ĐỀ TÀI: Đàm phán ký kết hợp đông xuất khẩu gạo giữa Vinafood corp và Nhật Bản

ĐỀ TÀI: Đàm phán ký kết hợp đông xuất khẩu gạo giữa Vinafood corpvà Nhật Bản I/ Mục đích của cuộc đàm phán 1/ Mục tiêu cho từng nội dung đàm phán 1.1.Mục tiêu về chất lượng hàng hóa và b

ĐỀ TÀI: Đàm phán ký kết hợp đông xuất khẩu gạo giữa Vinafood corp

và Nhật Bản

I/ Mục đích của cuộc đàm phán

1/ Mục tiêu cho từng nội dung đàm phán

1.1.Mục tiêu về chất lượng hàng hóa và bao bì

- Cung cấp cho đối tác loại gạo 5% tấm với chất lượng tốt nhất, gạo phải có chất lượng đồng đều, không bị lẫn lộn nhiều giống, chất lượng ổn định, hạt gạo đồng đều Thời gian trước đây gạo xuất khẩu của Việt Nam thường bị so sánh với gạo thái lan về chất lượng nhược điểm lớn của gạo xuất khẩu Việt Nam là thường bị lẫn lộn nhiều giống, tạp hạt có màu nên thương hiệu gạo Việt Nam khó tồn tại lâu trong lòng người tiêu dùng Chất lượng đảm bảo như sau:

- Mức độ xác: mức độ thông thường

- Thiết kế bao bì đúng quy cách, đảm bảo chất lượng, kiểu dáng mẫu mã bắt mắt để tạo lợi thế khi xuất khẩu gạo ra thế giới.chất lượng bao bì có thể giúp làm tăng giá xuất khẩu gạo

1.2 Mục tiêu về giá cả

- Đạt mức giá bán FOB Hài Phòng chưa bì cao nhất trong khoảng giá 500$/tấn đến 510$/tấn

- Giá bao bì 0,2% giá FOB HP

1.3.Mục tiêu về điểu khoản thanh toán

Các điều khoản rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu

-Xác định rõ đồng tiền thanh toán phù hợp với điều kiện 2 bên, được sự đồng thuận của các bên Đồng thời quy định rõ ràng tỷ giá thanh toán cụ thể theo ngày hợp đồng

-Chi tiết, cụ thể về địa điểm thanh toán, ở Nhật Bản hay tại Việt Nam hoặc ở nước khác (Hai phần này cần cố định phương án, ví dụ thanh toán = USD, tại VN Nếu thanh toán là USD, thì ko cần phần tỷ giá)

-Xác định thời hạn thanh toán là trả trước, trả ngay hay trả sau

-Phương thức thanh toán là nội dung quan trọng nhất nên cần quy định rõ ràng về phương thức, ngân hàng…

Mục tiêu về điều khoản điều kiện cơ sở giao hàng

Thực hiện cơ sở giao hàng theo FOB Hải Phòng với điều kiện là :

Với giá là 510USD/ tấn

Nội dung của FOB:

Theo điều kiện này người bán phải:

tiền cước

Còn người mua phải chịu

- Trả tiền chi phí bốc hàng lên tàu nếu chi phí này được tính vào trong tiền cước

- Chịu mọi rủi ro và tổn thất hàng hóa kể từ khi hàng đã qua hẳn lan can tàu ở cảng bốc hàng

II/ Chiến lược, chiến thuật đàm phán

1.1 Kế hoạch chiến lược để thực hiện mục tiêu

1.1.1 Chiến lược để đạt được chất lượng hàng hóa và bao bì

- Kỹ thuật mở đầu đám phán: tiếp cận và tìm hiểu thông tin về đối tác Nhật Bản, tạo ra bầu không khí tin tưởng hợp tác thuận lợi cho quá trình đàm phán

-Kỹ thuật truyền đạt và thu nhận thông tin: truyền đạt thông tin về chất lượng gạo và bao

bì cho đối tác Tiếp nhận thông tin từ đối tác nghe và trả lời các câu hỏi của đối tác, để có thể đáp ứng tốt nhất theo đúng yêu cầu của đối tác về chất lượng gạo và bao bì

