Quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu của công ty TNHH hanjin logistic việt nam

Báo Cáo Thực Tập Nghiệp Vụ GVHD: Phạm Thị Phương Mai LỜI MỞ ĐẦU Vận tải biển ngành quan trọng thời đại Một quốc gia có vận tải biển phát triển quốc gia chiếm nhiều ưu thế, tạo chủ động quan hệ kinh tế đối ngoại, vận tải biển làm tăng nguồn thu ngoại tệ nhờ việc phát triển mạng lưới vận tải bên cạnh vận tải biển đẩy mạnh trình xuất nhập tạo động lực thúc đẩy quan hệ sản xuất phát triển… đặc biệt nước ta với 3200 km đường bờ biển kéo dài nhiều vũng vịnh thuận lợi nên vận tải biển giữ vị trí then chốt mạng lưới vận tải quốc gia Hòa với xu hướng vận động kinh tế, cơng ty TNHH Hanjin Logistic Việt Nam nơi em thực tập nghiệpvụ mảng giao nhận hàng hóa xuất nhập nhận nhiều hợp đồng, hợp tác với nhiều đối tác việc làm đại lý giao nhận hàng hóa xuất nhập hàng hóa Trong thời gian thực tập công ty (từ ngày 3-8-2015 đến ngày 12-9-2015), em có hội tham gia vào q trình giao nhận số lơ hàng cơng ty Trong thời gian thực tập công ty TNHH Hanjin Logistic , em có thêm cho nhiều kinh nghiệm, kiến thức bổ ích hoạt động giao nhận vận tải, quy trình làm hàng xuất nhập thực tế với hướng dẫn tận tình Phạm Thị Phương Mai với bảo anh chị công ty hướng dẫn em hoàn thành báo cáo Nội dung làm em gồm chương chính: Chương 1: Cơ sở lý luận giao nhận hàng hóa xuất nhập Chương 2: Giới thiệu cơng ty Chương 3: Quy trình giao nhận hàng xuất nhập công ty TNHH Hanjin Logistic Việt Nam CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU 1.1 Khái quát chung giao nhận hàng hóa xuất nhập Họ tên: Đỗ Thị Thu Phương Mã sinh viên: 46951 Báo Cáo Thực Tập Nghiệp Vụ GVHD: Phạm Thị Phương Mai 1.1.1.Định nghĩa giao nhận người giao nhận Theo quy tắc mẫu FIATA dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận định nghĩa loại dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa như dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến dịch vụ trên, kể vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hố Theo luật thương mại Việt nam Giao nhận hàng hố hành vi thương mại, theo người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ dịch vụ khác có liên quan để gioa hàng cho người nhận theo uỷ thác chủ hàng, người vận tải người giao nhận khác Nói cách ngắn gọn, giao nhận tập hợp nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến q trình vận tải nhằm thực việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) ) Người giao nhận làm dịch vụ cách trực tiếp thông qua đại lý thuê dịch vụ người thứ ba khác Doanh nghiệp giao nhận doanh nghiệp kinh doanh loại dịch vụ giao nhận hàng hóa xã hội bao gồm: doanh nghiệp giao nhận vận tải hàng hoá nước doanh nghiệp giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế Sản phẩm doanh nghiệp giao nhận dịch vụ giao nhận (dịch vụ giao nhận hàng hố) mà doanh nghiệp giao nhận đóng vai trò người giao nhận 1.1.2.Các loại dịch vụ giao nhận hàng hóa - Loại dịch vụ thay mặt người gửi hàng (người xuất khẩu) - Loại dịch vụ thay mặt người nhận hàng (người nhập khẩu) - Dịch vụ giao nhận hàng hoá đặc biệt - Những dịch vụ khác 1.1.3 Vai trò người giao nhận thương mại quốc tế Họ tên: Đỗ Thị Thu Phương Mã sinh viên: 46951 Báo Cáo Thực Tập Nghiệp Vụ GVHD: Phạm Thị Phương Mai Ngành giao nhận vận tải phát triển tất yếu kéo theo phát triển hệ thống kết cấu hạ tầng sở, đặc biệt cơng trình kết cấu hạ tầng trực tiếp phục vụ giao nhận vận tải như: bến cảng, hệ thống đường giao thông (đường quốc lộ bộ, đường sông, đường sắt, bến cảng, sân bay v.v.) Trong trình cơng nghiệp hố, đại hố đất nước, với tác động tự thương mại hoá quốc tế, hoạt động giao nhận vận tải ngày tăng trưởng mạnh, góp phần tích luỹ ngoại tệ, đẩy mạnh giao lưu kinh tế, nối liền hoạt động kinh tế khu vực kinh tế nước, nước với nước làm cho kinh tế đất nước phát triển nhịp nhàng, cân đối Người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá vừa nhà VTĐPT, vừa nhà tổ chức, nhà kiến trúc vận tải Họ phải lựa chọn phương tiện, người vận tải thích hợp, tuyến đường thích hợp có hiệu kinh tế đứng trực tiếp vận tải hay tổ chức thu xếp trình vận tải toàn chặng với nhiều loại phương tiện vận