Hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty TNHH TM Hải Phương.

Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu tại công ty TNHH TM HảiPhương em đã nhận thấy tầm quan trọng của công tác tổ chức lực lượng bán hàng tạidoanh nghiệp và do đó em quyết định lực chọ

3 Giảng viên hướng dẫn: TH.S Bùi Minh Lý.

Bộ môn: Quản trị doanh nghiệp thương mại

4 Thời gian thực hiện: từ ngày 26/02 đến 30/04/2015

6 Nội dung chính:

Chương 1: Những lý luận cơ bản về tổ chức lực lượng bán hàng.

Chương 2: Thực trạng tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty TNHH TM Hải

Phương

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức lực lượng bán hàng ở công ty TNHH

TM Hải Phương

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực tập và hoàn thành đề tài của mình em xin chân thành cảm

ơn sâu sắc tới:

Thầy cô giáo trong khoa quản trị kinh doanh và nhà trường đã tạo điều kiện cho

em có cơ hội cọ sát với thực tế, giúp cho sinh viên sắp ra trường hiểu hơn về chuyênmôn của mình Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu tại công ty TNHH TM HảiPhương em đã nhận thấy tầm quan trọng của công tác tổ chức lực lượng bán hàng tạidoanh nghiệp và do đó em quyết định lực chọn đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức lựclượng bán hàng tại công ty TNHH TM Hải Phương”

Em xin chân thành cảm ơn Thạc sỹ Bùi Minh Lý bộ môn Quản trị doanh nghiệpthương mại đã dẫn dắt và hướng dẫn em nhiệt tình trong suốt quá trình hoàn thiện đề tài

Em xin chân thành cảm ơn tới ban giám đốc công ty, các anh, các chị của cácphòng ban trong công ty đặc biệt là phòng kinh doanh đã quan tâm, chỉ bảo tận tình

em rất nhiều để em hiểu rõ hơn những khó khăn trong công tác tổ chức lực lượng bánhàng

Mặc dù em đã có nhiều cố gắng nghiên cứu, tìm hiểu hoàn thành tốt đề tài củamình Tuy nhiên chắc chắn sẽ không tránh khỏi những khuyết điểm thiếu sót Chính vìvậy, em mong nhận được sự đánh giá quan tâm và những lời phê bình, đóng góp củacác thầy cô giáo và những người quan tâm đến đề tài này nhằm góp phần làm cho nộidung đề tài hoàn chỉnh và chính xác hơn

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU

1 Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TM Hải

Phương giai đoạn 2012 – 2014

29

2 Bảng 2.2 Cơ cấu LLBH của công ty Hải Phương trong 3 năm 2012 –2014 32

3 Bảng 2.3 Trình độ LLBH của công ty Hải Phương trong 3 năm 2012 –2014 34

4 Bảng 2.4 Quy mô LLBH của công ty Hải Phương theo các chức danh năm 2014 35

5 Bảng 2.5 Tình hình thực hiện định mức theo khối lượng hàng bán từ năm 2012 đến 2014 của LLBH tại công ty 37

6 Bảng 2.6 Tình hình tuyển dụng LLBH của công ty qua 3 năm (2012 – 2014) 38

7 Bảng 2.7 Kết quả huấn luyện LLBH của công ty năm 2013 – 2014 40

8 Bảng 2.8 Mức lương của công ty Hải Phương năm 2012 - 2014 44

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

1 Sơ đồ 1.1 Quy trình tuyển dụng lực lượng bán hàng 17

2 Sơ đồ 1.2 Quy trình huấn luyện lực lượng bán hàng 21

3 Sơ đồ 1.3 Quy trình tạo động lực cho lực lượng bán hàng 22

4 Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Hải Phương 28

5 Biểu đồ 2.1 Các căn cứ xác định quy mô lực lượng bán hàng 35

6 Biểu đồ 2.2 Phương pháp huấn luyện lực lượng bán hàng 40

PHẦN MỞ ĐẦU:

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hiện nay, ở hầu hết các ngành kinh tế, từ kinh doanh các mặt hàng tiêu dùngđến các sản phẩm mỹ phẩm đều có sự cạnh trạnh vô cùng gay gắt giữa các doanhnghiệp(DN) Để có thể tồn tại và phát triển thì các DN phải tạo cho mình một lợi thếcạnh tranh trên thị trường Và công tác tổ chức LLBH cũng là một trong những lợi thếcạnh tranh mà bản thân các DN quan tâm Việc lựa chọn mô hình tổ chức LLBH phùhợp sẽ góp phần tạo điều kiện để công ty dễ dàng hơn trong việc tiếp cận các kháchhàng (KH) của mình và giúp cho KH dễ dàng tiếp cận nguồn hàng của DN Qua đóthúc đẩy hoạt động tiêu thụ hàng hóa của DN, giúp tăng doanh thu, lợi nhuận và nângcao vị thế cạnh tranh của DN trên thị trường Đồng thời việc lựa chọn mô hình LLBHphù hợp sẽ giúp cho DN tiết kiệm được tối đa các nguồn lực của mình như nguồn lựctài chính, con người…

Xã hội ngày càng phát triển vì vậy nhu cầu làm đẹp của người dân ngàycàng được chú trọng cao Hiện nay KH chủ yếu của ngành mỹ phẩm là các đại lý lớn,nhỏ và các siêu thị Nhưng trong tương lai, cùng với sự phát triển của nên kinh tế, thunhập của người dân tăng lên, đối tượng KH là các hộ gia đình sẽ ngày càng gia tăng,tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho các DN kinh doanh trong ngành Tuy nhiên, cùng với

sự thay đổi của môi trường kinh tế, nhu cầu của KH của sẽ thay đổi Do đó, bản thâncác DN phải xây dựng và lựa chọn cho mình một mô hình LLBH phù hợp để có thểthúc đẩy hoạt động tiêu thụ và giữ vững vị thế cạnh tranh của mình Hiện tại HảiPhương cũng rất chú trọng đến công tác tổ chức LLBH của công ty, và LLBH hiện tại

