Quy trình hàng nhập khẩu bằng đường biển tại SITC Việt Nam

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ HÀNG NHẬP TẠI CÔNG TY SITC LOGISTICS HỒ CHÍ MINH VIỆT NAM GVHD: ThS PHẠM TIẾN THÀNH SVTT: NGUYỄN NỮ THANH NGUYỆT MSSV: 71280292 Ngành:QUẢN TRỊ KINH DOANH Khóa:08 TP HCM, NGÀY 15 THÁNG NĂM 2015 TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ HÀNG NHẬP TẠI CÔNG TY SITC LOGISTICS HỒ CHÍ MINH VIỆT NAM GVHD: ThS PHẠM TIẾN THÀNH SVTT: NGUYỄN NỮ THANH NGUYỆT MSSV: 71280292 Ngành:QUẢN TRỊ KINH DOANH Khóa:08 TP HCM, NGÀY 15 THÁNG NĂM 2015 LỜI CẢM ƠN Trong suốt năm ngồi ghế trường Đại Học Tôn Đức Thắng dạy tận tình quý thầy cô niềm vinh hạnh em Em thầy cô truyền đạt kiến thức kinh nghiệm môn học ngành kinh doanh kiến thức xã hội…Em xin gửi đến quý thầy cô trường Đại Học Tôn Đức Thắng thầy cô khoa quản trị kinh doanh lời cảm ơn sâu sắc chân thành Bên cạnh em xin chân thành cảm ơn thầy Phạm Tiến Thành giúp em hoàn thành báo cáo, tận tình bảo sai xót hướng dẫn em bổ sung sửa đổi sai sót giúp cho báo cáo hoàn thiện Em xin chân thành biết ơn Em xin chúc tất quý thầy cô thành công nghiệp giáo dục đào tạo lĩnh vực sống Trong trình thực tập công ty SITC LOGISTICS em bổ sung kiến thức thực tế tảng lý thuyết em học trường Nhờ em hiểu biết thêm nghiệp vụ chứng từ giúp em thêm tự tin tiến bước xã hội Em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ, hướng dẫn tận tình anh chị công ty SITC LOGISTICS, tạo điều kiện cho em hiểu thêm kiến thức thực tế qua lần tiếp cận với chứng từ Em xin chúc ban lãnh đạo tập thể cán nhân viên công ty SITC LOGISTICS gặt hái nhiều thành công công việc Một lần nửa em xin chân thành cảm ơn kính chúc sức khỏe Ban Giám Hiệu, Qúy thầy cô anh chị công ty SITC LOGISTICS Kính chúc thành công phát triển vững mạnh đến quý công ty SVTT: Nguyễn Nữ Thanh Nguyệt NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP Sinh viên: Nguyễn Nữ Thanh Nguyệt MSSV: 71280292 Lớp: 12870003 Khoá: 08 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Sinh viên: Nguyễn Nữ Thanh Nguyệt Lớp: 12870003 MSSV: 71280292 Khoá: 08 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN Sinh viên: Nguyễn Nữ Thanh Nguyệt Lớp: 12870003 MSSV: 71280292 Khoá: 08 MỤC LỤC Lời cảm ơn Nhận xét quan thực tập Nhận xét giáo viên hướng dẫn Nhận xét giáo viên phản biện Mục lục Danh mục từ viết tắt Danh mục bảng biểu hình vẽ ………………………………………………… Phụ lục…………………………………………………………………………… Danh mục từ viết tắt  TNHH: Trách nhiệm hữu hạn D/O(Delivery order): lệnh giao hàng MBL :Master Bill Of Loading HBL: House bill of Loading FCL(Full Container Load): hàng nguyên container LCL(Less container load): hàng lẻ A/N(Arrive notice): thông báo hàng đến CIF(Cost,Insurance, Freight): giá cả, bảo hiểm, phí vận tải H/O(Head office): Trụ sở POL(Port of loading): cảng xếp POD(Port of Discharge): cảng đến B/L( Bill of Loading): vận đơn đường biển Ops(Operations): phận khai báo hải quan CFS(container freight station): kho hàng lẻ Danh mục bảng số liệu hình vẽ Bảng số liệu Bảng 1.1: cấu nhân công ty…………………….…………….……….8 Bảng 1.2: Cơ cấu nhân theo độ tuổi…………………………………… … Bảng 1.3 : Doanh thu lợi nhuận sau thuế ……………………………… ….10 Bảng 2.1: Doanh thu hàng nhập năm 2012- 2014…………………………… 12 Bảng 2.2 : Thị trường nhập công ty năm 2012-2014……………… 14 Bảng 3.1: Một số tiêu hoạt động kinh doanh công ty hai năm 2015 2016………………………………………………………………………… …21 Hình Hình 1.1 : Sơ đồ tổ chức công ty SITC LOGISTICS……………………….6 Hình 1.2: Biểu đồ cấu nhân công ty………………………………… Hình 1.3 : Cơ cấu nhân theo độ tuổi……………………………………….