tải khác như: tàu thuỷ, ô tô, máy bay vận chuyển qua nhiều nước chịu trách nhiệm trực tiếp với chủ hàng Vì vậy, chủ hàng cần ký hợp đồng vận tải với người giao nhận hàng hố vận chuyển an tồn, kịp thời với giá cước hợp lý từ kho nhà xuất tới kho nhà nhập (door to door service), tiết kiệm thời gian, giảm chi phí vận chuyển nâng cao tính cạnh tranh hàng hố thị trường quốc tế Trước đây, người giao nhận làm đại lý (agent) thực số công việc nhà XNK ủy thác xếp dỡ, lưu kho hàng hoá, làm thủ tục giấy tờ, lo liệu vận tải nội địa, thủ tục toán tiền hàng Song với phát triển thương mại quốc tế tién kỹ thuật ngành vận tải mà dịch vụ giao nhận đựoc mở rộng Ngày nay, người giao nhận đóng vai trị quan trọng thương mại vận tải quốc tế Người giao nhận không làm thủ tục hải quan thuê tàu mà cung cấp dịch vụ trọn gói tồn q trình vận tải phân phối hàng hoá Người giao nhận làm chức sau đây: - Môi giới Hải quan: người giao nhận thay mặt người xuất khẩu, nhập để khai Họ tên: Đỗ Thị Thu Phương Mã sinh viên: 46951 Báo Cáo Thực Tập Nghiệp Vụ GVHD: Phạm Thị Phương Mai báo, làm thủ tục hải quan hay môi giới hải quan - Làm đại lý: người giao nhận nhận uỷ thác từ chủ hàng từ người chuyên chở để thực công việc khác nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ làm thủ tục hải quan, lưu kho…trên sở hợp đồng uỷ thác Người giao nhận đại lí: + Nhận uỷ thác từ người chủ hàng để lo cơng việc giao nhận hàng hố XNK, làm việc để bảo vệ lợi ích chủ hàng, làm trung gian người gửi hàng với người vận tải, người vận tải với người nhận hàng, người bán với người mua + Hưởng hoa hồng không chịu trách nhiệm tổn thất hàng hoá, chịu trách nhiệm hành vi khơng chịu trách nhiệm hành vi người làm cơng cho cho chủ hàng - Lo liệu chuyển tải tiếp gửi hàng hoá (transhipment and on-carriage) Khi hàng hoá phải chuyển tải cảnh qua nước thứ ba, người giao nhận lo liệu thủ tục cảnh tổ chức chuyển tải hàng hoá từ phương tiện vận tải sang phương tiện vận tải khác giao hàng đến tay người nhận - Lưu kho hàng hoá (warehousing): Trong trường hợp phải lưu kho hàng hoá trước xuất sau nhập khẩu, người giao nhận lo liệu việc phương tiện thuê người khác phân phối hàng hoá cần - Người gom hàng (consolidator): Trong vận tải hàng hố container, dịch vụ gom hàng khơng thể thiếu nhằm biến hàng lẻ (less than container load - LCL) thành hàng nguyên (full container load - FCL) để tận dụng sức chở container giảm cước phí vận tải người gom hàng, người giao nhận đóng vai trị người chun chở đại lý - Người chuyên chở (carrier): Ngày nay, nhiều trường hợp, người giao nhận đóng vai trò người chuyên chở, tức người giao nhận trực tiếp ký hợp đồng vận tải với chủ hàng chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hoá từ nơi đến nơi khác Người giao nhận đóng Họ tên: Đỗ Thị Thu Phương Mã sinh viên: 46951 Báo Cáo Thực Tập Nghiệp Vụ GVHD: Phạm Thị Phương Mai vai trò người thầu chuyên chở (contracting carrier) ký hợp đồng mà không chuyên chở Nếu trực tiếp chuyên chở người chuyên chở thực tế (performing carrier) Dù người chuyên chở chịu trách nhiệm hàng hoá Trong trường hợp này, người giao nhận phải chịu trách nhiệm hàng hoá suốt hành trình khơng hành vi lỗi lầm mà người mà sử dụng phát hành vận đơn - Người kinh doanh VTĐPT (Multimodal Transport Operator - MTO) Trong trường hợp người giao nhận cung cấp dịch vụ vận tải suốt gọi vận tải từ cửa đến cửa người giao nhận đóng vai trị người kinh doanh VTĐPT (MTO) MTO thực chất người chuyên chở, thường chuyên chở theo hợp đồng phải chịu trách nhiệm hàng hoá 1.2 Địa vị pháp lý người giao nhận Khái niệm lĩnh vực giao nhận cịn mẻ, cịn thiếu văn pháp quy, quy định địa vị pháp lý người giao nhận Vì vậy, địa vị pháp lý người giao nhận thường không giống nước khác - Tại nước theo luật tập tục (Common Law) phổ biến thuộc khối liên hiệp Anh, địa vị pháp lý người giao nhận thường dựa khái niệm Đại lý, đặc biệt đại lý ủy thác Người giao nhận thường đại lý người ủy thác (người gửi hàng hay người nhận hàng) việc thu xếp vận chuyển hàng hóa Do người giao nhận: trung thực với người ủy thác, phải tuân theo dẫn hợp lý có tính khả tính tốn cho tồn q trình giao dịch Với vai trị đại lý, người