Chương trình quản lý bán hàng máy tính tại công ty máy tính Dương Thư Thái Nguyên

Chương trình quản lý bán hàng máy tính tại công ty máy tính Dương Thư Thái Nguyên

Lời nói đầu Ngày nay, CNTT có một vai trò hết sức to lớn và quan trọng trong rất nhiều lĩnh vực khoa học, kinh tế, giáo dục, xã hội Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực ấy làm sao đạt đợc hiệu quả cũng là một vấn đề đợc quan tâm. Sự phát triển của CNTT kéo theo sự phát triển của các phần mềm ứng dụng. Do đó ngời sử dụng cần có sự lựa chọn và vận dụng những phần mềm sao cho phù hợp và đạt đợc kết quả tốt. Để lựa chọn một phần mềm phù hợp bao giờ cũng quan trọng đối với các doanh nghiệp. Ngày nay các phần mềm đã đợc ứng dụng và phát triển rộng rãi trong hầu hết mọi doanh nghiệp. Thế nhng yêu cầu của ngời sử dụng phần mềm ngày càng đa dạng và nhiều tính năng hơn. Do đó yêu cầu ngời làm phần mềm phải đáp ứng đợc yêu cầu trên . Đề tài Chơng trình quản lý bán hàng máy tính tại công ty máy tính Dơng Th Thái Nguyên đợc ra đời nhằm phục vụ cho việc quản lý bán hàng và tổng kết bán hàng của công ty máy tính Dơng Th. Phần mềm về cơ bản phải đạt đợc một số yêu cầu sau: + Theo dõi quá trình bán hàng hằng ngày + Lập hóa đơn , phiếu nhập. + Hệ thống mang tính bảo mật. + Thêm, xóa, sửa. + Tra cứu, tìm kiếm, cập nhật về các mặt hàng đợc cửa hàng quản lý. + Báo cáo tình hình trong tháng. + Thống kê tổng số hàng nhập, hàng bán trong tháng. + In hóa đơn, phiếu nhập, danh sách hàng hóa, danh sách phiếu nhập, 1 + Danh sách hóa n. Đề tài Chơng trình quản lý bán hàng máy tính tại công ty máy tính Dơng Th Thái Nguyên Đề tài đợc chia thành 5 chơng. Chơng 1: Khảo sát và phân tích hiện trạng. Chơng 2: Lập kế hoạch dự án phần mềm. Chơng 3: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý máy tính. Chơng 4: Cài đặt. Chơng 5: Kết thúc dự án. Mặc dù rất cố gắng để hoàn thành công việc, song thời gian có hạn và kinh nghiệm kiến thức cha nhiều nên việc phân tích thiết kế không tránh khỏi thiếu sót. Vì vậy chúng em mong nhận đợc ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè để đề tài ngày càng hoàn thiện hơn. Chúng em xin gửi lời cảm ơn tới cô Lơng Thị Hồng Lan đã tận tình chỉ bảo hết lòng giúp đỡ chúng em để chúng em hoàn thành tốt đề tài này. Nhúm sinh viờn thc hin: TRN TH THANH HG HONG NễNG C TRNG NễNG VN LM HA TH SANG MA TH THCH DNG TUN LINH DNG QUC HI Chơng 1. Khảo sát và Phân tích hiện trạng 1.1 Khảo sát hệ thống 2 1.1.1 Giới thiệu về công ty máy tính Dơng Th Công ty máy tính Dơng Th -Thái Nguyên đợc thành lập và đi vào hoạt động tại 106A, đờng Lơng Ngọc Quyến, Phờng Hoàng Văn Thụ, TP Thái Nguyên, Tỉnh Thái Nguyên. Công ty kinh doanh các chủng loại máy tính, các bộ phận của máy tính, ngoài ra còn kinh doanh một số trang thiết bị phục vụ cho ngành tin học. Công ty gồm có một giám đốc là ngời trực tiếp chịu trách nhiệm pháp lý trớc pháp luật mọi hoạt động kinh doanh của công ty, hai phó giám đốc: Phó giám đốc kinh doanh và phó giám đốc kỹ thuật, bên cạnh đó có các phòng: kỹ thuật, kinh doanh, kế toán, các nhân viên trong phòng chịu sự quản lý trực tiếp của trởng phòng. Công ty sử dụng hai kho hàng là nơi chứa máy tính. Sau đây là một số hoạt động kinh doanh của cửa hàng: 1.1.2.Sơ đồ tổ chức quản lý của công ty Công ty máy tính Dơng Th đứng đầu là giám đốc ngời có quyền lực cao nhất, chịu trách nhiệm trớc