Trong đợt đi thực tập cơ sở lần này, em chọn Phòng Công tác sinh viên Đại học Văn hóa Hà Nội để tìm hiểu, học hỏi và có các trải nghiệm thực tế hoạt động QLGD về Công tác sinh viên trong
Trang 2Trong đợt đi thực tập cơ sở lần này, em chọn Phòng Công tác sinh viên Đại học Văn hóa Hà Nội để tìm hiểu, học hỏi và có các trải nghiệm thực tế hoạt động QLGD về Công tác sinh viên trong trường Đại học. Phòng Công tác sinh viên đóng vai trò rất quan trọng đối với chất lượng giáo dục chính trịtư tưởng, chế độ chính sách và quản lý sinh viên của Đại học Văn Hóa, tác động lớn công tác đào tạo nguồn lực, khuyến khích nhân tài phục vụ cho sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội của đất nước
Theo sự hướng dẫn của cô Đậu Thị Hồng Thắm – Giảng viên chính Học viên Quản lý Giáo dục, sự chỉ đạo và sắp xếp của thầy Lại Phú Hạnh – Trưởng phòng Công tác sinh viên Đại học Văn hóa Hà Nội chúng em quan sát vị trí của
cô Ông Thị Mai Huyền chuyên viên Phòng Công tác sinh viên
Sau đây là nhật kí thực tập cá nhân của em. Lần đầu tiên được trực tiếp tiếp xúc với các hoạt động quản lý thực tiễn nên chắc chắn còn nhiều hạn chế, em rất mong nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, chỉ bảo và góp ý của các thầy, cô giáo để nhật ký được hoàn thiện hơn, là cơ sở cho đợt thực tập tốt nghiệp sau này
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 3 Gặp gỡ và giao lưu với nhóm sinh viên thực tập cơ sở
+ Gặp gỡ, giao lưu nghe cô giới thiệu về bản
thân
Thầy cô trong phòng Công tác sinh viên trò chuyện cởi mở, thân thiện, quan tâm đến các thành viên trong nhóm. Thầy cô giúp chúng em không còn cảm giác căng thẳng, lo lắng, bỡ ngỡ trong lần đầu thực tập.
Cô Huyền vui tính, dễ gần, thân thiện và cởi mở chia sẻ với chúng em về công việc
Trang 4Tham dự họp mặt kỷ niệm “ 70 năm ngày thành lập Quân đội nhân dân Việt Nam”
+Cô lắng nghe các lãnh đạo, cán bộ đại biểu phát biểu, đặc biệt là các cán bộ đồng chí trong quân ngũ tâm sự và chia sẻ những kỷ niệm trong thời gian hoạt động, những nhiệt huyết, đam mê và ý chí quyết tâm giữ vững tinh thần trong mọi hoàn cảnh.
+Cô xem và tán thưởng các chương trình văn nghệ trong không khí ấm cúng của buổi lễ
Sắp xếp lại tất cả tài liệu
Qua cách sắp xếp bàn làm việc ngăn ngắp, sạch sẽ và qua trao đổi công việc,
em nhận thấy cô làm việc chủ động,rõ ràng
Các tài liệu được xếp khoa học, hợp
Trang 5và hồ sơ làm thẻ người học, hồ sơ BHYT, hồ
sơ khen thườngkỷ luật trong tủ tài liệu theo trật tự
Cô phân thành chồng giấy tờ đang giải quyết
và chồng giấy tờ đã xử lý xong, sắp xếp lại dụng cụ làm việc
Các hồ sơ trong tủ tài liệu được sắp xếp theo đặc trưng vấn đề; các văn bản, giấy tờ trong
hồ sơ theo trình tự giải quyết vấn đề+Tìm,chỉnh sửa, bổ sung những giấy tờ còn thiếu trong hồ sơ lưu trữ
Hoàn thiện biên mục trong những hồ sơ mới được chỉnh sửa, bổ sung
lý.Dụng cụ được sắp ngăn nắp, gọn gàng, bảo quản sạch sẽ, cẩn thận. Cho thấy phong cách làm việc tươm tất, quy củ.Văn bản, giấy tờ trong hồ sơ được sắp xếp khoa học, hợp lý thể hiện sự liên quan giữa các văn bản, giấy tờ theo trình
tự giải quyết vấn đề trong thực tiễn.Khâu quản lý văn bản, giấy tờ, hồ sơ của cô rất tốt