đã mang lại cho Hải Phương

rất nhiều thuận lợi trong việc tiếp cận và tư vấn sản phẩm cho khách hàng, nhàquản lý dễ dang phân công công việc và theo dõi việc thực hiện công việc của cácnhân viên Tuy nhiên mô hình LLBH hiện tại của Hải Phương vẫn chưa đáp ứng đượcyêu cầu về sự linh hoạt và sự thích ứng đối với sự thay đổi trong môi trường kinhdoanh Mô hình LLBH của công ty còn chưa phù hợp với tình hình thị trường nhưhiện nay, hơn nữa do khách hàng của công ty khá phân tán, do đó việc áp dụng đơnthuần LLBH theo khách hàng là chưa đủ và làm phát sinh nhiều chi phí cho lực lượngbán hàng của doanh nghiệp

Xuất phát từ những lý do trên, nhận thấy, việc hoàn thiện công tác tổ chứcLLBH hàng cho Công ty TNHH TM là cần thiết trong giai đoạn này, do đó em đãquyết định lựa chọn đề tài "Hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng cho Công

ty TNHH TM Hải Phương" làm đề tài nghiên cứu

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài

Một số đề tài liên quan đã được thực hiện trong vài năm qua:

- “Hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng nhằm mở rộng thị trường tiêu thụ nộiđiạ của công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hoa Nam”: Đặng Văn Quý khóa K46K1 năm

2014 Luận văn tốt nghiệp trường Đại học Thương Mại Luận văn có cái nhìn tổngquan về lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hoa Nam song chưa

đi sâu phân tích từng nội dung cụ thể để phát hiện những thiếu sót mang tính điểnhình Đặc biệt chưa tổ chức được lực lượng bán hàng giỏi dẫn đến lợi nhuận chưa cao

và chưa thực sự có những thành công như mong đợi

- “Hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại Công ty TNHH phát triển côngnghệ tin học và thương mại Đại Phú Tín”: Đỗ Thị Ngân khóa K43A1 năm 2011 Luậnvăn tốt nghiệp trường Đại học Thương mại Đề tài cung cấp cái nhìn khái quát về côngtác tổ chức lực lượng bán hàng tại tại Công ty TNHH phát triển công nghệ tin học vàthương mại Đại Phú Tín Tập trung giải quyết chủ yếu các vấn đề liên quan đến côngtác huấn luyện và tạo động lực cho lực lượng bán hàng từ đó nâng cao hiệu quả củacông tác bán hàng trong doanh nghiệp này

- “Hoàn thiên công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần hoá chất côngnghiệp Tân Long”: Trần Hải Trung khóa K45A1 năm 2013 Luận văn tốt nghiệptrường Đại học Thương Mại Luận văn tập trung giải quyết các vấn đề liên quan đếnnguồn nhân lực trong bán hàng, tìm ra các biện pháp nhằm nâng cao trình độ nguồnnhân lực và hiệu quả của việc sử dụng nhân lực trong hoạt động bán hàng

- “Hoàn thiên công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty thương mại và du lịchHồng Trà”: Nguyễn Tiến Lợi khóa K44A2 năm 2012 Luận văn tốt nghiệp trường Đạihọc Thương Mại Hà Nội Luận văn đi sâu giải quyết các vấn đề còn tồn tại của côngtác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty thương mại và du lịch Hồng Trà như sựchồng chéo trong quá trình thực hiện công việc, sự cứng nhắc và thiếu tính linh hoạtcủa các phòng ban nên hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chưa đạt kết quả nhưmong muốn

- “Hoàn thiện công tác tổ chức mạng lưới bán hàng tại công ty Thương mại dịch vụTràng Thi”: Tạ Thị Thu Phương khóa K44A3 năm 2012, Luận văn tốt nghiệp trường

Đại học Thương Mại Hà Nội Luận văn nghiên cứu về thực trạng tổ chức lực lượngbán hàng tại Công ty có điểm mạnh, điểm yếu gì và nguyên nhân của nó, từ đó kiếnnghị, giải pháp để hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng của công ty để công

ty có thể mở rộng tiêu thụ thị trường tiêu thụ nội địa một cách hiệu quả

Nhận thấy hầu hết các luận văn trên đều đạt được những kết quả nhất địnhnhư: Nắm bắt rõ thực trạng công tác tổ chức LLBH của công ty nghiên cứu, đưa rađược một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức LLBH của công ty Tuynhiên chưa có đề tài nghiên cứu nào về tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty TNHH

TM Hải Phương Do đó đề tài nghiên cứu “ Hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán

hàng tại công ty TNHH TM Hải Phương” là hoàn toàn mới và không bị trùng lắp với các

đề tài nghiên cứu công tác tổ chức lực lượng bán hàng trong doanh nghiệp trước đó

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa các cơ sở lý luận, vấn đề lý luận về công tác tổ chức LLBH ởdoanh nghiệp , làm cơ sở cho việc phân tích thực trạng và đề xuất các giải pháp

- Phân tích và đánh giá thực trạng thực hiện công tác tổ chức LLBH của Công tyTNHH TM Hải Phương

- Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chứcLLBH cho công ty TNHH TM Hải Phương trong thời gian tới

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu : công tác tổ chức LLBH cho công ty TNHH TM Hải

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

5.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

• Phương pháp quan sát trực tiếp:

- Mục đích: Thông qua quan sát các hoạt động tác nghiệp của lực lượng bán hàng tạiphòng kinh doanh của công ty, tiến hành ghi chép, thu thập các thông tin về tổ chứclực lượng bán hàng

