KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC
DE TAI KHOA HOC CAP BO
XAY DUNG MO HINH
UNG DUNG CONG NGHE THONG TIN
Trang 2
KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC
ĐỂ Tài KHOA HOC CAP BO
XÂY DỰNG MÔ HÌNH
ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN
TRONG HOAT DONG CUA KIỀM TOÁN NHÀ NƯỚC
Mã số: 5.02.11
Số đăng ký: 99-98-055
Chủ nhiệm: Hà Ngọc Son
Phó chủ nhiệm: TS Nguyễn Đình Hựu
Thư ký: TS Dinh Trong Hanh
Các thành viên: Ths Pham Ha Thuy
Ths Nguyén Hitu Tho
HÀ NỘI, năm 2000
Trang 3CNTT HTTT KTNN KTNN TW KTNN KV KTNN CN KTT KTV QLTT PHTT TC & LTTT CSDL TVĐT HCNB KH & BDCB MTĐT KH DNNN NSNN KTNB
DANH MUC CAC TU VIET TAT
Công nghệ thông tin Hệ thống thông tin Kiểm toán nhà nước
Kiểm toán nhà nước trung ương
Kiểm toán nhà nước khu vực
Kiểm toán nhà nước chuyên ngành
Kiểm toán trưởng ˆKiểm toán viên
Quan ly théngtin =, Phân hệ thông tin
Trang 4MỤC LỤC Mở đầu CHUONG I CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC UNG DUNG CNTT TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA KTNN I Tổng quan về CNTT va quan ly 1 Thông tin và sự phát triển của CNTT 2 Các HTTT trợ giúp quản lý 3 Tình hình phát triển CNTT ở nước ta
II Sử dụng CNTT trong các cơ quan công quyền có chức
năng kiểm tra, kiểm soát vĩ mô các hoạt động kinh tế - tài
chính nhà nước ;
1 Muc tiéu ứng dụng CNTT 2 Những nội dung chủ yếu
3 Tình hình ứng dụng CNTT ở một số ngành trong nước
4 Tình hình ứng dụng CNTT trong các cơ quan KT nước ngoài
TII Sự cần thiết khách quan và lợi ích của việc ứng dụng CNTT trong hoạt động KTNN
1 Sự cần thiết khách quan
2 Lợi ích của việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của KTNN IV Tình hình ứng dụng CNTT trong thực tế của KTNN Việt Nam
1 Trình đệ tin hoc cha đội ngũ công chức KTNN
2 Trang thiết bị về CNTT
3 Về tình hình ứng dụng CNTT
4 Kết quả điều tra trong hệ thống KTNN về những hạn chế của thông tin đến hoạt động thực tiễn
5 Nhu cầu hiện nay tại các đơn vị
6 Các dịch vụ sửa chữa, bảo trì nâng cấp máy tính
Trang 5NHỮNG NHÂN TỐ CHỦ YẾU TÁC ĐỘNG ĐẾN MƠ HÌNH ỨNG DỤNG CNTT TRONG HOẠT ĐỘNG KTNN
I Khái niệm về mô hình HTTT của KTNN
Il Những nhân tố chủ yếu vẻ tổ chức hoạt động của KTNN tác động đến mô hình ứng dụng CNTT
1 Cơ cấu tổ chức và cơ chế quản lý của hệ thống KTNN 2 Những nội dung và quy trình quản lý của KTNN TH Những nội dung co ban cha HTTT KTNN
1 Khái niệm về các phan hé cha HTTT KTNN 2 Nhóm các phân hệ QLTT 3 Nhóm các PHTT phục vụ quân lý HCNB 4 Nhóm các PHTT phục vụ các hoạt động chuyên môn kiểm toán 5 Phương thức (tổ chức các PHTT trong HTTT KTNN CHUONG III
MO HINH HTTT VA CAC GIAI PHAP CHU YEU T6 CHUC, TRIEN KHAI UNG DUNG CNTT TRONG HOAT DONG
CUA KTNN
I Những phương hướng phát triển và hoàn thiện về tổ chức và hoạt động của hệ thống KTNN
1 Những mục tiêu và nhiệm vụ của giai đoạn 2001-2005 2 Phương hướng phát triển và hoàn thiện về tổ chức và hoạt động II Những yêu cầu chủ yếu trong xây dựng mô hình HTTT của KTNN 1 Những yêu cầu chung 2 Những yêu cầu cụ thể
II Mô hình HTTT KTNN và những yêu cầu chủ yếu về thiết bị và tài chính cho xây dựng HTTT
1 Mô hình HTTI
2 Những yêu cầu chủ yếu về thiết bị và tài chính cho xây
dựng HTTT
Trang 61 Tổ chức bộ máy chỉ đạo và quản lý thống nhất việc triển khai xây dựng HTTT và ứng dụng CNTT vào hoạt động của KTNN
2 Xây dựng mạng máy tính trong KTNN 3 Xây dựng ngân hàng CSDL và TVĐT KTNN
Trang 7Sơ đề 1 Sơ đồ 2 Sơ đồ 3 Sơ đồ 4 Sơ đồ 5 Sơ đồ 6 Sơ đồ 7 _Sơ đồ 8 Sơ đồ 9 Sơ đồ 10 Sơ đồ 11 Sơ đồ 12 So dé 13 Sơ đồ 14 Sơ đồ 15 Sơ đồ 16 Sơ đô 17 Sơ đồ 18 Sơ đồ 19 Sơ đồ 20 Sơ dé 21 Sơ đồ 22 PHỤ LỤC SƠ ĐỒ
Tổng hợp các loại điều khiển trong quá trình quản lý Mối quan hệ giữa hệ thống và môi trường
Phân loại các HTTT
Sự phát triển các HTTT tin học Mối quan hệ giữa TPS, DSS, MIS Hiện trạng cơ cấu tổ chức của KTNN
Khái quát các loại hình và quy trình quản lý của KTNN
Khái quát các loại hình kiểm toán của KTNN
Khái quát các HTTT của KTNN
Các chức năngÍ của nhóm PHTT phục vụ quản lý HCNB Các chức năng của nhóm PHTT phục vụ QL tổng hợp KT Các chức năng của nhóm PHTT phục vụ thực hiện KT Mô hình HTTT trung tâm của KTNN TW xây dựng theo cấu trúc tổ chức hệ thống KTNN Mô hình HTTT của các trung tâm và KTNN KV xây dựng theo cấu trúc tổ chức hệ thống KTNN Mô hình HTTT KTNN xây dựng theo phân bố địa lý hệ thống KTNN Mô hình HTTT dự kiến của KTNN Mô hình khai thác HTTT Mối quan hệ về tổ chức trong thực hiện chương trình CNTT KTNN Kết nối mạng LAN Mô hình hệ thống ngân hàng CSDL và TVĐT
Trang 8MỞ ĐẦU
Sau hơn 350 năm từ khi chiếc MTĐT đâu tiên ra đời, qua nhiều giai đoạn phát triển, ngày nay CNTT đã và đang tạo nên một cuộc cách mạng trong mọi
lĩnh vực hoạt động của đời sống kinh tế - xã hội trên thế giới và Việt Nam
Những thành tựu to lớn của CNTT đã trực tiếp, từng bước đổi mới và tạo nên cuộc cách mạng trong quản lý kinh tế vĩ mô và vì mơ Hồ nhập với quá trình vận động và biến đối tất yếu đó, KTNN của hâu hết các nước trên thế giới đã có những bước đi đáng kể trong việc ứng dụng CNTT vào việc tổ chức thực hiện các hoạt động cả trong quản lý nội bộ cơ quan và trong thực hiện kiểm toán KTNN Việt Nam ra đời ngày 11/07/1994 theo Nghị định số 70ICP của Chính - phú; trong 6 năm vừa xây dựng tổ chức vừa thực hiện các hoạt động theo nhiệm vụ được Chính phủ giao; tuy đã rất chú trọng đến công tác hiện đại hoá hoạt động, song KTNN Việt Nam chưa có được những điều kiện thuận lợi để tạo nên những bước đi đáng kể và có hệ thống trong ứng dụng CNTT trong hoạt động
Trong bối cảnh chung của thế giới và Việt Nam đó, việc ứng dụng CNTT trở thành một đòi hỏi tất yếu và cấp thiết nhầm duy trì va nâng cao hiệu quả hoạt động của KITNN Việt Nam thích ứng với những dòi hỏi của nên kinh tế - xã hội Việt Nam và phù hợp với xu thế hoạt động của KTNN các nước trên thế giới Trên cơ sở đó, KTNN Việt Nam từng bước hiện đại hoá tổ chức và hoạt động, tác động một cách tích cực và hiệu quả vào sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước trong những thập niên đâu của thế kỷ 21 Nhận thức đúng đắn những vấn đề đó, KTNN Việt Nam đã tiến hành triển khai nghiên cứu để tài:
“Xây dựng mô hình ứng dung CNTT trong hoạt động của KTNN”
Việc tổ chức nghiên cứu đề trên thực chất là việc triển khai Nghị định số 49/CP ngày 04/08/1993 của Chính phủ về phát triển CNTT ở nước ta, các Quyết định của Thú tướng Chính phủ triển khai Nghị quyết trên, gân đây là Chỉ thị 58- CT/TW ngày 17!10/2000 của Ban chấp hành TW về việc đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT và thuctién tổ chức và hoạt động của KTNN nhằm hoà nhập với sự phát triển chung của nên kinh tế - xã hội và nâng cao hiệu quả của hoạt động KTNN
Mục dích nghiên cứu của đề tài là: Xây dựng những cơ sở lý luận và thực tiễn của việc ứng dụng CNTT vào hoạt động của KTNN làm cơ số định
Trang 9hướng cho “Mô hình ứng dụng CNTT trong hoạt động của KTNN” và đề xuất những giải pháp, bước đi thích hợp trong thực hiện mô hình đó Kết quả nghiên cứa của để tài sẽ là cơ sở khoa học cho đê án xây dựng HTTT của KTNN giai đoạn 2001-2005 và triển khai những nghiên cứu ứng dụng CNTT khác vào hoạt động của KTNN
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các quá trình tổ chức thông tin trong các hoạt động KTNN; do vậy đề tài không tập trung nghiên cứu ở góc độ kỹ thuật mà chủ yếu trên góc độ tổ chức, quản lý việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của KTNN
Phạm vỉ nghiên cứu đề tài được xác định: ;
- Nghiên cứu quá trình và các phương thức ứng dụng CNTT vào các hoạt động kinh tế - xã hội trên thế giới và Việt Nam; trong đó chú trọng nghiên cứu kinh nghiệm của các ngành trong nước có chức năng quản lý kinh tế - tài chính trong ứng dụng CNTT vào tổ chức, hoạt động
~ Trong phạm vi KTNN, để tài nghiên cứu khả năng ứng dụng CNTT phục vụ cho mọi lĩnh vực hoạt động: quản lý HCNB, quản lý tổng hợp kiểm toán, thực hiện cuộc kiểm toán
