Bài giảng lý thuyết nguyên lý tổ chức bộ máy

Mục tiêu: " Nhớ: được những khái niệm cơ bản nhất liên quan đến quản lý, tổ chức, bộ máy, bộ máy quản lý… " Hiểu: những nguyên lý cơ bản nói chung về tổ chức bộ máy quản lý " Phân tích

NGUYÊN LÝ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

TS.NGUYỄN THỊ HỒNG 77 – honghrm@gmail.com

Học phần:

Hà nội, tháng 10 năm 2015

LOGO VỊ TRÍ CỦA HỌC PHẦN TRONG CTĐT

LOGO MỤC TIÊU & YÊU CẦU CỦA HỌC PHẦN

!   Mục tiêu:

"  Nhớ: được những khái niệm cơ bản nhất liên quan đến quản lý, tổ chức, bộ máy, bộ máy quản lý…

"  Hiểu: những nguyên lý cơ bản nói chung về tổ chức bộ máy quản lý

"  Phân tích được: những nguyên lý tổ chức bộ máy quản lý trong đặc thù khối quản lý hành chính, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp

"  Đánh giá được tính hợp lý, hiệu quả quả của bộ máy quản lý trong các đơn vị

"  Thiết kế được các phương hướng và giải pháp cho việc hoàn thiện

bộ máy tổ chức quản lý

LOGO Nhiệm vụ thực tế:

♪   Tìm hiểu thực tế về bộ máy quản lý

♪   Phân tích, tổng hợp được các vấn đề nguyên lý cơ bản trong tổ chức bộ máy quản lý

♪   Đánh giá được mức độ tuân thủ các nguyên lý, sự đáp ứng các nguyên tắc và hiệu quả vận hành bộ máy quản lý trong một đơn vị

♪   Nghiên cứu đề xuất được hướng hoàn thiện tổ chức bộ máy quản

lý trong một tổ chức/đơn vị

LOGO KẾT CẤU HỌC PHẦN

thuyết

Thảo luận thực hành

Chương 1 Khái quát chung về nguyên lý

tổ chức bộ máy quản lý

Chương 2 Tổ chức bộ máy quản lý HCNN 6 8

Chương 3 Tổ chức bộ máy quản lý trong

LOGO ĐÁNH GIÁ VÀ TỔ CHỨC TL, TH

TT Cách thức đánh giá Trọng số

1 Tham gia học tập trên lớp (A) 0,1

2 Bài tập nhóm, kiểm tra (B) 0,3

LOGO Tự học cá nhân và nhóm

89; chuyên đề 7 Tổ chức hành chính nhà nước (Tài liệu bồi dưỡng về QLHCNN phần 2);

nguyên lý tổ chức bộ máy (áp dụng phân tích đặc thù 1 đơn vị)

•  Phân tích quy luật, nguyên lý của tổ chức và TCBMQL

•  Tóm lược về lý thuyết tổ chức BMQL

•  Tổng hợp phân tích đánh giá 1 BMTCQL trên thực tế

•  Nghiên cứu Hoàn thiện lại BMTCQL

LOGO Hướng dẫn cụ thể cho 2 đề bài tập nhóm

!  Bài tập số 1: (Tổ chức bộ máy Nhóm)

"   Thực hiện các hoạt động theo nội dung công tác tổ chức bộ máy – thiết

kế mới để tổ chức bộ máy của Nhóm mình trong Tổ chức lớp học phần NLTCBMK4

"   Trình bày báo cáo giới thiệu Bộ máy tổ chức của Nhóm

"   Hoàn thiện theo hướng dẫn

!  Bài tập số 2: (Nghiên cứu Bộ máy quản lý của một tổ chức theo đặc thù của Nhóm – Liên hệ Nguyên lý TCBM)

"   VD - Tên: Nguyên lý tổ chức bộ máy quản lý trong CQQLHCNN –

Nghiên cứu trường hợp điển hình tại Sở Nội vụ Hà Nội

"   Tổng hợp phân tích, giới thiệu Bộ máy tổ chức của Sở

"   Tổng hợp giới thiệu Bộ máy quản lý của Sở

"   Tổng hợp đánh giá căn cứ và các nguyên lý (mức độ tuân thủ các

nguyên lý khi thiết kế, duy trì Bộ máy quản lý của Sở

"   Đưa ra các bình luận, khuyến nghị liên quan

Lý thuyết 12 + Thảo luận 6

CHƯƠNG 1

KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

Nghiên cứu khái quát

•  1.2.2 Nội dung cơ bản của TCBM

LOGO 1.1 Cơ sở chung về Tổ chức

LOGO 1.1 Cơ sở chung về Tổ chức

1.1.1 Tổ chức: (tiếp)

Tổ chức (n) … Khi yếu tố chính cần sắp xếp, liên kết là con người; các

yếu tố cấu thành gồm: con người, nhiều người + phối hợp với nhau +

điều kiện vật chất + không gian, thời gian => hướng tới, cam kết cùng

thực hiện một mục tiêu chung… (n) Tổ chức là một đơn vị hoạt động

độc lập (tập hợp người được sắp xếp và liên kết theo một cơ cấu nhất

định nhằm cùng thực hiện một mục tiêu chung)

