BÀI báo cáo kĩ NĂNG THUYẾT PHỤC

KĨ NĂNG THUYẾT PHỤC GVHD: NGUYỄN THỊ ĐĂNG DUNG MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU trang I. KHÁI NIỆM KĨ NĂNG THUYẾT PHỤC 2 II. TẦM QUAN TRỌNG CỦA KĨ NĂNG THUYẾT .3 1. TRONG KINH DOANH……………………………………….3 2. TRONG CUỘC SỐNG……………………………………… .4 III. CÁC BƯỚC THUYẾT PHỤC………………………………………6 1. TẠO SỰ TIN TƯỞNG……………………………………… .6 2. TẠO SỰ THÍCH THÚ…………………………………………7 3. TĂNG CƯỜNG SỰ THÍCH THÚ……………………………7 IV. CÁC KĨ NĂNG CẦN THIẾT ĐỂ THUYẾT PHỤC CÓ HIỆU QUẢ………………………………………………………….8 V. BÀI HỌC KINH NGHIỆM………………………………………… 9 1 HSBC: HUỲNH TRUNG KĨ NĂNG THUYẾT PHỤC GVHD: NGUYỄN THỊ ĐĂNG DUNG LỜI MỞ ĐẦU Một doanh nhân thành công khi chiếm được sự đồng tình của khách hàng. Một nhà quản lý hiệu quả khi biết nghe nhân viên nói và biết nói nhân viên nghe. Kỹ năng giao tiếp chính là hành trang không thể thiếu của một người thành công. Trong môi trường kinh tế xã hội phát triển đầy cạnh tranh như ngày nay, chuyên môn giỏi, hết mình với công việc chưa đủ để mang lại cho bạn một vị trí xứng đáng. Mỗi người cần phải nỗ lực làm việc, học hỏi thật nhiều trên con đường xây dựng sự nghiệp cho riêng mình. Nhưng cho dù có chất cả núi kiến thức trong bụng, đổ hàng tấn công sức cho công việc mà không có sự trao đổi thông tin với mọi người, không có sự giúp đỡ hay nhất là không có sự tin tưởng của người khác, bạn cũng khó gặt hái được thành công. Kỹ năng giao tiếp ngày càng là bí kíp không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại. Thuyết phục là một trong những kỹ năng quan trọng của những người thành công. Phần lớn các hành vi giao tiếp của con người là nhằm vào việc gây ảnh hưởng, lôi cuốn và thuyết phục người đối diện. Mặc dầu vậy lại có rất ít người được sinh ra cùng với những kỹ năng thuyết phục. Đáng nói hơn nữa là trong số ít những người có khả năng thuyết phục bẩm sinh thì lại càng ít người có thể hiểu rõ và giải thích được những kỹ năng của mình. “Thành công là đạt được thứ bạn muốn. Hạnh phúc là muốn thứ bạn đạt được” 2 HSBC: HUỲNH TRUNG KĨ NĂNG THUYẾT PHỤC GVHD: NGUYỄN THỊ ĐĂNG DUNG Dale Carnegie KĨ NĂNG THUYẾT PHỤC I. KHÁI NIỆM KĨ NĂNG THUYẾT PHỤC. Thuyết phục là một chuỗi các hoạt động mà chúng ta sử dụng để tác động vào đối tượng nhằm thay đổi thái độ, quan điểm, niềm tin của đối tượng về một vấn đề, một sự vật trước đây để chấp nhận một cách tự nguyện những vấn đề, ý kiến mới mà chúng ta đưa ra, từ đó thúc đẩy họ có những hành động mà chúng ta mong đợi. Trên thực tế khoảng hơn 85% của việc bán hàng thành công là do có sự thuyết phục của người bán, còn 15% còn lại là do có sự cấp thiết cần phải thoả mãn nhu cầu của khách hàng và cũng có thể do tính chất độc quyền của sản phẩm mà không cần phải thuyết phục. Đối với sản phẩm thông thường và cơ chế thị trường như hiện nay thì người mua ngày càng có nhiều quyền lựa chọn hơn. Do đó, thuyết phục là cần thiết, cốt lõi có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả bán hàng. Ngày nay, khách hàng là thượng đế nên thái độ phục vụ của nhà sản xuất, của người bán cũng là một nhân tố rất được quan tâm. Một nhà sản xuất chỉ biết sản xuất thôi chưa đủ. Bên cạnh những sản phẩm chất lượng đạt yêu cầu, phù hợp thị hiếu người tiêu dùng là