Bài báo cáo Kỹ năng đối thoại

KỸ NĂNG ĐỐI THOẠI I. Khái niệm đối thoại: ‒ Đối thọai là những tình huống được hình thành dựa trên những hành động liên tiếp chủ yếu bằng lời nói giữa hai cá nhân nhờ vào tiếp xúc trực tiếp với một mục tiêu đã được ít nhất là một trong hai ngươi đề xướng từ trước. ‒ Đối thọai nhằm để lưu chuyển thông tin, giải quyết vấn đề một cách hữu hiệu nhất. II. Chức năng của đối thoại 1. Các chức năng thuần túy của xã hội ‒ Chức năng thông tin, tổ chức ‒ Chức năng điều kiển ‒ Chức năng phối hợp hành động ‒ Chức năng động viên kích thích 2. Các chức năng tâm lý ‒ Chức năng tạo mối quan hệ ‒ Chức năng cân bằng cảm xúc ‒ Chức năng phát triển nhân cách MỘT SỐ NGUYÊN TẮC KHI ĐỐI THOẠI Hợp tác để 2 bên đều có lợi Tôn trọng đối tác như tôn trọng chính bản thân mình Lắng nghe và nói với nhau hết lời Bàn bạc để tìm những quan điểm chung Thông cảm nhau về hoàn cảnh, khả năng và quyền lợi của mỗi bên Kiên nhẫn và biết chờ đợi nhau Phải biết chấp nhận trong giao tiếp CÁC KIỂU ĐỐI THOẠI CHÍNH  Dựa vào nội dung ‒ Điều tra thông tin ‒ Thông báo những thông tin mới ‒ Kích thích, động viên ‒ Lựa chọn, đánh giá, định hướng ‒ Giải quyết vấn đề với một người (hoặc một nhóm người) nào đó III. Giao tiếp ngôn ngữ 1. Thế nào là giao tiếp ngôn ngữ? Giao tiếp bằng ngôn ngữ là dùng tiếng nói và chữ viết để trao đổi thông tin. Người phát phải đưa ra một bản thông điệp chuẩn xác dưới dạng âm thanh hoặc kí tự. Các nhân vật tham gia giao tiếp cần tuân thủ những quy luật chung về luật phát âm và luật chữ viết. a) Ngôn ngữ nói: Là ngôn ngữ âm thanh, là lời nói trong giao tiếp hằng ngày, ở đó người nói và người nghe tiếp xúc trực tiếp với nhau, có thể luân phiên nhau trong vai nói và vai nghe. Phương tiện chủ yếu: Lời nói, chuỗi âm thanh ngôn ngữ mà con người có thể nhận biết bằng thính giác, trải ra trong thời gian. Phương tiện hỗ trợ: giọng điệu (ngữ điệu), nét mặt, cử chỉ, điều bộ,... của người nói. ‒ Có tính chất tức thời, không được dàn dựng trước, người nói ít có cơ hội gọt giũa, kiểm tra, người nghe ít có điều kiện phân tích kĩ. ‒ Có người nghe trực tiếp, người nghe có thể phản hồi để người nói điều chỉnh, sửa đổi. Ngữ âm: sử dụng đúng và tốt hệ thống ngữ âm, tránh lối phát âm địa phương (trừ một số trường hợp có mục đích tu từ) Sử dụng tốt ngữ điệu. Từ ngữ đa dạng: từ toàn dân, từ địa phương, khởi ngữ, tiến lóng, biệt ngữ,... Câu thường ngắn gọn, dùng nhiều câu tỉnh lược, có câu rườm rà, có yếu tố dư thừa, trùng lập. b) Ngôn ngữ viết Là ngôn ngữ được thể hiện bằng chữ viết trong văn bản và được tiếp nhận bằng thị giác. Phương tiện chủ yếu: Chữ viết – hệ thống kí tự của ngôn ngữ được người đọc nhận biết bằng thị giác trải ra theo không gian. Phương tiện hỗ trợ: Hệ thống dấu câu, các kí hiệu văn tự, các hình ảnh minh họa, các biểu đồ, sơ đồ,... Có điều kiện dàn dựng, người viết có điều kiện gọt giũa, kiểm tra, đạt tính chính xác cao, người đọc có điều kiện đọc lại, phân tích kĩ. Thường không có người nghe trực tiếp. Số lượng người đọc đông đảo trong phạm vi không gian rộng lớn và thời gian lâu dài. ‒ Chữ viết đúng chuẩn chính tả, tránh dùng các từ phát âm địa phương nếu không cần thiết. Đúng quy cách tổ chức văn bản, con chữ, dấu câu ‒ Từ ngữ: Dùng từ phù hợp với phong cách, chức năng của văn bản được tạo lập. Tránh dùng từ ngữ riêng của phong cách hội thoại nếu không cần thiết. ‒ Câu: thường dùng câu dài, nhiều thành phần nhưng được tổ chức mạch lạc, chặt chẽ 2. Ngôn ngữ là công cụ của giao tiếp Trong giao tiếp ngôn ngữ là công cụ quan trọng số 1. Hiệu biết và khéo léo trong công việc sự dụng ngôn ngữ phù hợp là một trong những yếu tố góp phần gây thiện cảm đối với người đối diện, tạo sự thành công trong giao tiếp. QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP 1. Lời nói phải vai xã hội, đúng cương vị xã hội của con người: khi giao tiếp với ai chúng ta hãy định hướng cho cách giao tiếp ứng xử của mình sao cho phù hợp, không tự phụ, kiêu căng mà cũng không tư ti khúm núm. 2. Người nói phải phù hợp với trình độ người nghe: Trình độ quá chênh lệch về ngôn ngữ giữa người nói và người nghe có thể gây khó hiểu hoặc hiểu lầm. 3. Bảo đảm nguyên tắc truyền đạt thông điệp rõ ràng, rành mạch, không có những từ, những câu thừa, nhưng mặt khác lại cho phép ở một số chỗ nào đó cần có sự lặp lại ít nhiều với mục đích nhấn mạnh, nên bật những ý cần thiết. 4. Cách nói cơ giới và cách nói tình thái: ‒ Nói cơ giới là nói thẳng, nói vỗ mặt. VD: tôi không có, tôi không cho, tôi bỏ, tôi cắt, anh nói sai. ‒ Nói tình thái, là nói tế nhị, có tình cảm cho người nghe, có thể tiếp thoải mái nội dung câu nói. VD: Tôi cho rằng đánh giá như thế nào là chưa thỏa đáng. Nội dung tốt, chi tiết là hơi gay gắt... ‒ Trái với câu nói tình thái là nói nặng, nói hù dọa. VD: Chú ý vào sách Cô gọi không đọc tiếp được là cô cho điếm đấy nhé 5. Cách nói chỉ rõ và nói gợi, nói ví: Nói chỉ rõ sự việc là nói trực diện, như 2 với 2 là 4. Nói gợi là nói đến một dấu hiệu gì đó có liên quan để người nghe tự hiểu. Nói ví là một cách nói gợi, dùng sự so sánh Ví dụ để phê bình một bài diễn văn nhậm chức sáo rỗng: “Bài này cho đăng vào một tạp chí văn nghệ thuật thì tuyệt” 6. Cách nói triết lý: Cách nói này được dùng để giảm thiểu nỗi bất hạnh của người đối diện. Ví dụ: Của đi thay người 7. Nói hiển ngôn và nói hàm ngôn: Hiển ngôn là lời nói có nghĩa biểu hiện trực tiếp ra ngoài, còn hàm ngôn là lời nói có nghĩa ẩn bên trong, đòi hỏi người nghe phải cố gắng để hiểu, để giải mã câu nói. Ví dụ: ‒ Trong phòng họp, A nói: Nóng quá, B nói: Ừ, nóng như lửa Câu nói của A trong trường hợp này là hiển ngôn, không có hàm ngôn. ‒ Ở nhà riêng của B, A nói: Nóng quá, B bảo: Có chai bia đây Câu nói của A vời là hiển ngôn (trời nóng) vừa là hàm ngôn (cho uống gì đi) Theo Ducrot, hiền ngôn là cái người ta nói ra, còn hàm ngôn là cái người ta muốn mà không nói ra. 8. Nói mỉa mai, châm chọc: Theo Paul Guth và Michelle Maurois, tự ái rất nên giữ vì đó là tình cảm của con người có phẩm cách. Vì vậy, chúng ta nên tôn trọng cái tự ái của mỗi người và tránh không làm tổn thương đến nó bằng những cách nói gợi ý, tế nhị hơn. Đùng nói đùa châm chọc, nhất là đối với những người quá nhạy cảm. 9. Nói gây bệnh cho người khác: Làm gì mà bà xanh xao, tiều tụy đến thế? Một câu nói đó có thể làm tiêu tan công hiệu của mười hộp thuốc bổ, người nghe có thể chưa bị bệnh nhưng nghe câu nói đó có thể bị ám thị mà bệnh thật. IV. Giao tiếp phi ngôn ngữ Nghiên cứu phương thức giao tiếp phi ngôn ngữ nó giúp ta nhạy cảm hơn trong giao tiếp. Các nhà nghiên cứu đã chỉ ra rằng: giao tiếp ngôn ngữ chỉ chiếm từ 3040%, còn lại là do cách diễn đạt bằng ngôn ngữ không lời thông qua: 1. Nét mặt: Biểu lộ thái độ cảm xúc của con người, các công trình nghiên cứu thống nhất rằng nét mặt của con người biểu lộ sáu cảm xúc: Vui mừng, buồn, ngạc nhiên, sợ hãi, ghê tởm. Ngoài ra nét mặt còn cho ta biết về cá tính con người. 2. Nụ cười: Trong giao tiếp người ta có thể dùng nụ cười để biểu lộ tình cảm, thái độ. Con người có bao nhiêu kiểu cười thí có bấy nhiêu cá tính. Do đó trong giao tiếp ta phải biết tinh nhạy quan sát nụ cười của đối tượng giao tiếp. Một trong sáu cách gây thiện cảm của cuốn sách: “Đắc nhân tâm” là giữ nụ cười trên môi. 3. Ánh mắt: “Đôi mắt là cửa sổ tâm hồn”. Ánh mắt phản ánh trạng thái cảm xúc, bộc lộ tình cảm, tâm trạng, ước muốn của con người ra bên ngoài và tình cảm của con người. Trong giao tiếp nó phụ thuộc vào vị trí xã hội của mỗi bên. 4. Cử chỉ, hành vi: Gồm các chuyển động: ‒ Của đầu như gật đầu biểu hiện sự đồng ý hoặc lắc đầu không đồng ý... ‒ Của tay: vẫy, chào, khua tay.... thể hiện sự mời, sự từ chối, chống đối hay van xin 5. Tư thế: Nó liên quan mật thiết với vai trò vị trí trong xã hội của cá nhân, thông thường một cách vô thức nó bộc lộ cương vị xã hội mà cá nhân đảm nhận. Tư thế ngoài thoải mái, đầu hơi ngả ra phía sau là tư thế của bề trên, của lãnh đạo. Tư thế ngồi hơi cúi đầu về phía trước tựa như lắng nghe là tư thế của cấp dưới. 6. Diện mạo: Là những đặc điểm ít thay đổi như: Dáng người, màu da và những đặc điểm thay đổi như tóc, râu, trang điểm, trang sức,... 