Phương pháp nghiên cứu: để thực hiện nghiên cứu để tài, tập thể tác giả đã tiếp cận tổng hợp nhiều lĩnh vực khoa học: CNTT, quản lý, kiểm toán ; do vậy đã sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu của nhiêu lĩnh vực khoa học, trong đó các phương pháp chủ yếu được sử dụng là: pháp biện chứng duy vật, phương pháp khảo sát, phương pháp phân tích so sánh
Kết cấu của đề tài: Ngoài phần mở đâu, kết luận và các phụ lục, dé tai được kết cấu thành 3 chương:
- Chương I: Cơ sở lý luận của việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của KTNN - Chương II: Những nhân tố chủ yếu tác động đến mô hình ứng dụng CNTT trong hoạt động của KTNN
Trang 10CHƯƠNG I
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CNTT VÀO HOẠT ĐỘNG
CUA KTNN
I TONG QUAN VE CNTT VÀ QUẢN LÝ
Cuộc cách mạng CNTT (viết tắt là CNTT) đang điễn ra sôi động trong mọi
mặt hoạt động kinh tế xã hội của hầu khắp các quốc gia trên thế giới, mở ra một thời kỳ phát triển mới khi nhân loại bước vào thế kỷ 21 với nên văn minh thông tin và trí tuệ, mà cơ sở của nó là sự phát triển từ nền kinh tế công nghiệp truyền thống sang nền kinh tế thông tin Trỏng lĩnh vực quần lý ,ở các phạm vi vĩ mô hoặc vi mô, và các loại hình quản lý, CNTT đã có những ứng dụng với hiệu quả to lớn trong nhiều nước trên thế giới
Với những tiến bộ hhanh chóng, kỳ diệu của kỹ thuật máy tính và kỹ thuật viễn thông trong vài thập niên gần đây, CNTT thực sự đã thâm nhập rộng khắp vào mọi mặt hoạt động của con người, đưa đến những thành tựu to lớn trong việc tự động hoá các quá trình sản xuất công nghiệp, nâng cao chất lượng và hiệu quả của các ngành kinh tế, thúc đẩy các quá trình đổi mới tổ chức và quản lý kinh tế, tạo nên những chuyển biến cơ bản trong nền kinh tế, v.v Trong giai đoạn mới cả sự phát triển kinh tế và xã hội dưới sự tác động của CNTT, tri thức và các hoạt động sáng tạo đóng vai trò chủ yếu, có ý nghĩa quyết định đối với sự phát triển kinh tế, do đó sự chuyển biến sang nền kinh tế thông tin đòi hỏi phải tăng cường giáo dục, thực sự đổi mới và tìm nhiều cách thức mới cho giáo dục, cho việc phát triển nhanh chóng nguồn nhân lực và lao động có chất lượng cao, phát huy tối đa tiềm năng trí tuệ của xã hội Ngày nay, hầu hết các quốc gia, các tổ chức và các công ty đều hiểu rằng vị trí tương lai của họ trong thế giới và trên thị trường quốc tế phụ thuộc một cách quyết định vào việc liệu họ có tận dụng được CNTT để phát triển một cách nhanh chóng mọi năng lực nhằm đổi mới nền sản xuất và kinh tế của họ hay không? Không những đối với các nước đã phát triển, mà nhiều nước đang phát triển trong khu vực chúng ta đã giải quyết vấn đề đó một cách
Trang 11tích cực với những chính sách ưu tiên thoả đáng cho việc phát triển CNTT trong những thập niên gần đây, đưa đến những kết quả to lớn đáng cho ta học tập
Ở nước ta, gần đây Chính phủ đã ra Nghị quyết 49/CP ngày 6/8/1993 xác định một Chính sách quốc gia về phát triển CNTT đến năm 2000, và một Chương trình quốc gia về CNTT đang được bất đầu triển khai Nhu cầu thực tế của việc phát triển và ứng dụng CNTT trong mọi lĩnh vực sản xuất, quản lý, kinh tế và văn hoá của đất nước ta hiện nay là hết sức to lớn, và việc đáp ứng một cách tích cực các nhu cầu đó chắc chắn sẽ mang lại những cống hiến quan trọng cho sự nghiệp cơng nghiệp hố và hiện đại hoá đất nước trong bối cảnh phát triển của _ thế giới hiện đại ;
Để có một cái nhìn tổng quan về CNTT và việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý nói chung và KINN nói riêng sau đây xin đề cấp đến một số vấn đề chính:
- Một số kiến thức cơ bản về CNTT
- Những ứng dụng chủ yếu của CNTT trong quản lý
- Cơ sở khoa học của việc ứng dụng CNTT vào hoạt động Kiểm toán Nhà nước
1, Thông tin và sự phát triển của CNTT
1.1 Thông tín và các quá trình thông tin
Theo nghĩa thông thường, thông tin là điểu hiểu biết về một sự kiện, một hiện tượng, một quan hệ nào đó, thu nhận được qua giao tiếp, khảo sát đo lường,
lý giải, nghiên cứu, v.v Trong đời sống con người, nhu cầu thông tin là một nhu
cầu rất cơ bản Nhu cầu đó không ngừng tăng lên theo sự gia tăng các mối quan hệ trong xã hội Đặc biệt, với sự phát triển nhanh chóng của nền sản xuất công nghiệp và nền kinh tế hàng hoá hiện nay, nhu cầu đó đã tăng lên với tốc độ “bùng nổ” (căn cứ vào đánh giá độ phức tạp thông tín về một hệ thống tăng theo hàm số mũ so với độ tăng số thành phần của hệ thống đó)
Tuy khái niệm thông tin là rất phổ biến trong đời sống con người, nhưng những nội dung khoa học chung nhất của thông tin và các quá trình thông tin thì chỉ mới được bắt đầu nghiên cứu từ những năm giữa thế kỷ 20, bắt đầu từ những nhu cầu của kỹ thuật truyền tin Một trong những thành tựu đặc sắc của lý thuyết
Trang 12thông tin, nhằm nghiên cứu đáp ứng những nhu cầu nói trên là việc đưa ra khái niệm lượng thông tin theo đó, lượng thông tin thu được về việc xảy ra một sự kiện nào đó được xác định bằng độ bất định của sự kiện đó trước khi biết nó xảy ra Một lý thuyết định lượng về thông tin ra đời đã phát hiện cho chúng ta nhiều qui luật về thông tin và các quá trình thông tin trong các hệ thống truyền tin cũng như trong nhiều hệ thống phức tạp khác Về mặt định tính, lý thuyết thông tin cũng cho chúng ta hiểu một thuộc tính cơ bản của thông tin là đối lập với bất định và ngẫu nhiên, do đó nó phản ánh cái xác định, trật tự trong các mối quan hệ của các sự vật và hiện tượng Nội dung "Phản ánh tính trật tự và tổ chức trong các hệ thống" của khái niệm thông tin càng được củng cố thêm khi khoa Điều khiển học khẳng định rằng vận động thông tin là nội dung cơ bẳn, chung nhất, phổ “biến nhất của mọi quá trùnh điều khiển, dù nó xảy ra trong kỹ thuật, trong các
hệ sinh học hay trong kinh tế, xã hội Hoạt động chủ yếu của điều khiển, mà tác động của nó là mang lại một trật tự nào đó cho đối tượng bị điều khiển
Để tạo ra được một thông tin điều khiển, các cơ quan điều khiến phải thu nhận thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, đặc biệt là thông tin liên hệ ngược từ chính đối tượng bị điều khiển, rồi tiến hành một quá trình xử lý tuân theo những qui luật vận hành của đối tượng và các mục tiêu điều khiến Như vậy, hoạt động quấn lý và điều khiển thường bao gồm các khâu như thu thập, sắp xếp, hm trữ, tổng hợp, hiệu chỉnh và truyền đưa thông tin, gọi chung là quá trừnh xử lý thông tin Xã hội và kinh tế càng phát triển thì nhu cầu xử lý thông tin trong quan lý và điều khiển cũng càng phát triển, và như trên đã trình bày, nhu cầu đó đang tăng lên với tốc độ bùng nổ
Thông tin có nhiều mức độ chất lượng khác nhau; các số liệu, dữ kiện thu thập ban đầu qua các cuộc điều tra, khảo sát là các thông tin nguyên liệu, từ đó qua nghiên cứu phân tích, các thông tin nguyên liệu, lý giải, tổng hợp sẽ thu được những thông tin có giá trị cao hơn phục vụ cho điều hành tác nghiệp hoặc quản trị, và ở mức độ cao hơn nữa là các thông tin quyết định trong quản lý và lãnh đạo - Kết quả của những quá trình xử lý đòi hỏi nhiều năng lực và kinh
Trang 13nghiệm ; thông tin chứa đựng trong các qui luật khoa học, kết quả của nhiều công phu tìm kiếm sáng tạo, suy luận, khái quát và thử nghiệm
1.2 MTĐT và CNTT
CNTT khởi đầu từ lúc con người sáng chế ra các loại máy móc tự động thực hiện một số chức năng xử lý thông tin, trước hết là các MTĐT (MTĐT) Để chế tạo các MTĐT người ta phải tìm được cách biểu diễn thông tin bằng các hoạt động lưu trữ, chế biến thông tin bằng các biện pháp xử lý kỹ thuật trên các tín hiệu tương ứng; Trong các hoạt động của con người, thông tin thường được thể
hiện qua các hình thức như con số, chữ số, tiếng nói, âm thanh, hình ảnh, màu
sắc, nghĩa là được thể hiện bằng nhiều hệ thống tín hiệu rất đa dạng và phong phú Tuy nhiên, trong MTĐT và các thiết bị thông tin, các tín hiệu được dùng để biểu diễn thông tin thường là trạng thái vật lý tại các vụ trí nhất định của kỹ thuật, để dễ dàng được xác định, người ta thường chỉ phân biệt hai mức trạng thái khác nhau tương ứng với hai tín hiệu khác nhau, mà ta thường qui ước ký hiệu là 0 và I Như vậy, hệ thống tín hiệu được dùng để biểu diễn thông tin trong kỹ thuật chỉ có hai ký tự 0,1 Bằng nhiều phương pháp hoá kết hợp với các phương pháp xấp xỉ bằng cách làm gián đoạn, rời rac các tín hiệu liên tục, ta có thể mã hố mọi dạng biểu diễn thơng tin bất kỳ (bang số, văn bản, đồ thị, hình ảnh, tiếng nói, ) bằng các dãy tín hiệu chỉ gồm hai ký tự nhị phân 0,1