- Đối tượng quan sát: Các nhân viên bán hàng của công ty

- Quy mô điều tra: Toàn bộ các hoạt động tại phòng kinh doanh tại trụ sở công ty

• Phương pháp điều tra:

- Mục đích: Phương pháp này sử dụng bảng câu hỏi trắc nghiệm được thiết kế sẵn vàđược lặp đi lặp lại với nhiều đáp viên nhằm tìm kiếm những thông tin về công tác tổchức lực lượng bán hàng tại công ty TNHH TM Hải Phương

- Đối tượng điều tra: Các nhân viên bán hàng của công ty

- Quy mô điều tra: Số lượng phiếu phát ra là 15 phiếu

• Phương pháp phỏng vấn:

- Mục đích: Làm rõ các thông tin mà phiếu điều tra chưa thể hiện được rõ ràng

- Đối tượng phỏng vấn: Các nhà quản trị, các trưởng, phó phòng phụ trách hoặc có liênquan đến hoạt động bán hàng tại công ty

- Quy mô phỏng vấn: Phòng giám đốc, phòng kinh doanh

5.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

- Tham khảo các tài liệu như: Quá trình hình thành và phát triển của công ty, tình hình hoạt động kinh doanh một số năm gần đây và tài liệu được đặc biệt quan tâm

đó là những tài liệu liên quan tới hoạt động bán hàng, tổ chức lực lượng bán hàng của công ty… các dữ liệu này được thu thập qua các nguồn như các phòng ban, website của công ty

5.2 Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu

- Đối tượng điều tra: Các thông tin đã thu thập, tổng hợp từ các phiếu điều tra, các báocáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

- Quy mô điều tra: Trong 3 năm 2012 – 2014

6 Kết cấu đề tài

- Ngoài phần mở đầu, kết luận đề tài được kết cấu thành 3 chương:

Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác tổ chức lực lượng bán hàngcủa doanh nghiệp

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàngcủa công ty TNHH TM Hải Phương

Chương 3: Đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng của công ty TNHH TM Hải Phương

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG

CỦA DOANH NGHIỆP.

1.1 Các khái niệm có liên quan đến công tác tổ chức LLBH của doanh nghiệp.

1.1.1 Khái niệm về bán hàng.

- Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp thương mại, là quá trình người bán chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá, dịch

vụ cho người mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền đòi tiền ở người mua

1.1.2 Khái niệm quản trị bán hàng

- Quản trị bán hàng là hoạt động của nhà quản trị bán hàng trong doanh nghiệpgồm các hoạt động xây dựng kế hoạch bán hàng, tổ chức triển khai và kiểm soát hoạtđộng bán hàng của nhân viên bán hàng

1.1.3 Khái niệm tổ chức bán hàng

- Tổ chức bán hàng bao gồm tổ chức mạng lưới bán hàng và tổ chức lực lượngbán hàng Trong đó tổ chức mạng lưới bán hàng là việc doanh nghiệp lựa chọn chomình một mô hình tổ chức mạng lưới bán hàng phù hợp, tiến hành triển khai và pháttriển mạng lưới bán hàng nhằm đạt được mục tiêu bán hàng Còn tổ chức lực lượngbán hàng bao gồm một số công việc như xác định cơ cấu lực lượng bán hàng, huấnluyện lực lượng bán hàng, tạo động lực cho lực lượng bán hàng

1.1.4 Khái niệm lực lượng bán hàng

- Lực lượng bán hàng của doanh nghiệp bao gồm những cá nhân, tổ chức thamgia trực tiếp vào quá trình bán hàng của doanh nghiệp Lực lượng bán hàng là lựclượng chủ yếu thực hiện các kế hoạch và mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp, là cầunối cơ bản nhất giữa doanh nghiệp và khách hàng

1.1.5 Khái niệm tổ chức lực lượng bán hàng

- Tổ chức lực lượng bán hàng là một thành phần cấu thành của tổ chức triểnkhai bán hàng trong quy trình quản trị bán hàng Tổ chức lực lượng bán hàng bao gồmmột số công việc chủ đạo như: xác định cơ cấu lực lượng bán hàng, xác định các tiêuchuẩn của lực lượng bán hàng, tuyển dụng lực lượng bán hàng, huấn luyện lực lượngbán hàng, tạo động lực cho lực lượng bán hàng

1.1.6 Khái niệm quy mô và định mức lực lượng bán hàng

- Quy mô lực lượng bán hàng là sự xác định số lượng, chất lượng, thời điểm nhân sựcần thiết của lực lượng bán hàng mà doanh nghiệp đang triển khai trên thị trường

- Định mức lực lượng bán hàng là mức chuẩn về doanh số hoặc kết quả bánhàng đặt ra với mỗi cá nhân hay đơn vị kinh doanh thuộc lực lượng bán hàng trongmột khoảng thời gian nhất định

1.1.7 Khái niệm tuyển dụng lực lượng bán hàng

- Tuyển dụng lực lượng bán hàng là một quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhân sự

đề thỏa mãn nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp và bổ sung lực lượng bán hàng cầnthiết nhằm thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp

1.1.8 Khái niệm huấn luyện lực lượng bán hàng

- Huấn luyện lực lượng bán hàng là quá trình cung cấp các kiến thức, hoàn thiệncác kỹ năng, rèn luyện các phẩm chất nghề nghiệp cho người lao động trong doanhnghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu trong quá trình thực hiện công việc của họ ở cả hiện tại

và tương lai

1.1.9 Khái niệm tạo động lực cho lực lượng bán hàng

- Tạo động lực cho lực lượng bán hàng là việc sử dụng các biện pháp để hướngtới việc đạt được các mục tiêu cá nhân của nhân viên bán hàng và mục tiêu chung hay