…9 Hình 1.4: Biểu đồ doanh thu chi phí năm 2012- 2014………………………10 Hình 2.1 : Biểu đồ Doanh thu hàng nhập………………………………………13 Hình 2.2 : Biểu đồ thị trường nhập công ty năm 2013-2014 ……….14 Hình 2.3 : Sơ đồ quy trình chứng từ hàng nhập……………………………… 16 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Nền kinh tế đất nước đà đổi có bước tiến vượt bậc, khối lượng hàng hoá giao dịch với nước khác tăng lên đáng kể Nhất Việt Nam gia nhập WTO hoạt động xuất nhập đẩy mạnh Trước xu đó, vận tải quốc tế khẳng định rõ vai trò tiền đề đời phát triển thương mại quốc tế Trong đó, không đề cập đến công ty dịch vụ xuất nhập khẩu, đóng vai trò mắc xích liên kết nhà xuất khẩu, nhập công ty vận tải, gánh vác phần công việc giúp cho người kinh doanh xuất nhập yên tâm hoạt động Chi nhánh Công ty TNHH SITC Logistics Việt Nam TP.HCM thành lập gần năm công ty hàng đầu lĩnh vực dịch vụ xuất nhập Trong đó, không nhắc tới nghiệp vụ chứng từ lô hàng mà doanh nghiệp muốn có, có chứng từ có hàng hóa xem la nhiệm vụ đóng vai trò quan trọng công ty Vì vậy, lý mà chọn đề tài báo cáo thực tập:“Giải pháp nâng cao hiệu nghiệp vụ chứng từ hàng nhập công ty SITC LOGISTICS HỒ CHÍ MINH việt nam” Mục tiêu nghiên cứu Đề tài gồm hai mục tiêu lớn: - Phân tích quy trình chứng từ hàng nhập (hàng lẻ) công ty TNHH SITC LOGISTICS HÔ CHÍ MINH - Đưa số giải pháp nâng cao hiệu nghiệp vụ chứng từ hàng nhập công ty TNHH SITC LOGISTICS HÔ CHÍ MINH Oversea Agents Head office (đại lý nước ngoài) (trụ sở chính) Hình 2.3 : Sơ đồ nghiệp vụ chứng từ hàng nhập • • • • • Công ty SITCLog Hồ Chí Minh công ty chuyên làm dịch vụ đại lý vận tải, dịch vụ LOGISTICS nội địa…Không phân biệt loại hàng gạo hay vải sợi … Hay loại hàng cả, mà nhiều hàng hóa khác không giới hạn Đối với hàng nhập thường có hai loại hàng FCL, LCL quy trình nghiệp vụ tương tự 2.2.2.1 Nhận chứng từ lô hàng từ đại lý đầu nước Sau hàng đả bốc lên cảng xếp hàng POL, đại lý SITC( công ty mẹ chi nhánh khác nước) đầu nước thông báo lô hàng nhập(S/A)cho công ty SITC Log đầu việt nam, kèm theo chứng từ, (vì lúc tàu chạy đầy đủ chứng từ để gửi) hình thức email Đến cảng đích giao hàng POD Nội dung S/A thông báo cho SITC Log chi tiết liên quan đến lô hàng nhập : Tên địa người gửi Tên địa người nhận Tên hàng, tên tàu, số container Ngay đi, ngày đến Số HBL,MBL Nhận chứng từ xắp xếp theo thứ tự Kiểm tra thấy người gửi hàng (consignee) la công ty dịch vụ giao nhận(forwarder) cần phải yêu cầu chứng từ đầu việt nam (ở cảng POD) 2.2.2.2 Khai hải quan điện tử Dựa chứng từ đại lý SITC gửi, gửi mail cho đại lý giao nhận hàng hóa (Forwarder/ Logistics) đầu Việt Nam trình Manifest trước thời gian quy định (thông thường trước 02 ngày tàu cập) 26 Sau xác nhận Manifest khách hàng gửi thông qua hình thức e-mail  Thu thập tổng hợp Manifest, làm E-Manifest tiến hành khai hệ thống khai điện tử Hải Quan  Gửi mail cho hãng tàu xác nhận truyền đạt liệu thành công Đối với khai điện tử hải quan: Mổi công ty đăng ký tài khoản với hải quan, đăng nhập tài khoản truyền liệu lên mạng hải quan để khai báo lô hàng việt nam 2.2.2.3 Đối chiếu thông tin chứng từ Nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu  đối chiếu thông tin trênchứng từ xác so với thông báo hàng đến hãng tàu gửi Khi tàu cập cảng hãng tàu gửi thông báo hàng đến Trên thông báo thể đầy đủ chi tiết liên quan đến lô hàng số kiện, số khối, số tấn, loại hàng, tên tàu tàu ghi vận đơn khác với tàu cập cảng đến có chuyển tải phí phải đóng Việc xác nhận chứng từ cần đối chiếu chứng từ đại lý SITC hãng tàu, yêu cầu tính xác cao Nếu có sai sót cần chỉnh sửa kịp thời, không phát sinh nhiều chi phí phí chỉnh sửa, bổ sung… 2.2.2.4 Gửi MBL thông báo hàng đến cho nhân viên Ops gửi thông báo hàng đến cho khách hàng Nhân viên Opssẽ đổi lệnh hãng tàu Sau nhân viên Ops đưa lệnh cho phận chứng từ hàng nhập phận chứng từ làm Debit Note gửi cho khách hàng, Gửi thông báo hàng đến cho tất khách hàng thông qua hình thức email 2.2.2.5 Khách hàng lên đổi lệnh Sau nhận thông báo hàng đến, khách hàng đóng tiềnvà mang giấy giới thiệu kèm giấy báo nhận hàng đến SITC Logistics để lấy lệnh giao hàng (D/O) Trong trường hợp yêu cầu của B/L B/L gốc(original) khách hàng có B/L gốc giao D/O Tuyệt đối không cho khách hàng nợ B/L gốc, trường hợp B/L gốc chứng lô hàng họ Còn trường hợp yêu cầu B/L (seaway) B/L nhả hàng trường hợp khách hàng thực xong việc toán điện hàng(một hình thức thông báo hàng) giao D/O 2.2.2.6 Tời quy trình nghiệp vụ chứng từ xong bước sau công việc phận kế toán bao gồm : Gửi Debit Note cho phận kế toán nhằm hỗ trợ hóa đơn cho khách hàng Khi khách hàng lên đổi lệnh phải có biên lai chi phí khách hàng đóngtại ngân hàng Trong trường hợp khách hàng chưa có biên lai yêu cầu khách đóng 27 2.2.2.7 2.2.2.8 tiền ngân hàng lấy lệnh Biên lai phận chứng từ giao lại cho kế toán Yêu cầu kế toán hóa đơn cho khách hàng, theo dõi công nợ khách hàng, hóa đơn đầu ra, đầu vào Kế toán hóa đơn cho khách hàng, cho khách hàng kiểm tra lại hóa đơn kí xác nhận, khách hàng giữ lại hóa đơn đỏ Bộ phận kế toán theo dõi công nợ khách Tổng hợp thu chi lô hàng hàng tháng gửi cho H/O (đính kèm file “Tổng hợp thu chi lô hàng” Cuối tháng phận kế toán tổng hợp thu chi tất lô hàng gửi cho trụ sở công ty 2.3 Đánh giá hoạt động nghiệp vụ chứng từ hàng nhập 2.3.1 Điểm mạnh  Quy trình chứng từ công ty SITC LOGISTICS gần đảm bảo tiến độ để phận giao nhận giao hàng cho khách Quy trình thực cách chuyên môn hóa, bên cạnh nhân viên chứng từ , hải quan, giao nhận, liên kết chặt chẽ hoạt động  Quy trình gây uy tín với khách hàng từ tạo nhiều đối tác trung thành Chất lượng thái độ phục vụ quy trình nhiều khách hàng đánh giá cao  Hoạt động theo quy trình cụ thể, có linh động bước nhập liệu  Đội ngũ nhân viên trẻ, họ nổ nhiệt huyết hoạt động công ty, lợi cạnh tranh công ty Họ hoàn thành công việc với tinh thần trách nhiệm cao, góp phần to lớn việc nâng cao uy tín cho công ty  Ngoài phận chứng từ cẩn thận khâu kiêm tra MBL, HBL so với lô hàng  Bộ phận chứng từ phận giao nhận nhân viên trẻ, động nhiệt tình tốt nghiệp trường đại học ngoại thương… nắm vững nghiệp vụ chứng từ, hải quan, có quan hệ tốt với nhân viên hải quan quan nhà nước có liên quan đến hoạt động ngành xuất nhập  Mối quan hệ rộng rãi ban giám đốc với khả giao tiếp phận chứng từ lợi lớn hổ trợ cho công tác khai thác thương vụ đạt hiệu cao, đem lại lợi nhuận thường xuyên cho công ty 2.3.2 Điểm yếu 28  Không thể tránh sai sót xảy chứng từ MBL, HBL, có sai sót rủi ro cao, sai tên khách hàng, số tiền, số lượng hàng hóa  Những rủi ro sai lệch chứng từ kiểm tra chứng từ giai đoạn nhiều thời gian chi phí giao dịch ( điện thoại, fax ); ban giám đốc giao cho phòng chăm sóc khách hàng bố chí nhân viên chứng từ vừa phụ trách chứng từ hàng nhập hàng xuất Khi hải quan quan phát sai sót chứng từ họ trả để chỉnh sửa lại Việc điều chỉnh chứng từ thông thường nhiều thời gian  Nhiều mức phí vẩn trì cao khách hàng 2.3.3 Cơ hội Tỷ trọng ngành xuất nhập có xu hướng tăng qua năm Thị trường LOGISTICS đà phát triển, tạo nhiều hội kinh doanh cạnh tranh cho công ty Đặc biệt công ty có đội ngũ nhân giỏi, trình độ cao 2.3.4 Thách thức Trong tương lai công ty phải cạnh tranh với đối thủ tiềm ẩn Một số sách, chế quản lý kinh tế nhà nước thiếu đồng bộ, chưa cụ thể Thủ tục hải quan có cải cách chưa thông thoáng để rút ngắn thời gian thông quan hàng xuất nhập Về mặt dịch vụ vận tải biển: phát triển ạt, có 300 doanh nghiệp làm đại lý tàu, đại lý vận tải, đại lý giao nhận, thị trường mà làm bình phong cho văn phòng đại diện doanh nghiệp nước khai thác thị trường, dẫn đến tình trạng cạnh tranh, giảm giá tùy tiện làm thiệt hại cho doanh nghiệp KẾT LUẬN CHƯƠNG Trên quy trình chứng từ hàng nhập công ty SITC LOGISTICS việc thực quy trình thuộc phận chăm sóc khách hàng ( phận chứng từ) công ty Một quy trình chứng từ có ưu điểm có, song cón có mặt hạn chế Nhận thấy thuận lợi khó khăn mà công ty SITC LOGISTICS phải đối mặt, với phạm vi kiến thức