Để quản trị tốt một tổ chức, nhà quản trị đòi hỏi các kĩ năng lãnh đạo gì để thành công ?*Quản trị: là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra công việc, cùng với sự phối hợ
Trang 1Câu 1: Quản trị là gì ? Trình bày tóm tắt các chức năng của quản trị ? Để quản trị tốt một tổ chức, nhà quản trị đòi hỏi các kĩ năng lãnh đạo gì để thành công ?
*Quản trị: là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra công việc,
cùng với sự phối hợp các nỗ lực của con người tham gia vào hoạt động chung, đồng thời vận dụng một cách có hiệu quả mọi tài nguyên, để đạt mục tiêu với hiệu quả cao nhất
*Kỹ năng của nhà quản trị:
-Kỹ năng kĩ thuật: Yêu cầu nắm bắt và thực hành được các công việc chuyên môn liên quan đến phạm vi mà mình đang điều hành
Kỹ năng nhân sư: Yêu cầu lien quan đến khả năng cung lam việc, động vien, điều khiển con người va tập thể trong tổ chức
Kỹ năng tư duy: Yêu cầu phải co tầm nhin, tư duy hệ thống, co khả năng phan đoan, khả năng khai quat va nhạy ben, phải hiểu ro mức độ phức tạp của moitrường…
Câu 4: Giải thích ý nghĩa: “Tính phổ biến của các chức năng quản trị không có nghĩa là đồng nhất” ?
* Tính pho biên của quản trị có nghia là:
– Không có sự khác nhau trong chức nang của nhà quản trị câp cao so với nhà quản trị câp thâp
– Không có sự khác nhau trong chức nang của nhà quản trị mot to chức của nhà nước với nhiem vụ của nhà quản trị mot to chức của tư nhân
– Không có sự khác nhau trong chức nang của nhà quản trị mot đơn vị kinh doanh kiếm lời so với nhà quản trị mot đơn vị phục vụ công ích không tính lợi nhuận
– Không có sự khác nhau trong chức nang của nhà quản trị mot to chức
trong ngành nghê này so với nhà quản trị mot to chức thuoc ngành nghê khác– Không có sự khác nhau trong chức nang của một nhà quản trị của nước này với nhà quản trị nước khác
* Tính phổ biến của các chức năng quản trị không có nghĩa là đồng nhấtTuy nhiên, pho biên không có nghia là đồng nhât Vì moi loại,
moi câp to chức đều có những đặc điểm riêng vê môi trường, xã hoi,
ngành nghê, quy trình công nghe v.v…, nên các hoạt động quản trị
cung có những điem khác nhau Nhưng những điem khác nhau đó là
khác nhau vê mức đo phức tạp, vê thời gian dành cho moi chức nang,
vê phương pháp thực hien, chứ không khác nhau vê bản chât và các
chức nang quản trị
Trang 2Câu 8: Những nhược điểm của lý thuyết quản trị cổ điển là gì ? Nhà quản trị cần làm gì để khắc phục các nhược điểm trên ?
*Những nhược điểm của lý thuyết quản trị cổ điển là
- Nguyên tắc cứng nhắc làm lãng phí thời gian và tiền bạc; không phù
hợp với công nghệ cao cấp, với sự thay đổi tính chất nhiệm vụ tổ chức và qui trình thủ tục mới thường xuyên được đưa vào thử nghiệm
- Làm chậm tốc độ ra quyết định Không quan tâm đến hiệu quả mà tậptrung mọi nỗ lực vào việc mở rộng và bảo vệ quyền lợi
- Phạm vi ứng dụng chỉ giới hạn trong tổ sản xuất cho đến phân xưởng
- Tính nhân bản thấp, ít quan tâm đến khía cạnh con người
- Quan niệm chưa đầy đủ về nhu cầu của con người
- Không đề cập đến tác động của môi trường
- Không chú trọng đến tính hợp lý trong hành động của nhà quản trị
* Để khắc phục các nhược điểm trên nhà quản trị cần làm:
- Thứ nhất, quá trình quản trị: Quản trị là một quá trình liên tục của các chứcnăng đĩ là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra
- Thứ hai, quản trị hệ thống:
+Quan niệm tổ chức mang tính chất của một hệ thống
+Tổ chức khơng thể tự tồn tại mà cĩ quan hệ mật thiết với mơi trường
xung quanh
+Sự kết hợp các yếu tố nội tại bên trong một doanh nghiệp phải tuân theo
nguyên lý của một hệ thống
- Thứ ba, tính ngẫu nhiên:
-Chủ trương quản trị theo tình huống ngẫu nhiên, khơng rập khuơn máy mĩc theo những nguyên tắc; trái lại phải hết sức linh hoạt và sáng tạo, phải biết vận dụng phối hợp các ly thuyết quản trị vao từng tinh huống cụ thể
-Quản trị chỉ đạt hiệu quả cao nhất trên cơ sở vận dụng sáng tạo tất cả
những lý thuyết quản trị vào những tình huống cụ thể
Câu 12: Thế nào là một nhà quản trị ? Phân loại các nhà quản trị ? Cho biết vai trị của nhà quản trị trong một tổ chức ?
