1.1. Khái niệm, tác dụng của dự toán ngân sách dự án. Khái niệm: Dự toán ngân sách dự án là kế hoạch phân phối nguồn quỹ của dự án cho các hoạt động, nhằm bảo đảm thực hiện các mục tiêu chi phí, chất lượng và tiến độ của dự án. Đặc điểm cơ bản của dự toán ngân sách dự án. Phức tạp và khó khăn hơn do tính chất mới lạ, đặc thù. Chứa đựng nhiều yếu tố chưa rõ ràng, độ chính xác không cao. Tính linh hoạt cao, có thể điều chỉnh khi các yếu tố dự án thay đổi. Khi lập dự toán ngân sách, cần xác định rõ tiêu chuẩn hoàn thành cho từng công việc, các giả thiết phải được văn bản hóa.
Chương Dự toán ngân sách quản lý chi phí dự án Năm 2010 Mục đích, yêu cầu Mục đích Nghiên cứu vấn đề liên quan đến ngân sách dự án, phương pháp tiết kiệm chi phí dự án kiểm sốt chi phí dự án Yêu cầu Hiểu rõ khái niệm, đặc điểm phương pháp lập ngân sách dự án, ưu nhược điểm phương pháp Nắm kỹ thuật điều chỉnh thời gian dự án để đạt tới tổng chi phí dự án nhỏ Hiểu phương pháp phân tích dịng chi phí dự án kiểm sốt chi phí dự án Quản lý dự án Năm 2010 Nội dung I Dự toán ngân sách dự án 1.1 Khái niệm, đặc điểm tác dụng dự toán ngân sách dự án 1.2 Các phương pháp lập dự toán ngân sách dự án II Quản lý chi phí dự án 2.1 Mối quan hệ thời gian chi phí dự án 2.2 Kế hoạch chi phí cực tiểu 2.3 Kế hoạch giảm tổng chi phí phương án đẩy nhanh 2.4 Quản lý chi phí dự án Năm 2010 Quản lý dự án 1.1 I Dự toán ngâncủa sách Khái niệm, tác dụng dựdự toánánngân sách dự án Khái niệm: Dự toán ngân sách dự án kế hoạch phân phối nguồn quỹ dự án cho hoạt động, nhằm bảo đảm thực mục tiêu chi phí, chất lượng tiến độ dự án Đặc điểm dự toán ngân sách dự án Phức tạp khó khăn tính chất lạ, đặc thù Chứa đựng nhiều yếu tố chưa rõ ràng, độ xác khơng cao Tính linh hoạt cao, điều chỉnh yếu tố dự án thay đổi Khi lập dự toán ngân sách, cần xác định rõ tiêu chuẩn hồn thành lý dự án 2010 cơng việc, giảQuản choNăm thiết phải văn hóa Tác dụng dự toán ngân sách dự án Chi phí dự kiến chi tiết nên dễ dàng giám sát q trình thực Thơng qua q trình dự tốn ngân sách tìm giải pháp đánh đổi nhằm sử dụng nguồn lực cách hiệu Là sở để đánh giá mức độ thực dự án, phát kịp thời sai lệch, nguyên nhân giải pháp khắc phục Năm 2010 Quản lý dự án 1.2 Các phương pháp lập dự toán ngân sách dự án 1.2.1 Dự toán ngân sách từ xuống Các nhà quản lý cấp cao tổ chức tiến hành xây dựng ngân sách chung cho đơn vị Tổng ngân sách phân chia cho nhóm cơng việc lớn dự án, sau chuyển xuống cho nhà quản lý cấp thấp Các nhà quản lý cấp thấp tiếp tục tính tốn chi phí cho cơng việc cụ thể Quá trình tiếp diễn cấp cuối Năm 2010 Quản lý dự án Ưu, nhược điểm phương pháp Ưu điểm - Bảo đảm phù hợp nhu cầu chi tiêu với khả tài đơn vị, việc phân bổ ngân sách xuất phát từ nhu cầu đặt mối tương quan với dự án khác - Chi tiêu cho loại công việc xem xét mối tương quan chung đơn vị Nhược điểm - Việc tính tốn thường khơng sát thực tế, bị giới hạn kinh phí phân bổ từ cấp trên, cấp thường bị động - Cản trở phối hợp nhà quản lý dự án với nhà quản lý chức năng, dễ dẫn đến tình trạng cạnh tranh nguồn lực hai phận Năm 2010 Quản lý dự án 1.2.2 Dự toán ngân sách từ lên