1. Hoạch định là gì? Tầm quan trọng của hoạch định văn phòng? Nội dung cơ bản của công tác hậu cần? 2. Vì sao phải thực hiện 5S trong văn phòng? Trình bày các bước thực hiện 5S 3. Cách bố trí văn phòng theo kiểu “ĐÓNG” và ‘MỞ”? Ưu và nhược điểm 4. Tổ chức bộ máy hành chính văn phòng? Ưu – nhược 5. Thế nào là văn phòng hiện đại? ý nghĩa của văn phòng hiện đại trong việc cải cách hành chính 6. Lý do thay đổi vị trí của văn phòng? Khi giám đốc giao việc tìm kiếm vị trí mới cho văn phòng. Nêu ra những yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn?
1 Hoạch định gì? Tầm quan trọng hoạch định văn phịng? Nội dung cơng tác hậu cần? a Hoạch định là: trình xác định mục tiêu, chọn lựa giải pháp, cơng cụ, hình thành kế hoạch chương trình hành động triệt để để thực có hiệu mục tiêu đề .hoạch định chức trình quản trị, ảnh hưởng đến chức khác b Tầm quan trọng hoạch định văn phòng: − Giảm tối đa trùng lắp công việc đơn vị, phận cá nhân nhà quản trị − Chủ động đối phó với tình thay đổi hoạt động, tăng độ linh hoạt máy − Là sở cho phối hợp liên kết phận, đơn vị chức − Tiết kiệm chi phí thời gian c Những nội dung công tác hậu cần: − Quản lý chi tiêu kinh phí Đây nội dung lớn bao gồm nhiều nội dung chi tiết, cụ thể Nội dung chi tiêu hành nghiệp: lương chính, phụ cấp lương, cơng tác phí, cơng vụ phí, văn phịng phẩm, nghiệp vụ phí khoản chi tiêu nghiệp vụ khác theo quy định nhà nước Quản lý biên chế quỹ lương, quản lý tài sản cố định, quản lý vật tư, hàng hoá, vật rẻ tiền mau hỏng − Quản lý biên chế quỹ lương hành nghiệp Nắm vững tiêu biên chế; Kế hoạch hoá quỹ lương; Cấp phát chi trả lương cho đối tượng; Quyết toán quỹ lương; − Quản lý tài sản cố định Tài sản cố định quan hệ thống nhà xưởng, thiết bị máy móc, phương tiện kỹ thuật phương tiện vận chuyển Đó tài sản có giá trị lớn, định khả hoạt động quan nên cần quản lý sử dụng cho có hiệu Để quản lý tài sản cố định văn phòng thực nhiều tác nghiệp vụ cụ thể: phân loại tài sản cố định, lập hồ sơ tài sản cố định, lập sổ sách ghi chép, theo dõi kịp thời việc xuất nhập sử dụng, sửa chữa, nắm số lượng, chất lượng; có quy chế quản lý, giao nhận q trình sử dụng quy định chế độ trách nhiệm vật chất việc sử dụng tài sản cố định; thực việc kiểm kê cuối năm để đánh giá chất lượng nắm vững số lượng tài sản, quản lý vật tư, hàng hoá, vật rẻ tiền mau hỏng − Đảm bảo điều kiện làm việc cho quan Văn phịng có trách nhiệm bảo đảm việc bố trí phịng làm việc cho cán bộ, cơng chức cho hợp lý, khoa học; bảo đảm đầy đủ, kịp thời trang thiết bị phục vụ cho hoạt động quan, tổ chức − Các loại công vụ khác công tác hậu cần Phục vụ xe cộ, phương tiện lại công tác cán lãnh đạo; Phục vụ nước uống hàng ngày cho phòng làm việc; Phục vụ việc tiếp khách quan; Phục vụ điều kiện vật chất, hậu cần họp; Phục vụ buổi lễ tân, khánh tiết quan; Phục vụ sửa chữa vừa nhỏ Bảo vệ trật tự an toàn quan Vì phải thực 5S văn phịng? Trình bày bước thực 5S a Phải thực 5S văn phịng vì: 5S tảng để thực hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc mơi trường lành mạnh, đẹp, thống đãng, tiện lợi tinh thần thoải mái hơn, suất lao động cao có điều kiện để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng hiệu b Các bước thực hiện: − Sàng lọc(SERI): Là xem xét, phân loại, chọn lựa loại bỏ thứ không cần thiết nơi làm việc Là xem xét, phân