án b nv Qu n lý d Qu n lý chi phí Qu n lý chi phí cl ng Khái ni m Tóm t t nguyên t c c b n: c l ng dài th i gian c a t ho t ng c n c xác n m c có th N u khơng tồn b vi c l p k ho ch tr thành không th c t Các c l t ho t ng có th xác h n b ng cách chia ng l n thành nhi u ho t ng nh t c c l ng nên d a kinh nghi m Kinh nghi m c vi t (ví d h u tính tốn c a án tr c) có tin c y h n nhi u c l ng c a cl ng nhóm d án t h n cl ng cá nhân, m t s lý do: c l ng d a kinh nghi m mà m t nhóm có nhi u kinh nghi m n m t cá nhân i c a cá nhân s bù tr cho ó hi u qu c a s ông Các cu c th o lu n nhóm th ng mang l i nh ng nhìn m i làm t ng xác c a c l ng c a m i cá nhân Các gian, c l ng s c s d ng xác ng g ng c ng nh chi phí nh m c c a ngu n l c, u dài th i Các khái ni m liên quan: - Ho t - ng g ng Ho t ng u tiên ng Tài li u tham kh o: Tìm hi u thêm thơng tin v ch có th tham kh o tài li u sau ây: PMBOK® guide: 6.3: 6.4: 7.1: IPMA Ranh gi i Kh n ng: Ch Ch Ch Copyright © 1998-2007 by STS cl cl cl ng ngu n l c cho ho t ng th i gian cho ho t ng chi phí ng ng ng 14: K ho ch th c hi n ng 16: Chi phí d án tài ng 42: Tài K tốn Qu n lý chi phí How to dài th i gian c a m t ho t ng c cl Tìm hi u xem có cơng ty g n nh v y khơng u c n thi t, b n có th tìm hi u Khi ã tìm c l ng th ng ang c n u ho t ây ng nh th nào? ã th c hi n m t ho t ng g n gi ng bên ngồi thơng qua kênh c a b n c m t ho c nhi u ho t ng gi ng nh ho t ng c n c l ng hoá m khác gi a ho t ng ho t c c l ng ng l n c g ng chia thành nhi u ho t ng nh Ví d John ch u trách nhi m c l ng dài th i gian c a giai n xác nh chi ti t k thu t c a mô ul PP ph n m SAP/R3 tr c n gi John c ng nh nh ng ng i khác công ty ch a t ng làm m t công vi c nh v v V y nên, quy t nh tìm hi u bên ngồi Tr c tiên, tham kh o nh ng nhà t v n vi c cho án V i cách này, có chu i s li u u tiên ã làm c m t Và sau ó nh r ng, Paul, m t b n h c c ã nói chuy n v i v SAP/R3 Anh ta g i n cho Paul Và ng i ã cung c p cho nhi u thông tin r t b ích khơng ch liên quan n dài th i gian mà cịn c thơng tin liên quan n r i ro v n g p ph i Anh ta phát hi n r ng tham bi n c n c xác nh công ty c a th p h n 20% so v i tr ng p c a công ty Paul V y nên c l ng th i gian dành cho xác nh chi ti t k thu t 0.8 l n th i gian a Paul nhóm c a Danh m c rà soát ã tham kh o chuyên gia ngành ch a? ã c l ng v i nhóm d án ch a? u tr ng h p cơng ty khơng có kinh nghi m v v n liên quan ã tham kh o chuyên gia bên ch a? ã xem xét t t c nh ng khác bi t gi a án hi n t i d án em so sánh ch a? y c n tránh Copyright © 1998-2007 by STS Qu n lý chi phí c l ng u ki n khơng có c n c nghiêm túc, s t nguy hi m: có th c l ng th p h n so v i tình hình th c t t i 2…5 H u qu iv i án s r t nghiêm tr ng Ch tham kh o ý ki n c a m t ng i s r t nguy hi m Chú ý: c ng s tr h n c a nhóm d án th ng xuyên có xu h ng c l ng kh n ng c a b n thân h ngh a h c l ng th p h n dài th i gian c a ho t ng Copyright © 1998-2007 by STS Qu n lý chi phí Kh n ng sinh l i c a d án (tính ROI) Khái ni m Tóm t t nguyên t c c i d án không, ng uc n i ta th b n: ut xác nh xem kho n ng s d ng hai ph ng pháp: u t có mang l i l i nhu n Th i gian hoàn v n: ph ng pháp cho phép tính tốn th i gian c n thi t kho n thu trang tr i cho kho n chi Th i gian hoàn v n th i m mà kho n th ng d tích l y b t u d ng (+) Th i gian hồn v n ng n d án có kh n ng sinh l i Nhìn chung, giai an th ng t n n