chứa đựng nhiều yếu tố chưa rõ ràng, độ chính xác không cao. Tính linh hoạt cao, có thể điều chỉnh khi các yếu tố dự án thay đổi. Khi lập dự toán ngân sách, cần xác định rõ tiêu chuẩn hoàn thành cho từng công việc, các giả thiết phải được văn bản hóa.

Dự toán ngân sách và quản lý chi phí dự án

Chương 6

Mục đích, yêu cầu

 Mục đích

Nghiên cứu các vấn đề liên quan đến ngân sách dự án, các phương pháp tiết kiệm chi phí dự án cũng như kiểm soát chi phí dự án

Nội dung

I Dự toán ngân sách dự án

1.1 Khái niệm, đặc điểm và tác dụng của dự toán ngân sách dự án

1.2 Các phương pháp lập dự toán ngân sách dự án

II Quản lý chi phí dự án

2.1 Mối quan hệ giữa thời gian và chi phí dự án

2.2 Kế hoạch chi phí cực tiểu

2.3 Kế hoạch giảm tổng chi phí của phương án đẩy nhanh

2.4 Quản lý chi phí dự án

I Dự toán ngân sách dự án

 1.1 Khái niệm, tác dụng của dự toán ngân sách dự án.

 Khái niệm: Dự toán ngân sách dự án là kế hoạch phân phối nguồn quỹ của dự án cho các hoạt động, nhằm bảo đảm thực hiện các mục tiêu chi phí, chất lượng và tiến độ của dự án.

 Đặc điểm cơ bản của dự toán ngân sách dự án.

 Phức tạp và khó khăn hơn do tính chất mới lạ, đặc thù.

 Chứa đựng nhiều yếu tố chưa rõ ràng, độ chính xác không cao.

 Tính linh hoạt cao, có thể điều chỉnh khi các yếu tố dự án thay đổi.

Tác dụng của dự toán ngân sách dự án

 Chi phí được dự kiến chi tiết nên dễ dàng giám sát quá trình thực hiện

 Thông qua quá trình dự toán ngân sách có thể tìm ra các giải pháp đánh đổi nhằm sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả nhất

 Là cơ sở để đánh giá mức độ thực hiện của dự án, phát hiện kịp thời những sai lệch, nguyên nhân và các giải pháp khắc phục

1.2 Các phương pháp lập dự toán

ngân sách dự án

1.2.1 Dự toán ngân sách từ trên xuống dưới

 Các nhà quản lý cấp cao nhất của tổ chức tiến hành xây dựng ngân sách chung cho cả đơn vị

 Tổng ngân sách được phân chia cho các nhóm công việc lớn của từng dự án, sau đó chuyển xuống cho các nhà quản lý cấp thấp hơn

 Các nhà quản lý cấp thấp tiếp tục tính toán chi phí cho

Ưu, nhược điểm của phương pháp

Ưu điểm

- Bảo đảm sự phù hợp giữa nhu cầu chi tiêu với khả năng tài chính của đơn vị, việc phân bổ ngân sách được xuất phát từ nhu cầu được đặt trong mối tương quan với các dự án khác

- Chi tiêu cho các loại công việc được xem xét trong mối tương quan chung của cả đơn vị

1.2.2 Dự toán ngân sách từ dưới lên

 Ngân sách được lập từ cấp thấp nhất rồi tổng hợp dần lên thành ngân sách của cả dự án (Đơn vị)

- Quá trình lập dự toán bị kéo dài, mất nhiều thời gian.

- Xu hướng lập dự toán cao hơn nhu cầu thực tế vẫn xẩy ra

vì tâm lý sợ bị cắt xén trong quá trình tổng hợp ngân sách

ở cấp trên

II Quản lý chi phí dự án

2.1 Mối quan hệ giữa thời gian và chi phí dự án

2.2 Kế hoạch chi phí cực tiểu

2.3 Kế hoạch giảm tổng chi phí của phương án đẩy nhanh

2.4 Quản lý chi phí dự án

2.1 Mối quan hệ giữa thời gian và chi phí dự án

 Chi phí của dự án bao gồm 2 nhóm: Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp

 Các chi phí trực tiếp bao gồm: Chi phí về nhân công trực

tiếp, chi phí về nguyên vật liệu, chi phí máy móc, thiết bị phục vụ trực tiếp cho quá trình tạo ra sản phẩm và các chi phí khác

 Chi phí gián tiếp bao gồm: Chi phí quản lý dự án, khấu hao

thiết bị văn phòng, tiền thuê địa điểm và các chi phí khác không liên quan trực tiếp đến quá trình tạo ra sản phẩm dự án

Chi phí trực tiếp và thời gian thực hiện công việc

 Trong điều kiện bình thường thời gian thực hiện công việc là tmax hay tbt với mức chi phí thấp nhất Cmin (nếu tăng t thì chi phí cũng không giảm đi)

 Để giảm thời gian công việc đến tmin thì chi phí sẽ tăng lên đến Cmax (Không thể giảm t hơn nữa cho dù chi phí

có tăng lên bao nhiêu)

 Trong khoảng từ tmin đến tmax chi phí trực tiếp biến đổi ngược chiều với thời gian thực hiện công việc

Mối quan hệ giữa thời gian thực hiện

công việc và chi phí trực tiếp

Chi phí

trực tiếp

Cmax

Cmin

Mối quan hệ giữa thời gian thực hiện

dự án và chi phí gián tiếp

 Chi phí gián tiếp biến đổi cùng chiều với thời gian

dự án: thời gian dự án càng dài thì chi phí gián tiếp càng tăng và ngược lại.