những dịch vụ đi kèm theo sản phẩm và những “đóng góp” với xã hội ngày nay người tiêu dùng cũng khá quan tâm. Người bán 3 HSBC: HUỲNH TRUNG KĨ NĂNG THUYẾT PHỤC GVHD: NGUYỄN THỊ ĐĂNG DUNG hàng có thái độ nhiệt tình, hài hoà, am hiểu sản phẩm và chuyên nghiệp là những điều mà đối tượng mua hàng yêu cầu. 1. Hiểu theo nghĩa hẹp: Thuyết phục là việc làm cho người khác thay đổi hành vi và hành động theo hướng minh mong muốn, để đạt được mục tiêu của mình. 2. Hiểu theo nghĩa rộng: Thuyết phục là việc bạn gây được ảnh hưởng tích cực tới người khác và thu hút, kêu gọi sự hợp tác của họ để thực hiện các mục tiêu của bạn thay vì bạn phải tự thực hiện. II. TẦM QUAN TRỌNG CỦA KĨ NĂNG THUYẾT PHỤC. Việc thuyết phục người khác nhằm mục đích gì là một phạm trù đạo đức. Việc thuyết phục có nghĩa rất lớn trong việc hình thành các mối quan hệ bền vững, lâu dài trong cộng đồng và hình thành mạng lưới. Quan trọng hơn là khi những kỹ năng thuyết phục được công thức hoá. Khi các yếu tố của nghệ thuật lôi cuốn được phân tích rạch ròi thành những khái niệm quy tắc thì người ta bổng hiểu ra rằng thật ra con người vẫn thường hành động theo bản năng hơn là theo lý trí. Do vậy, việc thuyết phục chính là thúc đẩy các hành động bản năng ấy theo hướng lý trí mong đợi. 3. TRONG KINH DOANH. Học cách thuyết phục là việc tạo được ảnh hưởng tích cực tới người khác, thu hút, kêu gọi sự đồng thuận hợp tác của họ để cùng thực hiện các mục tiêu. Thuyết phục là kỹ năng quan trọng giúp con người thành công, người có khả năng thuyết phục cao thường nắm giữ những vị trí cấp cao trong công ty hoặc trong lĩnh vực kinh doanh. 4. TRONG CUỘC SỐNG. 4 HSBC: HUỲNH TRUNG KĨ NĂNG THUYẾT PHỤC GVHD: NGUYỄN THỊ ĐĂNG DUNG Khả năng thuyết phục có thể giúp chúng ta giành được nhiều hơn những gì minh muốn nhanh hơn bất kỳ kỹ năng nào khác. Đó có thể là ranh giới giữa thành công và thất bại. Nó có thể bảo đảm sự tiến bộ của bạn và giúp bạn sử dụng tất cả các kỹ năng, sở trường khác với hiệu quả cao nhất. Khả năng thuyết phục khiến khách hàng, ông chủ, đồng nghiệp và bạn bè tôn trọng và sẵn sàng giúp đỡ bạn. Khả năng thuyết phục người khác làm những gì bạn muốn họ làm sẽ biến bạn trở thành một trong những người quan trọng nhất trong cộng đồng của bạn. III. CÁC BƯỚC THUYẾT PHỤC. 4. Tạo sự tin tưởng. a) Lập luận rõ ràng.  Hãy làm cho lập luận của bạn thật mạch lạc  Hãy bắt đầu sao cho ai cũng muốn nghe tiếp.  Hãy kết thúc sao cho để lại ấn tượng với ng nghe. b) Thể hiện cả tính ưu và nhược của vấn đề:  Không có ý tưởng hoàn hảo, trình bày rõ mặt ưu mặt khuyết của vấn đề là 1 cách cho đối phương thấy bạn đag ở bên phía lợi ích của họ. c) Thể hiện tính chuyên gia:  Đánh vào tâm lý là chuyên gia nói thì thường là đúng  Các con số cụ thể sẽ tăng tính thuyết phục d) Tự tin:  Bạn là ng ủng hộ trung thành nhất của chính bạn.  