m, i v i m t s d án công nghi p th i gian có th ng n h n n m ROI (T su t l i nhu n v sinh l i c a v n u t Nó t th i gian nh t nh so v i Th ng ng i ta tính cho ba án ch p nh n c 12% n u t ): ph ng pháp cho th y kh n ng c th hi n d ng % gi a kho n thu l y k v n ut nn mn m u tiên M c ROI th p nh t cho m t m t n m n u t tòan b chi phí th c hi n m t d án ó kho n chi cho n d án i vào h at ng có lãi Các kho n chi phí cho vi c khai thác ti p theo a d án không c coi m t ph n c a v n u t n a Copyright © 1998-2007 by STS Qu n lý chi phí Kh n ng sinh l i c a v n u t có th xác nh qua cách tính n gi n (ví d khơng tính n lãi su t) ho c cách tính thơng th ng (ví d b ng cách c p nh t hay tr i kho n chi phí tính tốn l i nhu n) Các khái ni m liên quan: c tính chi phí ngân sách ( ánh giá d án v m t tài chính) Tài li u tham kh o: PMBOK® Guide: 7.2 D th o ngân sách 7.3 Ki m sóat chi phí IPMA Competence Baseline: Ch Ch ng 7: Xây d ng th m nh d án ng 42: Tài k tóan How to ROI n gi n hóa th i gian hồn v n c tính nh th nào? Xác nh kho ng th i gian tính kh n ng sinh l i c a d án M t công ty th ng quy nh c th kho ng th i gian tính tốn cho m i lo i d án nh t nh c a p b ng nh p s li u cho n m tính g m a) chi phí c a d án; b) l i nh n mà d án t c; c) thu nh p ròng d) d l y k ng cho phép th y c t c th i gian hồn v n, ó l i nhu n thu v trang tr i cho chi phí (hay nói cách khác, d l y k ng b t u t giá tr d ng (+)) ng c ng cho phép xác nh t su t l i nhu n v n so sánh gi a t ng l i nhu n v n ut : l l i nhu n v n tính nh th nào? Xác ut u t ROI b ng cách chi t kh u (discounted ROI) th i gian hoàn v n nh kho ng th i gian tính tốn kh n ng sinh l i c a d án p b ng nh p s li u cho n m tính g m a) chi phí c a d án; b) l i nh n mà d án t c; c) thu nh p ròng d) d l y k Thu nh p ròng c n c u ch nh, tính tốn theo giá tr th c th i (giá tr hi n t i – Net present value) v i m c lãi su t công ty quy t th c sau ây dùng tính thu nh p rịng th i m hi n t i nh Cơng c tính tốn theo cách khác: s ti n mà l ph i ang u t tính n n m hi n t i, kho ng th i gian n n m, giá tr c tính theo m c Copyright © 1998-2007 by STS Qu n lý chi phí lãi su t i Trong công th c này, m c lãi su t nh 8% c vi t 0,08 c vi t d ng s th p phân ví d ng có th tìm th y giá tr b ng toán h c tham kh o ho c Internet Hoàn t t c t ó ghi rõ l i nhu n có tính n lãi xu t s d l y k ng cho phép th y c hịa v n, ó s d l y k ã tính n lãi su t b ng hay l i nhu n ã tính n lãi xu t b t u bù p cho chi phí có tính n lãi xu t ng c ng cho phép xác nh t su t l i nhu n ROI b ng cách so sánh t ng i nhu n ã chi t kh u v i v n ut ã chi t kh u Ví d Tính tốn ROI cho d án dây chuy n s n xu t, s khác ( n gi n hóa c p nh t) ROI theo cách tính i v i lo i d d ng ph ng pháp tính n gi n hóa án này, phịng tài ã t th i gian tính n m Vì v y, b ng tính s bao g m kho n chi phí l i nhu n c tính cho giai m V i s li u này, ta tính l i nhu n hàng n m nh sau: n5 ng cho th y th i giai hoàn v n sau n m Nó c ng b ng ch ng cho th y v n ut m th 3) d l y k sau n m 300 t m c 600 (cu i giai n phát tri n sau su t l i nhu n 50% N u tính theo n m t su t l i nhu n v n 10% Copyright © 1998-2007 by STS u t ROI Qu n lý chi phí Tính ROI theo m c chi t kh u i v i lo i d án này, phịng tài ã m th i 12% t th i gian tính n m m c lãi su t Vì v y, b ng tính s bao g m kho n chi phí l i nhu n c tính cho giai m V i s li u này, ta tính l i