GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TỔNG THỂ DỰA TRÊN NỀN TẢNG CÔNG NGHỆ MỞ

Chính vì lẽ đó, chúng ta thấy được sự cần thiết phải có các Công cụ hỗ trợ việc quản lý và khai thác hiệu quả các nguồn tài nguyên trong thư viện cũng như giúp việc chia sẻ, liên kết vốn

GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TỔNG THỂ DỰA TRÊN NỀN TẢNG CÔNG NGHỆ

MỞ

Hà Nội, 2015

I LỜI MỞ ĐẦU

Những biến đổi mạnh mẽ về kinh tế và xã hội trong những năm gần đây đã tạo tiền đề cho sự hình thành và phát triển “xã hội thông tin” Trong xã hội đó thông tin được xem như “hàng hóa” và nó đem lại sức mạnh to lớn, tạo thế cạnh tranh giữa các khu vực, các quốc gia cũng như giữa các cá nhân Qúa trình “xã hội thông tin toàn cầu” hiện nay đang được diễn ra trên toàn thế giới Trong bối cảnh đó, việc hướng tới sự định hình một xã hội thông tin ở từng nước đã đặt ra yêu cầu trong việc khai thác và sử dụng thông tin như một nguồn lực cơ bản và quan trọng để phát triển quốc gia

Với sự phát triển của mạng Internet, không gian thông tin của nhân loại được mở rộng và lớn hơn rất nhiều Ngày càng có nhiều trang Web được xây dựng để đăng tải và truyền thông tin trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Các bản tin, các loại ấn phẩm, các cơ sở dữ liệu, các cuộc thảo luận

và tham vấn được xuất hiện ngập tràn trên mạng Internet Mọi hoạt động trong xã hội hiện đại điều phải dựa trên thông tin Trong thời đại thông tin, lợi thế sẽ thuộc về quốc gia nào có năng lực tổ chức khai thác với hiệu quả cao nhất các nguồn thông tin và tri thức hiện có của nhân loại

Điều đó đặt ra 1 thách thức lớn đối với các trung tâm thông tin thư viện, làm sao có thể giám sát, quản lý và làm chủ được lượng thông tin khổng lồ hàng ngày được tăng lên theo cấp số nhân và phổ biến rộng rãi trên thế giới Thực tế cho thấy không một thư viện riêng lẻ nào có thể quản lý và khai thác tối ưu được khối lượng thông tin khổng lồ trên thế giới và đáp ứng hữu hiệu nhu cầu tin

đa dạng ngày càng tăng của các nhóm người dùng tin

Chính vì lẽ đó, chúng ta thấy được sự cần thiết phải có các Công cụ hỗ trợ việc quản lý và khai thác hiệu quả các nguồn tài nguyên trong thư viện cũng như giúp việc chia sẻ, liên kết vốn tài liệu giữa các thư viện để xây dựng lên 1 hệ thống thông tin lớn, giải quyết tốt nhất có thể các yêu cầu ngày càng chuyên sâu và phức tạp của người dùng

Sau nhiều năm nghiên cứu và cung cấp các giải pháp tổng thể trong lĩnh vực thư viện, nắm bắt được thực trạng cũng như các nhu cầu của các cơ quan Thông tin – Thư viện; Chúng tôi Công ty

Cổ phần Tư vấn và Tích hợp Công Nghệ D&L đã tiên phong xây dựng và phát triển các giải pháp

Phần mềm mã nguồn mở cho thư viện Có thể nói rằng đây là một trong những giải pháp tối ưu nhất, là công cụ hữu hiệu giúp quản lý và khai thác tối ưu các nguồn tài nguyên chung Mặt khác,

bộ giải pháp hoàn toàn phù hợp với xu thế phát triển chung của thế giới và đáp ứng được toàn diện bài toán của các Thư viện Việt Nam hiện đang mắc phải về mặt Công nghệ, chi phí đầu tư, nguồn lực vận hành, tính bền vững, tính mở…

II GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TỔNG THỂ

2.1 Mô hình tổng thể giải pháp

Giải pháp quản trị thư viện tổng thể chúng tôi đưa ra bao gồm các thành phần chính sau:

 Phần mềm quản trị thư viện tích hợp Koha là phần mềm quản lý các tài nguyên truyền

thống trong thư viện như sách, báo, tạp chí…

 Phần mềm quản lý tài nguyên số Dspace giúp thư viện xây dựng và phân phối các bộ sưu

tập số hóa trên internet, nó cung cấp một phương thức mới trong việc tổ chức và xuất bản thông tin trên internet.Dspace cho phép quản lý các file dữ liệu định dạnh PDF, DOCX, các file ảnh, file audio, Video…

 Phần mềm tìm kiếm tập trung Vufind giúp tìm kiếm thông tin trên tất cả các nguồn tài

nguyên của thư viện bao gồm thư viện truyền thống, thư viện số và CSDL điện tử/ trực tuyến trên một giao diện duy nhất

 Phần mềm xác thực tập trung CAS cho phép đăng nhập vào hệ thống với 1 tài khoản duy

nhất

 Hệ quản trị nội dung Drupal kết hợp toàn bộ các giải pháp trên tạo thành một cổng thông

tin thư viện duy nhất giúp việc quản lý, vận hành, khai thác tài liệu đơn giản, dễ dàng và nhanh chóng

 Hệ thống an ninh RFID: với hệ thống này các thư viện có thể giam sát an ninh kho sách

một các tốt nhất, tự động hóa các qui trình mượn trả sách trong thư viện giảm thiểu khối lượng công việc của thủ thư cũng như nâng cao chất lượng phục vụ cho bạn đọc

Sơ đồ bộ giải pháp thư viện tổng thể dựa trên các tiện tích PMNM

Nhìn vào mô hình trên, ngoài 2 thành phần chính là phần mềm quản trị thư viện tích hợp koha thì chúng ta có thể thấy 1 thành phần khá quan trọng khác đó là phần mềm tìm kiếm tập trung (Vufind) Vufind hỗ trợ người dùng tìm kiếm được tất cả các nguồn tài nguyên của Thư viện trong 1 lệnh tìm kiểm thay vì mất thời gian và lặp lại các hành động tìm tương tự trên phần mềm quản trị tích hợp (Koha), phần mềm quản lý tài nguyên số (Dspace) hay các cơ sở dữ liệu điện tử bên ngoài Điều này thực sự hữu ích cho người dùng trong vấn đề truy cập và tra cứu Công cụ tìm kiếm này

sẽ được tích hợp ngay trên cổng thông tin của Thư viện bằng cách sử dụng phần mềm mã nguồn

mở Drupal

2.2 Giải pháp quản trị thư viện tích hợp Koha

Giao diện intranet (giao diện thủ thư) phần mềm koha

- Koha là PM QTTVTH mã nguồn mở đầu tiên trên thế giới

- Phát triển lần đầu vào năm 1999-2000 tại New Zealand bởi Công ty Katipo và Thư viện

Trust Phiên bản mới nhất: Koha 3.16

- Phát triển và hỗ trợ trên thế giới: www.koha-community.org

- Phát triển và hỗ trợ tại Việt nam: www.koha.vn

- Có đầy đủ các phân hệ, tính năng mới nhất của PM QTTVTH bao gồm các phân hệ:

2.2.1 Tiêu chuẩn Koha

- Đáp ứng hoàn toàn các tiêu chuẩn chung của thế giới về thư viện

- Hỗ trợ tích hợp với các thiết bị an ninh Công nghệ barcode, chỉ từ, RFID

- Hỗ trợ và đáp ứng 100% các chuẩn biên mục quốc tế: MARC21, AACR2, DDC, RDA

- Hỗ trợ trên 50 ngôn ngữ trên thế giới Các phiên bản koha (koha 3.12; koha 3.14; koha3.16; koha3.18) đã được Việt hóa toàn bộ bởi Koha Vietnam

- Không hạn chế người dùng

- Hỗ trợ giao thức trao đổi dữ liệu Z39.50

- Nhập xuất bản ghi theo chuẩn ISO2709

2.2.2 Kiến trúc Koha

- Ứng dụng trên nền web (web-based application)

- Hệ điều hành cho máy chủ: UNIX

- Máy chủ web: Apache

- Hệ CSDL: MySQL

- Ngôn ngữ lập trình: Perl

- Máy trạm: trình duyệt web + kết nối mạng

2.2.3 Phân hệ Web – OPAC

- Cho phép người dùng có thể đăng nhập và quản lý các thông tin cá nhân

- Cho phép người dùng tìm kiếm tài liệu với nhiều tiêu chí khác nhau (hầu hết tất cả các trường thông tin của tài liệu) Có thể sắp xếp tìm kiếm theo các tiêu chí ưu tiên