 Thông thường người ta giả định chi phí gián tiếp

có quan hệ tuyến tính với thời gian thực hiện dự

án Ví dụ: Chi phí gián tiếp bằng 20 triệu đồng/tuần

Mối quan hệ giữa thời gian thực hiện

dự án và chi phí gián tiếp

Chi phí

gián

tiếp

Thời gian dự án

2.2 Kế hoạch chi phí cực tiểu

 Là phương pháp đẩy nhanh tiến độ thực hiện các công việc lựa chọn nhằm rút ngắn thời gian dự án sao cho tổng chi phí dự án giảm đi nhiều nhất hoặc nếu tăng thì tăng ít nhất

 Bản chất của kế hoạch chi phí cực tiểu

-Ưu tiên cho mục tiêu chi phí của dự án (Chi phí tối ưu)

- Lấy phương án bình thường làm cơ sở (Xuất phát điểm)

- Rút ngắn thời gian thực hiện các công việc găng sao cho thời gian dự án giảm đi đến mức xác định (top), bắt đầu từ công việc găng có chi phí biên nhỏ nhất

Trình tự thực hiện

 Bước 1: Xây dựng 2 phương án thực hiện dự án: phương

án bình thường và phương án đẩy nhanh

 Bước 2: Vẽ sơ đồ mạng công việc của phương án bình thường và xác định đường găng của dự án

 Bước 3: Tính tổng chi phí của phương án bình thường

 Bước 4: Tính chi phí trực tiếp biên của các công việc găng và thời gian tối đa có thể rút ngắn

 Bước 5: Lần lượt rút ngắn các công việc găng sao cho tổng chi phí giảm nhiều nhất hoặc nếu phải tăng thì tăng

ít nhất (Căn cứ vào chi phí biên, bắt đầu từ chi phí biên nhỏ nhất)

Ví dụ: Hai phương án thực hiện dự án

Phương án bình thường Phương án đẩy nhanh Công việc Công

việc trước

Thời gian (Tuần)

Chi phí (Tr Đ)

Thời gian (Tuần)

Chi phí (Tr Đ)

Sơ đồ mạng công việc PA bình thường

F(6)

G(8)

H(3) I(7)

K(6)

Tính chi phí biên của các công việc găng

Chi phí (Tr.đ)

Công việc

găng PA bình thường PA đẩy nhanh

Chi phí biên (Tr.đ)

Thời gian có thể rút ngắn

Rút ngắn các công việc găng

 Rút ngắn công việc C đi 3 tuần vì MCC nhỏ nhất

Kết quả: CTT tăng 15 tr đ CGT giảm 36 tr đ Tổng chi phí giảm 21 tr đ TDA còn 36 tuần

 Rút ngắn công việc A đi 1 tuần Kết quả: CTT tăng 7

tr đ CGT giảm 12 tr đ Tổng chi phí giảm 5 tr đ TDAcòn 35 tuần

 (Vì sao không giảm công việc A đi 3 tuần mà chỉ giảm 1 tuần?)

Rút ngắn các công việc găng (Tiếp )

 Để rút ngắn thời gian dự án phải rút ngắn đồng thời hai đường găng bằng cách rút ngắn các công việc chung hoặc đồng thời 2 công việc khác nhau trên 2 đường găng Có các phương án:

Rút G đi 2 tuần: Tổng chi phí giảm 4 triệu đồng

Rút I đi 3 tuần: Tổng chi phí giảm 3 triệu đồng

Rút K đi 1 tuần: Tổng chi phí tăng 6 triệu đồng

Rút A và B đi 2 tuần: Tổng chi phí tăng 14 triệu đồng

Rút A và E đi 2 tuần: Tổng chi phí tăng 8 triệu đồng

Rút ngắn các công việc găng (Tiếp)

 Chọn rút ngắn G đi 2 tuần và I 3 tuần Tổng chi phí dự án giảm 7 triệu đồng TDA = 30 tuần

 Bây giờ dự án có độ dài t = 30 tuần Mọi nỗ lực rút ngắn thời gian dự án đều làm tăng tổng chi phí

 Như vậy phương án tối ưu có TDA = 30 tuần, TC = 1.032 triệu đồng

 Nếu muốn giảm thời gian dự án xuống dưới 30 tuần thì phải chấp nhận tổng chi phí tăng lên