đó là quá trình chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của người lao động để người laođộng có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và qua đó góp phần hoàn thành mụctiêu của doanh nghiệp

+ Đãi ngộ tài chínhĐãi ngộ tài chính trong doanh nghiệp là hình thức đãi ngộ thực hiện bằng cáccông cụ tài chính, bao gồm nhiều loại khác nhau : tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp,phúc lợi, trợ cấp, cổ phần

+ Đãi ngộ phi tài chínhĐãi ngộ phi tài chính thực chất là quá trình chăm lo cuộc sống tinh thần củangười lao động thông qua các công cụ không phải tiền bạc

1.2 Các nội dung lý luận về công tác tổ chức LLBH của doanh nghiệp

1.2.1 Phân loại lực lượng bán hàng của doanh nghiệp.

- Lực lượng bán hàng là cầu nối cơ bản nhất giữa công ty và thị trường Lựclượng bán hàng của doanh nghiệp được chia thành hai loại: lực lượng bán hàng thuộcbiên chế của doanh nghiệp và lực lượng bán hàng không thuộc biên chế của doanh

nghiệp Tuy nhiên rất nhiều doanh nghiệp tổ chức lực lượng bán hàng hỗn hợp baogồm cả lực lượng cơ hữu và các đại lý, đại diện và cộng tác viên.

- Lực lượng bán hàng thuộc biên chế của doanh nghiệp bao gồm tất cả nhữngngười lao động của doanh nghiệp có trách nhiệm trực tiếp đến hoạt động bán hàng.Lực lượng này có thể chia thành lực lượng bán hàng tại doanh nghiệp và lực lượng bánhàng tại địa bàn

• Lực lượng bán hàng tại doanh nghiệp:

- Lực lượng bán hàng tại doanh nghiệp (bên trong) thường làm việc tập trung ởcác văn phòng của doanh nghiệp và liên hệ với khách hàng chủ yếu thông qua điệnthoại, email, fax, từng cá nhân hiếm khi tiếp xúc trực tiếp với khách hàng Tại nhữngdoanh nghiệp không có mạng lưới bán hàng trải theo khu vực địa lý thì lực lượng bánhàng tại doanh nghiệp có thể được coi là lực lượng bán hàng chủ yếu Ngược lại, vớicác doanh nghiệp có mạng lưới bán hàng trải rộng trên thị trường thì lực lượng nàyđóng vai trò hỗ trợ cho LLBH bên ngoài công ty LLBH tại công ty thường bao gồmgiám đốc kinh doanh, trưởng phòng kinh doanh, các nhân viên kinh doanh

• Lực lượng bán hàng tại địa bàn:

- Là những người trực tiếp bán hàng của doanh nghiệp cho khách hàng và cungcấp cho họ những dịch vụ thông qua các cuộc giao dịch trực tiếp tại địa bàn Nơi làmviệc của lực lượng này không phải là văn phòng doanh nghiệp mà trải dài theo vùngđịa lý, trên các địa bàn hoạt động của doanh nghiệp, nơi tập trung một lực lượng kháchhàng đủ lớn của doanh nghiệp Những thành viên thuộc LLBH này sẽ có trách nhiệmbán hàng hoặc cung ứng dịch vụ thông qua giao dịch trực tiếp với khách hàng, thôngthường tại địa bàn của khách hàng Ngoại trừ hoạt động bán lẻ, đa số lực lượng bánhàng hoạt động ở bên ngoài

- Lực lượng bán hàng không thuộc biên chế của doanh nghiệp: gồm đại lý bánhàng và cộng tác viên

• Đại lý bán hàng là những thể nhân hay pháp nhân thực hiện một hay nhiều hành vi cóliên quan đến hoạt động bán hàng theo sự ủy thác của doanh nghiệp trên một cơ sởhợp đồng đại lý

• Các cộng tác viên là những người có thỏa thuận với doanh nghiệp để bán hàng chodoanh nghiệp trên thị trường Lực lượng này không thuộc quân số nhân viên bán hàngcủa doanh nghiệp và hưởng lương từ hoa hồng hoặc chiết khấu khi bán hàng.

- Các chức danh bán hàng trong doanh nghiệp: giám đốc kinh doanh , giám đốcbán hàng, giám đốc khu vực, giám sát bán hàng, nhân viên bán hàng,…

1.2.2 Xác định quy mô và định mức cho lực lượng bán hàng của doanh nghiệp.

1.2.2.1 Xác định quy mô lực lượng bán hàng

- Quá trình này thực chất nhằm trả lời ba câu hỏi:

 Doanh nghiệp cần những chức danh gì?

 Số lượng nhân sự cho từng chức danh bán hàng?

Tầm hạn quản lý của quản lý bán hàng: Số người có thể phụ trách tối đa, quy

mô thị trường tối đa có thể đảm nhận tốt của một quản lý bán hàng Tầm hạn quản lýcho phép định biên quản lý bán hàng

- Một số chức danh cơ bản của lực lượng bán hàng:

 Giám đốc bán hàng (giám đốc kinh doanh): là người đảm bảo các mục tiêu doanh thucủa doanh nghiệp Thực hiện các công việc lập chiến lược, kế hoạch, xác định hạnngạch và đồng thời chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ lực lượng bán hàng của công ty

 Giám đốc chi nhánh (khu vực): là người đại diện cho giám đốc hoặc giám đốc kinhdoanh tại thị trường nhất định và chịu trách nhiệm đại diện cho doanh nghiệp quản lýtoàn bộ lực lượng bán hàng tại chi nhánh của mình

 Trưởng kênh bán hàng (ngành hàng): là chức danh có tại các doanh nghiệp tổ chức lựclượng bán hàng thành các kênh, chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch, tổ chức triểnkhai và kiểm soát các hoạt động bán hàng đồng thời quản lý giám sát và nhân viên bánhàng thuộc kênh của mình

 Cửa hàng trưởng: chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh bao gồm mua,bán, dự trữ và cả doanh số đạt được của cửa hàng, quản lý các nhân viên bán hàng, hậucần thuộc biên chế của cửa hàng.

