Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện nhập khẩu của công ty TNHH spitfire controls việt nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CƠNG NGHỆ TP HCM KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH SPITFIRE CONTROLS (VIỆT NAM) Ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH Chuyên ngành: QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG Giảng viên hướng dẫn : ThS Phạm Thị Kim Dung Sinh viên thực MSSV: 0954010076 : Nguyễn Thị Thùy Diệp Lớp: 09DQN3 TP Hồ Chí Minh, 2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP.HCM KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU TẠI CƠNG TY TNHH SPITFIRE CONTROLS (VIỆT NAM) Ngành : QUẢN TRỊ KINH DOANH Chuyên ngành: QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG Giảng viên hướng dẫn: ThS Phạm Thị Kim Dung Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Thùy Diệp MSSV: 0954010076 Lớp: 09DQN3 TP.Hồ Chí Minh, 2013 i LỜI CAM ĐOAN - Em cam đoan đề tài nghiên cứu riêng em Những kết số liệu báo cáo thực công ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam), không chép nguồn khác Em hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường cam đoan TP Hồ Chí Minh, ngày… tháng…năm 2013 Sinh viên thực Nguyễn Thị Thùy Diệp ii LỜI CẢM ƠN - Trong thời gian thực khóa luận tốt nghiệp, em nhận hướng dẫn nhiệt tình Phạm Thị Kim Dung bảo anh chị phịng Thu Mua cơng ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam) Từ đó, giúp em hồn thành tốt khóa luận tốt nghiệp Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Phạm Thị Kim Dung anh chị phịng Thu Mua Công ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam) tạo điều kiện tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em q trình thực tập hồn thành khóa luận tốt nghiệp Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo Khoa Quản Trị Kinh Doanh trường Đại Học Kỹ Thuật Công Nghệ TPHCM trang bị cho em kiến thức cần thiết bổ ích làm sở để em hồn thành tốt đề tài Em xin chân thành cảm ơn! iii CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc - NHẬN XÉT THỰC TẬP Họ tên sinh viên : ………………………………………………………… MSSV : ………………………………………………………… Khoá : …………………………………………………… Thời gian thực tập ……………………………………………………………………………… Bộ phận thực tập ……………………………………………………………………………… Tinh thần trách nhiệm với công việc ý thức chấp hành kỷ luật ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… Kết thực tập theo đề tài ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… Nhận xét chung ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… Đơn vị thực tập iv NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… TPHCM, ngày…tháng…năm 2013 v MỤC LỤC - LỜI MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết đề tài 2.Tình hình nghiên cứu 3.Mục đích nghiên cứu 4.Nhiệm vụ nghiên cứu 5.Phương pháp nghiên cứu 6.Dự kiến kết nghiên cứu 7.Kết cấu đề tài: CHƯƠNG 1: 1.1.Khái quát hoạt động nhập 1.1.1.Khái niệm nhập 1.1.2.Vai trò hoạt động nhập 1.1.2.1.Đối với doanh nghiệp 1.1.2.2.Đối với kinh tế quốc dân 1.1.3.Các phương thức nhập 1.1.3.1 Nhập trực tiếp 1.1.3.2 Nhập ủy thác 1.1.3.3.Nhập liên doanh 1.1.3.4.Nhập hàng đổi hàng 1.1.3.5.Nhập tái xuất 1.2.Quy trình tổ chức thực nhập doanh nghiệ .6 1.2.1.Nghiên cứu thị trường 1.2.2.Lập phương án kinh doanh 1.2.3.Giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng 1.2.4 Tổ chức thực hợp đồng nhập 1.2.4.1 Xin giấy phép nhập (nếu có) 1.2.4.2.Làm thủ tục mở L/C (nếu toán L/C) 10 1.2.4.3 Người mua đôn đốc người bán giao hàng 11 vi 1.2.4.4 Thuê phương tiện vận tải 11 1.2.4.5 Mua bảo hiểm 11 1.2.4.6 Làm thủ tục hải quan 12 1.2.4.7 Nhận hàng nhập 13 1.2.4.8 Kiểm tra hàng hóa nhập 14 1.2.4.9 Làm thủ tục toán 15 1.2.4.10 Khiếu nại giải