1.1.2 Các yếu tố cấu thành tổ chức:

Mục tiêu của tổ chức

Máy móc trang thiết bị

Không gian, thời gian

Thiết kế CV

LOGO 1.2 Tổ chức bộ máy

1.2.1 Các khái niệm cơ bản:

!  Bộ: tổng thể các yếu tố cấu thành có mối liên hệ mật thiết với nhau,

khi phối hợp với nhau theo một trật tự nhất định sẽ phát sinh tác dụng đồng bộ

!  Máy: “có động cơ” – vận hành được

!  Bộ máy tổ chức phản ánh cấu trúc và nguyên lý vận hành đồng bộ

của các bộ phận cấu thành nên một tổ chức (Sản phẩm của hoạt động “tổ chức bộ máy”)

!  Cấu trúc tổ chức (structure organization)

!  (Sơ đồ bộ máy tổ chưc): hình ảnh minh họa các bộ phận cấu

thành và mối liên kết giữa các bộ phận

LOGO 1.2 Tổ chức bộ máy

1.2.1 Các khái niệm cơ bản (tiếp)

!   Cơ cấu tổ chức: kết cấu/mối quan hệ tương quan giữ các bộ phận Tỷ

trọng của một thành phần so với tổng thể; (%bộ phận trực tiếp; % quản lý cấp 1; % nhà quản trị)

!   Bộ phận: một yếu tố cơ bản cấu thành trong cấu trúc bộ máy tổ chức có

chức năng/tính chất hoạt động tương đối đặc thù; một phần của chỉnh thể trong mối quan hệ với chỉnh thể; hoạt động theo bổn phận riêng, đóng góp trực tiếp vào mục tiêu chung của tổ chức; Tháo rời ra thì không còn tác dụng – không hoạt động được; > 2 người Part; Department; Board; Team

!   Vị trí (position); Công việc (job); Task: Nhiệm vụ cụ thể; Duty (bổn phận); Responsibility (trách nhiệm)…

trực tiếp, 35%

gián tiếp, 65%

Level 1, 15%

Level 2, 35%

Level 3, 50%

LOGO 1.2 Tổ chức bộ máy

1.2.1 Các khái niệm cơ bản (tiếp)

!  Tổ chức bộ máy là tổng hợp các hoạt động từ xác định mục tiêu sứ mệnh, phân tích các yếu tố đầu vào và môi trường hoạt động nhằm thiết kế cấu trúc tổ chức, thiết kế công việc, phân tích công việc, dòng công việc, xây dựng cơ chế vận hành để tạo dựng một bộ máy

tổ chức cũng như đánh giá bộ máy và tái cơ cấu, đảm bảo luôn thực hiện có hiệu quả mục tiêu đã được đề ra trong từng thời kỳ

1.2.2 Nội dung cơ bản của TCBM:

(1) Thiết kế cấu trúc tổ chức

(2) Thiết kế công việc

(3) Phân tích công việc

(4) Xây dựng cơ chế hoạt động

(5) Đánh giá BMTC

(6) Tái cơ cấu/ Tổ chức lại

LOGO Thuật ngữ liờn quan:

cần hoàn thành và cỏc phương phỏp được sử dụng để hoàn thành cụng việc đú,

!   Phõn tớch cụng việc (Job Analysis): Quá trinh thu thập các tư liệu và đánh giá

một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc

cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc;

!  Thiết kế tổ chức (Designing an Organization): là quỏ trỡnh cơ cấu NNL và

CSVC để thực hiện mục tiờu chung của tổ chức Nú liờn quan đến việc phõn chia nhiệm vụ thành cụng việc và xỏc định cỏc bộ phận trong tổ chức gắn với cỏc

nhúm cụng việc tương ứng, xỏc định số lượng tối ưu cỏc cụng việc trong mỗi

phũng cũng như mối quan hệ giữa cỏc phũng ban

!  Thiết kế cấu trỳc bộ mỏy: (Designing Structure Organization): cụ thể húa sứ

mệnh, mục tiờu thành cỏc chức năng hoạt động chung và phõn chia chức năng/ mục tiờu thành cỏc bộ phận hợp thành đồng thời thiết lập mqh giữa cỏc bộ phận

đú để đảm bảo tổ chức sẽ được vận hành đỳng mục đớch

LOGO Thuật ngữ liên quan

!  Xây dựng cơ chế hoạt động: quá trình xây dựng văn bản tổng

hợp, làm rõ mối quan hệ, cách thức phối kết hợp NLĐ giữa các phòng ban, các vị trí công việc để đảm bảo tổ chức được vận hành liên tục, nhịp nhàng, ăn khớp, hiệu quả

!  Đánh giá bộ máy tổ chức: quá trình theo dõi, thu thập thông tin về

tình hình vận hành của bộ máy tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định và so sánh với các yêu cầu và mục đích tồn tại của tổ chức để khẳng định tính hiệu quả của BMTC đó

!  Tái cơ cấu: là quá trình sửa đổi, đổi mới cấu trúc bộ máy, tổ chức

lại bộ máy nhằm làm cho BMTC thích nghi với tình hình mới và hoạt động hiệu quả hơn

LOGO MQH

Sơ đồ BMTC Quy định CNNV các Bộ phận

•  TKCTBM

Danh mục nhóm

CV Danh mục chức danh công việc

•  TKCV

Bản mô tả công việc Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Bản tiêu chuẩn đối với người thực hiẹn công việc

•  PTCV

Cơ chế vận hành/Quy chế hoạt động

Đánh giá tổ chức BM => Tái cơ cấu

LOGO Thuật ngữ

Duty Phận sự, bổn phận Nhiệm vụ chính

Responsibility Trách nhiệm Trách nhiệm/định nghĩa CV

Occupation Nghề nghiệp Nghề nghiệp

Work Flow The way work is organized Dòng công việc

LOGO 1.3 Quản lý & TCBMQL

1.3.1 Quản lý:

Quản lý là sự tác động có tổ chức và hướng đích của chủ thể quản lý

lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng tối ưu các nguồn lực

và cơ hội trong bối cảnh thường xuyên thay đổi

Quản lý có thể được định nghĩa là quá trình triển khai các hoạt động

thông qua con người và cùng với con người

Muốn hiểu Quản lý phải xác định rõ:

(Theo Henry Fayol): Quản lý $ xây dựng kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát

LOGO LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ

Củng cố niềm tin, Khích lệ đổi mới % PHÁT TRIỂN

Ý tưởng

Định hướng

Dẫn dắt Liên kết

Tạo ảnh hưởng

Khích lệ DDDD

Làm việc đúng

1.3.2 Bộ máy quản lý (?)

LOGO 1.3 Quản lý & TCBMQL

1.3.2 Bộ máy Quản lý:

Cán bộ quản lý cấp cao

Cán bộ quản lý cấp trung

Cán bộ quản lý cấp cơ sở

Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt

động của toàn bộ tổ chức

Bộ máy quản lý là xương sống của tổ chức,

vận hành & biến những ý đồ, mục đích, chiến

lược hoạt động của chủ thể tổ chức thành

hiện thực, biến những nỗ lực chủ quan của

mỗi thành viên trong tổ chức thành hiệu quả

Bộ máy quản lý thể hiện qua: Sơ đồ bộ máy quản lý & Quy chế phối hợp/hoạt động trong bộ máy quản lý Cụ thể cần làm rõ:

$  Định nghĩa/Mô tả các cấp, các vị trí quản lý, phạm vi quản lý

$  Kiểu/Dạng quản trị

$  Cơ chế phân quyền/ cơ chế tập trung hóa

$  Thể chế hóa/Quy tắc ra quyết định & kiểm soát

$  Dạng Truyền thông/giao tiếp giữa các cấp

$  Kiểu tạo ra ảnh hưởng

LOGO Phân bổ YC năng lực theo cấp QL

LOGO 1.3.3 Tổ chức bộ máy quản lý

1.3.3.1 Khái niệm

!  Tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các hoạt động từ xác định số cấp quản lý, phạm vi quản lý, từ đó định hình các vị trí quản lý và cơ chế phân quyền, phối hợp trong bộ máy quản lý cũng như đánh giá, hoàn thiện bộ máy quản lý để đảm bảo bộ máy luôn nằm trong tầm kiểm soát và được dẫn dắt, vận hành hiệu quả

!  “Tô chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên những chức năng, nhiệm vụ đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp hoạt động như một chỉnh thể có hiệu lực nhất”

LOGO

!  1.3.3.2 Nội dung cơ bản của TCBMQL:

"  Thiết kế các bộ phận cấu thành của tổ chức (khác biệt hóa các bộ phận, không gian…

"  Xác định số cấp quản lý

"  Xác định quy mô – phạm vi quản lý

"  Lựa chọn kiểu mô hình quản trị (dạng ảnh hưởng/cơ chế phân tán quyền lực – tập trung -> ra quyết định

