BỆNH VIỆN đại học y dược TP HCM

Hồ Chí Minh chuyển đổi mô hìnhhoạt động từ bán công sang hạch toán độc lập theo quy định tại Nghị định69/2008/NĐ-CP ngày 30 tháng 5 năm 2008 của Chính phủ về chính sáchkhuyến khích xã hộ

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ BỆNH VIỆN

BỆNH VIỆN ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP HCM

215 Hồng Bàng - P.11 - Quận 5Điện thoại: 083.8554269 - Fax: 39506126

Email: bvdaihochcm.vnn.vnWebsite: www.bvdaihoc.com.vn

- 09 Phòng chức năng: Hành chính, Kế hoạch Phát triển, Nhân sự, Nghiệp vụ,Điều dưỡng, Khoa học và Đào tạo, Công nghệ thông tin, Vật tư Thiết bị,Tàichính Kế toán

- 23 khoa lâm sàng và cận lâm sàng: Khoa Khám bệnh; Khoa Ngoại 1, KhoaNgoại tổng hợp; Khoa Ngoại tiêu hóa- Gan mật; Khoa Phẫu thuật; Khoa Phẫuthuật Tim mạch; Khoa Hồi sức; Khoa Cấp cứu; Khoa Nội tổng hợp; KhoaNội Tim mạch; Khoa Tạo hình – Thẩm mỹ; Khoa Xét nghiệm; Khoa Chẩnđoán Hình ảnh; Khoa Thăm dò chức năng; Khoa Nội soi; Khoa Dược; KhoaMắt; Khoa Kiểm soát nhiễm khuẩn; Khoa Tai Mũi Họng; Khoa Vật lý Trịliệu; Khoa Y học cổ truyền; Khoa Châm cứu - Dưỡng sinh; Khoa Phụ sản.

1.2 Nhân sự

Hiện tại bệnnh viện có 1806 Cán bộ - viên chức bao gồm:

- Sau đại học : 470 (Giáo sư, PGS, TS, Ths, CKI, CK2)

- Đại học: 370 (Bác sĩ, Dược sĩ, kỹ sư, cử nhân)

- Trung học: 646 (Dược sĩ, kỹ thuật viên y, Điều dưỡng, nữ hộ sinh…)

- Các nhân viên khác: 320

1.3 Các cơ sở và thế mạnh

 Cơ sở 1 : 215 Hồng bàng - Phường 11 - Quận 5

_ Chuyên khoa Đa khoa Thế mạnh là ngoại khoa

 Cơ sở 2 : 201 Nguyễn Chí Thanh - Phường 12 - Quận 5

_ Chuyên khoa về Tai mũi họng - Thẩm mỹ - Vật lý Trị liệu

 Cơ sở 3 : 221B Hoàng Văn Thụ - Phường 8 - Quận Phú Nhuận

_ Chuyên khoa về Y học Cổ truyền - Châm cứu Dưỡng sinh

 Cơ sở 4 : 243A Hoàng Văn Thụ - Phường 01 - Quận Tân Bình

_ Chuyên khoa về Sản phụ khoa - Sanh không đau

2. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN

 Bệnh viện Đại học Y dược TP Hồ Chí Minh là Bệnh viện bán công đầu tiêntại Việt Nam, tên tiếng Anh là University Medical Center (UMC)

 Ngày 20/01/1994 Bộ trưởng Bộ Y tế ký quyết định thành lập phòng khám

Đa khoa Đại học Y Dược TP Hồ Chí Minh Ngày 10/04/1994 phòng khám đãchính thức đi vào hoạt động

 Ngày 18.10.2000: Bộ trưởng Bộ Y tế ký quyết định thành lập Bệnh việnĐại học Y Dược TP.HCM thuộc trường Đại học Y Dược TP.HCM trên cơ sởsáp nhập phòng khám đa khoa Đại học Y Dược, phòng khám bệnh ngoài giờthuộc khoa Điều dưỡng Kỹ thuật Y học và cơ sở khám chữa bệnh nội, ngoạitrú thuộc Khoa Y học cổ truyền, với 300 giường bệnh, 6 phòng mổ và 16 khoalâm sàng và cận lâm sàng