Khả năng biểu điễn mọi dạng thông tín bất kỳ qua hệ thống tín hiệu đơn giản và thống nhất bằng các kí tự nhị phân là cơ sở cho việc phát triển nhanh chóng khả năng của các MTĐT trở thành các thiết bị xử lý thông tin thống nhất và đa năng, làm được nhuều chức năng với mọi dạng thông tin khác nhau
Trang 14hiện các chương trình tự tính toán được qui định bởi các chương trình bất kỳ Tuỳ theo từng bài toán cụ thể người ta viết một chương trình để giải nó trong một ngôn ngữ máy tính nào đó và chương trình được đưa máy để thực hiện Các chương trình làm thành phần mềm của MTĐT Tuỳ theo tính chất và phạm vi tác động của các loại chương trình mà ta có: phần mềm hệ thống, phần mềm tiện ích, và phần mềm ứng dụng
MTĐT và các vấn đề xử lý thông tin bằng MTĐT là thành phần cơ bản của CNTT Tuy nhiên, theo nghĩa rộng thường dùng hiện nay, CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là MTĐT và các mạng viên thông, nhằm cung cấp các giải pháp cho việc tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin phong phú và tiêmtàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội
1.3 Những mốc quan trong trong su phat trién cud MTDT va CNTT
Trong nửa thế kỷ vừa qua kỹ thuật MTĐT và viễn thông đã phát triển một cách mạnh mẽ và liên tục, tạo tiền đề cho sự thâm nhập sâu rộng của CNTT vào mọi mặt hoạt động của con người Những mốc quan trọng trong sự phát triển đó là:
1946- 1948 : Sự ra đời của các máy tính điẹn tử đầu tiên Tiếp đó là việc sản xuất hàng loạt các MTĐT thế hệ thứ nhất và thứ hai trong thập kỷ 50, chủ yếu được sử dụng trong tính toán khoa học - kỹ thuật
Giữa thập kỷ 60: Sự ra đời của các MTĐT thế hệ thứ ba với kỹ thuật mạch tích hợp và các bộ nhớ bán dẫn MTĐT được bát đầu ứng dụng ngày càng rộng rãi trong kinh doanh, quản lý kinh tế Tuy nhiên, máy lớn và đắt, thường được trang bị cho các trung tâm tính toán Cuối những năm 60 sang đầu những năm 70 bắt đầu các mạng nối các Trung tâm tính toán với nhau
Trang 15chục, hàng trăm triệu máy vi tính với năng lực ngày càng cao, giá ngày càng rẻ, thâm nhập khắp mọi nơi trên thế giới và được sử dụng trong mọi lĩnh vực hoạt động
Cuối những năm 80 sang đầu những năm 90: Sự phát triển bùng nổ của „ cách mạng viễn thông truyền dữ liệu quốc gia và quốc tế trên cơ sở kỹ thuật cáp sợi quang, vệ tỉnh và vi ba số cho khả năng rộng rãi nối mạng không những giữa các trung tâm tính toán mà còn nối được đến từng máy vi tính của từng cá nhân Xuất hiện khả năng thiết lập trên thực tế những hệ thống “ siêu xa lộ thông tin” liên kết hàng triệu, hàng chục triệu máy tính trong từng quốc gia như trong phạm vi khu vực và toàn cầu Xây dựng “kết cấu hạ tầng về thông tin” làm nền móng cho một “xã hội thông tin” trong những năm cuối của thế kỷ này đang trở thành
hiện thực, và được xác định trong chính sách của nhiều nước trên thế giới
1.4 Những chuyển biến chủ yếu về CNTT hiện nay _,
Những bước phát triển vượt bậc với các tiến bộ dồn đập kể trên đã làm cho MTĐT và CNTT nhanh chóng được ứng dụng sâu sắc và rộng rãi trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội, mà sau đây là vài nét chủ yếu:
Trước hết, về đối tượng thông tin được xử lý bằng MTĐT và các phương tiện tin học Thoạt tiên, MTĐT là công cụ tính toán tự động trên các con số, được dùng chủ yếu cho các bài toán khoa học kỹ thuật, sau đó được mở rộng dần cho các thông tin trong các lĩnh vực kinh tế, quản lý; và ngày nay được mở rộng cho hầu hết các đối tượng thông tin và các bài toán xử lý thông tin trong mọi hoạt động của con người, trong đó có ngày càng nhiều thông tin dưới dạng tri thức và các bài toán xử lý thông tin mô phỏng các hoạt động của trí tuệ
Trang 16người dùng đồ hoạ (GUI) đang phổ biến hiện nay sẽ tiến đến giao diện người dùng đa phương tiện, hướng đối tượng (MUI,MOO)
Sự phát triển nhanh chóng cuả kỹ thuật truyền thông đã đưa đến những chuyển biến to lớn và cơ bản trong công nghệ thiết lập các mạng tin học và việc hình thành trong thực tế các siêu xa lộ cao tốc thông tin (infomation superhighway) Từ đầu thập niên 90 đến nay, mạng Internet đã có một sự phát triển bùng nổ, có thể xem đó là hình ảnh cụ thể cả một hệ thống siêu xa lộ thơng tin tồn cầu Internet là liên mạng máy tính quốc tế lớn nhất, nối liên kết khoảng 50.000 mạng máy tính với gần 100 triệu người sử dụng trên khắp thế giới, hiện nay liên tục phát triển với tốc độ tăng 1Ô - 12% mỗi tháng, với các dich Vụ cung cấp và trao đổi thông tin thuận tiện và phong phú, được dùng rộng rãi đầu tiên trong các lĩnh vực nghiên cứu khoa học, giáo dục, và sau đó đã mở rộng nhanh chóng cho mọi lĩnh vực Khác của kinh tế, xã hội Những năm gần đây công nghệ Internet được sử dụng rộng rãi để phát triển các mạng Internet cho các xí nghiệp, công ty, cơ quan, tổ chức,
Những tiến bộ to lớn của cộng nghệ máy tính và mạng để tạo điều kiện cho những chuyển biến mới trong công cuộc tin học hoá, đặc biệt trong việc tổ chức các HTTT, các CSDL với nhiều mục tiêu khác nhau trong mọi lĩnh vực dịch vụ và quản lý Các kiểu kiến trúc khách hàng/dịch vụ (client/server) với các mức độ chủ động khác nhau của các đầu cuối (trạm khách hàng) là hình thức tổ chức các HTTT ngày càng phổ biến trong mọi lĩnh vực ứng dụng Cùng các chức năng tổ chức, sắp xếp, lựa chọn, tìm kiếm dữ liệu, việc quản trị CSDL cũng quan tâm ngày càng nhiều hơn đến các chức năng tổng hợp, phân tích, khai phá dữ liệu để kết xuất thông tin có hàm lượng trí tuệ, trợ giúp việc làm quyết định với các hoạt động trí tuệ khác
1.5 Kết cấu hạ tầng thông tin cho xã hội tương lai
Trang 17tầng thông tin Xây dựng kết cấu hạ tầng thông tin quốc gia đang là mục tiêu của nhiều nước chuẩn bị bước vào thế kỷ 21
Kết cấu hạ tầng thông tin quốc gia là “một hệ thống thống nhất của các mạng truyền thông, các máy tính, các CSDL, và cả các phương tiện điện tử
dân dụng, sẵn sàng đưa đến những lượng thông tin to lớn với mọi hình thức
thể hiện vào đầu ngón tay mọi người sử dụng (rong mọi lúc và bất kỳ ở đâu, do đó nó sẽ cung cấp những cách thức mới cho việc học tập, lao động, giao hưu tóm lại là những cách thức hoàn toàn mới cho việc hành xử của con người” phù với những điều kiện pháp lý, kinh tế và xã hội của từng quốc gia
Một kết cấu hạ tầng thông tin quốc gia như vậy là nền tảng cho việc phát triển nhanh chóng nền kinh tế thông tin và xã hội thông tin của đất nước Ta chú ý rằng, cùng với các chuyển dịch cơ bản đối với kinh tế như trình bày ở trên,
cuộc cách mạng thông ti hiện nay cũng tạo ra những biến chuyển sâu sắc trong
đời sống xã hội, trong việc tăng cường vai trò tích cực của nhà nước và phát huy
mạnh mẽ tính năng động sáng tạo của xã hội dân sự, trong việc nâng cao đời
sống văn hoá và chất lượng sống nói chung của con người Chẳng hạn, bên cạnh chức năng truyền thống của Nhà nước là quản lý xã hội, ngày nay, với tư cách là người chủ của hầu hết mọi nguồn tài nguyên thông tin chủ chốt của đất nước, Nhà nước phải đảm nhận ngày càng nhiều các chức năng mới là tổ chức khai thác
các nguồn tài nguyên đó để làm địch vụ thông tin cho các hoạt động sản xuất,
kinh doanh, văn hoá, xã hội của mọi tổ chức và công dân
Cùng với việc xây dựng kết cấu hạ tầng thông tin của từng quốc gia, người
ta cũng đang trù tính đến những chương trình xây dựng các kết cấu hạ tầng thông tin khu vực và toàn cầu, làm cơ sở cho việc liên kết kinh tế, giao lưu văn hoá
trong phạm vi khu vực và trên toàn thế giới 2 Các HILT trợ giúp quản lý
2.1 HTTT và việc tạo quyết định trong quản lý
Quá trình quản lý bao gồm việc thực hiện những chức năng tất yếu như: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, chỉ đạo và điều khiển Để thực hiện những chức