7. Không gian giao tiếp: Là một phương tiện để bộc lộ mối quan hệ tình cảm giữa các bên với nhau. 8. Đồ vật: Trong giao tiếp người ta cũng hay dùng đồ vật nhất định như: Bưu ảnh, tặng hoa, tặng quà, đồ lưu niệm... 9. Trang phục: “Người đẹp nhờ lụa, lúa tốt nhờ phân”. Trang phục thể hiện văn hóa của cá nhân hay tập thể. Theo chủng loại và chức năng, trang phục gồm có quần áo và các loại trang phục như: mũ, khăn, túi xách, giấy, dép và đồ trang sức. Tùy theo môi trường làm việc và học tập mà chúng ta nên lựa chọn sử dụng trang phục sao cho phù hợp. Cần lựa chộn quần áo, màu sắc... phù hợp với từng mùa, phù hợp với giới tính, tuổi tác và môi trường. 10. Khoảng cách: Khoảng cách trong giao tiếp thể hiện mối quan hệ. Thường có 4 loại vùng giao tiếp cơ bản: ‒ Vùng thân mật: từ 00.5m ‒ Vùng riêng tư: từ 0.51.5 ‒ Vùng xã giao: từ 1.53.5m ‒ Vùng công cộng: trên 3.5m V. Những ngôn ngữ cơ thể cần tránh khi giao tiếp Hầu hết ngôn ngữ cơ thể của mỗi người là rất khó kiểm soát. Nhiều cử chỉ là phản xạ tự nhiên, kết hợp với tâm trí, cảm giác và suy nghĩ của con người tại một thời điểm, trong một tình huống nào đó. Ngoài ra, ngôn ngữ cơ thể hay rất bị hiểm lầm, đặc biệt là trong xã hội hiện nay, chúng ta luôn khuynh hướng nhìn vào ngôn ngữ cơ thể và những ẩn ý bên trong chứ không phải là những lời, những chữ được nói ra. Ngôn ngữ cơ thể có thể giúp bạn hoặc chống lại bạn tùy thuộc vào cử chỉ mà bạn vô tình sử dụng. Dưới đây là những ngôn ngữ cơ thể cơ bản cần tránh khi giao tiếp: 1. Che các vật dụng chung quanh cơ thể của bạn: việc này thể hiện sự thiếu tự tin, nhút nhát, ngăn cách và bị động. Bạn luôn tìm cách che dấu bản thân mình trước một ai đó hay sự việc nào đó. Hãy dẹp chiếc máy tính xách tay sang một bên, hãy để chiếc cặp táp xuống chân, đừng để những vật dụng làm rào cản giữa bạn với đối tác. 2. Xem đồng hồ, ngắm móng tay: bạn gây sự khó chịu khi nhìn đồng hồ hay ngắm móng tay trong lúc bạn đang nói chuyện với ai đó. Họ có thể hiểu rằng bạn đang rất chán cuộc nói chuyện, muốn kết thúc ngay và những hành động này cũng thể hiện sự bồn chồn lo lắng. 3. Không trực tiếp đối mặt với những người mà bạn đang nói: Điều này cho thấy một mức độ khó chịu hoặc thiếu quan tâm. Khi chúng ta vui vẻ tham gia vào cuộc hội thoại, chúng ta phải đối mặt với những người đang nói chuyện: bàn chân và thân mình của chúng ta đối mặt trực tiếp về phía trước. Khi chúng ta cảm thấy không chắc chắn về người khác, hoặc không hoàn toàn muốn hội thoại, chúng ta có xu hướng để góc bàn chân và thân mình sang một bên. Vì thế, đối mặt trực tiếp về phía trước trong một cuộc hội thoại để cho ra ấn tượng rằng bạn đang thực sự quan tâm đến những gì người khác nói. 4. Xoa cằm của bạn trong khi nhìn ai đó: “Tôi đang đánh giá quý vị...” Mọi người thường xoa cằm trong việc ra quyết định. Vì vậy, nếu bạn nhìn vào một người nào đó trong khi bạn đang xoa cằm của bạn, họ có thể cho rằng bạn đang đánh giá về họ, đang phán xét họ, gây ra cảm giác khó chịu từ người đối diện. 5. Nheo mắt lại: Nếu bạn muốn cho ai đó ấn tượng rằng bạn không thích họ (hoặc những ý tưởng của họ), bạn nheo mắt lại nhìn vào họ. Một số người mắc phải sai lầm là nheo mắt trong một cuộc trò chuyện như một phản xạ của sự suy nghĩ sâu sắc. Đừng gửi cho mọi người thông điệp sai bạn nhé 6. Đứng Tiếp xúc quá gần: Điều này chỉ khiến mọi người cảm thây khó chịu (trừ sự thân mật). Khoảng cách giữa hai người khi trò chuyện cho thấy bạn tôn trọng không gian riêng tư của họ như thế nào. Khi đứng quá gần, họ sẽ cảm thấy bị lấn át và tỏ ra không dễ chịu chút nào (ví dụ mùi cơ thể, mùi hơi thở...). Bởi vậy, một khoảng cách hợp lý giữa hai người sẽ tạo nên sự hài hòa, thoải mái trong buổi nói chuyện. 