 Sáu năm sau ngày thành lập, Bệnh viện Đại học Y Dược ra đời theo Quyếtđịnh số 3639/200/QĐ-BYT ngày 18 tháng 10 năm 2000 của Bộ trưởng Bộ Y

tế, đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh chất lượng cao cho nhân dân Trải quathời gian hoạt động và phát triển hiện nay Bệnh viện đã có 4 cơ sở với 500giường bệnh, 18 phòng mổ được trang bị hiện đại và 52 phòng khám với đầy

đủ các chuyên khoa.Với những hoạt động ấy, cơ sở phòng ốc hiện hữu khôngthể đáp ứng Ngày 12.12.2001 Bộ trưởng bộ Y tế đã phê duyệt dự án Đầu tưxây dựng, mở rộng và nâng cấp bệnh viện Ngày 20.02.2006 Bộ trưởng Bộ Y

tế phê duyệt lại dự án đầu tư xây dựng, mở rộng và nâng cấp Bệnh viện Theo

đề án, cơ sở của bệnh viện Đại học Y Dược có khuôn viên 8.737m2 với 15tầng nổi và 2 tầng hầm gồm những phòng như: phòng cấp cứu, phòng khám,khu chẩn đoán hình ảnh, khu xét nghiệm, thăm dò chức năng, làm thủ thuật,khu hành chính… Bệnh viện sẽ có thêm 15 phòng mổ và các phòng bệnh cho

600 bệnh nhân nội trú

 Việc phát triển Bệnh viện theo mô hình viện – trường đã giữ vững sự ổnđịnh của Bệnh viện trong tình hình biến động của thế giới và trong nước.Quyết định 3446/QĐ-BYT ngày 21 tháng 9 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Y tếcho phép Bệnh viện Đại học Y Dược TP Hồ Chí Minh chuyển đổi mô hìnhhoạt động từ bán công sang hạch toán độc lập theo quy định tại Nghị định69/2008/NĐ-CP ngày 30 tháng 5 năm 2008 của Chính phủ về chính sáchkhuyến khích xã hội hóa đối với các hoạt động trong lĩnh vực giáo dục, dạynghề, y tế, văn hóa, thể thao, môi trường.

 Ngày 15 tháng 3 năm 2011, Bệnh viện nhận Quyết định số 727/QĐ-BYT của

Bộ Y tế về việc ban hành Điều lệ hoạt động của Bệnh viện Đại học Y DượcThành phố Hồ Chí Minh - Bệnh viện Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh

là bệnh viện công lập trực thuộc Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh.Ngày 06 tháng 6 năm 2011, Hiệu trưởng Đại học Y Dược thành phố HồChí Minh ban hành quyết định số 607/QĐ-ĐHYD-TC về việc thành lập Hộiđồng Quản lý Trường – Bệnh viện

 Ngày 20 tháng 6 năm 2011, Chủ tịch nước Nguyễn Minh Triết thăm và làmviệc tại Bệnh viện, Chủ tịch đã chỉ đạo thực hiện một số công việc cụ thể vàhứa sẽ giúp Bệnh viện tháo gỡ những vướng mắc trong công tác xây dựng đểBệnh viện mới sớm hoàn thành và đưa vào hoạt động

3. CÁC HÌNH THỨC HOẠT ĐỘNG VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC

Ban đầu, chỉ có 1 cơ sở với 48 giường bệnh Hiện nay bệnh viện có 4 cơ sở tọalạc tại 4 địa điểm trong thành phố số giường bệnh là 450, số người đến khám bệnhmỗi ngày là 2.500 – 3.000, số bệnh nhân mổ mỗi ngày là 80 Bệnh viện có đơn vịphẫu thuật nội soi thuộc Trung tâm Y tế chuyên sâu quốc gia Trên cơ sở đó đãthành lập Trung tâm huấn luyện phẫu thuật nội soi, là trung tâm mổ nọi soi duynhất của cả nước, là hạt nhân thành lập Hội phẫu thuật nội soi Việt Nam Trungtâm đã được Bộ trưởng Bộ Y tế tặng bằng khen