- Người dùng có thể đặt mượn tài liệu từ giao diện OPAC và theo dõi các đặt mượn, các giao dịch lưu thông với thư viện

- Cho phép người dùng gửi tới thư viện các đề xuất bổ sung tài liệu Khi đề xuất được tiếp nhận hay các tài liệu đã được bổ sung, Koha sẽ thông báo đến người gửi đề xuất

- Giá sách ảo: Bạn đọc đã đăng nhập được quyền lưu lại các thông tin tìm kiếm từ OPAC Bạn đọc cũng có thể in hoặc gửi danh sách này qua email dưới định dạng ISO2709

- Cho phép người dùng bình luận, đánh giá trên từng tài liệu

Giao diện mẫu OPAC Koha

2.2.4 Phân hệ bạn đọc

- Cho phép thư viện quản lí từng cá nhân người dùng hoặc quản lí bạn đọc theo nhóm

- Phân loại bạn đọc theo nhóm dựa vào các tiêu chí: số tuổi tối thiểu/tối đa, số tiền cần để có thể đặt mượn sách, các chính sách trong phân hệ lưu thông,

- Cho phép nhân viên thư viện quản lý toàn bộ các thông tin và giao dịch mượn trả của bạn đọc: Ảnh cá nhân, số tiền đặt mượn (phạt/nợ), thông tin đặt mượn và thiết lập chính sách lưu thông riêng cho bạn đọc

- Hỗ trợ nhập bạn đọc theo lô

Thông tin bạn đọc trên giao diện quản trị

- Sao lưu biên mục: Sao chép dữ liệu biên mục của biểu ghi

- Biên mục nhanh: Kết nối với các máy chủ Z39.50 để truy xuất dữ liệu biên mục

- Dữ liệu có thể được hiển thị dưới nhiều định dạng khác nhau như dạng thông thường, dạng MARC, dạng nhãn MARC và định dạng ISBD

- Cho phép tìm kiếm bằng bất kì trường nào trong biểu ghi MARC, kết hợp nhiều tiêu chí

để tìm kiếm nâng cao

- Cho phép nhập dữ liệu theo lô

- Cho phép cán bộ thư viện khai báo các trường bắt buộc phải nhập, các giá trị mặc định

- Quản lý tính nhất quán

Giao diện nhập biểu ghi trong phân hệ biên mục

2.2.6 Phân hệ lưu thông

- Có thể được thiết lập chi tiết theo 3 tiêu chí khác nhau: kiểu bạn đọc, dạng tài liệu, kho tài liệu

- Với mỗi chính sách lưu thông, có thể thiết lập mặc định số thời gian mượn tối đa cho người dùng (bao nhiêu ngày kể từ khi mượn), số tài liệu được mượn và được đặt mượn tối đa

- Việc trả tài liệu dễ dàng: chỉ cần quét mã vạch của tài liệu được trả (cần máy đọc mã vạch)

- Cho phép bạn đọc đặt mượn từ giao diện OPAC

- Có chức năng mượn sách liên thư viện

- Bạn đọc có thể trả sách ở bất kì thư viện chi nhánh nào thùy theo chính sách lưu thông của từng thư viện

Giao diện ghi mượn tài liệu trong phân hệ lưu thông

2.2.7 Phân hệ quản lý Ấn phẩm định kỳ

- Đăng kí theo dõi và đánh giá ấn phẩm, có thể đặt mượn khi thư viện cập nhật tài liệu

- Koha có thể quản lí ấn phẩm đến muộn so với lịch đặt mua và gửi thông báo tới nhà cung cấp

- Quản lí được nhiều dạng APDK: nhật báo, tuần san, ấn phẩm hàng năm,

- Hiển thị trạng thái ấn phẩm trên giao diện web

- Có thể hiển thị trạng thái APDK theo nhiều kiểu khác nhau trong giao diện OPAC/intranet

Giao diện hiển thị kết quả tìm kiếm trong phân hệ ấn phầm định kỳ

2.2.8 Phân hệ Bổ sung

- Quản lý các nguồn ngân sách và quỹ

- Quản lí nhà cung cấp

- Quản lí tài liệu

- Quản lí khiếu nại

- Quản lý các đề xuấ mua tài liệu của bạn đọc

Quản lý đề xuất mua của bạn đọc trong Phân hệ Bổ sung

2.2.9 Phân hệ quản trị

- Cho phép cấu hình thông số cho toàn bộ các phân hệ trong hệ thống

- Cho phép phân một hoặc nhiều quyền cho từng kiểu thành viên:

o Quản trị viên: Có thể truy cập tất cả các chức năng, thiết lập và thay đổi hệ thống