 Giám sát bán hàng: Mỗi giám sát bán hàng có nhiệm vụ quản lý các điểm bán thuộckênh phân phối được giao, chịu trách nhiệm thu thập thông tin về khách hàng và đốithủ cạnh tranh trên địa bàn mình phụ trách và thường quản lý luôn cả các nhân viênbán hàng thuộc phạm vi thị trường mình phụ trách

 Nhân viên bán hàng (nhân viên kinh doanh) Là người trực tiếp làm nhiệm vụ bánhàng của DN, trực tiếp quan hệ với khách hàng, duy trì các mối quan hệ, nhận đơnhàng, thiết lập mối quan hệ mới Tùy từng DN mà chức năng, nhiệm vụ, quyền hạncủa nhân viên bán hàng được quy định cụ thể

 Nhân viên giao hàng: Chịu trách nhiệm giao hàng cho các khách hàng theo hợp đồng

ký kết Ngoài ra, họ có thể chịu trách nhiệm các dịch vụ sau bán như lắp đặt, bảodưỡng, …

 Nhân viên phát triển thị trường, tiếp thị: Chịu trách nhiệm giới thiệu và bán các sảnphẩm mới của doanh nghiệp hoặc xúc tiến tiếp cận các khách hàng mới

1.2.2.2 Xác định định mức lực lượng bán hàng

- Mục đích sử dụng định mức của lực lượng bán hàng là:

Là tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động của nhân viên bán hàng

Là cơ sở để định hướng mục tiêu và khích lệ lực lượng bán hàng

Là cơ sở để đánh giá năng suất và hiệu quả làm việc của lực lượng bán hàng

- Thông thường doanh nghiệp thường có một số các định mức bán hàng cơ bản:

Hạn ngạch trên cơ sở kết quả được thể hiện thông qua:

Khối lượng hàng bán: Thể hiện thông qua tổng số lượng bán giao cho một bộ phận

Số lượng khách hàng: Hạn ngạch này tập trung vào giữ và thu nhận khách hàng

- Các hạn ngạch về tài chính: có ba dạng hạn ngạch về tài chính:

Lợi nhuận khu vực: Tính trên cơ sở lợi nhuận ròng, tỷ lệ doanh lợi trên tài sản

sử dụng hoặc thu nhập còn lại của một khu vực xác định

Tổng lãi gộp: Là cách đảm bảo một giới hạn lợi nhuận trong khi phá vỡ các khókhăn về tính toán lợi nhuận khu vực

Chi phí: Là các giới hạn về ngân sách mà người bán hàng không được vượt qua

- Hạn ngạch trên cơ sở hành vi ứng xử: Còn gọi là hạn ngạch hoạt động, xácđịnh bằng cách quy định các hành vi nhất thiết nhân viên bán hàng phải thi hành khibán hàng

- Dạng hạn ngạch các công ty sử dụng thông dụng nhất là dựa trên khối lượngbán Các công ty thường sử dụng kết hợp nhiều hạn ngạch vì không có một loại hạn ngạchnào áp dụng thành công cho tất cả các trách nhiêm của nhân viên bán hàng khu vực

1.2.3 Tuyển dụng lực lượng bán hàng của doanh nghiệp.

- Quy trình tuyển dụng lực lượng bán hàng:

Sơ đồ 1.1 Quy trình tuyển dụng lực lượng bán hàng+ Bước 1 : Định danh công việc cần tuyển dụng nhằm xác định đúng nhu cầunhân sự trước mắt và lâu dài cho doanh nghiệp

+ Bước 2 : Thông báo tuyển dụng nhằm mục đích thu hút được nhiều nhất ứngviên từ các nguồn khác nhau giúp cho việc lựa chọn thuận lợi và đạt kết quả mong muốn

+ Bước 3 : Thu nhận và xử lý hồ sơ nhằm kiểm tra sự phù hợp về các tiêu chuẩncủa các ứng viên tham gia tuyển dụng, đồng thời cũng loại bỏ những ứng viên không

đủ hoặc không phù hợp để giảm bớt chi phí cho doanh nghiệp và cả ứng viên

+ Bước 4 : Tổ chức thi tuyển nhằm mục đích để lựa chọn được nhân sự tốt nhất

có thể đảm nhận công việc mà doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng

+ Bước 5 : Đỏnh giỏ cỏc ứng viên Người lao động trong doanh nghiệp cần có

đủ các điều kiện về chuyên môn, đạo đức, lý tưởng và thể lực

+ Bước 6 : Quyết định tuyển dụng Để nâng cao mức độ chính xác của cácquyết định tuyển dụng , cần xem xét một cách hệ thống các thông tin về ứng viên, pháttriển bản tóm tắt về ứng viên Đồng thời hội đồng tuyển dụng nờn cú sự thống nhấttrước về cách thức ra quyết định tuyển dụng

+ Bước 7 : Hội nhập nhân viên mới giúp cho người được tuyển dụng nhanhchóng tiếp cận công việc và hòa nhập với tập thể.