3.1 Công tác điều trị

 Triển khai được nhiều kỹ thuật mới trong công tác điều trị cho bệnh nhân

 Mở rộng thêm Khu điều trị Nội trú tại Khu liên kết với BV 30-4 giúp giảmtải bệnh nhân nội trú và nâng cao chất lượng phục vụ bệnh nhân

 Tuy nhiên vẫn còn một số trường hợp sai sót về chuyên môn và đơn thư khiếu nại,khiếu kiện dẫn đến việc miễn giảm viện phí cho bệnh nhân tăng nhiều so với 6tháng đầu năm 2010

3.2 Công tác đào tạo

Trong 6 tháng đầu năm 2011, Bệnh viện vẫn duy trì và đảm bảo hoạt độngđào tạo, tổ chức các lớp học cho nhiều đối tượng từ cấp quản lý đến nhân viênbệnh viện Bệnh viện đã hợp tác với Bệnh viện Đại học Quốc gia Đài Loan(NTUH), Bệnh viện Christian Chuanghua – Đài Loan và Công ty Johnson &Johnson Medical Vietnam trong công tác đào tạo CB-VC Bệnh viện

Tham gia chương trình chỉ đạo tuyến cho các bệnh viện tuyến dưới, thuộc cácchuyên khoa như: Ngoại Xương khớp, Ngoại Tiêu hóa, Hậu môn trực tràng, Chẩnđoán hình ảnh, phẫu thuật tim mạch…Tiếp nhận học viên đến đào tạo trong nước

và ngoài nước, đặc biệt nhận đào tạo các bác sĩ nước ngoài đến học về phẫu thuậtnội soi tiêu hóa, nội soi Đại trực tràng, niệu

3.3 Nghiên cứu khoa học

Số lượng đề tài nghiên cứu khoa học dài hạn tăng so với 6 tháng đầu năm

2010, tổng cộng 56 đề tài cấp Bộ/Thành phố và cấp cơ sở (tăng 03 đề tài), 06 đề tàithử nghiệm lâm sàng (tăng 01 đề tài) Ngoài ra, Bệnh viện đã tiến hành đăng ký đềtài cấp Cơ sở năm 2011 – 2012 với số lượng 29 đề tài của các Bác sĩ trong bệnhviện

Một số hạng mục hoàn thành 100%: Công tác bê tông cốt thép từ tầng trệtđến tầng mái, xây tường từ tầng hầm 2 đến tầng mái, ốp lát gạch cầu thang, ốptường từ hầm 02 đến tầng mái, chống thấm bên trong nhà, phun trần Urathane, lắpđặt hệ dầm sàn thép hố EPS tầng hầm 01 đến tầng mái 1, hệ thống điện, hệ thốngđiện thoại, hệ thống tivi, hệ thống mạng LAN, hoàn thiện kéo cáp mạng LAN tầng

2 đến 14, hệ thống báo cháy: hoàn thiện kéo cáp báo cháy tầng 1 đến tầng 14

PHẦN II: CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI BỆNH

VIỆN ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP.HỒ CHÍ MINH

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN, TÍNH PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC

VĂN THƯ LƯU TRỮ

1. Các hhái niệm

a) Khái niệm về văn phòng

Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều

hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị, giúp giải quyết công việc thuộc chứcnăng, nhiệm vụ và thẩm quyền của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội,đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó

b) Khái niệm về công tác văn thư

Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến

soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiệnhành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổchức

c) Khái niệm về tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ

quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoahọc lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ

d) Khái niệm về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là hoạt động nghiệp vụ về tổ chức khoa học, bảo quản và tổchức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu của xã hội

Công tác lưu trữ là ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội) bao gồm các mặtchính trị, khoa học, pháp chế và thực tiễn về tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức

sử dụng tài liệu lưu trữ

trách gồm: 01 cử nhân hành chính, 01 trung cấp hành chính, 02 nhân viên có giấychứng nhận về nghiệp vụ hành chính văn phòng Hiện tại cơ quan chưa có quyđịnh cụ thể về công tác văn thư nhưng hàng năm đều có mở lớp tập huấn về côngtác văn thư cho nhân viên văn phòng do giảng viên của trường đại học quốc giahướng dẫn

Xuất phát từ nhiệm vụ cụ thể, được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của banlãnh đạo, công tác văn thư - lưu trữ bệnh viện trong thời gian qua đã hoàn thành tốtnhiệm vụ được giao nhờ áp dụng đúng những quy định của Nhà nước về công tácvăn thư–lưu trữ như:

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ quy định việcquản lý, sử dụng con dấu và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 1/4/2009 củaChính phủ sửa đổi, bổ sung

- Nghị định số 110/2004/ NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định vềcông tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8/2/2010 của ChínhPhủ sửa đổi, bổ sung

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội

vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

và Thông tư 01/2011/TT-BNV thay thế một phần TTLT

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản hành chính

- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư và lưu trữNhà nước về việc hướng dẫn và quản lý văn bản đi, văn bản đến

Với phương châm nắm bắt và xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác và kịpthời, đạt hiệu quả cao kết hợp với việc kiểm tra, đôn đốc giải quyết tốt công việcliên quan đến công tác văn thư cũng như các hồ sơ tài liệu của bệnh viện, đã từngbước đổi mới phong cách làm việc đối với cán bộ nhân viên văn thư nói riêng vàtoàn thể cán bộ nhân viên văn phòng.Ngoài việc đăng ký thông tin văn bản đi, văn

bản đến vào sổ đăng ký công văn, nhân viên văn thư còn được cập nhật vào máy vitính để giúp việc tra tìm tài liệu được nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả.

Mặt khác, Trưởng phòng Hành chính trực tiếp và thường xuyên theo dõicông tác văn thư, kiểm tra, giám sát, nhắc nhở nhân viên văn thư thực hiện tốt côngtác văn thư của mình

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU

TRỮ TẠI BỆNH VIỆN

1 Tình hình ban hành văn bản và tổ chức quản lý văn bản của bệnh viện:

1.1 Đối với văn bản đi

Giám đốc bệnh viện là người có quyền ký ban hành tất cả các loại văn bản.

Ngoài ra, Giám đốc Bệnh viện có quy định cụ thể đối với những văn bản được kýthay như: Quyết định; tạm tuyển, điều động, đi học Công văn đi (về hợp tácchuyên môn, chuyển giao kỹ thuật, hỗ trợ chuyên môn) đối với các bệnh viện trong

thành phố, bệnh viện tại các địa phương khác trong nước thì Phó Giám đốc được quyền ký thay Các Trưởng phòng được ký thừa lệnh (đối với các văn bản hành

chính thông thường mang tính chất nội bộ)

Các loại văn bản của bệnh viện ban hành như: Quyết định, quy định, nội quy

và các văn bản hành chánh để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình (thông báo,chương trình, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, công văn, giấy mời họp….)

1.1.1 Quy trình ban hành văn bản.

a Soạn thảo văn bản

Mọi hoạt động trong công tác văn thư của bệnh viện đều thực hiện theo quy

định của nhà nước, đồng thời đảm bảo bí mật hoạt động của bệnh viện

- Thu thập xử lý thông tin liên quan

- Soạn thảo văn bản.

- Trong trường hợp cần thiết đề xuất với lãnh đạo bệnh viện tham khảo ý kiến củacác đơn vị, cá nhân có liên quan: nghiên cứu tiếp thu ý kiến hoàn chỉnh bản bảo

- Trình duyệt bản thảo văn bản phải kèm theo các tài liệu có liên quan

b Duyệt bản thảo, sửa chữa bổ sung bản thảo đã duyệt

Đơn vị, cá nhân được giao soạn thảo văn bản, sau khi hoàn thành việc soạn

thảo phải chuyển bản thảo văn bản đến phòng hành chính để trình người có thẩmquyền ký, duyệt bản thảo Trong trường hợp bản thảo đã được lãnh đạo duyệtnhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm thì đơn vị hoặc cá nhân soạn thảophải trình người duyệt bản thảo xem xét, quyết định sửa chữa, bổ sung đó

c Đánh máy nhân bản

Đánh máy văn bản được thực hiện tại các đơn vị được soạn thảo Nhân bản

được thực hiện tại bộ phận văn thư phòng hành chính của bệnh viện, tuyệt đốikhông đánh máy, nhân bản ngoài bệnh viện trừ các trường hợp cần thiết có ý kiếnchấp thuận của lãnh đạo bệnh viện Đánh máy, nhân bản luôn đảm bảo yêu cầu:

- Đánh máy phải đúng nguyên bản gốc, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày.Nếu phát hiện có sai sót hoặc không rõ ràng thì người đánh máy phải báo chongười soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó

- Nhân bản đúng số lượng quy định

- Giữ bí mật, nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng thờigian quy định

d Kiểm tra văn bản trước khi ban hành

Tất cả các văn bản trước khi trình ký đều được thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân

chủ trì soạn thảo kiểm tra, chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung, kỹ thuậttrình bày văn bản và phải ký nháy vào góc phải dòng chức vụ của văn bản

Trưởng phòng Hành chính kiểm tra lần cuối cùng, nếu văn bản có nội dungchưa rõ ràng, chưa đúng thể thức, kỹ thuật trình bày chưa đúng quy định thì yêucầu sửa chữa lại.

e Ký văn bản

Giám đốc bệnh viện là người có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của cơ quan

ban hành và có quyền ủy quyền cho cấp phó ký thay các văn bản thuộc các lĩnhvực đã được phân quyền Chữ ký được ký bằng viết mực màu xanh, không phai, rõnét Ngoài ra, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị được ký thừalệnh một số văn bản đã được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động của bệnhviện

f Bản sao văn bản

Sao y bản chính, bản trích sao và sao lục của bệnh viện đều thực hiện đúng theo

quy định của nhà nước

1.1.2 Cách lưu văn bản ủa cơ quan

Văn bản đi của cơ quan đều được đăng ký vào sổ công văn đi và được lưu lại

02 bản (tại văn thư cơ quan 01 bản và lưu trong hồ sơ 01 bản) và được lưu theovấn đề tên loại văn bản, trong tên loại văn bản ấy lại được phân tách theo thời gian

Ví như Quyết định nâng bậc lương được lưu chung nhưng Quyết định

của năm nào phân tách theo năm đó Ngoài ra, văn bản còn được lưu trữ trong máy

vi tính

Do số lượng văn bản không nhiều (khoảng 300 văn bản/năm), vì vậy bộ phậnvăn thư chỉ dùng 02 sổ để đăng ký văn bản đi và theo đúng mẫu của Công văn số425/VTLTNN-NVTW ngày 18-7-2005 của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước

- Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường)

- Sổ đăng ký văn bản mật đi

* Mẫu sổ đăng ký văn bản đi: (Mẫu được trình bày ở phần phụ lục)

1.1.3 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản

a Kiểm tra thể thức, ình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của năm bản:

- Bộ phận văn thư luôn kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuậttrình bày văn bản, khi phát hiện văn bản có sai sót báo lại người có tráchnhiệm xem xét, giải quyết

- Tất cả các văn bản đi đều được đánh số theo hệ thống chung của cơquan do văn thư thống nhất quản lý và được đánh số theo từng loại văn bản.Ngày, tháng, năm của văn bản được thực hiện đúng theo quy định tại điểm bkhoản 4 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

b Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)

Các văn bản của bệnh viện ban hành đều được đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn,

đúng chiều và đúng mực dấu quy định Dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phíabên trái

c Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi đều được văn thư cơ quan đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi và

được đăng ký cả trong cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính của bộ phận vănthư

d Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngàyvăn bản đó được ký, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo Các văn bản có dấuhiệu chỉ mức độ khẩn cấp đều được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khinhận được Tất cả các văn bản khi chuyển giao đều được người nhận ký nhận vào

sổ Cán bộ văn thư của bệnh viện luôn theo dõi việc chuyển phát văn bản đi bằngcách lập phiếu gửi để theo dõi

e. Lưu văn bản đi

Mỗi bản đi được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngàyvăn bản đó được ký, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo Các văn bản có dấu