xin phép đề số giải pháp 29 kiến nghị nhắm nâng cao hiệu hoạt động quy trình chứng từ hàng nhập công ty SITC LOGISTICS 30 CHƯƠNG : KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP NÂNG CAO NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ HÀNG NHẬP • • • • • 3.1 Cơ sở đề xuất giải pháp 3.1.1 Mục tiêu phát triển công ty Trong thời gian gần, mục tiêu công ty tiếp tục nâng cao chất lượng dịch vụ mình, tạo uy tín cho khách hàng phấn đấu để trở thành cầu nối hiệu công ty, đại lý nước khách hàng Song song với việc giữ vững thị trường có tìm biện pháp thích hợp để mở rộng hoạt động dịch vụ, vươn xa nửa thị trường nước Cụ thể để nâng cao nửa hiệu hoạt động công ty chuẩn bị sở cho phát triển lâu dài ổn định thời gian tới, công ty cần tập trung vào số nhiệm vụ sau : Tiếp tục mở rộng quan hệ giao dịch với khách hàng, Chăm sóc, trì phát triển mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng tiềm đại lý nước Xây dựng chế điều hành thúc đẩy kinh doanh, tăng cường công tác quản lý nhằm tiết kiệm chi phí nâng cao chất lượng dịch vụ để tăng khả cạnh tranh thu hút khách hàng Dần dần củng cố tăng cường sở vật chất kỹ thuật, phục vụ cho phận vốn ngân sách Tăng cường nghiên cứu ứng dụng công nghệ Marketing chiến lược kinh doanh với chụ cột chiến lược dịch vụ mới, chiến lược giá mếm dẻo linh hoạt Thêm nhân với phận chứng từ phân chia rõ ràng nhân hàng nhập riêng hàng xuất riêng nâng cao trình độ cho nhân viên Bảng 3.1: Một số tiêu hoạt động kinh doanh công ty hai năm 2015 2016 (Đơn vị tính : tỷ đồng) Chỉtiêu 2015 2016 Năm Doanh Thu Lợi Nhuận 120 145 (Nguồn : Trích kế hoạch cho năm 2015 2016) 3.1.2 Phương hướng phát triển công ty giai đoạn 2015-2016 Phương hướng phát triển kinh doanh công ty SITC LOGISTICS từ năm 2015-2016 là: 31 Tiếp tục phát huy mạnh có, hạn chế khuyết điểm tồn Đẩy mạnh xuất sang thị trường truyền thống Nhật, Singapore… để tăng kim ngạch xuất nhập Nâng cao khả cạnh tranh cách: Duy trì với mức phí không cao khách hàng, tri ân cho khách hàng lâu năm công ty Tạo hài lòng cho khách hàng, tạo mối liên kết, mối quan hệ tốt với khách hàng mới… Để thực tốt mục tiêu, phương hướng đề ra, để tiếp tục phát triển cách ổn định vững mạnh, công ty cần khắc phục kịp thời khó khăn tồn tại, đồng thời phát huy tối đa lợi 3.2 Các giải pháp đẩy mạnh nghiệp vụ chứng từ hàng nhập 3.2.1 Giải pháp : Giảm thiểu chi phí  Mục tiêu giải pháp Hạn chế chi phí, góp phần nâng cao lợi nhuận cho công ty Tận dụng chi phí giảm để đầu tư kinh doanh có lợi  Cách thức thực giải pháp - Tuyển dụng nhân viên người việc, hạn chế việc phải tốn chi phí nhiều cho việc đào tạo nhân viên không chuyên môn - Giảm chi phí nhân công cách chuyền công việc giấy tờ hệ thống điện tử - Giảm thiểu chi phí tổ chức hành : Tận dụng hội giảm giá dịch vụ bên ngoài, mua sắm trang thiết bị với giá ưu đãi, từ chối dịch vụ không cần thiết với hoạt động doanh nghiệp - Thương lượng với khách hàng khoản chi phí phát sinh trình giao nhận, để kiểm soát chi phí tốt - Kiểm soát việc sử dụng tài sản công ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích - Thu hồi khoản nợ từ phía khách hàng để có nguồn vốn kinh doanh, hạn chế việc phải vay làm cho chi phí lãi vay tăng cao - Hoạch định chiến lược chi tiêu ngắn dài hạn công ty dựa đánh giá tổng quát, khía cạnh cụ thể yếu tố chi phí có ảnh hưởng quan trọng tới tồn công ty, bao gồm : tham gia vào thị trường tiền tệ, xác định chiến lược tài cho chương trình, dự án công ty  Dự kiến hiệu giải pháp mang lại Cắt giảm chi phí cần thiết, nâng cao hiệu kinh doanh 32 Tăng lợi nhuận cho công ty tương lai 3.2.2 Giải pháp : Tuyển dụng, nâng cao trình độ nhân viên  Mục tiêu giải pháp Tuyển nhân viên có kinh nghiệm Nâng cao tay nghề trình độ cho nhân viên, để tăng khả ứng xử với khách hàng để đạt hiệu công việc cao Đào tạo đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm, làm việc hiệu hơn, giảm chi phí không cần thiết tiết kiệm thới gian Mang lại hài lòng cho khách hàng công ty, khả thực công việc  Cách thực giải pháp - Trong kinh doanh lợi nhuận yếu tố sống công ty, muốn bỏ thu vào nhiều nhất, tức mang lại hiệu cao Và người chủ thể trình đó, điều khiển kinh doanh mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp công ty cần có biện pháp trình độ nâng cao tay nghề nhân viên : - Hàng năm nên tổ chức thi kỹ nghiệp vụ, khả giải vấn đề với bảng chấm công, việc theo dõi kiểm tra thường xuyên để có phương pháp đào tạo chuyên sâu cho nhân viên toàn công ty - Ngay từ đầu khâu tuyển dụng công ty nên nghiêm túc, khách quan để chọn nhân viên có tài thật sự, nhiệt tình công việc Như đảm bảo nhân viên nắm vững nghiệp vụ thuận lợi cho khâu đào tạo sau - Khuyến khích nhân viên trau dồi ngoại ngữ không làm giàu kiến thức cho thân mà để phục vụ cho nhu cầu công việc - Tổ chức khóa học nghiệp vụ ngoại thương, pháp luật Theo hình thức ngắn hạn dài hạn để đáp ứng nhu cầu kinh doanh trước mắt lâu dài - Có sách đãi ngộ tốt, thưởng phạt rõ ràng người có sáng kiến công việc, khuyến khích tinh thần tự giác làm việc  Dự kiến hiệu giải pháp mang lại Tránh áp lực công việc cho toàn thể nhân viên công ty, tạo môi trường làm việc thoải mái vẩn mang lại hiệu làm việc cao Tạo môi trường làm việc chuyên môn rõ rang 3.2.3 Giải pháp : Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng  Mục tiêu giải pháp 33 Sự cạnh tranh thị trường gay gắt khách hàng bắt đầu lựa chọn đối tác mang lại hiệu cho Vì muốn tồn tại, việc giữ khách hàng cũ, thu hút khách hàng mới, khách hàng tiềm nhiệm vụ công ty Mặt khác công ty mong muốn mang lại dịch vụ tốt cho khách hàng  Cách thực giải pháp Một số biện pháp sau có khả giúp công ty giữ khách hàng cũ, thu hút khách hàng mới: - Luôn quan tâm đến yêu cầu khách hàng giữ mối quan hệ song phương, thường xuyên liên lạc với khách hàng để nắm bắt thông tin phản hồi, nhằm đề sách hợp lý - Khi nhận thông tin công ty thành lập có nhu cầu nhập hàng xuất hàng công ty cần có kế hoạch tiếp cận khách hàng tạo mối quan hệ gây ấn tượng ban đầu thể mong muốn hợp tác lâu dài Sau đưa sách giá cạnh tranh hợp lý để ký hợp đồng - Trong trình thực nghiệp vụ chứng từ, nhân viên chứng từ cần phải thực tiến độ, cẩn thận đắn kiểm tra chứng từ - Cung cấp cho khách hàng thông tin đối tác xuất nhập khẩu, điều khoàn hợp đồng ngoại thương, giải thích cho khách hàng rõ phát sinh tránh rắc rối sau - Chăm sóc khách hàng: Giúp đỡ khách hàng khách hàng gặp trục trặc khó khăn Tạo quan hệ thân thiết với khách hàng Đây cách quảng cáo hiệu tốn ích chi phí trì khách hàng cũ có thêm khách hàng thông qua mối quan hệ phương thức “truyền miệng”  Dự kiến hiệu giải pháp mang lại Mang lại thỏa mãn khách hàng chất lượng dịch vụ công ty, mang lại niềm tin cho khách hàng Nhờ thu hút khách hàng tiềm nên tạo đà cho việc tăng doanh thu tương lai 3.2.4 Giải pháp : Thâm nhập mở rộng thị trường  Mục tiêu giải pháp Thâm nhập mở rộng thị trường nửa để nâng cao thị phần giúp công ty có vị ngày mạnh thị trường Thu hút khách hàng tăng lợi nhuận nhờ tiềm kiếm thị trường nhiều tiềm  Cách thực giải pháp 34 - - - - - - - Mỗi thị trường có đặc điểm kinh tế, xã hội, luật pháp, văn hóa, phong tục tập quán khác nhau, điều tác động lớn đến môi trường kinh doanh, tới tâm lý tiêu dùng xã hội, từ ảnh hưởng nhiều tới việc thâm nhập, mở rộng thị trường doanh nghiệp Vì muốn thâm nhập thị trường công ty cần tiến hành số công việc như: Tăng cường công tác nghiên cứu thị trường Mỗi doanh nghiệp muốn thành công phải am hiểu rõ môi trường mà định thâm nhập, cho dù với thị trường quen thuộc không thường xuyên cập nhật quy định trì hoạt động Tìm hiểu nhu cầu lượng cầu dịch vụ công ty thị trường mức nào, khả phát triển thị trường dạng tiềm tương lai