khiếu nại (nếu có) 15 1.3 Các phương pháp dự báo nhu cầu sản phẩm sản xuất 16 1.3.1 Phương pháp dự báo định tính 16 1.3.2 Phương pháp dự báo định lượng 16 1.3.2.1 Phương pháp bình quân giản đơn 16 1.3.2.2 Phương pháp số bình quân di động 16 1.3.2.3 Phương pháp số mũ san 17 1.3.2.4 Phương pháp hoạch định theo xu hướng: 17 1.3.2.5 Phương pháp dự báo nhu cầu biến đổi theo mùa 17 1.3.2.6 Phương pháp dự báo nhu cầu vừa biểu tính mùa vụ vừa có tính xu hướng …………… 18 CHƯƠNG 19 2.1 Giới thiệu tổng quan công tyTNHH Spitfire Controls (Việt Nam) 19 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển cơng ty 19 2.1.1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty 19 2.1.1.2.Quy mô hoạt động sở vật chất công ty 20 2.1.2 Chức nhiệm vụ công ty Spitfire controls (Việt Nam) 20 2.1.3 Ngành nghề kinh doanh 21 2.2 Cơ cấu tổ chức máy quản lý 22 2.2.1.Cơ cấu tổ chức công ty 22 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ máy quản lý tổ chức phòng ban công ty 23 2.3 Kết hoạt động kinh doanh công ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam)25 2.4 Thực trạng quy trình tổ chức thực nhập công ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam) 28 vii 2.4.1 Giới thiệu đơi nét phịng thu mua cơng ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam) 28 2.4.2 Phân tích hoạt động nhập cơng ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam) 29 2.4.2.1 Kết tình hình thực hoạt động nhập 29 2.4.2.2 Các mặt hàng nhập chủ yếu 30 2.4.2.3 Phương thức nhập 31 2.4.2.4 Các thị trường nhập 31 2.4.3 Quy trình tổ chức thực nhập Công ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam) 33 2.4.3.1 Nghiên cứu thị trường: 33 2.4.3.2 Lập phương án kinh doanh: 34 2.4.3.3 Giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng 35 2.4.3.4 Tổ chức thực hợp đồng xuất công ty Spitfire Controls (Việt Nam)…………… 35 2.4.3.4.1 Xin giấy phép nhập khẩu: 35 2.4.3.4.2 Làm thủ tục mở L/C (nếu toán L/C) 35 2.4.3.4.3 Người mua đôn đốc người bán giao hàng 36 2.4.3.4.4 Thuê phương tiện vận tải 36 2.4.3.4.5 Mua bảo hiểm: 37 2.4.3.4.6 Làm thủ tục hải quan 37 3.1.3.4.7 Nhận hàng nhập khẩu: 39 3.1.3.4.8 Kiểm tra hàng nhập 39 3.1.3.4.9 Làm thủ tục toán 40 2.4.3.4.10 Khiếu nại giải khiếu nại 40 2.5 Nhận xét quy trình tổ chức thực nhập công ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam 41 2.5.1 Ưu điểm quy trình 41 2.5.2 Tồn quy trình 42 2.5.3 Nguyên nhân tồn 43 2.5.3.1 Nguyên nhân khách quan 43 2.5.3.2 Nguyên nhân chủ quan 44 CHƯƠNG 45 viii 3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình nhập 45 3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập 45 3.2.1 Giải pháp từ phía cơng ty 46 3.2.1.1 Giải pháp nâng cao công tác lập kế hoạch nhập nguyên vật liệu công ty 46 3.2.1.2 Đa dạng hóa phương thức tốn 50 3.2.1.3 Giải pháp việc chuẩn bị, kiểm tra chứng từ khai báo hải quan 55 3.2.1.4Giải pháp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực 56 3.2.2.Đề xuất với nhà nước 59 KẾT LUẬN 63 TÀI LIỆU THAM KHẢO 63 ix Chương 3: Một số giải pháp hồn thiện quy trình nhập cơng ty Bước 4: từ số liệu dự báo nhu cầu sản phẩm vừa tính ra, phịng thu mua tiến hành tính số lượng nguyên vật liệu cần nhập dựa vào công thức nguyên vật liệu cho sản phẩm (BOM) phòng kỹ thuật lập sẵn để sản xuất đủ cho quý năm 2013 • Dự kiến hiệu giải pháp mang lại  Chủ động nguồn nguyên vật liệu nhập khẩu, có đơn đặt hàng từ tập đồn Sigmatron chuyển qua tiến hành sản xuất khơng cần phải chờ đợi để mua nguyên vật liệu  Giảm chi phí mua hàng cho cơng ty  Đáp ứng tiến độ sản xuất  Để tránh kết dự báo bị sai lệch mức nhiều, công ty cần phải xem xét dự báo biến động yếu tố tác động từ bên như: biến động kinh tế, tỷ giá ngoại tệ, chế xuất nhập thay đổi, cạnh