loại, chọn lựa loại bỏ thứ không cần thiết nơi làm việc Chống xu hướng người muốn giữ thứ cho trường hợp dự phòng, giữ loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc, nên dán nhãn “đỏ” vào dụng cụ, thiết bị vật liệu cần thiết giữ lại − Sắp xếp(SEITON): Là bố trí, đặt thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng Là bố trí, đặt thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng Khi xếp nên sử dụng phương tiện trực quan cách rõ ràng, đễ người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ hành động dư thừa gây lãng phí thời gian − Sạch sẽ(SEISO): Là giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan nơi làm việc Là giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan nơi làm việc Tất thành viên đơn vị có ý thức tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ thích hợp Cơng việc vệ sinh việc làm thường xuyên người tổ chức, Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực − Săn sóc(SEIKETSU): Là liên tục trì, cải tiến nơi làm việc bằng: Seri, Seiton Seiso Là trì thường xuyên việc làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt hiệu cao điều quan trọng cần thiết Xác lập hệ thống kiểm soát trực quan, dán nhãn đánh dấu màu sắc Tạo mơi trường dễ dàng để trì việc sàng lọc, xếp − Sẵn sàng(SHITSUKE): Là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt qui định nơi làm việc Giáo dục người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt qui định nơi làm việc Hãy biến việc làm tốt đẹp trở thành thói quen, niêm yết kết đánh giá 5S nơi làm việc để khuyết chích việc tốt rút kinh nghiệm việc chưa tốt Kiểm tra định kỳ với nguyên tắc xác lập, xây dựng định hình văn hố đơn vị Cách bố trí văn phịng theo kiểu “ĐĨNG” ‘MỞ”? Ưu nhược điểm ĐĨNG ĐỊNH NGHĨA ƯU Là hình thức văn phòng mà phận làm việc bố trí phịng riêng biệt khép kín • Đảm bảo độc lập MỞ Là hình thức văn phòng mà phận làm việc đặt khơng gian chung xếp theo qui trình cơng việc Vd ngân hàng Văn phịng mở có loại : có vách ngăn (cố định hay lưu động) khơng có vách ngăn Là xu hướng sử dụng • Dễ dàng giám sát, kiểm tra; • Thuận lợi cho việc giao tiếp nhân viên; ĐIỂM phận; • Khơng gây ồn ào, trật tự; • Đáp ứng đƣợc u cầu bí mật thơng tin • Cơng việc thực cách • Tốn diện tích sử dụng mặt NHƯỢC ĐIỂM bằng; • Thiếu động; • Chi phí lắp đặt lớn; • Tốn thời gian di chuyển phận VP; • Khó kiểm sốt đƣợc hoạt động nhân viên nhanh chóng; • Chi phí bảo dưỡng tốn kém; • Sử dụng triệt để khoảng khơng gian; • Mặt dễ dàng thay đổi cách nhanh chóng • Vì khơng có vách ngăn nên tiếng ồn dễ dàng • Ngồi dẫn đến tập trung; • An ninh khơng cao; • Mơi trường làm việc mang tính cá nhận; • Khó đáp ứng tất yêu cầu cho tất • Mọi người mơi trường làm việc Tổ chức máy hành văn phịng? Ưu – nhược ĐỊNH NGHĨA ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM TẬP TRUNG THEO ĐỊA BÀN Mọi hoạt động cơng việc hành tập trung địa điểm quyền nhà quản trị hành • Dễ huy động nhân • Dễ kiểm tra • Dễ đào tạo huấn luyện • Dễ sử dụng trang thiết bị • Dễ nghiên cứu cải tiến thủ tục • Q tải cơng việc • Tạo tính quyền lực gia tăng phận hành doanh nghiệp • Khó chun mơn hóa • Cơng việc thiếu xác • Trì trệ chuyển giao công việc PHÂN TÁN THEO CHỨC NĂNG HOẠT ĐỘNG Các hoạt động hành đặt địa điểm phận chuyên môn Nhà quản trị hành giám sát • Tạo tính linh hoạt thích ứng • Giảm bớt áp