7. Nhìn xuống khi giao tiếp: Thông thường là tỏ ra không quan tâm. Đôi khi nó thậm chí còn xem như là một dấu hiệu của kiêu ngạo. Nếu bạn liếc xuống quần áo của bạn trong một cuộc hội thoại, đặc biệt là kết hợp với tìm kiếm gì đó phỉa dưới, hầu hết mọi người sẽ cho rằng bạn không chấp nhận ý tưởng của họ và cảm thấy khó chịu. Vì thế, luôn nhìn thẳng về phía trước và giao tiếp ánh mắt khi bạn gặp một ai đó quen biết. Tư thế là dấu hiệu thể hiện trực tiếp của sự tự tin và bình tĩnh của bạn. 8. Sờ, chạm vào mặt trong cuộc hội thoại: Chạm vào mặt, đặc biệt là trên mũi, thường được hiểu là một dấu hiệu của sự lừa dối. Ngoài ra, che miệng là một cử chỉ phổ biến cho thấy bạn đang nói dối. Vì thế, luôn giữ tay ra khỏi khuôn mặt của bạn khi bạn đang nói. 9. Nụ cười giả tạo: Một dấu hiệu thường thấy trên mặt của sự lừa dối. Một nụ cười chân thật có nếp nhăn ở các góc của mắt và thay đổi sự biểu hiện của cả khuôn mặt. Trong khi nụ cười giả chỉ liên quan đến miệng và môi. Thật dễ dàng để phân biệt giữa hai nụ cười. Vì thế, không nên ép mình vào nụ cười giả... trừ khi bạn chụp ảnh. 10. Gãi đầu, gãi cổ: Một dấu hiệu điển hình của sự nghi ngờ và không chắc chắn. Nó cũng có thể được hiểu là một dấu hiệu của sự áy náy, muốn từ chối. Cố gắng giữ bàn tay của bạn ra khỏi đầu của bạn đang giao tiếp với người khác. 11. Không nên khoanh tay: Khoanh tay trước ngực như thể bạn đang trong tư thế tự vệ. Nó gửi thông diệp rằng bạn đang bị đe dọa hay không được thoải mái và muốn kết thúc cuộc giao tiếp, hay bạn không đồng tình những già người ta đang nói, cũng có thể hành động này thể hiện sự bảo thủ, cố chấp của bạn. 12. Nhấp nháy đôi mắt: Một dấu hiệu rõ ràng của sự lo lắng. Một số người bắt đầu nhấp nháy đôi mắt của họ nhiều và nhanh (kết hợp với một nhịp tim tăng lên) khi họ cảm thấy không tốt. Vì thế, phải hiểu thói quen nhấp nháy của bạn khi bạn đang lo lắng, đặc biệt là nếu một người nào đó nhìn bạn từ khoảng cách gần. 13. Duy trì giao tiếp mắt: Liên tục duy trì giao tiếp mắt cho thấy là biểu hiện của sự trung thực và đáng tin cậy. Tuy nhiên nhìn chằm chằm sẽ được hiểu như là bực tức hoặc hợm hĩnh. Không nên nhìn chằm chằm vào người khác quá lâu, sẽ khiến họ cảm thấy không thoải mái và cảm giác như bạn đang áp bức họ. Ngoài ra, tuyệt đối tránh ngáp vặt. 14. Cử động hoặc lắc lư cơ thể quá nhiều: Trọng lượng cơ thể liên tục chuyển dịch từ chân này đến chân kia. Đây là một cử chỉ mệt mỏi, phản cảm thường thấy về thể chất và tinh thần. Người khác có thể thấy điều này và cho rằng bạn đã sẵn sàng từ bỏ cuộc đàm thoại hoặc nghĩ bạn đang sốt ruột về điều gì đó, muốn nói nhanh cho xong. Hãy cố gắng đứng im và vửng vàng. Trong thực tế, nghệ thuật sử dụng ngôn ngữ cơ thể chỉ thông qua những biểu hiện rất đơn giản, nhưng đòi hỏi mỗi người phải tinh tế, khéo léo, quan sát thái độ và hành vi của đối phương và điều chỉnh cử chỉ, hành động của mình một cách hợp lý. Tránh những điều có thể khiến người khác hiểu sai về mình trong giao tiếp VI. 9 cách cải thiện khả năng giao tiếp Hằng ngày, chúng ta thường phải giao tiếp với nhiều đối tượng trong đời tư cũng như trong công việc. Vì thế, khả năng giao tiếp có thể mang tới sự thành công trong công việc mà bạn đang làm nhưng cũng có thể xóa bỏ hết mọi công sức mà bạn dày công xây đắp. Dưới đây là 9 phương pháp giúp bạn có thể làm chủ được kĩ năng giao tiếp trong mọi trường hợp của cuộc sống, đặc biệt là trong công việc 1. Cải thiện giọng nói: Chất giọng cao và kéo dài dường như sẽ không mang lại nhiều hiệu quả cho lời nói của