Quản Lý Chi Phí Thực Hiện Dự Án

Chương QUẢN LÝ CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN MỤC TIÊU  Mục tiêu  Cung cấp phương pháp quản lý nhằm lập kế hoạch, kiểm soát việc thực kế hoạch chi phí trình thực dự án  Nội dung     Các loại chi phí thực dự án Lập kế hoạch chi phí cực tiểu Đường chi phí Kiểm soát chi phí thực dự án Các loại chi phí  Chi phí trực tiếp Là loại chi phí tiêu hao cho vật tư, lao động, thiết bị loại chi phí khác liên quan trực tiếp đến công việc dự án Thời gian thực dự án rút ngắn chi phí trực tiếp tăng lên  Chi phí gián tiếp Là loại chi phí phát sinh cho toàn hoạt động dự án, liên quan đến tất công việc như: chi phí hành chính, bảo hiểm, y tế Thời gian dự án rút ngắn chi phí gián tiếp giảm  Chi phí phạt chậm tiến độ Là khoản tiền phạt việc thực dự án bị chậm trễ so với tiến độ thống Khoản tiền phạt làm tăng chi phí thời gian thực dự án kéo dài, khoản tiền phạt lớn Việc đẩy nhanh tiến độ chi phí  Tác động việc đẩy nhanh tiến độ • • • • Làm tăng chi phí trực tiếp (bổ sung nguồn lực) Làm giảm chi phí gián tiếp Giảm tránh khoản tiền phạt kéo dài tiến độ Tận hưởng khoản thưởng hoàn thành vượt tiến độ  Vấn đề cần quan tâm Cần phải rút ngắn thời gian thực dự án cách kinh tế  Cách giải Lập kế hoạch thực dự án theo nguyên tắc cực tiểu chi phí sở điều chỉnh phương án có thời gian thực dài phương án có thời gian thực ngắn Các phương án tổ chức thực  Phương án bình thường Là phương án dự tính mức chi phí cho công việc dự án mức bình thường thời gian thực dự án dài  Phương án đẩy nhanh Là phương án có tổng thời gian thực ngắn chi phí lớn  Phương án điều chỉnh (Kế hoạch thực dự án)  Trên sở phương án bình thường đẩy nhanh nhà quản lý dự án tiến hành điều chỉnh (rút ngắn công việc) để có phương án điều chỉnh  Phương án điều chỉnh có chi phí thấp phương án đẩy nhanh thời gian rút ngắn so với phương pháp bình thường  Phương án điều chỉnh kế hoạch thực dự án tối ưu kinh phí Quy trình thực thực kế hoạch chi phí cực tiểu  Phương pháp sử dụng - Minα  Quy trình Xây dựng sơ đồ PERT/CPM Tính tổng chi phí dự án (Phương án bình thường) Xây dựng phương án đẩy nhanh tính tổng chi phí PA đẩy nhanh Dùng phương pháp minα rút dần công việc găng Xác lập phương án điều chỉnh (kế hoạch chi phí cực tiểu) phù hợp Ví dụ 6.1  Một dự án có thời gian chi phí thực công việc bảng bên Chi phí gián tiếp 1000.000 đ/tuần Yêu cầu Lập sơ đồ PERT/CPM thực dự án Thời hạn hoàn thành dự án theo hợp đồng 62 tuần Hãy xây dựng phương án thực để bảo đảm tiến độ tính tổng chi phí để thực phương án Hãy xác định phương án thực tối ưu Biết rằng, trễ tiến độ quy định tổ chức thực bị phạt khoản tiền 1.500.000d/ngày Nếu vượt tiến độ thưởng 1000.000d/ngày Công Việc Công việc trước Phương án bình thường Phương án đẩy nhanh Thời gian Thời gian (Tuần) Chi phí TT (Tuần) (1000 đồng) Chi phí TT (1000 đồng) A - 12 5000 11000 B - 20 10.000 12 16.400 C - 14 8000 14.000 D C 16 12000 10 17.400 E A 28 14000 16 29.600 F B,D 15 3000 7000 G B,D 36 17000 20 29.800 H C 22 11000 21.500 I E,F 18 13000 11 20.000 J H 24 16000 14 27.000 Tổng 109.000 193.700 Sơ đồ PERT/CPM dự án ví dụ 6.1 E 28 I A 18 F 12 15 B 20 C G 36 D 14 J 16 24 H 22 CÁC ĐƯỜNG TRONG SƠ ĐỒ  Rút lần  Rút công việc G - tuần  Chi phí tăng thêm  x 800 = 2400 ST T Đường Thời gian A–E-I 58 B–F-I 53 B-G 56 C – D- F- I 63 C – D- G 66 C–H-J 60 Các đường sơ đồ sau rút lần STT Đường Thời gian Các PA rút đường Chi phí cho ngày rút ngắn A– E -I 58 B–F-I 53 Rút ngắn C 1200 B-G 53 Rút ngắn D 900 C – D- F- I 63 Rút ngắn F G 400 + 800 = 1200 C – D- G 63 Rút ngắn I G 1000 + 800 = 1800 C–H-J 60 Các đường sơ đồ sau rút lần ST T Đường Thời gian Các PA rút đường 4, Chi phí cho ngày rút ngắn A– E-I 58 Rút ngắn C đường 1200 B–F-I 53 Rút ngắn D H 900 + 700 = 2000 B-G 53 Rút ngắn D J 900 + 1100 = 2000 C – D- F- I 60 Rút ngắn F,G H 400 +800 +700 = 1500 C – D- G 60 Rút ngắn F,G J 400 +800 +1100 = 2300 C–H-J 60 Rút ngắn I,G H 1000+800+700 = 2500 Rút ngắn I,G J 1000+800+110 = 2900 Công việc găng Thời gian thực PA BT  α PAĐN Thời gian đẩy nhanh (Tuần) Thời gian thực tế đẩy nhanh (Tuần) Chi phí trực tiếp tăng thêm – 1000 đ/t Đường găng ban đầu: C – D – G dài 66 tuần C 14 14 1200 - - D 16 16 900 - - G 36 33 800 16 2400 Đường găng lần 1: C – D – F - I dài 63 tuần C 14 14 1200 - - D 16 13 900 2700 F 15 15 400 10 - - I 18 18 1000 - 2400 Đường găng lần 2: C – H - J dài 60 tuần C 14 12 1200 H 22 22 700 15 - J 24 24 1100 10 - Đường găng lần 3: A – E - I dài 58 tuần A 12 1000 1000 - E 28 1300 1300 12 - I 18 1000 1000 - Tổng CF tăng Rút C – ngày; D – ngày; G – ngày 7500 Diễn biến chi phí rút ngắn sơ đồ Tuần lễ Chi phí trực tiếp Chi phí gián tiếp Thưởng Phạt Tổng chi phí 66 65 64 63 62 61 60 59 58 109000 109800 110600 111400 112300 113200 114100 114409 116500 660 650 640 630 620 610 600 590 580 0 0 1000 2000 3000 4000 6000 4500 3000 1500 0 0 115660 114950 114240 113530 112920 112810 112700 111999 113080 Kiểm soát chi phí  Khái niệm  Kiểm soát chi phí việc kiểm tra, theo dõi tiến độ chi phí, xác định thay đổi so với kế hoạch, sở đề xuất giải pháp để quản lý hiệu chi phí dự án  Nội dung kiểm soát  Kiểm soát việc thực chi phí để xác định mức chênh lệch so với kế hoạch  Ngăn cản thay đổi không phép  Thông tin cho cấp thẩm quyền thay đổi phép  Công cụ kiểm soát chi phí  Đường chi phí kế hoạch (đường chi phí sở) – Là đường cong (hình chữ S) thể chi phí thực công việc theo tiến trình dự án lập theo kế hoạch Các đường chi phí  Một dự án có thông số cho công việc, chi phí biểu đồ phụ tải chi phí bảng Hãy lập đường chi phí theo phương án công việc khởi công sớm công việc khởi công muộn Công việc Thời gian (tuần) Thời điểm BĐ sớm Thời điểm BĐ muộn Kinh phí (Triệu đồng) A 21 B 0 50 C 5 18 D 8 48 E 12 12 320 F 11 10 G 10 13 28 H 10 18 70 I 5 15 40 J 14 17 300 K 10 14 15 Cộng 920 Nhu cầu kinh phí CV khởi công sớm CV Tuần A 7 B 10 10 10 10 10 C 6 D 10 11 12 12 12 12 12 E F 7 H 35 35 8 8 14 15 16 17 18 19 20 40 40 40 40 40 40 40 40 7 100 100 100 140 140 140 40 40 40 G I 13 J K PT 17 17 17 10 10 14 14 14 25 25 5 59 59 52 47 Nhu cầu kinh phí CV khởi công muộn CV Tuần A B C D 10 10 10 10 7 6 10 11 12 12 12 12 12 G 14 15 16 17 18 19 20 40 40 40 40 40 40 40 40 7 7 35 35 8 100 100 100 10 E F 13 5 H I J K 5 Đường cong chi phí cho KC sớm KC muộn Đường chi phí sở Nhận xét  Nếu Skh nằm hai đường cong Sbds Sbdm yên tâm kinh phí thực dự án  Nếu Skh nằm gần đường cong Sbdm độ rủi ro kinh phí cao  Muốn giảm rủi ro thiếu kinh phí cần phải đưa đường cong Skh gần với Sbds [...]... cong (hình chữ S) thể hiện chi phí thực hiện các công việc theo tiến trình dự án được lập theo kế hoạch Các đường chi phí  Một dự án có các thông số cho các công việc, chi phí và biểu đồ phụ tải chi phí như bảng dưới Hãy lập các đường chi phí theo phương án các công việc khởi công sớm và các công việc khởi công muộn Công việc Thời gian (tuần) Thời điểm BĐ sớm Thời điểm BĐ muộn Kinh phí (Triệu đồng) A... tiến độ chi phí, xác định những thay đổi so với kế hoạch, trên cơ sở đó đề xuất những giải pháp để quản lý hiệu quả chi phí dự án  Nội dung kiểm soát  Kiểm soát việc thực hiện chi phí để xác định mức chênh lệch so với kế hoạch  Ngăn cản những thay đổi không được phép  Thông tin cho cấp thẩm quyền về những thay đổi được phép  Công cụ kiểm soát chi phí  Đường chi phí kế hoạch (đường chi phí cơ sở)... biến chi phí khi rút ngắn sơ đồ Tuần lễ Chi phí trực tiếp Chi phí gián tiếp Thưởng Phạt Tổng chi phí 66 65 64 63 62 61 60 59 58 109000 109800 110600 111400 112300 113200 114100 114409 116500 660 650 640 630 620 610 600 590 580 0 0 0 0 0 1000 2000 3000 4000 6000 4500 3000 1500 0 0 0 0 0 115660 114950 114240 113530 112920 112810 112700 111999 113080 Kiểm soát chi phí  Khái niệm  Kiểm soát chi phí là... 7 7 7 7 35 35 8 8 8 100 100 100 10 E F 13 5 5 H 8 I J K 5 5 5 8 Đường cong chi phí cho KC sớm và KC muộn Đường chi phí cơ sở Nhận xét  Nếu Skh nằm giữa hai đường cong Sbds và Sbdm thì có thể yên tâm về kinh phí khi thực hiện dự án  Nếu Skh nằm gần đường cong Sbdm thì độ rủi ro về kinh phí cao  Muốn giảm rủi ro thiếu kinh phí cần phải đưa đường cong Skh về gần với Sbds ... 5 và 6 Chi phí cho mỗi ngày rút ngắn 1 A– E-I 58 Rút ngắn C trên cả 3 đường 1200 2 B–F-I 53 Rút ngắn D và H 900 + 700 = 2000 3 B-G 53 Rút ngắn D và J 900 + 1100 = 2000 4 C – D- F- I 60 Rút ngắn F,G và H 400 +800 +700 = 1500 5 C – D- G 60 Rút ngắn F,G và J 400 +800 +1100 = 2300 6 C–H-J 60 Rút ngắn I,G và H 1000+800+700 = 2500 Rút ngắn I,G và J 1000+800+110 = 2900 Công việc găng Thời gian thực hiện PA... = 2300 6 C–H-J 60 Rút ngắn I,G và H 1000+800+700 = 2500 Rút ngắn I,G và J 1000+800+110 = 2900 Công việc găng Thời gian thực hiện PA BT  α PAĐN Thời gian có thể đẩy nhanh (Tuần) Thời gian thực tế đẩy nhanh (Tuần) Chi phí trực tiếp tăng thêm – 1000 đ/t Đường găng ban đầu: C – D – G dài 66 tuần C 14 14 1200 5 - - D 16 16 900 6 - - G 36 33 800 16 3 2400 Đường găng mới lần 1: C – D – F - I dài 63 tuần C... 40 J 3 14 17 300 K 3 10 14 15 Cộng 920 Nhu cầu kinh phí khi các CV khởi công sớm CV Tuần 1 2 3 A 7 7 7 B 10 10 10 4 5 10 10 C 6 7 8 6 6 6 D 9 10 11 12 12 12 12 12 E 5 F 7 7 H 35 35 8 8 8 8 14 15 16 17 18 19 20 40 40 40 40 40 40 40 40 7 7 100 100 100 140 140 140 40 40 40 5 G I 13 8 J K PT 17 17 17 10 10 14 14 14 25 25 5 5 5 59 59 52 47 Nhu cầu kinh phí khi các CV khởi công muộn CV Tuần 1 2 3 4 5 A B ... G - tuần  Chi phí tăng thêm  x 800 = 2400 ST T Đường Thời gian A–E-I 58 B–F-I 53 B-G 56 C – D- F- I 63 C – D- G 66 C–H-J 60 Các đường sơ đồ sau rút lần STT Đường Thời gian Các PA rút đường Chi. .. loại chi phí khác liên quan trực tiếp đến công việc dự án Thời gian thực dự án rút ngắn chi phí trực tiếp tăng lên  Chi phí gián tiếp Là loại chi phí phát sinh cho toàn hoạt động dự án, liên quan. .. chi phí trình thực dự án  Nội dung     Các loại chi phí thực dự án Lập kế hoạch chi phí cực tiểu Đường chi phí Kiểm soát chi phí thực dự án Các loại chi phí  Chi phí trực tiếp Là loại chi