hứa hẹn phát triển Một vấn đề nửa nghiên cứu đối thủ cạnh tranh thị trường lớn Mỹ, Châu âu…kinh tế phát triển nên đối thủ cạnh tranh vấn đề cần tâm, cần tiềm hiểu mức độ canh tranh thị trường sao, điểm mạnh điểm yếu đối thủ cạnh tranh phương thức để công ty cạnh tranh với đối thủ Từ công ty phát huy điểm mạnh hạn chế mặt thiếu sót Ngoài công ty tiến hành liên doanh, liên kết với công ty nước để tận dụng nguồn vốn công sức nghiên cứu thị trường mà lại tăng thị phần đồng thời hạn chế rủi ro Mở rộng thị trường Trong tình trạng cạnh tranh gay gắt thị trường dịch vụ xuất nhập nay, muốn gia nhập, tồn phát triển đồng thời mở rộng thị trường, nâng cao thị phần công ty SITC LOGISTICS cần phải có biện pháp để tiềm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường Có mở rộng thị trường đảm bảo lợi ích lâu dài công ty cán công nhân viên, nâng cao triển vọng phát triển công ty Trước hết công ty nên tiềm hiểu kỹ phong tục tập quán thị trường Những điểm khác biệt thị trường cần đến với thị trường gây nhiều trở ngại cho công ty Chẳng hạn thị trường nhật công ty có chiến lược mở rộng năm tới Đây thị trường khó tính chất lượng quy định chặt chẽ pháp luật, đòi hỏi nhân viên chứng từ phải cẩn thận khâu lập chứng từ, kiểm chứng từ để tránh rắc rối phát sinh 35 - Với thị trường truyền thống như: Hàn quốc, Singapore… Công ty cần phải nắm bắt nhu cầu khả phát triển năm tới Hiện công ty đáp ứng mức độ khả đáp ứng nhu cầu tương lai Những thị trường hàng năm mang lại doanh thu cho công ty, không lớn Vì công ty cần phải tiếp tục đẩy mạnh việc mở rộng nửa - Công ty thực việc đa dạng hóa loại hình dịch vụ, kết hợp vận tải đa phương thức để thỏa mản nhu cấu đối tượng khách hàng, làm cho khách hàng thu hút với chất lượng loại hình dịch vụ  Dự kiến hiệu giải pháp mang lại Mở rộng thị trường sang thị trường tiềm năng, thu hút lượng lớn khách hàng, chinh phục thị trường khó tính Nâng cao thị phần công ty, mở rộng mạng lưới dịch vụ công ty đến cho khách hàng nhằm khuyến khích tạo niềm tin khách hàng 3.3 Giải pháp nâng cao kỹ đàm phán tham gia ký kết hợp đồng Nâng cao trình độ hiểu biết khả giao tiếp tiếng Anh cho cán công nhân viên công ty giúp cho việc giao tiếp công ty với đối tác dễ dàng việc trao đổi thông tin đàm phán, nắm bắt thông tin kịp thời xác, giảm thiểu rủi ro phát sinh trình ký kết hợp đồng Công ty tạo nhiều lợi lòng tin nơi khách hàng từ ký kết nhiều hợp đồng có giá trị cao Trong khâu tuyển dụng công ty thực đề tiêu chuẩn ngoại ngữ vị trí công việc Bên cạnh đó, nâng cao khả ngoại ngữ giúp cán công nhân viên dễ dàng tiếp cận với công nghệ tiên tiến công việc 3.4 Một số kiến nghị 3.4.1 Đối với lãnh đạo công ty Công ty cần khai thác nhiều khách hàng nước thông qua phương tiện thông tin internet việc xuất nhập thông qua phương tiện phát triển khách hàng dần quen thuộc với phương tiện này, công ty cần xây dựng trang wep mình mốt cách ấn tượng gây ý khiến khách hàng lướt qua phải dừng lại tiềm hiểu Đồng thời wep cần có nhiều thông tin nửa vấn đế dịch vụ xuất nhập công ty 36 Nếu có điều kiện công ty nên cử nhân viên tham dự lớp làm thủ tục hải quan tổng cục hải quan tổ chức Khóa học hướng dẫn doanh nghiệp làm thủ tục hải quan thật nhanh chóng không bị sai sót nâng cao trình độ cho nhân viên phận kinh doanh chứng từ… Luôn đổi quy trình cho phù hợp với xu thị trường Tạo điều kiện cho nhân viên học tập nghiệp vụ hổ trợ kinh phí để họ nâng cao khả anh ngữ số ngoại ngữ khác : Nhật, Trung, Anh… Cuối quy định mức thưởng cụ thể nhân viên chuyên cần, nhân viên tiềm kiếm khách hàng lớn cho công ty Điều khuyến khích tinh thần làm việc phấn đấu nhân viên, giúp công việc đạt hiệu cao Thiết kế công nghệ phần mềm cho phận chứng từ hàng nhập để làm nhanh chóng cho việc chuẩn bị Manifest xác làm Bill tránh việc chỉnh sửa để mau giải phóng hàng cho khách hàng 3.4.2 Đối