-Kỹ thuật lập luận trong đàm phán: đưa ra những dẫn chứng, luận cứ để trình bày, giải thích và chứng minh cho đối tác Nhật Bản thấy rõ Việt Nam là một nước chuyên xuất khẩu gạo và các sản phẩm gạo của Việt Nam có chất lượng tốt không thua kém gì chất lượng gạo xuất khẩu của thái lan, trong khí đó giá thành gạo Việt Nam lại rẻ hơn gạo thái.Bên cạnh đó bao bì cho gạo xuất khẩu cũng đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn chất lượng cần có

-Nên sử dụng chiến lược đàm phán hợp tác vừa chú ý đến lợi ích bản thân vừa quan tâm lơi ích của đối tác Hợp tác 2 bên cùng có lợi

1.1.2.Chiến lược để đạt được mục tiêu về giá

-Làm nổi bật các giá trị gia tăng mà khách hàng nhận được, tránh bàn trực tiếp vào giá ngay ban đầu: Uy tín của Vinafood, nguồn gạo cung ứng tốt trong điều kiện khan hiếm gạo

- Bên bán chỉ đưa ra mức giá ban đầu là 510$/tấn, FOB HP chưa bì Sau khi bên mua đưa giá thì tiếp tục đàm phán

- Dùng chiến lược thay thế: Ngoài các đối tác Nhật, Vinafood còn rất nhiều các đối tác mong muốn mua gạo 5% tấm: Trung Quốc, Ấn Độ, Philipin, Indonesia, Mozambich…

- Ép nguồn cung: Hiện tại nguồn cung lương thực trên thế giới suy giảm: Pakistan bị lũ lụt nghiêm trọng, lượng gạo xuất ra thị trường giảm 2,5 – 2,8 triệu tấn Ấn Độ cũng chịu ảnh hưởng của lũ lụt, tuyên bố không xuất khẩu gạo Liên Bang Nga bị cháy rừng, nước này cũng không xuất khẩu lương thực

1.1.2.Chiến lược về phương thức và thời hạn thanh toán

(1).Đồng tiền thanh toán

-Chiến lược: Lấy đồng tiền tính giá làm đồng tiền thanh toán

Chúng ta sẽ đề nghị lấy đồng tiền mạnh hơn để thanh toán, đó là đồng JPY (Yên Nhật)

Lý do: Vinafood của Việt Nam là bên bán, sẽ có lợi thế hơn khi sử dụng đồng tiền mạnh

để thanh toán Khi có biến động về tỷ giá, đồng tiền mạnh sẽ có ít có khả năng mất giá, dễ chuyển đổi

Tỷ giá ngày 06/10/2010 là 1JPY = 229.19VND

(2).Địa điểm thanh toán.

- Lấy VN làm địa điểm thanh toán vì có thể thu tiền về nhanh chóng, hơn nữa ngân hàng nước mình thu được thủ tục phí của nghiệp vụ thanh toán

1.1.3 Chiến lược để đạt được điều khoản giao hàng tối ưu

- Chiến lược mà Vinafood corp đưa ra là đàm phán để có thể giao hàng theo điều kiện FOB Hải Phòng với giá là 510 USD/ tấn

Các lý do thuyết phục:

- Sự bất lợi giữa giao thông đường biển giữa VN và Nhật Bản

-Các phương tiện vận tải đường biển của VN chưa chuyên nghiệp trong việc vận chuyển hàng hóa có trọng lượng lớn và cần có sự bảo quản tốt

- Giá gạo xuất khẩu trong 2 quý đầu năm 2010 là 473 USD/1 tấn trong khi giá gạo ngày một tăng cao

- Vinafood cam kết sẽ giao hàng qua lan can tàu theo điều kiện cơ sơ giao hàng

-Sẽ có một số ưu đãi như: chiết khấu giá vì mua hàng với khối lượng lớn, có cam kết về chất lượng sản phẩm