Biên mục rõ ràng, chính xác giúp cho tra cứu và sử dụng nhanh chóng, hiệu quảTheo em, cô Huyền quản lý hồ sơ cẩn thận, khoa học; việc lưu trữ hồ sơ đảm bảo nguyên tắc tập trung và thống nhất
Trang 6Cô thực hiện đúng theo trật tự khoa học, kiểm tra thông tin cẩn thận. Các thông tin trong đơn, phiếu phải hợp lý, đúng đối tượng được xác nhận vay vốn (theo Quyết định số 157/2007/QĐTTg của Thủ tướng Chính phủ) , được xét hưởng trợ cấp xã hội theo Quyết định Số: 49 /QĐ – ĐHVH ngày 11 tháng 3 năm 2008
Trang 7thứ 4 và thứ 6
Hướng dẫn sinh viên thực tập tiếp nhận giấy tờ:
Cô vừa làm mẫu, vừa hướng dẫn các bước sinh viên thực tập làm. Sau đó quan sát, góp ý cho sinh viên thực tập
Sửa thông tin thẻ BHYT bị làm sai cho
Về việc ban hành “Hướng dẫn thực hiện xét, cấp học bổng và trợ cấp xã hội cho sinh viên” tại Trường Đại học Văn hoá
Hà Nội
Cô làm việc nghiêm túc, có nguyên tắc và nắm chắc các quy định và chính sách của Đảng và Nhà Nước
Cô ân cần, tận tình chỉ bảo, giải đáp những thắc mắc phát sinh trong quá trình thực hiện của sinh viên thực tập bằng cử chỉ nhẹ nhàng, truyền đạt bằng ngôn từ dễ hiểu, theo trật tự hợp lý các bước. Giúp nhóm sinh viên thực hiện công việc nhanh chóng, đúng yêu cầu
Trang 8Từ: 13h00 đến 17h00 sinh viên.
+Cô kiểm tra thông tin trê thẻ BH đối chiếu
vs giấy kèm theo chỉ ra lỗi sai của thẻ Sau đó tập hợp các thẻ BHYT bị sai thông tin về tên, ngày sinh, số CMT
+Cô lập danh sách và thông tin đúng cần được thay thế trên thẻ BHYT để gửi về bên BHYT yêu cầu sửa lại
Lọc, sắp xếp thông tin BHYT theo đúng tiêu chuẩn ISO
Lọc danh sách thông tin BHYT làm 3 loại:
o Chính sách (nghèo, cặn nghèo)
o Làm thẻ
o Không làm thẻSắp xếp tài liệu BHYT
Cô sắp xếp theo danh mục hệ thống tài liệu ban hành kèm theo Quyết định số 117 QĐ
Cô làm việc theo trình tự khoa học, cố gắng không để xảy ra tình trạng nhầm, sai, lẫn thông tin trong danh sách lần nữa.Công việc sửa sai này đòi hỏi sự cẩn thận,
tỉ mỉ và tinh thần tập trung cao độ
Cô lọc và sắp xếp nhanh chóng, thực
Trang 9ĐHVH “ Ban hành hệ thống tài liệu quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 của trường Đại học Văn hóa Hà Nội.
o Thông báo làm thẻ BHYT
o Danh sách đăng ký làm thẻ BHYT
o Lập danh sách các sv thuộc hộ nghèo, cận nghèo đã có BHYT
Gọi điện cho lớp trưởng các lớp đến nhận thẻ BHYT
Cô gọi điện tới lớp trưởng các lớp đến nhận thẻ BHYT cho các bạn trong lớp theo thứ tự sắp xếp của khoa
hiện, đảm bảo tiến độ công việc, sắp xếp
và quản lý văn bản, danh sách hợp lý , khoa học. Cô nắm chắc nghiệp vụ về tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 thi hành tốt công việc của mình theo đúng chủ trương
Cô chủ động hẹn thời gian cụ, sắp xếp thứ tự thẻ khoa học, hợp lý tránh phát nhầm, thiếu hay thẻ BHYT bị lẫn giữa các lớp, các khoa
Trang 10+Cô soạn thảo quyết định theo thể thức văn
Từ đó, em nhận thấy cô đã làm quyết định theo sát trình tự quản lý văn bản như học phần Hành chính văn phòng chúng
em được học. Quyết đinh được ban hành đảm bảo tính Đảng, tính khoa học, tính
Trang 11Từ: 13h00 đến 17h00
đó chuyển cho văn thư đưa lên BGH ký, đóng dấu, ban hành thực hiện các công việc còn lại.