Ngân sách lập từ cấp thấp tổng hợp dần lên thành ngân sách dự án (Đơn vị) Ưu điểm Việc tính tốn sát với thực tế thực hiên người tiếp xúc trực tiếp với cơng việc Nâng cao trình độ trách nhiệm cán quản lý cấp thấp Nhược điểm Việc kiểm soát ngân sách cấp gặp nhiều khó khăn Xu hướng dự tốn cao nhu cầu thực phổ biến lo ngại cấp cắt xén Năm 2010 Quản lý dự án 1.2.3 Phương pháp kết hợp Ưu điểm Kết hợp ưu điểm đồng thời hạn chế nhược điểm phương pháp Nhược điểm - Q trình lập dự tốn bị kéo dài, nhiều thời gian - Xu hướng lập dự toán cao nhu cầu thực tế xẩy tâm lý sợ bị cắt xén trình tổng hợp ngân sách cấp Năm 2010 Quản lý dự án II Quản lý chi phí dự án 2.1 Mối quan hệ thời gian chi phí dự án 2.2 Kế hoạch chi phí cực tiểu 2.3 Kế hoạch giảm tổng chi phí phương án đẩy nhanh 2.4 Quản lý chi phí dự án Năm 2010 Quản lý dự án 10 Rút ngắn công việc găng (Tiếp) Chọn rút ngắn G tuần I tuần Tổng chi phí dự án giảm triệu đồng TDA = 30 tuần Bây dự án có độ dài t = 30 tuần Mọi nỗ lực rút ngắn thời gian dự án làm tăng tổng chi phí Như phương án tối ưu có TDA = 30 tuần, TC = 1.032 triệu đồng Nếu muốn giảm thời gian dự án xuống 30 tuần phải chấp nhận tổng chi phí tăng lên Năm 2010 Quản lý dự án 24 Rút ngắn cơng việc găng (Tiếp) Chỉ có phương án giảm thời gian dự án: Giảm K tuần: TC tăng 18 -12 = triệu đồng Giảm A B tuần: TC tăng (7 + 12 -12) × = 14 triệu đồng Giảm A E tuần: TC tăng (7 + -12) × = triệu đồng Chọn rút ngắn K tuần, rút ngắn A E tuần Kết quả: TDA = 27 tuần TC = 1.046 triệu đồng TDA rút ngắn Năm 2010 Quản lý dự án 25 Tổng hợp kết điều chỉnh TDA 39 38 37 36 35 34 33 32 31 30 29 28 27 CTT 597 602 607 612 619 629 639 650 661 672 688 704 722 CGT 468 456 444 432 420 408 396 384 372 360 348 336 324 1065 1060 1051 1044 1039 1037 1035 1034 1033 1032 1036 1040 1046 TC Năm 2010 Quản lý dự án 26 2.3 Kế hoạch giảm tổng chi phí phương án đẩy nhanh Trong số trường hợp, yếu tố thời gian đặt lên hàng đầu, phương án đẩy nhanh lựa chọn Để tiết kiệm chi phí trực tiếp giảm tổng chi phí dự án kéo dài thời gian công việc không găng thơng qua Kế hoạch giảm tổng chi phí phương án đẩy nhanh Bản chất kế hoạch giảm tổng chi phí phương án đẩy nhanh - Ưu tiên cho mục tiêu thời gian dự án (Thời gian ngắn nhất) - Lấy phương án đẩy nhanh làm sở (Xuất phát điểm) - Kéo dài thời gian công việc không găng, công việc có chi phí biên lớn khơng làm thay đổi đường găng - Tổng chi phí giảm nhiều (Do tiết kiệm chi phí trực tiếp) Năm 2010 Quản lý dự án 27 Bước 1: Vẽ sơ đồ mạng, xác định Trình tự tiến hànhđường găng tổng chi phí phương án đẩy nhanh Bước 2: Tính chi phí biên cơng việc “khơng găng”, xác định thời gian kéo dài cho công việc không găng Bước 3: Kéo dài thời gian thực công việc không găng (bắt đầu từ cơng việc có chi phí biên lớn theo thứ tự giảm dần) Nguyên tắc: thời gian kéo dài không vượt giới hạn thời gian cho phép không làm thay đổi đường găng dự án Bước 4: Tính tổng chi phí tiết kiệm tổng chi phí dự án sau điều chỉnh 28 Quản lý dự án Năm 2010 Ví dụ Vẫn ví dụ trên, đường găng dự án (Theo phương án đẩy nhanh) đường A – C – G – I – K có thời gian 27 tuần Các công việc không găng