năng này, những nhà quản lý phải thực hiện một quá trình liên tục tạo quyết định
Trang 18Tất cả các hoạt động quản lý đều bao gồm việc tạo quyết định Nhà quản lý thực chất là nhà tạo quyết định
Trong nhiều năm qua, quản lý được coi là một nghệ thuật tinh tế, đòi hỏi tài năng thông qua nhiều năm kinh nghiệm Khi làm việc các nhà quản lý thực hiện các thao tác thường dựa vào kinh nghiệm hơn là dựa vào những phuơng pháp lượng hoá hệ thống thông qua những tiếp cận khoa học
Mặc dù vậy, môi trường quản lý ngày nay thay đổi nhanh chóng Công việc và môi trường phức tạp hơn trước và có xu hướng ngày càng phức tạp thêm (các hoạt động và các quan hệ trở thành đa phương, đa chiêu; các chủ thể, và tác nhân tham gia ngày càng đông đảo) Do đó quá trình quản lý phải thu nhận và xử lý một lượng thông tin nhiều gấp bội so với trước đây
Việc tạo quyết định trở nên khó khăn bởi 2 lý do: '
- Thứ nhất: số lượng các phương án phải lựa chọn quá nhiều
- Thứ hai: Chi phí phải trả cho một quyết định sai lầm là lớn do vậy không thể tuỳ tiện trong việc quyết định
Như một tất yếu khách quan, các nhà quản lý trước hết phải trở nên tỉnh vi hơn họ phải học sử đụng các công cụ, kỹ thuật mới mà đã được phát triển trong Tĩnh vực của họ Nhiều trong các kỹ thuật sử dụng cách tiếp cận phân tích lượng hoá: chúng được nhóm lại trong ngành khoa học quản lý
Việc ra quyết định bao gồm các giai đoạn sau:
- Giai đoạn trí tuệ (intellingence phase): là giai đoạn xác định vấn đề (problem), mục tiêu và các chủ thể, phân loại và phân chia các vấn đề
Giai đoạn này xuất phát từ những vấn đề thực tế nay sinh, xác định đữ liệu cần thiết, các mục tiêu cần đạt được, có thể phân chia một vấn đề thành các vấn để nhô hơn, tức là phân chia các vấn đề lớn, phức tạp thành những vấn đề nhỏ, đơn giản đễ tiếp cận, nhận biết và xử lý hơn
- Giai đoạn phân tích, thiết kế giải pháp (analytic phase): là giai đoạn mô hình hoá bài toán, vấn đề đặt ra, phân loại chúng và tìm kiếm các giải pháp thực hiện
Trang 19- Giai đoạn lựa chọn (choice phase): là giai đoạn lựa chọn giải pháp thực hiện, dựa trên các giải pháp có tính thế năng
- Giai đoạn cài đặt (Implementary phase): là giai đoạn thử nghiệm giải pháp để kiểm chứng các ý tưởng và khả năng trong thực hiện
2.2 Các hình thức của quá trình tạo quyết định
Theo các nhà khoa học thì quá trình tạo quyết định là một quá trình liên tục từ việc tạo những quyết định có cấu trúc cao - highly structured (đôi khi gọi là có thể lập trình được - programmed) đến những quyết định phi cấu trúc cao - highly unstructured (nonprogrammed)
Các quá trình tạo quyết định có cấu trúc phù hợp với các bài toán mà
trong đó có sẵn các giải pháp chuẩn
Các quá trình tạo quyết định phi cấu trúc phù hợp với quá trình giải các bài toán phức tạp và “mờ - Fuzzy“ chưa chứa sẵn các giải pháp chuẩn
Cách phân loại các bài toán (problem) trong thực tế thường gắn với các pha tạo quyết định
Một bài toán phi cấu trúc là bài toán mà trong đó cả 3 pha đầu tiên không có cấu trúc Đó là các bài toán chưa chứa sẵn giải pháp thực hiện liên quan tới những bài toán mang tính kế hoạch chiến lược, đường lối mdi, Iva chọn mới
Một bài toán bán cấu trúc là bài toán mà trong đó có ít nhất một trong các pha tạo quyết định có cấu trúc Chẳng hạn như các bài toán chứa nhiều giải pháp
ngang nhau về mục đích *
Một bài toán có cấu trúc là bài toán mà trong đó các pha quyết định đều có cấu trúc, có sẵn các giải pháp chuẩn Chẳng hạn như những bài toán tối ưu, như qui hoạch tuyến tính, vận tải
Có thể nói quá trình quản lý là một quá trình điều khiển, các loại điều khiển có thể phân loại từ mức cao đến mức thấp Bảng dưới đây mô tả các loại điều khiển trong quá trình quản lý và các kiểu quyết định liên quan :
Trang 20Sơ đồ 1: Tổng hợp các loại điều khiển trong quá trình quản lý
Kiểu | Điều khiển Điều khiển Kếhoạch | Công cụ trợ tác nghiệp quản lý chiến lược giúp q.định
lập báo cáo | phân tích ngân | Quan ly tai Ì MIS, các mơ
Có cấu trúc | kếtoán,báo |sách, báocáo | chính (đưán | hình ng/cứu
cáo thu chỉ | nhan su, du dau tu), hé hoạt động, báo ngắn hạn | thống kho dữ | quá trình tác
liệu nghiệp
Lập lịch sản | ước tính tài xây dựng nhà Bán cấu trúc | xuất, điều chính, chuẩn bị | máy mới, kế
khiển kiểm |ngân sách, lập | hoạch sxsản | DSS kê lịch dự án phẩm mới, kế
, hoạch bảo
i hiém
Không cấu ! chọn bìa tạp | đàm phán, kế hoạch N/C
trúc chí, mua tuyển nhân va phat trién, | DSS, ES, phần mềm, _ | viên, mua phần | phát triển mạng nơtron
thoả thuận cứng công nghệ
Vay nợ, mới
Khoa học quản
Công cụ trợ | MIS, khoa lý, DSS, ES, EIS, ES,
giúp học quản lý | BIS mạng nơtron
2.3 HTTT (information system) - Sự phát triển của HTTT trong trợ giúp
quản lý
Máy tính đã được sử dụng như công cụ trợ giúp việc tạo quyết định hơn 3 thập kỷ qua Một trong những ưu điểm nổi bật của máy tính là giúp cho các nhà quản lý tạo quyết định nhanh chóng và chính xác khi cần giải quyết một vấn đề - yếu tố cơ bản để thành công trong quản lý Các công cụ trợ giúp quản lý bao gồm các HTTT dựa trén may tinh (Computer base information systems - CBIS)
Trong các phần sau đây sẽ để cập tới khái niệm hệ thống (system) được diing trong tin học Để chúng ta đễ tham khảo, chúng tôi xin lược trình bày khái niệm này :
Trang 21Khái niệm về HTTT
Dựa theo định nghĩa về hệ thống chúng ta có thể định nghĩa một HTTT như sau:
HITT là một hệ thống sử dụng CNTT để thu thập, truyền, lu giữ, lấy ra, xử lý hay hiển thị thông tin được sử dụng trong một hay nhiều quá trình nghiệp vụ (CNTT ở dây được hiểu là các thành tố phần cứng, phần mềm, và truyền thông tạo lên HTTT)
Cấu trúc của hệ thống:
HTTT dược chia thành 3 phần riêng biệt: những đầu vào (inputs), những quá trình xử lý (processes và các đầu ra (outputs) Chúng được giới hạn bởi một môi trường (xem hình dưới) và thường có bao gồm một kỹ thuật phản hồi Thêm vào đấy là người dùng (USER), người tạo quyết định, điợc coi như một phân của
hệ thống
Đầu vào (inpufs): đầu vào bao gồm những phần tử được đưa vào trong hệ thống Ví dụ về đầu vào: dòng vật liệu đưa vào một nhà máy hoá chất, những bệnh nhân vào một bệnh viện, hoặc dữ liệu cho một chương trình máy tính
Những quá trình xử lý (Processes): Tất cả những phần tử cần thiết để chuyển đổi, làm biến đổi đầu vào thành các đầu ra là các quá trình xử lý Ví dụ trong một nhà máy hoá chất một quá trình xử lý có thể gồm có bộ phận đốt nóng vật liệu, việc sử dụng các thao tác gia công, việc sử dụng nhân công và máy móc Trong một bệnh viện, quá trình xử lý có thể bao gồm các kiểm tra bệnh lý, thực hiện phẫu thuật Trong máy tính một quá trình xử lý có thể bao gồm các lệnh điều hành, xử lý tính toán, và lưu trữ thông tin
Đầu ra (ou(puis): đầu ra mô tả những sản phẩm cuối cùng hoặc những kết _ quả theo chức năng của hệ thống Ví dụ, phân bón là đầu ra của một nhà máy hoá chất, người bệnh được chữa khỏi là đầu ra của một bệnh viện, các báo cáo là đầu ra của một phần mềm máy tính
Duong phan hồi (Feedback): có một luông thông tin từ các thành phần đầu ra tới người tạo quyết định, liên quan tới đẩu ra hoặc sự tạo thành đẩu ra
Trang 22của hệ thống Dựa trên những thông tin này người tạo quyết định có thể sửa đổi đầu vào hoặc quá trình xử ly Luéng thông tin đó, xuất hiện như một vòng lặp kín, được gọi là đường phản hồi
Sơ đồ 2: Mối quan hệ giữa hệ thống và môi trường đối tác cạnh tranh Ebr hap gee Inputs Processes Outputs > —>
y| Vat liu Thủ tục Cácbáo | y
Giá cả r*| Chương cáo Các nguồn †?{ trình —»| Sản phẩm lực Công cụ cuối, Biên giới Môi trường
Môi trường (Envirornment): Môi trường của hệ thống bao gồm một số các phần tử mà nằm ngồi hệ thống, khơng là đầu vào, đầu ra, quá trình xử lý Tuy nhiên, chúng lại ảnh hưởng tới việc hình thành hệ thống, và các kết quả đạt được theo những mục tiêu của hệ thống Một cách để xác định các phần tử của môi trường là việc trả lời 2 câu hỏi sau:
1- Có là phần tử liên quan đến mục tiêu của hệ thống không ?