Xử lý tình huống lỗi phần mềm của phiếu thu BHYT khi có khiểu nại
Một bác phụ huynh đến phòng Công tác sinh viên với tâm trạng rất bức xúc khiếu nại tại sao con bác đã đóng đủ tiền BHYT và có biên lai có chữ ký người chịu trách nhiệm và dấu của nhà trường nhưng lại không được cấp thẻ BHYT
Cô mời bác ngồi, nghe giải trình chi tiết sau
đó kiểm tra lại danh sách những người có thẻ BHYT không có tên con bác.
Cô mời bác xuống phòng tài vụ nhưng bác không đồng ý. Cô trực tiếp xuống phòng tài
vụ giải quyết
pháp chế
Cô bình tĩnh lắng nghe, hiểu đầy đủ sự việc, thái độ lịch sự, nhã nhặn trong khi bác phụ huynh nóng tính, thiếu thiện chí
Cô thực hiện tốt Điều 17: Văn hóa giao tiếp với nhân dân trong mục 3 chương II Luật cán bộ, công chức 2008
Trang 13+Cô nhập các thông tin vào danh sách trên Microsolf Word theo mẫu có sẵn gồm:
o Số CMT
o Điện thoại
o Ký nộp
o Ghi chúCác thông tin Mã SV, Họ tên, Giới tính, Ngày sinh, Nơi sinh đã được phòng Đào tạo nhập+Cô gửi danh sách về các khoa để chuyển tới đơn vị lớp. Sinh viên đối chiếu, chỉnh sửa nếu thông tin sai, gửi lại phòng Công tác sinh viên để cô chỉnh sửa
Công việc đòi hỏi sự kiên trì, tập trung, chính xác cao
Với số lượng lớn sinh viên các lớp từ nhiều khoa trong trường việc nhập thông tin đòi hỏi sự chính xác, tỉ mỉ cao. Sắp xếp tài liệu hợp lý để không bị lẫn, nhầm, điền thông tin sai dòng hay lệch cột
Trang 14các lớp theo đơn vị khoa
Cô sắp xếp theo danh mục hệ thống tài liệu
ban hành kèm theo Quyết định số 117 QĐ
ĐHVH “ Ban hành hệ thống tài liệu quản lý
chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2008 của trường Đại học Văn hóa Hà
Thẻ sinh viên đúng, đủ thông tin và được trả đúng thời hạn. Hiệu quả công việc cao
Trang 15o Thông báo làm thẻ quản lý người học
Văn bản sắp xếp khoa học, theo trình tự hợp lý
Biên mục rõ ràng, đầy đủ và chính xác
Cô nhập dữ liệu nhanh chóng nhờ trình
độ ứng dụng tin học thành thạo và khả năng áp dụng phương tiện, công cụ khoa học nhanh
Như vậy, cô đạt yêu cầu trong từng bước thực hiện công việc
Trang 16tự nhiên uyển chuyển, linh hoạt, khoa học giúp sinh viên thực tập không bị bỡ ngỡ,
gò bó, thoải mái và cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ
Trang 17Từ: 13h00 đến 17h00
Sau khi được đóng dấu, giấy tờ được để vào giá để tài liệu, trả lại cho sinh viên
sơ.