với quan quản lý nhà nước liên quan Nhà nước cần hoàn thiện khung khổ pháp lý thể chế sách đồng thời với chuẩn hóa quy trình dịch vụ, nâng cấp sở hạ tầng chất lượng nguồn nhân lực Song song với hành lang pháp lý, đảm bảo tính quán, thông thoáng hợp lý, cần tiêu chuẩn hóa quy định điều kiện kinh doanh, cấp phép; thống tiêu chuẩn hóa thủ tục hải quan Nhà nước có sách hổ trợ cho doanh nghiệp, trường để đẩy mạnh công tác đào tạo với nhiều hình thức linh hoạt, cung cấp nhân lực đáp ứng cho ngành Các hiệp hội ngành cần tranh thủ tài trợ, hợp tác đào tạo từ nước Nguồn lực cần cập nhật kiến thức luật pháp kỹ vận hành đồng thời với chiến lược tạo nguồn nhân lực tương lai ba cấp hoạch định sách, quản lý thực nghiệp vụ 3.4.2.1Đối với tổng cục hải quan Cần nghiên cứu quy trình thủ tục hải quan đại nửa để có biện pháp đơn giản hóa thủ tục hải quan vẩn đảm bảo quản lý quan chủ quản Qua giúp quan hải quan giảm bớt thời gian chi phí thực thủ tục hải quan Các hướng dẫn hải quan phải ngày rõ rang, dể hiểu công khai cho doanh nghiệp nắm vững bước khai báo 37 Có biện pháp ngăn chặn kịp thời tiêu cực doanh nghiệp tiến hành thủ tục hải quan 3.4.2.2Đối với quan thuế Cơ quan thuế cần có thủ tục đóng thuế, cách thu thuế thủ tục thu thuế thông thoáng hơn, đơn giản điều mà cá doanh nghiệp mong đợi Thủ tục hoàn thuế cần phải đơn giản, thông thoáng cho doanh nghiệp họ tiến hành hoàn thuế Cần có biện pháp hạn chế tiêu cực doanh nghiệp tới quan thuế để hoàn thuế Ngoài cần đẩy mạnh công tác đầu tư xúc tiến thương mại với nước Tổ chức thường xuyên chương trình: Hội chợ, triễn lãm hàng hóa việt nam nước tạo điều kiện cho doanh nghiệp quảng bá sản phẩm đồng thời hoạt động kêu gọi đầu tư nước nhằm thúc đẩy hoạt động xuất nhập phát triển 38 KẾT LUẬN Hiệu kinh doanh nói chung vấn đề doanh nghiệp quan tâm Nâng cao hiệu kinh doanh củng mục tiêu cuối doanh nghiệp hướng tới Bên cạnh ngoại thương trở thành ngành mủi nhọn mà doanh nghiệp hướng tới Công ty SITC LOGISTICS doanh nghiệp lĩnh vực dịch vụ xuất nhập lớn Với truyền thống lâu đời lĩnh vực ngoại thương, SITC biết cách tận dụng tốt điểm mạnh để có dịch vụ xuất nhập tốt Tuy nhiên thách thức đặt trước xu phát triển giới biến động không ngừng thị trường khiến tất công ty phải đổi hoàn thiện Trên đưa điểm mạnh, điểm yếu thực trạng tồn nghiệp vụ chứng từ hàng nhập, với trình thực tập công ty, cộng thêm kiến thức có trường học, với hướng dẫn thầy Phạm Tiến Thành, đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu nghiệp vụ chứng từ hàng nhập công ty SITC , đồng thời đưa vài đề xuất kiến nghị đến lãnh đạo công ty quản lý nhà nước để doanh nghiệp công ty kinh doanh hiệu dể dàng Tôi hi vọng rằng, với đề xuất phần khắc phục tồn công ty, từ nâng cao hiệu nghiệp vụ chứng từ xuất nói riêng nhập nói chung góp phần vào thành công chung công ty Do thời gian thực tập công ty có hạn kinh nghiệm chưa nhiều, mong muốn nhận đóng góp ý kiến thầy cô khoa để báo cáo hoàn thiện DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1) Dương Hữu Hạnh(2000), cẩm nang nghiệp vụ xuất nhập khẩu, nhà xuất thông kê 2) Dương Hữu Hạnh(2005), hướng dẫn thực hành kinh doanh xuất nhập khẩu, nhà xuất thống kê 3) Bùi Thị Thùy Linh, Phạm Quỳnh Chi(2005), Gíao trình kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương, nhà xuất hà nội năm 4) Phạm Mạnh Hiền (2010), Nghiệp vụ giao nhận vận tải bảo hiểm ngoại thương, nhà xuất lao động Hà Nội PHỤ LỤC 1/ MBL 2/ HBL 3/ Packing list 4/ Invoice [...]