bạn. Trong khi đó, bằng chất giọng cao nhưng nhẹ nhàng lại có thể “giải nhiệt” khá nhanh cho những đồng nghiệp dễ nổi giận Tuy nhiên, để làm được điều này, bạn phải thực hành khá nhiều để hạ tông giọng. Hãy bắt đầu với một phương pháp khá hiệu quả và dễ thực hiện: Hát nhưng với tông giọng thấp hơn ở quảng 8 trong toàn bộ bài hát. Sau 1 thời gian luyện tập như vậy, chắc chắn tông giọng của bạn sẽ được điều chỉnh xuống thấp hơn. 2. Chậm rãi: Mọi người sẽ nhận thấy vẻ lo lắng và thiếu tự tin nếu bạn nói khá nhanh. Tuy nhiên ở cuối câu nói bạn không nên chậm rãi. Bởi nếu không người nghe tự hoàn chỉnh tốt câu nói của bạn. 3. Cố gắng tạo thanh điệu cho giọng nói: Bạn nên tránh giao tiếp bằng một chất giọng đều đều. Hãy điều chỉnh thanh điệu lên xuống, tuy nhiên âm lượng vẫn phải ở mức vừa đủ nghe và mền mại. Bạn nên theo dõi các bản tin truyền hình, sau đó ghi lại những nhận xét của mình về tông giọng của các phát thanh viên, sau đó bắt đầu luyện tập theo những ghi chép của mình. 4. Chú tâm vào nói: Phát âm một cách chậm rãi và rõ ràng sẽ làm bạn luôn ở trạng thái cân bằng và không dễ bị tác động bởi những phản ứng của người nghe. 5. Sử dụng âm lượng thích hợp: Bạn nên điều chỉnh âm lượng của “loa” sao cho phù hợp với từng tình huống thuyết trình. Sử dụng âm lương cao hơn một chút nếu bạn phải phát biểu trước đám đông hoặc thuyết trình trong một không gian rộng. 6. Sử dụng từ ngữ một cách chính xác: Mọi người thường đánh giá mức độ chuyên nghiệp. Thông qua việc sử dụng từ ngữ, vì thế nếu không chắc chắn về ngữ nghĩa của một từ nào đó, bạn không nên sử dụng nó. 7. Thường xuyên thực hiện việc giao tiếp bằng mắt: Một trong những phương pháp quan trọng trong giao tiếp chính là thông qua đôi mắt với các thính giác. Điều này không chỉ tạo nên cảm giác tin tưởng của thính giả với những lời phát biểu của bạn, mà cũng là một giải pháp giúp khẳng định sự tự tin vào bản thân mình. 8. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể: Hãy để toàn bộ cơ thể của bạn cùng tham gia vào quá trình diễn thuyết. Có những lúc, ngôn từ không thể hiện được hết những già bạn muốn nói. Ngôn ngữ cơ thể lại có thể làm được điều này. Vì vậy, nếu muốn trở thành một nhười thuyết trình hiệu quả, bạn khộng nên bỏ qua công cụ này. 9. Không nên đưa ra các thông điệp trái ngược nhau: Bạn cần phải khớp được nội dung cần diễn tả giữa lời nói, điệu bộ, biểu hiện trên khuôn mặt và giọng nói, nếu thông điệp của bạn không phù hợp với các hình thức giao tiếp khác, dĩ nhiên là bài thuyết trình của bạn sẽ kém hiệu quả, bởi nó mang đến cho bạn một thính giác một suy nghĩ khác nhau về cùng một nội dung. KỸ NĂNG THƯƠNG LƯỢNG I. Khái niệm: Thương lượng là một quá trình các bên cùng trao đổi, bàn bạc với nhau để đưa ra giải pháp chung cho một vấn đề nào đó. 1. Những đặc điểm cơ bản của thương lượng Thứ nhất: trong thương lượng các bên vừa theo đuổi lợi ích của mình, vừa phải điều chình lợi ích đó để xích lại gần nhau để đi đến sự nhất trí. Nói cách khác: thương lượng là quá trình đưa ra yêu cầu, nhượng bộ và đi đến thỏa thuận. Nếu như thương lượng mỗi bên cứ khăng khăng giữ yêu cầu của mình, không chịu nhượng bộ thì thương lượng sẽ thất bại. VD: Bạn trả 1 bộ quần áo là 120 ngàn đồng nhưng người bái đòi 200 ngàn đồng, bạn không chịu trả thêm người bán hàng không lùi thì việc mua bán không thể diện ra. Cho nên trong thương lượng khi đưa ra yêu cầu, bạn nên dự tính mức yêu cầu để còn có thể nhượng bộ Thứ hai: trong mỗi cuộc thương lượng luôn có hai mặt: hợp tác và xung đột, nói cách khác thương lượng là sự thống nhất giữa “hợp tác” và “xung đột”. Thứ ba: thương lượng là sự thỏa thuận giới hạn lợi ích của mỗi bên. Trong thương lượng, ai cũng hướng đến việc bảo vệ lợi ích của mình và cố gắng đạt được nhiều điều khoản có lợi trong phạm vi có thể. Tuy nhiên muốn thương lượng thành công, bất