*Định nghĩa nhà quản trị
Nhà quản trị là người vạch mục tiêu, chiến lược, chính sách, đề racác quyết địnhtrong điều hành trong sản xuất – kinh doanh Đồngthời tổ chức thực hiện các quyết định đĩ
*Các nhà quản trị
- Quản Trị viên cấp cao: Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, Giám đốc
Xây dựng chiến lược, kế hoạch hành động & phát triển của tổ chức
- Quản trị viên cấp trung: Trưởng phịng, Quản đốc, Cửa hàng trưởng
Đưa ra các quyết định chiến thuật để thực hiện kế hoạch và chính sách của tổ chức
- Quản trị viên cấp cơ sở: Tổ trưởng, Nhĩm trưởng, trưởng ca
Trang 3Hướng dẫn, đốc thúc, điều khiển công nhân viên trong công việc hàng ngày nhằmthực hiện mục tiêu chung
* Vai trò của nhà quản trị trong một tổ chức: đã nghiên cứu một cách cẩn thận và
đã đưa ra kết luận rằng các nhà quản trị trong một tổ chức phải thực hiện 10 vai tròkhác nhau Mười vai trò quản trị này được tác giả sắp xếp chung vào trong 3 nhóm:(1) vai trò quan hệ với con người, (2) vai trò thông tin, và (3) vai trò quyết định Tuy
có sự phân chia thành các nhóm vai trò khác nhau như vậy, nhưng có một sự liên hệrất mật thiết giữa các nhóm vai trò đó Ví dụ như nhà quản trị không thể có các quyếtđịnh đúng nếu vai trò thông tin không được thực hiện tốt
1/ Vai trò quan hệ với con người Sống và làm việc trong một tổ chức mọi cá nhân
thường có các quan hệ chặt chẽ và mật thiết với nhau, nhưng với tư cách là nhà quảntrị họ thường có những vai trò cơ bản sau:
1 Vai trò đại diện: Là người đứng đầu một đơn vị, nhà quản trị thực hiện các hoạtđộng với tư cách là người đại diện, là biểu tượng cho tập thể, có tính chất nghi lễtrong tổ chức Ví dụ những công việc như dự và phát biểu khai trương chi nhánh mới,chào đón khách, tham dự tiệc cưới của thuộc cấp, đãi tiệc khách hàng
2 Vai trò lãnh đạo: Phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên dưới quyền Một sốcông việc như tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn, và khích lệ nhân viên là một vài ví dụ
về vai trò này của nhà quản trị
3 Vai trò liên lạc: Quan hệ với người khác ở trong hay ngoài tổ chức, để nhằm gópphần hoàn thành công việc được giao cho đơn vị của họ Ví dụ như tiếp xúc với kháchhàng và những nhà cung cấp
2/ Vai trò thông tin Các hoạt động về quản trị chỉ thực sự có cơ sở khoa học và có
hiệu quả khi nó được xử lý, được thực thi trên cơ sở các thông tin chính xác, đầy đủ
và kịp thời Thông tin không chỉ cần cho các nhà qu n trị mà chính bản thân nó cũnggiữ những vai trò cực kỳ quan trọng trong lĩnh vực này Nghiên cứu về vai trò thôngtin của các nhà quản trị, chúng ta thấy:
4 Vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin: Nhà quản trị đảm nhiệm vai trò thu thậpbằng cách thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để nhận ranhững tin tức, những hoạt động và những sự kiện có thể đem lại cơ hội tốt hay sự đedọa đối với hoạt động của tổ chức Công việc này được thực hiện qua việc đọc báochí, văn bản và qua trao đổi, tiếp xúc với mọi người v.v
5 Vai trò phổ biến thông tin: Là người phổ biến thông tin cho mọi người, mọi bộ phận
có liên quan, có thể là thuộc cấp, người đồng cấp hay thượng cấp
6 Vai trò cung cấp thông tin: Là người có trách nhiệm và quyền lực thay mặt tổ chứcphát ngôn những tin tức ra bên ngoài với mục đích giải thích, bảo vệ các hoạt độngcủa tổ chức hay tranh thủ thêm sự ủng hộ cho tổ chức
3/ Vai trò quyết định Nhóm vai trò cuối cùng của nhà quản trị gồm 4 vai trò: vai trò
doanh nhân, vai trò người giải quyết xáo trộn, vai trò người phân phối tài nguyên vàvai trò nhà thương thuyết
7 Vai trò doanh nhân: Xuất hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động của tổchức Việc này có thể được thực hiện bằng cách áp dụng một kỹ thuật mới vào mộttình huống cụ thể, hoặc nâng cấp điều chỉnh một kỹ thuật đang áp dụng
8 Vai trò người giải quyết xáo trộn: Nhà quản trị là người phải kịp thời đối phó vớinhững biến cố bất ngờ nảy sinh làm xáo trộn hoạt động bình thường của tổ chức nhưmâu thuẩn về quyền lợi, khách hàng thay đổi nhằm đưa tổ chức sớm trở lại sự ổnđịnh
Trang 49 Vai trò người phân phối tài nguyên: Khi tài nguyên khan hiếm mà lại có nhiều yêucầu, nhà quản trị phải dùng đúng tài nguyên, phân phối các tài nguyên cho các bộphận đảm bảo sự hợp lý và tính hiệu quả cao Tài nguyên đó có thể là tiền bạc, thờigian, quyền hành, trang bị, hay con người Thông thường, khi tài nguyên dồi dào, mọinhà quản trị đều có thể thực hiện vai trò này một cách dễ dàng nhưng khi tài nguyênkhan hiếm, quyết định của nhà quản trị trong vấn đề này sẽ khó khăn hơn, vì nó có thểảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động của một đơn vị hay thậm chí của toàn thể tổchức
10 vai trò đàm phán: Thay mặt cho tổ chức thương thuyết trong quá trình hoạt động,trong các quan hệ với những đơn vị khác, với xã hội
Mười vai trò này liên hệ mật thiết với nhau và bất cứ lúc nào trong hoạt động củamình, nhà quản trị có thể phải thực hiện nhiều vai trò cùng một lúc, song tầm quantrọng của các vai trò thay đổi tuỳ theo cấp bậc của nhà quản trị trong tổ chức
Với chức năng và vai trò của mình nhà quản trị giữ phần quan trọng trong sự thànhcông hay thất bại của một tổ chức Và đó cũng là lý do chính của nhu cầu cấp báchphải đào tạo các nhà quản trị, vì sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội của cả nước
Câu 15: Phân tích những khó khăn của nhà quản trị hiện nay phải đương đầu trong bối cảnh hội nhập ? Cho biết cách thức khắc phục các khó khăn trên nhất
là tình hình tại việt nam ?