... hàng nhập khẩu về VN Vận tải đường bộ Với đội xe hùng hậu, SITC Logistics cung ứng các dịch vụ vận tải theo lịch trình, hàng gom và thuê nguyên chuyến Dịch vụ vận tải đường bộ bao gồm: * Bốc xếp và sắp đặt hàng * Giao nhận vận tải hàng trọn gói * Vận tải hàng siêu trường, siêu trọng, hàng rời và hàng đặc biệt * Vận chuyển đồ dùng gia đình và tài sản cá nhân * Vận chuyển hàng quá cảnh * Vận chuyển hàng. .. Vận tải đường biển Là thế mạnh của SITC Logistics với sự hậu thuẫn của hãng tàu SITC Cung cấp cho khách hàng dịch vụ gởi hàng xuất và hàng nhập bằng đường biển từ Việt Nam đi mọi nơi trên thế giới và ngược lại (hàng nguyên container FCL và hàng lẻ LCL) Giá cạnh tranh và thời gian chuyển tải nhanh nhất, luôn gắn với bảo hiểm trách nhiệm người vận tải Dịch vụ giao nhận hàng tận nhà (door to door services)... chuyển hàng tạm nhập- tái xuất và tạm xuất-tái nhập * Lưu kho và phân phối hàng hoá  • • Khai bao hải quan SITC Logistics nhận làm bộ chứng từ, khai báo hải quan (bao gồm: hàng tàu, hàng nguyên container, hàng lẻ, hàng rời với tất cả các loại hình: kinh doanh, đầu tư, đầu tư nộp thuế, tạm nhập - tái xuất, gia công, hàng mẫu, hàng phi mậu dịch, hàng kho ngoại quan…v.v)   Dich vụ kho bãi SITC Logistic... khi hàng đả được bốc lên cảng xếp hàng POL, đại lý SITC( công ty mẹ hoặc các chi nhánh khác ở các nước) ở đầu nước ngoài sẽ thông báo lô hàng nhập( S/A)cho công ty SITC Log ở đầu việt nam, kèm theo bộ chứng từ, (vì lúc này khi tàu chạy thì mới đầy đủ chứng từ để gửi) bằng hình thức email Đến cảng đích giao hàng POD Nội dung của S/A là thông báo cho SITC Log những chi tiết chính liên quan đến lô hàng nhập. .. hại cho các doanh nghiệp KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 Trên đây là quy trình chứng từ hàng nhập tại công ty SITC LOGISTICS việc thực hiện quy trình này thuộc bộ phận chăm sóc khách hàng ( bộ phận chứng từ) tại công ty Một quy trình chứng từ có những ưu điểm hiện có, song vẫn cón có những mặt hạn chế của nó Nhận thấy những thuận lợi và khó khăn mà công ty SITC LOGISTICS đang phải đối mặt, với phạm vi kiến thức... nghiệp vụ chứng từ hàng nhập • • • • • Công ty SITCLog Hồ Chí Minh là công ty chuyên làm các dịch vụ đại lý vận tải, dịch vụ LOGISTICS nội địa…Không chỉ phân biệt một loại hàng gạo hay vải sợi … Hay loại hàng nào cả, mà có thể nhiều hàng hóa khác nhau không giới hạn Đối với hàng nhập thường có hai loại hàng là FCL, LCL quy trình nghiệp vụ là tương tự nhau 2.2.2.1 Nhận chứng từ lô hàng từ đại lý đầu... VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ HÀNG NHẬP CỦA CÔNG TY SITC LOGISTICS HỒ CHÍ MINH CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SITC LOGISTICS VIỆT NAM TP HỒ CHÍ MINH 1.1 Giới thiệu chung về tập đoàn SITC 1.1.1.Thông tin chung Tên Công ty: CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH SITC LOGISTICS VIỆT NAM TẠI TP HỒ CHÍ MINH Tên giao dịch: Logistics Vietnam Co.,ltd -Ho Chi Minh Office Tên viết tắt: LOGISTICS... doanh hàng nhập Doanh thu hàng nhập khẩu : Bảng 2.1: Doanh thu hàng nhập năm 2012-2014 (Đơn vị tính : tỷ đồng) Năm Doanh thu Chi phí Lơi nhuận 2012 31,898 31,699 0,199 2013 27,651 27,221 0,430 2014 39,165 38,964 0,201 Tổng 98,714 97,884 0,830 (Nguồn : Phòng kinh doanh & Phòng Xuất nhập khẩu) Dựa vào Bảng 2.1 So với tổng doanh thu của công ty qua bảng 1.2 ta thấy được doanh thu từ hàng nhập chưa bằng. .. Vận tải hàng không Được ủy thác làm đại lý bán cước cho nhiều hãng hàng không trong nước và nước ngoài, giá cước tốt đáp ứng được rất nhiêu nhu cầu của khách hàng Cung cấp booking tốt nhất, đảm báo chính xác về thời gian và theo dõi sát sao hành trình của hàng hoá Quy trình vận tải: - Phân tích giá và báo giá Lựa chọn hãng hàng không - Đóng gói - Gom hàng - Chứng từ  13 - Vận chuyển hàng xuất khẩu sangcác... khách hàng, cho khách hàng kiểm tra lại hóa đơn và kí xác nhận, khách hàng sẽ giữ lại hóa đơn đỏ Bộ phận kế toán theo dõi công nợ khách Tổng hợp thu chi lô hàng hàng tháng gửi về cho H/O (đính kèm file “Tổng hợp thu chi lô hàng Cuối tháng bộ phận kế toán sẽ tổng hợp thu chi tất cả các lô hàng và gửi về cho trụ sở công ty 2.3 Đánh giá hoạt động nghiệp vụ chứng từ hàng nhập 2.3.1 Điểm mạnh  Quy trình