Slide: Chương 3 lập kế hoạch dự án

Giới thiệu chung về kế hoạch dự án Khái niệm và tác dụng của kế hoach dự án Nội dung của kế hoạch dự án Quá trình lập kế hoạch dự án Các phương pháp lập kế hoạch dự án Phân tách công việc của dự án (WBS) Khái niệm và phương pháp Tác dụng Lập các chú giải cần thiết

Lập kế hoạch dự án

Chương 3

Mục đích, yêu cầu

 Mục đích

Giới thiệu những vấn đề cơ bản về kế hoạch dự

án, nhằm chủ động trong quản lý dự án

 Yêu cầu

- Nắm được những nội dung cơ bản cũng như quá trình và phương pháp lập kế hoạch dự án

- Nắm được quá trình phân tách công việc, là

một trong những vấn đề cốt lõi của kế hoạch

dự án

Nội dung

 Giới thiệu chung về kế hoạch dự án

 Khái niệm và tác dụng của kế hoach dự án

 Nội dung của kế hoạch dự án

 Quá trình lập kế hoạch dự án

 Các phương pháp lập kế hoạch dự án

 Phân tách công việc của dự án (WBS)

 Khái niệm và phương pháp

 Tác dụng

I Giới thiệu chung về lập kế hoạch dự án

1.1 Khái niệm: Lập kế hoạch dự án là thiết

lập tiến độ thực hiện dự án theo một trình

tự lôgic, hợp lý; xác định mục tiêu của dự

án và cụ thể hóa thành các công việc cần làm; các biện pháp, các nguồn lực và thời gian cần thiết nhằm hoàn thành tốt các mục tiêu đã xác định của dự án.

công việc cần làm.

từng công việc.

từng công việc

1.2 Tác dụng của lập kế hoạch dự án

 Là cơ sở để tuyển dụng, đào tạo và bố trí nhân lực cho dự án.

 Là căn cứ để dự toán tổng ngân sách và chi phí cho từng công việc.

 Là cơ sở để điều phối nguồn lực và quản lý tiến độ các công việc.

 Có tác dụng làm giảm thiểu rủi ro.

 Là căn cứ để kiểm tra, giám sát, đánh giá tiến trình thực hiện dự án về các mặt: thời gian, chi phí, kỹ thuật, chất lượng…

1.3 Phân loại kế hoạch dự án

Các loại kế hoạch dự án bao gồm:

 Kế hoạch phạm vi

 Kế hoạch thời gian

 Kế hoạch chi phí

 Kế hoạch nhân lực

 Kế hoạch quản lý chất lượng

1.4 Nội dung cơ bản của kế hoạch dự án

 Giới thiệu tổng quan về dự án: mục tiêu cần đạt, sự cần thiết của dự án, phạm vi của dự án, cơ cấu tổ chức, các mốc thời gian quan trọng

 Mục tiêu của dự án: cụ thể hóa mục tiêu nêu trong phần tổng quan

 Thời gian và tiến độ

 Khía cạnh kỹ thuật và quản lý dự án

 Kế hoạch phân phối nguồn lực

Nội dung cơ bản của kế hoạch dự án (Tiếp)

kê các loại hợp đồng

rủi ro và kế hoạch đối phó

1.5 Quá trình lập kế hoạch dự án

Các bước chính bao gồm:

 Xác lập mục tiêu dự án

 Phát triển kế hoạch

 Xây dựng sơ đồ kế hoạch dự án

 Lập lịch trình thực hiện dự án

 Dự toán kinh phí và phân bổ nguồn lực cho các công việc

 Chuẩn bị báo cáo và kết thúc dự án

1.6 Các phương pháp lập kế hoạch dự án

Các phương pháp chủ yếu bao gồm:

 Lập kế hoạch theo mốc thời gian

 Lập kế hoạch theo cơ cấu phân tách công việc.

 Lập kế hoạch dự án theo sơ đồ GANTT

 Lập kế hoạch theo sơ đồ mạng

Có thể sử dụng kết hợp các phương pháp trên nhưng

II Cơ cấu phân tách công việc dự án

2.1 Khái niệm: Phân tách công việc là việc phân chia có hệ

thống theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể; xác định, liệt kê và lập bảng giải thích cho từng công việc cần thực hiện của dự án.

 Sơ đồ cơ cấu phân tách công việc dự án giống như một cây đa hệ phản ánh theo cấp bậc các công việc cần thực hiện của dự án: cấp bậc trên cùng phản ánh mục tiêu cần thực hiện; cấp bậc thấp dần thể hiện mức độ chi tiết của mục tiêu; cấp bậc thấp nhất là những công việc cụ thể.

Sơ đồ cơ cấu phân tách công việc

Dự án

A

A1 A2 A3

2.2 Phương pháp phân tách công việc

 Phương pháp phân tích hệ thống (lôgic)

 Phương pháp phân tách theo các giai đoạn hình thành phát triển (chu kỳ)

 Phương pháp phân tách theo mô hình tổ chức

(chức năng)

Có thể sử dụng kết hợp các phương pháp trên nhưng không nên kết hợp nhiều phương pháp trong cùng một cấp bậc

Ví dụ: WBS dự án xây dựng văn phòng

TT Mã số Tên nhiệm vụ KH TT Ghi chú

1 1 Chuẩn bị mặt bằng

2 2 Xây nhà

3 2.1 Đổ móng

4 2.2 Xây tường và trần tầng 1

5 2.3 Xây tường và trần tầng 2

6 2.4 Làm sân thượng và tum

7 3 Nội thất

8 3.1 Điện

2.3 Tác dụng của phân tách công việc

việc với mức độ chi tiết, cụ thể hơn.

việc, là cơ sở lập sơ đồ mạng PERT/CPM.

hoạch

lý cho từng cá nhân, từng bộ phận chức năng

việc dự án trong từng thời kỳ.

2.4 Lập những chú giải cần thiết

Là bản mô tả các công việc bao gồm các nội dung:

 Liệt kê các yếu tố đầu vào cần thiết, các kết quả

cuối cùng cần đạt được cho từng công việc.

 Chỉ rõ nhà cung ứng, nhà thầu phụ liên quan.

 Xác định nhu cầu về cán bộ, lao động, vật tư, thiết bị…cho từng công việc.

 Ước tính thời gian thực hiện từng công việc.

5 mức độ trách nhiệm đối với từng công việc

 Trách nhiệm trực tiếp

 Giám sát chung

 Phải được tham khảo ý kiến

 Chỉ đạo và phê duyệt

 Phê duyệt cuối cùng

Phải lập bảng để chỉ rõ ai chịu trách nhiệm

ở mức độ nào với từng công việc cụ thể

2.5 Các nguyên tắc cơ bản thực hiện

phân tách công việc

1 Mỗi công việc chỉ xuất hiện một lần trong WBS.

2 Nội dung công việc trên bằng tổng các công việc bậc dưới.

3 Mỗi công việc (hoạt động) phải có một người (hay một nhóm)

chịu trách nhiệm.

4 WBS phải nhất quán với lôgic công việc

5 Các thành viên nhóm dự án phải được tham gia vào quá trình phân tách công việc

6 Phần chú giải phải rõ ràng, để không hiểu nhầm về phạm vi công việc.