Cô sắp xếp lại các tập hồ sơ vào tủ
Quy trình đóng dấu được tuân thủ nghiêm ngặt, đúng với lý thuyết bộ môn Hành chính văn phòng em đã được học
Cô làm mục lục chi tiết, cẩn thận, chính xác tên, mã số, KH , đúng thứ tự, không
để nhầm lẫn
Sắp xếp theo thứ tự khoa học
Ngày 26/12/2014
Trang 18Lọc, sắp xếp mảng khen thưởng, kỷ luật theo đúng tiêu chuẩn ISO
Cô sắp xếp theo danh mục hệ thống tài liệu ban hành kèm theo Quyết định số 117 QĐ
ĐHVH “ Ban hành hệ thống tài liệu quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 của trường Đại học Văn hóa Hà Nội
Khen thưởng
o Mục lục
o Thông báo v/v : Khen thưởng nâm học đối với sinh viên và tập thể năm 1,2,3
Cô làm theo trình tự các khoa, sắp xếp theo trật tự thích hợp nên không bị xáo trộn, lẫn, thất lạc
Cô làm việc đúng quy trình chuẩn ISOVăn bản được sắp xếp khoa học theo thứ
tự giải quyết công việc
Cô nắm chắc kiến thức chuyên ngành theo chuẩn ISO và vận dụng nhuần nhuyễn, hợp lý với thực tiễn
Trang 19o Biên bản xét họp khen thưởng năm học 20132014
o Quyết định v/v: Khen thưởng sinh viên năm 1,2,3 bậc Đại học, Cao đẳng và liên thông hệ chính quy đào tạo theo chương trình tín chỉ
o Danh sách khen thưởng sinh viên năm học 20132014
Trang 20tự trong Danh sách sinh viên tham gia làm thẻ BHYT đợt 1 & BHYT theo đối tượng khác (năm học 20142015). Danh sách đã được sắp xếp theo các diện chính sách (hộ nghèo, cận nghèo )
Cô giao nhóm sinh viên thực tập chia làm ba nhóm nhỏ hơn để hỗ trợ lọc và sắp xếp hồ sơ được hiệu quả
Tiếp tục lọc, sắp xếp hồ sơ làm thẻ BHYT
Cô hưởng dẫn cụ thể, chi tiết, giải đáp thắc mắc đồng thời giám sát điều chỉnh đảm bảo chính xác cho công việc.
Cô phân chia và tổ chức thực hiện hợp lý
Cô linh hoạt thực hiện chức năng tổ chức, chỉ đạo hiệu quả
Trang 21các lớp theo đúng thứ tự các diện chính sách (hộ nghèo, cận nghèo…)
Hồ sơ làm thẻ BHYT được sắp xếp theo thứ
tự lớp cần được sắp xếp lại theo thứ tự trong Danh sách sinh viên tham gia làm thẻ BHYT đợt 1 & BHYT theo đối tượng khác (năm học 20142015). Danh sách đã được sắp xếp theo các diện chính sách (hộ nghèo, cận nghèo )
Hoàn thiện công việc đã đúng yêu cầu, tiến độ
Cô hoàn thành công việc đúng tiến độ+Giao công việc mới
Trang 22Từ: 13h00 đến 17h00
Cô tiếp nhận nhiệm vụ mới được cụ thể hóa trên bảng phân công công việc của phòng Công tác sinh viên
Giao việc cho sinh viên thực tập
Kiểm tra số lượng bài thu hoạch tuần sinh hoạt chính trị công dân lớp VHH5B, VHH5A, DLQT 3, DT18A, BT31A, QLVH5B
Nhờ SV phụ giúp chuyển bài thu hoạch từ kho ra phòng Công tác sinh viên
Hướng dẫn SV kiểm tra số lượng bài thu hoạch thực tế với số lượng báo cáo theo lớp
Họp đảng ủy.
Cô thực hiện chức năng chỉ đạo của người quản lý sử dụng phương pháp tâm lýxã hội
Do số lượng bài thu hoạch tuần sinh hoạt chính trị công dân của toàn trường rất nhiều nên phân chia kiểm tra cần khoa học, hợp lý và động viên sinh viên thực tập. Cô hay mời sinh viên thực tập lúc giải lao bánh, hoa quả đồng thời chia sẻ công việc và nói chuyện về cuộc sống sinh viên
Sinh viên không tham dự
Trang 23Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 tại Trường Đại học Văn hóa Hà Nội, cô đã chuẩn bị sẵn hồ sơ, tài liệu liên quan, phối hợp Nhóm đánh giá thực hiện chương trình đánh giá
+Cụ thể hoạt động đánh giá nhóm sinh viên không được tham dự
Giao việc cho sinh viên thực tập
Tiếp tục kiểm tra số lượng bài thu
Sinh viên không được tham dự
Cô sử dụng phương pháp hành chính,ra