Tác động của việc hội nhập đến phát triển kinh tế thể hiện ở hai khía cạnh: khó khăn/thách thức không phải là ít nhưng cơ hội cũng rất nhiều Vấn đề ở đây là, chúng ta cần phải có những giải pháp thích hợp để giảm thiểu những mặt bất lợi và khai thác tối đa những cơ hội của nó
* Các khó khăn mà nhà quản trị phải đương đầu:
-đối mặt với nguy cơ gian lận thương mại và kiện tụng quốc tế do thiếu đội ngũ tư vấn luật pháp quốc tế và luật thương mại của các nước tham gia buôn bán
-gặp rào cản về vấn đề ngôn ngữ với đối tác nước ngoài.vv
- Tầm nhìn, khả năng phán đoán tình hình
- Tác phong công nghiệp
- Làm việc theo nhóm
- Khả năng điều phối công việc
- Về kinh nghiệm quản lý còn non kém, hiểu biết luật thương mại quốc tế còn hạn chế.
-đối mặt với nguy cơ gian lận thương mại và kiện tụng quốc tế do thiếu đội ngũ tư vấn luật pháp quốc tế và luật thương mại của các nước tham gia buôn bán
-gặp rào cản về vấn đề ngôn ngữ với đối tác nước ngoài.vv
- Về vốn : muốn cải tiến dây chuyền công nghệ, hiện đại hóa thiết bị của
nà máy để tăng năng suất lao động nhưng vốn đầu tư lấy từ đâu?
Trang 5- Về nhân lực: sẽ chịu áp lực thiếu thợ có tay nghề và CB quản lý đủ bản lĩnh để chèo chống con thuyền doanh nghiệp Vì lúc ấy anh trả lương thấp không cạnh tranh được với các doanh nghiệp nước ngoài thì sẽ có hiện tượng chảy máu chất xám !
- Về giá vật tư, nguyên, nhiên liệu: Chịu chí phí mua cao theo giá quốc tế giá này đã dần dần xóa bao cấp, trợ giá mà trước đây doanh nghiệp được hưởng, VD giá xăng dầu nhà nước đã để cho các DN kinh doanh xăng dầu tự điều tiết giá bán!
- Về tổ chức tiếp thị, bán hàng, hậu mãi
* Cách thức khắc phục các khó khăn trên nhất là tình hình tại việt nam
_ Không ngừng bổ nâng cao kiến thức, cập nhật thông tin
_ Cần am hiểu Luật pháp và các thông lệ quốc tế trong giao dịch_ Cầm tìm hiểu kỹ trứoc đối tác trước khi cộng tác
_ Thận trọng trước các hợp đồng hết sức dễ dãi, béo bở
_ Cần bình tĩnh khi có khó khăn xảy ra, biết dừng đúng lúc công việc đang tiến hành
_ Kiểm điểm bản thân, suy nghĩ thật chín chắn trước khi quyết định
_ Biết khai thác hiệu quả các nguồn lực doanh nghiệp hiện có
_ Phân cấp, tin tưởng cấp dưới tuy nhiên vẫn có sự giám ssát theo dõi nhất định
_ Rèn kỹ năng làm việc nhóm, bằng cách xây dựng cho mình nhữngekip phù hợp
_ Thuê chuyên gia, các tập đoàn tư vấn nước ngoài tư vấn trong các
dự án lớn
Câu 16: Trình bày tiến trình ra quyết định và giải quyết vấn đề của nhà quản trị ? Anh/Chị cho 01 ví dụ của bản thân đối với quá trình ra quyết định ? Khi ra quyết định trong quản trị cần lưu ý những vấn đề gì ?
*Tiến trình ra quyết định và giải quyết vấn đề của nhà quản trị gồm 8 bước:1/ Xác định vấn đề cần giải quyết:
Trước hết cần phải xác định có cần phải quyết định hay không hay có nghĩa là có một vấn đề thực sự không Việc tìm ra vấn đề là một bước quan trọng trong tiến trình ra quyết định, vì không thể sửa sai khi không biết cái sai là gì Xác định cái sai và mô tả cái sai chính là công việc liên tục tìm và xử lý thông tin, do đó phải có hệ thống thu thập thông tin hiệu quả Đây là bước đầu tiên của tiến trình ra quyết định nhưng lại rấtquan trọng như một nhà quản trị nổi tiếng đã nói: ‘Xác định đúng vấn đề là thành công được một nửa công việc’
2/ Xác định các tiêu chuẩn của quyết định
Một khi vấn đề đã được xác định để hướng sự nỗ lực của nhà quản trị vào việc giải quyết nó, xác định các tiêu chuẩn của quyết định là bước tiếp theo cần phải làm Tiêu chuẩn của quyết định nghĩa là những căn cứ được xem xét để đi đến sự chọn lựa quyếtđịnh
3/ Lượng hóa các tiêu chuẩn
Trang 6Các tiêu chuẩn được liệt kê ở bước 2 thường có mức độ quan trọng khác nhau đối với quyết định, vì vậy chúng ta cần phải đo lường mức độ quan trọng của các tiêu chuẩn này để có thứ tự ưu tiên chính xác khi chọn lựa quyết định.
4/ Xây dựng các phương án
Bước này đòi hỏi nhà quản trị phải đưa ra được các phương án mà những phương án này có thể giải quyết được vấn đề Một quyết định quản trị chỉ có thể có hiệu quả cao khi nhà quản trị dành nhiều nỗ lực để tìm kiếm nhiều phương án khác nhau
5/ Đánh giá các phương án
Những phương án đã được đề xuất ở bước trên cần được phân tích thận trọng Những điểm mạnh và những hạn chế/điểm yếu của từng phương án sẽ được đánh giá dựa trêncác tiêu chuẩn đã được xây dựng ở bước 2
6/ Lựa chọn phương án tối ưu
Bước này đòi hỏi nhà quản trị phải thực hiện hành động có tính then chốt đó là quyết định phương án nào được chấp nhận giữa các giải pháp đã được phân tính, đánh giá
7/ Tổ chức thực hiện quyết định
Một quyết định đúng được chọn lựa ở bước trên vẫn có thể không đạt được kếtquả tốt nếu việc tổ chức thực hiện quyết định kém Để thực hiện quyết định đúng cầnphải lập kế hoạch cụ thể trong đó cần nêu rõ:
- Ai thực hiện?
- Bao giờ bắt đầu? Bao giờ kết thúc? Tiến độ thực hiện như thế nào?
- Thực hiện bằng phương tiện nào?
8/ Đánh giá tính hiệu quả của quyết định
Khi đánh giá kết quả thực hiện quyết định cần phải cẩn thận về các mặt như:
- Kết quả thực hiện mục tiêu của quyết định
- Các sai lệch và nguyên nhân của các sai lệch
- Các tiềm năng chưa được sử dụng trong quá trình thực hiện quyết định
- Các kinh nghiệm và bài học thu được
* Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định
Có nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định, có thể kể như sau:
5.4.1 Các thế lực trong tổ chức
Trong một tổ chức, sự liên kết không chính thức của một nhóm nhằm vào cáclợi ích riêng biệt nào đó có thể là cản trở lớn tới quá trình ra quyết định Nhàquản trị phải nhìn thấy những cản trở này để có những biện pháp hợp lý
5.4.2 Các định kiến
Là những niềm tin không được phân tích một cách có ý thức, các nhà quản trịthường bị các linh cảm hay trực giác đánh lừa Trực giác và kinh nghiệm rấtcần thiết cho quản trị nhưng cần phải tỉnh táo và thận trọng khi sử dụng chúng
5.4.3 Tính bảo thủ
Đây là một vấn đề tế nhị, các nhà quản trị thường cố gắng bảo vệ các quyếtđịnh của mình mà không dũng cảm nhân ra những sai lầm, khăng khăng tiếp
Trang 7tục thực hiện mặc dù nhiều khi cĩ những bằng chứng hiển nhiên về những sailầm mắc phải Để tránh mắc phải tính bảo thủ, nhà quản trị cần phải:
- Xem xét thơng tin bất lợi một cách nghiêm túc thay vì lờ đi hay phản bácchúng
- Sẳn sàng dẹp bỏ các tự ái cá nhân để làm lại các quyết định nếu thấy sai lầm
Câu 18: Cĩ phải lúc nào tập thể cũng đưa ra quyết định cĩ hiệu quả nhất hay khơng ? Vì sao ?