- Các tiêu chuẩn tuyển dụng: Mỗi vị trí có các tiêu chuẩn tuyển dụng khác nhau:

Giám đốc bán hàng: Tốt nghiệp đại học quản trị kinh doanh, marketing; có ítnhất hai năm kinh nghiệm với vị trí tương đương; đọc hiểu và giao tiếp thông thườngbằng tiếng Anh, sử dụng thành thạo vi tính, khả năng thiết lập chiến lược, mục tiêu

Trưởng kênh bán hàng: Tốt nghiệp đại học quản trị kinh doanh, marketing; có ítnhất một năm kinh nghiệm với vị trí tương đương; đọc hiểu và giao tiếp thông thườngbằng tiếng Anh, sử dụng thành thạo vi tính

Giám sát bán hàng: Tốt nghiệp cao đẳng quản trị kinh doanh, marketing, kinh tếtrở nên, có ít nhất hai năm kinh nghiệm bán hàng; khả năng quảnlý, giám sát kiểm tracông việc, giao tiếp tốt, vi tính văn phòng, tiếng Anh trình độ cơ bản

Nhân viên bán hàng: Tốt nghiệp tối thiểu trung học phổ thông, ham thích bánhàng, có áp lực kiếm tiền mưu sinh, hiểu biết về sản phẩm, lĩnh vực kinh doanh, cónghị lực và tự tin trong bán hàng, năng động và linh hoạt, trung thực với khách hàng,

có kinh nghiệm tối thiểu 6 tháng bán hàng; ngoại ngữ trình độ giao tiếp

Nhân viên phát triển thị trường: Ham thích nghề tiếp thị, có áp lực kiếm tiền,

am hiểu về thị trường và sản phẩm, có kỹ năng giao tiếp tốt, có khả năng thuyết phục,tiếng Anh đáp ứng yêu cầu công việc

- Các lưu ý khi tuyển dụng lực lượng bán hàng:

 Không nên quan tâm nhiều đến quá khứ ứng viên

 Sử dụng công cụ trắc nghiệm để gạn lọc nhanh ứng viên không tiềm năng

 Cảnh giác với ứng viên chỉ mô tả công việc và vị trí mà không đề cập thành tích

 Ứng viên tốt phải có cả 3 yếu tố: chuyên môn, kinh nghiệm và tính cách

 Làm tốt ngay từ đầu: Dù trong trường hợp khẩn cấp cũng giữ tiêu chuẩn, sai lầm sẽphải trả giá

1.2.4 Đào tạo huấn luyện lực lượng bán hàng của doanh nghiệp.

- Các nội dung huấn luyện lực lượng bán hàng:

Huấn luyện về kiến thức: Khối lượng kiến thức mà nhân viên bán hàng mới cần

có sẽ phụ thuộc vào doanh nghiệp và trình độ kỹ thuật sản xuất kinh doanh

 Kiến thức về doanh nghiệp: lịch sử doanh nghiệp, các thủ tục hành chính, thu nhập,các chương trình hành động, các tiêu chuẩn pháp lý, chính sách khen thưởng, các chỉtiêu báo cáo thường xuyên

 Kiến thức về sản phẩm: Các đặc trưng kỹ thuật,các tiêu chuẩn tiến hành, các yêu cầucủa khách hàng đặc biệt, các yếu điểm, các tình huống, các sai sót có thể xảy ra trongbán hàng Cần biết rõ về sản phẩm cạnh tranh cũng như của chính mình

 Kiến thức về quá trình bán hàng: Xác định mục tiêu bán hàng, lên kế hoạch thực hiện,xác định các kỹ thuật bán hàng.

 Kiến thức về khách hàng: Cần hiểu các nhu cầu, nguồn ảnh hưởng cạnh tranh và các

ưu điểm của khách hàng

 Kiến thức về thị trường: Các thông tin về đối thủ và các hoạt động cạnh tranh của họ,các phát triển về công nghệ, các xu thế, các điều kiện kinh tế

Huấn luyện kỹ năng bán hàng và kỹ năng quản trị bán hàng: Các kỹ thuật bánhàng Quản trị thời gian và khu vực Giao tiếp và lên kế hoạch

- Các phương pháp huấn luyện lực lượng bán hàng.

Huấn luyện qua công việc: còn được gọi là huấn luyện tại hiện trường hayhuấn luyện có người hướng dẫn và huấn luyện có giới hạn, kèm cặp Các học viênđược kèm cặp trực tiếp bởi các nhà quản trị bán hàng Qua đó nhà quản trị bán hàng cóthể đánh giá trực tiếp được trình độ cũng như điểm yếu, điểm mạnh của học viên

Huấn luyện tại lớp học Đặc điểm là dựa vào nhóm hơn là cá nhân, tiến hành tạiđịa điểm trung tâm, được dự kiến thời gian, lên kế hoạch trước và sử dụng các phụ trợnghe nhìn, các chương trình học theo hệ thống và đánh giá theo đề án Sử dụng cácphương pháp chính kết hợp trong quá trình huấn luyện gồm:

 Bài giảng: Là phương pháp có hiệu lực nhất, sử dụng giao tiếp sơ đẳng một chiều,cung cấp thông tin về lịch sử công ty, cơ cấu thị trường…tới học viên bằng các phụ trợnghe nhìn như phim, băng video, slides và bảng biểu

 Thảo luận tình huống: Sử dụng các tình huống và giao tiếp hai chiều thông qua thảoluận nhằm thúc đẩy sự tham gia của học viên Các tình huống minh họa như: tìnhhuống bán hàng, các yêu cầu sản phẩm và các vấn đề bán hàng khác

 Đóng kịch: Được thực hiện bằng cách tạo ra một diễn đàn và quá trình để nhân viênbán hàng đưa bài học vào thực hành

 Huấn luyện bằng vi tính và qua mạng: Sử dụng máy vi tính như một hệ thống chuyênmôn Nhân viên bán hàng sẽ cung cấp thông tin cho hệ thống, sau đó hệ thống sẽ đưa

ra các thông tin hỗ trợ nhân viên bán hàng

 Tự nghiên cứu: Các tài liệu học tập được chương trình hóa như phim, các phần mềmmáy tính Các học viên thông qua tài liệu sẽ tự nghiên cứu về chương trình đào tạo