tranh từ đối thủ, lãi suất, lao động, công nghệ 3.2.1.2 Đa dạng hóa phương thức tốn • Mục tiêu giải pháp Hiện có nhiều phương thức tốn dùng q trình xuất nhập Mỗi phương thức tốn lại có ưu điểm nhược điểm khác phù hợp với loại hợp đồng khác Tuy nhiên, công ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam) dùng phương thức toán T/T để tốn với khách hàng Vì cơng ty nên đa dạng hóa phương thức tốn để chủ động việc toán, hạn chế phần rủi ro tốn Ngồi ra, q trình nhập thường xuyên phải sử dụng ngoại tệ mà đơi lúc ảnh hưởng kinh tế nói chung nguồn ngoại tệ khan cơng ty cần có kế hoạch trước để dự trữ lượng ngoại tệ cần thiết phục cho trình tốn quay vịng vốn cách nhanh chóng hiệu quả.Muốn cơng ty cần phải có kế hoạch cụ thể việc đôn đốc khách hàng toán ngoại tệ hạn chế việc chi trả ngoại tệ với số lượng lớn lần Do cơng ty nên dùng phương thức tốn tín dụng (L/C) để đảm bảo an tồn có ngân hàng tham gia bảo lãnh nên sử dụng hình thức tốn T/T số trường hợp cần thiết thật tin tưởng Ngoài ra, phương thức tốn có ưu nhược điểm nên SVTH: Nguyễn Thị Thùy Diệp 50 GVHD: ThS Phạm Thị Kim Dung Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện quy trình nhập cơng ty việc áp dụng phương thức tốn phù hợp điều vơ quan trọng kinh doanh xuất nhập • Cách thức thực giải pháp  Trước hết ta tiến hành so sánh ưu điểm nhược điểm phương thức toán L/C trả chậm với phương thức toán T/T Ưu Điểm Nhược Điểm - Thủ tục toán đơn giản,dễ thực - Phương thức toán hiện, tiền chuyển an tồn chi phí áp dụng với Phương thức toán T/T trả tiền thấp phương bạn hàng lâu dài đáng thức toán tin cậy - Mặt khác, sử dụng phương thức tốn T/T khơng phải ký quỹ với ngân hàng -Việc toán hình thức - Thủ tục tốn có lợi cho cơng ty việc sử dụng phức tạp, quy trình tiền vốn để quay vịng vốn tốn tỷ mỷ, máy móc địi cách nhanh chóng hiệu hỏi bên phải hết sực đảm bảo an tồn có ngân hàng thận trọng khâu lập tham gia bảo lãnh kiểm tra chứng từ, -Phương thức qui định việc toán cần sơ suất nhỏ Phương thức diễn vào ngày xác định chậm bác bỏ việc so với ngày chứng từ chuyển toán toán L/C đến ngân hàng phát hành (ví dụ: 90 trả chậm ngày) Người xuất cho người nhập thêm thời gian để toán Tuy nhiên ngày toán phải nằm thời hạn có hiệu lực L/C Do đó, L/C phải nêu rõ thời gian tốn - Ngồi ra, tỷ lệ ký quỹ L/C trả chậm thường nhỏ, 10% đến 20% SVTH: Nguyễn Thị Thùy Diệp 51 GVHD: ThS Phạm Thị Kim Dung Chương 3: Một số giải pháp hồn thiện quy trình nhập cơng ty khách hàng quen thuộc ngân hàng khơng phải ký quỹ - Dưới tác động lạm phát, lãi suất tỷ giá hối đối việc dùng L/C trả chậm có nhiều thuận lợi - Áp dụng cho tất khách hàng dù khách hàng mới, chưa quen biết  Kết luận: hợp đồng có giá trị lớn công ty nên áp dụng phương thức tốn L/C trả chậm Các hợp đồng có giá trị nhỏ nhà cung cấp lâu năm, có tin tưởng tốn khoản chi phí cơng ty áp dụng phương thức tốn T/T  Khi đàm phán, ký kết hợp đồng nhập dây chuyền sản xuất, máy móc thiết bị có giá trị lớn, cơng ty nên cố gắng thuyết phục phía đối tác nước ngồi cho phép tốn theo phương thức L/C trả chậm, trả chậm sau ngày nhận chứng từ Việc tốn hình thức có lợi cho cơng ty việc sử dụng tiền vốn để quay vịng vốn cách nhanh chóng hiệu đảm bảo an tồn có ngân hàng tham gia bảo lãnh Ngoài ra, tỷ lệ ký quỹ L/C trả chậm thường nhỏ, 10% đến 20% khách hàng quen thuộc ngân hàng khơng phải ký quỹ Để vậy, công ty phải làm giấy đề nghị giảm mức ký quỹ Do ngân hàng mà công ty sử dụng ngân hàng Vietcombank chi nhánh Đồng Nai đến ngân hàng Vietcombank xin mở L/C công ty cần nộp giấy tờ sau: • Thư yêu cầu phát hành thư tín dụng • Hợp đồng mua bán ngoại thương giấy tờ có giá trị tương đương hợp đồng (nếu có) • Văn cho phép nhập Bộ quản lý chuyên ngành hàng nhập có điều kiện SVTH: Nguyễn Thị Thùy Diệp 52 GVHD: ThS Phạm Thị Kim Dung Chương 3: Một số giải pháp hồn thiện quy trình nhập cơng ty Ngồi ra, L/C Vietcombank phát hành vòng 24h Hơn nữa, NH hàng đầu Việt Nam, đặc biệt uy tín toán quốc tế, L/C Vietcombank phát hành hầu hết ngân hàng giới chấp nhận, nhờ nâng cao vị đảm bảo khả cạnh tranh khách hàng Bảng 3.3: Biểu phí giao dịch thư tín dụng ngân hàng Vietcombank STT Dịch vụ 1.1 Phát hành thư tín dụng 1.1.1 L/C Ký quỹ 100%, L/C đối ứng (trong trường hợp L/C qui định phải trả tiền L/C nhập sau nhận tiền toán L/C xuất khẩu) L/C Miễn ký quĩ ký quĩ < 100% đảm bảo hình thức khác: Phần trị giá L/C ký quỹ 1.1.2 1.2 Mức phí 0,05% trị giá L/C Tối thiểu 50USD Tối đa 500 USD Tối thiểu 50USD Tối đa 2.000 USD 0,05% phần trị giá L/C ký quỹ Phần trị giá L/C miễn ký quỹ đảm 0,05% /tháng phần bảo hình thức khác: thời gian tính phí kể trị giá L/C miễn ký quỹ từ ngày phát hành đến ngày hết hạn hiệu lực đảm bảo L/C hình thức khác Phí phát hành thư tín dụng sơ 50 USD 1.4 Sửa đổi tăng trị giá và/hoặc gia hạn thời hạn hiệu lực L/C : Sửa đổi tăng trị giá và/hoặc gia hạn thời hạn Như mức phí phát hành hiệu lực L/C miễn ký quỹ, ký quỹ < thư tín dụng 100% đảm bảo hình thức khác: Tuỳ trường hợp cụ thể thực thu phí trị giá tăng thêm kể từ ngày yêu cầu điều chỉnh đến ngày hết hạn hiệu lực (hoặc đến ngày hết hạn hiệu lực mới, có) L/C, /hoặc số dư L/C (trừ phần ký quỹ, có) kể từ ngày hết hiệu lực cũ đến ngày hết hạn hiệu lực Sửa đổi khác 20 USD/lần 1.5 Hủy thư tín dụng theo u cầu 1.6 Thanh tốn thư tín dụng (1 chứng từ) 1.7 Chấp nhận toán thư tín dụng trả chậm: 1.3 SVTH: Nguyễn Thị Thùy Diệp 53 20 USD + Phí trả ngân hàng nước ngồi (nếu có) 0,2% trị giá chứng từ toán Tối thiểu 20 USD Tối đa 500 USD GVHD: ThS Phạm Thị Kim Dung Chương 3: Một số giải pháp hồn thiện quy trình nhập cơng ty 1.7.1 1.7.2 Bộ chứng từ ký quỹ 100% : thu phí theo 30 USD/1 chứng từ dõi quản lý chứng từ Bộ chứng từ chưa ký quỹ ký quỹ 100% Phần trị giá chứng từ có ký quỹ VCB 30 USD Phần trị giá chứng từ chưa ký quỹ 0,12%/tháng tối thiểu 30 chưa đảm bảo hình thức khác: thời gian USD tính phí kể từ ngày VCB thơng báo chứng từ phù hợp cho khách hàng ngày đáo hạng 1.8 Phí cầm giữ hồ sơ 15 USD/1bộ/quý (tính trịn q) (nguồn: ngân hàng Vietcombank)  Đối với hợp đồng nhập nguyên vật liệu giá trị nhỏ nhà cung cấp lâu năm, có tin tưởng để trả phí cho cơng ty giao nhận…cơng ty nên áp dụng hình thức tốn T/T  Để có ưu đãi tốn phải phụ thuộc nhiều vào mối quan hệ đối tác nước ngồi với cơng ty Tuy nhiên thực cơng tác tốn cơng ty cần kiểm tra kỹ chứng từ hàng hoá trước chấp nhận tốn cho đối tác nước ngồi, đặc biệt lơ hàng máy móc thiết bị, dây chuyền sản xuất có trị giá hợp đồng lớn đòi hỏi chất lượng, kỹ thuật cao.Khi toán L/C phải ý đến thời hạn hiệu lực L/C để tránh trường hợp toán tiền hàng mà chưa nhận hàng nhận hàng không theo thoả thuận quy định hợp đồng  Trước định áp dụng phương thức toán để toán cho hợp đồng nhập phịng thu mua cần bàn bạc phối hợp chặt chẽ với phịng kế tốn cơng ty Ngồi ra, lựa chọn phương thức tốn cơng ty nên ý đến ảnh hưởng yếu tố lạm phát, tỷ giá hối đối… Vì lạm phát gián tiếp tác động đến tỷ giá hối đoái, lạm phát nước ta tăng so với quốc gia khác làm đồng nội tệ giảm giá tương đối so với đồng ngoại tệ dẫn đến tỷ giá hối đoái tăng Tỷ giá tăng tác động trực tiếp đến việc toán.Trong quan hệ buôn bán xuất nhập khẩu, tỷ giá hối đối có vai trị quan trọng, SVTH: Nguyễn Thị Thùy Diệp 54 GVHD: ThS Phạm Thị Kim Dung Chương 3: Một số giải pháp hồn thiện quy trình nhập công ty tác động lớn tới hiệu hoạt động xuất nhập Tỷ giá hối đoái tăng hay giảm làm thay đổi giá trị hàng hoá xuất nhập khẩu, ảnh hưởng tới khả sinh lời doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập • Dự kiến hiệu giải pháp mang lại  Giúp công ty quay vịng vốn nhanh chóng có hiệu  Hạn chế rắc rối xảy toán T/T mang lại  Chủ động q trình tốn tốn hạn theo hợp đồng quy định, giải nhanh chóng chi phí lưu thơng kiểm hố… để đảm bảo uy tín với phía nhà cung cấp nhằm nâng cao mối quan hệ làm ăn tốt đẹp  Trong trường hợp biết chắn chứng từ chậm, cơng ty đề nghị với ngân hàng cho làm bảo lãnh nhận hàng để giải phóng hàng sớm, tránh thêm chi phí lưu kho lưu bãi đồng thời cung cấp hàng cho kịp tiến độ sản xuất công ty 3.2.1.3 Giải pháp việc chuẩn bị, kiểm tra chứng từ khai báo hải quan • Mục tiêu giải pháp Do thủ tục hải quan tương đối phức tạp với nhiều chứng từ giấy tờ khác mà công ty phải tự kê khai nên nhầm lẫn thiếu sót dễ xảy Hiện nay, việc sai sót chứng từ khai báo hải quan làm ảnh hưởng đến q trình nhận hàng dự kiến cơng ty phải thời gian khoảng 01 ngày làm việc để chỉnh sửa, ký đóng dấu lại chứng từ Khi hải quan phát sai sót chứng từ họ trả chứng từ để chỉnh sửa lại Giải pháp đặt làm để phát sai sót chứng từ làm thủ tục hải quan • Cách thức thực  Cần phải chun mơn hóa phận chuẩn bị kiểm tra chứng từ Phòng thu mua nên bố trí nhân viên chứng từ nhập phụ trách chứng từ hàng hóa nhập nhân viên chứng từ xuất phụ trách chứng từ hàng hóa xuất Những lỗi sai sót thường xuyên mắc phảitrên chứng từ nhân viên chứng từ nên lưu lại máy tính in đậm lỗi lại để lần sau ý có ghi cá nhân viết vào giấy dán hình máy tính để làm chứng từ cịn tiện quan sát tránh tình trạng lặp lại sai sót khơng đáng có Ngồi ra, sau nhân viên phụ trách hoàn thành việc chuẩn bị chứng từ, SVTH: Nguyễn Thị Thùy Diệp 55 GVHD: ThS Phạm Thị Kim Dung Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện quy trình nhập cơng ty trưởng phịng thu mua công ty nên dành thời gian để kiểm tra lại đồng chứng từ  Kết hợp với quan hải quan để nắm bắt qui định quan hải quan  Nhân viên chứng từ điền đầy đủ xác tiêu thức tờ khai hàng hóa nhập khẩu.Ngồi ra, chỗ không chắn điền chứng từ khai báo hải quan nhân viên làm chứng từ nên chủ động hỏi anh chị có kinh nghiệm làm chứng từ trực tiếp hỏi trưởng phịng thu mua để điền cho xác  Nhân viên chứng từ làm việc phải cẩn thận, tập trung cao độ rà soát chứng từ nhập coi thử số liệu tất chứng từ có khớp với khơng  Việc lưu trữ luân chuyển chứng từ xuất nhập phải khoa học, tuân thủ chặt chẽ quy định ISO với phương châm làm từ đầu Bởi việc lưu trữ luân chuyển chứng từ tồn cơng ty tiến hành cách khoa học giúp cho việc tập hợp giấy tờ cần thiết để lập hồ sơ khai báo hải quan nhập diễn cách thuận lợi, nhanh chóng  Trước đem chứng từ giao cho bên công ty giao nhận nhân viên chứng từ cần kiểm tra lại chứng từ lần coi đầy đủ xác chưa • Dự kiến hiệu đạt giải pháp  Phát sai sót chứng từ làm thủ tục hải quan, kịp thời hiệu chỉnh trước hải quan phát  Tiết kiệm thời gian chi phí cho cơng ty cơng ty giao nhận  Giảm thời gian chi phí lại để kí chứng từ  Nhanh chóng giải phóng hàng khỏi cảng tránh tình trạng hàng phải lưu kho 3.2.1.4 Giải pháp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực • Mục tiêu giải pháp Trong kinh tế thị trường nay, hoạt động thương mại nói chung hoạt động nhập nói riêng phức tạp, chịu tác động nhiều nhân tố tập quán, thông lệ quốc tế, điều khoản giao dịch… mà nhân tố lại thường xuyên thay đổi Hiện nay, đội ngũ cán nhập công ty phần lớn SVTH: Nguyễn Thị Thùy Diệp 56 GVHD: ThS Phạm Thị Kim Dung Chương 3: Một số giải pháp hồn thiện quy trình nhập cơng ty cán có trình độ chun mơn cao, giàu kinh nghiệm lĩnh vực kinh doanh xuất nhập nhiều năm hoạt động kinh doanh chế cũ nên chuyển sang chế thị trường nhiều người số họ lại chưa thích nghi tốt Trong thời gian gần đây, số lượng cán trẻ công ty ngày nhiều, cán có lực, động lại trẻ tuổi đời, tuổi nghề, chưa có nhiều kinh nghiệm, địi hỏi cần tạo điều kiện cho họ có hội cọ sát thực tế, tích luỹ kinh nghiệm, phát huy hết khả chuyên môn, nghiệp vụ Do mà cơng ty cần phải nâng cao chất lượng nguồn nhân lực làm cơng tác xuất nhập • Cách thức thực giải pháp  Công ty nên ưu tiên việc tuyển dụng cán xuất nhập có trình độ, có kinh nghiệm chun mơn cao  Phải có chiến lược đào tạo, bồi dưỡng trình độ chun mơn cho đội ngũ cán xuất nhập cơng ty cho họ có kiến thức sâu rộng tất lĩnh vực ngoại thương, ngoại ngữ, pháp luật Bằng cách mời chuyên gia cơng ty, tổ chức khố bồi dưỡng ngắn hạn, luật Hải quan, luật kinh doanh, điều kiện thương mại quốc tế Incorterm… Hoặc hỗ trợ phần kinh phí cho cán học tự Công ty cần nghiên cứu để phối hợp với Bộ, ngành đối tác nước bên tập đoàn Sigmatron để xin học bổng giúp cơng ty gửi cán nước ngồi đào tạo Với cán trẻ có lực cịn thiếu kinh nghiệm cơng ty cần tạo điều kiện để họ tiếp cận với công việc nhiều nữa, cách đào tạo, bồi dưỡng bổ ích Ngồi ra, cán ngoại thương cần trọng nội dung kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương bước, khâu, hoạt động từ nhỏ đến lớn, từ đầu đến cuối cách bản, chi tiết, chuyên nghiệp với quy định văn pháp luật nhà nước Điều đòi hỏi cán ngoại thương cần cập nhật đầy đủ văn bản, nghị định, thơng tư… cách xác kịp thời  Cử cán công nhân viên sang tập đoàn Sigmatron Internation Mỹ để học hỏi kinh nghiệm tu nghiệp lớp huấn luyện ngắn hạn bên singapore mà tập đoàn Sigmatron tổ chức SVTH: Nguyễn Thị Thùy Diệp 57 GVHD: ThS Phạm Thị Kim Dung Chương 3: Một số giải pháp hồn thiện quy trình nhập công ty  Công ty cần tạo điều kiện thuận lợi để kết hợp hài hoà đội ngũ cán xuất nhập lâu năm nhiều kinh nghiệm với đội ngũ cán trẻ đồng thời có bố trí, phân cơng lao động hợp lý cho cán phát huy cách tốt lực vào hiệu kinh doanh chung tồn cơng ty  Để tạo điều kiện cho cán phát huy hết lực vốn có giúp cho cơng ty ngày phát triển vững mạnh, ban lãnh đạo công ty cần có nhiều hình thức động viên tinh thần làm việc Đây cơng việc khó khăn quan trọng, địi hỏi nhà quản lý phải có nghệ thuật quản trị nhân lực.Việc khuyến khích vật chất tinh thần: - Khuyến khích vật chất: thu nhập tiền thưởng Thu nhập có nghĩa mức lương cho người, việc, bảo đảm sống cán cơng nhân viên Ngồi ra, ban lãnh đạo khuyến khích tiền thưởng hồn thành tốt công việc hay dịp lễ tết - Khuyến khích tinh thần: tổ chức cho cán công nhân viên chuyến dã ngoại nhằm nâng cao tinh thần đồn kết cơng ty mà thể quan tâm cấp lãnh đạo họ Hoặc tuyên dương cán thực cơng tác tốt hay có sáng kiến hay cơng việc Hoặc khuyến khích cách thăng chức cho cán có lực có khả đảm trách  Cuối cùng, công ty phải xây dựng nghiêm khắc thực hệ thống nội quy, quy chế cách khoa học để đưa hoạt động cơng ty vào nề nếp, tiến tới xây dựng môi trường văn hố quản trị doanh nghiệp Có hoạt động kinh doanh doanh nghiệp có hiệu • Dự kiến hiệu đạt  Một cơng ty tạo cho đội ngũ cán bao gồm nhà quản lý tài giỏi với nhân viên ngoại thương dày dặn kinh nghiệm việc thực nghiệp vụ xuất nhập khẩu, nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm cao cơng việc việc khắc phục số tồn khâu quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập công ty khâu: nhận hàng, tốn… nhanh chóng giải SVTH: Nguyễn Thị Thùy Diệp 58 GVHD: ThS Phạm Thị Kim Dung Chương 3: Một số giải pháp hồn thiện quy trình nhập cơng ty  Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện, hịa đồng nhân viên cơng ty  Giảm sai sót chứng từ 3.2.2 Đề xuất với nhà nước Bất doanh nghiệp phải hoạt động môi trường kinh doanh phức tạp, đa dạng phong phú Đó mơi trường trị, luật pháp, văn hố, xã hội… Cơng ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam)cũng thực thể kinh tế, khơng nằm ngồi quy luật vận động tác động, chi phối mạnh mẽ yếu tố môi trường kinh doanh Các yếu tố có tác động trực tiếp thúc đẩy kìm hãm phát triển cơng ty nói chung hoạt động nhập nói riêng Đây nhân tố khách quan mà doanh nghiệp tự điều chỉnh được, địi hỏi phải có quản lý vĩ mơ Nhà nước Vì để hoạt động tổ chức thực nhập công ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam) hoàn thiện em xin đưa vài kiến nghị với quan nhà nước sau: • Nhà nước nên tạo cầu nối, lắng nghe tiếp thu ý kiến doanh nghiệp để đề sách, quy định hợp lý Thực tế cho thấy hệ thống văn quy phạm pháp luật nước ta chưa đầy đủ, thiếu đồng đơi cịn nặng tính áp đặt, chưa đứng lập trường người làm kinh doanh gây khơng ách tắc xúc cho doanh nghiệp đưa vào áp dụng.Hiện nay, nhà nước đưa nhiều biện pháp nhằm giảm bớt thủ tục rườm rà trình nhập doanh nghiệp Tuy nhiên, doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn việc thực nghiệp vụ nhập Để tạo thuận lợi cho hoạt động nhập nhà nước cần đơn giản hoá thủ tục nhập khẩu, bỏ bớt thủ tục rườm rà gây cản trở trình nhập khẩu, để tiết kiệm thời gian, tiền công sức cho doanh nghiệp Đồng thời thực sách cửa, dấu cách triệt để có hiệu Tránh tượng chồng chéo quản lý không phân cấp rõ ràng cấp Bổ sung người trẻ, có lực, hiểu biết có chun mơn cho cơng việc nhập • Một số sách, thể chế lĩnh vực quản lý kinh tế Nhà nước thiếu đồng ổn định Các văn không ngừng ban hành SVTH: Nguyễn Thị Thùy Diệp 59 GVHD: ThS Phạm Thị Kim Dung Chương 3: Một số giải pháp hồn thiện quy trình nhập cơng ty chồng chéo, thiếu tính thống tầm nhìn chiến lược hạn hẹp.Việc gây cho doanh nghiệp không phiền tối, khó khăn nhầm lẫn việc áp dụng • Thủ tục hải quan có cải cách chưa thơng thống cịn nhiều bất cập rào cản không nhỏ doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực xuất nhập Do đó, quan hải quan cần tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ doanh nghiệp XNK thủ tục, giấy tờ… Hơn nữa, quan hải quan cần có cán có lực, am hiểu chun mơn lĩnh vực liên quan đến ngành nghề công ty để giảm bớt thủ tục gây thời gian cho doanh nghiệp Ngoài ra, cần nâng cao kiến thức TMQT cho cán làm công tác nhận tờ khai hải quan Cơ quan hải quan nên ứng dụng công nghệ thông tin vào trình làm việc, đẩy nhanh trình thử nghiệm làm thủ tục hải quan trực tuyến để tránh gây thời gian, công sức tiêu cực trình doanh nghiệp làm nghiệp vụ liên quan đến hải quan Một điểm nhà nước cần làm hoá đội ngũ cán hải quan để tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh cho doanh nghiệp XNK tránh phiền hà cho doanh nghiệp • Trong thời đại cơng nghệ thơng tin phát triển vũ bão, để không bị tụt hậu với giới, buộc phải có sở hạ tầng thông tin liên lạc đại Nhất trình hội nhập, yêu cầu sở hạ tầng lại ngày cấp thiết.Cơ sở hạ tầng tốt tạo điều kiện hội phát triển cho kinh tế nói chung cho hoạt động nhập nói riêng Nhờ có mạng lưới thơng tin đại, có thơng tin cập nhật nhất, nóng với chi phí thấp nhất, từ có chiến lược kinh doanh nhập đắn hơn, hợp lý Công tác tổ chức thực nhập doanh nghiệp nhờ mà thực tốt hơn.Do mà nhà nước nên có sách đầu tư phát triển hệ thống cơng nghệ thơng tin.Ngồi ra, Nhà nước cần có sách kế hoạch cụ thể cho việc đầu tư, hoàn thiện sở vật chất cảng biển sở hạ tầng cho vận tải đường lẫn đường biển Nếu có chiến lược phù hợp để khai thác, vị trí địa lý Việt Nam hồn tồn cho khả trở thành trạm trung chuyển cảng biển lớn khu vực • Nhà nước cần kiên trì thực chiến lược phát triển kinh tế hướng ngoại, gắn kinh tế quốc gia tham gia vào kinh tế giới để học hỏi tiếp SVTH: Nguyễn Thị Thùy Diệp 60 GVHD: ThS Phạm Thị Kim Dung Chương 3: Một số giải pháp hồn thiện quy trình nhập cơng ty thu khoa học, phát minh tiên tiến người Đẩy mạnh hoạt động xúc tiến thương mạivới nước SVTH: Nguyễn Thị Thùy Diệp 61 GVHD: ThS Phạm Thị Kim Dung KẾT LUẬN  Hoà với xu khu vực hố tồn cầu hố hợp tác kinh tế trội, với phát triển mạnh mẽ kinh tế thị trường, Việt Nam không ngừng cố gắng đẩy mạnh nghiệp cơng nghiệp hố, đại hố đất nước nhằm cải thiện vị trí hình ảnh diễn đàn kinh tế khu vực thị trường quốc tế Các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế mặt để nước khác đánh giá phát triển Việt Nam đường cải cách đổi Vì vậy, vai trị doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập nói chung vô quan trọng Qua năm xây dựng, hoạt động phát triển, công ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam) doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập nổ lực phát huy hết khả năng, nguồn lực để đứng vững ngày phát triển Việt Nam Hoạt động công ty đem lại lợi nhuận cao, góp phần khơng nhỏ đóng góp cho ngân sách nhà nước, mang lại việc làm thu nhập cho người lao động Quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập công ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam) hoàn thiện song khơng tránh khỏi điểm cịn hạn chế Qua thời gian thực tập, sở tìm hiểu thực trạng quy trình nhập cơng ty, em xin mạnh dạn đưa số giải pháp nhỏ Hy vọng cơng ty tham khảo giải pháp để nâng cao hiệu cho trình nhập Tuy nhiên, thời gian phạm vị hiểu biết thân cịn hạn chế, nên viết khơng thể tránh khỏi thiếu sót khuyết điểm, em mong nhận xét góp ý q cơng ty với cô Dung- GVHH bạn để chuyên đề em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! SVTH: Nguyễn Thị Thùy Diệp 62 GVHD: ThS Phạm Thị Kim Dung TÀI LIỆU THAM KHẢO  Võ Thanh Thu (2011), Kỹ thuật kinh doanh xuất nhập khẩu.Nhà xuất Lao động – xã hội, Hà Nội PGS.TS Trương Đồn Thể (2007), Giáo trình Quản trị sản xuất tác nghiệp Nhà xuất Đại học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội Hà Thị Ngọc Oanh (2002), Giáo trình Kỹ thuật kinh doanh thương mại quốc tế Nhà xuất Thống kê, Hà Nội Võ Thị Thu Trúc, Nâng cao hoạt động NK nguyên vật liệu Công ty Cổ phần xây dựng kinh doanh vật tư C&T, luận văn tốt nghiệp, trường đại học Kỹ Thuật Công Nghệ TPHCM Báo cáo tổng kết cuối năm công ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam) Các trang web: • http://tailieu.vn/xem-tai-lieu/luan-van-hoan-thien-quy-trinh-to-chuc-thuchien-hop-dong-nhap-khau-o-cong-ty-co-phan-xuat-nhap-kha.672146.html • http://www.nganhangonline.com/thu-tin-dung-26/l-c-tra-cham-co-khong-coxac-nhan-301.html • http://www.vietcombank.com.vn/Corporates/Documents/Bieu%20phi%20dic h%20vu%20thanh%20toan%20nhap%20khau.pdf?15 SVTH: Nguyễn Thị Thùy Diệp 63 GVHD: ThS Phạm Thị Kim Dung PHỤ LỤC Mức nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm (BOM) Bộ chứng từ khai hải quan công ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam) 2.1 Tờ khai nhập 2.2 Phụ lục tờ khai 2.3 Purchure Order 2.4 Shipping Invoice and Packing list 2.5 Đơn đề nghị chuyển cửa 2.6 Biên bàn giao hàng chuyển cửa SVTH: Nguyễn Thị Thùy Diệp 64 GVHD: ThS Phạm Thị Kim Dung ... thực trạng quy trình tổ chức thực nhập cơng ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam) Chương 3: Một số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình nhập cơng ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam) SVTH: Nguyễn... hiểu thực trạng quy trình tổ chức thực hoạt động nhập công ty TNHH Spitfire Controls (Việt Nam) để đưa số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình Nhiệm vụ nghiên cứu Thơng qua tìm hiểu, nghiên cứu quy. .. hồn thiện quy trình nhập 45 3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập 45 3.2.1 Giải pháp từ phía cơng ty 46 3.2.1.1 Giải pháp nâng cao công tác lập kế hoạch nhập