2 - Có cho phép người tạo quyết định được sửa chữa những phân tử này không ? Nếu phần tử chỉ thoả mãn câu hỏi 1, mà không thoả mãn câu hỏi 2 thì nó được coi là một phần của môi trường Các phần tử của môi trường có thể là xã hội, chính trị, qui tắc, tự nhiên, kinh tế Ví dụ, trong một nhà máy hoá chất thì những người cung cấp hàng, đối tác cạnh tranh, khách hàng là các phần tử của môi trường Trong một hệ trợ giúp quyết định mà liên quan đến ngân sách, CSDL
Trang 23Đao giôn, hệ thống đại lý của công ty, mạng lưới truyền thông, có thể là các phần tử của môi trường
Biên giới (Boundary): Một hệ thống phân cách với môi trường của nó bởi đường biên Hệ thống ở bên trong đường biên, còn môi trường nằm ở ngoài Đường biên có thể là đường biên vật lý (chẳng hạn hệ thống là một phòng ban trong toà nhà C), hoặc đường biên có thể là một yếu tố phi vật lý, ví dụ, một hệ thống có thể được giới hạn bởi thời gian Trong những trường hợp như vậy, chúng ta có thể phân tích một tổ chức đối với một chu kỳ chỉ là một năm
Khi những hệ thống được nghiên cứu thì nó thường xác định đường biên để đơn giản hoá việc phân tích Những đường biên như vậy được liên quan đến khái niệm về những hệ đóng và hệ mở ,
Hệ thống đóng và, mở ( Close and Open Systems): Bởi vì mỗi hệ thống đều có thể được coi như mot hệ con của một hệ khác Việc áp dụng phân tích hệ thống này có thể không bao giờ kết thúc Vì thế cần thiết phải giới hạn việc phân tích hệ thống để xác định những đường biên có thể quản lý được Việc giới hạn đó thường gọi là đóng (giới hạn) hệ thống
Một hệ đóng biểu diễn một hệ thống trong một chuỗi liên tiếp các hệ thống (hệ thống mở là một trường hợp đặc biệt khác), mà nó phản ánh mức độ độc lập của những hệ thống Một hệ đóng kín là độc lập hoàn toàn, trong khi đó một hệ thống mở thì phụ thuộc rất nhiều vào môi trường Một hệ thống mở có thể nhận đẩu vào từ môi trường và có thể đưa các đẩu ra ra môi trường
Khi xác định tác động của quyết định tới một hệ mở, chúng ta cần kiểm tra mối quan hệ với môi trường và với các hệ thống liên quan khác Trong một hệ đóng, thì lại không cần kiểm tra như vậy vì nó là hoàn toàn bị cô lập Những hệ thống máy tính truyền thống giống như hệ xử lý giao dịch (TPS) được coi như hệ đóng Nhiều mô hình quản lý cũng được coi là hệ đóng
Một kiểu đặc biệt của hệ đóng là hộp đen Trong một hệ như vậy thì đầu vào và đầu ra là xác định nhưng các quá trình xử lý lại không được xác định Nhiều nhà quản lý sử dụng những HTTT giống như sử dụng hộp đen; nói một
Trang 24cách khác họ không quan tâm là máy tính làm việc thế nào Họ coi nó cũng giống như máy điện thoại hoặc một thang máy Họ sử dụng các thiết bị này nhưng không quan tâm là nó hoạt động như thế nào
Những hệ trợ giúp quyết định thường là các hệ mở Những hệ như vậy phức tạp, và trong khi phân tích chúng thì cần thiết phải kiểm tra những tác động đến và từ môi trường
Hệ thống thông tin đóng 3 vai trò cơ bản cho một sự thành công của một đơn vị :
- Trợ giúp các hoạt động nghiệp vụ của tổ chức ~ Trợ giúp các nhà quản lý tạo quyết định
- Trợ giúp cho đơn vị trong việc phát triển chiến lược
Các vai trò quan trọng này được thực hiện bởi nhiều kiểu khác nhau của
của HTTT, và các chức nang của HTTT ngày càng phát triển theo các hăm
Cho đến năm 1960, chức năng của HTTT còn đơn giản: nó chỉ dùng để xử lý giao dịch tác nghiệp, lưu trữ đữ liệu, kế toán, và các ứng dụng xử lý dữ liệu bằng điện toán (EDP - Electronic data procesing) khác Sau đó một chức năng khác của HTTT đã xuất hiện đó là HTTT quản lý (MIS) Hệ thống này cung cấp cho những người quản lý những mẫu báo cáo định trước mà sẽ giúp họ những
thông tin cần thiết để tạo ra các quyết định
Vào những năm 70, những thông tin định dạng trước được tạo ra từ MIS
không đáp ứng được với nhiều yêu cầu của quản lý Vì thế khái niệm về hệ thống
trợ giúp quyết định (DSS) đã xuất hiện Các hệ thống này cung cấp cho người làm quản lý sự trợ giúp đặc biệt, giải quyết các bài toán quân lý từ các mức độ có cấu trúc tới phi cấu trúc Các trợ giúp này giúp cho nhà quản lý có thể lựa chọn được phương án thích hợp với bài toán thực tế
Trong những năm 90, một số vai trò của HTTT đã xuất hiện Trước hết do sự phát triển nhanh chóng của các bộ vi xử lý trên máy vi tính, các phần mềm đóng gói sẵn, các mạng truyền thông đã cho ra đời các sản phẩm tính toán cho
Trang 25nguyên máy tính của riêng họ (và các mạng theo nhóm làm việc) để trợ giúp
cho các yêu cầu của họ thay cho việc phải chờ đợi các thông tin từ các phòng
ban chuyên môn phục vụ
Tiếp theo, những người thực hiện cuối cùng không sử dụng trực tiếp
những báo cáo của MIS hoặc những bản phân tích đánh giá của DSS Vì vậy khái niệm HTTT thực hiện (EIS - excutive information - systems) đã được phát.triển Những hệ thống này cố gắng đưa ra cho những người thực hiện cuối cùng cách thức để nhận được các thông tin quan trọng mà họ muốn Khi cần họ có thể sửa đổi cho phù hợp với họ
Những ứng dụng của kỹ thuật trí tuệ nhân tao (AI - artificial - Intelligence)
đã được đưa vào các HTTT quản lý, các hệ chuyên gia (ES - Expert System) và các hệ thống tri thức khác (Knowledge - based -systems) đã được thử nghiệm
trong các HTTT Hiện nay, các hệ chuyên gia có thể phục vụ người dùng như
những nhà tư vấn bằng việc đưa ra các ý kiến chuyên gia trong một giới hạn chuyên môn nào đó
Cuối cùng, một vai trò quan trọng của hệ thống thông tin xuất hiện vào những năm 80 và kéo dài cho những năm 90 đó là các HTTT chiến lược (SIS - Strategic IS) Tr ong khái niệm này, HTTT được hy vọng sẽ đóng một vai trò như nhà sản xuất ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin đem lại những lợi nhuận cho tổ chức, doanh nghiệp đồng thời cũng đưa ra hướng phát triển chiến lược trong
tương lai
Tất cả quá trình phát triển đó, đã đem lại cho HTTT một vai trò quan trọng đối với sự thành công của một tổ chức, doanh nghiệp Tuy nhiên, chúng cũng đặt ra những thách thức mới với các nhà quản lý và những người dùng cuối
cùng trong việc đầu tư hiệu quả để thu được lợi nhuận tiềm ẩn của CNTT
Các HTTT có thể được phân loại thành các hệ thống trợ giúp cho tác nghiệp hoặc hệ thống trợ giúp cho quản lý
Sơ đồ 3: Phân loại các HTTT Cac hé théng tin ] | |
Cac hé thong thông tin ác hệ thông tin
Tác nghiệp trợ giúp quản lý Ct oe
Trang 26* Hệ thống xử lý giao dich (Transaction processing System): xit \¥ viéc lưu giữ, các dữ liệu thu được do giao dịch công việc: xử lý kế toán, tính toán tồn kho, hoá đơn bán hàng
* Hệ thống điều khiển tác nghiệp (Process control System):
Tạo ra các chu trình quyết định xử lý các thao tác điều khiển ví dụ như các quyết định điều khiển sản xuất, việc tự động hoá tính toán lại hàng tồn kho các
hệ thống điều khiển sản xuất (tỉnh lọc đầu, dây chuyên lắp ráp ), các quyết định sẽ được máy tính tự động thực hiện Việc kiểm soát, phát hiện dữ kiện của các
quá trình được thực hiện bởi các cảm biến (sensor)
Hệ thống tự động văn phòng (office Automation system): Hé thống sẽ _ thực hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ và chuyển các thông tin thành dạng thông tin điện tử văn phòng Những hệ thống này dựa trên các quá trình xử lý văn bản, viễn thông và các công dghệ HTTT khác để làm tăng khả năng, hiệu suất truyền
thông (ví đụ một cơ quan có thể sử dụng các hệ xử lý văn bản, thư tín điện tử, hội
thảo từ xa cho các công việc vin phong cia minh)
HITT quan lý ( Management Information System):
Là dạng phổ biến nhất của các hệ trợ giúp quản lý Chúng cung cấp cho
những người quản lý cuối cùng những thông tin trợ giúp cho quá trình tạo quyết định của họ hàng ngày HTTT quản lý này cung cấp một loạt các báo cáo, cửa sổ màn hình dùng cho quản lý Nội dung của các sản phẩm thông tin này được định dạng trước do những người quản lý đặt ra
MIŠ sẽ lấy thông tin mới từ CSDL được cập nhật do hệ thống xử lý giao
dịch (TPS) và đồng thời các thông tin về môi trường kinh doanh (business
Environmentent) từ các hệ thống bên ngoài
Những sản phẩm thông tin cung cấp cho người quản lý bao gồm các báo cáo, cửa sổ màn hình có thể là các báo cáo theo định kỳ theo lịch biểu định trước,
hoặc các báo cáo trong trường hợp đặc biệt Ví dụ người quản lý bán hàng có thể
Trang 27loại sản phẩm ngay tức thì ; các báo cáo phân tích về đoanh số, thị hiếu, nhu cầu theo loại sản phẩm, vùng bán hàng, nhân viên bán hàng