- Quy trình huấn luyện lực lượng bán hàng

Sơ đồ 1.2 Quy trình huấn luyện lực lượng bán hàng+ Bước 1: Xác định nhu cầu là giai đoạn đầu tiên và có ý nghĩa quan trọng trongtiến trình đào tạo nhân sự của doanh nghiệp Nhu cầu đào tạo thay đổi không chỉđối với từng vị trí công tác trong cơ cấu tổ chức mà còn đối với từng người trongdoanh nghiệp

+ Bước 2: Xây dựng kế hoạch đào tạo bao gồm những nội dung như là cácchính sách, chương trình, ngân quỹ, các kế hoạch chi tiết, mục tiêu, đối tượng đượcđào tạo, cở sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho đào tạo…

+ Bước 3: Quá trình này thể hiện rõ vai trò tổ chức, điều phối, hướng dẫn, độngviên của nhà quản trị trong việc tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện tốt nhất mụctiêu đào tạo đã vạch ra Quá trình này được thực hiện bên trong hoặc bên ngoàidoanh nghiệp

+ Bước 4: Đánh giá kết quả là một việc làm cần thiết và quan trọng không chỉbởi nó giúp doanh nghiệp đánh giá được năng lực chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng,trình độ quản lý của cán bộ, mà còn chỉ ra cho doanh nghiệp những mặt còn tồn tại,hạn chế từ đó có biện pháp khắc phục, cải tiến , hoàn thiện trong các khóa đào tạo bồidưỡng sau này

1.2.5 Tạo động lực cho lực lượng bán hàng của doanh nghiệp.

- Quy trình tạo động lực cho lực lượng bán hàng Gồm 5 bước cơ bản sau:

Sơ đồ 1.3: Quy trình tạo động lực cho lực lượng bán hàng

(Nguồn: Giáo trình Quản trị tác nghiệp Doanh nghiệp thương mại)

Theo sơ đồ, doanh nghiệp cần nắm bắt nhu cầu của lực lượng bán hàng sau đóxây dựng và triển khai chương trình tạo động lực Doanh nghiệp cần theo dõi nhữngphản hồi từ phía lực lượng bán hàng để có điều chỉnh phù hợp tránh thất thoát nhân sự

- Các biện pháp tạo động lực cho lực lượng bán hàng:

 Các biện pháp tài chính:

Các doanh nghiệp thường trả công cho nhân viên bán hàng gồm phần cố định,phần biến đổi, các chi phí và phúc lợi khác Vấn đề là phải kết hợp được các yếu tốnày để đạt được mục tiêu và mọi người đề thỏa mãn Hình thức thanh toán phổ biếnnhất là lương cộng hoa hồng vì theo hình thức này sẽ đảm bảo an toàn và khuyếnkhích thu nhập cao hơn với những doanh số bán cao hơn

 Các biện pháp phi tài chính:

Tổ chức các buổi gặp mặt giữa nhà quản trị và nhân viên bán hàng Các nhàquản trị sẽ có cơ hội hiểu được nhân cách, những nhu cầu và vấn đề của từng nhânviên bán hàng để có thể đưa ra các biện pháp tạo động lực phù hợp với từng nhân viênbán hàng

Tạo sự thăng tiến: Doanh nghiệp sử dụng lộ trình công danh trong công tác tạođộng lực cho LLBH có hiệu ứng rất tốt, do sự thăng tiến dựa trên thành tích

Tạo sự thi đua bán hàng: Là một dạng khích lệ phổ biến cho những người bánhàng Nó thu hút được tinh thần cạnh tranh của những nhân viên bán hàng và khả nănglôi cuốn nhu cầu thành đạt và công nhận

Như vậy, ngoài tiền công doanh nghiệp cần tạo động cơ cho nhân viên bán hàngbằng các biện pháp khuyến khích vật chất và phi vật chất, nhằm giúp nhân viên phấnkhởi và nhiệt tình với công việc và doanh nghiệp

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức LLBH của doanh nghiệp

1.3.1 Nhân tố bên trong doanh nghiệp

1.3.1.1 Nhân sự:

Đội ngũ nhân sự đóng vai trò rất quan trọng với các công ty, đây là tài sản vôgiá của các công ty Thực tế đã chứng minh, nếu có một nền tảng nhân sự tốt thì cácmục tiêu hoạt động của các doanh nghiệp sẽ được thực hiện dễ dàng hơn Hơn thế nữa,nhân sự trong LLBH là những người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, là bộ mặt củacông ty Chính vì thế, yếu tố nhân sự có vai trò vô cùng quan trọng trong việc tạo lậpnên LLBH hoạt động tốt

1.3.1.2 Tài chính:

Nguồn lực tài chính đóng vai trò quan trọng với bất kỳ doanh nghiệp nào Mộtkhi đã có nguồn tài chính ổn định thì việc xoay vòng vốn kinh doanh và việc đầu tưthực hiện các hoạt động khác cũng diễn ra dễ dàng hơn Tron Một doanh nghiệp cónguồn lực tài chính mạnh sẽ có lợi thế hơn nhiều so với các đối thủ cạnh tranh củamình

1.3.1.3 Văn hóa:

- Với bất cứ DN nào thì văn hóa luôn là yếu tố vô hình nó giúp tạo ra không khílàm việc tốt hơn cho nhân viên, đồng thời nó góp phần xây dựng hình ảnh DN Bất kỳcông ty nào cũng nên xây dựng một nền văn hóa đặc trưng, hình ảnh cho mình

1.3.1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật:

Là những trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công

ty Có cơ sở vật chất tốt là một trong những yếu tố quan trọng làm nên sản phẩm tốt,tạo nên sự thoải mái cho nhân viên Hiện nay, các doanh nghiệp đang đầu tư hơn vàocác trang thiết bị công nghệ thông tin để tạo sự tiện nghi cho mình LLBH được hỗ trợhơn về kỹ thuật sẽ có điều kiện để thực hiện tốt công việc của mình