Phân quyền cho từng đối tượng sử dụng thư viện

o Nhân viên thư viện: Tuỳ thuộc vào công việc có thể phân công quản lí 1 hoặc

Phân hệ quản trị Koha

2.3 Giải pháp quản trị thư viện số Dspace

- DSpace là phần mềm quản lý tài nguyên số hỗ trợ giải pháp xây dựng và phân phối các bộ sưu tập số hóa trên Internet

- DSpace do HP và The MIT Libraries phát triển vào năm 2002, hiện nay có gần 2000 trường đại học và các tổ chức văn hoá sử dụng phần mềm số DSpace để quản lý và chia sẻ nguồn tài nguyên: Sách, Tạp chí, Luận văn và các sưu tập Hình ảnh, Âm thanh và Phim

- Dspace là phần mềm mã nguồn mở cho phép các thư viện, các cơ quan nghiên cứu phát triển và mở rộng, tại địa chỉ http://www.dspace.org

- DSpace có ba vai trò chính:

 Giúp cho việc thu nhận và quản lý tài liệu được dễ dàng, bao gồm siêu dữ liệu của

tài liệu

 Giúp cho việc truy cập tài liệu được dễ dàng, bằng cả việc liệt kê và tìm kiếm

 Giúp cho việc lưu trữ tài liệu lâu dài

Giao diện Web phần mềm Dspace

2.3.1 Cấu trúc Dspace

- Dspace Phân cấp quản lý theo mô hình trung tâm – chi nhánh:

 Thư viện đóng vai trò quản lý tổng thể toàn bộ nguồn tài nguyên số

 Các khoa, trung tâm trong trường hay đơn vị xã hội khác có thể đóng góp và quản

lý tài nguyên số của mình

- Các thành phần trong kiến trúc Dspace

 Đơn vị là cấp cao nhất về nội dung trong DSpace Chúng tương ứng với các thành phần của tổ chức như các phòng, ban, khoa, ngành

 Mỗi đơn vị có thể chứa các đơn vị con và các bộ sưu tập Bộ sưu tập là nơi chứa các tài liệu số

 Một biểu ghi tài liệu số bao gồm các mô tả siêu dữ liệu và các tập dữ liệu (Bitstreams)

 Các tập dữ liệu là thành phần nhỏ nhất trong Dspace và phải được gắn kết với một biểu ghi tài liệu số

Cấu trúc đơn vị, bộ sưu tập của thư viện

2.3.2 Các tiêu chuẩn của Dspace

- Mô tả theo chuẩn Dublin Core

- Hỗ trợ hoàn toàn Unicode

- Phát triển dựa trên OAI-PMH (Open Archives Initiative Prototal for Metadata Harvesting)

- Tích hợp chặt chẽ với các phần mềm tìm kiếm như Google, Google scholar…

2.3.3 Một số tính năng của Dspace

 Các nguồn tài nguyên số khác

Thao tác nhập liệu đơn giản, dễ dàng thực hiện

 Dễ dàng nhập tài liệu thông qua giao diện Web

 Khung mẫu nhập liệu có thể tùy biến cho từng bộ sưu tập khác nhau

 Cho phép thiết lập quy trình nhập liệu có cần qua quá trình kiểm duyệt của quản trị hay không

Công cụ tìm kiếm linh hoạt

 Phương thức tìm kiếm linh hoạt Hiển thị kết quả theo đơn vị, bộ sưu tập và các tài liệu

 Hỗ trợ tìm kiếm toàn văn

 Cung cấp bộ lọc cho phép giới hạn kết quả tìm kiếm

Phân quyền và bảo mật mạnh

 Có thể phân quyền đến từng tài khoản người dùng, đến từng Bộ sưu tập hoặc thậm chí đến từng tài liệu

 Các quyền được cấu hình khá chi tiết như: Quyền xem biểu ghi thư mục, Quyền xem toàn văn, Quyền truy cập vào từng bộ sưu tập cụ thể…

 Nếu người dùng không có quyền xem tập tài liệu số thì có thể chọn yêu cầu tài liệu để thư viện gửi tài liệu hoặc thiết lập quyền truy cập vào tài liệu đó

 Có thể quản lý theo từng thành viên hoặc theo nhóm

2.4 Giải pháp tìm kiếm tập trung Vufind

Vufind là một cổng thông tin được thiết kế và phát triển dành cho các thư viện Mục đích của

Vufind là cho phép người sử dụng có thể tìm kiếm và truy cập vào tất cả các nguồn tài nguyên trong thư viện trên một giao diện thay thế cho giao diện OPAC truyền thống bao gồm:

 Các biểu ghi mục lục

 Các đối tượng số

 Các tài nguyên số nội sinh

 Tài liệu tham khảo

 Các nguồn tài nguyên khác của thư viện

Vufind có cấu trúc mođun hoàn chỉnh vì vậy người dùng có thể lựa chọn chỉ triển khai các thành

phần cơ bản hay toàn bộ các thành phần của nó Chúng ta cũng có thể tự do tùy biến, mở rộng dựa trên các thông số cấu hình mà không cần thiết phải thay đổi mã nguồn

- Một số tính năng của Vufind:

Tìm kiếm với các bộ lọc: hệ thống cho phép người sử dụng tìm kiếm trên cửa sổ tìm kiếm cơ bản

sau đó thu hẹp các kết quả tìm kiếm thông qua các bộ lọc kết quả

Kết quả tìm kiếm và bộ lọc trên vufind

Thông báo trạng thái và vị trí của biểu ghi thông qua truy vấn Ajax: kết quả tìm kiếm có thể

hiển thị được trạng thái tồn tại của một biểu ghi thông qua Ajax bằng cách truy vấn mục lục tại chính thời điểm đó Khi quá trình truy vấn thông qua Ajax hoàn thành kết quả sẽ được cập nhật

mà không hề làm chậm hệ thống bởi bất cứ lý do nào

Kết quả của quá trình truy vấn

Các gợi ý nguồn tài nguyên: khi xem các biểu ghi người sử dụng sẽ được đưa ra các gợi ý nguồn

tài nguyên tương tự với tài liệu đang xem

Gợi ý các tài liệu có liên quan

Lưu các tài nguyên tìm thấy vào danh sách quản lý của mình: người sử dụng có thể lưu các

tài nguyên từ trang kết quả tìm kiếm hay từ trang hiển thị biểu ghi vào danh sách của riêng mình

Điều này có thể giúp cho việc loại trừ bớt một phần việc cần thiết phải sử dụng máy tính để bàn

để lưu trữ tài liệu và việc sử dụng nó cũng hết sức đơn giản

Truy cập đến nguồn tài nguyên: người sử dụng có thể truy cập đến mục lục giúp họ mở rộng các

thông tin mà thư viện cung cấp thay vì chỉ nhìn thấy các kết quả tóm tắt

Thông tin về tác giả: người sử dụng có thể xem danh sách các cuốn sách được viết bởi một tác

giả nào đó

Lưu giữ URL: cho phép người dử dụng đánh dấu các tìm kiếm hay biểu ghi để có thể truy vấn

trực tiếp vào trang họ đã xem trước đó

Tương thích Zotero: người sử dụng có thể lưu và tag bất cứ biểu ghi nào vào Zotero hay trên các ứng dụng Coins khác (A Convention to Embed Bibliographic Metadata in HTML) bởi vậy họ có

thể lưu các biểu ghi của họ tại một nơi họ muốn

Hỗ trợ đa ngôn ngữ

Khả năng truy cập vào dữ liệu của bạn: Open Search, OAI, Solr Vufind có rất nhiều hàm API

để có thể tương tác với các công cụ tìm kiếm, dữ liệu và các tính năng khác Bạn có thể đồng bộ

dữ liệu của bạn với các tổ chức khác thông qua một máy chủ AOI Bạn có thể tìm kiếm sử dụng các thuật toán của Vufind thông qua Open Search.Và nếu bạn muốn truy cập hoàn toàn vào các

dữ liệu Index bạn có thể kết hợp với Solr, Vufind tìm kiếm ở lớp trong và là cỗ máy Index

Cho phép xuất dữ liệu ra nhiều định dạng khác nhau: XML, Marc, RDF…

Xuất dữ liệu với nhiều định dạng khác nhau