Một chút ngập ngừng có thể làm bạn mất điểm trong con mắt ng bị thuyết phục 5 HSBC: HUỲNH TRUNG KĨ NĂNG THUYẾT PHỤC GVHD: NGUYỄN THỊ ĐĂNG DUNG e) Thể hiện sự hợp lý:  Trong kinh doanh, yếu tố logic đc đánh giá rất cao, vì vậy hày trình bày ý tưởng một cách logic nhất. 5. Tạo sự thích thú a) Tâng bốc có chiến luợc: Những lời khen ngợi có thể làm người khác trở nên cởi mở với bạn hơn rất nhiều. Nhưng bạn phải luôn nhớ là phải có chiến thuật, không phải xu nịnh. b) Tạo sự thú vị Sự thú vị cũng góp phần khiến ng khác muốn nghe tiếp câu chuyện của bạn, như vậy bạn mới có cơ hội để thuyết phục người đó. Làm người nghe ko nhàm chán, lời thuyết phục sinh động hơn c) Khơi gợi tính tư lợi: Ai trong chúng ta cũng có lòng tư lợi, hãy làm cho ng nghe cảm nhận được họ sẽ được lợi gì khi theo ý kiến của bạn. d) Độc đáo: Cái gì càng hiếm thì càng sáng giá. Người nghe sẽ để tâm hơn nếu họ thấy rằng ý tưởng của bạn là độc đáo, là hiếm thấy. 2. Tăng cường thuyết phục. Chọn đúng thời điểm để thuyết phục cũng là điều rất quan trọng cần lưu ý. Biết cách “thể hiện” (quyền lực, đẳng cấp) cũng sẽ tăng cường khả năng thuyết phục của bạn (Ví dụ, một nhà quản lý cấp cao chắc chắn mọi người sẽ dễ bị thuyết phục hơn). Khả năng làm việc của bạn sẽ tạo nên cách họ cảm thấy về bạn. Bạn cần phải cố gắng là một nhà chuyên môn trong công việc và có khả năng hoàn thành tốt nhiệm vụ. Đôi khi, danh tiếng luôn hoàn thành xuất sắc công việc có thể biến bạn trở thành một chuyên gia thuyết phục người khác. Họ sẽ lắng nghe lời khuyên của bạn, cởi mở hơn và chấp nhận yêu cầu của bạn. 6 HSBC: HUỲNH TRUNG KĨ NĂNG THUYẾT PHỤC GVHD: NGUYỄN THỊ ĐĂNG DUNG Khi bạn đối xử với mọi người một cách nhã nhặn và biết lắng nghe, thể hiện rằng bạn tôn trọng họ, bạn sẽ khiến họ muốn hợp tác với bạn. Họ có động lực để giúp đỡ bạn, cùng bạn đạt được mục tiêu. Bất cứ khi nào bạn thể hiện thái độ này đối với người khác ngay chính trong cuộc đối thoại giữa hai người, thì họ cũng sẽ cởi mở hơn với bạn rất nhiều. Ngoài ra, người giỏi kỹ năng thuyết phục cũng biết cách chào đón những ý kiến phản đối. Thay vì xem đó là sự đối nghịch, họ xem nó là một phần tự nhiên và có giá trị của quá trình thảo luận. Họ dùng mối bận tâm của người khác như một cách mở ra cuộc đối thoại, một cơ hội trao đổi ý kiến và khám phá ra nhưng điều mới mẻ từ sự bình thường. Họ làm cho cuộc đối thoại trở nên trôi chảy bằng cách giải quyết bất đồng, thậm chí trước khi nhũng bất đồng đó được nói thành lời. Việc thuyết phục quyết định phần lớn cái cách mà mọi người sẽ đáp ứng với bạn cũng như độ mở lòng của họ với bạn trong các tình huống. Việc thuyết phục người khác thuộc phạm trù đạo đức và có ý nghĩa rất lớn trong việc hình thành các mối quan hệ cộng đồng. Sau này, các mối quan hệ tốt đó có còn được lâu bền hay không là tùy thuộc vào mục đích (để làm gì?) của việc thuyết phục lúc này. Cho nên, sự thuyết phục đi cùng kết quả đáp trả tốt đẹp sẽ là cách thức tin cậy để mọi người cảm thấy gắn bó lâu dài với bạn. IV. CÁC KĨ NĂNG CẦN THIẾT ĐỂ THUYẾT PHỤC CÓ HIỆU QUẢ. 1) Kĩ năng diễn thuyết Một người diễn thuyết tốt không chỉ đem thông tin đến cho công chúng mà còn phải lắng nghe họ. Khi nghe công chúng nói, bạn sẽ biết họ có hiểu những thông tin bạn cung cấp không, và quan trọng hơn, những thông tin đó có cần cho họ không. Lắng nghe với thái độ tích cực khác với nghe thông thường, nó bao gồm cả mong muốn tiếp nhận thêm thông tin, để biết cảm xúc của công chúng, và để hiểu họ. 2) Khả năng quan sát, nhìn nhận Đa số chúng ta nhìn nhận vấn đề với con mắt chủ quan. Thiếu những đánh giá khách quan khiến