* Ph ng phap ra quyết định tập thể la một phương phap ra quyết định ma người lanh đạo khong chỉ dựa vao kiến thức va kinh nghiệm ca nhan của minh ma con dựa vao kiến thức va kinh nghiệm của tập thể để đưa ra quyết định va chịu trach nhiệm về quyết định đưa ra.
* Phương pháp ra quyết định tập thể cĩ thể đưa ra một quyết định cĩ chất lượng cao do đầu vào lớn mạnh và phong phú, đảm bảo tinh dan chủ của
tổ chức, đảm bảo cơ sở tam ly - XH cho cac quết định.
Tuy nhiên khơng phải lúc nào thì tập thể cũng đưa ra
quyết định cĩ hiệu quả nhất Vì khi ra quyết định tập thể: – Các thành viên phải cĩ kỹ năng, làm việc theo ê kíp cao
– Dễ bối rối bởi các ý kiên trái ngược nhau.
– Hạn chê sự sáng tạo do áp lực của sự cơ gang tạo sự đồng nhất.
– Cĩ thể khơng kiem sốt được tồn bộ quá trình nếu quá nhiêu
người tham gia.
– Dễ bị chi phối bởi 1 hoặc 1 số người trong hội đồng tư vấn đến kết luận của tập thể
– Trach nhiệm của ngưoi ra quyết định ko ro rang.
Ví dụ như trong một tổ chức khi đến giai đoạn phải triển khai những hành động cụ thể như: bố trí nhân sự, thực thi các trách nhiệm trong
mơ tả cơng việc, thực hiện các kế hoạch giải quyết vấn đề, triển khai hệ thống điều hành, thì phong cách ra quyết định này bắt đầu phát huy tác hại Những ý kiến bàn bạc bắt đầu nhiều hơn, sự đồng thuận ngày càng khĩ khăn, vậy là mọi người bắt đầu ỳ ra Thậm chí,
cĩ những việc đã được bàn bạc và quyết định rồi, người ta cũng vẫn
cĩ thể tìm ra và vin vào những khĩ khăn mới để trì hỗn, chờ đợi và cuối cùng là cĩ lý do hợp pháp để khơng phải làm gì cả
Câu 20: Trình bày tầm quan trọng của truyền thơng trong quản trị trong một tổ chức ? Theo Anh/Chị, nhà quản trị cần làm gì để tổ chức truyền thơng cĩ hiệu quả trong một tổ chức ?
1/ Tầm quan trọng của truyền thông:
Truyền thông là một phương tiện để trao đổi và chia sẻ những thông tin, các ý tưởng, thái độ, các giá trị, các sự kiện; một quá trình địi hỏi cĩ sự kết hợp giữa người gởi và người nhận thơng tin đđể đạt được quan điểm chung về một vấn đề
Trang 8- Mọi hoạt động của nhà quản trị đều thông qua truyền thông Chất lượng truyền thông có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của tổ chức.
- Truyền thông giúp tiếp cận – học tập – áp dụng công nghệ mới và
huấn luyện nhân viên Cải tiến chất lượng hệ thống quản lý thông qua truyền thông về ý nghĩa về chất lượng, tầm quan trọng của chất lượng, tiếp nhận thông tinphản hồi đầy đủ và rõ ràng, tiếp nhận các giải pháp của nhân viên
- Để tạo được lợi thế cạnh tranh nhà quản trị phải cố gắng gia tăng được hiệu quả hoạtđộng, chất lượng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và đổi mới liên tục Truyến thơng hiệu quả là việc thiết yếu để đạt được bốn mục tiêu trên và là cơ sở để tạo được lợi thếcạnh tranh
- Thơng qua truyền thơng, nhân viên và nhà quản trị cĩ thể trao đổi để thống nhất các vấn đề trong sản xuất và thơng tin với khách hàng nhằm mục đích phục vụ cho quá trình đổi mới
Như vậy: truyền thơng giao tiếp hiệu quả cần thiết khơng chỉ đối
với nhà quản trị mà cịn đối với tất cả mọi thành viên trong tổ chức
nhằm mục đích tạo và tăng cường lợi thế cạnh tranh trong tổ chức
2/ Để tổ chức truyền thơng cĩ hiệu quả trong một tổ chức ?