bao gồm, B, D, E, F H Lập bảng tính tốn thời gian chi phí biên cho cơng việc Năm 2010 Quản lý dự án 29 Chi phí biên thời gian kéo dài Năm 2010 Quản lý dự án 30 Kéo dài thời gian công việc Kéo dài D thêm tuần (vì MCD lớn nhất): CTT giảm 20 triệu đồng Kéo dài H thêm tuần, B tuần: CTT giảm 39 triệu đồng Với công việc E: sau kéo dài B thêm tuần, thời gian dự trữ E tuần Vậy kéo dài E thêm tuần, chi phí tiết kiệm triệu đồng Kéo dài F thêm tuần làm giảm chi phí 16 triệu đồng Kết quả: chi phí dự án giảm 84 triệu đồng nhờ kéo dài thời gian công việc không cần thiết phải đẩy nhanh TCDA = 806 + 12 × 27 – 84 = 1.046 triệu đồng Năm 2010 Quản lý dự án 31 2.4 Quản lý chi phí dự án Quản lý chi phí dự án bao gồm: - Phân tích dịng chi phí dự án - Giám sát (Kiểm sốt) chi phí dự án Phân tích dịng chi phí dự án Khái niệm: Là việc xác định mức chi phí mà dự án đơn vị thời gian (Ngày, tuần, tháng) sở có kế hoạch chủ động tìm kiếm nguồn vốn để đảm bảo tiến độ dự án Năm 2010 Quản lý dự án 32 Nội dung phân tích dịng chi phí dự án Xác định chi phí bình qn ngày (Tuần, tháng) cho công việc (Giả định chi phí bỏ đồng theo thời gian) Xác định tổng chi phí cho đơn vị thời gian chi phí tích lũy theo phương án bắt đầu sớm bắt đầu muộn Phân tích để lựa chọn phương án triển khai công việc nhằm tiết kiệm tối đa chi phí Lưu ý: Triển khai sớm muộn có lợi bất lợi khác Năm 2010 Quản lý dự án 33 Ví dụ: Có liệu dự án Cơng việc Cơng việc trước Thời gian (Tuần) Chi phí (Tr.đ) Chi phí tuần (Tr.đ) A - 30 B - 30 15 C A 15 D A 78 13 E B 60 20 F C 32 G C 42 H F, D, E 6 Năm 2010 Quản lý dự án 34 Vẽ sơ đồ mạng công việc C(3) G(6) A(5) D(6) F(4) B(2) H(1) Năm 2010 E(3) Quản lý dự án 35 Chi phí tích lũy (phương án sớm) T 10 11 12 13 14 CV A B A B A E A E A E C D C D C D G D F G D F CP G D F G G F H 6 6 5 7 15 15 20 20 20 13 13 13 13 13 13 8 7 G Tổng 21 21 26 26 26 18 18 18 28 28 28 15 13 CPTL 21 42 68 94 120 138 156 174 202 230 258 273 286 293 Năm 2010 Quản lý dự án 36 Chi phí tích lũy (phương án muộn) T CV 10 11 12 13 14 A A A A A C C C D G D G D F B G D F E G 7 7 13 13 13 13 13 13 8 8 15 15 20 20 20 B CP 6 6 5 G D F E G D F E H Tổng 6 6 5 18 35 43 48 48 48 13 CPTL 12 18 24 30 35 40 58 Năm 2010 Quản lý dự án 93 136 184 232 280 293 37 Kiểm sốt chi phí dự án Là việc theo dõi tiến độ chi phí, xác định thay đổi so với kế hoạch nguyên nhân, đề xuất giải pháp điều chỉnh cần thiết Để kiểm sốt chi phí lập sơ đồ tiến độ chi phí thực tế kế hoạch, so sánh để phát kịp thời sai lệch tìm cách xử lý Năm 2010 Quản lý dự án 38 ... chi phí phương án đẩy nhanh 2.4 Quản lý chi phí dự án Năm 2010 Quản lý dự án 1.1 I Dự toán ngâncủa sách Khái niệm, tác dụng d? ?dự toán? ?nngân sách dự án Khái niệm: Dự toán ngân sách dự án kế... = 8 06 + 12 × 27 – 84 = 1.0 46 triệu đồng Năm 2010 Quản lý dự án 31 2.4 Quản lý chi phí dự án Quản lý chi phí dự án bao gồm: - Phân tích dịng chi phí dự án - Giám sát (Kiểm sốt) chi phí dự án. .. chỉnh thời gian dự án để đạt tới tổng chi phí dự án nhỏ Hiểu phương pháp phân tích dịng chi phí dự án kiểm sốt chi phí dự án Quản lý dự án Năm 2010 Nội dung I Dự toán ngân sách dự án 1.1 Khái