lực cơng việc • Thu hút nhiều chun viên • Khó kiểm sốt cơng việc hành chính, dễ vi phạm nguyên tắc thủ tục hành • Lãng phí đầu tư sử dụng trang thiết bị • Lấn quyền cấp quản trị • Chun mơn Thế văn phịng đại? ý nghĩa văn phòng đại việc cải cách hành chính? a Văn phịng đại có đặc trưng bản: − Tổ chức máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ − Lao động văn phòng tổ chức khoa học − Tăng cường áp dụng phương tiện kỹ thuật mới, phương pháp điều hành − Xây dựng định mức cụ thể hợp lý − Linh hoạt hiệu b Ý nghĩa văn phòng đại việc cải cách hành chính: − Áp dụng chế độ chuyên gia trực tiếp − − − − Khoa học tiêu chuẩn hóa thủ tục hành Giải cơng việc nhanh chóng, xác Cung cấp thơng tin đầy đủ, kịp thời Góp phần cải cách thủ tục hành Lý thay đổi vị trí văn phịng? Khi giám đốc giao việc tìm kiếm vị trí cho văn phịng Nêu yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn? a Có nhiều lý để thay đổi vị trí văn phịng: Việc lựa chọn thiết kế văn phòng quan trọng doanh nghiệp, góp phần đến thành cơng doanh nghiệp, có nhiều yếu tố để định lựa chọn địa điểm, thiết kế văn phòng b Yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn vị trí văn phịng: − Khối lượng cơng việc văn phịng (dựa vào qui mơ tổ chức mục đích tổ chức) − Số lượng vị trí (trụ sở sở doanh nghiệp) − Tính sẵn có nhân lực (cố gắng tận dụng nguồn nhân lực sẵn có địa phương, cơng nhân lao động giản đơn) − Cơ sở hạ tầng xã hội (trường học, bệnh viện, điều kiện giao thông, công viên, chợ, siêu thị,… − Cơ sở hạ tầng kinh tế (điều kiện vận tải hàng hóa, thơng tin liên lạc, viễn thông công nghệ thông tin,…) − Khoảng trống để mở rộng công ty tương lai (dự phịng) − Nguồn kinh phí cơng ty (khả tài chính) − Phong thủy Tầm quan trọng việc khai thác hồ sơ, tài liệu? Quy trình khai thác hồ sơ lưu trữ văn phòng? a Tầm quan trọng việc khai thác hồ sợ, tài liệu: − Là nghiệp vụ quan lưu trữ nhằm cung cấp cho quan Đảng Nhà nước, tổ chức trị xã hội, tổ chức kinh tế, cá nhân thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ, phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hoá, khoa học lợi ích đáng công dân − Là nghiệp vụ quan trọng mục tiêu cuối công tác lưu trữ − Biến thông tin khứ (thông tin hồi cố) bảo quản kho lưu trữ thành tư liệu bổ ích phục vụ nghiệp xây dựng kinh tế, phát triển văn hoá, khoa học kỹ thuật nghiên cứu lịch sử − Có tác dụng thiết thực việc tiết kiệm thời gian, công sức tiền − Là động lực mạnh mẽ để thúc đẩy công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển − Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho kho lưu trữ, tạo nên nguồn động viên hữu hiệu cho cán vật chất lẫn tinh thần b Quy trình khai thác hồ sơ lưu trữ văn phòng: Tiếp nhận yêu cầu Nghiên cứu soạn thảo văn Lãnh đạo đơn vị duyệt dự thảo Kiểm tra tài liệu đính kèm Lãnh đạo quan ký văn Kiểm tra thể thức văn Vào sổ đăng ký văn Ban hành văn Sắp xếp lưu văn c Phân tích bước quy trình xử lý văn đến - Kiểm tra phân loại văn Người nhận kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận; Nếu phát bì khơng ngun vẹn, văn chuyển đến muộn (đối với văn - KHẨN) phải báo với người có trách nhiệm; Các văn chuyển qua máy fax, qua mạng kiểm tra số lượng trang văn - thiếu phải báo cáo kịp thời Phân lọai sơ bộ, bóc bì văn đến; Loại khơng bóc bì : văn ghi đích danh người nhận, ghi tên tổ chức, đoàn thể - đơn vị (trừ trường hợp có quy định khác) cần chuyển trực tiếp đến người nhận; Lọai nhân viên văn thư bóc bì: Gồm văn ngồi bì để tên quan; Đóng dấu ĐẾN vào “Sổ Đăng ký Văn Đến; Văn đến tất đơn vị phải tập trung văn thư, trừ lọai văn - đăng ký riêng theo qui định khác quan hóa đơn, chứng từ kế toán Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư phải đóng dấu “ĐẾN”, ghi số - đến ngày đến; Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn đến - máy vi tính Phân chuyển văn Đến; Giải theo dõi việc giải văn Đến Thư ký lãnh đao phụ trách văn thư ghi nhận vào sổ theo dõi thông tin: đơn vị giải quyết, ý kiến đạo lãnh đạo, thời hạn giải chuyển văn đến đơn vị phân công xử lý văn Con dấu a Nguyên tắc quản lý dấu: − Do nhân viên văn thư giữ đóng quan − Chỉ giao cho người khác có văn cho phép người có thẩm quyền − Chỉ đóng dấu sau có chữ ký người có thẩm quyền − Người giữ dấu phải tự tay đóng dấu vào văn b Nguyên tắc sử dụng dấu: − Đóng rõ ràng, ngắn, chiều, màu mực quy định − Đóng lên 1/3 chữ ký phía bên trái − Đóng dấu lên phụ lục người ký định, đóng lên phần tên quan tên phụ lục − Đóng dấu giáp lai, dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành theo quy định Bộ trưởng, thủ trưởng quan quản lý c Ý nghĩa − Khẳng định tính xác giá trị pháp lý văn − Công cụ quan trọng để phân biệt tài liệu thật hay giả => Đấu tranh chống lại hành động phi pháp, gian lận CÁCH VIẾT MỘT QUYẾT ĐỊNH TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH VĂN BẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số:XXX/QĐ-… Địa danh, ngày … tháng … năm … QUYẾT ĐỊNH Về việc thi hành kỷ luật lao động GIÁM ĐỐC …………………… Căn Bộ luật lao động năm …….; Căn Nghị định số …ngày …của Chính phủ việc quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Bộ luật lao động kỷ luật lao động trách nhiệm vật chất; Căn Điều lệ Cty…………… ban hành ngày…tháng…năm; Căn Thỏa ước lao động tập thể Cty……………ký ngày… tháng….năm; Căn Nội quy lao động Cty……………… ban hành ngày…tháng….năm; Căn Biên họp xử lý kỷ luật lao động ngày …./…/…; Theo đề nghị Trưởng phòng HC-NS QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Thi hành kỷ luật lao động …… - Đơn vị làm việc:……………………………… - Công việc thực hiện: ………………………… - Chức vụ: ………………… - Trình độ chun mơn: …………………………… - Hình thức mức độ phạm lỗi:…………………………………… - Hình thức kỷ luật:…………………………………………… - Trách nhiệm vật chất: Điều 2: Thời gian thi hành kỷ luật lao động kể từ ngày / /… đến hết ngày / /… Điều 3: Ông/Bà…………………và Ông/Bà Trưởng phòng Hành chánh - Nhân sự, Trưởng phòng Kinh doanh, Trưởng phịng Kế tốn đơn vị, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành định Quyết định có hiệu lực kể từ ngày / /… Nơi nhận: - Như Điều 3; - Ban chấp hành CĐ; - Lưu VT; GIÁM ĐỐC (Đã ký) XYZ Xác định công việc chuẩn bị để tổ chức họp: Lên danh sách thành phần số lượng người tham dự họp; Chuẩn bị chương trình họp; Chuẩn bị tài liệu cho họp; Soạn thư mời trình duyệt; Gửi thư mời; Chuẩn bị sơ đồ bố trí chổ ngồi phịng họp; Tổ chức vệ sinh phòng họp; Kiểm tra đèn, bàn ghế, máy lạnh, ổ cắm điện… Chuẩn bị nước uống; Khăn phủ bàn, hoa (nếu cần) Máy chiếu, computer, chiếu, giấy bút… Nhắc tham gia họp trước 60’ Theo dõi sau họp − − − − − − − − − − − − − 8:00 – 8: 15 8:15 – 8:30: Đón khách Tuyên bố lý giới thiệu đại biểu, khách mời 8:30 – 9:00: 9:00 – 9:15: Giới thiệu nội dung chương trình họpCUỘC HỌP CHƯƠNG TRÌNH Giám đốc Chi nhánh báo cáo kết kinh doanh 9:15 – 9:30: 9:30 – 9:45 9:45 – 10:00 Chi nhánh tháng đầu năm Các Trưởng phòng ban, Chi nhánh báo cáo tự đánh giá kết kinh doanh tháng phận Tổng Giám đốc phát biểu nhận định đánh giá tình 10:00 – 10:15 hình kinh doanh chi nhánh tháng đầu năm 201X Giải lao 10:15 – 10:30 Chủ tịch Hội đồng quản trị khen thưởng, biểu dương 10:30 – 10:45 số cá nhân có thành tích xuất sắc tháng đầu năm 201X Giám Đốc Chi nhánh báo cáo kế hoạch nhiệm vụ kinh doanh tháng cuối năm 201X 10:45 – 11:00 Cán bộ, nhân viên thuộc Chi nhánh tham gia góp ý việc triển khai kế hoạch kinh doanh tháng cuối năm 201X Tổng Giám đốc, Chủ tịch Hội đồng Quản trị phát biểu đạo tình hình kinh doanh tháng cuối năm 201X Chi nhánh Giám đốc Chi nhánh tiếp thu ý kiến đạo tuyên bố kết thúc họp CƠNG TY ……………… CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Số: -/……………… Địa danh, ngày tháng năm… V/v: …………………… Kính gửi: …………………… Phần nội dung có nội dung khác phải thể ý chính: - Cảm ơn hợp tác q Cơng ty thời gian qua - Nêu thông tin vấn đề muốn đề cập - Mong hợp tác với quý Công ty Nơi nhận: GIÁM ĐỐC -Như trên; -Lưu VT XYZ Hồ sơ Hội nghị khách hàng Thành lập ban tổ chức kiện; Kế hoạch tổ chức kiện; Dự toán ngân sách - Chi phí thiết kế; - Chi phí in ấn; - Tiền thuê hội trường; - Tiền thuê khách sạn; Tiền ăn sáng, tiệc Chi phí trang trí ( hoa tươi, hoa cài áo khách, hoa tặng nhà tài trợ, giỏ hoa để bàn,…) Chi phí thuê thiết bị Thuê MC Chi phí văn nghệ Chi phí nhân (tuyên truyền , hướng dẫn viên) Quà tặng, quay phim chụp hình Danh sách khách mời Chuẩn bị việc ghi biên bản, Bố trí Sân khấu, thiết bị, âm thanh, phiên dịch, ánh sáng, tổ chức ăn sáng, ăn trưa Chuẩn bị việc đón tiếp đại biểu; Chuẩn bị phát biểu lãnh đạo; Các tham luận khách hàng; Các hợp đồng với đối tác Sơ đồ trưng bày hàng hóa sản phẩm cơng ty Chuẩn bị chuyến công tác a Giải công việc hành cho chuyến Lập danh sách thành viên theo định cử công tác, đạo thủ trưởng quan, tổ chức, giấy giới thiệu, giấy đường, công lệnh, hộ chiếu, visa,… Chuẩn bị địa số điện thoại đại sứ quán nước địa liên lạc nơi quen biết Thông báo cho thành viên tham gia chuyến chuẩn bị giấy tờ tuỳ thân Chuẩn bị danh thiếp, thiệp mời, thẻ tín dụng quà tặng cho đối tác b Liên hệ đến nơi công tác: Cần liên hệ trước thời gian nội dung với nơi đến công tác Cần thông báo cho nơi đến biết kế hoạch thời gian chuyến c Chuẩn bị Hồ sơ tài liệu: Nếu chuyến công tác để ký hợp đồng cần có hợp đồng (dự thảo) cho đơn vị chức năng; • Nếu dự hội thảo, hội nghị phải nghiên cứu yêu cầu hội nghị để soạn thảo phát biểu, tham luận Để soạn thảo nội dung cho chuyến đi, lãnh đạo phải có tư liệu, tài liệu tham khảo như: • Các văn quy phạm pháp luật có liên quan đến chuyến đi; • Các tài liệu chun mơn; • Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ d Chuẩn bị phương tiện giao thơng: • Tuỳ theo đặc điểm, thời gian, tính chất chuyến mà lựa chọn phương tiện giao thông cho phù hợp Văn phịng, thư ký cần nắm xác, đầy đủ thông tin phương tiện giao thông đến nơi công tác để lựa chọn loại phương tiện, cho phù hợp tiến hành đặt vé chuẩn bị tư liệu cho chuyến e Chuẩn bị kinh phí: TH10: Cơng ty SX gạch men Khải Hồng ơng Hồng làm Tổng Giám đốc có kế hoạch xem xét điều chỉnh