Để thực hiện truyền thơng hiệu quả, nhà quản trị cần nắm đươc:
– Những yếu tố gây trở ngại cho quy trình truyền thơng
– Những như những kỹ năng cần thiết khi ơ vai trị người gởi
– Những như những kỹ năng cần thiết khi ơ vai trị người nhận
– Bên cạch đĩ nhà quản trị cũng cần nắm được một số nguyên tắc để điểu khiển các cuộc hợp một cách hiệu quả
– Cần nắm vững các yêu cầu của thông tin.
Những trở ngại của quá trình truyên thơng hieu quả :
– Thơng điep khơng rõ ràng, chưa hồn chỉnh và khĩ hieu
– Sử dụng kênh truyên thơng khơng thích hợp
– Thơng điệp khơng cho phép người nhận cĩ thể phản hơi
– Thơng điep bi bỏ qua
– Hieu sai ý của người gởi
– Thơng điệp được truyên tự động, khơng cĩ sự tác đong của con người
Ở vai trị người gởi, nhà quản trị cân lưu ý mot sơ điem sau :
– Gởi các thơng diep rõ ràng và hồn chỉnh
– Mã hố thơng điep thành các bieu tượng người nhan cĩ the hieu
– Lựa chọn kênh truyên thơng thích hợp cho từng loại thơng điep,
và điêu quan trọng là người nhan cĩ the nhan được thơng điep từ kênh
truyên thơng này
– Tránh viec gạn lọc và bĩp méo thơng tin theo ý kiên chủ quan khi chuyển những thơng tin này đến người khác
– Chac chắn thơng diep gởi đi cho phép người nhan cĩ the phản
hơi
– Cung câp thơng tin chính xác đe tránh những tin đồn
Nhà quản trị cân lưu ý nhửng vân dê sau, khi ở vai trị ngườii
nhan :
– Tap trung vào quá trình truyên thơng
– Ky nang lang nghe : khơng ngat lờii người nĩi, tap trung nghe
– Ðat các câu hỏi đề hieu rõ vân đê
– The hien sư thơng cảm vớ i cảm nhan của người gởi thơng điep
– Hieu các phong cách the hien ngơn ngữ khác nhau
– Tơc độ, âm luợng, giọng nĩi,… đêu cĩ ảnh hưởng đến kêt quả
Trang 9truyên thơng.
Khi điều khien các cuoc hợp, nhà quản trị cân lưu ý :
– Chỉ trieu tap cuoc hợp khi cân thiêt
– Chuan bị truoc noi dung cuoc hộp và gởi tới những người sẽ
tham dự
– Tap trung sự chú ý cho cuoc họp
Cần nắm vững các yêu cầu của thông tin.
– Thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác
– Thông tin có ích hay thông tin phải phù hợp với yêu cầu của người nhận – Thông tin phải cô đọng và logic
Câu 22: Hoạch định là gì ? Phân tích yêu cầu và mục đích của cơng tác hoạch định đối với một tổ chức ? Cho ví dụ để chứng minh về cơng tác hoạch định tại một tổ chức ?
· Hoạch định là định rõ mục tiêu của tổ chức để đưa ra các kế hoạch chiến
lược,chiến thuật để thực hiện mục tiêu đĩ.và thơng qua chiến lược,chiến thuật này đưa
ra kế hoạch tác nghiệp
· Tác dụng của họach định là nĩ giúp nhà quản lý với những lợi ích chính:
Tư duy cĩ hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý
Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn
Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức
Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản
lý viên khác
Sẵn sàng ứng phĩ và đối phĩ với những thay đổi của mơi trường bênngồi
Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra
Các yêu cầu của mục tiêu
Đảm bảo tính liên tục và kế thừa
Phải rõ ràng bằng các chỉ tiêu định lượng là chủ yếu
Phải tiên tiến để thể hiện được sự phấn đấu của các thành viên
Xác định rõ thời gian thực hiện
Cĩ các kết quả cụ thể
+ Hoach djnh giup nha Quản tri chu động trong việc đối phĩ voi nhung bất trắc cua tương lai tập trung được nỗ lực cua thanh vien huong về mục tiêu.
+ Giảm thiểu các chi phi phat sinh do sai lầm làm thừa thải để gia tăng hiệu quả để dễ dàng việc kiểm tra.
Trang 10· Vi dụ minh họa
- doanh nghiệp A muốn sản xuất một sản phẩm nước hoa mới ra thị trường
- Qua trinh lập kế hoạch đc bắt đầu với việc DN A cho tiến hanh việc nghien cứu về thị trường nước hoa trong nước,
cac loại nước hoa tren thị trường cac ưu điểm va nhược điểm-> so sanh va đanh gia sản phẩm-> từ đo dự đoan đc cac kết quả,
cac yếu tố khong chắc chắn va đa ra cac phương an đối pho
- doanh nghiệp đề cac mục tieu như về lợi nhuận thu đc, mục tieu về thị phần, doanh
số ban hang trong đợt ban hang
đầu tien, trong 1 thang, 1 năm Đay la những mục tieu được xac định la hang đầu tien.Doanh nghiệp cũng sẽ đề ra cac mục tieu
về sự hiệu quả của tổ chức: như sự quan tam tới sản phẩm như thế nao, sự phat triển của loại nước hoa đo như thế nao
- Dựa tren cac dự bao về thị trờng nc hoa, về khả năng cạnh tranh của nc hoa của minh đay la những tiền đề của
doanh nghiệp phat triển xay dựng kế hoạch Ngoai ra con co cac tiền đề la kinh phi sản xuất, cong nghệ, gia cả chung
- Khi đa co những thong tin, đa co những tiền đề thi doanh nghiệp đi đến việc đề ra cac phơng an cụ thể Doanh
nghiệp co thể tổ chức cac cuộc họp để cac thanh vien đa ra cac phơng an của họ Cac phơng an đo về việc sản xuất loại nớc
hoa , việc phan phối, tiếp thị Sau đo lựa chọn cac phương an thich hợp va bổ sung đểchung hoan thiện
- Dựa vao cac mục tieu trước đay đa đề ra, doanh nghiệp sẽ đanh gia cac phương an
đo, cũng sẽ khong thể lệch với
cac tiền đề đa xac định
- Cuối cung sẽ lựa chọn một vai phương an khả thi nhất Va đi tới việc phan bổ cac nhan lực vao từng cong việc, cac nguồn tai chinh vao từng phần sản xuất va ban hang.Doanh nghiệp co thể xay dựng cac kế hoạch khac phụ trợ
Câu 26: Hãy nêu tiến trình hoạch định chiến lược cụ thể tại 1
tổ chức:
Bước 1: Xac định xứ mệnh va mục tieu của tổ chức
Sứ mệnh va cac mục tieu của tổ chức được phat triển dựa tren việc trả lời cac cau
hỏi sau đay: chung ta nen kinh doanh những lĩnh vực nao? Chung ta cam kết cai gi?
Va kết quả nao chung ta cần đạt được? Mục tieu chung cung cấp định hướng cho việc ra quyết định va no co thể khong thay đổi theo từng năm Cac sứ mệnh va mục tieu khong được xay dựng một cach tach rời nhau Chung được xac định dựa tren cơ sở đanh
gia cac cơ hội va đe dọa của moi trường va cac điểm mạnh, điểm yếu
Bước 2: Phan tich những đe dọa va cơ hội của moi trường.
Cac hoạt động của tổ chức chịu ảnh hưởng rất lớn của moi trường ben trong, ben ngoai va moi trường ben ngoai Tac động của cac lực lượng nay tạo ra cả cơ hội vacac đe dọa đối với tổ chức, co ảnh hưởng lớn đến khả năng sinh lợi trong dai hạn của tổ chức Mo hinh 5 lực lượng cạnh tranh của Michael Porter:
Cac đối thủ cạnh tranh: cac nhận thức về đối thủ cạnh tranh la cơ sở để thiết lậpcac chiến lược va đưa ra cac hanh động chống lại nguy cơ đe dọa của đối