kì một nhà thương lượng nào, dù đó nhà thương lượng giỏi nhất, cũng phải thỏa mãn một phần lợi ích của bên kia ở mức nào mà họ có thể chấp nhận được. Trong trường hợp ngược lại họ sẽ rút lui khỏi thương lượng cho nên một vấn đề rất quan trọng trong thương lượng là bạn hiểu bên thương lượng với mình xác định mức lợi ích mà họ có thể chấp nhận được. => thương lượng là một hợp tác hai bên cùng có lợi. Thứ tư: thương lượng phải dựa trên cơ sở pháp luật, lấy pháp luật làm chuẩn. Trong trường hợp thương lượng thành công các bên phải đi thỏa thuận và công việc tiếp theo là triển khai thực hiện thỏa thuận đó trong quá trình này không hiếm khi xảy ra tranh chấp, và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp đó là các quy định của pháp luật, các thông lệ. Vì vậy, nhà thương lượng là người am hiểu pháp luật, am hiểu các thông lệ liên quan đến vấn đề được thỏa thuận Thứ năm: thương lượng vừa là một khoa học, vừa là một nghệ thuật. Thương lượng là một khoa học cho nên muốn trở thành một nhà thương lượng giỏi. Trước hết bạn phải nắm được bản chất, các nguyên tắc của thương lượng, phải nắm vững vấn đề trao đổi bàn bạc. Tuy nhiên, thương lượng là một nghệ thuật kiến thức sâu nhưng chưa đủ đảm bảo cho sự thành công cho cuộc thương lượng. Ngoài kiến thức cần am hiểu nghệ thuật thương lượng, tức là phải linh hoạt, nhanh nhạy, khéo léo, tinh tế cương nhu hợp lý biết thuyết phục người khác. Chính vì vậy, không phải ai cũng trở thành nhà thương lượng giỏi. Có những vấn đề đơn giản nhưng do sự thiếu khéo léo của bạn mà xung đột thêm trầm trọng. Ngược lại có vấn đề phức tạp nhưng có người do tài ăn nói và sự khéo léo của mình lại mang lại sự thỏa thuận nhanh chóng. Thương lượng là một quá trình phức tạp, nó đòi hỏi không chỉ kiến thức sự am hiểu vấn đề mà cả sự khéo léo, linh hoạt óc quan sát tài ăn nói của chúng ta. 2. Đánh giá cuộc thương lượng Để đánh giá cuộc thương lượng thành công hay thất bại, chúng ta căn cứ vào những tiêu chí dưới đây:  Tiêu chí thực hiện mục tiêu: là mục tiêu đề ra có đạt được hay không, đạt được ở mức độ nào. Dĩ nhiên một cuộc thương lượng không thành công nếu mục tiêu đề ra không đạt được.  Tiêu chí giá thành: Giá thành của cuộc thương lượng phải hợp lý. Giá thành của cuộc thương lượng bao gồm: ‒ Mức độ nhượng bộ để thỏa thuận ‒ Các hao tổn về nhân lực, vật lực, trí lực, thời gian. ‒ Chi phí cơ hội: khi chúng ta lo đàm phán với một đối tác này thì chúng ta có thể bỏ qua cơ hội đàm phán với những đối tác khác. Chính vì vậy, khi có nhiều đối tác muốn thương thuyết với chúng ta, chúng ta cần phải tìm hiểu để lựa chọn đối tác tốt nhất, phù hợp nhất.  Tiêu chí quan hệ: tức là cuộc thương lượng có tác dụng tăng cường, phát triển mối quan hệ giữa các bên hay không. Trên thực tế, không hiếm khi sau khi thỏa thuận và thực hiện thỏa thuận thì mối quan hệ giữa các bên cũng bị suy giảm, thậm chí đỗ vỡ. Những cuộc thương lượng như vậy khó có thể nói thành công. II. Các kiểu thương lương: Căn cứ vào mục đích, thái độ và phương pháp đạt mục đích của người tiến hành thương lượng có thể chia thương lượng ra thành 3 kiểu: thương lượng kiểu mềm, thương lượng kiểu cứng và thương lượng dựa trên những nguyên tắc khách quan. 1. Thương lượng kiểu mềm: Thương lượng kiểu mềm có các đặc điểm cơ bản sau: ‒ Thái độ: xem người thương lượng với mình (đối tác) như là bạn bè, người nhà. ‒ Mục đích: mục đích cao nhất là giữ gìn phát triển mối quan hệ tốt đẹp với đối tác chứ không phải là lợi ích kinh tế: ‒ Phương pháp: sẵn sàng nhượng bộ để đạt thỏa thuận. Thương lượng kiểu mềm có ưu thế là dễ đạt được thỏa thuận, tốc độ đàm phán nhanh và duy trì mối quan hệ thân thiện. Tuy nhiên, trong cuộc sống cũng như trong kinh doanh nếu bạn chọn Thương lượng kiểu mềm thì bạn dễ phải chịu nhiều thua thiệt, nhất là khi đối tác của bạn có lập trường cứng