III /Lựa chọn nhân sự đàm phán

3.1- Kế hoạch nhân sự bên mình và nhiệm vụ

a, Trưởng đoàn ( nhóm trưởng)

b, Thư kí( Nguyễn Thanh Huyền)

c, Phiên dịch viên( Nguyễn Mai Hương)

d, Chuyên gia kĩ thuật(Nguyễn Đình Hùng và Vũ Công Tuyền)

- Thuyết trình với phía đối tác về các thông số kĩ thuật của hàng hoá

e, Chuyên gia luật( Nguyễn Thị Quỳnh, Nguyễn Thuý Quỳnh và Đỗ Trọng Quyết)

những hiểu lầm đáng có

- Tìm hiểu kĩ cơ chế luật pháp bên phía đối tác

f, Chuyên gia kinh tế( Dương Thị Quỳnh và Nguyễn Thị Thanh Tâm)

- Tìm hiểu rõ tình hình kinh tế của 2 bên và thế giới

3.2 Phân tich nhân sự dự kiên của bên đối tác

về các điều khoản cũng như bày tỏ mong muốn của mổi bên

khoản hơp đồng, thông số kĩ thuật, giá cả, cách thức thanh toán… thì các chuyên gia của từng bộ phận sẽ trả lời các thắc mắc đó

IV/ Kế hoạch đàm phán

1.2 Kế hoạch thời gian và địa điểm

- Tiến hành đặt trước với khách sạn Nikko về thời gian và địa điểm

Nhật và đặt phòng - …

1.3 Kế hoạch cho chương trình đàm phán (tổ chức đàm phán)

kiểm tra mọi công việc

30 phút( người Nhật rất thích việc này vì họ muốn tìm hiểu sơ qua về đối tác trước khi đi vào đàm phán)

- Đàm phán xong bên ta mời họ ăn bữa trưa, rồi tiến hành nghỉ ngơi, giải trí như kế hoạch đã định

V/Tổ chức đàm phán

1 Chuẩn bị

1.1.1 Thông tin về hàng hóa: Cơ cấu, chủng loại, thông số, phương pháp quy định chất lượng, giá, xu hướng biến đổi

-Cơ cấu xuất khẩu gạo của Việt Nam hiện nay; Theo đuổi một cơ cấu thị trường tập trung

và ổn định Định hướng kinh doanh xuất khẩu gạo của Việt Nam thể hiện sự ưu tiên cho các thị trường tập trung Hợp đồng xuất khẩu gạo tập trung bao gồm các hợp đồng xuất khẩu gạo trắng các loại vào các thị trường do Chính phủ nước nhập khẩu ủy quyền cho một tổ chức thực hiện

-Chủng loại gao xuất khẩu: đa dạng và phong phú bao gồm cả gạo nếp và gạo tẻ, gạo 5%,10%,15,20,25% tấm

-Giá: Đến cuối tháng 9, cả nước xuất khẩu được 3,7 triệu tấn, còn 800.000 tấn, giá gạo xuất khẩu của Việt Nam (VN) đạt bình quân 293 USD/tấn Điều đáng nói, lần đầu tiên, giá gạo VN xuất khẩu ngang bằng với gạo Thái Lan cùng cấp các loại, từ 5% tấm, 10%, 15% đến 20% tấm, và mới đây, gạo loại 25% tấm của VN đã trúng thầu cao hơn gạo Thái Lan 8USD/tấn Giá trúng thầu rất cao 350 USD/tấn, so với Thái Lan là 342 USD/tấn So với cùng kỳ năm 2009, về số lượng tăng gần 6%, về trị giá FOB tăng hơn 10%, về trị giá CIF tăng hơn 9%, giá xuất khẩu bình quân tăng 16,64 USD/tấn Hiện tại, giá gạo xuất

khẩu của Việt Nam đã ở chung mặt bằng giá với gạo các nước xuất khẩu lớn như Thái Lan

-Chất lượng: chất lượng gạo của Việt Nam còn thua kém chất lượng gạo xuất khẩu của thái lan, %).Trong những năm vừa qua để phù hợp với yêu cầu thị trường, chất lượng gạo của Việt Nam đã được cải thiện một bước đáng kể, loại gạo chất lượng trung bình chiếm tỷ lệ từ 22,4% (năm 1996) tăng lên 85% (năm 2003) Loại gạo chất lượng thấp chiếm tỷ

lệ 23% giảm xuống còn 8% những năm gân đây đã có nhiều biện pháp để tăng chất lượng cho gạo xuất khẩu Việt Nam từ khâu cải thiện giống, chăm sóc, thu hoạch… 1.1.2.Thông tin chung về giá cả thị trường

-Nhu cầu thế giới năm 2010 về gạo: FAO đã công bố dự báo mới về sản lượng thóc toàn cầu năm 2010 trong đó nhấn mạnh, do hạn hán kéo dài ở khu vực sông Mekong sản lượng thóc toàn cầu năm 2010 chỉ đạt khoảng 704,4 triệu tấn, tương đương 470 triệu tấn gạo FAO cũng dự báo nhu cầu gạo năm 2010 của thế giới lên tới 461 triệu tấn

-Tình hình về gạo tại thị trường Nhật: Mặc dù Nhật Bản sản xuất gạo vượt nhu cầu trong nước, nhưng vẫn phải nhập khẩu gạo hàng năm theo thỏa thuận thương mại quốc tế WTO yêu cầu nhập hằng năm lượng gạo chiếm từ 4% đến 7% lượng tiêu thụ nội địa, năm

2010 khoảng gần 1 triệu tấn gạo

- Giá gạo đang tăng lên, ngày 14/9/2010, Hiệp hội lương thực VN VFA đưa ra mức giá sàn cho gạo 5% tấm là 475USD/tấn theo giá FOB

- Gạo dự trữ của Vinafood sẵn có khoảng 2 triệu tấn, đang tiếp tục thu mua gạo vụ hè thu, đảm bảo nguồn cung ứng

- Vinafood là đơn vị xuất khẩu gạo lớn nhất Việt Nam, đảm bảo uy tín trong giao dịch 1.1.3.Thông tin về đối tác: Quá trình hình thành và phát triển, các mặt hàng kinh doanh, kinh nghiệm, uy tín, định hướng, điểm mạnh, điểm yếu

1.2.Chuẩn bị về nội dung đàm phán

1.2.1 Chất lượng hàng hóa và bao bì

- Để biểu thị chất lượng gạo của mình doanh nghiệp có thể tiến hàng các phương pháp dựa vào hàng mẫu của bên bán tức hàng mẫu của doanh nghiệp mình.doanh nghiệp có thể cho đối tác xem hàng mẫu của mình Việc mua bán lấy hàng mẫu do bên bán đưa ra và đựoc bên mua nhật bản chấp thuận làm căn cứ chất lượng để giao hàng.sau này chất lượng toàn bộ gạo do bên bán cung cấp đều phải giống với hàng mẫu đã đưa ra.Có thể

dựa vào uy tín của doanh nghiệp hay thương hiệu gạo của Việt Nam để khẳng định chất lượng với đối tác

- Trong quá trình đàm phán đối tác Nhật Bản có thể kiểm định chất lượng thông qua các giấy tờ của doanh nghiệp cùng cấp Hoặc có thể đưa theo chuyên gia kiểm định chất lượng gạo cho phù hợp yêu cầu của Nhật Tiêu chuẩn của gạo xuất khẩu được đánh giá qua một số chỉ tiêu như: phẩm chất xay trà, phẩm chất cơm, độ trở hồ, độ dài hạt gạo, bạc bùng, mùi thơm…….Giấy chứng nhận chất lượng, trọng lượng và bao bì do Vinacontrol cấp ở cảng xếp hàng hóa tính chất chung thẩm và chi phí do người bán chịu