nhu n hàng n m nh sau: c ti p theo tính l i nhu n hàng n m theo giá tr hi n th i s ây: u ý: công th c này, lãi su t 0,12 Giá tr hi n t i c a n m n5 d ng công th c sau c tính theo s th p phân, ví d 12% c vi t u tiên là: Copyright © 1998-2007 by STS Qu n lý chi phí Giá tr hi n t i c a n m th hai là: ng t nh v y… Chúng ta kh u: a s li u vào b ng tính d i ây tính l i nhu n theo m c chi t ng cho th y th i gian hồn v n có th t c n m th ng c ng b ng ch ng cho th y giá tr v n ut 483,1 s d l y k 91,3 Copyright © 1998-2007 by STS Qu n lý chi phí su t l i nhu n v y 18,9% tính theo n m 3,8% Kh n ng sinh l i c a d án n u tính n gi n hóa a y u t lãi xu t vào th p h n k so v i cách i ý: th thay i m c lãi su t xem m c lãi su t nh h i nhu n v n u t (ROI) c a d án ng nh th n t su t Danh m c rà sốt Khi tính ROI, b n ã s d ng m c lãi su t phù h p ch a? (m c lãi su t phịng tài a có th khơng trùng kh p v i m c lãi su t chi t kh u c a ngân hàng a ph ng) Li u b n ã a h t kho n u t vào tính ROI ch a? (li u toàn b th i gian làm vi c c a b ph n n i b ã c tính n?) Khi d án c tri n khai n c khác, có nhi u kh n ng m c lãi su t áp d ng tính tốn c ng khác n ã phân tích nh y c m ch a? (tác ng c a vi c d án ch m ti n n6 tháng hay m c chi phí v t 3% n ROI nh th nào?) i v i m i ROI, ph i xác nh rõ c s cho vi c tính tốn g m th i gian tính, lo i chi phí liên quan, m c lãi su t vv… N u khơng, m c ROI tính c s khơng có giá tr v y khơng th so sánh c ph ng án a y c n tránh Khi d án c n gi m 10% th i gian làm vi c c a 10 nhân viên d án, b n không nên cho r ng c n c t gi m m t ng i làm vi c tồn ph n Tính tốn theo chi phí c n biên (marginal costs) h n v i tồn b chi phí Th c t i nhìn thống qua vi c tính tốn s logic h n n u ch dùng chi phí c n biên tính tốn d án c a Nh ng b t k n u ch làm vi c v i chi phí c n biên s khơng khó kh n mà khơng hình dung h u qu c a Copyright © 1998-2007 by STS 10 Qu n lý chi phí Ki m sốt chi phí Khái ni m Tóm t t ngun t c c b n: Ki m sốt chi phí ngh a so sánh gi a chi phí ngân sách cho phép chi phí th c t giai n khác c a án Trên ph ng di n tồn b d án, vi c ki m sốt chi phí s giám c d án th c hi n, nh ng i v i ph n cơng vi c c th trách nhi m c y quy n cho nhóm d án Ki m sốt chi phí ánh giá hai lo i chi phí sau: Các chi phí n th i m hi n t i c a d án Nh ng chí phí cịn l i án n t n th i m k t thúc s n sàng c a d li u v chi tiêu ã n thi t ki m sốt chi phí m t cách có hi u qu Các chênh l ch (b ng s vi c ki m sốt chi phí Ki m sốt chi phí c n ph i hi u i thông tin v i ng u ki n t i ho c b ng ph n tr m) thông tin quan tr ng cho Ki m sốt chi phí m t l nh v c m u ch t Trao c th c hi n i v i thành viên nhóm d án c tóm t t báo cáo chu n, v i nh ng bi u i Giám sát d án t i quan tr ng Tài li u tham kh o: Mu n tìm hi u thêm thơng tin v ch có th tham kh o tài li u sau ây: PMBOK® guide: 7.3 : Ki m sốt chi phí IPMA Ranh gi i Kh n ng: Ch Ch Ch Ch ng ng ng ng 16 19 20 42 : Chi phí d án Tài : o hi u su t : Ki m soát d án : Tài k tốn How to Copyright © 1998-2007 by STS 11 Qu n lý chi phí Các chi phí c ki m sốt nh th nào? Ki m sốt chi phí hi n t i : a b p nh t tình tr ng c a cơng vi c chi phí c a (t t c chi phí!) cl cu i ng chi phí cịn l i án nt n m m c ti p theo, tuân th cho n c So sánh tình hình chi phí hi n t i (k c chi phí cịn l i) v i chi phí ki n ngân sách d ánh giá m c Trong tr chênh l ch ng h p v t ngân sách : a Phát tri n bi n pháp d phịng (c ng nh vi c phân tích h u qu ) b Quy t c Trao nh nên a bi n pháp c n ph i th c hi n i bi n pháp v i ch u t /nhà tài tr bên liên quan Ví d iv i án Video-clip, b n ã th o m t ngân sách n gi n - b i script k ch b n ã có s n Peter ch u trách nhi m ph n thu, Jim ph n d ng phim Ti n thù lao c a h 100 USD/ti ng/ng i cl c Ti ng sách Chi phí Th phịng Peter t tháng sau d án tri n khai, b n mu n ki m tra chi phí c Thu th p d li u liên quan Ngân 12500 220 ng : 22000 75 Jim 7500 42000 n chi phí: o Chi phí thuê phòng quay n bây gi ã lên n 8,000 USD - theo ng c a Peter c n ph i chi thêm 6,000 USD cho vi c o Peter ã làm vi c cho d ti ng án 120 ti ng; o Jim ã làm vi c cho d ti ng n a án 25 ti ng; cl c l c ng ph n l i 80 ng ph i làm thêm 60 c Ghi nh ng chi phí th c t l y ti n: Ngân sách cl c Ti ng Th phịng Ti ng Chi phí 12500 Peter 8000 220 22000 120 12000 75 Jim 7500 25 2500 ng : c Ghi l i Chi phí Chi phí l y ti n cl 42000 ng v chi phí cịn l i: Ngân sách cl c Ti ng Copyright © 1998-2007 by STS 22500 Chi phí Chi phí l y ti n Ti ng Chi phí c l ng chi phí cịn l i Ti ng Chi phí 12 Qu n lý chi phí Th phịng 12500 Peter 8000 6000 220 120 12000 80 8000 75 Jim 22000 7500 25 2500 60 6000 ng : 42000 22500 20000 c B ng vi c c ng chi phí l y ti n chi phí cịn ph i chi ã ng , có chi phí có th cho n cu i d án: Ngân sách cl c Ti ng Thuê phòng Chi phí l y ti n Chi phí Ti ng 12500 Peter Ti ng Chi phí 8000 Chi phí 6000 14000 220 22000 120 12000 80 8000 20000 75 Jim 7500 25 2500 60 6000 8500 20000 42500 ng : 42000 22500 c B ng vi c so sánh ngân sách v i t ng chi phí có th cm c chênh l ch: Ngân sách cl c Ti ng Th phịng Peter Chi phí Chi phí l y ti n Ti ng 12500 Chi phí ng n cu i d án c l ng chi phí cịn l i Ti ng 8000 Chi phí Chi phí n cu i d án ta có Chênh ch ng ng % 6000 14000 1500 12% 220 22000 120 12000 80 8000 20000 -2000 -9% 75 Jim 7500 25 2500 60 6000 8500 1000 13% 20000 42500 500 1% ng : 42000 c Trên c s d can thi p hay không o c ng n cu i d án c l ng chi phí cịn l i Chi phí c 22500 li u này, b n ph i quy t nh xem có c n có bi n pháp Trong ví d trên, chênh l ch r t nh - ch 1% ngân sách c a d án - không c n bi n pháp can thi p c bi t Danh m c rà sốt ((checklists)) t c chi phí án n th i m ã c c p nh t ch a? Các c l ng chi phí cịn l i có th c t khơng? ã tính chênh l ch ch a ? ã phân tích k t qu c a bi n pháp u ch nh ch a? Các bi n pháp ó ã c thơng báo v i t t c bên liên quan ch a? y c n tránh Các chi phí ã tốn khơng tính n chi phí ã cam k t Các d li u liên quan n chi phí c cung c p mu n Copyright © 1998-2007 by STS 13 Qu n lý chi phí Các chi phí cịn l i c c l ng q th p c l ng c a nhóm d án v chi phí cịn l i q l c quan Hi u qu c a bi n pháp hi u ch nh ch a c xem xét m t cách Copyright © 1998-2007 by STS y 14 ... vi c c ng chi phí l y ti n chi phí cịn ph i chi ã ng , có chi phí có th cho n cu i d án: Ngân sách cl c Ti ng Th phịng Chi phí l y ti n Chi phí Ti ng 12500 Peter Ti ng Chi phí 8000 Chi phí 6000... n lý chi phí Ki m sốt chi phí Khái ni m Tóm t t nguyên t c c b n: Ki m sốt chi phí ngh a so sánh gi a chi phí ngân sách cho phép chi phí th c t giai n khác c a án Trên ph ng di n toàn b d án, ... sánh ngân sách v i t ng chi phí có th cm c chênh l ch: Ngân sách cl c Ti ng Thuê phòng Peter Chi phí Chi phí l y ti n Ti ng 12500 Chi phí ng n cu i d án c l ng chi phí cịn l i Ti ng 8000 Chi phí