rằn. Trên thực tế các nhà thương thuyết ít khi chọn Thương lượng kiểu mềm thường thì Thương lượng kiểu mềm được áp dụng trong những trường hợp mà các bên có mối quan hệ đặc biệt tốt, hoàn toàn tin cậy lẫn nhau hoặc trong quan hệ gia đình dòng họ. 2. Thương lượng kiểu cứng Ngược với Thương lượng kiểu mềm, người chọn Thương lượng kiểu cứng chủ trương đưa ra những điều khoản cứng rắn và tìm cách buộc bên đối tác phải chấp nhận chúng. Thương lượng kiểu cứng có những đặc điểm cơ bản sau: ‒ Thái độ: xem đối tác như một địch thủ cần phải đè bẹp ‒ Mục đích: dành phần thắng bằng mọi giá ‒ Phương pháp: uy hiếp đối tác buộc đối tác phải chấp nhận những điều khoản bất lợi ‒ Thương lượng kiểu cứng có nhiều nhược điểm: Thứ nhất: Thương lượng theo kiểu cứng đưa người đàm phán vào thế cứng nhắc, thiếu linh hoạt. Chọn Thương lượng theo kiểu cứng nghĩa là bạn đưa ra lập trường cứng rắn, tìm mọi cách để bảo vệ nó, chứng minh nó là đúng, do đó bạn không dễ gì điều chỉnh yêu cầu của mình, bởi điều đó dễ làm mất thể diện của bạn, cũng chính vì vậy bạn có thể bỏ qua những đề xuất hợp lý của đối tác khi chúng chưa đáp ứng hoàn toàn yêu cầu của bạn Thứ hai: Thương lượng kiểu cứng thường kéo dài, tốn nhiều thời gian và công sức. Trong Thương lượng kiểu cứng, bạn đưa ra những yêu cầu có lợi nhất cho bạn và tìm mọi cách bảo vệ nó, ích chú ý đến lợi ích của đối tác. Trong quá trình thương lượng bạn nhượng bộ từng chút một, nếu đối tác cũng làm như vậy thì cuộc thương lượng sẽ kéo dài làm hao tổn sức lực và khó đi đến thỏa thuận nào. Thứ ba: Thương lượng kiểu cứng làm tổn hại đến quan hệ 2 bên, thậm chí làm đỗ vỡ mối quan hệ. Khi Thương lượng kiểu cứng bạn chỉ cố làm sao ép đối tác chấp nhận những điều khoản có lợi nhất cho bạn, không đếm xỉa đến lợi ích của đối tác. Điều này luôn làm cho đối tác bất bình, trong con mắt của họ bạn là một đối tác “xấu” tham lam ích kỉ. Và nếu họ có chấp nhận điều kiện của bạn thì cũng do tình thế, sau khi thoát khỏi tình thế đó họ sẽ sẵn sàng quên ngay bạn. Ngay cả trong gia đình không ích trường hợp Thương lượng cứng là cho vợ xa chồng, con xa bố, anh em chia lìa. Thứ tư: Thương lượng kiểu cứng thường đưa đến những khó khăn khi thực hiện thỏa thuần. Trong Thương lượng kiểu cứng do thỏa thuận đạt được chỉ vì lợi ích của một phía cho nên dù những yêu cầu của bạn được bên đối tác chấp nhận thì họ vẫn luôn có cảm giác bất bình vì bị chèn ép, bị thua thiệt và họ tìm cách phản kháng khi thực hiện thỏa thuận dây dưa kéo dài thì việc thực hiện qua loa và chấm dứt ngay thỏa thuận với bạn khi có thể.  Tóm lại: Thương lượng kiểu cứng là thương lượng dựa trên sức mạnh trên ưu thế của một bên để áp đạt ý chí chủ quan của mình đối với bên khác. Nó vi phạm nghiệm trong nguyên tắc đôi bên cùng có lợi trong kinh doanh và không phù hợp với một xã hội dân chủ văn mình. III. Quá trình thương lượng Quá trình thương lượng có thể được chia ra làm 3 giai đoạn: chuẩn bị, tiếp xúc và tiến hành thương lượng 1. Giai đoạn chuẩn bị: Thương lượng là một hoạt động phức tạp để có thể thành công bạn cần có sự chuẩn bị kĩ trước mỗi cuộc thương lượng. Công việc chuẩn bị thương lượng bao gồm: đánh giá bản thân, đánh giá đối tác, tổ chức nhóm thương lượng xác định mục tiêu, kế hoạch và chính thuật thương lượng, thương lượng thử. 2. Giai đoạn tiếp xúc: Mỗi cuộc thương lượng diễn ra trong một không khí riêng: có cuộc thì vui vẻ thoải mái, hữu nghị, có cuộc thì căng thẳng, nặng nề xung đột. Không khí của cuộc thương lượng thường thay đổi trong quá trình thương lượng. Tuy nhiên, ở mỗi cuộc đều có một bầu không khí chủ đạo nó bao trùm từ đầu đến cuối cuộc thương lượng. Bầu không khí lý tưởng cho cuộc thương lượng là không khí thoải mái hữu nghị cởi mở, tôn trọng lẫn nhau. Trước khi đi vào trao đổi, bàn bạc, các bên nên dành một ít thời gian để nói lên những vấn đề không liên