Hệ thống trợ giúp quyết định (DSS - Decision support System): là sự phát triển tự nhiên của các HTTT quản lý và hệ thống xử lý giao dịch Hệ thống trợ giúp quyết định là sự phối hợp của các HTTT dựa trên máy tính (computer based - iformation systems) có sử dụng các mô hình quyết định và các CSDL xác định để, trợ giúp cho người quản lý trong việc tạo quyết định
DSS khác với một hệ xử lý giao dịch ở chỗ là trong khi hệ xử lý giao dịch (TPS) tap trung vào việc xử lý những dữ liệu sinh ra bởi quá trình giao dịch hoặc tác nghiệp còn DSS thì chiết lọc đữ liệu từ những CSDL được lưu trữ bởi hệ xử lý giao dich (TPS)
DSS cũng khác hệ thông tin quản lý (MIS) ở chỗ, MIS cung cấp cho người
quản lý những thông tin (báo cáo) định dạng trước mà có thể giúp người quản lý
tạo quyết định hiệu quả hơn và những kiểu quyết định đã được cấu trúc Trong khi đó, DSS cung cấp cho người quản lý những thông tin trong một vùng tương tác của một cơ sở không dự tính trước Nó cung cấp cho người dùng những khả
năng biểu diễn dữ liệu, trích lọc đữ liệu, và mô hình phân tích Người quản lý
tạo ra thông tin mà họ cần thiết cho nhiều các quyết định không cấu trúc (xem *) hơn trong một quá trình xử lý bằng máy tính Ví du, bang tính điện tử, cùng với
các phần mềm trợ giúp quyết định cho phép người quản lý sắp xếp một loạt các
câu hỏi kiéu What - if (*) và nhận được các câu trả lời tương ứng với trường hợp bài toán quản lý đưa ra
DSS cho phép nhà quản lý lựa chọn một phương án hợp lý nhất trong số nhiều phương án được đưa ra bởi hệ thống Khác với hệ thông tin quản lý cung cấp cho người dùng những thông tin định dạng trước, DSS sẽ giúp cho người dùng tìm được những thông tin cần thiết cho họ (không định dạng trước)
HITT thuc hién (EIS - excutive information Systems): Cung cấp một
cách tức thời cho các nhà quản lý cao nhất và mức trung việc lựa chọn thông tin về những nhân tố then chốt quan trong cho việc hoàn thành các mục tiêu chiến
Trang 28lược của đơn vị EIS cung cấp tức thời về tình hình thực hiện và xu hướng phát triển của các nhân tố then chốt Đồng thời cho phép người quản lý truy nhập nhanh chóng vào các CSDL trong và ngoài đơn vị Trong một số năm gần đây EIS được sử dụng rộng rãi và được nhiều người ưa chuộng
Có thể nhóm các HTTT trợ giúp quản lý (MSS) thành các nhóm sau:
Hệ xử ly giao dich (Transaction processing systems -TPS) Hé théng tin quan ly (Management information systems - MIS)
Hệ trợ giúp quyết định (DSS) và Hệ trợ giúp quyết định nhóm (GDSS)
Hé chuyén gia (expert systems (ES)
Hệ thông tin thực hién (executive information Systems (EIS) Mang tri tué nhan tao (artifical neural network - ANN) HTTT chiến lược (IS - Strategic Information System)
Hệ trợ giúp quản lý MSS cung cấp cho các nha quản lý những thông tin cần thiết đối với việc tạo quyết định cuối cùng Nếu chúng ta chấp nhận quan điểm nay thi MSS được coi như những hệ thông tin bậc cao và tinh vi, được sử dụng như những hệ xử lý tác nghiệp , hệ tự động văn phòng và MIS truyền thống
Trang 29Con đường phát triển của CBIS (các HTTT dựa trên máy tính) trước hết, ta thấy có sự phân cách rõ ràng theo thời gian Hệ TPS xuất hiện vào giữa năm
1950, MIS tiếp theo vào 1960, OAS được phát triển nhiều vào những năm 70, và
DSS sản phẩm của những năm cuối 70 và kéo sang những năm 80 Những phần
mềm thương mại của hệ chuyên gia và hệ thông tin điều hành (EIS) nổi lên vào
vào những năm 80 Trong năm 90 chúng ta gặp những hệ trợ giúp nhóm và mạng nơtrol như những hệ thống máy tính tích hợp Tiếp theo, đó là kỹ thuật chung liên kết các kiểu khác nhau của các hệ CBIS Thứ ba là các hệ thống có tác dụng như biến đổi đữ liệu thành thông tin Các đặc tính của các hệ trợ giúp được biểu diễn
trong bảng dưới
Mối quan hệ trong các hệ TPS, MIS, DSS, EIS, ES và các công nghệ
khác có thể chỉ ra như sau:
® Các cơng nghệ có Thể được xem như các lớp riêng biệt của CNTT
® Chúng được liên kết và mỗi loại phục vụ cho một kiểu tạo quyết định quản lý © Việc phát triển và tạo ra những công cụ mới giúp cho việc mở rộng các
luật của CNTT theo hướng tốt hơn về quản lý của các tổ chức
Sự phân loại của các hệ thông tin đựa trên máy tính CBIS chỉ ra rằng trong thế giới thực không chỉ áp dụng một loại hệ thống mà ngược lại, một hệ thống
MIS có thể ghép với một hệ TPS Một hệ DSS có thể được tổ hợp với một hệ MIS
và tích hợp với một hệ ES Mối quan hệ giữa các hệ CBIS xảy ra cả hai chiều :
Công nghệ (phần cứng, phần mềm, quá trình xử lý) và áp dụng (quản lý nhân sự,
lập lịch, điều khiển) ‘
3 Tình hình phát triển CNTTT ở nước ta
3.1 Tình hình hiện nay và các chủ trương của Nhà nước
Trong bối cảnh của những chuyển biến to lớn và sâu sắc do cuộc cách mạng thông tin tạo ra trên khấp thế giới hiện nay, tình hình phát triển và ứng dụng CNTT (CNTT) ở nước ta trong những năm gần đây cũng đã có những nét khởi sắc, rất đáng khích lệ Tuy nhiên, so với yêu cầu và khả năng đóng góp tích cực vào sự nghiệp cơng nghiệp hố và hiện đại hoá nước nhà, cũng như với yêu cầu nhanh chóng hội nhập vào sự phát triển kinh tế xã hội chung trong khu vực
Trang 30và trên thế giới, thì những tiến bộ đó còn khiêm tốn và chưa vững chắc, những
đòi hỏi cố gắng to lớn còn ở phía trước
Một số mốc thời gian đánh dấu sự phát triển của CNTT ở nước ta:
- Đầu những năm 60, và đến cuối những năm 60 đã có một vài trung tâm
tính toán được trang bị MTĐT (MTĐT) với một lực lượng đáng kể trong
nhiều ngành hoa học kỹ thuật
- Năm 1976, Chính phủ đã ra nghị quyết về phát triển khoa học tính toán
và ứng dụng MTĐT
- Năm 1983, lập Tổng cục điện tử và kỹ thuật tin học
Tuy nhiên, sau khi ra nghị quyết, chủ trương, do thiếu các biện pháp kiên quyết và có hiện lực về đầu tư và về tổ chức, nên các chủ trương thường không
được thực hiện đến nơi đến chốn, thậm chí có khi bị bỏ đở nửa chừng
- Đầu những năm 90, tình.hình đã có nhiều đổi khác, CNTT đã có những
bước phát triển vũ bão, tác động của nó trên khấp các mặt đời sống đã quá
rõ ràng ; mặt khác đất nước đổi mới tạo điều kiện cho sự thâm nhập nhanh chóng các MTĐT và CNTT trên thế giới vào nước ta :
- Năm 1923 Chính Phủ ra Nghị quyết 49/CP, xác định một chính sách
tương đối toàn diện về phát triển và ứng dụng CNTT ở nước ta trong những năm 90 Để thực hiện chính sách đó, Chính phủ đã phê duyệt một Kế
hoạch tổng thể cho một Chương trình quốc gia về CNTT và thành lập một
cơ quan chỉ đạo thực hiện Chương trình đó
Mục tiêu phát triển CNTT ở nước ta, như nghị quyết 49/CP xác định, là xây đựng những nên móng bước đầu vững chắc cho một kết cấu hạ tầng về thông tin trong xã hội, có khả năng đáp ứng những nhụ cầu cơ bản về thông tin trong quản lý Nhà nước và trong các hoạt động kinh tế xã hội, đông thời xây dựng nên
công nghiệp CNTT thành một trong những ngành công nghiệp mũi nhọn của đất nước, góp phần chuẩn bị cho Hước t4 có vị trí xứng đáng trong khu vực khi bước vào thế kỷ 21
Chương trình quốc gia về CNTT bát đầu được tổ chức từ cuối năm 1994 và
thực sự được triển khai từ giữa năm 1995 Tuân theo các mục tiêu đã được vạch
ra trong nghị quyết 49/CP và kế hoạch tổng thể, bắt đầu từ 1996 Chương
trình đã tổ chức thực hiện một hệ thống các dự án theo các hướng nôi dung sau đây: Tìn học hoá quản lý nhà nước Hiện nay, các dự án đang được triển khai
Trang 31xây dựng các HTTT quản lý được triển khai trên cơ sở hạ tầng là các mạng máy tính - truyền thông thích hợp; đào tạo cán bộ, kể cả các cán bộ chủ chốt, theo các chương trình thích hợp để tuỳ theo chức năng mà thực hiện các nhiệm vụ chỉ đạo quản lý, sử dụng hoặc vận hành các HTTT đó
Tìn học hoá các hoạt động nghiệp vụ trong một số ngành kinh tế quan trọng như ngân hàng, tài chính, thương mại, bảo hiểm, giao thông, vận tải, xây dựng, du lịch, quản lý tài nguyên và giám sát môi trường v.v
Để phát triển nguồn nhân lực, ngoài kế hoạch thường xuyên của ngành giáo dục, Chương trình hỗ trợ ngành giáo dục một số dự án nhằm tăng cường
năng lực đào tạo cho một số khoa CNTT trọng điểm của các trường đại học
Trên cơ sở hạ tầng kỹ thuật đã có và đang phát triển của ngành viễn thông, thực hiện dự án xây dựng phần cột sống cho hệ thống liên mạng truyền thông dữ
liệu quốc gia, làm nền cholviec phát triển mạng Internet ở nước ta và xây dựng các mạng intranet phục vụ các nhu cầu ứng dụng
Trên cơ sở hoàn thiện dần các dự án tin học hoá nói trên, Chương trình
chuẩn bị nghiên cứu khả thi từ năm 1997 để bắt đầu từ năm 1998 sẽ triển khai
việc xây dựng một số HTTT và CSDL quốc gia, như các CSDL về thông tin thống kê kinh tế xã hội, thông tin về tài chính - ngân sách, thông tin về dân cư, về công chức dân chức, thông tin về tài nguyên đất đai, thông tin luật pháp, Cùng với
các CSDL đó cũng sẽ phát triển các CSDL ở các ngành các cấp tuỳ theo nhu cầu và khả năng thực hiện qua quá trình tin học hoá đó sẽ là nền móng bước đầu của
một kết cấu hạ tầng về thông tin, cơ sở cho một số xã hội thông tin trong tương lai Việc thực hiện hệ thống các dự án nói trên cũng sẽ tạo ra một môi trường khuyến khích các sáng kiến tin học hoá và các hoạt động thơng tin trong tồn xã
hội, đồng thời hình thành và phát triển một thị trường nội địa có thể khuyến
khích và nuôi dưỡng các công ty tin học trong nước trong bước đầu phát triển
trước khi có đủ sức cạnh tranh để đi xa hơn Nhu cầu đó, thị trường đó là yếu tố
rất quan trọng cho việc phát triển công nghiệp CNTT ở nước ta
Trang 32Seam
Tin học hoá đáp ứng một yêu cầu rất cấp thiết trong công cuộc đổi mới ở
! Nước ta đã được hưởng ứng và ủng hộ của mọi cấp từ trung ương đến các địa Ẹ „phương Tuy nhiên, việc tin học hoá, đặc biệt là tin học hoá trong hệ thống quản lý nhà nước là một việc khó khăn, đòi hỏi nhiều hiểu biết và năng lực cả về CNTT và cả về nghiệp vụ quản lý Trước hết, việc tin học hoá phải phục vụ cải
cách hành chính, do đó phải có sự chỉ đạo chung và kết hợp chặt trẽ với chương
trình cải cách hành chính Về mặt CNTT, cần có những hiểu biết mới để lựa chọn
giải pháp công nghệ đúng đắn cho việc thực hiện các HTTT quản lý, trong đó tìm
kiếm kiến trúc thích hợp cho hệ thống, thiết kế HTTT và xây dựng phần mềm ứng dụng là hết sức quan trọng
H SỬ DUNG CNIT TRONG CAC CO QUAN CÔNG QUYỀN CÓ CHỨC NĂNG KIEM TRA, KIEM SOAT Vi MO CÁC HOẠT ĐỘNG KINH TẾ TÀI CHÍNH NHÀ NƯỚC
Mục tiêu phát triển CNTT ở nước ta, như Nghị quyết 49/CP xác định, là
xây dựng những nền móng bước đâu vững chắc cho một kết cấu ha tdng về thông tin trong xã hội, có khả năng đáp ứng những nhu câu cơ bản về thông tin trong quản lý Nhà nước và trong các hoạt động kinh tế xã hội Quán triệt tỉnh thân chỉ đạo này, nhiều tổ chức, Bộ, ngành của Nhà nước đã tiến hành các dự án tin học hoá trong các hoạt động quản lý của mình xây dựng được nền móng cho cơ sở hạ
tầng về CNTT ở đơn vị mình và tạo các tiên dé dé phát triển CNTT trong thời
gian tới Đối với hệ thống các cơ quan công quyền có chức năng kiểm tra, kiểm sốt vĩ mơ các hoạt động kinh tế, tài chính của Nhà nước như Ban thanh tra Tài
chính - Bộ Tài chính, Thanh tra Nhà nước, KTNN cũng cần phải có những đầu
tư thích đáng để phát triển CNTT - Công cụ tiên tiến trong quản lý, đáp ứng được chức năng và nhiệm vụ của mình trong tình hình mới hiện nay
1 Mục tiêu ứng dụng CNTT nhằm tăng cường hiệu quả của quản lý vĩ mô
Trang 33+ Kiểm soát được việc chấp hành luật và các thể lệ tài chính khi sử dụng
NSNN của các đơn vị trực thuộc phạm vi mình quản lý một cách khoa học, nhanh và chính xác
+ Phát hiện được những sự bất hợp lý trong cơ cấu tổ chức quản lý, trong
việc sử dụng NSNN và đề xuất những biện pháp khắc phục kịp thời
+ Có khả năng mơ hình hố cơ cấu quản lý, cho phép cải tiến cơ chế quản
lý NSNN phù hợp với yêu cầu của thực tiễn và hội nhập được với sự phát triển
chung của thế giới
Mục tiêu trước mất trong việc xây dựng và phát triển CNTT ở các tổ chức
này là: xây dựng kết cấu hạ tầng thông tin và chuẩn bị đội ngũ cán bộ tin học để
phát triển CNTT ‘
Một kết cấu hạ tâng thông tin ở đây sẽ bao gồm một hệ thống thống nhất của các mạng truyền thông, các máy tính, các CSDL, các phần mềm chuyên dụng trong việc quản lý, phân tích tổng hợp đữ liệu
2 Những nội dung chủ yếu:
a Xây dựng cơ sở hạ tầng thông tín :
- Trang bị các thiết bị tin học đủ về số lượng và đảm bảo về chất lượng phù hợp với yêu cầu của đơn vị, bao gồm máy tính, máy in, máy quét cải tiến lề lối làm việc và báo cáo theo phong cách tin học hoá
- Trang bị một số các phần mềm chung về điều hành mạng, quản lý
chuyên dung, bao đảm an toàn đữ liệu, và quản lý CSDL - Xây dựng các CSDL bao gồm :
+ Các CSDL, về hành chính, nhân sự của đơn vị, ngành
+ Các CSDL chuyên ngành: vật giá, tài chính trong và ngoài nước + Các CSDL liên quan tới các đơn vị thuộc phạm vi mình quản lý Các CSDL này có thể được tổ chức thành các kho dữ liệu lớn (dataware - house) và được lưu trữ trên các máy chủ hoặc máy trạm
- Lắp đặt hệ thống mạng nội bộ trong phạm vi đơn vị, ngành để tổ chức
trao đối, xử lý thông tin trong phạm vi nội bộ và đảm bảo tính bảo mật thông tin
Trang 34- Có kết nối các hình thức mạng diện rộng: INTERNET, INTRANET để
có khả năng trao đổi thông tin với các đơn vị , ngành khác và thế giới
b Xây dựng đội ngũ chuyên tin hoc và đào tạo kiến thức tin học công chức trong
đơn vị và ngành
Đây cũng là một điều kiện tiên quyết trong việc ứng dụng thành công CNTT trong một đơn vị Trong một đơn vị có qui mô lớn cần phải có một lực lượng chuyên trách về tin học được đào tạo cơ bản, có đủ trình độ về tin học và
am hiểu chuyên môn ngành để đảm nhận việc phát triển tin học trong đơn vị
mình Lực lượng này có nhiệm vụ điêu hành HTTT được cầi đặt ở đơn vị, tiếp thu
hướng dẫn cách sử dụng khai thác thông tin trên hệ thống Tổ chức bảo trì và sửa
chữa hệ thống khi gặp sự cố
Lực lượng này có thể lấy từ nguồn bên ngoài ngành, hoặc có thể cử cán bộ
có năng lực, cho đi đào tạo về tin học ở các trung tâm trong và,ngoài nước
Mặt khác cũng cần phải đó kế hoạch bồi dưỡng trình độ tin học cho tất cả
các cán bộ CNV trong đơn vị ở các cấp độ khác nhau Phải đưa việc học tập này trở thành bắt buộc và có chế độ đãi ngộ thích đáng thì mới có hiệu quả
€ Trang bị và xây dựng các phần miễn
Khi tiến hành tổ chức xây dựng các phần mềm trong các các đơn vị có
chức năng kiểm sốt vĩ mơ về tài chính Nhà nước cần có các phần mềm phục vụ
quan lý ở mức độ tạo quyết định chiến lược (ở mức quản lý cao nhất) bao gồm các phần mềm xử lý thông tin cho ra các báo cáo tổng hợp nhất phục vụ cấp lãnh
đạo cao nhất như các hệ trợ giúp quyết định DSS, trợ giúp quản lý MSS
Phần mềm xử lý cho ra các báo cáo trung gian và phần mềm xử lý tác
nghiệp dùng cho các bộ phận quản lý tác nghiệp như các phần mềm lập bảng cân
đối liên ngành, lập kế hcạch đầu tư phần mềm tự động kiểm tra, đánh giá hiệu quả đầu tư
Ngoài ra các phần mềm tự động hố cơng tác văn phòng (OAS), truyén thông, xử lý lập kho dữ liệu lớn (Dataware house) cũng cần được trang bị
Trang 35Sơ đồ 5: Mối quan hệ giữa TPS , DSS , MIS ( Mclean[1982]) ế hoạch chiến lược D/khién Quản lý Đ/khiển hoạt động >DSS kK, MIS Xử lý giao dịch TPS
Trong hình trên mô tả hình ảnh các thao tác điều khiển trong quản lý, đồng
thời quan hệ giữa các HTTT trợ giúp quá trình quản lý Ta thấy HTTT quản lý
(MIS) bao trùm toàn bộ, các lệ thống trợ giúp quyết định (DSS ), hệ xử lý giao
dịch (TPS ) là các hệ con của MIS
Các thông tin phục vụ cho các mức quản lý cũng có mô hình tương ứng như trên: càng ở mức cao thông tin càng ít nhưng mang giá trị cao hơn, tổng hợp hơn
d Cải tiến cơ cấu tổ chức, phương pháp quản lý cho đồng bộ với công cụ mới Qua đánh giá tình hình sử dụng CNTT trong quản lý ở các nước đang phát triển cho thấy có tới trên 75% chưa có hiệu quả hoặc là hiệu quả hết sức thấp
Một trong các lý do đó một phần quan trọng là do cơ cấu tổ chức và nề nếp quản lý
Mặc dù chúng ta trang bị có nhiều các thiết bị tin học đến đâu, các phẩm
mềm cài đặt có hiện đại đến đâu nhưng nếu như cơ cấu, nề nếp quản lý không phù hợp, lạc hậu thì ứng dụng CNTT không thể có hiệu quả Bởi lẽ tốc độ xử lý thông tin nhanh, chuẩn mực của máy tính sẽ chẳng dùng làm gì nếu các nhà
lãnh đạo, cán bộ nghiệp vụ không cần đến tốc độ nhanh làm gì Sẽ rối loạn thông tin nếu như các bộ phân chức năng chồng chéo nhau Mỗi người giữ theo một
chuẩn riêng của mình Tác phong làm việc theo kiểu "lương công nhật", tuỳ theo ý thích sẽ không phù hợp với tác phong công nghiệp thông tin
Trang 36Chính vì thế hiệu quả của việc ứng dụng CNTT phụ thuộc rất nhiều vào cơ cấu tổ chức và nề nếp quản lý của các đơn vị Vậy cân cải tiến tổ chức và nề nếp quản lý cho phù hợp với môi trường làm việc mới: môi trường tin học, một môi trường đòi hỏi sự nỗ lực sáng tạo của từng cá nhân trong mối liên hệ hợp tác trong dây chuyền sáng tạo và xử lý thông tin hiện đại
3.Tình hình ứng dụng CNTTT ở một số ngành trong nước
3.1 Tại Bộ Tài chính :
Về tổ chức: có Ban chỉ đạo chương trình ứng dụng tin học trong Bộ tài chính - thành phần gồm có lãnh đạo Bộ, các chuyên gia tin học - có chức năng '
.định hướng phát triển tin học, kiểm tra, đôn đốc nhiệm vụ của các đơn vị chuyên
trách tin học Để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể về ứng dụng tin học trong Bộ có Ban quản lý ứng dụng tin hoc, có các phòng chức năng như phòng CNTT, phòng
Quản lý hệ thống, Trung tâm ÊSDL và xử lý thông tin
Tại các đơn vị cơ sở hình thành các bộ phận chuyên trách tin học như: tại Kho bạc Nhà nước trung ương có Trung tâm tin học, Tổng cục thuế có Phòng tin học, Tổng cục quản lý vốn và tài sản nhà nước có Trung tâm tin học
Về đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin: xây dựng xong hệ thống mạng
nội bộ, mạng liên kết giữa các đơn vị Các đơn vị cơ sở, các cán bộ khi thực hiện nhiệm vụ có khả năng dùng máy tính để báo cáo, truy cập vào kho đữ liệu trung
tâm từ xa
Một số các CSDL lớn và cần thiết như hệ thống văn bản pháp qui, dữ liệu về đối tượng được hưởng ngân sách, dữ liệu đối tượng phải nộp thuế đã được xây dựng từ rất sớm và đầu tư thích đáng Hàng năm đã chỉ hàng trăm triệu kinh phí cho việc xây dựng những CSDL, quí mang tính quốc gia
Các phần mềm dùng để điều hành mạng, quản trị CSDL được xây dựng
và đưa vào hoạt động ngay từ những ngày đầu
Trang 37ngũ tin học biên chế chính thức, còn có một đội ngũ các sinh viên mới tốt nghiệp được nhận vào làm hợp đồng Căn cứ vào trình độ của từng người, họ có thể được nhận vào làm dài hạn
Với những chiến lược và chính sách phát triển CNTT thích đáng, Ban Quản lý ứng dụng tin học Bộ Tài chính đã phát huy được sức mạnh của công nghệ mới, trợ giúp đác lực cho việc quản lý và điều hành của Bộ tài chính
3.2 Tại Ngân hàng Nhà nước Việt nam:
Đo yêu cầu thực tế đòi hỏi, Tin học Ngân hàng phát triển khá sớm và hiện tại có một cơ sở vật chất và đội ngũ tin học khá hùng hậu: cả hệ thống ngân hàng có 10.000 máy tính các loại, gần 700 mạng máy tính cục bộ (LAN) và điện rộng
(WAN) Có khả năng sử dụng hơn 20 hệ điểu hành như NOVELL, UNIX,
WINDOWS NT Nhiều CSDL được xây dựng và lưu giữ tại các trung tâm CNTT
SBVnet là mạng intranet Ñgân hàng đã đi vào hoạt động phục vụ cho việc khai
thác, trao đổi thông tin trên mạng
Về tổ chức, hình thành Cục CNTT là cơ quan quản lý về lĩnh vực này và là
trung tâm dữ liệu của toàn ngành Tại các ngân hàng thương mại quốc doanh,
ngân hàng cổ phần, ngân hàng liên doanh đều có các trung tâm CNTT đảm
nhận các chức năng xử lý kỹ thuật trong hệ thống của mình
Về nhân sự, toàn ngành Ngân hàng có hơn 600 kỹ sư, kỹ thuật viên, giảng
viên có khả năng tiếp thu, hướng dẫn, vận hành các thiết bị CNTT mới của toàn ngành được phân bổ rộng trên phạm vi cả nước là lực lượng nòng cốt trong việc duy tri và phát triển CNTT trong hoạt động ngân hàng 60% cán bộ Ngân hàng biết sử đụng thành thạo máy tính và tác nghiệp trên máy tính 95% cán bộ quản
lý ở các ngân hàng điều hành bằng máy tính và ra những quyết định trên cơ sở
thông tin từ máy tính
Ngành Ngân hàng có sự lựa chọn bước đi trong việc xây dựng và phát triển
CNTT đúng đắn: xuất phát từ nhu cầu thực tế, thế mạnh của mình và đầu tư đúng
hướng Có 3 nội dung cơ bản trong việc phát triển CNTT ở ngành Ngân hàng đó là:
Trang 38- Đầu tư về nhân lực cho khoa học công nghệ Coi đây là yếu tố quan trọng quyết định mọi sự thành công
- Ứng dụng các thiết bị hiện đại cho hoạt động ngân hàng
- Xây dựng cơ sở pháp lý cho việc đổi mới công nghệ: nghiên cứu trình Ban lãnh đạo Ngân hàng Nhà nước và Chính phủ ban hành những văn bản
pháp qui mới, không có tiền lệ, phù hợp với các thông lệ quốc tế
Bên cạnh những đầu tư bằng nguồn nội lực Ngành Ngân hàng còn biết tận dụng khả năng trợ giúp của các tổ chức Ngân hàng nước ngoài Để hoàn thiện và tự động hoá cao trong hệ thống thanh toán Ngân hàng Thế giới (WB) viện trợ
cho Ngân hàng Việt nam 49 triệu USD cho 7 tiểu dự án để hiện đại hoá hệ thống thanh toán Đây là một dự án lớn nhất từ trước tới nay cho đổi mới CNTT Ngân
hàng, nhằm tạo ra cơ sở hạ tầng CNTT tiên tiến, phù hợp với điều kiện của Việt nam và chuẩn mực quốc tết
3.3 Tại Thanh Tra Nhà Nước:
Thanh tra Nhà nước là cơ quan của chính phủ có chức năng quản lý Nhà nước về công tác thanh tra và thực hiện quyền thanh tra trong cả nước
Xác định rõ được vai trò tác dụng của CNTT với việc thực hiện nhiệm vụ chức năng của mình, ngay từ những năm 1995-1997, Thanh tra Nhà nước đã có những đầu tư cơ bản cho việc tin học hoá các hoạt động của mình đó là việc triển
khai một loạt dự án:
- Dự án xây dựng CSDL về công văn, hồ sơ công việc của Thanh tra Nhà nước
- Dự án đào tạo tin học cho đội ngũ cán bộ thanh tra
- Dự án quản lý hoạt động, kết quả thanh tra kinh tế, xã hội
-Dự án quản lý hồ sơ lưu trữ của thanh tra nhà nước
Trang 39Năm 1996 đã hoàn thành việc xây dựng cơ sở hạ tầng cho mạng máy tính Thanh tra nhà nước (mạng LAN), bước đầu thực hiện việc trao đổi thông tin trong
nội bộ cơ quan và trao đổi thông tin với Văn phòng Chính phủ khi cân thiết
Hiện nay trong kế hoạch phát triển CNTT từ 1998 - 2000 với kinh phí khoảng 7.100 triéu, Thanh tra nha nudéc đang triển khai việc xây dựng CSDL
chung về quản lý đơn thư khiếu tố Xây dựng các phần mềm trợ giúp cho các
thanh tra viên trong công tác nghiệp vụ, trợ giúp cho các bộ phận chức năng tổng
hợp các báo cáo và xử lý thông tin cần thiết Chuẩn bị cho kế hoạch nối mạng và phát triển tin học ở các đơn vị Thanh tra Nhà nước tại các địa phương trong cả -
nước, nhiều bộ phận, đơn vị của Thanh tra Nhà nước 100% cán bộ sử dụng mạng thành thạo và làm việc ngay trong môi trường mạng
Về tổ chức, Thanh tra Nhà nước có Ban chỉ đạo phát triển CNTT Tuy
nhiên chưa có một tổ chức riêng để thực hiện chức năng 4p dung tin hoc trong | Thanh tra Nhà nước, chính vi vậy đa số các dự án tin học đều thuê ngoài Việc tiếp nhận, bàn giao, bảo tri hệ thống còn khó khăn nhất là trong tương lai khi mà
HTTT của nghành được phát triển tới các địa phương
4 Tình hình ứng dụng CNTT trong các cơ quan kiểm tốn nước ngồi
Dựa trên hạ tầng cơ sở thông tin đã được xây dựng và phát triển khá sớm, các cơ quan kiểm toán tối cao của nhiều quốc gia trên thế giới đã sớm đưa CNTT
vào các hoạt động của mình Trong các chuẩn mực kiểm toán được xây dựng, có
chuẩn mực về kiểm toán trong môi trường máy tính
INTOSAI đánh giá cao vai trò của CNTT trong các hoạt động kiểm toán
coi đây là một công cụ không thể thiếu được của các tổ chức kiểm toán tối cao
Năm 1989, INTOSAI thành lập Uỷ ban kiểm toán điện toán EDP có nhiệm vụ chuyên nghiên cứu về việc xử lý dữ liệu kiểm toán bằng máy tính và việc ứng dụng tin học trong các tổ chức kiểm toán tối cao của các nước Năm 1995, uỷ ban
phát hành tài liệu “hướng dẫn phát triển CNTT trong các tổ chức kiểm toán tối cao“ nhằm giúp cho các tổ chức kiểm toán tối cao của các nước có được một
Trang 40chiến lược phát triển CNTT Hướng dẫn các bước tiến hành thực hiện một dự án CNTT, phân tích các nhân tố quan trọng quyết định sự thành công của một dự án
CNTT trong một tổ chức kiểm toán tối cao
Thường kỳ, INTOSAI, ASOSAI có tổ chức các khoá học bồi dưỡng về CNTT cho cán bộ của các tổ chức thành viên Việc tiến hành các khoá học này đã giúp cho các chuyên gia về CNTT của các tổ chức thành viên trong việc tiến hành áp dụng và phát triển CNTT trong tổ chức của mình,
Các phần mềm dùng trong kiểm toán cũng được chú ý phát triển và đã đem lại hiệu quả cao Các phần mềm này chú ý tới việc trợ giúp cho các nhà quản lý và các KTV thực hiện nhiệm vụ và công việc của mình theo các loại hình kiểm toán
Ví dụ về việc xây dựng phần mềm kiểm toán tại Úc :
Năm 1995, ANAO đã giao nhiệm vụ cho Phòng Kiểm toán Báo cáo Tài chính tìm ra phần mm phương pháp và cơng nghệ kiểm tốn báo cáo tài chính
Đến cuối năm, ANAO đã thiết lập mối quan hệ chiến lược với hãng Price
Waterhouse để xây dung mét bộ sẵn phẩm phần mềm cơn øg nghệ kiểm tốn
Việc đưa bộ phân mêm vào thực hiện tại ANAO, được gọi là Dự án thực hiện công nghệ, bao gồm hai giai đoạn Giai đoạn thứ nhất được thực hiện trong chu kỳ kiểm toán báo cáo tài chính năm 1905 - J906 bằng một số cuộc kiểm toán được lựa chọn để thử nghiệm sản phẩm Việc thử nghiệm thành công các sản phẩm công nghệ này sẽ cho pháp thực hiện toàn bộ phần mém đối với tất cả các cuộc kiểm toán thuộc chu kỳ kiểm toán báo cáo tài chính 1996 - 1997, Các sản phẩm phần mêm Có hai sẵn phẩm phần mêm chủ yếu được sử dụng trong việc lập kế hoạch và tiến hành thực hiện tất cả các cuộc kiểm toán báo cáo tài chính, đó là Planet va TeamMate
Planet tự động hoá việc lập kế hoạch chiến lược và kế hoạch chỉ tiết bằng máy tính, đánh giá rủi ro và tạo ra các chương trình kiểm toán Các ngân hàng
đ liệu về núi ro kiểm toán và các qui trình đặc trưng đội với khu vực công của