Rút ngắn các công việc găng (Tiếp)

 Chỉ có 3 phương án giảm thời gian dự án:

 Giảm K đi 1 tuần: TC tăng 18 -12 = 6 triệu đồng

 Giảm A và B đi 2 tuần:

2.3 Kế hoạch giảm tổng chi phí của

phương án đẩy nhanh

 Trong một số trường hợp, yếu tố thời gian được đặt lên hàng đầu, vì vậy phương án đẩy nhanh được lựa chọn

 Để tiết kiệm chi phí trực tiếp và giảm tổng chi phí dự án có thể kéo

dài thời gian các công việc không găng thông qua Kế hoạch giảm

tổng chi phí của phương án đẩy nhanh.

 Bản chất của kế hoạch giảm tổng chi phí của phương án đẩy nhanh

- Ưu tiên cho mục tiêu thời gian của dự án (Thời gian ngắn nhất)

- Lấy phương án đẩy nhanh làm cơ sở (Xuất phát điểm)

- Kéo dài thời gian các công việc không găng, bắt đầu từ công việc có chi phí biên lớn nhất và không làm thay đổi đường găng

- Tổng chi phí giảm đi nhiều nhất (Do tiết kiệm chi phí trực tiếp)

 Bước 3: Kéo dài thời gian thực hiện các công việc không găng (bắt đầu từ công việc có chi phí biên lớn nhất và theo thứ tự giảm dần) Nguyên tắc: thời gian kéo dài không vượt quá giới hạn thời gian cho phép và không làm thay đổi đường găng dự án.

Ví dụ

 Vẫn ví dụ trên, đường găng của dự án (Theo phương án đẩy nhanh) vẫn là đường A – C – G – I – K có thời gian 27 tuần

 Các công việc không găng bao gồm, B, D, E, F

và H Lập bảng tính toán thời gian và chi phí biên cho các công việc này.

Chi phí biên và thời gian có thể kéo dài

Thời gian (Tuần) Công việc PA bình

thường

PA đẩy nhanh

Thời gian dự

trữ

Thời gian

có thể kéo dài

Chi phí biên

Kéo dài thời gian các công việc

 Kéo dài D thêm 1 tuần (vì MCD lớn nhất): CTT giảm 20 triệu đồng

 Kéo dài H thêm 1 tuần, B 2 tuần: CTT giảm 39 triệu đồng

 Với công việc E: sau khi kéo dài B thêm 2 tuần, thời gian dự trữ của E chỉ còn 1 tuần Vậy kéo dài E thêm 1 tuần, chi phí tiết kiệm được là 9 triệu đồng

 Kéo dài F thêm 2 tuần làm giảm chi phí 16 triệu đồng

 Kết quả: chi phí dự án giảm 84 triệu đồng nhờ kéo dài thời gian những công việc không cần thiết phải đẩy nhanh TCDA = 806 + 12 × 27 – 84 = 1.046 triệu đồng

Khái niệm: Là việc xác định mức chi phí mà

dự án phải chi ra trong từng đơn vị thời gian (Ngày, tuần, tháng) trên cơ sở đó có kế

Nội dung phân tích dòng chi phí dự án

 Xác định chi phí bình quân ngày (Tuần, tháng) cho từng công việc (Giả định chi phí bỏ ra đồng đều theo thời gian)

 Xác định tổng chi phí cho từng đơn vị thời gian và chi phí tích lũy theo 2 phương án bắt đầu sớm và bắt đầu muộn

 Phân tích để lựa chọn phương án triển khai các công việc nhằm tiết kiệm tối đa chi phí

 Lưu ý: Triển khai sớm hoặc muộn có những lợi thế và bất lợi khác nhau

Ví dụ: Có dữ liệu về một dự án

Công việc Công việc

trước Thời gian (Tuần) Chi phí (Tr.đ) tuần (Tr.đ) Chi phí 1

Vẽ sơ đồ mạng công việc

Chi phí tích lũy (phương án sớm)

B

A B

A E

A E

A

E CD CD CD GD

F

G D F

G D F

G F

G H

G

CP 6

15

6 15

6 20

6 20

6 20

5 13

5 13

5 13

7 13 8

7 13 8

7 13 8

7 8

7 6

7

Chi phí tích lũy (phương án muộn)

D

G D B

G D F B

G D F E

G D F E

G D F E

G H

13

7 13 15

7 13 8 15

7 13 8 20

7 13 8 20

7 13 8 20

7 6

CPTL 6 12 18 24 30 35 40 58 93 136 184 232 280 293

Kiểm soát chi phí dự án

những thay đổi so với kế hoạch và nguyên nhân, đề xuất các giải pháp điều chỉnh cần thiết.

chi phí thực tế và kế hoạch, so sánh để phát hiện kịp thời những sai lệch và tìm cách xử