nhiều nhận xét trở thành phiến diện, đậm chất cảm xúc. Lấy ví dụ về việc đánh giá thực trạng giáo dục được khá nhiều người quan tâm thảo luận trên 4rum thời gian qua, cách tiếp cận vấn đề đa phần đến từ tư cách "người học" hoặc người "bị ép học". Có ít người thử đứng dưới tư cách người "được học", người "dạy học" hoặc người "hoạch định chiến lược" để bình luận. 7 HSBC: HUỲNH TRUNG KĨ NĂNG THUYẾT PHỤC GVHD: NGUYỄN THỊ ĐĂNG DUNG Không những vậy, cách tiếp xúc vấn đề thường đi từ 1 vài vấn đề "đơn lẻ" thiếu những vấn đề mang tính hệ thống, thế nhưng việc "tổng quát hóa" vấn được áp dụng khiến cho cách lý luận mang nhiều tính ngụy biện. Cách tiếp xúc vấn đề như vậy không tạo ra tính logic và thuyết phục cho những gì cần thể hiện. 3) Đoán trước được các tình huống có thể xảy ra. Chuẩn bị tốt và tích luỹ kinh nghiệm cho phép dự đóan trước được các khả năng phản ứng, các tình huống có thể khơi gợi phản ứng của người nghe. Người trình bày cần hiểu rằng phản ứng của người nghe là “lời mời gọi để được thuyết phục”. Phản ứng của người nghe không bao giờ được coi là sự cản trở hay dấu hiệu thất bại của bài trình bày. V. BÀI HỌC KINH NGHIỆM Trong lĩnh vực kinh doanh, đặt biệt là lĩnh vực bán hàng hiện nay,việc trình bày và giới thiệu là cách thức để bạn truyền đạt thông tin tới người nghe một cách hiệu quả nhất. Trong hoạt động tiếp thị và bán hàng, việc này đóng vai trò rất quan trọng. Để làm tốt được điều này, chung ta cần chú ý đến những điều sau đây. 1. Phù hợp với nhu cầu của người nghe Cách nhanh nhất để khiến người nghe bỏ đi là bạn chỉ toàn nói về những điều mà bản thân bạn muốn nghe. Đúng là như vậy đấy! Và nếu bạn muốn thu hút các khách hàng tiềm năng, bạn phải biết nói ra những điều mà họ muốn nghe. Các chuyên gia tiếp thị cho rằng phần lớn mọi người đều thuộc một trong bốn nhóm sau: - Lãnh đạo: Đó là những người luôn bận rộn, vì thế họ muốn bạn bắt đầu và kết thúc đúng giờ, đồng thời họ chỉ quan tâm đến những vấn đề chính yếu. - Cảm tính. Đó là những người thiên về tình cảm, Họ bị thuyết phục bởi những cảm giác chứ không phải những lý lẽ logic. - Hoà đồng. Đó là những người thích giao tiếp. Thật khó để giữ họ ngồi yên một chỗ. - Lý trí. Đó là những người thích tranh luận và có đầu óc thực tế. Vậy bạn cần phải xác định những người đang nghe bạn nói thuộc nhóm nào để từ đó đưa ra những lời giới thiệu phù hợp. Trong trường hợp người nghe 8 HSBC: HUỲNH TRUNG KĨ NĂNG THUYẾT PHỤC GVHD: NGUYỄN THỊ ĐĂNG DUNG thuộc nhiều nhóm khác nhau, hãy tìm xem ai là người có ảnh hưởng quyết định để tập trung tác động vào họ. 2. Làm mê hoặc người nghe Một số người có năng khiếu bẩm sinh trong việc thuyết phục người khác. Họ có thể mê hoặc chúng ta bằng động tác, cử chỉ hoặc lời nói. Tuy nhiên, bạn cũng có thể rèn luyện được những kỹ năng này. Muốn vậy, trước tiên bạn hãy tạo cho mình: - Vẻ bề ngoài lịch sự, vì điều đó thể hiện rằng bạn đang tôn trọng người nghe. - Luôn vui vẻ, mềm mỏng, hòa nhã. - Chiều theo ý muốn của người nghe. Lưu ý, “Đừng đánh giá quá thấp hoặc quá cao trí thông minh cũng như học thức của họ”. (C.P.Scott) - Tìm hiểu đủ thông tin về những người đang nghe bạn nói nhằm trình bày, giới thiệu phù hợp với yêu cầu của họ. - Những lời đề cao lịch sự: “Như một chuyên gia nhiều kinh nghiệm, chắc anh/chị biết rằng .” - Tỏ ra sẵn lòng giúp đỡ họ. 3. Tranh thủ sự chú ý của người nghe Bạn hãy hình dung người nghe của mình có thể có những thái độ khác nhau như thích thú, trung lập và hờ hững. Người nghe phản ứng ra sao sẽ phụ thuộc vào việc bạn tranh thủ được sự chú ý của họ tới mức độ nào. Để đảm bảo rằng không thính giả nào “bỏ ngoài tai” những điều bạn nói, thỉnh thoảng hãy dừng lại và hỏi: “Liệu những điều tôi nói có hữu ích với các bạn không?”. 4. Níu giữ sự quan tâm chú ý của người nghe trong suốt thời gian nói chuyện Làm cho mọi người quan tâm đến điều mình nói đã khó và để giữ được sự quan tâm đó trong suốt bài nói chuyện còn khó hơn nhiều. Vì thế, bạn phải nỗ lực chiến đấu để chống lại sự buồn tẻ bằng lối nói 9 HSBC: HUỲNH TRUNG KĨ NĂNG THUYẾT PHỤC GVHD: NGUYỄN THỊ ĐĂNG DUNG chuyện hài hước, song có chừng mực, và luôn cố gắng nhận thức được những vấn đề người nghe quan tâm để đáp ứng mong muốn của họ. 5. Dẫn dắt người nghe Hãy theo sát người nghe để dẫn dắt họ vào bài giới thiệu của mình, hãy lôi kéo họ bằng cách liên tục đưa ra các câu hỏi và lắng nghe ý kiến phản hồi. Đừng tự biến mình thành “nhà hùng biện” chỉ biết “thao thao bất tuyệt”, mà phải tuân thủ các quy tắc sau: - Đi đến gần vị trí của người nghe. Minh họa cho bài trình bày của mình bằng những chủ đề quen thuộc với họ, giảm thiểu những chủ đề mới mẻ, không phù hợp. - Đề phòng và kịp thời nhận ra những dấu hiệu thể hiện rằng bạn không còn thu hút được sự chú ý nữa, chẳng hạn như người nghe thì thầm chuyện riêng, tỏ ra bồn chồn hay ngáp ngủ. - Sử dụng từ “chúng ta” hơn là từ “bạn” (“Chúng ta có 5 phút để . Chúng ta hãy bắt đầu với .”). - Tìm kiếm điểm chung giữa bạn và người nghe (“Cũng như bạn, tôi đã đi du lịch rất nhiều, vì vậy tôi hiểu được .). - Luôn lắng nghe những gì họ nói, kể cả trước khi bạn bắt đầu, trong suốt thời gian và sau khi bạn trình bày giới thiệu. Người biết cách trình bày sẽ không chỉ truyền đạt đầy đủ thông tin cần thiết tới người nghe, mà còn biết lắng nghe những ý kiến phản hồi. Bằng việc lắng nghe, bạn sẽ biết được thính giả của mình có hiểu được những thông tin mà minh đang nói hay không; những thông tin đó có quan trọng và cần thiết với họ hay không. 6. Hãy tự tin Và cuối cùng điều quan trọng nhất là bạn phải tự tin. Nếu bạn mất bình tĩnh, người nghe sẽ có cảm giác rằng, chính bạn cũng không tin vào những gì mình đang nói. Vậy thì chẳng có lý do gì để họ phải nghe theo bạn. Hãy trình bày với giọng nói lạc quan, tin cậy. Điều này hàm chứa thông điệp: “Tôi có lợi và bạn cũng vậy. Chúng ta giúp đỡ nhau để cùng chiến thắng”. Những người tự tin luôn chuẩn bị mọi việc kỹ lưỡng, nhưng không quá nhiều để đến nỗi đánh mất sự tự nhiên của chính mình. Họ luôn biết tự phê bình, và quan tâm đến ấn tượng họ đang tạo ra, bởi vì họ thấy bản thân họ 10 HSBC: HUỲNH TRUNG . HSBC: HUỲNH TRUNG KĨ NĂNG THUYẾT PHỤC GVHD: NGUYỄN THỊ ĐĂNG DUNG Dale Carnegie KĨ NĂNG THUYẾT PHỤC I. KHÁI NIỆM KĨ NĂNG THUYẾT PHỤC. Thuyết phục là một chuỗi. CÁC KĨ NĂNG CẦN THIẾT ĐỂ THUYẾT PHỤC CÓ HIỆU QUẢ………………………………………………………….8 V. BÀI HỌC KINH NGHIỆM………………………………………… 9 1 HSBC: HUỲNH TRUNG KĨ NĂNG THUYẾT PHỤC