giao nhận hưỏng quyền bảo vệ giới hạn trách nhiệm Tuy nhiên, khơng cịn người đại lý mà đóng vai trị người ủy thác người giao nhận khơng cịn quyền mà lúc phạm vi trách nhiệm tăng lên Lúc người giao nhận trở thành bên thức hợp đồng phải hồn toàn chịu trách nhiệm thực đầy đủ hợp đồng ký Thực tế, địa vị pháp lý người giao nhận phụ thuộc vào loại dịch vụ mà đảm nhận - Tại nước theo luật dân (Civil Law): Họ tên: Đỗ Thị Thu Phương Mã sinh viên: 46951 Báo Cáo Thực Tập Nghiệp Vụ GVHD: Phạm Thị Phương Mai Hệ thống chặt chẽ, ban hành văn cụ thể Theo luật này, người giao nhận thường lấy danh nghĩa giao dịch cho cơng việc người ủy thác (người gửi hàng hay người nhận hàng) người chun chở họ người ủy thác Ngồi ra, số nước thông qua điều kiện kinh doanh chuẩn địa vị pháp lý nghĩa vụ quyền hạn người giao nhận quy định rõ ràng hợp đồng Các điều kiện hoàn toàn phù hợp với tập quán thương mại hay thể chế pháp lý hành 1.2.1.Trách nhiệm Trách nhiệm người giao nhận quy định rõ điều kiện kinh doanh chuẩn Điều kiện kinh doanh chuẩn điều kiện FIATA soạn thảo, sở chuẩn mực, điều kiện tối thiểu cho quốc gia, tổ chức giao nhận dựa vào để thực cơng việc giao nhận, đồng thời sở để quốc gia lập điều kiện riêng cho phù hợp với điều kiện hồn cảnh Về gồm nội dung sau: + Người giao nhận phải thực ủy thác với chăm lo cần thiết nhằm bảo vệ lợi ích cho khách hàng + Thực ủy thác khách hàng cho việc thu xếp tất điều kiện có liên quan để tổ chức vận chuyển hàng hoá đến tay người nhận theo dẫn khách hàng + Người giao nhận không bảo đảm không chịu trách nhiệm việc hàng hố đến địa điểm đích vào ngày định mà người giao nhận thực cơng việc cách mẫn cán hợp lý việc lựa chọn, tổ chức vận chuyển để hàng hóa tới cảng đích nhanh + Người giao nhận chịu trách nhiệm tổn thất thiệt hại xảy hàng hóa thuộc lỗi lầm hay sai sót thân hay người làm cơng cho mình, người giao nhận khơng phải chịu trách nhiệm tổn thất bên thứ gây nên người giao nhận chứng tỏ họ thực chăm chỉ, cần mẫn việc lựa chọn định bên thứ Họ tên: Đỗ Thị Thu Phương Mã sinh viên: 46951 Báo Cáo Thực Tập Nghiệp Vụ GVHD: Phạm Thị Phương Mai - Các điều kiện kinh doanh chuẩn nước thuộc ASEAN: + Điều kiện chung: điều kiện quy định chức năng, nhiệm vụ phạm vi hoạt đơng người giao nhận tồn hoạt động giao nhận vận chuyển hàng hoá ( giống ĐKKDC) + Các quy định nghĩa vụ, trách nhiệm người giao nhận đóng vai trị người nhận ủy thác (đại lý, môi giới ) + Người giao nhận thực vai trị bên ủy thác Việt Nam nay, ĐKKDC dựa sở FIATA nước thuộc khối ASEAN 1.2.2 Quyền hạn nghĩa vụ người giao nhận - Chăm sóc chu đáo hàng hóa mà người giao nhận ủy thác để tổ chức vận chuyển, đồng thời người giao nhận phải thực dẫn vấn đề có liên quan đến hàng hóa - Nếu người giao nhận đại lý người giao nhận phải hành động theo ủy thác bên giao đại lý - Người giao nhận không chịu trách nhiệm tổn thất bị gây nên lỗi lầm hay sai sót bên thứ 3, chẳng hạn người vận chuyển, bốc xếp, bảo quản… ký kết hợp đồng phụ - Trường hợp người giao nhận người ủy thác ngồi trách nhiệm đại lý nói người giao nhận phải chịu trách nhiệm hành vi sơ suất bên thứ gây lên mà người giao nhận sử dụng để thực hợp đồng - Trong hợp đông vận tải đa phương thức người giao nhận đóng vai trị bên thu gom hàng lẻ để gửi nước ngoài, người tự tổ chức vận chuyển, trường hợp người giao nhận đóng vai trị đại lý hay người ủy thác - Trong quy định luật liên quan đến gửi hàng vận chuyển Việt Nam có số điểm mà luật quy định rõ ràng, chẳng hạn người giao nhận chịu trách nhiệm thiệt hại, tổn thất, gồm: Họ tên: Đỗ Thị Thu Phương Mã sinh viên: 46951 Báo Cáo Thực Tập Nghiệp Vụ GVHD: Phạm Thị Phương Mai + Do lỗi khách hàng hay người khách hàng ủy thác + Do lỗi khách hàng hay người khách hàng giao cho thực hoạt động bốc xếp bảo quản hàng hóa + Do khuyết tật hàng + Do hành động bất khả kháng + Trách nhiệm người giao nhận trường hợp không vượt giá trị hàng hóa địa điểm đích + Người giao nhận không hưởng miễn trách không chứng minh tổn thất thiệt hại khơng phải lỗi gây lên 1.3 Những cơng việc người giao nhận đảm nhiệm 1.3.1 Hành động thay mặt người xuất Theo đó, người giao nhận với tư cách người xuất trực tiếp liên lạc, tìm kiếm