lại sách đãi ngộ chế độ lương thưởng hàng năm cho nhân viên Cơng ty Mục đích nhằm giữ chân nhân viên giỏi, thu hút thêm nhân tài, tối ưu hóa việc quản lý nhân giai đoạn công ty mở rộng sản xuất kinh doanh sang thị trường nước ngồi - - - - - Ơng Hồng giao cho Giám đốc nhân chịu trách nhiệm việc triển khai kế hoạch Hơn 01 tháng qua, Giám đốc nhân tiến hành thăm dò ý kiến nhân viên Công ty, tham khảo cơng ty lĩnh vực sách chế độ lương thưởng, đồng thời rà soát lại điểm bất hợp lý hệ thống lương thưởng cơng ty Trên sở phân tích số liệu thơng tin có được, Giám đốc Nhân đưa đề xuất táo bạo cách tính lương thưởng Ơng Hồng nhận thấy đề xuất vài hạn chế mang lại nhiều lợi ích cho Cơng ty lẽ phương thức tính sử dụng hiệu quỹ lương đồng thời gián tiếp tạo gắn bó nhân viên với Công ty Theo đề xuất này, có thay đổi lớn thu nhập hàng năm nhiều người lâu vốn hưởng lợi từ nhược điểm cách tính lương thưởng Ơng Hồng hình dung phản ứng họ Trước hoàn thành thực thi đề xuất, ơng Hồng định triệu tập họp với Giám đốc chức (hoặc trưởng phòng) Cơng ty để thăm dị phản ứng đồng thời tham khảo ý kiến họ Cuộc họp ấn định vào thứ sáu tuần sau, đề tài “Nhạy cảm” nên đích thân ơng Tổng Giám đốc Hoàng Giám đốc nhân bắt tay vào chuẩn bị họp quan trọng Câu hỏi : Theo bạn nên làm chủ tọa họp này? Vì ? Chủ tọa họp nên chuẩn bị trước họp? Những người mời dự họp cần phải cung cấp thơng tin lưu ý để tham gia vào họp cách hiệu ? Trong họp, Giám đốc Nhân trình bày đề xuất sách chế độ lương thưởng trước thành viên dự họp Bạn khuyên Giám đốc Nhân triển khai nội dung nào? Gợi ý cho tình sau: - Chủ tọa họp nên người đứng đầu, họp quan trọng có tính nhạy cảm, ảnh hưởng quyền lợi nhiều người; Chủ tọa họp cần chuẩn bị nội dung sau: Chương trình họp; Phân cơng nội dung trình bày họp cho thành viên; Nhắc thư ký chuẩn bị nội dung như: • Lên danh sách thành phần số lượng người tham dự họp; • Chuẩn bị chương trình; • Chuẩn bị tài liệu; • Mẫu Biên họp; • Gửi thư mời; • • • • • • • • • • • Chuẩn bị sơ đồ bố trí chỗ ngồi phòng họp; Tổ chức vệ sinh phòng họp; Kiểm tra đèn, bàn ghế, máy lạnh, ổ cắm điện… Chuẩn bị nước uống; Khăn phủ bàn, hoa (nếu cần) Máy chiếu, computer, chiếu, giấy bút… Nhắc nhở thành phần dự họp Những người mời họp cần có tài liệu cách tính lương, thưởng phải đọc kỹ trước vào họp cần chuẩn bị câu hỏi Giám đốc Nhân cần triển khai: Trình bày mục tiêu hệ thống tính tiền lương, thưởng mới; Trình bày thực trạng tiền lương, thưởng công ty bất cập hệ thống tính lương, thưởng cũ dẫn đến tình trạng thiếu công chưa động viên nhân viên giỏi Trình bày hệ thống tính lương, thưởng tác động đến việc khuyến khích giữ chân nhân tài Xin ý kiến thành viên họp ... quyền cấp quản trị • Chuyên mơn Thế văn phịng đại? ý nghĩa văn phòng đại việc cải cách hành chính? a Văn phịng đại có đặc trưng bản: − Tổ chức máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ − Lao động văn phòng. .. trữ, phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, khoa học lợi ích đáng công dân − Là nghiệp vụ quan trọng mục tiêu cuối công tác lưu trữ − Biến thông tin khứ (thông tin hồi cố) bảo quản kho lưu trữ thành... trữ văn phòng: Tiếp nhận yêu cầu Nghiên cứu soạn thảo văn Lãnh đạo đơn vị duyệt dự thảo Kiểm tra tài liệu đính kèm Lãnh đạo quan ký văn Kiểm tra thể thức văn Vào sổ đăng ký văn Ban hành văn Sắp