pháp luật về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Giúp việc cho giám đốc có hai phó giám đốc và các tr- ởng phòng khác. Ta có thể khái quát bộ máy quản lý của Công ty máy tính Dơng Th bằng sơ đồ sau: 3 Giám đốc: Ban giám đốc bao gồm: 1 giám đốc và 2 phó giám đốc. + Giám đốc là ngời điều hành hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trớc pháp luật và cơ quan cấp trên, là ngời chỉ huy cao nhất. + Phó giám đốc: là ngời giúp việc cho giám đốc, bao gồm: o Phó giám đốc kinh doanh: Chịu trách nhiệm về tình hình kinh doanh của công ty. o Phó giám đốc kỹ thuật: giúp giám đốc trong việc lập, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch sản xuất. Phòng kế toán: Thu thập sử lý thông tin, ghi chép và cung cấp thông tin tổng quát về hoạt động kinh tế, tài chính của công ty theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán. giám đốc giám đốc phó giám đốc kinh doanh phó giám đốc kinh doanh phó giám đốc kỹ thuật phó giám đốc kỹ thuật Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng kế toán Phòng kĩ thuật Phòng kĩ thuật Quản lý kho Quản lý kho 4 Kiểm tra giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ nộp, thanh toán công nợ. Kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản cố định, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật kế toán. Thực hiện tham mu cho lãnh đạo về các chế độ chính sách nhà nớc, hạch toán tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh cho ra kết quả kinh doanh của từng tổ, đội. Kế toán trởng: Kế toán trởng là ngời do giám đốc công ty đề nghị HĐQT bổ nhiệm, có trách nhiệm tham mu giúp việc cho giám đốc công ty hoàn thành nhiệm vụ mà hội đồng quản trị giao. Kế toán trởng có trách nhiệm giúp giám đốc công ty : +Tổ chức phân tích kinh tế trong công ty một cách thờng xuyên, bảo đảm hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng tăng. +Tổ chức thi hành, củng cố và hoàn thiện chế độ hoạch toán kinh tế của công ty cổ phần theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý kinh tế . Trởng các phòng nghiệp vụ: Trởng các phòng nghiệp vụ chịu trách nhiệm toàn bộ các mặt công tác nghiệp vụ trong bộ phận mình quản lý trớc lãnh đạo công ty. Điều hành và phục vụ tôt cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị , kiểm tra , đôn đốc các đơn vị sản xuất, thi công xây lắp hoàn thành nhiệm vụ . 1.1.3. quy trình quản lý Quy trình quản lý nhập hàng : - Phòng kinh doanh trình đơn đặt hàng lên giám đốc ký duyệt. - Nếu đơn đặt hàng đợc ban giám đốc ký duyệt thì phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập hàng theo mẫu số và nhận hàng về kho. 5 - Phòng kinh doanh sẽ chuyển phiếu nhập hàng và phiếu thanh toán tới bộ phận kế toán để thanh toán với công ty. - Mỗi lần nhập hàng về thì phải tiến hành cập nhật tại cơ sở dữ liệu. Quy trình quản lý xuất hàng : - Đơn đặt hàng đợc gửi đến phòng kinh doanh để xem xét. Nếu hàng trong kho còn đủ thì lập phiếu xuất hàng theo mẫu phiếu và cung cấp cho đơn vị nhận hàng theo đơn đặt hàng. nếu số lợng hàng trong kho nhỏ hơn số lợng tối thiểu thì báo cáo cho ban điều hành để kịp thời nhập hàng. - Phiếu xuất hàng bao gồm: Thông tin đầy đủ về danh sách mặt hàng, số lợng, ngày xuất. Quản lý hàng tồn kho. Theo dõi số lợng hàng nhập, xuất theo từng sản phẩm trong từng tháng, từ đó trả lời các câu hỏi về quản lí: hiện tại số lợng hàng còn tồn kho là bao nhiêu, cụ thể cho mỗi loại sản phẩm. Quản lý khách hàng. Mỗi khi có một khách hàng tới mua hàng, bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra trong file khách hàng xem đã có thông tin về khách hàng đó cha. Nếu cha có thì bộ phận khách hàng sẽ la các thông tin về khách hàng này vào file khách hàng: Họ và tên, địa chỉ, điện thoại và gắn cho khách hàng đó một mã để tiện cho việc quản lý. Quản lý và tra cứu (Tìm kiếm) thông tin các khách hàng theo: Mã, tên, điện thoại, địa chỉ. Quản lý doanh thu, lợi nhuận. Quản lý doanh thu và lơị nhuận đơn vị, từng nhân viên kinh doanh, khách hàng. Cho phép xem doanh thu, lợi nhuận của các khách hàng có t- ơng xứng không.Trả lời đợc các câu hỏi về quản lý nh: Doanh thu, lợi 6 nhuận theo khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng, nhóm mặt hàng, nhóm khách hàng, nhóm nhà cung cấp, theo nhân viên bán hàng theo khoảng thời gian bất kỳ. Trong ngày, trong tháng, trong quý, trong năm. Quản lý hàng bảo hành. Mỗi khi khách hàng mang sản phẩm tới bảo hành, bộ phận tiếp nhận hàng bảo hành sẽ gắn cho sản phẩm này một mã riêng (ma SPBH), sau đó nhập thông tin vào file sản phẩm bảo hành, các thông tin: ma SPBH, mã khách hàng, ngày nhận, ngày trả. Cung cấp thông tin về số lợng hàng bảo hành trong từng tháng cho lãnh đạo. 1.2 Đánh giá hiện trạng của hệ thống 1.2.1. . Phân tích hệ thống. Hệ thống cũ nói chung có nhiều u điểm: Tính đồng nhất, chạy nhanh, kích thớc dữ liệu nhỏ, không đòi hỏi cấu hình máy tính cao. Tuy nhiên với tốc độ phát triển của khoa học kỹ thuật ngày nay và nhu cầu ngày càng cao của thị trờng thì hệ thống xuất hiện những nhợc điểm sau: - Khả năng quản lý dữ liệu bị hạn chế, chạy chậm khi khối dữ liệu lớn. - Khả năng bảo mật cha cao, độ chính xác còn hạn chế. - Giao diện cũ, cha thân thiện với ngời dùng. - Công việc tập hợp các chứng từ, các hoá đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, rồi phân loại rồi ghi chép vào sổ thống kê bán hàng. Cuối tháng phải tổng kết để ghi vào sổ tổng hợp. Chính công việc lặp đi lặp lại này làm rất mất thời gian mà còn rất dễ nhầm lẫn, gây sai sót. Vì việc quản lý kinh doanh dới dạng sổ sách, chứng từ nên thờng gây khó khăn cũng nh không chính xác cho công việc kế toán thống kê. 7 - Việc giới thiệu chi tiết sản phẩm, các chủng loại sản phẩm với khách hàng cũng rất khó khăn và thiếu chính xác. - Do không chính xác trong việc thống kê các sản phẩm đã bán và những sản phẩm tồn nên việc nhập hàng về là không đầy đủ. Ngoài ra còn một số vấn đề thờng phát sinh trong quá trình kinh doanh nhất là đối với ngời quản lý và nhân viên bán hàng. Chính vì thế vấn đề đặt ra là phải xây dựng đợc hệ thống thông tin mới, có khả năng giải quyết đợc những vấn đề hạn chế trên. 1.2.2 Yêu cầu của bài toán quản lý - Phải đảm bảo những yêu cầu: Chạy nhanh, bảo mật tốt, độ chính xác cao khi khối lợng dữ liệu lớn. - Có khả năng thực hiện các chức năng mới nh: Tự động lập hoá đơn chứng từ, đa ra đợc chiến lợc kinh doanh mới. 1.2.3 Tin học hóa trong công tác quản lý Từ thực trạng đã nêu ở trên, với điều kiện ngành thông tin đang đợc ứng dụng rộng rãi hiện nay thì việc xây dựng lại phần mềm phục vụ công tác quản lý kinh doanh (thay cho hệ thống kém hiệu quả) là một yêu cầu cần thiết. Đảm bảo đợc thời gian và độ chính xác cao còn lu trữ đợc một l- ợng thông tin vô cùng lớn một cách gọn nhẹ. Để khắc phục những nhợc điểm của phơng pháp quản lý thủ công, đáp ứng tốt các yêu cầu cần thiết và tính chính xác, đầy đủ, nhanh chóng trớc yêu cầu thực tế ngày càng đa dạng phong phú của công tác quản lý, thấy rằng vấn đề tự động hoá từng bớc đáp ứng đợc mục đích và yêu cầu của Công ty và chủ trơng tin học hoá công tác quản lý trong giai đoạn xây dựng mới hiện nay. Bài toán đặt ra là: công ty cần phải xây dựng một phần mềm Quản lý đủ mạnh để đáp ứng đợc các yêu cầu xử lý: nhanh chóng, kịp thời, chính xác, tiết kiệm công sức cho ngời lao động, nâng cao hiệu quả trong 8 công việc. Việc giải quyết bài toán đặt ra đòi hỏi phải có quá trình phân tích tỉ mỉ, khoa học nhằm cài đặt đợc một hệ thống chơng trình áp dụng đ- ợc vào thực tế của đơn vị, có hiệu quả trong giai đoạn hiện tại đồng thời có thể kết nối, mở rộng đợc trong tơng lai. 1.2.4 Yêu cầu phát sinh hệ thống mới Để khắc phục những nhợc điểm của hệ thống quản lý nhân sự hiện tại và đa công cụ tin học vào phục vụ công tác quản lý cụ thể là quản lý kinh doanh cần phải thiết kế một hệ thống mới những đặc trng sau : Có sự tham gia của máy tính, các công việc tính toán, sắp sếp, kết xuất đợc sử lý tự động. Dữ liệu đầu vào đợc nhập từ bàn phím, dữ liệu đầu ra là những báo cáo, hóa đơn phục vụ cho công tác quản lý . Hệ thống mới đợc nghiên cứu dựa trên nền của hệ thống cũ nhng theo hớng tin học hoá nhằm khắc phục những thiếu sót hiện tại, đáp ứng những nhu cầu trong tơng lai, thể hiện chiến lợc phát triển lâu dài của công ty. Nhng bên cạnh đó hệ thống mới còn phải mang tính khả thi nhất định dựa trên hiệu quả mà nó mang lại khi đợc sử dụng, đồng thời phải xét đến khả năng tài chính, kinh tế cho phép triển khai dự án xây dựng hệ thống mới . Chơng trình mới cũng phải đơn giản, dễ sử dụng để phù hợp với khả năng quản lý, nắm bắt kỹ thuật mới của ngời sử dụng. Hệ thống mới tổ chức lại các hoạt động thủ công của hệ thống cũ, tự động hoá một phần nghĩa là có máy tính trợ giúp nhng không đảo lộn hoạt động của công ty. Các mục tiêu đợc đặt ra ở trên đối với hệ thống mới chính là thớc đo để kiểm chứng và nghiệm thu dự án sau này. Đây là sơ đồ chức năng của hệ thống mới: 9 Chơng 2 LậP Kế HOạCH Dự áN PHầN MềM 2.1.Phạm vi, đối tợng, nội dung nghiên cứu + Phạm vi nghiên cứu: Công ty máy tính Dơng Th. Cập nhật Tìm kiếm Báo cáo Trợ giúp Quản lý bán hàng DMSP DMKH DMNCC QT nhập SP QT xuất SP Theo MaSP Theo MaKH Theo MaNCC Theo SoHDN Theo SoHDX Hàng nhập Hàng xuất Quyết toán Giới thiệu Trợ giúp Thoát Về Access Window Số lượng hàng bảo hành hàng tháng Tổng thu hàng tháng Hàng bảo hành 10 [...]... dựng biểu đồ phân cấp chức năng Biểu đồ phân cấp chức năng của công ty bao gồm 3 chức năng chính nh sau: Quản lý hàng nhập Quản lý tài chính Quản lý bán hàng 22 Quản lý kinh doanh Quản lý hàng nhập Quản Lý sản phẩm Giao tiếp nhà cung cấp Quản lý tài chính Quản lý thu chi Quản lý quyết toán Quản lý hàng bán Quản lý hàng bán Giao tiếp khách hàng Sơ đồ phân cấp chức năng 3.3 Xây dựng biểu đồ luồng dữ... Thông tin về các mặt hàng máy tính + Nội dung nghiên cứu: Xây dựng dự án phần mềm để quản lý bán hàng của công ty máy tính Dơng Th 2.2 Mục tiêu lập kế hoạch dự án 2.2.1.Mục tiêu Phần mềm của chúng tôi nhằm hớng tới mục tiêu giúp công ty máy tính Dơng Th quản lý việc bán hàng Nhóm chúng tôi thực hiện phần mềm này với mục tiêu: - Hiểu sâu hơn về bài toán quản lý cho công ty máy tính Dơng Th liên hệ bài... phần mềm quản lý bán hàng máy tính của công ty máy tính Dơng Th thỏa mãn các yêu cầu của thực tiễn nh: Lu trữ, tìm kiếm thông tin bảo đảm các yêu cầu sau: + Số liệu chính xác đầy đủ + Đầy đủ thông tin và tránh d thừa dữ liệu + Tìm kiếm thông tin nhanh + Lu trữ dữ liệu khoa học và an toàn Giảm bớt thời gian và công sức trong công tác quản lý việc bán hàng trong công ty máy tính Dơng Th Độ tính toán... quản lý về tài chính của công ty, bộ phận sẽ lấy những chứng từ thu chi từ kho ra sau đó dựa vào đó để thanh toán về tài chính với ngời cung cấp cũng nh khách hàng 1.1 1.1 Chứng từ mua hàng Quản lý thu chi 1.2.1 Chứng từ bán hàng NCC Các thanh toán Các chứng từ thanh toán Quản lý quyết toán 1.2.2 Các thanh toán Hoá đơn bán hàng Quản lý bán Quản lý bán hàng 1.3 hàng 1.3 Khách hàng BLD dới đỉnh 2 28 CSDL... nhanh chóng hóa quá trình quản lí máy tính của công ty máy tính Dơng Th Tuy nhiên, qua xem xét thực tế về phơng tiện kĩ thuật của công ty máy tính Dơng Th và đội ngũ nhân viên trong công ty thì còn một số khó khăn sau: Phần mềm quản lí việc bán hàng cha đủ mạnh để đáp ứng đợc các yêu cầu xử lý: Nhanh chóng, kịp thời, chính xác, tiết kiệm công sức cho nhân viên, nâng cao hiệu quả trong công việc Việc giải... bảo trì, dẫn đến mất uy tín với khách hàng Chơng 3 Phân tích và thiết kế quản lý bán hàng máy tính Bảo Minh - thái nguyên 3.1 Phân tích thiết kế hệ thống về xử lý Phân tích thiết kế hệ thống là phơng pháp nghiên cứu lựa chọn các giải pháp thích hợp cho bài toán quản lý Phân tích là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng hệ thống trên máy tính Không thể đa máy tính vào hoạt động mà không qua giai... chế bán hàng cho phếp bổ sung khi có những cơ chế thay đổi 2.2.4 Ràng buộc quản lý kinh tế - Dự án phần mềm này đợc xây dựng từ thực tế, khả năng tài chính của công ty máy tính Dơng Th có thể phân bố cho việc quản lý của quy mô công ty - Dự án có thể đợc triển khai trên cơ sở vật chất hiện có của công ty cụ thể là hệ thống máy tính của trờng, lực lợng triển khai có thể lấy từ đội ngũ nhân viên của công. .. tởng dự án quản lí máy tính: Xuất phát từ quá trình khảo sát thực tế nhận thấy phần mềm quản lí máy tính tại công ty vẫn cha đợc triển khai một cách hiệu quả,và việc sử dụng phần mềm cha thực sự hữu ích Giai đoạn lập kế hoạch dự án: + Dự án đợc triển khai giúp cho việc đồng bộ hóa đợc quá trình quản lí, làm giảm bớt công sức cũng nh nhân lực trong quá trình quản lí + Lên kế hoạch xây dựng dự án quản lí... đơn Lãnh đạo 24 Khách hàng C.cấp hàng hoá và hóa đơn Giải thích biểu đồ dữ liệu mức ngữ cảnh: Hệ thông quản lý kinh doanh máy tính và linh kiện máy tính của công ty giao tiếp với hai tác nhân ngoài Tác nhân thức nhất là nhà cung cấp và tác nhân thứ hai là khách hàng Với tác nhân ngoài là nhà cung cấp, công ty sẽ đa ra các thông tin về chủng loại máy tính và linh kiện bằng đơn đặt hàng đến nhà cung cấp,... tiến hành trên cả hai mặt: phơng tiện kĩ thuật và mặt rủi ro về quản lí Ta tiến hành nh sau: + Trớc hết là xây dựng dự án phần mềm quản lí máy tính của công ty thật cụ thể, chi tiết dựa trên tình hình cụ thể của công ty với các đối tợng khách hàng khác nhau.để giảm thiểu rủi ro phần mềm quản lí xa lạ với môi trờng quản lí tại công ty máy tính Dơng Th + Tiếp sau đó là triển khai kế hoach xây dựng dự án,