bạn hàng , tiến hành kí kết hợp đồng xuất với tư cách nhà xuất hưởng thù lao trực tiếp từ hợp đồng 1.3.2 Hành động thay mặt người nhập Theo người giao nhận với tư cách nhà nhập tiến hành thủ tục cần thiết để nhập hàng hóa đồng thời hưởng thù lao cho hoạt động thay mặt nhà nhập 1.3.3 Hành động nhà đại lý Người giao nhận làm đại lý thực số công việc liên quan đến hoạt động xuất nhập khai thuê hải quan, làm thủ tục book tàu cho hàng xuất hay lấy lệnh giao hàng vận chuyển hàng công ty hàng nhập 1.3.4 Ngoài người giao nhận đảm nhiệm số cơng việc đặc biệt khác Ngồi cơng việc khách hàng, khách hàng yêu cầu người giao nhận thực số dịch vụ khác liên quan đến loại hàng hóa đặc biệt: -Vận chuyển hàng cơng trình máy móc, thiết bị … phục vụ cho cơng trình lớn mang tính chất quốc gia sân bay, nhà máy lọc dầu -Dịch vụ vận chuyển quần áo treo mắc, giá container đặc biệt Những loại quần áo sau đến nơi chuyển trực tiếp từ container vào cửa hàng -Triển lãm nước ngoài: người giao nhận thường người tổ chức triển lãm giao cho người chuyên chở hàng đến nơi triển lãm nước ngoài… Họ tên: Đỗ Thị Thu Phương Mã sinh viên: 46951 Báo Cáo Thực Tập Nghiệp Vụ GVHD: Phạm Thị Phương Mai 1.4 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập cảng biển 1.4.1 Ðối với hàng xuất 1.4.1.1 Ðối với hàng hố khơng phải lưu kho bãi cảng Ðây hàng hoá XK chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ nơi nước để xuất khẩu, để kho riêng khơng qua kho cảng Từ kho riêng, chủ hàng người chủ hàng uỷ thác giao trực tiếp cho tầu Các bước giao nhận diễn hàng qua cảng Ðưa hàng đến cảng: chủ hàng tiến hành - Làm thủ tục xuất khẩu, giao hàng cho tàu + Chủ hàng ngoại thương phải đăng ký với cảng máng, địa điểm, cầu tàu xếp dỡ + Làm thủ tục liên quan đến xuất hải quan, kiểm dịch + Tổ chức vận chuyển, xếp hàng lên tàu + Liên hệ với thuyền trưởng để lấy sơ đồ xếp hàng + Tiến hành xếp hàng lên tàu công nhân cảng làm, nhân viên giao nhận phải theo dõi trình để giải vấn đề xảy ra, phải xếp hàng lên tàu ghi vào tally sheet (phiếu kiểm kiện) + Lập biên lai thuyền phó ghi số lượng, tình trạng hàng hố xếp lên tàu (là sở để cấp vận đơn) Biên lai phải + Người chuyên chở cấp vận đơn, chủ hàng lập đưa thuyền trưởng ký, đóng dấu + Lập chứng từ toán tiền hàng hợp đồng L/C quy định + Thông báo cho người mua biết việc giao hàng phải mua bảo hiểm cho hàng hố (nếu cần) + Tính tốn thưởng phát xếp dỡ hàng nhanh chậm (nếu có) 1.4.1.2.Ðối với hàng phải lưu kho bãi cảng Họ tên: Đỗ Thị Thu Phương Mã sinh viên: 46951 Báo Cáo Thực Tập Nghiệp Vụ GVHD: Phạm Thị Phương Mai Ðối với loại hàng này, việc giao hàng gồm hai bước lớn: chủ hàng ngoại thương (hoặc người cung cấp nước) giao hàng XK cho cảng, sau cảng tiến hành giao hàng cho tầu * Giao hàng XK cho cảng bao gồm công việc: - Chủ hàng người chủ hàng uỷ thác ký kết hợp đồng lưu kho bảo quản hàng hoá với cảng - Trước giao hàng cho cảng, phải giao chi cảng giấy tờ: + Danh mục hàng hố XK (cargo list) + Thơng báo xếp hàng hãng tầu cấp ( shipping order) cần + Chỉ dẫn xếp hàng (shipping note) - Giao hàng vào kho, bãi cảng * Cảng giao hàng cho tàu: - Trước giao hàng cho tầu, chủ hàng phải: + Làm thủ tục liên quan đến XK: hải quan, kiểm dịch, kiểm nghiệm (nếu có + Báo cho cảng ngày dự kiến tầu đến (ETA), chấp nhận NOR + Giao cho cảng sơ đồ xếp hàng - Tổ chức xếp giao hàng cho tầu: + Trước xếp, phải tổ chức vận chuyên hàng từ kho cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe cơng nhân người áp tải cần + Tiến hành bốc giao hàng cho tầu Việc xếp hàng lên tầu công nhân cảng làm Hàng giao cho tầu giám sát đại diện hải quan Trong trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm cảng phải ghi số lượng hàng giao vào Tally Report, cuối ngày phải ghi vào Daily Report xếp xong tầu, ghi vào Final Report Phía tầu có nhân viên kiểm đếm ghi kết vào Tally Sheet Việc kiểm đếm thuê nhân viên công ty kiểm kiện 10 Họ tên: Đỗ Thị Thu Phương Mã sinh viên: 46951 Báo Cáo Thực Tập Nghiệp Vụ GVHD: Phạm Thị Phương Mai SƠ ĐỒ GIAO BIỂN NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG CONTAINER Nhận yêu cầu từ khách hàng Nhận kiểm tra chứng từ Lấy lệnh giao hàng Thông quan hàng nhập Thanh lí hải quan cổng Lấy phiếu EIR Giao hàng cho khách hàng Quyết toán lưu hồ sơ Trả Container cho hãng tàu, lấy lại tiền cược vỏ 29 Họ tên: Đỗ Thị Thu Phương Mã sinh viên: 46951 Báo Cáo Thực Tập Nghiệp Vụ GVHD: Phạm Thị Phương Mai 3.2 Giải thích sơ đồ 3.2.1 Nhận yêu cầu từ khách hàng Công ty TNHH HANJIN logistics Việt Nam chi nhánh Hải Phòng hoạt động với danh nghĩa công ty giao nhận Khách hàng Công ty TNHH Sản xuất thương mại Hmc Hai bên hợp tác nhiều lần, giao nhận nhiều lô hàng thành công, an toàn hiệu Trên tinh thần tin cậy lẫn nhau, hai bên thỏa thuận lô hàng mới, Công ty TNHH Sản xuất thương mại Hmc công ty thuê dịch vụ, Công ty TNHH HANJIN logistics Việt Nam đảm nhận thực dịch vụ hưởng phí dịch vụ Dịch vụ thực sở hợp đồng mua bán Công ty TNHH SẢn xuất thương mại HMC(Việt Nam) Công ty BAYER MATERIALSCIENCE LIMITED (Hong Kong) Sau hồn thành việc giao hàng lên tàu, Cơng ty BAYER MATERIALSCIENCE LIMITED (Hong Kong) gửi chứng từ cần thiết cho Công ty TNHH Sản xuất thương mại Hmc Công ty TNHH SẢn xuất thương mại Hmc nhận kiểm tra chứng từ xuất hàng Công ty BAYER MATERIALSCIENCE LIMITED (Hong Kong) Sau Cơng ty TNHH Sản xuất thương mại Hmc bàn giao chứng từ cho Công ty TNHH HANJIN logistics Việt Nam bao gồm: hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói thơng báo hàng đến hãng tàu gởi, giấy giới thiệu Tùy vào lô hàng mà chứng từ yêu cầu khác  Hợp đồng : Người nhập khẩu: HMC TRADING PRODUCTION COMPANY LIMITED Địa chỉ: 229 Tây Sơn Street, Nga Tu So Ward, Dong Da District, Ha Noi Người xuất khẩu: BAYER MATERIALSCIENCE LIMITED 30 Họ tên: Đỗ Thị Thu Phương Mã sinh viên: 46951 Báo Cáo Thực Tập Nghiệp Vụ GVHD: Phạm Thị Phương Mai Địa chỉ: 43/F,Hopewell Centre, 183 Queen’s Road East, Wanchai, Hong Kong Hợp đồng nhập số: PUS/HMC/09015-CN Ngày 28/06/2015 Hợp đồng thương mại có nội dung sau: Tên hàng: chất phụ gia dung sản xuất tơn cách nhiệt Desmour Thanh tốn phương pháp: TTR Trọng lượng : 40.000 Kgs( cont) Cảng xếp hàng : any port in Taiwan or China or Japan Cảng dỡ hàng : Cảng HẢI PHÒNG (VIỆT NAM) Thời gian giao hàng: vòng 21 ngày sau LC phát hành Chuyển tải: phép  Hóa đơn thương mại (Invoice) phiếu đóng gói (packing list) Người gửi hàng : Công ty Bayer MaterialScience Địa chỉ: 43/F,Hopewell Centre, 183 Queen’s Road East, Wanchai, Hong Kong Người nhận hàng: CÔNG TY TNHH Sản xuất thương mại Hmc Địa chỉ: 229 Tây Sơn Street, Nga Tu So Ward, Dong Da District, Ha Noi Bên thông báo: người nhận hàng (SAME AS CONSIGNEE) Cảng xếp hàng: SHANGHAI (CHINA) Cảng dỡ hàng: Cảng Nam Hải Đình Vũ HẢI PHỊNG (VIỆT NAM) Số hóa đơn: 856F027925 Ngày phát hành hóa đơn: 14/08/2015 Số hợp đồng: PUS/HMC/09015-CN Trên hóa đơn (Invoice): Chi tiết hóa đơn đính kèm phụ lục chứng từ Trên phiếu đóng gói (Packing list): Chi tiết phiếu đóng gói đính kèm phụ lục chứng từ 31 Họ tên: Đỗ Thị Thu Phương Mã sinh viên: 46951 Báo Cáo Thực Tập Nghiệp Vụ GVHD: Phạm Thị Phương Mai Invoice Packing list chứng từ quan trọng cần thiết để nhận hàng Vì nên lên tờ khai nhân viên giao nhận phải kiểm tra thật kỹ, thật xác chứng từ Nếu có sai sót u cầu tu chỉnh để đảm bảo tính xác chứng từ, đảm bảo tiến độ việc làm hàng  Giấy thông báo hàng đến: Ngày: 19/08/2015 Gửi đến: Công ty TNHH THƯƠNG MẠI SẢN XUẤT HMC Địa chỉ: 229 Tây Sơn Street, Nga Tu So Ward, Dong Da District, Ha Noi B/L: KMTCSHA6804232 Số cont: CONT BEAU2317753 TEMU0194323 Tên tàu: SUNNY LOTUS 1516S Địa hãng tàu để đến lấy lệnh: KMTC(VIET NAM) Chi nhánh Hải Phòng, Habour View Tower, số đường Trần Phú, Ngơ quyền, HẢi Phịng 3.2.2 Kiểm tra chứng từ Sau nhận chứng từ từ Công ty Sản xuất thương mại Hmc, (chứng từ Công ty TNHH Sản xuất thương mại Hmc kiểm tra tính hợp lệ phù hợp so với hợp đồng hai bên ký kết) Trên sở chứng từ nhận được, nhận viên giao nhận Công ty TNHH HANJIN Logistics VN phải tiến hành kiểm tra thật kỹ chứng từ cách kiểm tra thật kỹ chứng từ nội dung lẫn hình thức ( kiểm tra tính hợp lý chứng từ, nhân viên bắt đầu kiểm tra thật kỹ hợp đồng, sở hợp đồng nhân viên tiếp tục kiểm tra giấy tờ khác hóa đơn, phiếu đóng gói xem có phù hợp với hợp đồng hay khơng Nếu có sai sót nhân viên thơng báo liền cho phía Cơng ty TNHH 32 Họ tên: Đỗ Thị Thu Phương Mã sinh viên: 46951 Báo Cáo Thực Tập Nghiệp Vụ GVHD: Phạm Thị Phương Mai Sản xuất thương mại Hmc để công ty thông báo lại cho công ty xuất chỉnh sửa chứng từ cho phù hợp ) - Chi tiết chứng từ cần kiểm tra sau: + Thứ nhất: Hóa đơn thương mại  Số ngày hóa đơn  Tên địa bên mua bán  Mô tả hàng hóa như: tên hàng, số lượng, trọng lượng, đơn giá  Phương thức toán + Thứ hai: Bảng kê chi tiết hàng hóa  Quy cách đóng gói, loại bao bì  Đơn vị tính  Trọng lượng tịnh, trọng lượng bì  Mơ tả hàng hóa (tên hàng, số lượng) + Thứ ba: Bill of lading  Số ngày B/L  Những thông tin ô shipper, consignee notify  Tên tàu, cảng bốc, cảng dỡ  Số cont, số seal… Tên người gửi : BAYER MATERIALSCIENCE Co.,Ltd Địa : 43/F, HOPEWELL CENTRE, 183 QUEEN’S ROAD EAST, WANCHAI, HONG KONG Tên người nhận : HMC TRADING PRODUCTION Co,Ltd Địa : NO.229, TAY SON STR, DONG DA DIST, HA NOI, VIET NAM Tên tàu : SUNNY LOTUS Ngày tàu đến : 15/08/2015 Số cont /SEAL: BEAU2317753/ CU279334 TEMU0194323/ CU279353 Chi tiết hàng hóa : Chất phụ gia dung sản xuất tôn cách nhiệt DESMOUR Hàng không thuộc danh mục CITES (Convention on International Trade in Endangered Species of Wild Fauna and Flora - Cơng ước thương mại quốc tế lồi động, thực vật hoang dã nguy cấp) Xuất xứ :CHINA Tống trọng lượng hàng: 43,798,400 KGS 33 Họ tên: Đỗ Thị Thu Phương Mã sinh viên: 46951 Báo Cáo Thực Tập Nghiệp Vụ GVHD: Phạm Thị Phương Mai Đơn giá : 1.53 USD/KGS Trong trường hợp không trùng khớp với số liệu chứng từ với nhau, nhân viên chứng từ có nhiệm vụ liên lạc với đại lý để kịp thời bổ sung thông báo cho Công ty có điều chỉnh gấp Một số trường hợp lỗi đại lý không bổ sung chứng từ cho Cơng ty kịp thời phải chịu trách nhiệm khoản chi phí điều chỉnh 3.2.3 Lấy lệnh giao hàng (lệnh D/O) - Công ty nhận fax KMTC Line, thông báo dự kiến ngày hàng đến cảng 19/08/2015 Sau nhận Giấy báo hàng đến từ hãng tàu KMTC Hải Phịng, cơng ty HMC TRADING PRODUCTION viết giấy ủy quyền cho công ty Hanjin với hồ sơ cần thiết Nhân viên giao nhận Hanjin mang giấy tờ bao gồm: • • • • • Original bill of lading Thông báo hàng đến (arival notice) Bản chứng minh thư nhân viên Giấy ủy quyền Giấy giới thiệu Hanjin lên văn phòng hãng tàu KMTC tầng Habour View Tower, số Trần Phú, Ngô Quyền, Hải Phịng Tại nhân viên giao nhận xuất trình chứng từ đồng thời đóng khoản phí gồm: • • • • Phí THC Phí CIC Phí D/O Phí vệ sinh cont Sau hồn tất, hãng tàu cấp cho Master Bill D/O, người giao nhận tiếp tục đóng phí cược vỏ container để vận chuyển kho riêng doanh nghiệp Phí 4.000.000 Vnd cho container 20’ - Sau lấy lênh giao hàng từ hãng tàu, nhân viên hàng nhập công ty kiểm tra thông tin lệnh giao hàng khớp với thơng tin có, gửi giấy báo hàng 34 Họ tên: Đỗ Thị Thu Phương Mã sinh viên: 46951 Báo Cáo Thực Tập Nghiệp Vụ GVHD: Phạm Thị Phương Mai đến lô hàng cho khách hàng, chuẩn bị lệnh đầy đủ để giao cho khách hàng 3.2.4 Thông quan hàng nhập 3.2.4.1 Chuẩn bị chứng từ cần thiết để mở tờ khai Hồ sơ hải quan gồm + Tờ khai hải quan : (1 dành cho người nhập khẩu, dành cho hải quan lưu) + Hợp đồng mua bán hàng hóa :1 y + Hóa đơn thương mại(invoice) : + Phiếu đóng gói (packing list) : + Giấy giới thiệu cơng ty nhập : + Vận tải đơn: 3.2.4.2 Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử Kể từ ngày 01/04/2014, hệ thống khai hải quan điện tử VNACC/VCISECUS5 được đưa vào hoạt động Người giao nhận sẽ khai các thông tin cần thiết lên hệ thống, sau đó những thông tin đó được chuyển đến hệ thống tự kiểm tra các thông tin cần thiết về hãng tàu, tên hàng, tên tàu và những thông tin cần thiết khác để tự động phân luồng Về hình thức khai báo: khai điện tử (tạo thông tin hệ thống máy tính) Mỗi tờ khai khai theo giấy phép (đối với hàng quản lý giấy phép) theo hợp đồng Về nội dung: khai báo phải đầy đủ, xác nội dung khai tờ khai Hải Quan hành theo yêu cầu quan Hải Quan Luồng hàng hóa có luồng phân chia theo quy tắc sau: - Luồng xanh: 35 Họ tên: Đỗ Thị Thu Phương Mã sinh viên: 46951 Báo Cáo Thực Tập Nghiệp Vụ GVHD: Phạm Thị Phương Mai + Hàng hóa khơng thuộc danh mục cấm nhập khẩu, thuộc danh mục nhập phải có giấy phép phải giám định, phân