quan đến thương lượng như thời tiết, sự kiện thể thao hay một câu chuyện hài để tạo không khí nhẹ nhàng vui vẻ. Để tạo bầu không khí cởi mở tin cậy lẫn nhau, bạn phải làm cho đối tác cảm thấy bạn là người đáng tin cậy. Muốn vậy, trước hết bạn cần chu đáo tận tình với đối tác. 3. Giai đoạn tiến hành thương lượng: Sau khi giai đoạn tiếp xúc, các bên chuyển sang trao đổi bàn bạc vấn đề cần giải quyết, tức là tiến hành thương lượng. Giai đoạn này có thể chia ra làm 3 bước: ‒ Đưa ra yêu cầu ‒ Điều chỉnh yêu cầu ‒ Thỏa thuận và kí hợp đồng  Đưa ra yêu cầu: Bắt đầu cuộc thương lượng, các bên đưa ra yêu cầu của mình, việc đưa ra yêu cầu hợp lý có ý nghĩa quan trọng. Chẳng hạn trong bán hàng: nếu chủ cửa hàng nói thách quá cao khách hàng dễ bỏ đi cho rằng chủ cửa hàng thiếu thiện chí. Cho nên chủ cửa hàng chỉ nên, phát giá cao hơn giá bán một chút là hợp lý. Một khía cạnh khác ở đây là đưa ra yêu cầu trước hay đưa ra yêu cầu sau đó có lợi hơn? Điều này nhìn chung không quan trọng lắm. Tuy nhiên, phụ thuộc vào tình huống mà nó cũng có ý nghĩa nhất định.  Điều chỉnh yêu cầu: Yêu cầu của 2 bên sẽ có sự khác nhau, thông thường ai cũng muốn bảo vệ yêu cầu của mình. Tuy nhiên, mỗi bên chỉ đặt được lợi ích khi cùng nhau đi đến được ý kiến thống nhất. Vì vậy, hai bên phải bàn bạc, trao đổi để điều chỉnh yêu cầu cho hợp lý. Trong thương lượng muốn bảo vệ được lợi ích của mình bạn phải hiểu rõ yêu cầu của đối tác, tại sao họ đưa ra yêu cầu như vậy., giữa yêu cầu của mình và của đối tác những chỗ nào khác nhau và tại sao chúng tồn tại  ở đây có 3 tình huống có thể: ‒ Thứ nhất: yêu cầu của 2 bên đều hợp lý vì thế sự khác nhau hiện hữu cũng hợp lý. Trong trường hợp này bạn nên phân tích làm rõ tình huống thực tế này, vận động mỗi bên đều có sự nhượng bộ tương ứng để đạt được sự nhất trí. ‒ Thứ hai: yêu cầu của đối tác là hợp lý, nhưng yêu cầu của bạn là hơi cao. Trong trường hợp này bạn nên cân nhắc lại lập trường của mình, có nên giữa nguyên hay không, đặc biệt là khi đối tác phát hiện điểm bất hợp lý đó. ‒ Thứ ba: yêu cầu của đối tác có chỗ bất hợp lý hơn yêu cầu của bạn. Trong trường hợp này, bạn cần chỉ ra cho họ thấy sự bất hợp lý của họ với những chứng cứ lý lẽ xác đáng và thuyết phục họ điều chỉnh. Tất nhiên, bạn cần làm điều này một cách kéo léo mềm mỏng đừng làm đối tác mất thể diện 4. Đi đến thỏa thuận và kí kết hợp đồng: Sau khi 2 bên đã có sự thỏa thuận và đi đến thống nhất cả 2 bên cần kiểm tra lại một lần nữa những điểu đã được nhất trí tiếp đó mới soạn hợp đồng. Khi soạn thảo hợp đồng bạn cần chú ý dùng từ ngữ chuẩn xác, nội dung phải rõ ràng cụ thể. Nếu có từ có nhiều nghĩa thì phải xác định nghĩa nào của nó được sử dụng trong hợp đồng. Hợp đồng cần cụ thể chặt chẽ thì dễ hạn chế được những tổn thất khi có tranh chấp, khiếu kiện. KỸ THUẬT IM LẶNG: Rèn luyện những kỹ năng này để trở thành một người lắng nghe tốt, nhưng một người như thế không có nghĩa là họ không thể diễn tả những cảm xúc của họ để đáp lại. Phải có lúc nào đó để nói, bạn cố gắng lắng nghe họ khi họ đang trình bày, diễn giải để hiểu rõ vấn đền mà người đối thọai quan tâm, muốn trình bày. Sau đó, bạn sẽ tham gia trình bày hay đưa ra chính kiến của mình về vấ đề đang quan tâm. Kỹ năng kết thúc cuộc đối thoại chung. Trước khi kết thúc đối thoại cần tóm tắc: 1. Đối với các buổi tranh luận: Trình bày lại những điểm chính đã thảo luận và trình bày lại kết quả của cuộc đối thoại. Xác định rõ tình trạng vấn đề vào cuối buổi đối thoại, vấn đề còn tồn tại không 2.Đối thọai đàm phán thương lượng. Điểm lại những điểm then chốt trong các thỏa thuận. Những điểm thống nhất chưa giải quyết được (ai, cái gì) 3. Đối thoại vì mục đích công việc. Ta sẽ trình bày lại các điểm chính xoay quanh hành động bằng cách trả lời những câu hỏi mở (Ai làm, vấn đề gì, ở đâu, như thế nào, khi nào, tại sao?)