"  Định hình cấu trúc bộ máy quản lý

"  Mô tả các vị trí quản lý

"  Xác định dạng truyền thông

"  Thể chế hóa (nguyên tắc ra quyết định, giao tiếp và kiêm soát)

"  Cơ chế vận hành bộ máy quản lý

(2) Đánh giá Bộ máy quản lý

(3) Tái cấu trúc Bộ máy quản lý

1.3.3 Tổ chức bộ máy quản lý

LOGO Các kiểu thiết kế CTTC & kiểu mô hình TCQT

Kiểu thiết kế bộ phận

(Phân chia TC thành các BP)

+ Phân chia theo chức năng

+ Phân nhánh theo: - địa dư

PGĐ phụ trách NCN2

Phòng CN21 Phòng CN22

Các bộ phận được hình thành trên cơ sở chia chức năng

BP TK &

BP Hoàn thiện

PX SX SP2

Các bộ phận được hình thành trên cơ sở phân nhánh theo sản phẩm & theo quy trình & theo thời gian

Các bộ phận được hình thành trên cơ sở phân nhánh theo địa dư

LOGO

LOGO

LOGO

năng.

LOGO

LOGO Kiểu – Thiết lập MH quản trị

Quản trị trực tuyến

LOGO Kiểu – Thiết lập MH quản trị

Mô hình Quản trị chức năng

LOGO Quản trị trực tuyến – chức năng

LOGO Cấu trúc nhóm – quản trị ma trận

LOGO 1.4 Sự cần thiết & vai trò của NLTCBMQL

!   Nguyên lý: “định luật tổng quát chi phối cả một loạt hiện tượng, sự kiện”

!   Nguyên lý: “quy luật tổng quan”

!   Nguyên lý TCBMQL là các quy luật, quy tắc, quy định chi phối hoạt động thiết kế và tái cấu trúc bộ máy quản lý

!   Nguyên lý TCBMQL là các quy luật, quy tắc, quy định mà người làm công tác TCBMQL buộc phải tuân thủ

LOGO Tại sao cần thiết tuân thủ NLTCBMQL

!  BMQL là xương sống của mỗi tổ chức, quyết định hiệu quả thực thi, điều kiển, vận hành, kiểm soát TC nên BMQL cần sự chắc chắn

trong mọi tình huống Trong khi, mọi sự thuận theo quy luật sẽ bền vững

!  Thiết kế và tái cấu trúc tổ chức nói chung và BMQL nói riêng là một hoạt động vừa mang tính sáng tạo vừa mang tính thực tế rất cao

Để đảm bảo tính khả thi cho mỗi sản phẩm đầu ra, TCBMQL cần dựa vào các cơ sở vững chắc Trong đó, các nguyên lý bao gồm quy luật, quy tắc, quy định về TCBMQL là những cơ sở vững chắc hơn cả

LOGO 1.4.2 Vai trò của NLTCBMQL:

!   Cung cấp cơ sở thiết kế BMQL

!   Cung cấp cơ sở đánh giá BMQL

!   Cung cấp cơ sở tái cấu trúc BMQL

!   Đảm bảo tính thống nhất và đồng thuận trong TCBMQL

!   Cơ sở đảm bảo tính khả thi & hiệu quả vận hành BMQL

LOGO 1.5 Nguyên lý chung TCBMQL

(3)Quy luật cấu trúc đồng nhất và đồng

dạng với cấu trúc bộ máy tổ chức

(4)Quy luật vận động không ngừng và

vận động theo quy trình của tổ chức

(5)Quy luật tự điều chỉnh

(3) Có thể điều kiển;

(4) Có thể kiểm soát;

(5) Đồng bộ;

(6) Rõ ràng: quyền/trách nhiệm; không chồng chéo, không

bỏ sót; rõ phạm vi kiểm soát; chặt chẽ về quan hệ phối hợp)

(7)Tính đồng nhất và đặc thù chung của TC (8) Tính linh hoạt (thích nghi)

(9) Tính kinh tế (vận hành hq với Cfmin) (10) Hợp pháp

LOGO

!  Rõ ràng căn cứ phân chia các bộ phận (Nguyên tắc xác định theo chức năng/ phân nhánh theo địa dư, sản phẩm, quy trình, thời gian )

!  Cân bằng cấu trúc

!  Tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm

!  Tính tuyệt đối trong trong trách nhiệm

!  Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn

!  Nguyên tắc bậc thang/ thể hiện rõ cấp bậc quản lý

!  Quyền hạn theo cấp bậc

!  Thống nhất mệnh lệnh

!  Thuận lợi cho quản trị sự thay đổi

LOGO 1.6 Các yếu tổ cơ bản ảnh hưởng đến TCBMQL

LOGO Thảo luận

!   Sự khác biệt giữa BMTC & BMQL

- Hẹn gặp lại! -