tích, phân loại chủ hàng nộp, xuất trình văn cho phép cho quan Hải quan Hàng hóa chủ hàng thuộc luồng miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa - Luồng vàng: + Hàng hóa thuộc Danh mục cấm nhập khẩu, tạm ngừng nhập phải giám định, phân tích, phân loại chưa nộp văn cho phép quan có thẩm quyền cho quan hải quan; + Hàng hóa thuộc diện phải nộp thuế ngay; + Hàng hóa phát có nghi vấn hồ sơ hải quan Hàng hóa chủ hàng thuộc luồng phải kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễm kiểm tra chi tiết hàng hóa - Luồng đỏ: + Hàng hóa chủ hàng nhập nhiều lần vi phạm pháp luật hải quan; + Hàng hóa chủ hàng nhập có khả vi phạm pháp luật; + Hàng hóa chủ hàng nhập có dấu hiệu vi phạm pháp luật; Hàng hóa chủ hàng thuộc luồng phải kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa Mặt hàng chất phụ gia dung sản xuất tôn cách nhiệt DESMOUUR phân vào luồng xanh, số tờ khai 100519644740 Lô hàng phải chịu thuế GTGT chi tiết phụ lục tờ khai Nhân viên chứng từ in tờ khai lô hàng thông quan danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan ( tờ mã vạch) để tiền hành làm thủ tục nhận hàng giao hàng cho khách hàng 3.2.5 Thanh lý Hải quan cổng - Nhân viên giao nhận mang chứng từ gồm : 36 Họ tên: Đỗ Thị Thu Phương Mã sinh viên: 46951 Báo Cáo Thực Tập Nghiệp Vụ GVHD: Phạm Thị Phương Mai + Lệnh giao hàng +Tờ khai Hải quan( copy) + Danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan - Hải quan vào sổ hải quan lơ hàng đóng dấu vào tờ khai tờ danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan - Hải quan trả lại tờ khai Hải quan (bản chính) danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan cho nhân viên giao nhận 3.2.6 Lấy phiếu EIR Nhân viên giao nhận xuống phòng đổi lệnh Cảng Nam Hải Đình Vũ, xuất trình chứng từ sau: • • D/O gốc Giấy cược cont Để xác nhận lệnh giao hàng , đồng thời đóng phí nâng hạ container Sau thu phí nhân viên đổi lệnh giữ lại D/O giấy mượn container phát phiếu EIRphiếu giao nhận cont (equipment interchange receipt) gồm liên trắng, xanh, hồng, vàng Phòng đổi lệnh giữ lại lien trắng, giao liên lại cho người giao nhận 3.2.7 Giao hàng cho Khách hàng Nhân viên giao nhận liên hệ đầu kéo đến lấy hàng giao cho người vận tải phiếu EIR để vào cảng đăng kí lấy hàng (tác nghiệp nâng hàng từ cảng lên xe ô-tô) Người vận tải phải kiểm tra kĩ tình trạng cont để ghi vào phiếu EIR, tránh nảy sinh tranh cãi chi phí sau Sau đánh xe tới văn phịng quản lý bãi cảng mang biên lấy từ đội giám sát tàu để làm giấy tờ kẹp chì hải quan Tại xuất trình chứng từ gồm công văn gốc,bảng kê biên trắng, vào sổ đăng ký hải quan, điền vào biên bàn giao Trên biên ghi rõ số BL, số hiệu container, số chì kẹp số chì Chi cục hải quan cảng Đình Vũ cấp Người lập phải ký vào biên đem Chi cục hải quan cảng Đình Vũ để lưu hồ sơ 37 Họ tên: Đỗ Thị Thu Phương Mã sinh viên: 46951 Báo Cáo Thực Tập Nghiệp Vụ GVHD: Phạm Thị Phương Mai Người vận tải đến phận giao nhận cont Bộ phận giao nhận cont xác nhận tình trạng cont ghi đóng dấu vào phiếu Khi phận giữ lại phiếu EIR màu xanh Để cổng nhân viên giao nhận phải mang phiếu EIR màu vàng cho hải quan cổng xem xét đóng dấu, ký tên cho phép xe khỏi cảng Xe kéo kéo container kho công ty TNHH sản xuất thương mại HMC 3.2.8 Quyết toán lưu hồ sơ Sau hoàn thành xong thủ tục thông quan chuyển hàng kho cho khách hàng xong người giao nhận phải : Kiểm tra xếp lại chứng từ thành hoàn chỉnh, người giao nhận trao trả chứng từ lại cho khách hàng lưu lại Đồng thời kèm theo Debit Note - Giấy báo nợ (1 dành cho khách hàng, dành cho cơng ty), gồm : khoản phí mà cơng ty nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịnh vụ vận chuyển hàng hóa, chi phí phát sinh (nếu có)… sau Giám đốc ký tên đóng dấu vào giấy báo nợ Người giao nhận mang toàn chứng từ với Debit Note toán với khách hàng 3.2.9 Trả container cho hãng tàu, lấy lại tiền cược vỏ: Hàng hóa sau rút hết kho riêng khách hàng, người giao nhận vận chuyển container rỗng địa điểm trả vỏ ghi giấy mượn container, giữ lại liên hồng phiếu giao nhận có xác nhận tình trạng container nhân viên kho bãi trả vỏ Nhân viên giao nhận mang liên hồng giấy mượn container biên lai thu tiền tới hãng tàu lấy lại tiền cược hãng tàu 3.3 Chi phí thực lơ hàng Chi phí lơ hàng: Chi phí lơ hàng khoản thu hãng tàu lơ hàng, chi phí làm thủ tục hải quan, chi phí nâng hàng cảng hạ vỏ cảng Các thông tin lô hàng: total no of drum: 160 drum, total gross weight43,798,400 KGM, packing: 250 KGS/DRUM Chất phụ gia dùng sản xuất tôn cách nhiệt DESMOUR Hàng 100% Đơn vị tính : Vnd *Hãng tàu KMTC thu: 38 Họ tên: Đỗ Thị Thu Phương Mã sinh viên: 46951 Báo Cáo Thực Tập Nghiệp Vụ GVHD: Phạm Thị Phương Mai Phí CIC: 3.268.000 Vnd Phí DOF:600.000 Vnd Phí THC: 2.869.000 Vnd Phí vệ sinh Cont: 209.000 Vnd Trong đó: Phí CIC( Container Imbalance charge) Phụ phí cân đối vỏ container 2.Phí DOD :phụ phí cước biển 3.Phí THC( terminal handing charge) phụ phí xếp dỡ cảng tổng = (1)+ (2) + (3) + (4) = 6.946.000 Vnd Phí hải quan : 120.000vnd Phí nâng container hàng: 585.000 Vnd Phì hạ container hàng: 425.000 Vnd 6.Tổng chi phí = 8.076.000 Vnd 3.4 Một số vấn đề phát sinh trình giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập phương hướng giải - Việc khách hàng đại lý bên chậm giao chứng từ thông tin chứng từ chưa xác, cơng ty thúc giục họ gửi đầy đủ, kịp thời bổ sung thêm thơng tin cần thiết hồn thành chứng từ - Đối với việc hàng giao chậm: Về hàng xuất phải thúc giục bên khách hàng giao kịp tiến độ, nều khơng khách hàng phải chịu phí tổn Về hàng nhập, xảy việc chậm giao hàng cơng ty phàn nàn với bên đại lý bên với người chuyên chở để thúc đẩy tiến độ - Đối với hàng nhập thấy tình trạng hàng hóa bị hỏng bao bì bên ngồi cần chụp ảnh lưu lại tình trạng hàng hóa để thơng báo với khách hàng nhằm có biện pháp xử lý kịp thời - Đối với cơng tác tốn đơi khách hàng tốn chậm, đại lý có phàn nàn thúc giục họ thúc đẩy việc tốn hạn, khơng áp dụng chế tài giữ hàng… 39 Họ tên: Đỗ Thị Thu Phương Mã sinh viên: 46951 Báo Cáo Thực Tập Nghiệp Vụ GVHD: Phạm Thị Phương Mai Trên thực tế, vấn đề nảy sinh trình giao nhận nhiều phức tạp Do thời gian thực tập kiến thức có hạn nên em nêu số trường hợp KẾT LUẬN Có thể nói hoạt động giao nhận, vận tải đòn bẩy kinh tế Tại nước có kinh tế phát triển giới giao nhận vận chuyển hàng hố phát triển trở thành ngành kinh doanh dịch vụ hiệu đất nước, đóng phần đáng kể vào hoạt động bn bán lưu thơng hàng hố quốc gia Hoạt động giao nhận làm giảm bớt chi phí xuất nhập khẩu, phân công lao động quốc tế, tăng mối quan hệ hợp tác nước, cánh tay nối dài mối quan hệ người xuất người nhập Tuy nhiên, nước ta hoạt động giao nhận vận chuyển hàng hoá tương đối mẻ nên văn pháp luật quyền lợi nghĩa vụ người giao nhận nhiều bất cập Vai trò người giao nhận chưa rõ ràng làm cho nhà xuất nhập chưa có tin tưởng hồn tồn vào khả uy tín người giao nhận, nhà nước cần có nhiều văn pháp quy quy định rõ ràng vai trò, nghĩa vụ người giao nhận làm sở giải tranh chấp khiếu nại trình giao nhận vận chuyển hàng hoá, gúp phần thúc đẩy hoạt động giao nhận vận chuyển hàng hoá Mặc dù thời gian thực tập Công ty TNHH Hanjin Logistic Việt Nam khơng dài thật quãng thời gian bổ ích em Qua em vận dụng nhiều kiến thức học lớp, hiểu thêm nhiều nghiệp vụ văn phòng Đồng thời bổ sung thêm kiến thức mới, thấy khác 40 Họ tên: Đỗ Thị Thu Phương Mã sinh viên: 46951 Báo Cáo Thực Tập Nghiệp Vụ GVHD: Phạm Thị Phương Mai biệt quy trình, nghiệp vụ kinh doanh mặt hàng, nhập xuất Em xin chân thành cảm ơn nhà trường, thầy cô tổ môn đặc biệt cô Phạm Thị Phương Mai cán nhân viên Công ty TNHH Hanjin Logisstic Việt Nam tạo điều kiện giúp đỡ em đợt thực tập này! 41 Họ tên: Đỗ Thị Thu Phương Mã sinh viên: 46951 ... thích sơ đồ 3.2.1 Nhận yêu cầu từ khách hàng Công ty TNHH HANJIN logistics Việt Nam chi nhánh Hải Phòng hoạt động với danh nghĩa công ty giao nhận Khách hàng Công ty TNHH Sản xuất thương mại Hmc... dùng giao hàng xuất - Chứng từ dùng nhận hàng xuất 1.5.1 Chứng từ sử dụng hàng xuất Khi xuất hàng hoá đường biển, người giao nhận (NGN) uỷ thác người gửi hàng lo liệu cho hàng hố từ thơng quan hàng. .. kiểm tra chứng từ xuất hàng Công ty BAYER MATERIALSCIENCE LIMITED (Hong Kong) Sau Cơng ty TNHH Sản xuất thương mại Hmc bàn giao chứng từ cho Công ty TNHH HANJIN logistics Việt Nam bao gồm: hợp