Trang 24lý giúp thầy trưởng phòng xét duyệt nhanh, tiết kiệm thời gian
Trang 25Liên hệ lớp trưởng các lớp đến nhận thẻ BHYT đã sửa
Cô gọi điện thoại lớp trưởng các lớp có sinh viên làm thẻ BHYT bị sai thông tin sáng mai lên phòng nhận thẻ mới
Cô động viên sinh viên thực tập cố gắng hoàn thiện kiểm tra số lượng bài thu hoạch tuần sinh hoạt chính trị công dân theo chỉ tiêu
Cô hiểu áp dụng phương pháp tâm lýxã hội là tối ưu, động viên tinh thần chủ động, tích cực, tự giác cũng như tạo bầu không khí cởi mở, tin cậy lẫn nhau, giúp nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ
Trang 26CST ngày 30/12/2014 về việc hướng dẫn tạm thời thực hiện BHXH, BHYT, BHTN từ ngày 01/01/2015
Hoàn thành hồ sơ sinh viên theo khoa
Cô sắp xếp các tài liệu trong hồ sơ theo đúng danh mục tài liệu và tiêu chuẩn ISO theo danh mục hệ thống tài liệu ban hành kèm theo Quyết định số 117 QĐĐHVH “ Ban hành hệ
Cô tận tình giải đáp và hướng dẫn sinh viên nghiêm túc thực hiện quy định nhà nước, kịp thời đóng thêm tiền đối vớ những SV có hạn thẻ sử dụng từ ngày 01/02/2015 đến 31/01/2016
Vậy cô đã thực hiện tốt nghĩa vụ của cán
bộ công chức được quy định tại điều 8, điều 9 mục 1 Nghĩa vụ của cán bộ, công chức và điều 13, điều 17 mục 3 Đạo đức, văn hóa giao tiếp của cán bộ, công chức của Luật cán bộ, công chức 2008
Hợp lý. Cô làm lần lượt từng lớp theo khoa để không bị rối, lộn xộn giấy tờ
Trang 27thống tài liệu quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 của trường Đại học Văn hóa Hà Nội.
o Danh mục tài liệu
o Lý lich, CMT ,giấy khám sức khỏe sinh viên
Trang 28Làm điểm bài thu hoạch khóa 55
Nhập danh sách những sinh viên đạt/không đạt yêu cầu trong bài thu hoạch Khoa QLVH, khoa Dân tộc tôn giáo, khoa Bảo tàng
Trên những bài đã có kết quả, cô nhập danh sách đạt/ không đạt từng bài theo đơn vị lớp trong khoa
khẩn trương, nhanh chóng không mất thời gian
Áp dụng nguyên tắc tập trung dân chủ trong quyền hạn của mình linh hoạt
Cô hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn. Thể hiện trách nhiệm và tập trung cao
Trang 29Cô gửi thầy trưởng phòng xét duyệt, ký và đưa về phòng Hành chínhTổng hợp đóng
Cô tiếp tục hoàn thành công việc làm điểm với các khoa theo chỉ tiêu đề ra
Cô làm việc tuân thủ nghiêm ngặt trình
tự, nghiêm túc và khoa học
Trang 30+Gửi danh sách về khoaGửi danh sách kết quả về các khoa để khoa chuyển về đơn vị lớp
+Lưu danh sách kết quả bài thu hoạch trong tài liệu phòng
Thông báo lịch học lại, thi lại những sinh viên không đạt trong đợt 1
Cô làm thông báo lịch học lại, thi lại trình cho thầy trưởng phòng xét duyệt, sau đó đưa lên
Cô gửi danh sách bảng điểm bài thu hoạch tuần sinh hoạt chính trị công dân nhanh chóng, đúng địa chỉ
Cô thực hiện nghiêm túc thông báo, vững vàng trong nghiệp vụ. Tiến hành công
Trang 31Từ: 13h00 đến 17h00
văn thư. Sau khi BGH ký duyệt, đóng dấu, ban hành gửi lại văn thư
Văn thư gửi thông báo phòng Công tác sinh viên, cô đảm nhận đưa thông báo đến các khoa
Lên kế hoạch học lại tuần sinh hoạt chính trị công dân khóa 55
+Mời báo cáo viên
Cô gửi giấy mời qua email và gọi điện thoại cho các báo cáo viên
+Phân công cán bộ quản lý cho lớp học lại, thi lại
Cô phân công hợp lý các lớp với cán bộ trong phòng Công tác sinh viên thuận lợi khung thời gian của từng cán bộ
việc nhanh chóng, chủ động, tiết kiêm thời gian
Cô chủ động, thực hiện đúng thể thức, sử dụng nhiều phương thức để đảm bảo chắc chắn cho công việc