1.3.1.5 Sản phẩm

Là yếu tố quan trọng quyết định mục tiêu kinh doanh của Công ty Sản phẩmcủa Công ty phải tốt thì mới gây dựng được thương hiệu trên thị trường các doanhnghiệp dù theo đuổi chiến lược về giá nhưng luôn phải cố gắng hoàn thiện chất lượngsản phẩm Một khi sản phẩm đã có uy tín trên thị trường thì việc thúc đẩy tiêu thụcũng dễ dàng hơn, LLBH cũng dễ tiếp cận hơn với các đại lý phân phối

1.3.1.6 Chiến lược kinh doanh

Trong các doanh nghiệp thì chiến lược kinh doanh được coi là kim chỉ nam

Để có thể thực hiện được các mục tiêu, chiến lược đề ra thì LLBH luôn là bộ phận giữ

vị trí và vai trò quan trọng trong việc hiện thực hóa những mục tiêu đó Trong nhữngthời kì khác nhau thì doanh nghiệp sẽ có những chiến lược khác nhau, điều này ảnhhưởng tới quy mô, định mức của LLBH, quyết định xem trong thời gian tới công ty cócần tuyển dụng thêm nhân viên không hay phải tăng cường hơn nữa việc đào tạo chocác nhân viên

1.3.2 Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp

1.3.2.1 Khách hàng

Khách hàng là thị trường của doanh nghiệp đồng thời là lực lượng quan trọngchi phối, mang tính quyết định đến hoạt động bán hàng của công ty Mục đích của mỗidoanh nghiệp đều là làm hài lòng khách hàng, thông qua đó mang lại lợi thế cạnh tranhcho mình Chính nhu cầu của khách hàng quyết định sản phẩm và dịch vụ của công ty,đồng thời LLBH chính là lực lượng tiếp xúc trực tiếp với khách hàng nên cần nắm bắtđược mong muốn của khách hàng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng

1.3.2.2 Đối thủ cạnh tranh

Trong kinh doanh không thể thiếu sự cạnh tranh Trong nền kinh tế thị trườnghiện nay, các doanh nghiệp phải cạnh tranh vô cùng gay gắt để nắm giữ thị phần Mộtkhi đối thủ cạnh tranh làm tốt hơn thì công ty phải đánh giá và xem xét lại LLBH củamình để điều chỉnh sao cho kết quả đạt được tốt hơn

1.3.2.3 Chính trị - pháp luật

Quyền và lợi ích của người lao động luôn được sự quan tâm của cả người dân

và các cơ quan quản lý nhà nước hiện nay ở nước ta Điều đó thể hiện ở chính sách tiềnlương, chính sách thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm… luôn có những thay đổi sao cho phùhợp với những biến đổi chung của nền kinh tế Nhưng quy định chung này mọi doanhnghiệp đều phải thực hiện đúng, nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động

1.3.2.4 Kinh tế

Hiện nay Việt Nam đang đạt được tốc độ phát triển kinh tế cao Sự phát triểnkinh tế này tạo cơ hội to lớn cho các doanh nghiệp phát triển Đặc biệt khi Việt Namgia nhập WTO thì các doanh nghiệp có thể mở rộng thị trường ra nước ngoài đầy tiềmnăng và hứa hẹn nhiều cơ hội phát triển Khi đó thì công ty cần đề ra những phương

hướng tổ chức lực lượng bán hàng phù hợp với thực tế và các chiến lược dài hạn để cóthể nắm bắt cơ hội ngày càng phát triển hơn.

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM HẢI PHƯƠNG

2.1 Khái quát về công ty TNHH TM Hải Phương.

2.1.1 Giới thiệu khái quát về công ty.

- Công ty TNHH Thương Mại Hải Phương được thành lập theo GPKD số

071256 do sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hà Nội cấp lần đầu ngày 20/04/1999, đăng kýthay đổi lần thứ 5 ngày 26/12/2007

Tên công ty tiếng việt : Công ty TNHH Thương Mại Hải PhươngTên công ty tiếng anh : HAI PHUONG TRADING COMPANY LIMITEDTên công ty viết tắt : HAI PHUONG CO.,LTD

Trụ sở chính: Số 40 Hoàng Ngọc Phách, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Hà NộiGiám Đốc: Bùi Doãn Triệu

Điện thoại: (04) 37764812 Fax: (04) 37764813

Email: hpgroup.kd@gmail.com

- Công ty TNHH TM Hải Phương hoạt động phân phối, bán lẻ hàng tiêu dùngthiết yếu mỹ phẩm và dược mỹ phẩm hơn 10 năm trên thị trường Doanh thu đạt hàngchục tỷ đồng/năm

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty.

- Chức năng của công ty:

+ Tổ chức kinh doanh chủ yếu là phân phối, bán lẻ hàng tiêu dùng thiết yếu mỹphẩm và dược mỹ phẩm

+ Thực hiện theo đúng quy định của Bộ, Ngành về việc ký kết các hợp đồng lao động.+ Chịu sự quản lý hành chính, an ninh của ủy ban nhân dân các cấp nơi đặt trụ

sở của công ty

- Nhiệm vụ của công ty:

+ Xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch kinh doanh của công ty

+ Làm tốt nghĩa vụ với nhà nước, nộp thuế thu nhập doanh nghiệp

+ Mở rộng quan hệ thị trường đồng thời tìm kiếm thị trường mới

+ Thực hiện tốt chính sách cán bộ, tiền lương, làm tốt công tác quản lý laođộng, đảm bảo công bằng trong thu nhập, bồi dưỡng để không ngừng nâng cao nghiệp

vụ, tay nghề cho cán bộ nhân viên của công ty

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty.