Chương 1: Tổng quan về văn phòng Chương 2: Quản lý hồ sơ Chương 3: Nghiệp vụ văn phòng Chương 4: Kiểm sóat công việc văn phòng + Kiến thức về nhà nước, pháp luật và luật hành chính Việt Nam, kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước, công tác văn thư, lưu trữ, quản trị hành chính văn phòng; Tổ chức và khai thác các tài liệu, lưu trữ khoa học, lập và quản lý hồ sơ và con dấu, soạn thảo các hợp đồng,… + Nghiên cứu, khai thác và ứng dụng các chuẩn Quốc tế về CNTTTT như (MOS – Microsoft Word Specialist; IC3) phục vụ công tác văn thư – lưu trữ, quản trị văn phòng, Khai thác và ứng dụng các phần mềm tin học như quản trị nguồn nhân lực, điện tử, quản lý văn bản điện tử, văn phòng điện tử EOffice. Phân tích và thiết kế, xây dựng các hệ thống thông tin văn phòng điện tử dựa trên môi trường mạng máy tính, Thiết kế các trang thông tin điện tử phục vụ công tác quản lý hồ sơ một cửa, quản lý hành chính điện tử, cải cách thủ tục hành chính, văn phòng và triển khai các hệ thống chính phủ điện tử. – Ngành Quản trị văn phòng gồm 03 chuyên ngành: + Quản trị văn phòng + Quản trị Hành chính – Văn phòng + Quản trị Hành chính công
Ôn tập QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Chương 1: Chương 2: Chương 3: Chương 4: Tổng quan văn phòng Quản lý hồ sơ Nghiệp vụ văn phòng Kiểm sóat công việc văn phòng Tổng quan văn phòng - Tổ chức họp - Tổ chức chuyến công tác - Nghe điện thoại tiếp khách - Soạn thảo văn - Quản trị thời gian Các nghiệp vụ văn phòng - Đại cương VP - Tổ chức VP - Nguyên tắc 5S - Chọn địa điểm VP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Quản lý hồ sơ - Khái niệm quản lý hồ sơ - Xử lý hồ sơ - Lưu trữ hồ sơ - Tiến trình quản lý hồ sơ - Nguyên tắc kiểm tra Kiểm soát công - Tiến trình kiểm tra việc văn phòng - Kiểm tra công việc CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG 1.1 Đại cương văn phòng 1.2 Tổ chức văn phòng 1.3 Nguyên tắc 5S văn phòng 1.4 Chọn địa điểm văn phòng ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG Chức Văn phòng Tham mưu tổng hợp Trợ giúp điều hành Dịch vụ hậu cần ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG Chức Văn phòng - Xây dựng kế họach mua - Cung cấp - Quản lý sử dụng Trang thiết bị Phương tiện vật chất Dịch vụ hậu cần ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG • Quản lý chi tiêu kinh phí • Quản lý tài sản Nội dung • Đảm bảo điều kiện làm việc • Công tác khác Dịch vụ hậu cần ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG • Quản lý chi tiêu kinh phí (chi tiêu hành chính) - Lương phụ cấp lương - Công tác phí, công vụ phí - Văn phòng phẩm … Dịch vụ hậu cần ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG • Quản lý tài sản - Nhà đất - Phương thiện vận tải - Máy móc, trang thiết bị - Vật tư - Hàng hóa … - Phân loại tài sản - Lập hồ sơ, sổ ghi chép Dịch vụ hậu cần ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG Hợp lý • Đảm bảo điều kiện làm việc Bố trí văn phòng làm việc Đầy đủ Kịp thời Khoa học Dịch vụ hậu cần ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG • Công tác khác - Phương tiện lại lãnh đạo - Nước uống hàng ngày - Tiếp khách - Lễ tân - Sửa chữa vừa nhỏ … Dịch vụ hậu cần LĨNH VỰC KIỂM TRA VĂN PHÒNG Kiểm tra hành Công văn, giấy tờ LĨNH VỰC KIỂM TRA VĂN PHÒNG Kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn Kiểm tra tác nghiệp • Sắp xếp hồ sơ, tài liệu • Lưu trữ hồ sơ, tài liệu • Thông tin liên lạc • Các họat động hành khác HÌNH THỨC KIỂM TRA VĂN PHÒNG Kiểm tra dự phòng Kiểm tra thực Kiểm tra sau thực HÌNH THỨC KIỂM TRA VĂN PHÒNG Kiểm tra dự phòng Xây dựng quy trình quản lý • Chốt kiểm tra • Người chịu trách nhiệm sai sót HÌNH THỨC KIỂM TRA VĂN PHÒNG Biện pháp kiểm tra • Qua báo cáo, đề xuất • Từng đợt có thông báo • Qua quan sát, theo dõi • Theo dõi thông tin qua mạng • Kiểm tra đột xuất Kiểm tra thực HÌNH THỨC KIỂM TRA VĂN PHÒNG Đối chiếu: kết mục tiêu, tiêu chuẩn • Rút kinh nghiệm • Đánh giá việc họach định Kiểm tra sau thực NGUYÊN TẮC KIỂM TRA Theo kế họach Đồng Khách quan Phù hợp Linh hoạt Hiệu Trọng điểm Địa điểm kiểm tra NGUYÊN TẮC KIỂM TRA Theo kế họach Hệ thống kiểm tra thiết kế theo kế hoạch Thông qua hệ thống kiểm tra, nhà quản trị nắm diễn biến trình thực kế hoạch NGUYÊN TẮC KIỂM TRA Đồng Kiểm tra phải mang tính đồng Trong trình kiểm tra cần quan tâm đến chất lượng hoạt động toàn hệ thống Cần quan tâm đến chất lượng trình hoạt động kết cuối NGUYÊN TẮC KIỂM TRA Khách quan Kiểm tra phải công khai, xác khách quan Việc đánh giá người hoạt động phải dựa vào thông tin phản hồi xác, đầy đủ, kịp thời hệ thống tiêu chuẩn rõ ràng, thích hợp NGUYÊN TẮC KIỂM TRA Kiểm tra cần phù hợp với tổ chức người Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với đặc điểm hệ thống Phản ánh cấu tổ chức, đảm bảo có người chịu trách nhiệm trước hoạt động chịu trách nhiệm điều chỉnh có sai lệch xảy Phù hợp với trình độ vị trí công tác cán quản trị Phù hợp NGUYÊN TẮC KIỂM TRA Kiểm tra phải linh hoạt có độ đa dạng hợp lý Phải có hệ thống kiểm tra cho phép tiến hành đo lường, đánh giá, điều chỉnh hoạt động cách có hiệu Trong trình kiểm tra cần phối hợp nhiều hình thức thủ thuật kiểm tra khác đối tượng kiểm tra Linh hoạt NGUYÊN TẮC KIỂM TRA Kiểm tra cần có hiệu qủa Yêu cầu đòi hỏi lợi ích kiểm tra phải tương xứng với chi phí cho Để giảm chi phí kiểm tra cần lựa chọn lĩnh vực quan trọng, thiết yếu để tiến hành kiểm tra Hiệu NGUYÊN TẮC KIỂM TRA Kiểm tra phải có trọng điểm Cần tập trung kiểm tra vào hoạt động thiết yếu quan trọng Trọng điểm NGUYÊN TẮC KIỂM TRA Phải có địa điểm kiểm tra Yêu cầu cần có địa điểm cụ thể tiến hành hoạt động kiểm tra Địa điểm kiểm tra [...]... Lương Chế Văn độ thư AT LĐ Y tế Lái xe Bảo vệ TỔ CHỨC VĂN PHÒNG Cách bố trí văn phòng Văn phòng bố trí kín Văn phòng bố trí mở Văn phòng bố trí hỗn hợp TỔ CHỨC VĂN PHÒNG Cách bố trí văn phòng Văn phòng bố trí kín Có vách ngăn cố định ngăn cách từng phòng, từng bộ phận Văn phòng bố trí mở Khoảng không gian rộng lớn được ngăn cách bởi từng ô, từng khoang TỔ CHỨC VĂN PHÒNG Cách bố trí văn phòng Văn phòng. .. A Công việc hành chính TỔ CHỨC VĂN PHÒNG Ưu điểm: Thu hút nhiều chuyên viên Tham mưu cho từng bộ phận Phân tán theo chức năng Nhược điểm: Lấn quyền các cấp quản trị chuyên môn TỔ CHỨC VĂN PHÒNG Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng Nhân sự văn phòng gồm: - Chánh văn phòng - Phó văn phòng - Bộ phận văn thư - Bộ phận quản trị - Bộ phận tài vụ - Bộ phận lễ tân (tạp vụ, bảo vệ) Chánh văn phòng Phó chánh văn phòng. ..ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG • Quản lý chi tiêu kinh phí Tạo điều kiện làm việc tốt • Quản lý tài sản • Đảm bảo điều kiện làm việc • Công tác khác - Phục vụ - Hợp pháp, hợp lý - Khoa học - Thích ứng và hiệu quả - Nhiệt tình, sáng tạo Dịch vụ hậu cần CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Chức năng Quản trị Họach định Kiểm sóat Tổ chức Lãnh đạo CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Chức năng Quản trị Họach định - Đề... CHỨC VĂN PHÒNG Nhược điểm Khó chuyên môn hóa Công việc thi u chính xác Trì trệ khi chuyển giao công việc Tập trung vào địa bàn TỔ CHỨC VĂN PHÒNG - Doanh nghiệp nhỏ - Cá thể Tập trung vào địa bàn TỔ CHỨC VĂN PHÒNG Nhà hành chính quản tri Các hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa điểm của các bộ phận chuyên môn Phân tán theo chức năng Bộ phận A Công việc hành chính Nhà quản trị hành chính Bộ phận A Công... hành chính văn phòng Tập trung vào địa bàn Phân tán theo chức năng TỔ CHỨC VĂN PHÒNG Tập trung vào địa bàn Mọi hoạt động văn thư tập trung tại 1 địa điểm dưới quyền nhà quản trị hành chính Nhà quản trị hành chính Mọi công việc hành chính cho các bộ phận A, B, C… CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG TỔ CHỨC VĂN PHÒNG Ưu điểm Dễ huy động nhân sự Dễ kiểm tra Dễ đào tạo huấn luyện Dễ sử dụng trang thi t bị Dễ... tra Tốn thời gian di chuyển TỔ CHỨC VĂN PHÒNG Cách bố trí văn phòng Nhược điểm: Khó tập trung Khó bảo mật Khó đáp ứng nhu cầu Văn phòng bố trí mở Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí, diện tích Dễ giám sát Dễ tập trung các họat động Dễ thay đổi TỔ CHỨC VĂN PHÒNG Dòng công việc Giảm di chuyển Thi t bị Hạn chế thất lạc Người làm việc TỔ CHỨC VĂN PHÒNG Đặc trưng Văn phòng hiện đại • Tổ chức bộ máy khoa... chiến lược - Sọan thảo và quyết định lựa chọn kế họach tối ưu CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Con người Thời gian Nguồn lực Phối hợp hữu hiệu kế hoạch Nhanh chóng, dễ dàng, bám sát mục tiêu CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Tiên liệu tình huống Linh hoạt xử lý vấn đề Tư duy hệ thống Giảm Sự cố đột xuất Tình huống ngoài ý muốn kế hoạch Tiết kiệm thời gian TỔ CHỨC VĂN PHÒNG Hình thức tổ chức bộ máy hành chính văn. .. CHỨC VĂN PHÒNG Ý nghĩa Văn phòng hiện đại • Áp dụng chế độ chuyên gia trực tiếp • Khoa học và tiêu chuẩn hóa thủ tục hành chính • Giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác • Cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời • Góp phần cải cách thủ tục hành chính CHỌN ĐỊA ĐIỂM VĂN PHÒNG Các yêu tố ảnh hưởng đế quyết định chọn địa điểm văn phòng: • Quy mô họat động • Cơ sở hạ tầng kinh tế - xã hội • Thuận lợi công... mô họat động • Cơ sở hạ tầng kinh tế - xã hội • Thuận lợi công việc • Chi phí • Phong thủy CHỌN ĐỊA ĐIỂM VĂN PHÒNG MỤC TIÊU THU THẬP THÔNG TIN ĐỊNH LƯỢNG THÔNG TIN LỰA CHỌN PHƯƠNG ÁN TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHỌN ĐỊA ĐIỂM VĂN PHÒNG MỤC TIÊU Diện tích > 100m2 Thuê mặt bằng Chi phí < 50 triệu đồng Cơ sở > 6 phòng Tiện ích: có chỗ đậu xe, giữ xe, ít kẹt xe, ngập nước… ... Đề mục tiêu chiến lược - Sọan thảo định lựa chọn kế họach tối ưu CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Con người Thời gian Nguồn lực Phối hợp hữu hiệu kế hoạch Nhanh chóng, dễ dàng, bám sát mục tiêu CHỨC... phòng: • Quy mô họat động • Cơ sở hạ tầng kinh tế - xã hội • Thuận lợi công việc • Chi phí • Phong thủy CHỌN ĐỊA ĐIỂM VĂN PHÒNG MỤC TIÊU THU THẬP THÔNG TIN ĐỊNH LƯỢNG THÔNG TIN LỰA CHỌN PHƯƠNG... Thói quen Duy trì thành 3S SEISE Sàng lọc SHITSUKE Sẵn sàng SEIKETSU Săn sóc Không cần thiết SEITON Sắp xếp SEISO Sạch Sử dụng tiện lợi Vệ sinh Nguồn Kiểm tra S1 – Seiri – Sàng lọc Hiệu • Phân