1.2.2 Giá cả

Phương pháp quy định giá: Giá cố định

- Đồng tiền tính giá: USD

- Giá FOB Hải Phòng chưa bì

- Bì 0,2% tính theo giá FOB HP chưa bì

- Quy tắc giảm giá: 0.1% cho đối tác mua lần đầu với số lượng 10.000 tấn, tính theo giá FOB Hải Phòng chưa bì

1.3.Chuẩn bị địa điểm

1.3.1 Thu xếp thời gian

- Cuộc đàm phán cần tiến hành đúng như lịch trình mà ta đã định ra

- Cần qui định rõ thời gian của mỗi phần công việc đê tiến trình công việc được thực hiên theo định trước

- Thư kí cần chú ý, nếu trưởng đoàn có quên thì nên nhắc nhở

1.3.2 Chuẩn bị địa điểm, nghỉ ngơi, giải trí

- Bố trí cho đoàn đàm phán bên đối tác nghỉ tại Nikko Hotel

- Lên lịch trình cho việc nghỉ ngơi, giải trí của bên đối tác

1.4.3 Kế hoạch đặt chỗ

- Thư kí tiến hành việc đặt chỗ nghỉ ngơi, cũng như nơi cuộc đàm phán diễn ra tại Nikko Hotel

- Thư kí đặt tiệc cũng như chiêu đãi phía đối tác

- Thư kí lên lịch nghỉ ngơi, giải trí cho bên đối tác thì cũng tiến hành đặt chỗ các địa điểm

đó trước

1.3.Chuẩn bị chương trình làm việc

- Thư kí lên lịch trình cho cuộc đàm phán( cần định rõ thời gian của các mục trong cuộc đàm phán)

- Đoàn đàm phán của ta đến địa điểm đàm phán trước giờ hẹn khoảng 15 phút để kiểm tra mọi công việc

- Đến 7giờ 55 phút tiến hành gặp gỡ nói chuyện ngoài lề với phía đối tác khoảng 30 phút( người Nhật rất thích việc này vì họ muốn tìm hiểu sơ qua về đối tác trước khi đi vào đàm phán)

-Sau khi nói chuyện ngoài lề xong thì hai bên tiến hành đàm phán

- Đàm phán xong bên ta mời họ ăn bữa trưa, rồi tiến hành nghỉ ngơi, giải trí như kế hoạch

đã định

2.Tiến hành

2.1 Tiếp cận

- Bắt tay

Bắt tay khi gặp mặt và chia tay nhau trong cùng một ngày tại cùng một địa điểm hoặc khi bày tỏ sự chúc mừng người khác

+Người chìa tay trước: Phụ nữ, người lớn tuổi,người giữ chức vụ cao, chủ nhà

+Cần tránh: đeo găng tay, bóp quá mạnh, cầm tay hờ hững, lắc quá mạnh, giữ quá lâu +Mắt nhìn thẳng, tập trung, nét mặt vui vẻ

Giới thiệu: Giới thiệu trẻ với già, người địa vị xã hội thấp với người địa vị xã hội cao, nam với nữ, khách với chủ…

-Trao và nhận danh thiếp

-Ứng xử với phụ nữ

Luôn tỏ ra quan tâm, săn sóc, tôn trọng và giúp đỡ

- Thăm hỏi

+Nếu tặng hoa thì tặng tận tay, nếu tặng quà thì chỉ để trên bàn Người Nhật cũng là người Á Đông nên cũng rất thích nói chuyện về gia đình, lựa chọn những câu hỏi có lien quan đến vợ (chồng) con cái họ Chẳng hạn như: anh (chị) dạo này khoẻ không? Thành tích học tập của các cháu như thế nào?

-Tiếp chuyện

+Trong phòng khách xếp ghế nệm dài, người tổ chức đàm phán ngồi bên trái, khách bên phải, những người khác lần lượt ngồi các ghế tiếp theo theo thứ tự trên dưới theo vị trí

xuất khẩu hay tuổi tác Không rung đùi hay nhìn ngang liếc dọc, không lấy thứ gì ra xem khi chủ nhà không giới thiệu

2.2 Trao đổi thông tin

2.2.1 Đặt câu hỏi

Năm chức năng của câu hỏi trong đàm phán

+Thu thập thông tin nhất định

+Đưa ra thông tin

+Làm cho phía bên kia chuyển hướng

+Hướng suy nghĩ của phía bên kia đi đến một kết luận

+Thu hút sự chú ý

Loại câu hỏi:

+Câu hỏi mở để đạt được thông tin khái quát liên quan đến vấn đề có liên quan

+Câu hỏi thăm dò để gợi thêm ra những thông tin

+Câu hỏi đóng để xác minh những điểm nhất định về sự kiện và để nhận được những câu trả lời đơn giản là có và không

+Câu hỏi giả thiết để khai thác những ý kiến của bên kia về một vấn đề nhất định

-Kỹ thuật đặt câu hỏi

+Không đặt nhiều những câu hỏi đóng trừ khi cần thiết

+Đặt câu hỏi yêu cầu trả lời bằng số liệu, chứ không nên yêu cầu trả lời bằng giải pháp +Ngữ điệu của câu hỏi là trung tính va thái độ bình tĩnh Nhưng công kích lớn tiếng hoặc

áp đặt không mang lại những đáp ứng tích cực

+Nếu định lấy thông tin khó moi hỏi, hãy đặt một loạt các câu hỏi mềm mỏng trước để tự động hóa câu trả lời của bên kia, sau đó mới đặt câu hỏi chính

2.2.2 Im Lặng

Sự im lặng trong đàm phán có ý nghĩa:

+Buộc bên kia tiếp tục phát biểu

+Báo hiệu rằng mình đã nói đủ

+Thể hiện những bất bình hoặc không chấp nhận những quan điểm của bên kia

+Thể hiện một sự thất vọng

+Im lặng trong một khoảng thời gian ngắn sau một số câu nói còn có tác dụng thu hút sự chú ý của bên kia

+Im lặng còn thể hiện sự miễn cưỡng.

2.2.3 Lắng nghe:

Lắng nghe trong đàm phán để:

+Thể hiện sự tôn trọng của ta và cũng thỏa mãn nhu cầu tự trọng của bên kia làm cho quan hệ hai bên gắn bó hơn, đàm phán thuận lợi hơn

+Phát hiện sự mâu thuẫn, thiếu nhất quán trong quan điểm, lập luận của bên kia

+Phát hiện những điểm then chốt có giá trị (bối cảnh, thời gian, quyền lợi và nhu cầu của bên kia…) để đốn được sự trung thực trong lời nói của phía bên kia

+Biết được bên kia thực sự đã hiểu vấn đề chưa

2.2.4 Quan sát

Diện mạo:

Quan sát diện mạo phải hết sức cẩn thận vì có thể bị nhầm lẫn Do đó phải dùng cả kinh nghiệm, linh cảm và những thông tin thu thập được về bên kia để có cách hành động Nói chung việc cảm nhận qua diện mạo chỉ dùng để tham khảo

Nếu bên kia có thái độ kiêu ngạo thì cuộc đàm phán sẽ diễn ra trong không khí đối địch, nếu có thái độ thân thiện, thẳng thắn thì đàm phán sẽ diễn ra trong tinh thần hợp tác cùng giải quyết vấn đề

2.2.5 Phân tích những lý lẽ và quan điểm

Khi phân tích nên nhìn vào:

+Những nhầm lẫn hoặc bỏ sót thực tế

+Thiếu logic

+Sử dụng thống kê có chọn lọc

+Những công việc ẩn dấu

+Xuyên tạc những điều ưu tiên

2.3.Thuyết phục

Thuyết phục

+Hướng về người ra quyết định

+Nêu ra lợi ích của phía bên kia nếu họ chấp thuận

+Nêu ra hậu quả đối với phía bên kia nếu họ không chấp thuận

+Dẫn chứng bằng xác nhận của bên thứ 3

+Khuyên bảo và gợi ý: